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Procore

Erstellen von Primärverträgen

Ziel

Um einen einzelnen Primärvertrag oder mehrere Primärverträge für ein Procore-Projekt zu erstellen.

Hintergrund

Ein Primärvertrag ist eine förmliche, rechtsgültige Vereinbarung zwischen dem Bauherrn eines Bauprojekts und einem Auftragnehmer. In dieser Beziehung ist der Bauherr in der Regel der Auftraggeber, der die Vereinbarung initiiert, die Rechte zur Entwicklung eines Grundstücks besitzt und das Projekt finanziert. Der Auftragnehmer (auch Hauptauftragnehmer, Hauptunternehmer oder Generalunternehmer genannt) wird vom Bauherrn beauftragt und übernimmt die Verantwortung und Haftung für die Fertigstellung des Bauprojekts. Der Auftragnehmer geht auch weitere Vereinbarungen mit Subunternehmern ein, die in Procore Sekundärverträge genannt werden, um die Arbeiten des Projekts abzuschließen. 

Wenn Ihr Unternehmen Procore zur Verwaltung Ihrer Bauprojekte erworben hat, können Sie einen (1) oder mehrere Primärverträge für jedes neue Bauprojekt erstellen. 

Beispiele

Wann sollte ein einzelner Primärvertrag erstellt werden?

Die meisten Procore-Kunden, die ihre Bauprojekte in Procore verwalten, erstellen einen einzigen Primärvertrag für ein einzelnes Bauprojekt. Wenn Sie ein Generalunternehmer sind, ist das Anlegen eines einzigen Primärvertrags die einfachste Art, ein Bauprojekt zu verwalten, wenn es einen einzigen Bauherrn und eine einzige Finanzierungsquelle hat. 

Wann mehrere Primärverträge erstellt werden sollten

Wenn ein Projekt mehrere Bauherren, mehrere Finanzierungsquellen und/oder mehrere Durchführungsmethoden hat, können Sie auch mehrere Primärverträge für ein einzelnes Projekt erstellen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, mehrere Primärverträge für ein einzelnes Procore-Projekt zu erstellen, gibt es einige Einschränkungen. Weitere Informationen finden Sie unter Gibt es Systemeinschränkungen, wenn Projekte mehrere Primärverträge haben?. Gründe für die Erstellung mehrerer Primärverträge sind unter anderem: 

  • Mehrere Finanzierungsquellen. Ein Projekt kann mehrere Bauherren haben, von denen jeder einen Teil der Projektfinanzierung bereitstellt. Das kann zum Beispiel eine Person, ein Unternehmen, eine öffentliche Behörde oder eine Kombination aus all diesen Beispielen sein. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Primärverträge.
  • Mehrere Phasen. Ein Projekt kann in mehrere Phasen unterteilt werden. Sie könnten zum Beispiel separate Primärverträge für die Vorbereitungsphase, den Bauablauf und die Nachsorge/Instandhaltung benötigen.
  • Mehrere Phasen . Ein Projekt kann in Phasen unterteilt werden. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise separate Primärverträge für Fundament, Sanitär, HLK usw.
  • Verträge mit garantiertem Maximalpreis (GMP). Ein Projekt kann im Schnellverfahren oder in GMP-Phasen durchgeführt werden. So können Sie beispielsweise mehrere Primärverträge für jedes festgelegte Arbeitspaket benötigen.
  • Durchführungsmethoden mit Bauleitung als Berater (CMa, Construction Manager as Advisor). Ein Generalunternehmer, der als CMa tätig ist, muss möglicherweise mehrere Primärverträge zwischen einem Bauherrn und verschiedenen Auftragnehmern verwalten.

Nachdem Sie einen Primärvertrag erstellt haben, können Sie dessen Leistungsverzeichnis (LV) aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Das Leistungsverzeichnis (LV) in einem Primärvertrag aktualisieren.

