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Procore

Generalunternehmer

Benutzerhandbuch für das Finanzmanagement

Für Generalunternehmer

Dieses Benutzerhandbuch bietet Generalunternehmern Informationen zur Verwendung der Project Financials-Tools von Procore zur Optimierung Ihrer Finanzgeschäftsprozesse über den gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts.

Einige der Dinge, die Sie in diesem Handbuch lernen werden, sind:

  • So richten Sie die Kostencodes Ihres Projekts ein. Sehen Sie sich die Standard-Kostencodestruktur von Procore an und lernen Sie die Grundlagen zum Einrichten von Projektkostencodes. Siehe Einrichtung von Kostencodes.
  • So fügen Sie ein genaues Projektbudget hinzu oder importieren es. Erfahren Sie, wie Sie Ihrem Projekt Budgeteinzelposten hinzufügen, Budgetansichten konfigurieren und Ihrem Projekt zuweisen und wie Sie eine Prognoseansicht einrichten, um kritische Projektkosten zu identifizieren und zu verfolgen. Verwenden Sie vor Ort gesammelte Daten, um die Arbeitskosten Ihres Projekts zu verfolgen und Produktionsmengen in Ihrem Budget zu protokollieren. Erfahren Sie, wie Sie Budgetänderungen erstellen, um Mittel von einem Budgetposten zu einem anderen neu zuzuweisen. Siehe Budgeteinrichtung.
  • So erstellen Sie einen (oder mehrere) Primärverträge für Ihr Projekt. Richten Sie Ihr Primärvertragstool ein und erfahren Sie, was Sie beachten sollten, wenn Ihr Projekt mehrere Finanzierungsquellen oder Bereitstellungsmethoden hat. Verwalten Sie den Prozess für die Rechnung and den Bauherr und erstellen Sie ein Zahlungseingangsprotokoll. Siehe Haupvertragstool.
  • So verwalten Sie die Bestellungen und Unteraufträge Ihres Projekts. Erfahren Sie mehr über die Konfigurationseinstellungen des Sekundärverträge-Tools und wie Sie Bestellungen und Unteraufträge erstellen. Benennen Sie Rechnungskontakte in Ihren Verträgen und erstellen Sie ein Zahlungsausgangsprotokoll. Siehe Sekundärverträge-Tool.
  • Wie man die Aufsicht und das Management von Projektänderungen verbessert. Wählen Sie zwischen der Verwaltung von Änderungsaufträgen mit oder ohne dem Änderungen-Tool. Konfigurieren Sie die Einstellungen für die Änderungsebene für Ihre Verträge. Bringen Sie das Änderungsmanagement ins Feld – erleichtern Sie schnellere Genehmigungen, eine genauere Kommunikation und vermeiden Sie risikobehaftete Verfahren. Siehe Änderungsmanagement-Tools.
  • So verwalten Sie den Rechnungsstellungsprozess für die Subunternehmer Ihres Projekts . Definieren Sie Ihre Abrechnungszeiträume und wählen Sie die für Ihr Projekt gewünschte Methode zum Erstellen und Einreichen von Rechnung der Subunternehmer. Siehe Rechnungstool .
  • So verwalten Sie die direkten Kosten Ihres Projekts. Erfahren Sie, wie Sie Kosten verwalten, die nicht mit Ihren Bestellungen und Sekundärverträgen verbunden sind. Siehe Direktkosten-Tool.
 Hinweis

Für Unternehmen, die das ERP-Integrationstool verwenden, lesen Sie einen dieser Leitfäden:

 

Kostenschlüssel einrichten

Der erste Schritt beim Einrichten der Projektfinanztools von Procore in einem Procore-Projekt besteht darin, zu überprüfen, ob Ihre Kostencodes von der Person eingerichtet wurden, die Ihr neues Projekt erstellt hat.

