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Procore

Erstellen einer Subunternehmerrechnung im Namen eines Rechnungskontakts

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 Gestaffelte Freigabe: Neue Admin- und Projektmitarbeiteransichten für Subunternehmerrechnungen
Am 23. März 2022 wurde die neu gestaltete Version der Oberfläche für Subunternehmerrechnungen in allen Procore-Projekten, die die Tools für das Rechnungsmanagement verwenden, aktiviert. Um Ihnen Zeit zu geben, die Design-Änderungen zu testen, bietet Procore seinen Nutzern die Möglichkeit, bis Februar 2023 zwischen dem neuen und dem alten Design zu wechseln. Nach Februar 2023 wird die Möglichkeit, die neue Oberfläche zu verlassen, abgeschafft. Die alte Oberfläche steht dann in Procore nicht mehr zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Finanzmanagement: Neue Admin- und Projektmitarbeiteransichten für Subunternehmerrechnungen.
 Hinweis
Wenn Sie die alte Version der Subunternehmerrechnungen verwenden, befolgen Sie die Schritte unter Erstellen einer Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts anstelle der folgenden.

Ziel

So erstellen Sie eine nachgelagerte Rechnung als Rechnungssadministrator im Namen eines Rechnungskontakts. 

Hintergrund

In Procore gibt es zwei (2) Möglichkeiten für einen Rechnungsadministrator, eine Kreditorenrechnung für einen Kreditorenvertrag zu erstellen.

  • Erstellen einer Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts
    Wenn Sie dem/den Rechnungskontakt(en) Ihres Mitarbeiters KEINE Zugriffsberechtigung zum Erstellen seiner eigenen Rechnungen in Procore erteilen möchten, gehen Sie wie folgt vor. Bei dieser Methode geben Sie die Daten der Kreditorenrechnung im Namen Ihrer Mitarbeiter in Procore ein. In diesem Zusammenhang ist ein Mitarbeiter die Person oder das Unternehmen, das Sie mit der Durchführung von Arbeiten an Ihrem Projekt beauftragt haben. 
  • Senden einer Einladung zur Rechnungsstellung an einen Rechnungskontakt
    Wenn Sie die Rechnungskontakte Ihres Projektmitarbeiters einladen möchten, ihre eigene Rechnung in Procore einzureichen, befolgen Sie die Schritte unter Senden einer Einladung zur Rechnungsstellung an einen Rechnungskontakt anstelle der folgenden Schritte. Wenn Sie der Empfänger einer Rechnungseinladung sind, können Sie die Schritte unter Neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen ausführen. 
Beispiele

In Procore werden Kreditorenrechnungen erstellt, die mit den Kreditorenverträgen Ihres Projekts verrechnet werden. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Beziehungen bei Kreditorenrechnungen:

  • Wenn Ihr Projekt das Standardwörterbuch von Procore für Generalunternehmer verwendet, würden Sie in Procore eine Kreditorenrechnung im Namen des Subunternehmers erstellen, der Arbeiten für Ihr Projekt durchgeführt hat. In Procore wird dies als „Subunternehmerrechnung“ bezeichnet. 
  • Wenn Ihr Projekt das Procore-Wörterbuch für Auftraggeber verwendet, würden Sie in Procore eine Kreditorenrechnung im Namen des Generalunternehmers erstellen, der Arbeiten für Ihr Projekt durchgeführt hat. In Procore wird dies als Auftragnehmerrechnung bezeichnet. 
  • Wenn Ihr Projekt das Procore-Wörterbuch für Fachunternehmer verwendet, würden Sie in Procore eine Kreditorenrechnung im Namen eines Subunternehmers erstellen, der Arbeiten für Ihr Projekt durchgeführt hat. In Procore wird dies als Subunternehmerrechnung bezeichnet. 

