Bestellung erstellen (Legacy)

Schritt 1: Erstellen Sie eine Bestellung

1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
2. Wählen Sie eine Option, um mit der Erstellung einer Bestellung zu beginnen:
   • Wenn dies der erste Sekundärvertrag für das Projekt ist, klicken Sie auf + Erstellen und wählen Sie Bestellung aus dem Dropdown-Menü in der Mitte der Seite.
   • Wenn Sie den ersten Sekundärvertrag bereits erstellt haben, klicken Sie auf + Erstellen und wählen Sie Bestellung aus dem Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke der Seite.

      Hinweis

     • Die Schaltfläche Erstellen ist verfügbar, wenn Sie die Registerkarten Verträge und Papierkorb anzeigen. Neue Bestellungen werden immer auf der Registerkarte Verträge hinzugefügt. 
     • Die Schaltfläche Export ist nur auf der Registerkarte Verträge verfügbar.Weitere Informationen finden Sie unter Exportieren einer Kreditorenvertragsliste.
3. Gehen Sie auf der Seite „Neue Bestellung“ unter Allgemeine Informationen wie folgt vor:
   • Mit DocuSign unterschreiben
     Wenn Ihr Projekt die Procore + DocuSign®-Integration verwendet (siehe Aktivieren oder Deaktivieren der DocuSign®-Integration in einem Procore-Projekt), erscheint in diesem Feld standardmäßig ein Häkchen.Wenn Sie die Bestellung NICHT mit DocuSign® unterschreiben möchten, entfernen Sie das Häkchen. 
   • Nummer #
     Geben Sie das eindeutige Identifizierungsmerkmal für die Bestellung ein oder bestätigen Sie es.Wenn Sie die erste Bestellung für Ihr Projekt anlegen, nummeriert Procore Ihre Bestellungen automatisch in fortlaufender Reihenfolge.Zum Beispiel PO-01-001, PO-01-002 und so weiter.

      Hinweise

     • Für Unternehmen, die das ERP-Integrationstool verwenden, kann Ihr integriertes ERP-System eine maximale Zeichenbeschränkung vorschreiben. Siehe Was ist die maximale Zeichenlänge für die Nummer eines Sekundärvertrags? Wichtig! Wenn ein Sekundärvertrag nach Integration von Ryvit exportiert wird, muss er eine eindeutige Nummer haben.
     • Sie können das Nummerierungsschema für die Bestellungen und Unteraufträge Ihres Projekts anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Kann ich das Nummerierungssystem für Finanzobjekte in Procore anpassen?
   • Titel
     Geben Sie einen beschreibenden Namen für die Bestellung ein. 

      Hinweise

     • Wenn Ihr Unternehmen das ERP-Integrationstool aktiviert hat, beachten Sie, dass einige integrierte ERP-Systeme dem Feld „Titel“ Zeichenbeschränkungen auferlegen, wenn aus Procore exportierte Daten in ihr System importiert werden.
     • Einzelheiten zu den Zeichenbeschränkungen finden Sie unter Was ist die maximale Zeichenlänge für den „Titel“ eines Sekundärvertrags?
   • Rechnung an
     Geben Sie die geschäftlichen Kontaktinformationen für den Rechnungsempfänger ein. Diese Informationen werden auf allen Rechnungen, die für diese Bestellung erstellt werden, als „Rechnungsadresse“ angezeigt. Dazu gehören in der Regel der Name des Unternehmens, die Geschäftsadresse und andere wichtige Kontaktinformationen. 
   • Versand an
     Geben Sie die geschäftlichen Kontaktinformationen für den Warenempfänger ein.Diese Informationen erscheinen als „Lieferadresse“ auf allen Rechnungen, die für diese Bestellung erstellt werden. Denken Sie daran, dass dies eine andere Adresse als die Rechnungsadresse sein kann, z. B. die Adresse der Baustelle oder eines anderen externen Standorts, an den die Materialien geliefert werden sollen.  
     Auftragsunternehmen
     Wählen Sie den Lieferanten/das Unternehmen aus, der/das die gekauften Materialien liefern wird (z. B. American Construction Co.).Dieser Lieferant/dieses Unternehmen muss im Projektadressbuch von Procore vorhanden sein. Siehe Hinzufügen eines Unternehmens zum Projektadressbuch.
   • Rechnungskontakte
     Wählen Sie einen (1) oder mehrere Mitarbeiter des „Auftragsunternehmens“ als Rechnungskontakt(e) aus. Nach dem Speichern der Bestellung werden alle hier hinzugefügten Benutzer der Liste „Privat“ hinzugefügt. Sie müssen ein „Auftragsunternehmen“ auswählen, bevor Sie Rechnungskontakte auswählen können. 

      Hinweis

     Es ist wichtig, immer mindestens einen "Rechnungskontakt" auf einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzuzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige E-Mail-Einladungen und automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den entsprechenden Kontakt gesendet werden. Weitere Informationen darüber, wie wichtig es ist, Rechnungskontakte in Ihre Kreditorenverträge aufzunehmen, finden Sie unter Was ist ein Rechnungskontakt? 
   • Status.
     Weisen Sie der Bestellung einen Status zu. Informationen über die verfügbaren Status und darüber, welche Sekundärvertragsstatus die Vertragsbeträge im Budget Ihres Projekts widerspiegeln, finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Sekundärverträge in Procore? 
   • Ausgeführt
     Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um anzuzeigen, ob die Bestellung ausgeführt wurde oder nicht.

