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Procore

Vergeben Sie ein erfolgreiches Angebot und wandeln Sie es in einen Unterauftrag um

Ziel

Auswahl des erfolgreichen Angebots und Umwandlung in einen neuen Unterauftrag

Hintergrund 

Wenn Sie ein erfolgreiches Angebot auswählen, haben Sie die Möglichkeit, es wie unten gezeigt in einen Unterauftrag umzuwandeln. Nach der Umwandlung können Sie den Unterauftrag auch per E-Mail an den Lieferanten senden, der den Arbeitsbereich vergeben hat.

Alternativ können Sie ein erfolgreiches Angebot auch in eine Bestellung umwandeln. Weitere Informationen finden Sie unter Zuschlag für ein erfolgreiches Angebot und Umwandlung in eine Bestellung.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Admin-Ebene für das Ausschreibungs-Tool des Projekts.
      UND
    • „Admin“-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  • Für Unternehmen, die das icon-erp-synced2.png ERP-Integrationstool verwenden: Ein-/Ausblenden 
    • Die Schaltfläche In Auftrag umwandeln wird unterstützt.
    • Wichtig! Um Daten mit Ihrem integrierten ERP-System zu synchronisieren, müssen Sie den Kostenschlüssel Kostenart (siehe Welche integrierten ERP-Systeme unterstützen das Konzept „Kostenart“?) auf den Unterverträgen wie folgt festlegen:
      • Integration by Procore. Verwenden Sie den Standardkostenschlüssel Kostenart, der während des Implementierungsprozesses für Viewpoint® Spectrum® eingerichtet wurde. 
      • Integration by Ryvit. Navigieren Sie zum ERP-Integrationstool, klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.pngund wählen Sie dann manuell eine Kategorie des Standard-Kostenschlüssels für Viewpoint® Vista™. 
      • QuickBooks®. Die Kostenart für Unteraufträge sollte immer auf „Sonstige“ gesetzt sein. 
      • Sage 100 Contractor®. Navigieren Sie zum ERP-Integrationstool, klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.pngund wählen Sie dann manuell eine Kategorie des Standard-Kostenschlüssels für den Auftrag aus.
      • Sage 300 CRE®. Navigieren Sie zum ERP-Integrationstool, klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.pngund wählen Sie dann manuell eine Kategorie des Standard-Kostenschlüssels für den Auftrag aus.

Voraussetzungen

  • Das Sekundärverträge-Tool muss aktiviert sein, um erfolgreiche Gebote umzuwandeln.
  • Das Unternehmen, das das Angebot in einen Unterauftrag umwandeln lässt, muss vor der Angebotsumwandlung dem Projektadressbuch hinzugefügt werden.
  • Um dem Gewinner einen Auftrag zu geben, muss Folgendes zutreffen:
    • Das Angebotsblatt muss den Fälligkeitstermin/die Fälligkeitszeit überschritten haben.
    • Mindestens ein (1) Angebot muss von einem eingeladenen Bieter (z.B. einem Subunternehmer/Lieferanten) eingereicht werden.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Ausschreibungs-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie Ihr Ausschreibungspaket.
  3. Klicken Sie auf Anzeigen.
  4. Suchen Sie auf der Registerkarte Bieter das Unternehmen mit dem erfolgreichen Angebot.
  5. Klicken Sie auf Anzeigen.
    view-bidder.png
  6. In der rechten Seitenleiste, klicken Sie auf In Unterauftrag umwandeln.

    convert-bid-to-subcontract.png

    Hinweise:
    • Das Unternehmen mit dem erfolgreichen Angebot muss dem Projektadressbuch im Procore-Konto Ihres Unternehmens hinzugefügt werden, bevor Sie eine Bestellung oder einen Unterauftrag erstellen. Firmen UND einzelne Benutzer, die mit der Firma verbunden sind, werden NICHT automatisch zum Projektadressbuch hinzugefügt.
    • Wenn die Umwandlung erfolgreich war, wird eine Anzeige zur Bestätigung angezeigt.
      convert-bid-successful.png

      Procore startet das Sekundärverträge-Tool des Projekts und öffnet die Registerkarte Allgemein des neuen Vertrags. Die entsprechenden Informationen aus dem erfolgreichen Angebot werden automatisch im neuen Vertrag vervollständigt. 
  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf Leistungsverzeichnis. Weitere Informationen finden Sie unter Leistungsverzeichnis.
  8. Wenn Sie das Unternehmen über das erfolgreiche Angebot benachrichtigen möchten, klicken Sie auf Vertrag per E-Mail senden.
    Dadurch wird die Registerkarte E-Mails des Sekundärvertrags angezeigt.

    email-bid-contract.png
  9. Gehen Sie auf der Registerkarte E-Mails wie folgt vor:
    • Zu. Wählen Sie die Namen der gewünschten Empfänger aus.
    • CC. Wählen Sie die Namen der Personen aus, die in die E-Mail kopiert werden sollen.
    • Privat. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn nur die Empfänger und Benutzer mit der Admin-Berechtigung für das Sekundärverträge-Tool die E-Mail sehen sollen. Dies ist die Standardeinstellung. 
    • Anhänge. Fügen Sie der E-Mail-Nachricht eine oder mehrere Dateien hinzu. Wenn es Ihrer Situation angemessen ist, wird empfohlen, dass Sie immer das offizielle Vertragsformular Ihres Unternehmens als Anhang beifügen. 
    • Nachricht. Geben Sie den Text Ihrer E-Mail-Nachricht ein. Es wird empfohlen, dass Sie Ihren Empfängern (d. h. Subunternehmern) immer klare Anweisungen zur Unterzeichnung von Verträgen und Dokumenten geben. Ihre Nachricht sollte auch eine Erinnerung an die Rücksendung des unterschriebenen Vertrages enthalten, die Sie bequem als Anhang in ihre E-Mail-Antwort einfügen können.
      Hinweis: Die E-Mail-Nachricht enthält automatisch die Vertragsdetails. 
  10. Klicken Sie auf Senden.
    Das System sendet den Auftrag an die vorgesehenen Empfänger.