Hintergrund

Die Standardkostenschlüsseln von Procore enthalten eine 16 Division -Kostenkostenschlüsselstruktur, die dem CSI MasterFormat® . entspricht icon-external-link.png . Siehe Was sind die Standardkostenschlüsseln von Procore? Einige Unternehmen und Projekte haben jedoch möglicherweise Anforderungen, die dazu führen, dass Sie eine eindeutige Kostenschlüsselstruktur erstellen. In diesem Fall können Sie benutzerdefinierte Kostenschlüssel entweder in das Verwaltungstool auf Unternehmens- oder Projektebene importieren.

Viele Unternehmen gestalten ihre Kostenschlüsselstruktur so, dass sie mit dem CSI MasterFormat übereinstimmt. Andere Unternehmen entscheiden sich für die Implementierung einer Kostenschlüsselstruktur, die für ihre Branche, Organisation oder Projektumgebung einzigartig ist. Unabhängig von der Struktur können Sie eine Anfrage stellen, damit ein Procore-Vertreter die benutzerdefinierten Kostenschlüssel für Sie importiert, oder Sie können den Importprozess beschleunigen und Ihren eigenen Kostenschlüssel-Import mit der Procore Imports App durchführen.

Kostenschlüsselstruktur

Procore-Kunden erstellen unterschiedliche Kostenschlüsselstrukturen, die für die Budget- und Kostenrechnung verwendet werden. Die spezifische Kostenschlüsselstruktur, die Ihr Unternehmen in Procore verwendet, hängt von den spezifischen Buchhaltungsmethoden, -praktiken und -anforderungen Ihres Unternehmens ab. Der Einfachheit halber wählen die meisten Kunden die Kostenschlüsselstruktur von Procore mit zwei (2) oder drei (3) Stufen. Procore unterstützt jedoch eine Struktur von bis zu fünf (5) Ebenen.

Die folgende Tabelle zeigt einige häufig verwendete Terminologie, die den von Procore unterstützten Kostenschlüsselstufen entspricht.

Procore (2-Level-Vorlage) Procore (3-5 Level-Vorlagen) CSI MasterFormat Projektabrechnung
Abteilung Kostenschlüssel-Ebene 1 Abteilung Projekt
Kostenschlüssel Kostenschlüssel-Ebene 2 Unterteilung Tochtergesellschaft
Ungebraucht Kostenschlüssel-Ebene 3 Abschnitt Projektstrukturplan (PSP)
Ungebraucht Kostenschlüssel-Ebene 4 Unterabschnitt Tatsächliche Arbeitsaktivitäten
Ungebraucht Kostenschlüssel-Stufe 5 Unterabschnitt Arbeit, Bauausrüstung, Material (LEM)

Tutorials zum Importieren von Kostenschlüssel

Es gibt mehrere Methoden zum Importieren von Kostenschlüsseln in Procore. Welche Methode Sie wählen, hängt von folgenden Faktoren ab:

  • Die Anzahl der Ebenen in der Kostenschlüsselstruktur, die Ihr Unternehmen zum Erstellen auswählt . Die meisten Procore-Kunden entscheiden sich für den Import einer Kostencodestruktur mit zwei (2) Ebenen. Einige entscheiden sich für Kostenschlüsselstrukturen mit drei (3) Ebenen. Procore unterstützt jedoch eine Kostenschlüsselstruktur mit bis zu fünf (5) Ebenen. Um mehr über den Kostencodeimportprozess und die Kostenschlüsselstruktur in Procore zu erfahren, lesen Sie bitte die folgenden Artikel.
  • Unabhängig davon, ob Sie Kostenschlüssel in das Verwaltungstool auf Unternehmens- oder Projektebene importieren möchten. Wenn Sie Ihre Kostenschlüssel in das Verwaltungstool auf Unternehmensebene importieren, können Sie die Codes zu jedem Projekt hinzufügen, das Sie in Procore erstellen. Wenn Sie Ihre Kostenschlüssel in das Administrations-Tool auf Projektebene importieren, können Sie diese Codes zum ausgewählten Projekt hinzufügen und nur für dieses Projekt verwenden.
  • Ob Sie Kostenschlüssel selbst über die Procore Imports App importieren möchten. Wenn Sie Ihre Kostenschlüssel selbst über die Procore Imports App importieren, können Sie den Importvorgang beschleunigen. Die App ist nur für ein System verfügbar, auf dem Microsoft Windows 7 oder neuer ausgeführt wird. Siehe Installieren von Procore-Importen.

