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Procore

Eine Bestellung erstellen

Ziel

Erstellen einer Bestellung im Sekundärverträge-Tool des Projekts.

Hintergrund

In Procore ist eine Bestellung (PO) ein dokumentierter finanzieller Sekundärvertrag, in dem die Arten, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen festgelegt sind. Als Teil des Beschaffungsprozesses werden Bestellungen von einem „Käufer“ (z. B. einem Generalunternehmer) erstellt und an einen „Verkäufer“ (z. B. einen Subunternehmer) ausgegeben, um die Kosten eines Vertrags zu decken. Sobald eine Bestellung vom „Verkäufer“ akzeptiert wurde, stellt sie eine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine Bestellung zu erstellen und Daten auf der Registerkarte Leistungsverzeichnis (LV) anzuzeigen/einzugeben:
      • Berechtigungen auf der Admin-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
        ODER
      • Berechtigungen auf der Ebene „Standard“ für das Sekundärverträge-Tool des Projekts und die Einstellung „Benutzern erlauben, LV-Einzelposten anzuzeigen“ müssen aktiviert sein und Ihr Name muss in der Dropdown-Liste „Person auswählen“ ausgewählt sein
  • Zusätzliche Informationen:
    • Bestellungen können in eine Änderungsanforderung (für 1-stufige Änderungsaufträge) oder in einen potenziellen Änderungsauftrag (für 3-stufige Änderungsaufträge) umgewandelt werden.
    • Sie können einen potenziellen Änderungsauftrag nur aus einer Bestellung erstellen, die sich im Genehmigt-Status befindet.
    • Informationen zum Festlegen der Buchhaltungsmethode finden Sie unter Wie lege ich die Buchhaltungsmethode für einen Sekundärvertrag oder einen Primärvertrag fest?
  • In Procore ist eine Bestellung (PO) ein dokumentierter finanzieller Sekundärvertrag, in dem die Arten, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen festgelegt sind. Als Teil des Beschaffungsprozesses werden Bestellungen von einem „Käufer“ (z. B. einem Generalunternehmer) erstellt und an einen „Verkäufer“ (z. B. einen Subunternehmer) ausgegeben, um die Kosten eines Vertrags zu decken. Sobald eine Bestellung vom „Verkäufer“ akzeptiert wurde, stellt sie eine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar.

