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Procore

Bestellung erstellen (Legacy)

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 Legacy Inhalt

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Procore eine Bestellung erstellen kann. Die Informationen auf dieser Seite werden durch aktualisierte Inhalte ersetzt, sobald die neu gestaltete Beta-Version der Sekundärverträge allgemein verfügbar ist. Weitere Informationen zu dieser Version und ihrem Zeitplan finden Sie unter Projektfinanzen: Modernisierte Version für Sekundärverträge.

Wichtig! Wenn Sie die Beta-Version der Kreditorenverträge verwenden, lesen Sie bitte das Tutorial Bestellungen erstellen anstelle der unten stehenden Informationen. 

Ziel

Erstellen einer Bestellung im Sekundärverträge-Tool des Projekts.

Hintergrund

In Procore, a Purchase Order (PO) is a documented financial commitment that details the types, quantities, and agreed-upon prices for products or services. As part of the procurement process, purchase orders are created by a 'buyer' (for example, a general contractor) and issued to a 'seller' (for example, a subcontractor) to cover the cost of a contract. Once accepted by the 'seller,' a purchase order represents an agreement between the two parties

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine Bestellung anzulegen und Daten im Leistungsverzeichnis zu sehen/einzugeben:
      • Berechtigungen auf der Ebene ‚Administrator‘ für das Sekundärverträge-Tool des Projekts .
        ODER
      • Berechtigungen auf der Ebene „Standard“ für das Sekundärverträge-Tool des Projekts und die Einstellung „Benutzern erlauben, LV-Einzelposten anzuzeigen“ müssen aktiviert sein und Ihr Name muss in der Dropdown-Liste „Person auswählen“ ausgewählt sein
    • Um eine Bestellung zu erstellen, benötigen Sie nur die Berechtigungen, "Nur Lesen" oder "Standard" für das Sekundärverträge-Tool des Projekts, wobei die granulare Berechtigung "Bestellvertrag erstellen" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Bestellungen können in eine Änderungsanforderung (für 1-stufige Änderungsaufträge) oder in einen potenziellen Änderungsauftrag (für 3-stufige Änderungsaufträge) umgewandelt werden.
    • Sie können einen potenziellen Änderungsauftrag nur aus einer Bestellung erstellen, die sich im Genehmigt-Status befindet.
    • Wie Sie die Abrechnungsmethode festlegen, erfahren Sie unter Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?

  • For companies using the icon-erp-synced2.png ERP Integrations tool: Prerequisites, requirements, limitations, and considerations might apply depending on the ERP system your Procore account is integrated with. Visit Things to Know about your ERP Integration for details.

Schritte

Schritt 1: Erstellen Sie eine Bestellung

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Wählen Sie eine Option, um mit der Erstellung einer Bestellung zu beginnen:
    • Wenn dies der erste Sekundärvertrag für das Projekt ist, klicken Sie auf + Erstellen und wählen Sie Bestellung aus dem Dropdown-Menü in der Mitte der Seite.
    • Wenn Sie den ersten Sekundärvertrag bereits erstellt haben, klicken Sie auf + Erstellen und wählen Sie Bestellung aus dem Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke der Seite.
       Hinweis
      • Die Schaltfläche Erstellen ist verfügbar, wenn Sie die Registerkarten Verträge und Papierkorb anzeigen. Neue Bestellungen werden immer auf der Registerkarte Verträge hinzugefügt. 
      • Die Schaltfläche Export ist nur auf der Registerkarte Verträge verfügbar.Weitere Informationen finden Sie unter Exportieren einer Kreditorenvertragsliste.
  3. Gehen Sie auf der Seite „Neue Bestellung“ unter Allgemeine Informationen wie folgt vor:
    • Mit DocuSign unterschreiben
      Wenn Ihr Projekt die Procore + DocuSign®-Integration verwendet (siehe Aktivieren oder Deaktivieren der DocuSign®-Integration in einem Procore-Projekt), erscheint in diesem Feld standardmäßig ein Häkchen.Wenn Sie die Bestellung NICHT mit DocuSign® unterschreiben möchten, entfernen Sie das Häkchen. 
       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
    • Nummer #
      Geben Sie das eindeutige Identifizierungsmerkmal für die Bestellung ein oder bestätigen Sie es.Wenn Sie die erste Bestellung für Ihr Projekt anlegen, nummeriert Procore Ihre Bestellungen automatisch in fortlaufender Reihenfolge.Zum Beispiel PO-01-001, PO-01-002 und so weiter.
       Hinweise
    • Titel
      Geben Sie einen beschreibenden Namen für die Bestellung ein. 
       Hinweise
    • Rechnung an
      Geben Sie die geschäftlichen Kontaktinformationen für den Rechnungsempfänger ein. Diese Informationen werden auf allen Rechnungen, die für diese Bestellung erstellt werden, als „Rechnungsadresse“ angezeigt. Dazu gehören in der Regel der Name des Unternehmens, die Geschäftsadresse und andere wichtige Kontaktinformationen. 
    • Versand an
      Geben Sie die geschäftlichen Kontaktinformationen für den Warenempfänger ein.Diese Informationen erscheinen als „Lieferadresse“ auf allen Rechnungen, die für diese Bestellung erstellt werden. Denken Sie daran, dass dies eine andere Adresse als die Rechnungsadresse sein kann, z. B. die Adresse der Baustelle oder eines anderen externen Standorts, an den die Materialien geliefert werden sollen.  
      Auftragsunternehmen
      Wählen Sie den Lieferanten/das Unternehmen aus, der/das die gekauften Materialien liefern wird (z. B. American Construction Co.).Dieser Lieferant/dieses Unternehmen muss im Projektadressbuch von Procore vorhanden sein. Siehe Hinzufügen eines Unternehmens zum Projektadressbuch.
    • Rechnungskontakte
      Wählen Sie einen (1) oder mehrere Mitarbeiter des „Auftragsunternehmens“ als Rechnungskontakt(e) aus. Nach dem Speichern der Bestellung werden alle hier hinzugefügten Benutzer der Liste „Privat“ hinzugefügt. Sie müssen ein „Auftragsunternehmen“ auswählen, bevor Sie Rechnungskontakte auswählen können. 
       Note
      It is important to always add at least one  'Invoice Contact' on a purchase order or subcontract. This ensures that important email invitations and automatic email notifications are sent to the appropriate contact. To learn more about the importance of including invoice contacts on your commitments, see What is an invoice contact? 
    • Status.
      Weisen Sie der Bestellung einen Status zu. Informationen über die verfügbaren Status und darüber, welche Sekundärvertragsstatus die Vertragsbeträge im Budget Ihres Projekts widerspiegeln, finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Sekundärverträge in Procore? 
    • Ausgeführt
      Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um anzuzeigen, ob die Bestellung ausgeführt wurde oder nicht.
       Hinweise
      • Viele Procore-Benutzer setzen ein Häkchen in das Feld „Ausgeführt“, wenn sie die Bestellung in den Status „Genehmigt“ oder „Abgeschlossen“ versetzen.
      • Der Zeitpunkt, zu dem Ihr Projektteam ein Häkchen in das Feld „Ausgeführt“ setzt, sollte immer mit dem spezifischen Geschäftsprozess Ihres Projekts abgestimmt sein 
    • Privat
      Aktivieren Sie die Kontrollkästchen und wählen Sie aus der Liste 'Person auswählen' beliebige Projektbenutzer oder Projektmitarbeiter aus.Weitere Informationen zu den Datenschutzoptionen finden Sie unter Ändern Sie die Datenschutzeinstellungen für einen Sekundärvertrag.
      • Nur für Administratoren und folgende Benutzer sichtbar machen
        Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Sichtbarkeit der Bestellung auf Benutzer mit dem Status 'Admin' im Sekundärverträge-Tool des Projekts und auf Benutzer zu beschränken, die in der Dropdown-Liste 'Person auswählen' angegeben sind. 
      • LV-Posten für diese Benutzer sichtbar machen
        Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Sichtbarkeit der Posten des Leistungsverzeichnisses (LV) in der Bestellung auf Benutzer mit dem 'Admin' im Sekundärverträge-Tool des Projekts und auf Benutzer zu beschränken, die in der Dropdown-Liste 'Person auswählen' angegeben sind. 
    • Zugewiesen an
      Wählen Sie die Person des Lieferanten/Unternehmens aus, die für die Erfüllung der Bestellung verantwortlich ist.
    • Standardeinbehalt
      Geben Sie den prozentualen Betrag des Einbehalts an, der auf der ersten Subunternehmerrechnung einbehalten werden soll. Beispielsweise ist es üblich, 5 oder 10 % in dieses Feld einzutragen.
       Hinweise
      Der im Unterauftrag festgelegte Betrag für den „Standardeinbehalt“ wirkt sich nur auf den Betrag der ersten Rechnung des Subunternehmers aus. Die Bearbeitung dieses Wertes nach der Erstellung der ersten Subunternehmer-Rechnung wirkt sich NICHT auf den Einbehaltungsbetrag für nachfolgende Rechnungen aus. Um den Einbehaltsbetrag auf einer nachfolgenden Rechnung festzulegen oder freizugeben, führen Sie die Schritte unter Einbehalt für eine Bestellung oder einen Unterauftrag aktivieren aus. Verwenden Sie anschließend eines dieser Procore-Tools, um den Einbehalt auf der Rechnung festzulegen oder freizugeben: Wenn Sie Regeln zum Einbehalt festlegen möchten, die einbehaltene Beträge automatisch an Ihre Rechnungen des Subunternehmers anpassen, erhalten Sie unter Regeln zum Sliding-Scale-Einbehalt auf Rechnungen für Sekundärverträge aktivieren weitere Informationen. 
    • Beschreibung
      Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen an.
    • Anhänge
      Hängen Sie alle damit verbundenen Materialien wie Preisangebote, Belege, unterschriebene Bestellungen und so weiter an. Sie können Dateien, die an Ihr Projekt hochgeladen wurden, anhängen oder Dateien per Drag + Drop von Ihrem lokalen Computer ziehen.
  4. Gehen Sie unter Vertragsdaten wie folgt vor:
    • Lieferdatum. Geben Sie das Datum an, an dem die gekauften Waren an den im Feld „Versand an“ angegebenen Ort geliefert werden sollen.
  5. Gehen Sie unter Zusätzliche Informationen wie folgt vor:
    • Zahlungsbedingungen. Geben Sie gegebenenfalls relevante Zahlungsbedingungen an.
    • Versand über. Geben Sie die Versand-/Transportmethode für Materialien ein (z.B. Fracht, FedEx usw.).
  6. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Diese Aktion erstellt Ihre neue Bestellung.
      ODER
    • Optional. Klicken Sie auf LV erstellen und eingeben. Diese Aktion erstellt Ihre neue Bestellung und ermöglicht es Ihnen, mit der Eingabe von Daten im LV zu beginnen. 