Verwenden Sie die Links in der folgenden Tabelle, um auf das entsprechende Tutorial zuzugreifen:

Anzahl der Kostenschlüsselstufen Administrations-Tool auf Unternehmensebene Administrations-Tool auf Projektebene
Zwei (2) Ebenen

(Angeforderter Import über die Procore-Webanwendung)
Importieren Sie zweistufige Kostenschlüssel in das Unternehmensadmintool Zweistufige Kostenschlüssel in das Projektverwaltungstool importieren
Drei (3) - Fünf (5) Stufen

(Angeforderter Import über die Procore-Webanwendung)
Importieren Sie mehrstufige Kostenschlüssel in das Unternehmensverwaltungs-Tool Importieren Sie mehrstufige Kostenschlüssel in das Projektverwaltungstool
Ein (1) - Fünf (5) Level

(Selbstimport mit der Procore Imports App)
Kostenschlüssel in das Unternehmensverwaltungs-Tool importieren (Procore-Importe) Importieren von Kostenschlüssel in das Projektverwaltungstool (Procore-Importe)

Wichtige Informationen für ERP-Integrationen

Wenn Ihr Unternehmen das ERP-Integrationstool auf Unternehmensebene aktiviert hat, wird empfohlen, dass Sie die folgenden Schritte ausführen. Beachten Sie außerdem, dass die Procore Imports- App den Import von Kostenschlüssel in ein integriertes ERP-System NICHT unterstützt.

Da jedes integrierte ERP-System eindeutige Begriffe für Kostenschlüssel verwendet, beschreibt die folgende Tabelle, wie die Kostenschlüssel-Begriffe von Drittanbietern jeder Procore-Kostenschlüssel-Ebene entsprechen:

Procore (3-5 Level-Vorlagen) Sage 300 CRE® 1 Viewpoint® Spectrum® 2 QuickBooks® 3 Integration by Ryvit 4
Kostenschlüssel-Ebene 1 Abschnitt 1 Phasengruppe (Hauptgruppe) Posten Phase
Kostenschlüssel-Ebene 2 Abschnitt 2 Phasengruppe (Nebengruppe) Unterposten Unterphase
Kostenschlüssel-Ebene 3 Abschnitt 3 Phasencode Unterposten Unter-Unter-Phase
Kostenschlüssel-Ebene 4 Abschnitt 4 1 Ungebraucht Unterpunkt 3 Unbenutzt 4
Kostenschlüssel-Stufe 5 Ungebraucht Ungebraucht Unterpunkt 3 Ungebraucht

1 Die Procore + Sage 300 CRE® -Integration kann bis zu vier (4) Level unterstützen. Drei (3) ist jedoch am häufigsten. Darüber hinaus werden Abschnitte allgemein als Abteilung, Unterabteilung und Kostenschlüssel bezeichnet.

2 Die Integration von Procore + Viewpoint® Spectrum® kann mehr als drei (3) Level unterstützen. Procore wird jedoch jeden Charakter nach drei (3) Levels in den dritten Level konsolidiert. Die empfohlene Kostenschlüselstruktur besteht aus drei (3) Ebenen.

3 Die Integration von Procore + QuickBooks® kann bis zu fünf (5) Level unterstützen. Es werden jedoch zwei (2) und drei (3) Stufen empfohlen und sind bei Procore-Kunden am häufigsten.

4 Die Kostenschlüsselstruktur für die Procore + Integration by Ryvit-Integration erlaubt es Benutzern NICHT, Kostenschlüssel in Procore zu importieren und sie dann nach Integration by Ryvit exportieren. Stattdessen sind Kostenschlüssel eine fest codierte Kostenschlüsselstruktur mit zwei (2) Ebenen und Ihre Kostenschlüssel müssen immer in Integration by Ryvit. Die Integration by Ryvit unterstützt bis zu vier (4) Ebenen. Drei (3) ist jedoch am häufigsten. Siehe Kostenschlüssel-Einstellungen für Viewpoint Vista konfigurieren.