Schritte

Schritt 1: Erstellen Sie eine Bestellung

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Wählen Sie eine Option, um mit der Erstellung einer Bestellung zu beginnen:
    • Wenn dies der erste Sekundärvertrag für das Projekt ist, klicken Sie auf + Erstellen und wählen Sie Bestellung aus dem Dropdown-Menü in der Mitte der Seite.
    • Wenn Sie den ersten Sekundärvertrag bereits erstellt haben, klicken Sie auf + Erstellen und wählen Sie Bestellung aus dem Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke der Seite.
       Hinweis
      • Die Schaltfläche Erstellen ist verfügbar, wenn Sie die Registerkarten Verträge und Papierkorb anzeigen. Neue Bestellungen werden immer auf der Registerkarte Verträge hinzugefügt. 
      • Die Schaltfläche Exportieren ist nur auf der Registerkarte Verträge verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Sekundärverträge in CSV oder PDF exportieren.
  3. Gehen Sie auf der Seite „Neue Bestellung“ unter Allgemeine Informationen wie folgt vor:
    • Unterschreiben Sie mit DocuSign
      Wenn Ihr Projekt die Procore + DocuSign®-Integration verwendet (siehe Aktivieren oder Deaktivieren der DocuSign®-Integration in einem Procore-Projekt), wird standardmäßig ein Häkchen in diesem Feld angezeigt. Wenn Sie die Bestellung NICHT mit DocuSign® unterschreiben möchten, entfernen Sie das Häkchen. 
    • #
      Geben Sie die eindeutige Kennung für die Bestellung ein oder bestätigen Sie sie. Wenn Sie die erste Bestellung für Ihr Projekt erstellen, nummeriert Procore Ihre Bestellungen automatisch in fortlaufender Reihenfolge. Beispiel: PO-01-001, PO-01-002 usw.
       Hinweise
    • Titel
      Geben Sie einen beschreibenden Namen für die Bestellung ein. 
       Hinweise
    • Rechnung an
      Geben Sie die geschäftlichen Kontaktinformationen für den Rechnungsempfänger ein. Diese Informationen werden auf allen Rechnungen, die für diese Bestellung erstellt werden, als „Rechnungsadresse“ angezeigt. Dazu gehören in der Regel der Name des Unternehmens, die Geschäftsadresse und andere wichtige Kontaktinformationen. 
    • Versand an
      Geben Sie die Kontaktinformationen des Empfängers ein. Diese Informationen werden auf allen Rechnungen, die für diese Bestellung erstellt werden, als „Versandadresse“ angezeigt. Beachten Sie, dass sich diese Adresse von der Rechnungsadresse unterscheiden kann, es kann sich z. B. um die Adresse der Baustelle oder eines anderen externen Standorts handeln, an den die Materialien geliefert werden sollen.
      Auftragsunternehmen
      Wählen Sie den Lieferanten/das Unternehmen aus, der/das die gekauften Materialien liefern wird (z. B. American Construction Co.). Dieser Lieferant/dieses Unternehmen muss im Projektadressbuch von Procore vorhanden sein. Siehe Hinzufügen eines Unternehmens zum Projektadressbuch.
    • Rechnungskontakte
      Wählen Sie einen (1) oder mehrere Mitarbeiter des „Auftragsunternehmens“ als Rechnungskontakt(e) aus. Nach dem Speichern der Bestellung werden alle hier hinzugefügten Benutzer der Liste „Privat“ hinzugefügt. Sie müssen ein „Auftragsunternehmen“ auswählen, bevor Sie Rechnungskontakte auswählen können. 
    • Status.
      Weisen Sie der Bestellung einen Status zu. Informationen über die verfügbaren Status und darüber, welche Sekundärvertragsstatus die Vertragsbeträge im Budget Ihres Projekts widerspiegeln, finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Sekundärverträge in Procore? 
    • Ausgeführt
      Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um anzuzeigen, ob die Bestellung ausgeführt wurde oder nicht.
       Hinweise
      • Viele Procore-Benutzer setzen ein Häkchen in das Feld „Ausgeführt“, wenn sie die Bestellung in den Status „Genehmigt“ oder „Abgeschlossen“ versetzen.
      • Der Zeitpunkt, zu dem Ihr Projektteam ein Häkchen in das Feld „Ausgeführt“ setzt, sollte immer mit dem spezifischen Geschäftsprozess Ihres Projekts abgestimmt sein 
    • Privat
      Wählen Sie aus diesen Optionen:
      • Machen Sie dies nur für Administratoren und die folgenden Benutzer sichtbar
        Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, um die Sichtbarkeit der Bestellung auf Benutzer mit Berechtigung der Admin-Ebene im Sekundärverträge-Tool des Projekts und Benutzer einzuschränken, die in der Dropdown-Liste „Person auswählen“ angegeben sind. 
      • Diesen Benutzern erlauben, LV-Posten zu sehen
        Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, um die Sichtbarkeit des Leistungsverzeichnisses (LV) in der Bestellung auf Benutzer mit Admin im Sekundärverträge-Tool des Projekts und Benutzer einzuschränken, die in der Dropdown-Liste „Person auswählen“ angegeben sind. 
         Wichtig

        Wenn die Einstellung „Diesen Benutzern die Anzeige von LV-Posten erlauben“ aktiviert ist, ist die Registerkarte „Leistungsverzeichnis“ nur für Benutzer mit „Admin“-Berechtigungen für das Tool Sekundärverträge des Projekts und für die in der Dropdown-Liste „Person auswählen“ genannten Personen sichtbar und verfügbar.  

      • Person auswählen
        Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus der Liste aus. Falls gewünscht, können Sie Benutzern ohne Administration-Berechtigungen erlauben, die Bestellung anzuzeigen. Außerdem können Sie ausgewählten Personen ohne Administration-Berechtigungen auf der Registerkarte LV Lesezugriff für bestimmte Einzelposten gewähren. Siehe Vorlagen für Projektberechtigungen verwalten.
    • Zugewiesen an
      Wählen Sie die Person des Lieferanten/Unternehmens aus, die für die Erfüllung der Bestellung verantwortlich ist.
    • Standardeinbehalt
      Geben Sie den prozentualen Betrag des Einbehalts an, der auf der ersten Subunternehmerrechnung einbehalten werden soll. Beispielsweise ist es üblich, 5 oder 10 % in dieses Feld einzutragen.
       Hinweise
      Der im Unterauftrag festgelegte Betrag für den „Standardeinbehalt“ wirkt sich nur auf den Betrag der ersten Rechnung des Subunternehmers aus. Die Bearbeitung dieses Wertes nach der Erstellung der ersten Subunternehmer-Rechnung wirkt sich NICHT auf den Einbehaltungsbetrag für nachfolgende Rechnungen aus. Um den Einbehaltsbetrag auf einer nachfolgenden Rechnung festzulegen oder freizugeben, führen Sie die Schritte unter Einbehalt für eine Bestellung oder einen Unterauftrag aktivieren aus. Verwenden Sie anschließend eines dieser Procore-Tools, um den Einbehalt auf der Rechnung festzulegen oder freizugeben: Wenn Sie Regeln zum Einbehalt festlegen möchten, die einbehaltene Beträge automatisch an Ihre Rechnungen des Subunternehmers anpassen, erhalten Sie unter Regeln zum Sliding-Scale-Einbehalt auf Rechnungen für Sekundärverträge aktivieren weitere Informationen. 
    • Beschreibung
      Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen an.
    • Anhänge
      Hängen Sie alle damit verbundenen Materialien wie Preisangebote, Belege, unterschriebene Bestellungen und so weiter an. Sie können Dateien, die an Ihr Projekt hochgeladen wurden, anhängen oder Dateien per Drag + Drop von Ihrem lokalen Computer ziehen.
  4. Gehen Sie unter Vertragsdaten wie folgt vor:
    • Lieferdatum. Geben Sie das Datum an, an dem die gekauften Waren an den im Feld „Versand an“ angegebenen Ort geliefert werden sollen.
  5. Gehen Sie unter Zusätzliche Informationen wie folgt vor:
    • Zahlungsbedingungen. Geben Sie gegebenenfalls relevante Zahlungsbedingungen an.
    • Versand über. Geben Sie die Versand-/Transportmethode für Materialien ein (z.B. Fracht, FedEx usw.).
  6. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Diese Aktion erstellt Ihre neue Bestellung.
      ODER
    • Optional. Klicken Sie auf LV erstellen und eingeben. Diese Aktion erstellt Ihre neue Bestellung und ermöglicht es Ihnen, mit der Eingabe von Daten im LV zu beginnen. 

