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Procore

Erstellen einer Subunternehmerrechnung im Namen eines Rechnungskontakts

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 Für Procore-Kunden in den Vereinigten Staaten

flag-us.png  Wenn Ihr Unternehmen das Point-of-View-Wörterbuch "Owners English" oder "Specialty Contractors English" anwendet, werden Sie in der Benutzeroberfläche unterschiedliche Toolnamen und Begriffsänderungen sehen. Erfahren Sie, wie Sie die Wörterbuchoptionen anwenden. 

  • So lernen Sie die Unterschiede kennen: Anzeigen/Ausblenden      

    • Diese Tabelle zeigt die Unterschiede bei den Tool-Namen (fett) und Begriffen in den Point-of-View-Wörterbüchern für Projektfinanzen. Diese Wörterbücher sind nur in US-Englisch verfügbar. Das Standardwörterbuch ist für Generalunternehmer konzipiert, was bedeutet, dass Sie mit Ihrem Procore-Administrator in Ihrem Unternehmen und Ihrem Procore-Ansprechpartner zusammenarbeiten müssen, um auf die anderen Wörterbuchoptionen zugreifen zu können. 

      Generalunternehmer

      Englisch (Vereinigte Staaten) - Standard

      Besitzer

      Englisch (Owner Terminology V2)

      Fachunternehmer

      Englisch (Spezialauftragnehmerterminologie)
      Rechnungsstellung Rechnungsstellung Fortschritts-Abrechnungen
      Owner Finanzierung Owner
      Bauherr/Kunde Bauherr/Kunde GU/Kunde
      Änderungsauftrag für Primärvertrag Änderungsauftrag zur Finanzierung Änderungsauftrag zum Kundenvertrag
      Hauptverträge Finanzierung Kundenverträge
      Einnahmen Finanzierung Einnahmen
      Unterauftrag Vertrag Unterauftrag
      Subunternehmer Auftragnehmer Subunternehmer
      Subunternehmer-Leistungsverzeichnis (Sub-LV) Leistungsverzeichnis für Auftragnehmer (CSOV) Subunternehmer-Leistungsverzeichnis (Sub-LV)

Ziel

So erstellen Sie eine nachgelagerte Rechnung als Rechnungssadministrator im Namen eines Rechnungskontakts. 

Hintergrund

Wenn Ihr Unternehmen oder Projekt externen Mitarbeitern keine Zugriffsberechtigung auf Ihr Procore-Projekt erteilen möchte, damit diese ihre eigenen Rechnungen einreichen können , kann Ihr Team die digitalen oder Papierrechnungen von Ihren Rechnungskontakten außerhalb von Procore abholen. Nach dem Einzug  können Rechnungsadministratoren sie in Procore im Namen jedes Rechnungskontakt erstellen. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen
  • Zusätzliche Informationen:
    • Ein Rechnungsadministrator kann:
      • Erstellen Sie Rechnungen für alle Kreditorenverträge eines Projekts.
      • Bearbeiten Sie Beträge in einem Leistungsverzeichnis, wenn sich die Rechnung im Status Entwurf oder Überarbeiten und erneut einreichen befindet. Wenn mehrere Rechnungen für einen Kreditorenvertrag während eines Abrechnungszeitraums vorhanden sind, können Sie nur die Beträge auf der letzten Rechnung angeben.
      • Für Benutzer, die gesetzlich verpflichtet sind, Antragstellern einen Zahlungsplan zur Verfügung zu stellen, siehe  Exportieren Sie eine Zahlungsplan.
      • Überarbeiten Sie das "Fälligkeitsdatum" auf der Rechnung für die vorzeitige Zahlung Programme.

Voraussetzungen

Um die Schritte in diesem Tutorial ausführen zu können, muss der Kreditorenvertrag der Rechnung Folgendes enthalten:

Außerdem muss ein Rechnungsadministrator einen Abrechnungszeitraum für die Rechnung anlegen. Siehe Abrechnungszeiträume verwalten. 

