Finanzmanagement Benutzerhandbuch: Fachunternehmer

Der erste Schritt bei der Einrichtung von Procores Projekt-Finanzwerte-Tools in Procore besteht darin, zu überprüfen, ob Ihr Unternehmen und Ihr Projekt mit einer Budgetschlüssel-Struktur eingerichtet sind, die für Ihr spezifisches Unternehmen geeignet ist. Im Projektstrukturplan von Procore sind die Budgetschlüssel der Grundbaustein für die Finanzeinzelpositionen in Ihrem Budget. Durch die Verwendung von Budgetschlüsseln können Sie ein Budget erstellen, das detailliert oder so einfach ist, wie Sie es benötigen. 

Wenn Sie einnbspFachunternehmer sind, empfiehlt Procore Folgendes:

1. Erstellen Sie den Projektstrukturplan Ihres Unternehmens. Arbeiten Sie mit den Stakeholdern Ihres Unternehmens zusammen, um zu entscheiden, ob Sie den Standard-Projektstrukturplan von Procore verwenden oder ob Sie Ihren Projektstrukturplan für Ihr Unternehmenskonto anpassen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie den Projektstrukturplan Ihres Unternehmens.
2. Erstellen Sie den Projektstrukturplan für Ihr Projekt. Entscheiden Sie, ob Sie den Projektstrukturplan Ihres Unternehmens für Ihre Projekte verwenden möchten oder ob Sie den Projektstrukturplan auf Projektebene anpassen möchten. Sie können das optionale Segment "Teilprojekt" auf Projektebene einbeziehen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie den Projektstrukturplan Ihres Projekts.

Das Budget-Tool von Procore hilft Ihrem Projektteam, das Budget Ihres Projekts effizient zu verwalten. Es wurde entwickelt, um Ihrem Team dabei zu helfen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen, Ausgaben im Vergleich zu Ihrem Budget in Echtzeit zu verfolgen, historische Momentaufnahmen zu analysieren, detaillierte Prognosen einzugeben und tiefere Sichtbarkeit in den Finanzstatus Ihres Projekts zu geben.  Mit der Verwendung von Budgetschlüsseln können Sie ein Budget erstellen, das so detailliert oder einfach ist, wie Sie es benötigen.

• Fügen Sie die Budgetdaten Ihres Projekts hinzu. Wenn Sie mit einem Projekt beginnen, besteht der erste Schritt darin , ein Budget in einem neuen Procore-Projekt  einzurichten. Sie können zwischen zwei Methoden wählen: (1) Hinzufügen einer Budgeteinzelposition direkt zum Budget-Tool oder (2) Herunterladen und Ausfüllen einer Budgetvorlage und Ausführen der Schritte zum Importieren eines Budgets. 
• Konfigurieren Sie die Budget-Ansichten. Nachdem Sie die Budgetdaten Ihres Projekts hinzugefügt haben, möchte Ihr Procore-Administrator vielleicht unsere dynamischen und anpassbaren Budgetansichten erkunden. Weitere Informationen finden Sie unter Neue Budgetansicht einrichten. Sie können eine oder mehrere Budgetansichten sowie eine Vielzahl von Datenspalten einrichten, z. B .Ursprünglicher Budgetbetrag, Budgetanpassungen, Überarbeitetes Budget, Ausstehende Budgetänderungen und mehr. Sie können das Budget Ihres Projekts auch aktiv verwalten und überwachen, indem Sie die Funktion "Prognose bis zur Fertigstellung" verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Funktion "Prognose zum Abschließen". 
• Benutzen Daten, die vor Ort gesammelt werden, um Arbeitskosten und Produktionsmengen zu verfolgen. Für Kunden, die die Tools Workforce Management und Resource Tracking von Procore erworben haben, kann Ihr Budget auf automatisch eingestellt werden. Siehe Ressourcenverfolgung und Projekt-Finanzwerte: Leitfaden zur Einrichtung.
• Ordnen Sie Mittel von einer Einzelposition zu einer anderen um, indem Sie Änderungen des Budgets. Verwenden Sie die Funktion Budgetanpassungen, um Geld zwischen Budgetschlüsseln zu übertragen. Wenn Sie z. B. Kosteneinsparungen in Bezug auf einen Budgetschlüssel haben,  weil er unter dem Budget lag , aber erwarten, dass ein anderer Budgetschlüssel über dem Budget liegt, können Sie Mittel aus dem ersten Budgetschlüssel neu zuweisen und sie dem zweiten Budgetschlüssel als Rücklage hinzufügen. Budgetanpassungen werden nur im Budget-Tool angezeigt, so dass Ihre Lieferanten Ihre internen Anpassungen nicht sehen. Weitere Informationen finden Sie unter Budgetanpassungen erstellen