Schritt 2: Geben Sie das Leistungsverzeichnis (LV) ein

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Leistungsverzeichnis (LV) auf einer Bestellung einzugeben:

LV-Einzelposten aus einer CSV-Datei importieren

Wenn Sie mehrere Einzelposten in ein LV importieren möchten, stellt das Sekundärverträge-Tool Benutzern eine CSV-Vorlage zur Verfügung, die Sie herunterladen, vervollständigen und anschließend in Procore hochladen können. Anweisungen finden Sie unter Importieren von Sekundärvertrags-LV-Einzelposten von einer CSV-Datei.

Hinzufügen von Einzelposten zum LV

 Hinweise
  • Wenn Ihr Unternehmen die Procore + Integration by Procore-Integration verwendet und Ihr Integration by Procore-System so konfiguriert ist, dass die berechnete Methode verwendet wird, erlaubt die Integration von Procore NICHT die Verwendung von Pauschalbeträgen (LS) als Maßeinheit.
  • Wenn Sie die Option "Zwischensumme überschreiben" verwenden, müssen Sie NUR den Zwischensummenbetrag eingeben. Die Integration durch Procore Integration erstellt dann ein 'LS'-Element in Integration by Procore.
  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Under the Contracts tab, locate the commitment to update. Then click Edit.
  3. Click Schedule of Values.
  4. Click Add Line.
     Note
     If the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting is turned ON in the Commitments tool, users with the required user permission to Edit a Commitment can modify the Schedule of Values while a commitment is in any status. To learn more, see What is the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting?
  5. Follow the appropriate steps depending on whether your accounting method is Amount Based or Unit/Quantity Based:
     Note
    To edit your accounting method before adding SOV line items, see Edit the Advanced Settings Tab on a Commitment. To learn more, see How do I set the accounting method for a contract or funding?
    1. For contracts using the Amount Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Amount
        Enter the amount of the cost.
      6. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date.  
      7. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      8. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
    2. For contracts using the Unit/Quantity Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Qty
        Enter the number of units.
      6. UOM
        Enter the Unit of Measure (UOM).
         Notes
      7. Unit Cost
        Enter the Unit Cost in the box provided.
      8. Amount
        The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
      9. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date. 
      10. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      11. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
  6. Choose one of these options:
    • Save. Click this button to save the changes to the SOV. 
    • Save & Email. Click this button to save the change to the SOV and email the updates to the invoice contact.

Siehe auch

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.