Schritte

  1. Seite „Neue Rechnung“ öffnen
  2. Karte „Allgemeine Informationen“ aktualisieren
  3. Karte „Leistungsverzeichnis“ aktualisieren
  4. Aktualisieren Sie die Karte mit den Zahlungsdetails
  5. Anhänge hinzufügen
  6. Rechnung speichern
  7. Optional: Eine Rechnung mit DocuSign© senden

Seite „Neue Rechnung“ öffnen

Die Benutzer erstellen Rechnungen immer im Kreditorenvertrags-Tool des Projekts. 

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Den Verpflichtungsvertrag, für den eine Rechnung erstellt werden soll, finden Sie auf der Registerkarte "Verträge". 
  3. Klicken Sie auf den  Link Nummer, um ihn zu öffnen. 

    open-a-commitment.png
     
  4. Klicken Sie oben im Sekundärvertrag auf Erstellen und wählen Sie  im Menü Rechnung erstellen.
     Tipp
    Ist die Option "Rechnung erstellen" inaktiv? Um zu erfahren, warum, bewegen Sie den Mauszeiger über den Tooltip. Diese Option wird nur aktiviert, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. 
    create-create-invoice.png

    Dadurch wird die Seite "Neue Rechnung für [Vertragsnummer]" geöffnet, damit Sie die Karte Allgemeine Informationen aktualisieren können . 

Karte „Allgemeine Informationen“ aktualisieren

Aktualisieren Sie auf der Seite Neue Rechnung die  Karte Allgemeine Informationen . Fahren Sie nach der Aktualisierung mit der Aktualisierung fort, indem Sie das Leistungsverzeichnis aktualisieren . 

 Hinweis
Das ORANGE eingekreiste Element ist nur mit Procore Payverfügbar. 

sub-invoice-general-info-with-pay.png

new-sub-invoice-general-information-card.png

  • Erfahren Sie, wie Sie die Karte "Allgemeine Informationen" als Rechnungsadministrator: Einblenden/Ausblenden      aktualisieren können    

    • Karte "Allgemeine Informationen"

      In dieser Tabelle sind die Elemente auf der Karte "Allgemeine Informationen" aufgeführt. Ein Rechnungsadministrator kann diese Informationen aktualisieren, wenn er eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakterstellt oder bearbeitet. 

      Element Feldtyp Beschreibung Weitere Informationen
      Auftragsunternehmen Nur Lesen Zeigt den Namen des Unterauftragsunternehmens an, das auf dem Kreditorenvertrag als "Vertragsunternehmen" bezeichnet wird. So ändern Sie den angezeigten Firmennamen:
      Status* Dropdown-Liste Übernehmen Sie den Standardstatus (Entwurf) oder wählen Sie einen anderen Status aus dem Dropdown-Liste. 
      • Wenn eine Rechnung Bereit zur Überprüfung ist, denken Sie daran,  ihren Status in Wird geprüft zu ändern.
      • Denken Sie nach der Überprüfung daran, den Status in Genehmigt oder Überarbeiten und erneut einreichen zu ändern. 
      		 Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?
      Rechnung # Alphanumerischer Text Procore vergibt Rechnungsnummern automatisch nacheinander unter Verwendung seines Standardnummerierungssystems oder des benutzerdefinierten Nummerierungssystems, das für die Rechnungen Ihres Projekts definiert ist.  Lesen Kann ich das Nummerierungssystem für Finanzobjekte in Procore anpassen? bevor Sie diese Nummer ändern. 
      Abrechnungszeitraum* Dropdown-Liste Akzeptieren Sie die  standardmäßig angezeigte Abrechnungszeitraum, oder wählen Sie eine beliebige Abrechnungszeitraum  aus der Dropdown-Liste aus. 