 Tipp

Entspricht das LV des Primärvertrags Ihres Projekts den Einzelposten im Projektbudget? Wenn ja, empfiehlt Procore, das Projektbudget vor dem Primärvertrag zu erstellen. Auf diese Weise können Sie die Importfunktionen des Primärverträge-Tools nutzen, um schnell das LV des Primärvertrags aus dem Projektbudget zu erstellen, wodurch die wiederholte Dateneingabe entfällt. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um Primärverträge zu erstellen:
      • „Admin“-Berechtigungen für das Primärverträge-Tool des Projekts.
        ODER
      • „Nur Lesen“- oder „Standard“-Berechtigungen für das Primärverträge-Tool des Projekts mit der granularen Berechtigung „Primärverträge erstellen“, die in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist.
  • Beschränkungen:
  • Bevor Sie mehrere Primärverträge für ein Projekt erstellen, lesen Sie die Informationen unter Gibt es Systemeinschränkungen beim Erstellen mehrerer Primärverträge?
  • Da Primärvertragsdaten sensibel sind, sendet Procore KEINE automatischen E-Mail-Benachrichtigungen an Benutzer oder Verteilerlisten. Wenn Sie einen Primärvertrag per E-Mail an einen anderen Benutzer senden müssen, siehe Einen Primärvertrag per E-Mail senden.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Die meisten Generalunternehmer verwenden das Budget-Tool des Projekts, um Kosten und Verträge mit Subunternehmern zu verwalten. Der Zugriff auf das Budget-Tool ist in der Regel eingeschränkt, um den Kunden oder Eigentümer, der das Projekt finanziert, daran zu hindern, das Budget einzusehen.
    • Wenn Budget und Primärvertrag Ihres Projekts identisch sind (oder wenn der Primärvertrag eine Zusammenfassung des Budgets auf Abteilungsebene ist), können Sie Ihr Budget verwenden, um Ihren Primärvertrag zu erstellen.
    • Sie können mehrere Werbebuchungen mit demselben Kostencode und denselben Kostenartenzuordnungen hinzufügen. Geben Sie zur Unterscheidung zwischen Einzelposten eine beschreibende Zusammenfassung in das Feld Beschreibung ein.
    • Wenn Sie für eine Position keinen Kostencode eingeben möchten, können Sie „Keine“ eingeben.

Voraussetzungen

Schritte

In Procore haben Sie die Möglichkeit, einen einzelnen Primärvertrag oder mehrere Primärverträge wie unten beschrieben zu erstellen:

Nachdem Sie einen oder mehrere Primärverträge erstellt haben, fahren Sie mit Leistungsverzeichnis eines Primärvertrags aktualisieren fort.