 

Budgeteinrichtung

Das Budget-Tool von Procore hilft Ihrem Projektteam, das Budget Ihres Projekts effizient zu verwalten. Es soll Ihrem Team helfen, fundierte Finanzentscheidungen zu treffen, Ausgaben in Echtzeit mit Ihrem Budget abzugleichen, historische Schnappschüsse zu analysieren, detaillierte Prognosen einzugeben und einen tieferen Einblick in den Finanzstatus Ihres Projekts zu bieten.  

  • Fügen Sie die Budgetdaten Ihres Projekts hinzu. Wenn Sie mit einem Projekt beginnen, besteht der erste Schritt darin, ein Budget in einem neuen Procore-Projekt einzurichten. Sie können zwischen zwei Methoden wählen: (1) Fügen Sie einen Budgeteinzelposten direkt zum Budget-Tool hinzu oder (2) Laden Sie eine Budgetvorlage herunter, füllen Sie sie aus und führen Sie die Schritte zum Importieren eines Budgets aus. 
  • Konfigurieren Sie die Budgetansichten Ihres Projekts. Nachdem Sie die Budgetdaten Ihres Projekts hinzugefügt haben, möchte Ihr Procore-Administrator möglicherweise unsere dynamischen und anpassbaren Budgetansichten erkunden. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten einer neuen Budgetansicht. Sie können eine oder mehrere Budgetansichten zusammen mit einer Vielzahl von Datenspalten einrichten, z.B. ursprünglicher Budgetbetrag, Budgetänderungen, Überarbeitetes Budget, Ausstehende Budgetänderungen und mehr. Sie können das Budget Ihres Projekts auch aktiv verwalten und überwachen, indem Sie die Funktion „Prognose bis zum Abschluss“ verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Funktion „Prognose zum Abschluss“.
  • Identifizieren und verfolgen Sie Trends mit der Procore-Prognoseansicht. Entwickelt für Eigentümer (und Auftragnehmer), die Kostenüberschreitungen vermeiden möchten, kann Ihr Procore-Administrator auch anfordern, die Prognoseansicht in Procore zu aktivieren. Auf diese Weise können Sie den Cashflow Ihres Bauprojekts im Zeitverlauf anzeigen, indem Sie den Spaltenwert „Projektierte Kosten bis zur Fertigstellung“ (oder eine beliebige von Ihnen definierte Spalte) über einen Zeitraum verteilen. Anschließend können Sie eine zeilenweise Analyse durchführen, um fundierte Anpassungen Ihrer Budgetzuweisung vorzunehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten einer neuen Prognoseansicht
  • Nutzen Sie die im Feld gesammelten Daten, um Arbeitskosten und Produktionsmengen zu verfolgen. Für Kunden, die die Ressourcenmanagement- und Feldproduktivitätstools von Procore erworben haben, kann Ihr Budget so eingestellt werden, dass automatisch eine Budgetansicht für die Echtzeit-Arbeitskostenberechnung hinzugefügt und die Procore-Arbeitsproduktivitätskosten-Budgetansicht eingerichtet wird.
  • Mittel mithilfe von Budgetänderungen von einem Einzelposten in eine andere umverteilen. Nachdem Sie Ihr ursprüngliches Budget gesperrt und die anderen in diesem Handbuch aufgeführten Tools eingerichtet haben, können Sie die Budgetänderungsfunktion verwenden, um Geld zwischen Kostencodes zu überweisen. Wenn Sie beispielsweise Kosteneinsparungen im Zusammenhang mit einem Kostenschlüssel haben, weil dieser unter dem Budget liegt, aber davon ausgehen, dass ein anderer Kostenschlüssel das Budget überschreitet, können Sie Mittel aus dem ersten Kostenschlüssel neu zuweisen und ihn dem letzteren Kostenschlüssel für Unvorhergesehenes hinzufügen. Budgetänderungen werden nur im Budgettool angezeigt, sodass Ihre Lieferanten Ihre internen Anpassungen nicht sehen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Budgetänderung

Weitere Informationen zu den weiteren Möglichkeiten des Budgettools finden Sie unter Budget.