Informationen zu den in Procore verfügbaren Wörterbüchern finden Sie unter Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf ‚Admin‘-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts. 
       Hinweise
      • Die Zugriffsberechtigungen für die Tools „Rechnungsstellung & Teilabrechnungen“ richten sich nach den Berechtigungen, die für die Tools „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ festgelegt wurden. Die Namen der Procore-Tools variieren je nach der in Procore konfigurierten Sprache oder dem Point-of-View-Wörterbuch. Siehe Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?
      • Wenn Sie ein Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt, der bei einem Unternehmen beschäftigt ist, das an einem in Procore verwalteten Projekt arbeitet, wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, vom Procore-Unternehmenskontoinhaber festgelegt. Zu den Berechtigungen, die der Kontoinhaber Ihnen zur Verfügung stellen kann, gehören:
        • Ein Procore-Benutzerkonto
        • Zugriffsberechtigung auf das Tool „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ des Projekts.
        • Mitgliedschaft in der Liste „Privat“ eines bestimmten Vertrags oder einer bestimmten Finanzierung
        • Offizieller Rechnungskontakt für den Vertrag oder die Finanzierung
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sie können für alle Kreditorenverträge Rechnungen erstellen.  
    • Wenn Sie bei einem Kreditorenvertrag der Rechnungskontakt für das Auftragsunternehmen sind, haben Sie folgende Möglichkeiten, eine Rechnung einzureichen:
    • Liegen mehrere Rechnungen für einen einzelnen Abrechnungszeitraum vor, können Sie nur die Rechnungsbeträge der zuletzt erstellten Rechnung bearbeiten.
    • Wenn Sie als Rechnungsadministrator die Karte „Leistungsverzeichnis“ später bearbeiten möchten, muss sich die Rechnung im Status „Entwurf“ oder „Überarbeiten und erneut senden“ befinden. Siehe Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen? 
       Hinweis
      flag-australia.png Diese Funktion wurde für Procore-Kunden in Australien und Neuseeland entwickelt, die gesetzlich verpflichtet sind, Antragstellern einen Zahlungsplan zukommen zu lassen. Diese Funktion steht jedoch allen Procore-Kunden zur Verfügung, die die Tools für Kreditorenverträge, Rechnungsstellung und Teilabrechnungen auf Projektebene verwenden.

Voraussetzungen

Schritte

  1. Seite „Neue Rechnung“ öffnen
  2. Karte „Allgemeine Informationen“ aktualisieren
  3. Karte „Leistungsverzeichnis“ aktualisieren
  4. Einbehalt bei Leistungsverzeichnis-Positionen festlegen und freigeben
  5. Anhänge hinzufügen
  6. Rechnung speichern
  7. Optional: Eine Rechnung mit DocuSign© senden

Seite „Neue Rechnung“ öffnen

Neue Rechnungen werden immer über das Kreditorenverträge-Tool des Projekts erstellt. Der erste Schritt besteht darin, die Seite „Neue Rechnung“ wie folgt zu öffnen:

Karte „Allgemeine Informationen“ aktualisieren

Der nächste Schritt ist die Aktualisierung der Karte „Allgemeine Informationen“ wie folgt:

  1. Ergänzen und/oder überprüfen Sie in der neuen Rechnung die Daten auf der Karte Allgemeine Informationen :
     Tipp
    Sie möchten eine vorhandene Rechnung bearbeiten? Wenn Sie eine vorhandene Rechnung bearbeiten, können Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken, die in der oberen rechten Ecke der Karte Allgemeine Informationen erscheint. Diese Schaltfläche erscheint erst auf der Karte, nachdem die neue Rechnung gespeichert wurde.
    new-sub-invoice-general-information-card.png
    • Auftragsunternehmen
      Zeigt den Namen des Unternehmens an, das die mit dieser Rechnung verbundenen Vertragsarbeiten ausgeführt hat. Dieses Unternehmen wird dem Kreditorenvertrag bei der Erstellung zugeordnet. Siehe Kreditorenverträge erstellen. 
    • Status
      Wählen Sie einen Status für die Rechnung aus der Dropdown-Liste aus. Bei einer neuen Rechnung lautet der Standardstatus von Procore Entwurf. 
       Hinweise
      • Informationen zu den Status finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?
      • Wenn eine Rechnung für die Prüfung durch einen Rechnungsadministrator bereit ist, denken Sie daran, ihren Status in Wird überprüft zu ändern.
      • Nachdem der Rechnungsadministrator eine Rechnung geprüft hat, kann ihr Status je nach Bedarf auf Genehmigt oder Überarbeiten und erneut einreichen geändert werden.
      • Benutzer mit der Berechtigung „Standard“ für das Tool „Verpflichtungen“ können nur Rechnungen mit dem Status Entwurf oder Überarbeitung und Wiedervorlage bearbeiten. 
    • Optional: Rechnungsnummer
      Geben Sie die Rechnungsnummer des Downstream-Projektmitarbeiters in das Feld Rechnungsnummer ein.
       Hinweis
      • Die Rechnungsnummer ist KEIN Pflichtfeld, Sie können dieses Feld leer lassen.
      • In der Regel verwenden Procore-Benutzer dieses Freiformfeld, um eine Referenznummer einzugeben, die der Rechnungsnummer des Downstream-Projektmitarbeiters entspricht. Wenn Sie eine "Rechnungsnummer" eingeben, muss sich diese von allen anderen Rechnungen, die für den entsprechenden Kreditorenvertrag erstellt wurden, unterscheiden. Wenn Sie versuchen, eine Duplikatnummer einzugeben, erscheint oben auf der Seite ein ROTES Warnbanner, das Sie daran erinnert, eine eindeutige Nummer einzugeben. 
      • Procore vervollständigt NICHT automatisch die hier eingegebene Rechnungsnummer auf den zugehörigen Debitorenrechnungen. Welche Felder automatisch ausgefüllt werden, finden Sie unter Wie vervollständigt Procore automatisch Beträge auf einer Debitorenrechnung?
    • Abrechnungszeitraum
      Wählen Sie den Datumsbereich für den Abrechnungszeitraum. Procore wählt standardmäßig automatisch den aktuellen Abrechnungszeitraum aus. 
       Hinweise
      • Rechnungsadministratoren sind für die Erstellung von Abrechnungszeiträumen zuständig. Anweisungen finden Sie unter Automatische Abrechnungsperioden erstellen oder Manuelle Abrechnungsperioden erstellen.
      • Benutzer mit der Berechtigungsstufe „"Admin“ für das Kreditorenvertrags-Tool können einen beliebigen Abrechnungszeitraum aus der Dropdown-Liste auswählen.
      • Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Standard“ für das Kreditorenvertrags-Tool können nur einen Abrechnungszeitraum auswählen, der NICHT mit einer Rechnung verknüpft ist. 
    • Abrechnungsdatum
      Procore wählt automatisch das im aktuellen Abrechnungszeitraum definierte Standarddatum. Dies ist ein Pflichtfeld. 
    • Zeitraumanfang
      Procore wählt automatisch das im aktuellen Abrechnungszeitraum definierte Standard-Startdatum. Dies ist ein Pflichtfeld. 
    • Periodenende
      Procore wählt automatisch das im aktuellen Abrechnungszeitraum definierte Standard-Enddatum. Dies ist ein Pflichtfeld. 
       Hinweis
      Das Datum des Abrechnungszeitraums in Procore soll mit der Arbeit übereinstimmen, die an einem Projekt geleistet wird, damit die Projektmanager die Auswirkungen der Rechnungen auf das Projektbudget verfolgen und melden können. Wenn Ihr Buchhaltungsteam die Abrechnungszeiträume jedoch anders definiert, empfiehlt es sich, den Eintrag „Abrechnungszeitraum“ beizubehalten und dann Ihre eindeutigen Abrechnungsdaten manuell in die Felder „Abrechnungsdatum“, „Zeitraumanfang“ und „Periodenende“ einzugeben. 
    • Optional: Zahlungsdatum
      Geben Sie das Datum ein, an dem die Zahlung an das Auftragsunternehmen erfolgen soll. 
    • Optional: Einreichungsdatum
      Geben Sie das Datum ein, an dem die Zahlung an das Auftragsunternehmen übermittelt werden soll.
  2. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
     Tipp
    Möchten Sie Ihre Rechnung jetzt speichern? Wenn Sie auf der Rechnung auf die Schaltfläche Speichern klicken möchten, können Sie dies jetzt tun. Procore erstellt die neue Rechnung und Sie müssen auf die Schaltflächen Bearbeiten auf jeder Karte in der Rechnung klicken, um mit der Dateneingabe fortzufahren. Die Anweisungen in diesem Tutorial sind darauf ausgelegt, dass Sie mit dem Erstellungsprozess fortfahren, bevor Sie auf Speichern klicken. 

Karte „Leistungsverzeichnis“ aktualisieren

Der nächste Schritt ist die Aktualisierung der Karte „Leistungsverzeichnis“. Die verfügbaren Dateneingabefelder hängen von der für den Vertrag eingestellten Abrechnungsmethode ab: Einheit/Mengenbasiert oder Betragbasiert .

