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Procore

Erstellen eines Unterauftrags (Legacy)

 Legacy Inhalt

In diesem Tutorial werden die alten Versionen von Procore bei der Erstellung eines Unterauftrags erläutert. Die Informationen auf dieser Seite werden durch aktualisierte Inhalte ersetzt, sobald die neu gestaltete Beta-Version der Sekundärverträge allgemein verfügbar ist. Weitere Informationen zu dieser Version und ihrem Zeitplan finden Sie unter Projektfinanzen: Modernisierte Version für Sekundärverträge.

Wichtig! Wenn Sie die Beta-Version der Sekundärverträge verwenden, sehen Sie sich bitte das Tutorial Unteraufträge erstellen anstelle der folgenden Informationen an. 

Ziel

So erstellen Sie einen Unterauftrag in Procore mit dem Sekundärverträge-Tool des Projekts. 

Hintergrund

Unteraufträge können sowohl in der Vorbereitungsphase als auch in der Bauphase eines Projekts vergeben werden und werden in der Regel in Procore von Projektmanagement erstellt und nachverfolgt. Nach der Vergabe eines Primärvertrags erstellt der Projektmanager Bestellungen und Unteraufträge für bestimmte Branchen, um Materialien und Dienstleistungen von Subunternehmern für ein Projekt zu sichern. 

Wichtige Hinweise

Voraussetzungen

Schritte

Schritt 1: Unterauftrag erstellen

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf +Erstellen und wählen Sie Unterauftrag aus dem Dropdown-Menü.
    create-commitment.png
  3. Gehen Sie auf der Registerkarte 'Allgemein' unter 'Allgemeine Informationen' wie folgt vor:
    subcontract-general-tab.png
    • Mit DocuSign® unterschreiben
      Wenn Sie die Procore + DocuSign® Integration aktiviert haben (siehe Aktivieren oder Deaktivieren der DocuSign® Integration in einem Procore Projekt), erscheint in diesem Feld standardmäßig ein Häkchen.Wenn Sie KEINE Unterschriften mit DocuSign® sammeln möchten, entfernen Sie die Markierung.
    • Nummer #
      Übernehmen Sie die Standardnummer, geben Sie eine neue Nummer ein oder erstellen Sie ein eigenes Nummerierungsschema.

      Für Unternehmen, die die icon-erp-synced2.png ERP-Integrationstool: 