Primärvertrag-Tool

Nachdem Sie das Budgettool eingerichtet haben, können Sie mit der Erstellung eines oder mehrerer Primärverträge für Ihr Projekt beginnen. Mit dem Primärverträge-Tool kann Ihr Team Papierstapel und teure Druckerkosten durch eine zentrale Stelle für das digitale Vertragsmanagement ersetzen. 

  • Richten Sie Ihren Primärvertrag ein. Während die meisten Procore-Kunden einen einzelnen Primärvertrag für ein einzelnes Bauprojekt erstellen, haben Projektteams die Möglichkeit, im Primärvertragstool mehrere Primärverträge zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Primärverträgen. Ähnlich wie beim Budget können Sie auch bei der Einrichtung Ihres Primärvertrags zwischen zwei Methoden wählen: (1) Sie können das Leistungsverzeichnis (LV) eines Primärvertrags manuell aktualisieren oder (2) Sie können einen Primärvertrags-SOV aus einer CSV importieren Datei. Wenn Sie mit der Ersteinrichtung fertig sind, genehmigen Sie sie einfach. Siehe Primärvertrag genehmigen.
     Tipp
    Hat Ihr Bauprojekt mehrere Finanzierungsquellen oder Liefermethoden? Erfahren Sie, warum sich einige Procore-Kunden dafür entscheiden, mehrere Primärverträge für ihr Procore-Projekt zu erstellen. Dies ist hilfreich, wenn Sie den Arbeitsbereich eines Projekts in mehrere Phasen oder Phasen unterteilen müssen, dies jedoch einige Überlegungen erfordert. Weitere Informationen finden Sie unter Gibt es Systemeinschränkungen, wenn Projekte mehrere Primärverträge haben?
  • Erstellen und Verwalten von Rechnungen an Bauherren. Nachdem Ihr Primärvertrag festgelegt wurde und Sie das Sekundärverträge-Tool wie unten beschrieben eingerichtet haben, können Sie auch Ihre Eigentümerrechnungen erstellen und verwalten. Eine Rechnung an den Bauherr ist ein detaillierter Datensatz einer Finanztransaktion zwischen einem Bauherrn und einem Unternehmen, das für die Ausführung der Arbeiten verantwortlich ist. In der Regel wird es von einem Generalunternehmer ausgestellt und einem Projektinhaber vorgelegt, um anzuzeigen, dass eine Zahlung für abgeschlossene Arbeiten fällig ist. Siehe Erstellen einer Rechnung an den Bauherr.
  • Erstellen Sie ein Zahlungseingangsprotokoll. Nachdem Sie Ihre Zahlung erhalten haben, können Sie auch ein Protokoll erstellen, um die erhaltenen Zahlungen zu verfolgen. Ihr Budget und Ihre Budgetberichte werden automatisch aktualisiert, um Ihre Eingaben widerzuspiegeln. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer eingegangenen Zahlung.

Weitere Informationen zu den weiteren Möglichkeiten des Primärvertragstools finden Sie unter Primärverträge.

Sekundärverträge-Tool

Nachdem Ihre Verträge genehmigt und im Primärverträge-Tool abgeschlossen wurden, können Sie mit der Einrichtung der finanziellen Sekundärverträge Ihres Projekts beginnen. In Procore können Sie zwei Arten von „Sekundärverträgen“ erstellen: Unteraufträge und Bestellungen. 