Was Sie sonst noch mit dem Budget-Tool machen können, erfahren Sie unter Budget.

Nachdem Sie das Budget-Tool eingerichtet haben, können Sie damit beginnen, einen oder mehrere Verträge mit mehreren Kunden für Ihr Projekt zu erstellen. Mit dem Tool Kundenverträge kann Ihr Team Papierstapel und teure Druckerkosten durch einen zentralen Ort für das digitale Vertragsmanagement ersetzen. 

• Richten Sie Ihren Kundenvertrag ein.  Während die meisten Procore-Kunden einen einzigen Kundenvertrag für ein einzelnes Bauprojekt erstellen, haben Projektteams die Möglichkeit, Verträge mit mehreren Kunden im Tool "Kundenverträge" zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Kundenkontakte erstellen. Ähnlich wie beim Budget können Sie auch bei der Einrichtung Ihres Kundenvertrags zwischen zwei Methoden wählen: (1) Sie können das Leistungsverzeichnis (LV) eines Kundenvertrags manuell aktualisieren oder (2)Sie können ein LV zum Kundenvertrag aus einer CSV-Datei importieren. Wenn Sie mit der Ersteinrichtung fertig sind, genehmigen Sie sie einfach. Siehe Genehmigen Sie einen Kundenvertrag.

   Tipp

  Hat Ihr Bauprojekt mehrere Finanzierungsquellen oder Anforderungen an die Abschlagsrechnung?  Erfahren Sie, warum sich einige Fachunternehmer dafür entscheiden, mehrere Kundenverträge für ihr Procore-Projekt zu erstellen. Dies ist hilfreich, wenn Sie den Auftragsumfang eines Projekts in mehrere Phasen oder Stufen unterteilen müssen, dies jedoch einige Überlegungen mit sich bringt.  Weitere Informationen finden Sie unter Gibt es Systemeinschränkungen, wenn Projekte Verträge mit mehreren Kunden haben? 

  Eine andere Möglichkeit, diese Art von Anforderungen zu verwalten, besteht darin, die Funktion für Teilporjekte zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt, einem Basisprojekt und einem Teilprojekt?

• Erstellen und Verwalten von Eigentümerrechnungen. Nachdem Ihr Kundenvertrag festgelegt ist und Sie das Kreditorenvertrags-Tool wie unten beschrieben eingerichtet haben, können Sie auch Ihre Eigentümerrechnungen erstellen und verwalten. Eine Rechnung an Auftraggeber ist eine detaillierte Aufzeichnung einer Finanztransaktion zwischen Ihrem Kunden und Ihnen. In der Regel wird die detaillierte Aufschlüsselung vom Generalunternehmer diktiert, und dann übermitteln Sie ihm Ihre Rechnungsdaten , damit er  seine Rechnung bei Fälligkeit der Zahlung an den Projektträger senden kann. Siehe Erstellen einer Rechnung an Auftraggeber.
• Erstellen Sie ein Protokoll über Zahlungseingänge.  Nachdem Sie Ihre Zahlung erhalten haben, können Sie auch ein Protokoll erstellen, um die erhaltenen Zahlungen zu verfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Zahlungseingang erstellen.

Was Sie sonst noch mit dem  Tool Kundenverträge  tun können, erfahren Sie unter Kundenverträge.