      • Um die Sekundärverträge an das ERP-Integrationen-Tool zu senden, damit sie von einem Buchhaltungsgenehmiger für den Export akzeptiert wird:
        • Ihr integriertes ERP-System kann eine maximale Zeichenbegrenzung vorschreiben.
        • Voraussetzungen, Einschränkungen und Überlegungen können je nach ERP-System gelten, in das Ihr Procore-Konto integriert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Wissenswertes über Ihre ERP-Integration.
       Tipp
      Wie werden die Nummern vergeben? Um zu erfahren , wie Procore Nummern zuweist und um Ihre benutzerdefinierten Nummerierungsoptionen zu verstehen, siehe Kann ich das Nummerierungssystem für Finanzobjekte in Procore anpassen?
    • Titel
      Geben Sie einen beschreibenden Titel für den Unterauftrag ein. 
       Hinweise
    • Auftragsunternehmen
      Wählen Sie das Unternehmen aus, das für die Ausführung der Arbeiten am Unterauftrag verantwortlich ist (z.B. American Construction Co.).
      Hinweise:
    • Rechnungskontakte
      Wählen Sie einen (1) oder mehrere Mitarbeiter des „Vertragsunternehmens“ als Rechnungskontakt(e) aus. Nach dem Speichern des Untervertrags werden alle hier hinzugefügten Benutzer der Liste „Privat“ hinzugefügt. Sie müssen ein „Vertragsunternehmen“ auswählen, bevor Sie Rechnungskontakte auswählen können. 
       Hinweis
      Es ist wichtig, immer mindestens einen "Rechnungskontakt" auf einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzuzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige E-Mail-Einladungen und automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den entsprechenden Kontakt gesendet werden. Weitere Informationen darüber, wie wichtig es ist, Rechnungskontakte in Ihre Kreditorenverträge aufzunehmen, finden Sie unter Was ist ein Rechnungskontakt? 
    • Status
      Weisen Sie dem Unterauftrag einen Status zu. Informationen über die verfügbaren Status und darüber, welche Sekundärvertragsstatus die Vertragsbeträge im Budget Ihres Projekts widerspiegeln, finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Sekundärverträge in Procore? 
    • Ausgeführt. Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzuzeigen, dass der Unterauftrag vollständig unterzeichnet und ausgeführt wurde.
       Hinweise
      • Viele Procore-Benutzer setzen ein Häkchen in das Feld Ausgeführt, wenn sie den Sekundärvertrag in den Status „Genehmigt“ oder „Abgeschlossen“ versetzen.
      • Der Zeitpunkt, zu dem Ihr Projektteam ein Häkchen in das Feld Ausgeführt setzt, sollte immer mit dem spezifischen Geschäftsprozess Ihres Projekts abgestimmt sein 
    • Privat
      Aktivieren Sie die Kontrollkästchen und wählen Sie aus der Liste 'Person auswählen' beliebige Projektbenutzer oder Projektmitarbeiter aus.Weitere Informationen zu den Datenschutzoptionen finden Sie unter Ändern Sie die Datenschutzeinstellungen für einen Sekundärvertrag.
      • Nur für Administratoren und folgende Benutzer sichtbar machen
        Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Sichtbarkeit der Bestellung auf Benutzer mit dem Status 'Admin' im Sekundärverträge-Tool des Projekts und auf Benutzer zu beschränken, die in der Dropdown-Liste 'Person auswählen' angegeben sind. 
      • LV-Posten für diese Benutzer sichtbar machen
        Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Sichtbarkeit der Posten des Leistungsverzeichnisses (LV) in der Bestellung auf Benutzer mit dem 'Admin' im Sekundärverträge-Tool des Projekts und auf Benutzer zu beschränken, die in der Dropdown-Liste 'Person auswählen' angegeben sind. 
    • Standard-Einbehalt
      Geben Sie den prozentualen Anteil des anfallenden Einbehalts auf der ersten Rechnung des Subunternehmers an. Es ist beispielsweise üblich, in dieses Feld 5 oder 10 % einzugeben. 
       Hinweise
    • Beschreibung
      Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen an.
    • Anhänge. Hängen Sie alle zugehörigen Materialien wie Preisangebote, Belege, unterzeichnete Bestellungen usw. an. Sie können an Ihr Projekt hochgeladene Dateien anhängen oder Dateien per Drag & Drop von Ihrem lokalen Computer ziehen.
  4. Scrollen Sie zum Abschnitt Vertragsdaten und geben Sie Folgendes ein:
    subcontract-contract-dates.png
    • Startdatum. Wählen Sie das Datum aus, an dem der Arbeitsbereich am Projektstandort beginnt.
    • Veranschlagtes Abschlussdatum. Wählen Sie das veranschlagte Datum, an dem der Arbeitsbereich abgeschlossen sein wird.
       In Beta
      Hinweis für Benutzer, die am Betaprogramm für die eingeschränkte Version für vom Baugelände eingeleitete Änderungsaufträge teilnehmen. Die folgenden Informationen beschreiben eine Konfiguration, die Procore-Benutzern zur Verfügung steht, die am Beta-Teilnehmerprogramm für vom Baugelände initiierte Änderungsaufträge teilnehmen. Weitere Informationen zu dieser Version finden Sie unter Sekundärverträge: Erlauben Sie Projektmitarbeitern, vor Ort initiierte Änderungsaufträge einzureichen. 
    • Empfangsdatum des unterzeichneten Vertrags. Wählen Sie das Datum aus, an dem der Untervertrag offiziell unterzeichnet wurde.
    • Tatsächliches Abschlussdatum. Wählen Sie das Datum aus, an dem der Arbeitsbereich als abgeschlossen galt.
  5. Scrollen Sie zum Abschnitt Weitere Informationen und geben Sie Folgendes ein:
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • Einschlüsse. Geben Sie alle Einschlüsse an, die in den zugehörigen Vertragsunterlagen nicht eindeutig aufgeführt sind.
    • Ausschlüsse. Geben Sie alle Ausschlüsse an, die in den zugehörigen Vertragsunterlagen nicht eindeutig aufgeführt sind.
  6. Klicken Sie auf eine (1) dieser Schaltflächen:
    • Erstellen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den neuen Unterauftrag zu speichern und zur Registerkarte „Allgemein“ im Anzeigemodus zurückzukehren.
    • Erstellen & LV eingeben. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den neuen Unterauftrag zu speichern und zur Registerkarte „Leistungsverzeichnis“ im Bearbeitungsmodus zu wechseln. Fahren Sie mit der Eingabe des LV fort.
    • Mit DocuSign® ausfüllen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Unterauftrag mit der DocuSign®-Integration auszufüllen. Siehe Einen Sekundärvertrag mit DocuSign® ausfüllen.

Schritt 2: Geben Sie das Werteverzeichnis (SOV) ein

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Leistungsverzeichnis (LV) zu einem Unterauftrag einzugeben:

Importieren von LV-Einzelposten aus einer CSV-Datei

Wenn Sie mehrere Einzelposten in ein LV importieren möchten, stellt das Sekundärverträge-Tool Benutzern eine CSV-Vorlage zur Verfügung, die Sie herunterladen, vervollständigen und anschließend in Procore hochladen können. Anweisungen finden Sie unter Importieren von Sekundärvertrags-LV-Einzelposten von einer CSV-Datei.