      Anmerkung: Rechnungskontakte und Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Standard" für das Kreditorenvertrags-Tool können eine  Abrechnungszeitraum  nur auswählen, wenn ihr noch KEINE Rechnung zugeordnet ist.       		 Nur Rechnungsadministratoren können Abrechnungszeiträume Abrechnungszeiträume verwaltenerstellen.
      Rechnungsdatum* Kalender-Steuerelement Zeigt das Rechnungsdatum für den ausgewählten Abrechnungszeitraum an. Sie können das Datum für diese Rechnung mit der Kalendersteuerung ändern. Nur Rechnungsadministratoren können Abrechnungszeiträume Abrechnungszeiträume verwaltenerstellen.
      Beginn des Zeitraums* Kalender-Steuerelement Zeigt die Startdatum für die ausgewählte Abrechnungszeitraum an. Sie können das Datum für diese Rechnung mit der Kalendersteuerung ändern. Nur Rechnungsadministratoren können Abrechnungszeiträume Abrechnungszeiträume verwaltenerstellen.
      Ende des Zeitraums* Kalender-Steuerelement Zeigt das Enddatum für die ausgewählte Abrechnungszeitraum an. Sie können das Datum für diese Rechnung mit der Kalendersteuerung ändern.

      Anmerkung: Damit Projektmanager nachvollziehen können, wie sich Rechnungen auf das Budget eines Projekts auswirken, stimmt das  Datum des Abrechnungszeitraums auf einer Rechnung mit der an einem Projekt geleisteten Arbeit überein.      		 Nur Rechnungsadministratoren können Abrechnungszeiträume Abrechnungszeiträume verwaltenerstellen.
      Abrechnungsart: Fortschrittsabrechnung
             		 Optionsschaltfläche Erfordert Procore Pay

      Wenn der Subunternehmer Fortschrittsrechnungen für ein laufendes Projekt einreicht, wählen Sie diese Option.      		 Wenn Ihr Unternehmen Procore Pay hat, funktioniert diese Einstellung mit den Rechnungsstellungseinstellungen für  den bedingten und bedingungslosen Pfandrechtsverzicht auf den Fortschritt. Siehe Pfandrechtsverzichte aktivieren und Standardvorlagen für Projekte festlegen.
      Abrechnungsart: Endgültige Abrechnung
             		 Optionsschaltfläche Erfordert Procore Pay

      Wenn der Subunternehmer eine einmalige Rechnung einreicht oder wenn es sich um die Endrechnung für ein laufendes Projekt handelt, wählen Sie diese Option.       		 Wenn Ihr Unternehmen Procore Pay hat, funktioniert diese Einstellung mit den Rechnungsstellungseinstellungen für den Verzicht auf das endgültige bedingte und das endgültige bedingungslose Pfandrecht. Siehe Pfandrechtsverzichte aktivieren und Standardvorlagen für Projekte festlegen.
      Einreichungsdatum Kalender-Steuerelement Wählen Sie das Datum aus, an dem die Rechnung vom Subunternehmer an Ihr Unternehmen übermittelt wurde.  In der Regel ist dies auf der Rechnung aufgedruckt, die Sie vom Subunternehmen erhalten haben. 

Aktualisieren Sie die Karte mit den Zahlungsdetails

Die Karte "Zahlungsdetails" wird neben der Karte "Allgemeine Informationen" für Rechnungsadministratoren mit Procore Payangezeigt.

Zahlungsdetails Karte

Um die Zahlungs Fälligkeitstermin  für diese Rechnung zu ändern, wählen Sie ein neues Datum aus dem Kalender für das Fälligkeitsdatum der Zahlung.

 
sub-invoice-payment-details-card.png

​​Aktualisieren der Karte "Leistungsverzeichnis"

Die Dateneintrag Felder im Leistungsverzeichnis einer Rechnung hängen von der Abrechnungsmethode des entsprechenden Sekundärvertrags ab (betragsbasiert oder stückmengenbasiert). Weitere Informationen finden Sie unter Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag fest? 

 Tipps

Klicken Sie hier, um die Schritte für die betragsbasierte Dateneintrag anzuzeigen.  

Betragsbasierte Dateneingabe

Führen Sie bei betragsbasierten Sekundärverträgen die folgenden Schritte aus, um das Leistungsverzeichnis einer Rechnung zu aktualisieren. 

