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Procore

Erstellen von Primärverträgen

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Ziel

Um einen (1) oder mehrere Debitorenverträge für ein Procore-Projekt zu erstellen. 

Hintergrund

Ein Debitorenvertrag ist eine rechtliche Vereinbarung zwischen Vertragspartnern. Bei einem Einparteienvertrag wird die Partei, die das Bauprojekt finanziert, als Kunde, Auftraggeber oder Prinzipal bezeichnet.Derjenige, der für die Ausführung der Arbeiten bezahlt wird, wird als Generalunternehmer, Hauptunternehmer oder Hauptauftragnehmer bezeichnet. In Procore können Sie entweder einen einzigen Vertrag für ein einzelnes Bauprojekt erstellen oder - wenn es sich um einen größeren Vertrag handelt oder wenn Sie mehrere Finanzierungsquellen oder Kunden haben - den Arbeitsumfang für ein einzelnes Projekt in mehrere Verträge aufteilen. 

Wenn Ihr Unternehmen Procore zur Verwaltung Ihrer Bauprojekte erworben hat, können Sie für jedes neue Bauprojekt einen (1) oder mehrere Verträge erstellen. 

Beispiele

Wann ist ein einziger Debitorenvertrag zu erstellen?

Die meisten Kunden, die ihre Bauprojekte in Procore verwalten, erstellen einen einzigen Vertrag für ein einzelnes Projekt. Wenn Sie zum Beispiel ein Generalunternehmer sind, ist ein einziger Vertrag die einfachste Art, ein Bauprojekt zu verwalten, wenn es nur einen einzigen Projektauftraggeber und eine einzige Finanzierungsquelle gibt. Wenn Sie ein Auftraggeber/Entwickler oder ein interner Generalunternehmer sind, der eine vorgelagerte Genehmigungspflicht hat, können Sie einen einzigen Debitorenvertrag erstellen, um den vorgelagerten Vertrag und die Rechnungen zu bearbeiten. 

Wann sind mehrere Debitorenverträge zu erstellen?

Wenn ein Projekt mehrere Eigentümer, Kunden, Finanzierungsquellen und/oder Projektdurchführungsmethoden hat, können Sie auch mehrere Verträge für ein einzelnes Projekt erstellen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, mehrere Verträge in einem einzigen Procore-Projekt zu erstellen, gibt es einige Einschränkungen. Weitere Informationen finden Sie unter Gibt es Systemeinschränkungen, wenn Projekte mehrere Debitorenverträge haben? Gründe für die Erstellung mehrerer Verträge sind unter anderem: 

  • Mehrere Kunden und Finanzierungsquellen. Ein Projekt kann mehrere Finanzierungsquellen oder mehrere Auftraggeber haben. Ein Fachunternehmer könnte sich zum Beispiel dafür entscheiden, für jeden Kunden einen eigenen Debitorenvertrag abzuschließen. Oder Ihr Bauunternehmen wurde mit der Durchführung von Arbeiten an einem Projekt beauftragt, für das mehrere Finanzierungsquellen zur Verfügung stehen, z. B. ein privater Geldgeber, ein öffentlicher Zuschuss, eine Behörde, Anleihen, Zuschüsse, Darlehen oder eine Kombination aus all diesen Beispielen. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Debitorenverträge. 
  • Mehrere Etappen. Ein Projekt kann in Phasen unterteilt werden. So könnten Sie beispielsweise getrennte Verträge für die Vorbereitungsphase, den Bauablauf und die Nachsorge/Wartung verlangen.
  • Mehrere Phasen. Ein Projekt kann in Phasen unterteilt werden. Sie könnten zum Beispiel separate Verträge für das Fundament, die Sanitäranlagen und Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik usw. verlangen.
  • Verträge mit garantiertem Maximalpreis (GMP).Ein Projekt kann im Schnellverfahren oder als Garantierter Maximalpreis-Auftrag in Phasen durchgeführt werdenZum Beispiel könnten Sie mehrere Verträge für jedes festgelegte Auftragsumfangspaket benötigen.
  • Beratende Bauleitung (CMa) Liefermethoden. Ein Generalunternehmer, der als CMa tätig ist, muss möglicherweise mehrere Verträge zwischen einem Eigentümer und verschiedenen Auftragnehmern verwalten.

Nachdem Sie einen Vertrag erstellt haben, können Sie dessen Leistungsverzeichnis (LV) aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisierung des Leistungsverzeichnisses eines Debitorenvertrags.

 Tipp

Stimmt die Wertetabelle des Vertrags mit den Einzelpositionen des Projektbudgets überein? Wenn dies der Fall ist, empfiehlt Procore, das Projektbudget vor der Vertragsunterzeichnung zu erstellen. Um sich wiederholende Dateneingaben zu vermeiden, können Sie die Importfunktion des Debitorenvertrags-Tools verwenden, um den Debitorenvertrag-Werteplan aus dem Projektbudget zu erstellen. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Primärverträge-Tool des Projekts.
      ODER
    • Berechtigungen der Stufe „Schreibgeschützt“ oder „Standard“ für das Debitorenvertrags-Tool des Projekts, wobei die granulare Berechtigung „Debitorenverträge erstellen“ in Ihrer Vorlage für Berechtigungen aktiviert ist.
  • Beschränkungen:
  • Bevor Sie mehrere Verträge für ein Projekt erstellen, lesen Sie bitte Gibt es Systemeinschränkungen beim Erstellen mehrerer Debitorenverträge?
  • Da Vertragsdaten sensibel sind, sendet Procore KEINE automatischen E-Mail-Benachrichtigungen an Benutzer oder Verteilerlisten. Wenn Sie einen Vertrag per E-Mail an einen anderen Benutzer senden möchten, siehe Debitorenvertrag per E-Mail senden.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Die meisten Generalunternehmer verwenden das Budget-Tool des Projekts, um Kosten und Verträge mit Subunternehmern zu verwalten. Der Zugriff auf das Budget-Tool ist in der Regel eingeschränkt, um den Kunden oder Eigentümer, der das Projekt finanziert, daran zu hindern, das Budget einzusehen.
    • Sie können mehrere Werbebuchungen mit demselben Kostencode und denselben Kostenartenzuordnungen hinzufügen. Geben Sie zur Unterscheidung zwischen Einzelposten eine beschreibende Zusammenfassung in das Feld Beschreibung ein.
    • Wenn Sie für eine Position keinen Kostencode eingeben möchten, können Sie „Keine“ eingeben.

Voraussetzungen

Schritte

Mit den erforderlichen Benutzerberechtigungen können Sie einen (1) oder mehrere Verträge für ein Procore-Projekt erstellen.