  • Richten Sie Ihre Vertragskonfiguration, Termine, Verteilerlisten und Einstellungen ein. Der Procore-Administrator Ihres Unternehmens kann mit Ihnen zusammenarbeiten, um die Standardvertragskonfiguration Ihres Projekts zu definieren. Dies ist ein wichtiger Schritt, bevor Sie mit dem Erstellen von Sekundärverträgen für ein Projekt beginnen. Sie können die Anzahl der Änderungsauftragsstufen für Ihre Sekundärverträge auswählen. Sie können auch standardmäßig eine Vielzahl von Datumsangaben für Ihre Verträge aktivieren. Zu den Einstellungen gehören auch Standardeinstellungen für Verteilerlisten, Ihre Standardbuchhaltungsmethoden, das Festlegen eines Einbehaltungsprozentsatzes (sofern zutreffend) und die Entscheidung, Finanzaufschläge oder Zahlungen standardmäßig zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen konfigurieren: Sekundärverträge
  • Erstellen Sie die Bestellungen Ihres Projekts. In Procore ist eine Bestellung (PO) ein dokumentierter finanzieller Sekundärvertrag, in dem die Arten, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen aufgeführt sind. Im Rahmen des Beschaffungsprozesses werden Bestellungen von einem „Käufer“ (z.B. einem Generalunternehmer) erstellt und an einen „Verkäufer“ (z.B. einen Subunternehmer) zur Deckung der Vertragskosten ausgegeben. Nach der Annahme durch den „Verkäufer“ stellt eine Bestellung eine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar. Siehe Bestellung erstellen.
  • Erstellen Sie die Unterverträge Ihres Projekts. Ein Unterauftrag ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen einem Generalunternehmer und den Unterauftragnehmern, die den Arbeitsbereich ausführen. In Procore gibt es zwei Möglichkeiten, einen Unterauftrag zu erstellen: (1) Sie können ein erfolgreiches Angebot vergeben und es in einen Unterauftrag umwandeln, oder Sie können (2) direkt im Sekundärverträge-Tool einen Unterauftrag erstellen.
  • Erstellen von Subunternehmerrechnungen und Verwalten von Rechnungskontakten. Mit dem Sekundärvertrags- und Rechnungstool können Sie auch eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen oder den Rechnungskontakten Ihres Subunternehmers die entsprechenden Berechtigungen für den Zugriff auf deren Bestellungen und Subkontrakte erteilen. Siehe Hinzufügen von Rechnungskontakten zu einer Bestellung oder einem Untervertrag. Benutzer mit 'Admin'-Berechtigung für das Sekundärverträge-Tool können diese Berechtigungen auch verwenden, um Rechnungen mit dem Rechnungstool zu verwalten.
  • Erstellen Sie ein Zahlungsausgangsprotokoll. Nachdem Sie mit der Ausgabe von Zahlungen für Ihr Projekt begonnen haben, können Sie ein Protokoll erstellen, um die von Ihnen getätigten Zahlungen zu verfolgen. Ihr Budget und Ihre Budgetberichte werden automatisch aktualisiert, um Ihre Eingaben widerzuspiegeln. Siehe Geleistete Zahlungen hinzufügen.

Weitere Informationen zu den weiteren Möglichkeiten des Tools für Sekundärverträge finden Sie unter Sekundärverträge.

Änderungsmanagement-Tools

Als Nächstes lernen Sie die Änderungsmanagement-Tools von Procore kennen. Es gibt zwei Optionen zum Einrichten dieser Tools: (1) Aktivieren Sie die Tools Change Orders und Change Events oder (2) Aktivieren Sie nur das Tool Change Orders.

Änderungsaufträge mit Änderungen

Änderungen werden für alles in einem Projekt erstellt, das anscheinend zusätzliche Kosten verursachen könnte. Durch das Erstellen einer Änderung können Sie sich auf die Kosten einer Änderung vorbereiten, bevor diese zu tatsächlichen Kosten werden. Nach dem Anlegen einer Änderung können Sie dann eine Angebotsanforderung (RFQ, Request for Quote) erstellen, die zur Preisfindung an die entsprechenden Subunternehmer gesendet wird. Wenn RFQs erstellt und von den zugewiesenen Subunternehmern beantwortet werden, können dann Änderungsaufträge basierend auf dem eingereichten Angebot erstellt werden.

  • Konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für die Änderungsauftragsebene. Sie können zwischen einer (1)-, zwei- (2)- und drei (3)-stufigen Änderungsauftragseinstellung wählen. Jede Ebene fügt dem gesamten Änderungsmanagement-Workflow Ihres Teams eine Ebene hinzu. Eine geringere Anzahl von Ebenen bietet den einfachsten Workflow. Eine höhere Anzahl von Ebenen bietet Ihrem Team einen komplexeren Workflow, gibt Ihrem Team jedoch mehr Kontrolle über Änderungen. Die gebräuchlichsten Einstellungen unter Procore-Benutzern sind die Ein-(1)- oder Zwei-(2)-Stufen-Einstellung. Weitere Informationen finden Sie unter Was sind die verschiedenen Änderungsauftragsstufen? Sobald Sie sich entschieden haben, können Sie die Anzahl der Änderungsauftragsstufen für Primärverträge und die Anzahl der Änderungsauftragsstufen für Sekundärverträge konfigurieren.
  • Eine Änderung erstellen. Bei einem Bauprojekt ist eine Änderung jede Änderung, die sich auf den ursprünglichen Umfang eines Bauprojekts auswirkt. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Änderungen in Procore zu erstellen. Zusätzlich zur Verwendung des Änderungen-Tools (siehe Änderung erstellen) können Sie auch alle verfügbaren Optionen des unterstützten Procore-Tools oder der mobilen Plattform von Procore verwenden. Einzelheiten zu diesen Optionen finden Sie unter Welche Procore-Tools kann ich verwenden, um eine Änderung zu erstellen?
  • Erstellen Sie Anfragen aus Änderungen und überprüfen Sie die Antwort auf die Anfrage. Wenn Sie eine Anfrage für Ihre Subunternehmer erstellen müssen, um die Preisfindung zu übermitteln, lesen Sie Anfragen aus einer Änderung erstellen. Sie können dann die Angebote Ihres Subunternehmers überprüfen, um festzustellen, ob Sie mit der Erstellung eines Änderungsauftrags fortfahren möchten. Siehe RFQ-Antworten überprüfen
  • Änderungsaufträge erstellen. Sie können in Procore zwei Arten von Änderungsaufträgen erstellen: 

Weitere Informationen zu den weiteren Möglichkeiten des Änderungen-Tool finden Sie unter Änderungen.

Änderungsaufträge ohne Änderungen

Wenn Ihr Team beschließt, das Änderungen-Tool nicht zu aktivieren, können Sie dennoch das Änderungsauftrags-Tool verwenden, um zusätzliche Kosten abzurechnen. Für die meisten Procore-Kunden beginnt dieser Änderungsmanagement-Workflow mit der Erstellung eines potenziellen Änderungsauftrags (PÄA).