      Hinweise

     • Viele Procore-Benutzer setzen ein Häkchen in das Feld „Ausgeführt“, wenn sie die Bestellung in den Status „Genehmigt“ oder „Abgeschlossen“ versetzen.
     • Der Zeitpunkt, zu dem Ihr Projektteam ein Häkchen in das Feld „Ausgeführt“ setzt, sollte immer mit dem spezifischen Geschäftsprozess Ihres Projekts abgestimmt sein 
   • Privat
     Aktivieren Sie die Kontrollkästchen und wählen Sie aus der Liste 'Person auswählen' beliebige Projektbenutzer oder Projektmitarbeiter aus.Weitere Informationen zu den Datenschutzoptionen finden Sie unter Ändern Sie die Datenschutzeinstellungen für einen Sekundärvertrag.
     • Nur für Administratoren und folgende Benutzer sichtbar machen
       Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Sichtbarkeit der Bestellung auf Benutzer mit dem Status 'Admin' im Sekundärverträge-Tool des Projekts und auf Benutzer zu beschränken, die in der Dropdown-Liste 'Person auswählen' angegeben sind. 
     • LV-Posten für diese Benutzer sichtbar machen
       Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Sichtbarkeit der Posten des Leistungsverzeichnisses (LV) in der Bestellung auf Benutzer mit dem 'Admin' im Sekundärverträge-Tool des Projekts und auf Benutzer zu beschränken, die in der Dropdown-Liste 'Person auswählen' angegeben sind. 
   • Zugewiesen an
     Wählen Sie die Person des Lieferanten/Unternehmens aus, die für die Erfüllung der Bestellung verantwortlich ist.
   • Standardeinbehalt
     Geben Sie den prozentualen Betrag des Einbehalts an, der auf der ersten Subunternehmerrechnung einbehalten werden soll. Beispielsweise ist es üblich, 5 oder 10 % in dieses Feld einzutragen.

      Hinweise

     Der im Unterauftrag festgelegte Betrag für den „Standardeinbehalt“ wirkt sich nur auf den Betrag der ersten Rechnung des Subunternehmers aus. Die Bearbeitung dieses Wertes nach der Erstellung der ersten Subunternehmer-Rechnung wirkt sich NICHT auf den Einbehaltungsbetrag für nachfolgende Rechnungen aus. Um den Einbehaltsbetrag auf einer nachfolgenden Rechnung festzulegen oder freizugeben, führen Sie die Schritte unter Einbehalt für eine Bestellung oder einen Unterauftrag aktivieren aus. Verwenden Sie anschließend eines dieser Procore-Tools, um den Einbehalt auf der Rechnung festzulegen oder freizugeben:

     • Sekundärverträge. Festlegen oder Freigeben des Einbehalts auf einer Subunternehmerrechnung. 
     • Rechnungsstellung. Einbehalt für eine Subunternehmer-Rechnung festlegen oder freigeben.

     Wenn Sie Regeln zum Einbehalt festlegen möchten, die einbehaltene Beträge automatisch an Ihre Rechnungen des Subunternehmers anpassen, erhalten Sie unter Regeln zum Sliding-Scale-Einbehalt auf Rechnungen für Sekundärverträge aktivieren weitere Informationen. 
   • Beschreibung
     Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen an.
   • Anhänge
     Hängen Sie alle damit verbundenen Materialien wie Preisangebote, Belege, unterschriebene Bestellungen und so weiter an. Sie können Dateien, die an Ihr Projekt hochgeladen wurden, anhängen oder Dateien per Drag + Drop von Ihrem lokalen Computer ziehen.
4. Gehen Sie unter Vertragsdaten wie folgt vor:
   • Lieferdatum. Geben Sie das Datum an, an dem die gekauften Waren an den im Feld „Versand an“ angegebenen Ort geliefert werden sollen.
5. Gehen Sie unter Zusätzliche Informationen wie folgt vor:
   • Zahlungsbedingungen. Geben Sie gegebenenfalls relevante Zahlungsbedingungen an.
   • Versand über. Geben Sie die Versand-/Transportmethode für Materialien ein (z.B. Fracht, FedEx usw.).
6. Wählen Sie aus diesen Optionen:
   • Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Diese Aktion erstellt Ihre neue Bestellung.
     ODER
   • Optional. Klicken Sie auf LV erstellen und eingeben. Diese Aktion erstellt Ihre neue Bestellung und ermöglicht es Ihnen, mit der Eingabe von Daten im LV zu beginnen. 

Schritt 2: Geben Sie das Leistungsverzeichnis (LV) ein

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Leistungsverzeichnis (LV) auf einer Bestellung einzugeben:

• Importieren von LV-Einzelposten aus einer CSV-Datei
  ODER
• Hinzufügen von Einzelposten zum LV