 Wichtig
Bevor Sie mehrere Verträge erstellen, lesen Sie Gibt es Systemeinschränkungen, wenn Projekte mehrere Debitorenverträge haben?
  1. Rufen Sie das Tool Debitorenverträge auf, das dem Projekt zugrunde liegt.
  2. Klicken Sie auf Erstellen.
    create-prime-contract.png
  3. Gehen Sie auf der Registerkarte Allgemein unter Allgemeine Informationen wie folgt vor:
     Hinweise
    • Beim Anlegen eines neuen Vertrags sind keine Felder erforderlich.
    • Wenn Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken, ohne die Dateneingabe abzuschließen, speichert Procore den Vertrag, listet Sie als seinen Ersteller auf und setzt ihn in den Status Entwurf.
    • Signieren mit DocuSign©
      Wenn die Integration von Procore + DocuSign© aktiviert ist, erscheint standardmäßig ein Häkchen. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen, wenn Sie KEINE Unterschriften mit DocuSign sammeln möchten©. 
    • Vertragsnummer
      Übernehmen Sie die Standardvertragsnummer, geben Sie eine neue Nummer für diesen Vertrag ein oder erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Nummerierungsschema für diesen Vertrag und künftige Verträge.
       Hinweise
      • Wenn Sie vorhaben, mehrere Verträge anzulegen, vergibt Procore neue Vertragsnummern in fortlaufender Reihenfolge. Zum Beispiel: 1, 2, 3, und so weiter. 
      • Um ein benutzerdefiniertes Nummerierungsschema zu verwenden, geben Sie einen beliebigen Satz alphanumerischer Zeichen ein. Procore vergibt die Nummern in fortlaufender Reihenfolge nach Ihrem Schema. Geben Sie zum Beispiel PC-1, PC-01 oder PC-001 ein. 
    • Titel
      Geben Sie einen beschreibenden Namen für den Vertrag ein.
    • Auftraggeber/Kunde
      Wählen Sie den Auftraggeber oder Kunde des Projekts aus der Dropdown-Liste aus.
    • Architekt/Ingenieur
      Wählen Sie den leitenden Architekten für das Projekt aus der Dropdown-Liste aus.
    • Auftragnehmer
      Geben Sie den Firmennamen des Hauptauftragnehmers an, der das Bauprojekt leitet. Wenn Sie den Vertrag aufsetzen, wird dies normalerweise der Name Ihres Unternehmens sein. 
    • Status
      Wählen Sie den aktuellen Status des Vertrags. Zu den Optionen gehören Entwurf, Ausgeschrieben, Zur Unterzeichnung, Genehmigt, Vollständig, oder Beendet.
      Hinweis:       Um Nachträge und Rechnungen zu erstellen, muss der Status eines Vertrags auf Genehmigt oder Abgeschlossen gesetzt werden.
    • Hingerichtet
      Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Vertrag vollständig ausgeführt wurde.
    • Machen Sie dies nur für Administratoren und die folgenden Benutzer sichtbar
      Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um die Sichtbarkeit für Benutzer mit 'Admin'-Berechtigung und alle Benutzer einzuschränken, die im Kontrollkästchen 'Diesen Benutzern erlauben, SOV-Elemente zu sehen' festgelegt wurden.
    • Erlauben Sie diesen Benutzern, LV-Elemente zu sehen
      Markieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie aus der Dropdown-Liste einen (1) oder mehrere Benutzer aus, die über die Berechtigung „Schreibgeschützt“ oder „Standard“ für das Debitorenvertrags-Tool verfügen.
    • Standardeinbehalt
      Geben Sie einen prozentualen Betrag ein, der den Einbehalt-Betrag für die LV-Einzelpositionen Ihres Vertrags darstellt. Geben Sie zum Beispiel Folgendes ein: 10 %
    • Beschreibung
      Geben Sie eine genauere Beschreibung Ihres Vertrags ein.
    • Anhänge
      Fügen Sie Ihrem Vertrag alle relevanten Dateien bei. Sie können zum Beispiel eine digitale Kopie Ihres unterzeichneten Vertrags beifügen.
  4. Gehen Sie unter Vertragsdaten wie folgt vor:
    • Erstellungsdatum
      Zeigt das Datum an, an dem der Vertrag erstellt wurde. Sie können dieses Datum nicht ändern.
    • Startdatum
      Wählen Sie das offizielle Startdatum des Bauprojekts.
    • Veranschlagtes Abschlussdatum
      Wählen Sie das veranschlagte Abschlussdatum des Bauprojekts aus der Kalendersteuerung aus. 
    • Datum der weitgehenden Fertigstellung*
      Wählen Sie das Datum der weitgehenden Fertigstellung des Bauprojekts aus der Kalendersteuerung aus.
       Tipp
      Wenn das Feld „Termin der weitgehenden Fertigstellung“ für Ihr Projekt konfiguriert ist, aktualisiert Procore automatisch den Wert in der Spalte „Termin der weitgehenden Fertigstellung“ damit er mit dem „geänderten Termin der weitgehenden Fertigstellung“ von jedem Nachtrag zum Debitorenvertrag übereinstimmt, nachdem jeder Nachtrag „genehmigt“ wurde.
    • Tatsächliches Abschlussdatum
      Wählen Sie das tatsächliche Abschlussdatum des Bauprojekts.
    • Vertragsdatum*
      Wählen Sie das Datum aus der Kalendersteuerung aus. Das ist das Datum des Inkrafttretens des Vertrags, d. h. das Datum, an dem der Vertrag in Kraft tritt. 
    • Eingangsdatum des unterzeichneten Vertrags
      Wählen Sie das Datum aus dem Kalendersteuerelement aus. Dies ist das Datum, an dem der ausgeführte Vertrag eingegangen ist.
    • Ausführungsdatum*
      Wählen Sie das Datum in der Kalendersteuerung aus. Dies ist das Datum, an dem der Vertrag von allen Parteien unterzeichnet wurde. 
    • Ausgestellt am Datum*
      Wählen Sie das Datum aus dem Kalender aus. Dieses Datum stellt das Datum dar, an dem der Vertrag für beide Parteien ausgestellt wurde.
    • Rückgabedatum
      Wählen Sie das Datum aus dem Kalendersteuerelement aus.
    • Datum der Absichtserklärung
      Wählen Sie das Datum der Absichtserklärung (LOI, Letter of Intent) aus der Kalendersteuerung aus. 
    • Datum des Genehmigungsschreibens*
      Wählen Sie das Datum des Genehmigungsschreibens (LOA, Letter of Approval) aus der Kalendersteuerung aus.
    • Datum der Vertragsbeendigung
      Wählen Sie das Datum aus der Kalendersteuerung aus. Ein Vertragsbeendigungsdatum ist ein Datum, an dem alle Parteien die Verpflichtungen und Bedingungen des Vertrags erfüllt haben.
  5. Gehen Sie unter Zusätzliche Informationen wie folgt vor:
    • Einschlüsse . Geben Sie alle vereinbarten Einschlüsse im Vertrag an.
    • Ausschlüsse . Geben Sie alle vereinbarten Ausschlüsse im Vertrag an. 
  6. Klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen & per E-Mail senden.
     Hinweis
    Wenn Sie zu einem früheren Zeitpunkt in diesem Prozess auf Erstellen geklickt haben, lauten die Beschriftungen der Schaltflächen Erstellen und Erstellen & per E-Mail senden Speichern und Speichern & per E-Mail senden.

Wiederholen Sie die obigen Schritte, um weitere Verträge zu erstellen.