 Tipp
Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag fest? Weitere Informationen finden Sie unter Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?

Für Sekundärverträge, die die einheiten-/mengenbasierte Buchhaltungsmethode verwenden

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn die Einzelpostendaten nach der Methode „Einheiten-/Mengenbasiert“ verbucht werden. 

 Wichtig
  • In dieser Anleitung wird beschrieben, wie Sie die Leistungsverzeichnis-Einzelpositionen aktualisieren, wobei davon ausgegangen wird, dass Sie das Standard-Spaltenlayout von Procore verwenden. Da Sie Ihr Spaltenlayout personalisieren können, ist es wichtig zu beachten, dass das Spaltenlayout in Ihrer Umgebung anders sein kann.
  • Um ein personalisiertes Spaltenlayout jederzeit auf die Standardeinstellung von Procore zurückzusetzen, klicken Sie auf die vertikale Ellipse in einer beliebigen Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalten zurücksetzen aus dem Overflow-Menü. 
  • Wenn Sie als Rechnungsadministrator die Karte „Leistungsverzeichnis“ später bearbeiten möchten, muss sich die Rechnung im Status „Entwurf“ oder „Überarbeiten und erneut senden“ befinden. Siehe Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen? 
  1. Blättern Sie nach unten zum Abschnitt „Leistungsverzeichnis“ der neuen Rechnung. 
  2. Klicken Sie auf eine Einzelposition im Abschnitt „Leistungsverzeichnis“, um sie auszuwählen. 
  3. Überprüfen Sie die Felder in den folgenden Spalten und füllen Sie sie für jede Einzelposition aus, die mit der Rechnung bezahlt werden soll:
    • Gesamtfortschritt in %: Geben Sie einen Prozentsatz ein, der den gesamten bisherigen Arbeitsfortschritt darstellt. Wenn es sich beispielsweise um Ihre erste Rechnung handelt und 50 % der Arbeiten ausgeführt wurden, tragen Sie in dieses Feld 50 % ein. Dadurch werden die Mengen- und Währungswerte in diesen Spalten automatisch aktualisiert: „Neue Menge“, „Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert“ und „Saldo bis Abschluss“.
    • Neue Menge: Wenn Sie möchten, können Sie auch einen Währungsbetrag eingeben, der den Wert des bisherigen Arbeitsfortschritts darstellt. Wenn Sie z. B. in der Spalte „Gesamtfortschritt in %“ keine 50 % eingegeben haben, können Sie in diesem Feld 500,00 US-Dollar eingeben, um anzugeben, dass die Hälfte der Gesamtmenge des Vertrags erfüllt wurde.  
      Beispiel

      In der folgenden Abbildung sehen Sie, wie Procore die Spaltenwerte einer Einzelposition automatisch aktualisiert, wenn Sie einen prozentualen Betrag in die Spalte „Gesamtfortschritt in %“ eingeben. Wenn Sie es vorziehen, einen Mengenbetrag in die Spalte „Neue Menge“ einzugeben, wird durch Ihre Eingabe automatisch der Prozentwert in der Spalte „Gesamtfortschritt in %“ aktualisiert. Unabhängig davon, welche Methode Sie für Ihre Dateneingabe wählen, berechnet Procore auch automatisch die Werte in den Spalten „Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert“ und „Saldo bis Abschluss“. 

      sov-unit-quantity-line-item-entry.png

Für Sekundärverträge, die die betragsbasierte Buchhaltungsmethode verwenden

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn die Einzelpostendaten die Buchhaltungsmethode „Betragsbasiert“ verwenden.