Hinzufügen von Einzelposten zum LV

 Hinweise
  • Wenn Ihr Unternehmen die Procore +Integration von Ryvit-Integration verwendet und Ihr Integration von Ryvit-System für die Verwendung der berechneten Methode konfiguriert ist, lässt Integration von Ryvit KEINE Pauschale als Maßeinheit zu.
  • Wenn Sie ‚Zwischensumme überschreiben' verwenden, müssen Sie NUR den Betrag der Zwischensumme eingeben. Die Integration von Ryvit-Integration erstellt dann einen ‚LS'-Posten in Integration von Ryvit.
  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie unter der Registerkarte Verträge den zu aktualisierenden Sekundärvertrag. Klicken Sie dann auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Werteliste .
  4. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen.
     Hinweis
     Wenn die Einstellung "Immer bearbeitbare Werteliste aktivieren" im Sekundärverträge-Tool aktiviert ist, können Benutzer mit der erforderlichen Benutzerberechtigung zum Bearbeiten eines Sekundärvertrags das Leistungsverzeichnis ändern, während sich ein Sekundärvertrag in einem beliebigen Status befindet.Einen Sekundärvertrag bearbeitenWeitere Informationen finden Sie unter Was ist die Einstellung "Immer bearbeitbares Leistungsverzeichnis aktivieren"?
  5. Befolgen Sie die entsprechenden Schritte, je nachdem, ob Ihre Buchhaltungsmethode Betragsbasiert oder Einheiten-/mengenbasiert ist:
     Hinweis
    Um Ihre Abrechnungsmethode zu bearbeiten, bevor Sie LV-Einzelposition hinzufügen, siehe Erweiterte Einstellungen in einem Kreditorenvertrag bearbeiten.Weitere Informationen finden Sie unter Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?
    1. Für Aufträge mit Betragsbasierter Buchhaltungsmethode:
      1. #
        Gibt automatisch eine Einzelpostennummer in fortlaufender Reihenfolge ein. 
      2. Einzelposten von Änderungen
        Wenn Änderungen aktiviert sind, können Sie den Einzelposten einer Änderung auswählen, wenn der Sekundärvertrag mit einer Änderung verknüpft werden muss. 
      3. Budgetschlüssel
        Wählen Sie einen Budgetschlüssel aus der Liste oder klicken Sie auf Budgetschlüssel erstellen, um einen neuen Schlüssel zu erstellen. Siehe Was ist ein Budgetschlüssel im PSP von Procore? 
      4. Beschreibung
        Geben Sie eine Beschreibung des Einzelposten ein. Geben Sie beispielsweise ein: Monatliche Servicegebühr
      5. Betrag
        Geben Sie den Kostenbetrag ein.
      6. Abgerechnet bis heute
        Das System berechnet automatisch den fakturierten Betrag im Sekundärvertrag bis zum aktuellen Datum.  
      7. Restsumme
        Geben Sie den Betrag ein, der bis zum aktuellen Datum NICHT in Rechnung gestellt wurde. 
      8. Steuernummer
        Geben Sie eine Steuernummer ein, der für diesen Einzelposten verwendet werden soll. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie die Funktion Steuernummer aktiviert haben. Siehe Wie kann ich Steuernummern für ein Projekt verwenden?
    2. Für Verträge, die die einheiten-/mengenbasierte Abrechnungsmethode verwenden:
      1. #
        Gibt automatisch eine Einzelpostennummer in fortlaufender Reihenfolge ein. 
      2. Einzelposten von Änderungen
        Wenn Änderungen aktiviert sind, können Sie den Einzelposten einer Änderung auswählen, wenn der Sekundärvertrag mit einer Änderung verknüpft werden muss. 
      3. Budgetschlüssel
        Wählen Sie einen Budgetschlüssel aus der Liste aus oder klicken Sie auf Budgetschlüssel erstellen , um einen neuen Schlüssel zu erstellen. Siehe Was ist ein Budgetschlüssel im PSP von Procore? 
      4. Beschreibung
        Geben Sie eine Beschreibung des Einzelposten ein. Geben Sie beispielsweise ein: Monatliche Servicegebühr
      5. Menge
        Geben Sie die Anzahl der Einheiten ein.
      6. Maßeinheit
        Geben Sie die Maßeinheit (ME) ein.
         Hinweise
      7. Stückkosten
        Geben Sie die Stückkosten in das dafür vorgesehene Feld ein.
      8. Betrag
        Das System berechnet automatisch die Zwischensumme für Sie, bezogen auf die Mengen-, Mengeneinheiten- und Stückkosten-Einträge. 
      9. Abgerechnet bis heute
        Das System berechnet automatisch den fakturierten Betrag des Sekundärvertrags bis zum aktuellen Datum. 
      10. Restsumme
        Geben Sie den Betrag ein, der bis zum aktuellen Datum NICHT in Rechnung gestellt wurde. 
      11. Steuernummer
        Geben Sie eine Steuernummer ein, der für diesen Einzelposten verwendet werden soll. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie die Funktion Steuernummer aktiviert haben. Siehe Wie kann ich Steuernummern für ein Projekt verwenden?
  6. Wählen Sie eine dieser Optionen:
    • Speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Änderungen am LV zu speichern. 
    • Speichern & Per E-Mail senden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Änderungen am LV zu speichern und die Aktualisierungen per E-Mail an den Rechnungskontakt zu senden.