 Tipp
Die Rechnung muss die neueste Rechnung sein und sich im   Status Entwurf oder Überarbeiten und erneut einreichen befinden.
  1. Klicken Sie auf der Karte Leistungsverzeichnis auf eine der folgenden Optionen:
    • Um eine oder mehrere Einzelpositionen zu bearbeiten, markieren Sie die Artikelnummer Kontrollkästchen (es) für die zu ändernde(n) Einzelposition.
    • Um alle Einzelposten zu bearbeiten, markieren Sie den Kontrollkästchen in der Spaltenüberschrift Artikelnummer .
       Hinweise

      Alternativ können Sie das Leistungsverzeichnis auch Zeile für Zeile aktualisieren . Klicken Sie dazu auf eine oder mehrere bearbeitbare Zellen und geben Sie Ihre Daten direkt ein.

      • Felder, die direkte Dateneintrag akzeptieren, sind: In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten, Eingelagerte neue Materialien, Frühere gelagerte Materialien, Bisher insgesamt abgeschlossene und gelagerte Materialien (%), Einbehalt in diesem Zeitraum ($), Einbehalt in diesem Zeitraum (%) und Freigegebener Einbehalt insgesamt. 
      • Wenn die Einstellung Einbehalt für gelagerte Materialien aktivieren auf der Registerkarte Erweiterte Einstellungen des  Sekundärvertrags aktiviert ist, können Sie auch Daten in die  Spalte Materialeinbehalt ($) eingeben. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert , wodurch die Spalte ausgeblendet wird. 
  2. Klicken Sie auf Werte bearbeiten. 
    Dadurch wird das Bedienfeld Werte bearbeiten geöffnet. 
  3. Geben Sie im Feld "Werte bearbeiten" die Werte für diese Rechnung Abrechnungszeitraum ein:

    sub-invoice-amount-based-edit-values.png
     
    • Wahlfrei. In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten (%). Geben Sie einen Wert ein, um den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten zu definieren.
      Beispiel
      Geben Sie 25 % in die Spalte In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten (%) ein. Wenn Sie auf Übernehmen klicken, berechnet Procore automatisch die Werte in den  Zellen "Insgesamt abgeschlossen und bisher gelagert" ($),  "Insgesamt abgeschlossen und gelagert bis heute (%)", "Saldo bis Abschluss" und  "Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum" ($).  Außerdem werden die Rechnungssummen aktualisiert.
    • Wahlfrei. Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert (%). Geben Sie einen Wert für den Prozentsatz der Materialien ein, die auf der Baustelle oder in einem Lager installiert und gelagert werden. Dieser Eintrag enthält alle Arbeiten und gelagerten Materialien für diese Rechnung Abrechnungszeitraum sowie alle Rechnungen, die in der Vergangenheit für diese Verpflichtung eingereicht wurden.  Weitere Informationen finden Sie unter Wie fakturiere ich gelagerte Materialien in einer Rechnung?
      Beispiel
      Geben Sie 40 % in die  Spalte Insgesamt abgeschlossen und bisher gelagert (%) ein. Wenn Sie auf Übernehmen klicken, berechnet Procore automatisch die Werte in den Zellen In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten (%), Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert ($), Saldo bis Abschluss und Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum ($).  Außerdem werden die Rechnungssummen aktualisiert.
    • Wahlfrei. Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum (%). Geben Sie einen Wert für den einzubehaltenden Prozentsatz ein glossary-of-terms#Retainage. Siehe Wie lege ich den Einbehalt für einen Subunternehmerrechnung in Procore fest und gebe ihn frei? 
    • Wahlfrei. Freigegebener Gesamteinbehalt (%). Geben Sie einen Wert für den Prozentsatz des Einbehalts ein, der freigegeben werden soll. Siehe Wie lege ich den Einbehalt für einen Subunternehmerrechnung in Procore fest und gebe ihn frei? 
  4. Klicken Sie auf Übernehmen, um die ausgewählten Einzelposition  im Leistungsverzeichnis zu aktualisieren.
    Das System wendet Ihre Aktualisierungen auf die ausgewählten Einzelpositionen an und berechnet die Rechnungssummen neu.

    sub-invoice-updated-amount-based-line-items.png
     
  5. Wiederholen Sie die Schritte, um alle gewünschten Einzelpositionen nach Bedarf zu aktualisieren.
  6. Klicken Sie auf Speichern , um die Aktualisierungen zu speichern.