 Wichtig
  • In dieser Anleitung wird beschrieben, wie Sie die Leistungsverzeichnis-Einzelpositionen aktualisieren, wobei davon ausgegangen wird, dass Sie das Standard-Spaltenlayout von Procore verwenden. Da Sie Ihr Spaltenlayout personalisieren können, ist es wichtig zu beachten, dass das Spaltenlayout in Ihrer Umgebung anders sein kann.
  • Um ein personalisiertes Spaltenlayout jederzeit auf die Standardeinstellung von Procore zurückzusetzen, klicken Sie auf die vertikale Ellipse in einer beliebigen Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalten zurücksetzen aus dem Overflow-Menü.
  • Wenn Sie als Rechnungsadministrator die Karte „Leistungsverzeichnis“ später bearbeiten möchten, muss sich die Rechnung im Status „Entwurf“ oder „Überarbeiten und erneut senden“ befinden. Siehe Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen? 
  1. Blättern Sie nach unten zum Abschnitt „Leistungsverzeichnis“ der neuen Rechnung. 
  2. Klicken Sie auf eine Einzelposition im Abschnitt „Leistungsverzeichnis“, um sie auszuwählen. 
  3. Überprüfen Sie die Daten für jede einzelne Position im Leistungsverzeichnis der Rechnung: 
    • Positionsummer. Zeigt die Positionsnummer im Leistungsverzeichnis der Rechnung an. 
    • Budgetschlüssel. Zeigt den Budgetschlüssel an, der der Rechnungsposition im Leistungsverzeichnis zugeordnet ist.
    • Beschreibung der Arbeit. Zeigt die auf dem Kreditorenvertrag eingegebene Beschreibung der Rechnungsposition an. 
    • Geplanter Wert. Zeigt den geplanten Wert der Einzelposition im Kreditorenvertrag an. Dies ist der vertraglich festgelegte Wert der Einzelposition. 
    • Abgeschlossene Arbeiten aus dem vorherigen Antrag (%). Wenn für den Kreditorenvertrag frühere Rechnungen erstellt wurden, zeigt diese Zelle einen Prozentwert an, der die in früheren Abrechnungszeiträumen für den Kreditorenvertrag geleistete Arbeit darstellt. 
  4. Wenn Sie eine Rechnung für Arbeiten einreichen, die während des laufenden Abrechnungszeitraums abgeschlossen wurden, haben Sie folgende Möglichkeiten: 
    • Optional: Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert (%). Geben Sie den prozentualen Anteil der abgeschlossenen Arbeiten und der bisher gelagerten Materialien an. Wenn es sich beispielsweise um die erste Rechnung für einen Kreditorenvertrag handelt und Sie die Hälfte der Arbeit für die Position in diesem Abrechnungszeitraum erledigt haben, können Sie hier 50% eintragen. Wenn es sich nicht um die erste Rechnung für den Kreditorenvertrag handelt, sollten Sie Ihre Daten stattdessen in der Spalte „In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten“ (siehe unten) eintragen. 
       Hinweis
      Wenn Sie bereits früher Rechnungen für diesen Kreditorenvertrag erstellt haben, ist es wichtig zu wissen, dass der hier eingegebene Wert die gesamte geleistete Arbeit und das gesamte bisher gelagerte Material darstellt. Ein Eintrag in der Spalte „Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert (%)“ steht für alle Arbeiten und gelagerten Materialien, sowohl für den aktuellen Abrechnungszeitraum für diese Rechnung als auch für alle Rechnungen für frühere Abrechnungszeiträume. 
      Wenn Sie hier einen Wert eingeben, errechnet Procore die Positionsdaten automatisch wie folgt:
      • Der Währungsbetrag in der Spalte „In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten“. Wenn die Belegposition einen geplanten Wert von 500,00 US-Dollar hat, gibt Procore 250,00 US-Dollar ein, was 50 % der Arbeit entspricht. 
      • Die Währungsspalte „Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert ($)“. Procore fügt zu dieser Spalte 250,00 US-Dollar hinzu. In dieser Spalte wird auch der kumulierte Wert aus früheren Rechnungen angezeigt. 
      • Der Betrag in der Spalte „Saldo bis Ende“. Dabei wird Ihr aktueller Eintrag von der Spalte „Geplanter Wert“ abgezogen, um die verbleibende Arbeit für den Kreditorenvertrag anzuzeigen. 
      • Der Betrag in der Spalte „Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum ($)“. Diese Berechnung basiert auf dem eingegebenen Betrag und dem Eintrag in der Spalte „Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum (%)“ in der Belegposition. 
        ODER
    • Optional: In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten. Geben Sie einen Betrag ein, der die geleistete Arbeit für den aktuellen Abrechnungszeitraum darstellt. Wenn Sie z. B. die Hälfte der Arbeit für die Position erledigt haben, können Sie hier den Währungsbetrag eingeben (anstelle eines Prozentwerts in der Spalte „Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert (%)“. Sie könnten zum Beispiel 250,00 US-Dollar in die Spalte eingeben (anstelle von 50 % in der Spalte „Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert (%)“). Wenn Sie hier einen Wert eingeben, errechnet Procore die Positionsdaten automatisch wie folgt:
      • Der prozentuale Anteil in der Spalte „Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert (%)“. Wenn die Belegposition einen geplanten Wert von 500,00 $ hat, Procore fügt dem Wert 250,00 $ hinzu, was 50 % des Arbeitsaufwands entspricht. Denken Sie daran, dass der Wert in dieser Spalte die gesamte Arbeit für die aktuelle Rechnung und alle Rechnungen aus vergangenen Abrechnungszeiträumen darstellt. 
      • Die Währungsspalte „Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert ($)“. Procore fügt zu dieser Spalte 250,00 US-Dollar hinzu. In dieser Spalte wird auch der kumulierte Wert aus früheren Rechnungen angezeigt. 
      • Der Betrag in der Spalte „Saldo bis Ende“. Dabei wird Ihr aktueller Eintrag von der Spalte „Geplanter Wert“ abgezogen, um die verbleibende Arbeit für den Kreditorenvertrag anzuzeigen. 
      • Der Betrag in der Spalte „Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum ($)“. Diese Berechnung basiert auf dem eingegebenen Betrag und dem Eintrag in der Spalte „Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum (%)“ in der Belegposition. 
  5. Wenn Sie eine Rechnung für neue Materialien einreichen, die während dieses Abrechnungszeitraums eingegangen sind und gelagert werden, geben Sie Folgendes ein:
     Hinweis