Schritt 2: Geben Sie das Leistungsverzeichnis (LV) ein

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Leistungsverzeichnis (LV) auf einer Bestellung einzugeben:

LV-Einzelposten aus einer CSV-Datei importieren

Wenn Sie mehrere Einzelposten in ein LV importieren möchten, stellt das Sekundärverträge-Tool Benutzern eine CSV-Vorlage zur Verfügung, die Sie herunterladen, vervollständigen und anschließend in Procore hochladen können. Anweisungen finden Sie unter Importieren von Sekundärvertrags-LV-Einzelposten von einer CSV-Datei.

Hinzufügen von Einzelposten zum LV

 Hinweise
  • Wenn Ihr Unternehmen die Procore +Integration by Ryvit-Integration verwendet und Ihr Integration by Ryvit-System für die Verwendung der berechneten Methode konfiguriert ist, lässt Integration by Ryvit KEINE Pauschale als Maßeinheit zu.
  • Wenn Sie die „Zwischensumme überschreiben“ verwenden, müssen Sie NUR den Zwischensummenbetrag eingeben. Die Integration by Ryvit-Integration erstellt dann einen „LS“-Posten in Integration by Ryvit

In Procore ist eine Bestellung (PO) ein dokumentierter finanzieller Sekundärvertrag, in dem die Arten, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen festgelegt sind. Als Teil des Beschaffungsprozesses werden Bestellungen von einem „Käufer“ (z. B. einem Generalunternehmer) erstellt und an einen „Verkäufer“ (z. B. einen Subunternehmer) ausgegeben, um die Kosten eines Vertrags zu decken. Sobald eine Bestellung vom „Verkäufer“ akzeptiert wurde, stellt sie eine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar.

Siehe auch

In Procore ist eine Bestellung (PO) ein dokumentierter finanzieller Sekundärvertrag, in dem die Arten, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen festgelegt sind. Als Teil des Beschaffungsprozesses werden Bestellungen von einem „Käufer“ (z. B. einem Generalunternehmer) erstellt und an einen „Verkäufer“ (z. B. einen Subunternehmer) ausgegeben, um die Kosten eines Vertrags zu decken. Sobald eine Bestellung vom „Verkäufer“ akzeptiert wurde, stellt sie eine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar.

 

 

In Procore ist eine Bestellung (PO) ein dokumentierter finanzieller Sekundärvertrag, in dem die Arten, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen festgelegt sind. Als Teil des Beschaffungsprozesses werden Bestellungen von einem „Käufer“ (z. B. einem Generalunternehmer) erstellt und an einen „Verkäufer“ (z. B. einen Subunternehmer) ausgegeben, um die Kosten eines Vertrags zu decken. Sobald eine Bestellung vom „Verkäufer“ akzeptiert wurde, stellt sie eine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar.

In Procore ist eine Bestellung (PO) ein dokumentierter finanzieller Sekundärvertrag, in dem die Arten, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen festgelegt sind. Als Teil des Beschaffungsprozesses werden Bestellungen von einem „Käufer“ (z. B. einem Generalunternehmer) erstellt und an einen „Verkäufer“ (z. B. einen Subunternehmer) ausgegeben, um die Kosten eines Vertrags zu decken. Sobald eine Bestellung vom „Verkäufer“ akzeptiert wurde, stellt sie eine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar.