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Procore

Eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen

Ziel

Erstellen einer Rechnung des Subunternehmers für eine Bestellung oder einen Subunternehmer im Auftrag eines Rechnungskontakts.

Hintergrund

In Procore gibt es zwei Möglichkeiten, um eine Rechnung des Subunternehmers für eine Bestellung oder einen Unterauftrag zu erstellen:

  • Erstellen einer Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts
    Wenn Sie Ihren Rechnungskontakt(en) KEINE Zugriffsberechtigungen zum Erstellen eigener Rechnungen in Procore erteilen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus. Bei dieser Methode geben Sie die Rechnungsdaten des Subunternehmers für Ihre Mitarbeiter in Procore ein. Wenn Sie beispielsweise ein Generalunternehmer sind, erstellen Sie im Auftrag Ihres Subunternehmers eine Rechnung in Procore.
  • Senden Sie eine „Rechnungseinladung“ an einen Rechnungskontakt
    Wenn Sie Ihre Rechnungskontakte einladen möchten, ihre eigene Rechnung in Procore einzureichen, führen Sie die Schritte unter Senden einer „Rechnungseinladung“ an einen Rechnungskontakt anstelle der folgenden Schritte aus. Wenn Sie der Empfänger einer „Rechnungseinladung“ sind, können Sie die Schritte unter Neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen ausführen. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen im Sekundärverträge-Tool des Projekts.
       Hinweise
      • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
      • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
        • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
        • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
        • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
      • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sie können Rechnungen für Bestellungen und Unteraufträge erstellen.  
    • Wenn Sie Rechnungskontakt des „Auftragsunternehmens“ bei einer Bestellung oder einem Unterauftrag sind, haben Sie folgende Möglichkeiten, eine Rechnung zu übermitteln:
    • Liegen mehrere Rechnungen für einen einzelnen Abrechnungszeitraum vor, können Sie nur die Rechnungsbeträge der zuletzt erstellten Rechnung bearbeiten.
    • Wenn der Auftragnehmer nach Genehmigung der Rechnung einen Zahlungsplan erstellt, geben Sie die Beträge für die Arbeiten, die Sie in diesem Zeitraum in Anspruch nehmen, in der Spalte „Von Subunternehmer in diesem Zeitraum beansprucht“ der Rechnungsdetails ein. Damit diese Spalte angezeigt wird, muss die Zahlungsplanfunktion in den Konfigurationseinstellungen des Rechnungen-Tools aktiviert sein. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rechnungen.

Schulungsvideo

 Hinweise
  • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
  • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
    • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
    • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
  • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.

Schritte

  1. Wählen Sie, wie Sie zum Vertrag navigieren möchten:
    • Über das Tool Sekundärverträge:
      1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
      2. Suchen Sie auf der Registerkarte „Verträge“ den Vertrag, mit dem Sie arbeiten möchten.
      3. Klicken Sie auf die Verknüpfung Nummer, um den Vertrag zu öffnen.
        ODER
    • Über das Tool Rechnungsstellung des Projekts:
      1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts. 
      2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer
      3. Suchen Sie auf der Registerkarte „Subunternehmer“ den Vertrag, mit dem Sie arbeiten möchten. 
      4. Klicken Sie auf die Verknüpfung Vertrag, um den Vertrag zu öffnen. 
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen.
     Hinweis
  3. Überprüfen Sie die folgenden Informationen für den Abrechnungszeitraum. Procore gibt diese Daten automatisch für Sie ein, basierend auf dem aktuellen Abrechnungszeitraum:
    • Abrechnungszeitraum. Wählen Sie den Datumsbereich für den aktuellen Abrechnungszeitraum aus. Benutzer mit „Admin“-Berechtigung können einen beliebigen Abrechnungszeitraum aus der Dropdown-Liste auswählen. Benutzer mit der „Standard“-Berechtigung können nur einen Abrechnungszeitraum auswählen, dem KEINE Rechnung zugeordnet ist.
    • Rechnungsbeginn. Das Startdatum für den Abrechnungszeitraum.
    • Rechnungsende. Das Enddatum für den Abrechnungszeitraum.
    • Rechnungsdatum. Das Datum, bis zu dem eine Rechnung beim Auftragnehmer eingereicht werden muss.
       Hinweis
      Um Abrechnungszeiträume zu erstellen, siehe Automatische Abrechnungszeiträume erstellen oder Manuelle Abrechnungszeiträume erstellen.
  4. Optional: Geben Sie die Rechnungsnummer ein.
  5. Wenn Sie ein „Administration“-Benutzer sind, wählen Sie den entsprechenden Status aus der Dropdown-Liste. 
     Hinweise
    • Weitere Informationen über Status finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?

    • Wenn ein Rechnungskontakt eine Rechnung erstellt (oder Sie eine Rechnung in deren Namen erstellen), denken Sie daran, den Status der Rechnung zu „In Prüfung“ zu ändern.
    • Wenn die überprüfende Person die Rechnung kontrolliert hat, kann der Status in „Genehmigt“ oder „Überarbeitung und Wiedervorlage“ geändert werden.
    • Benutzer mit der „Standard“-Berechtigung für das Sekundärverträge-Tool können Rechnungen nur im Status „Entwurf“ oder „Überarbeiten und erneut einreichen“ bearbeiten. 
  6. Hängen Sie alle mit der Rechnung verknüpften Dateien an. Zum Beispiel Pfandsrechtsverzichte oder Pfandrechtsbefreiungen.
  7. Klicken Sie auf Speichern.
    Procore zeigt automatisch die Details-Registerkarte für die Rechnung an.
  8. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort:

Für Sekundärverträge, die die einheiten-/mengenbasierte Buchhaltungsmethode verwenden

Wenn ein Sekundärvertrag für die Verwendung der einheiten-/mengenbasierten Buchhaltungsmethode konfiguriert ist (siehe Wie lege ich die Buchhaltungsmethode für einen Sekundärvertrag oder einen Primärvertrag fest?), gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Detail.
  2. Füllen Sie die folgenden Felder für jeden Einzelposten aus, der mit der Rechnung bezahlt werden soll:
    Für Rechnungen, die mit der Bilanzierungsmethode Einheit/Menge formatiert sind:
    • Dieser Zeitraum (Menge): Geben Sie die Menge für jede Position ein. Der Gesamtbetrag in Dollar wird automatisch berechnet.
    • In diesem Zeitraum einbehalten (%) (nur Admin): Geben Sie einen Einbehalt-Prozentsatz für den Zeitraum der Rechnung ein. (Hinweis: Sie können den Einbehalt auch für alle Einzelposten festlegen, indem Sie einen Wert in die rechte Seitenleiste eingeben und auf Festlegen klicken.)
    • Im aktuellen Zeitraum freigegeben ($): Geben Sie den im aktuellen Zeitraum freigegebenden Einbehalt in Dollar ein.
  3. Wenn Sie zu der Rechnung einen genehmigten Änderungsauftrag für Sekundärverträge hinzufügen möchten, klicken Sie auf Zur Rechnung hinzufügen neben dem Änderungsauftrag im Abschnitt Genehmigte Änderungsaufträge für Sekundärverträge zum Hinzufügen zu dieser Rechnung.
    Die Eingabe und Bearbeitung der Änderungsaufträge erfolgt immer auf Einzelposten-Detailebene. Sie können einen anderen Detaillierungsgrad für die Anzeige von Änderungsaufträgen auf der Detailseite der Rechnung auswählen, wenn sie angezeigt oder aus Procore exportiert werden. Siehe Bearbeiten der Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“ für einen Sekundärvertrag.
  4. Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Für Sekundärverträge, die die betragsbasierte Buchhaltungsmethode verwenden