    Sind Sie neu in der Rechnungsstellung für gelagerte Materialien in Procore? Weitere Informationen zur Fakturierung von gelagerten Materialien in einer Kreditorenrechnung finden Sie unter Wie fakturiere ich gelagerte Materialien in einer Subunternehmerrechnung?

    • Neue gelagerte Materialien. Geben Sie einen Währungsbetrag für alle neuen Materialien ein, die auf der Baustelle (oder in einem Lager) für den aktuellen Abrechnungszeitraum gelagert werden. Der Betrag, den Sie hier eingeben, sollte die Kosten ausschließen, die in der Spalte „In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten“ eingetragen sind.
    • Vorherige gelagerte Materialien. Geben Sie einen Währungsbetrag für die Materialien ein, die auf der vorherigen Rechnung als gelagert erfasst wurden. 
    • Zurzeit gelagerte Materialien. Zeigt den Währungsbetrag der Materialien an, die während des aktuellen Abrechnungszeitraums gelagert werden. 
    • Gesamtbetrag Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert ($). Zeigt den Währungsbetrag der abgeschlossenen Arbeiten und der auf der Baustelle gelagerten Materialien für die aktuelle Rechnung und die Rechnung(en) der vergangenen Abrechnungsperiode(n) an.  
  6. Saldo bis Ende: Zeigt den verbleibenden Währungsbetrag für die Position an. Dies sind die noch nicht abgeschlossenen Arbeiten. 
  7. Optional: Wenn Sie den Einbehalt für die Leistungsverzeichnis-Einzelpositionen festlegen oder aufheben möchten, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. 

Einbehalt bei Leistungsverzeichnis-Positionen festlegen und freigeben

Wenn Sie einen Einbehalt für die Einzelposten im Leistungsverzeichnis festlegen und freigeben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie aus diesen Optionen, um die Einzelpositionen auszuwählen:
    • Um alle Einzelpositionen in der SOV auszuwählen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen in der Kopfzeile „Positionsnummer“ der Datentabelle. 
      ODER
    • Um einzelne Positionen auszuwählen, markieren Sie das/die Kästchen in der Spalte „Positionsnummer“ für die gewünschte(n) Position(en). 
  2. Klicken Sie im Leistungsverzeichnis auf die Schaltfläche Bearbeiten . 
  3. Optional: Wenn Sie ein Rechnungsadministrator sind, der den Einbehalt für die Rechnung festlegen möchte, gehen Sie wie folgt vor: 
    • Markieren Sie eines oder mehrere der Kontrollkästchen Element Nummer. Klicken Sie dann auf das Bleistiftsymbol oberhalb der Datentabelle im Leistungsverzeichnis. 
      Dadurch wird der Bereich Bearbeiten auf der rechten Seite der Seite geöffnet. 
    • Geben Sie die Einbehaltungswerte ein, die für die ausgewählten Belegpositionen gelten sollen:
      • Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum (%). Geben Sie einen prozentualen Betrag ein, um den Prozentsatz des Arbeitseinbehalts anzugeben, der in diesem Abrechnungszeitraum freigegeben werden soll. 
      • Freigegebener Einbehalt. Geben Sie einen prozentualen Betrag ein, um den Prozentsatz des freigegebenen Einbehalts anzugeben.
      • Materialeinbehalt (%). Geben Sie einen prozentualen Betrag ein, um den Prozentsatz des Arbeitseinbehalts anzugeben, der in diesem Abrechnungszeitraum freigegeben werden soll. 
    • Klicken Sie auf Übernehmen. 
  4. Wählen Sie aus diesen Optionen für die Eingabe von Einbehalt für Arbeit:
    • Einbehalt für Arbeit in diesem Zeitraum ($). Zeigt den Währungsbetrag für den Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum an. Der Wert, der hier erscheint, basiert auf Ihrem Eintrag in der Spalte „In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten“. Ein Eintrag in dieser Zelle lässt Procore automatisch den prozentualen Wert in der Spalte „Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum (%)“ berechnen. 
      ODER
    • Einbehalt für Arbeit in diesem Zeitraum (%). Geben Sie einen prozentualen Betrag für den Arbeitseinbehalt ein, dessen Freigabe Sie für diesen Zeitraum beantragen. Ein Eintrag in dieser Zelle lässt Procore automatisch den Währungswert in der Spalte „Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum ($)“ berechnen. 
  5. Geben Sie in der Spalte Insgesamt freigegebener Einbehalt den Gesamtbetrag des Arbeitseinbehalts ein, dessen Freigabe für die Einzelposition beantragt wird. 
  6. Wählen Sie aus diesen Optionen für die Eingabe von Materialeinbehalt: 
    • Materialeinbehalt ($). Geben Sie einen Währungsbetrag für den Materialeinbehalt ein, dessen Freigabe Sie für diesen Zeitraum beantragen. Der Wert, der hier erscheint, basiert auf Ihren Eingaben in den Spalten „Neue gelagerte Materialien“ und „Vorherige gelagerte Materialien“. Ein Eintrag in dieser Zelle lässt Procore automatisch den prozentualen Wert in der Spalte „Materialeinbehalt in diesem Zeitraum (%)“ berechnen. 
      ODER
    • Materialeinbehalt (%). Geben Sie einen prozentualen Betrag für den Materialeinbehalt ein, dessen Freigabe Sie für diesen Zeitraum beantragen. Der Wert, der hier erscheint, basiert auf Ihren Eingaben in den Spalten „Neue gelagerte Materialien“ und „Vorherige gelagerte Materialien“.Ein Eintrag in dieser Zelle lässt Procore automatisch den prozentualen Wert in der Spalte „Materialeinbehalt in diesem Zeitraum (%)“ berechnen. 
  7. In der Spalte Einbehalt gesamt berechnet Procore die Summe des Betrags „Arbeitseinbehalt in diesem Zeitram ($)“ plus den Betrag „Materialeinbehalt ($)“, um den Gesamteinbehalt auf der Rechnung darzustellen. 

Anhänge hinzufügen

  1. Blättern Sie zum Abschnitt „Anhänge“. 
  2. Wählen Sie aus den folgenden Optionen:

    admin-view-attachments-section.png
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Dateien anhängen. Dadurch wird das Dialogfeld Dateien anhängen geöffnet, in dem Sie Dateien von Ihrem Computer hochladen können. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Anhängen . 
      ODER
    • Verschieben Sie die Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Computer oder Netzwerk in den Bereich „Anhänge“. 

Rechnung speichern

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern am unteren Rand der Seite „Neue Rechnung“. 

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Senden einer Rechnung mit DocuSign©

Optional: Wenn Ihr Projektteam mit der Procore + DocuSign©-Integration Signaturen auf Ihren Rechnungen einholen möchte, klicken Sie auf die Schaltfläche Mit DocuSign senden© oben auf der Seite. Um diese Schaltfläche zu verwenden, muss die Integration von DocuSign© im Projekt aktiviert sein (siehe Wie aktiviere ich die DocuSign® Integration?) und die Rechnung muss sich im Status Genehmigt, Genehmigt mit Anmerkungen oder Ausstehende Genehmigung befinden. Um mehr über die DocuSign©-Integration und die Vorbereitung von Umschlägen für die Unterschrift zu erfahren, siehe DocuSign®.

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