Nachdem Ihr(e) Vertrag(e) genehmigt und im Kundenverträge-Tool abgeschlossen wurde(n), können Sie mit der Einrichtung der Kreditorenverträge für Ihr Projekt beginnen. In der Regel erstellen Sie Sekundärverträge, wenn Ihr Unternehmen Arbeiten an Subunternehmer vergibt. 

In Procore können Sie zwei Arten von „Sekundärverträgen“ erstellen: Unteraufträge und Bestellungen.

• Richten Sie Ihre Vertragskonfiguration, Daten, Verteilerlisten und Einstellungen ein. Der Procore Administrator Ihres Unternehmens kann mit Ihnen zusammenarbeiten, um die Standardvertragskonfiguration für Ihr Projekt zu definieren . Dies ist ein wichtiger Schritt, bevor Sie mit der Erstellung von Sekundärverträgen für ein Projekt beginnen. Sie können die Anzahl der Änderungsauftragsstufen für Ihre Sekundärverträge wählen. Sie können auch eine Vielzahl von Daten standardmäßig für Ihre Verträge aktivieren. Zu den Einstellungen gehören auch die Standardeinstellungen für die Verteilerliste, Ihre Standardabrechnungsmethoden, das Festlegen eines Prozentsatzes für den Einbehalt (falls zutreffend) und die Entscheidung, ob Aufschläge oder Zahlungen standardmäßig aktiviert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen konfigurieren: Kreditorenverträge. 
• Erstellen Sie die Bestellungen für Ihr Projekt. In Procore ist eine  Bestellung eine dokumentierte finanzielle Verpflichtung , in der die Arten, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen aufgeführt sind. Im Rahmen des Beschaffungsprozesses  werden Bestellungen von einem "Käufer"  (z. B. einem Fachunternehmer ) erstellt und an einen "Verkäufer"  (z. B. einen Lieferanten) ausgestellt, um die Kosten eines Vertrags zu decken. Nach der Annahme durch den "Verkäufer" stellt eine Bestellung eine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar. Siehe Eine Bestellung erstellen. 

   Tipp

  In Procore werden Bestellungen und Unteraufträge ausschließlich zur Abrechnung von vorab festgelegten Kosten verwendet,  die im Budget Ihres Projekts erfasst sind. Es ist wichtig zu beachten, dass Bestellungen nicht als laufende Registerkarte verwendet werden können. Wenn es in Ihrem Unternehmen beispielsweise üblich ist, eine Rechnung zu erstellen, um Ihre Bestellungen bei der Lieferung von Artikeln zu bezahlen, sollten Sie anstelle einer Bestellung direkte Kosten erstellen. Siehe Tool"Direkte Kosten". 

• Erstellen Sie die Unteraufträge für Ihr Projekt. Ein Unterauftrag ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen dem Auftragsunternehmen und den Subunternehmern, die den Auftragsumfang ausführen . In Procore gibt es zwei Möglichkeiten, einen Unterauftrag zu erstellen: (1) Sie können einen Zuschlag erteilen und es in einen Unterauftrag umwandeln, oder Sie können (2)  direkt einen Unterauftrag im Sekundärverträge-Tool erstellen. 
• Erstellen Sie Subunternehmerrechnungen und verwalten Sie Rechnungskontakte. Mit dem Kreditorenvertrags- oder Abschlagsrechnungs-Tool können Sie auch eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen oder den Rechnungskontakten Ihres Subunternehmers die entsprechenden Berechtigungen für den Zugriff auf ihre Bestellungen und Unteraufträge erteilen. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen Benutzer mit der Berechtigung "Admin" für das Kreditorenvertrags-Tool können diese Berechtigungen auch verwenden, um Rechnungen mit dem Teilabrechnungs-Tool zu verwalten. 
• Erstellen Sie ein Protokoll für ausgestellte Zahlungen.  Nachdem Sie mit der Ausgabe von Zahlungen für Ihr Projekt begonnen haben, können Sie ein Protokoll erstellen, um die von Ihnen geleisteten Zahlungen zu verfolgen. Ihr Budget und Ihre Budgetberichte werden automatisch aktualisiert, um Ihre Einträge widerzuspiegeln. Siehe Ausgestellte Zahlungen hinzufügen. 

Was Sie sonst noch mit dem Sekundärverträge-Tool tun können, erfahren Sie unter Sekundärverträge.

Als Nächstes sollten Sie sich mit den Änderungsmanagement-Tools von Procore vertraut machen.  Sie können in Procore zwei Arten von Änderungsaufträgen erstellen. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Tools einzurichten: (1) Änderungsaufträge mit Änderungsereignissen oder (2) Änderungsaufträge ohne Änderungsereignisse.

Das Teilabrechnungen-Tool  von  Procore verwendet die Benutzerberechtigung, die im Tool für Kreditorenverträge und Kundenverträge erteilt wurde. Wenn Ihr Projekt voranschreitet und die Verträge erstellt und genehmigt wurden, können Subunternehmer Ihnen die geleistete Arbeit über Subunternehmerrechnungen in Rechnung stellen. Sie können auch Rechnungen an Auftraggeber erstellen, die dann per E-Mail an den Auftraggeber oder die Partei gesendet werden können, die für die Zahlungsgenehmigung verantwortlich ist.

• Abrechnungszeiträume verwalten. Wenn Sie Arbeit an Unterauftragnehmer vergeben, definiert der Abrechnungszeitraum den Abrechnungszyklus, der für die Abschlagsrechnungen an die Subunternehmer Ihres Projekts verwendet wird. Sie definiert nicht nur die Häufigkeit des Abrechnungszeitraums (z. B. monatlich oder wöchentlich), sondern auch das Startdatum des Abrechnungszeitraums, das Fälligkeitsdatum der Rechnung und den Abrechnungszeitraum Enddatum. Wie Sie einen Abrechnungszeitraum mit dem Teilabrechnungs-Tool erstellen können, erfahren Sie unter Manuelle Abrechnungszeiträume erstellen und Automatische Abrechnungszeiträume erstellen.

• Erstellen und Verwalten von Teilabrechnungen. Mit dem Tool "Teilabrechnungen" können Sie die Benutzerberechtigungen  auf Ihr Projektteam beschränken und eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen, oder Sie können den Rechnungskontakten Ihres Subunternehmers die entsprechenden Berechtigungen für den Zugriff auf ihre Bestellungen und Unteraufträge erteilen. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen. Wenn Sie dann bereit sind, dass Ihre Subunternehmer Ihnen ihre Arbeit in Rechnung stellen, können Sie eine "Einladung zur Rechnungsstellung" an einen Rechnungskontakt senden und Ihre Subunternehmer können dann eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen. Sie können diese Abrechnungen dann überprüfen und genehmigen.

Was Sie sonst noch mit dem Rechnungsstellungs-Tool machen können, erfahren Sie unter Teilabrechnungen.

In Procore bezieht sich der Begriff direkte Kosten auf Kosten eines Bauprojekts, die NICHT mit einem Sekundärvertragverbunden sind. Mit dem Werkzeug Direktkosten-Tool können Sie diese Posten erstellen:

• Rechnungen. Erstellen Sie direkte Kosten für eine Papierrechnung von einem nicht vertraglich vereinbarten Lieferanten für Posten wie Druckertinte, Computerpapier oder Porto.
• Ausgaben. Erstellen Sie direkte Kosten für Ausgaben, die Computerausrüstung, Telefone oder interne Gerätemieten umfassen können.
• Lohnabrechnung. Erstellen Sie direkte Kosten für monatliche Lohnkosten, die nach Kostencode geordnet sind, sodass die Lohnsummen jeden Monat im Budget widergespiegelt werden.

Wie Sie direkte Kosten erstellen können, erfahren Sie unter Direkte Kosten erstellen. 

Was Sie sonst noch mit dem  Tool "Direkte Kosten" tun können, erfahren Sie unter Direkte Kosten