Wenn der Sekundärvertrag für die Verwendung der betragsbasierten Buchhaltungsmethode konfiguriert ist (siehe Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Sekundärvertrag oder einen Primärvertrag fest?), gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Detail.
  2. Füllen Sie die folgenden Felder für alle Einzelposten aus, die mit der Rechnung bezahlt werden:
    • Abgeschlossene Arbeit (dieser Zeitraum): Geben Sie den Dollarbetrag der im Abrechnungszeitraum der Rechnung abgeschlossenen Arbeit ein. Wenn Sie stattdessen lieber einen Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit eingeben möchten, klicken Sie auf das Taschenrechnersymbol, geben Sie den Prozentsatz ein und klicken Sie auf Speichern. Procore wird den Prozentsatz der Arbeit automatisch in den entsprechenden Dollarbetrag umrechnen. 
    • Derzeit gelagerte Materialien: Geben Sie den Dollarbetrag an Materialien ein, die derzeit auf der Baustelle oder in einer nahegelegenen Lagereinrichtung gelagert werden und die nicht in den Kosten für die Spalten „Abgeschlossene Arbeit“ (D und E) enthalten waren. Bitte beachten Sie, dass die hier eingegebenen Werte auf zukünftigen Rechnungen in dieser Spalte verbleiben, bis sie manuell in „Abgeschlossene Arbeit“ verschoben werden. Siehe Wie stelle ich gelagerte Materialien in Procore in Rechnung?
    • Einbehalt für Arbeit (%) in diesem Zeitraum einbehalten (nur Admin): Geben Sie einen Prozentsatz für die Arbeit ein, die für diesen Zahlungszeitraum einbehalten wurde. (Hinweis: Sie können den Einbehalt auch für alle Einzelposten festlegen, indem Sie einen Wert in die rechte Seitenleiste eingeben und auf Festlegen klicken.)
    • Einbehalt für Material (%) in diesem Zeitraum einbehalten (nur Admin): Geben Sie den Prozentsatz für Materialien ein, die in diesem Zeitraum einbehalten wurden. (Hinweis: Sie können den Einbehalt auch für alle Einzelposten festlegen, indem Sie einen Wert in die rechte Seitenleiste eingeben und auf Festlegen klicken.)
    • Einbehalt für Arbeit ($) im aktuellen Zeitraum freigegeben: Geben Sie den Dollarbetrag des Einbehalts für Arbeit ein, der in diesem Zeitraum freigegeben werden soll. 
    • Einbehalt für Materialien ($) im aktuellen Zeitraum freigegeben: Geben Sie den Dollarbetrag des Einbehalts für Materialien ein, der in diesem Zeitraum freigegeben werden soll.
  3. Wenn der Auftragnehmer nach Genehmigung der Rechnung einen Zahlungsplan erstellt, geben Sie die Beträge für die Arbeiten ein, die Sie in diesem Zeitraum in Anspruch nehmen, in der Spalte Von Subunternehmer im aktuellen Zeitraum beansprucht. Damit diese Spalte angezeigt wird, muss die Zahlungsplanfunktion in den Konfigurationseinstellungen des Rechnungen-Tools aktiviert sein. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rechnungen.
  4. Wenn Sie der Rechnung einen genehmigten Änderungsauftrag für Sekundärverträge hinzufügen möchten, klicken Sie neben dem Änderungsauftrag im Abschnitt Genehmigte Änderungsaufträge für Sekundärverträge zum Hinzufügen zu dieser Rechnung auf Zur Rechnung hinzufügen
    Die Eingabe und Bearbeitung der Änderungsaufträge erfolgt immer auf Einzelposten-Detailebene. Sie können einen anderen Detaillierungsgrad für die Anzeige von Änderungsaufträgen auf der Detailseite der Rechnung auswählen, wenn sie angezeigt oder aus Procore exportiert werden. Siehe Bearbeiten der Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“ für einen Sekundärvertrag .
  5. Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

 

 Hinweise
  • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
  • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
    • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
    • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
  • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.
 Hinweise
  • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
  • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
    • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
    • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
  • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.