Erstellen Sie einen einzigen Primärvertrag

  1. Navigieren Sie zum Primärvertrags-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

    create-a-single-prime-contract.png
  3. Gehen Sie auf der Registerkarte Allgemein unter Allgemeine Informationen wie folgt vor:
     Hinweis
    • Beim Anlegen eines neuen Primärvertrags gibt es keine Pflichtfelder.
    • Wenn Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken, ohne die Dateneingabe abzuschließen, speichert Procore den Primärvertrag, führt Sie als Ersteller auf und setzt ihn in den Status Entwurf.
    • Unterschreiben mit DocuSign©
      Wenn die Integration von Procore + DocuSign© aktiviert ist, erscheint standardmäßig ein Häkchen. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen, wenn Sie KEINE Unterschriften mit DocuSign© einholen möchten. 
    • Vertragsnummer
      Übernehmen Sie die Standardvertragsnummer, geben Sie eine neue Nummer für diesen Vertrag ein oder erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Nummerierungsschema für diesen Vertrag und künftige Verträge.
       Hinweis
      • Wenn Sie vorhaben, mehrere Primärverträge zu erstellen, vergibt Procore automatisch neue Vertragsnummern in fortlaufender Reihenfolge, zum Beispiel 1, 2, 3 und so weiter. 
      • Um ein benutzerdefiniertes Nummerierungsschema zu verwenden, geben Sie eine beliebige Anzahl alphanumerischer Zeichen ein, und Procore vergibt automatisch neue Vertragsnummern in fortlaufender Reihenfolge nach Ihrem benutzerdefinierten Schema. Geben Sie zum Beispiel PC-1, PC-01 oder PC-001 ein. 
    • Titel
      Geben Sie einen beschreibenden Namen für den Primärvertrag ein.
    • Eigentümer/Kunde
      Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Projektbesitzer/-Client aus.
    • Architekt Ingenieur
      Wählen Sie den leitenden Architekten für das Projekt aus der Dropdown-Liste aus.
    • Auftragnehmer
      Geben Sie den Firmennamen des Hauptauftragnehmers ein, der das Bauprojekt verwaltet. Wenn Sie den Primärvertrag einrichten, ist dies normalerweise der Name Ihres Unternehmens.
    • Status
      Wählen Sie den aktuellen Status für den Primärvertrag aus. Zu den Optionen gehören Entwurf, Aus Gebot, Aus zur Unterschrift, Genehmigt, Abgeschlossen oder Beendet.
      Hinweis:
      Um Änderungsaufträge und Rechnungen zu erstellen, muss der Status eines Primärvertrags auf Genehmigt oder Abgeschlossen gesetzt werden .
    • Hingerichtet
      Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Vertrag vollständig ausgeführt wurde.
    • Machen Sie dies nur für Administratoren und die folgenden Benutzer sichtbar
      Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um die Sichtbarkeit für Benutzer mit 'Admin'-Berechtigung und alle Benutzer einzuschränken, die im Kontrollkästchen 'Diesen Benutzern erlauben, SOV-Elemente zu sehen' festgelegt wurden.
    • Diesen Benutzern die Anzeige von LV-Posten erlauben
      Markieren Sie dieses Kontrollkästchen und verwenden Sie die Dropdown-Liste „Person auswählen“, um alle Projektbenutzer mit „Nur Lesen“- oder „Standard“-Berechtigungen für das Tool Primärverträge auszuwählen.
    • Standardeinbehalt. Geben Sie einen Prozentsatz ein, der den Betrag des Einbehalts für die LV-Einzelposten Ihres Vertrags darstellt. Geben Sie zum Beispiel 10% ein.
    • Beschreibung
      Geben Sie eine genauere Beschreibung Ihres Primärvertrags ein.
    • Anhänge
      Fügen Sie Ihrem Primärvertrag alle relevanten Dateien bei. Sie können zum Beispiel eine digitale Kopie Ihres unterzeichneten Primärvertrags anhängen.
  4. Gehen Sie unter Vertragsdaten wie folgt vor:
     Hinweis
    Ein Sternchen (*) unten kennzeichnet ein Feld, das in Ihrer Projektumgebung ein- oder ausgeblendet werden kann. Anweisungen finden Sie unter Einstellungen konfigurieren: Primärverträge.
    • Erstellungsdatum
      Zeigt das Datum an, an dem der Vertrag erstellt wurde. Sie können dieses Datum nicht ändern.