  • Erstellen Sie einen potenziellen Änderungsauftrag (PÄA). Verwenden Sie einen potenziellen Änderungsauftrag, um alle zusätzlichen Kosten zu verwalten, die sich auf den Primärvertrag auswirken. Beim Erstellen eines PÄA können Sie nur einen Dollarbetrag eingeben. Später, wenn Sie das Leistungsverzeichnis (LV) für den PÄA aktualisieren, haben Sie die Möglichkeit, einen Kostencode auszuwählen. Idealerweise wirkt sich der PÄA auf einen Kostencode aus, der bereits im Projektbudget enthalten ist. Auf diese Weise können Sie die Budgeterhöhung im Budgettool des Projekts sehen. Siehe Erstellen eines potenziellen Änderungsauftrags (PÄA)    
  • Änderungsauftrag für einen Sekundärvertrag (ÄASV) erstellen. Nachdem das PÄA erstellt wurde, können Sie ein ÄASV erstellen. Der ÄASV fungiert als Preisanfrage für den Subunternehmer, der für die Erledigung des Arbeitsbereichs verantwortlich ist, den Sie im PÄA beschrieben haben. Sie können den ÄASV mit dem entsprechenden PÄA vergleichen und Ihre Abweichung zwischen den beiden anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines ÄASV aus einem PÄA.
  • Erstellen einer Änderungsauftragsanforderung (ÄAA). Nachdem Sie PÄA erstellt haben, können Sie ein oder mehrere PÄA in Änderungsauftragsanforderungen (ÄAA) packen. ÄAA sind in der Regel die Dokumente, die zur Genehmigung eingereicht werden, und können entweder zum Einreichen einzelner PÄA oder zum Gruppieren von PÄA verwendet werden, um den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess zu verschlanken. Siehe Erstellen einer Änderungsauftragsanforderung (ÄAA).
  • Erstellen Sie einen Änderungsauftrag für Primärvertrag (ÄAPV). Als Nächstes können Sie mit der Erstellung von Änderungsaufträgen beginnen. Beachten Sie, dass, wenn Sie den Status eines Änderungsauftrags auf „Ausstehend“ setzen, dieser in der Spalte „Ausstehende Budgetänderungen“ des Budget-Tools angezeigt wird. Nachdem das PCCO auf Genehmigt gesetzt wurde, wird die gesamte Dollarbetragsänderung in der Spalte „Genehmigte COs“ des Budgettools angezeigt. Genehmigte ÄAPVs können Rechnungen an Bauherren hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Änderungsauftrags für Primärvertrag (ÄAPV).
  • Änderungsauftrag für einen Sekundärvertrag (ÄASV) erstellen. Ein Änderungsauftrag für einen Sekundärvertrag beschreibt Kostenschwankungen, die sich auf den Vertrag zwischen dem Generalunternehmer und einem Lieferanten oder Subunternehmer auswirken. Sobald Sie den ÄASV als genehmigt markiert haben, wird die Dollar-Änderung in der Spalte „Committed Costs“ im Budget-Tool angezeigt. Sekundärverträge und potenzielle ÄASVs mit dem Status „Ausstehend“ werden im Budget-Tool in der Spalte „Ausstehende Kostenänderungen“ angezeigt. Siehe Anlegen eines Obligoänderungsauftrags (ÄASV).

Weitere Informationen zu den weiteren Möglichkeiten des Änderungsauftrags-Tools finden Sie unter Änderungsaufträge

Rechnungstool

Das Fakturierungstool von Procore verwendet die Benutzerberechtigung, die im Sekundärvertrags- und Primärvertragstool gewährt wurde. Während Ihr Projekt fortschreitet und die Verträge erstellt und genehmigt wurden, können Subunternehmer Ihnen die abgeschlossenen Arbeiten über Subunternehmerrechnungen in Rechnung stellen. Sie können auch eine Rechnungen an Bauherrn erstellen, die dann per E-Mail an den Bauherr oder die Zahlungsaufforderung gesendet werden.

Um zu erfahren, was Sie sonst noch mit dem Rechnungstool tun können, siehe Rechnungen

Direktkosten-Tool

In Procore bezieht sich der Begriff direkte Kosten auf Kosten eines Bauprojekts, die NICHT mit einem Sekundärvertragverbunden sind. Mit dem Werkzeug Direktkosten-Tool können Sie diese Posten erstellen:

  • Rechnungen. Erstellen Sie direkte Kosten für eine Papierrechnung von einem nicht vertraglich vereinbarten Lieferanten für Posten wie Druckertinte, Computerpapier oder Porto.
  • Ausgaben. Erstellen Sie direkte Kosten für Ausgaben, die Computerausrüstung, Telefone oder interne Gerätemieten umfassen können.
  • Lohnabrechnung. Erstellen Sie direkte Kosten für monatliche Lohnkosten, die nach Kostencode geordnet sind, sodass die Lohnsummen jeden Monat im Budget widergespiegelt werden.

Informationen zum Erstellen von direkten Kosten finden Sie unter Erstellen von direkten Kosten.

Um zu erfahren, was Sie mit dem Direktkosten-Tool sonst noch tun können, siehe Direktkosten