Klicken Sie hier, um die Schritte für die stück-/mengenbasierte Dateneintrag anzuzeigen.  

Einheiten-/mengenbasierte Dateneingabe

Führen Sie bei stück -/mengenbasierten Sekundärverträgen die folgenden Schritte aus, um das Leistungsverzeichnis einer Rechnung zu aktualisieren.

 Tipp
Die Rechnung muss die neueste Rechnung sein und sich im   Status Entwurf oder Überarbeiten und erneut einreichen befinden.
  1. Wählen Sie auf der Karte Leistungsverzeichnis eine der folgenden Optionen:
    • Um eine oder mehrere Einzelpositionen zu bearbeiten, markieren Sie die Artikelnummer Kontrollkästchen (es) für die zu ändernde(n) Einzelposition.
    • Um alle Einzelposten zu bearbeiten, markieren Sie den Kontrollkästchen in der Spaltenüberschrift Artikelnummer .
       Hinweis

      Alternativ können Sie das Leistungsverzeichnis auch Zeile für Zeile aktualisieren . Klicken Sie dazu auf eine oder mehrere bearbeitbare Zellen und geben Sie Ihre Daten direkt ein .

      • Felder, die direkte Dateneintrag akzeptieren, sind: Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert ($) und Neue Menge.
      • Wenn die Einstellung Einbehalt für abgeschlossene Arbeit aktivieren auf der Registerkarte Erweiterte Einstellungen des  Sekundärvertrags aktiviert ist,können Sie auch Daten in die Spalten Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum ($), Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum ($) und Gesamter freigegebener Einbehalt eingeben. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, werden diese Spalten ausgeblendet.
  2. Klicken Sie auf Werte bearbeiten. 
    Dadurch wird das Bedienfeld Werte bearbeiten geöffnet. 
  3. Geben Sie im Feld "Werte bearbeiten" die Werte für diese Rechnung Abrechnungszeitraum ein:

    sub-invoice-edit-values-panel.png
  4. Klicken Sie auf Übernehmen, um die ausgewählten Einzelposition  im Leistungsverzeichnis zu aktualisieren.
    Das System wendet Ihre Aktualisierungen auf die ausgewählten Einzelpositionen an und berechnet die Rechnungssummen neu.

    sub-invoice-updated-unit-qty-line-items.png
     
  5. Wiederholen Sie die Schritte, um alle gewünschten Einzelpositionen nach Bedarf zu aktualisieren.
  6. Klicken Sie auf Speichern , um die Aktualisierungen zu speichern.
 

Anhänge hinzufügen

  1. Blättern Sie zum Abschnitt „Anhänge“. 
  2. Wählen Sie aus den folgenden Optionen:

    admin-view-attachments-section.png
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Dateien anhängen. Dadurch wird das Dialogfeld Dateien anhängen geöffnet, in dem Sie Dateien von Ihrem Computer hochladen können. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Anhängen . 
      ODER
    • Verschieben Sie die Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Computer oder Netzwerk in den Bereich „Anhänge“. 

Rechnung speichern

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unten auf der Seite "Neue Rechnung". 
Hinweis: Wenn Workflows für Subunternehmerrechnungen aktiviert sind, können Sie auch "Als Entwurf speichern" wählen, um Ihre Arbeit zu speichern und im selben Workflow-Schritt zu bleiben.

Senden einer Rechnung mit DocuSign©

Optional: Wenn Ihr Projektteam mit der Procore + DocuSign©-Integration Signaturen auf Ihren Rechnungen einholen möchte, klicken Sie auf die Schaltfläche Mit DocuSign senden© oben auf der Seite. Um diese Schaltfläche zu verwenden, muss die Integration von DocuSign© im Projekt aktiviert sein (siehe Wie aktiviere ich die DocuSign® Integration?) und die Rechnung muss sich im Status Genehmigt, Genehmigt mit Anmerkungen oder Ausstehende Genehmigung befinden. Um mehr über die DocuSign©-Integration und die Vorbereitung von Umschlägen für die Unterschrift zu erfahren, siehe DocuSign®.

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