    • Startdatum
      Wählen Sie das offizielle Startdatum des Bauprojekts.
    • Veranschlagtes Abschlussdatum
      Wählen Sie das veranschlagte Abschlussdatum des Bauprojekts aus der Kalendersteuerung aus. 
    • Datum der weitgehenden Fertigstellung*
      Wählen Sie das Datum der weitgehenden Fertigstellung des Bauprojekts aus der Kalendersteuerung aus.
       Tipp
      Wenn das Feld „Datum der weitgehenden Fertigstellung“ in Ihrem Projekt verfügbar ist, denken Sie daran, dass Procore das „Datum der weitgehenden Fertigstellung“ automatisch aktualisiert, damit es mit dem „Revidierten Datum der weitgehenden Fertigstellung“ von jedem Änderungsvertrag für einen Primärvertrag (ÄAPV) übereinstimmt, wenn jeder Änderungsauftrag den Status „Genehmigt“ hat.
    • Tatsächliches Abschlussdatum
      Wählen Sie das tatsächliche Abschlussdatum des Bauprojekts.
    • Vertragsdatum*
      Wählen Sie das Datum aus dem Kalendersteuerelement aus. Dies stellt das Wirksamkeitsdatum der vertraglichen Vereinbarung dar. Dies ist das Datum, an dem der Vertrag in Kraft tritt.
    • Eingangsdatum des unterzeichneten Vertrags
      Wählen Sie das Datum aus dem Kalendersteuerelement aus. Dies ist das Datum, an dem der ausgeführte Vertrag eingegangen ist.
    • Ausführungsdatum*
      Wählen Sie das Datum aus dem Kalendersteuerelement aus. Dies ist das Datum, an dem die Vereinbarung von allen Parteien unterzeichnet wurde.
    • Ausgestellt am Datum*
      Wählen Sie das Datum aus dem Kalendersteuerelement aus. Dieses Datum stellt das Datum dar, an dem die vertragliche Vereinbarung an beide Parteien ausgestellt wurde.
    • Rückgabedatum
      Wählen Sie das Datum aus dem Kalendersteuerelement aus.
    • Datum der Absichtserklärung
      Wählen Sie das Datum der Absichtserklärung (LOI, Letter of Intent) aus der Kalendersteuerung aus. 
    • Datum des Genehmigungsschreibens*
      Wählen Sie das Datum des Genehmigungsschreibens (LOA, Letter of Approval) aus der Kalendersteuerung aus.
    • Vertragsbeendigungsdatum
      Wählen Sie das Datum aus dem Kalendersteuerelement aus. Ein Vertragsbeendigungsdatum ist ein Datum, das im Hochpunkt angegeben ist, an dem alle Parteien alle vertraglichen Sekundärverträge und Bedingungen erfüllt haben.
  5. Gehen Sie unter Zusätzliche Informationen wie folgt vor:
    • Einschlüsse . Geben Sie alle vereinbarten Einschlüsse im Vertrag an.
    • Ausschlüsse . Geben Sie alle vereinbarten Ausschlüsse im Vertrag an. 
  6. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Wenn Sie den Vertrag noch nicht erstellt haben, klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen & E-Mail .
      ODER
    • Wenn Sie einen bestehenden Vertrag aktualisieren, klicken Sie auf Speichern oder Speichern und per E-Mail.

Erstellen Sie mehrere Primärverträge

 Wichtig
Wenn Sie mehrere Primärverträge für ein Projekt erstellen möchten, lesen Sie Was sind die Einschränkungen beim Erstellen mehrerer Primärverträge?

Sie können die obigen Schritte für jeden Primärvertrag wiederholen, den Sie im Primärvertrags-Tool des Projekts erstellen möchten. Siehe Erstellen eines einzelnen Primärvertrags .

 Hinweis

Gründe für die Erstellung mehrerer Primärverträge sind:

  • Es gibt mehrere Einrichtungen, die das Projekt finanzieren. Ihr Projekt kann mehrere Eigentümer haben oder der Generalunternehmer finanziert den Auftrag teilweise selbst.
  • Für jeden Bauabschnitt werden Verträge abgeschlossen: Vorbereitungsphase, Bauablauf und Nachsorge/Instandhaltung.
  • Bei der Durchführung eines beschleunigten oder gestaffelten GMP-Vertrags kann für jedes festgelegte Arbeitspaket ein Primärvertrag erstellt werden.
  • Ein Bauunternehmer, der als CMa tätig ist und die Verträge verwalten muss, die ein Bauherr mit verschiedenen Auftragnehmern für ein Projekt abgeschlossen hat.

 

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