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Procore

Änderungsauftrag für einen Sekundärvertrag (ÄASV) erstellen

Ziel

Erstellen eines Änderungsauftrags für einen Sekundärvertrag (ÄASV).

Hintergrund

In Procore stellen Bestellungen und Unteraufträge eine vertragliche Vereinbarung zwischen einem Käufer (z.B. einem Projektbauherren oder einem Generalunternehmer) und einem Verkäufer (z.B. einem Generalunternehmer oder Subunternehmer) dar, der für die Durchführung von Projektarbeiten oder die Erfüllung einer Bestellung verantwortlich ist . Wenn Sie die Bedingungen einer Vereinbarung ändern müssen, können Sie einen ÄASV erstellen.

 Wichtig

Wenn das Änderungen-Tool in einem Projekt aktiviert ist

Der Prozess, den Sie zum Erstellen eines ÄASV in Procore verwenden, hängt von einigen Faktoren ab. Wenn das Änderungen-Tool für das Projekt deaktiviert ist, verwenden Sie zunächst einen der folgenden Vorgänge. Beachten Sie außerdem, dass die Anzahl der Schritte, die zum Erstellen eines ÄASV erforderlich sind, von der Einstellung der Änderungsauftragsstufe abhängt, die im Sekundärverträge-Tool des Projekts konfiguriert ist (siehe Konfigurieren der Anzahl der Änderungsauftragsstufen für Sekundärverträge):

  • 1-Stufen-Konfiguration:
    1. Erstellen Sie einen Änderungsauftrag für einen Sekundärvertrag (ÄASV) wie unten beschrieben. 
  • 2-Stufen-Konfiguration
    1. Potenziellen Änderungsauftrag für einen Sekundärvertrag erstellen (PÄASV)
    2. Änderungsauftrag für einen Sekundärvertrag (ÄASV) erstellen 
  • 3-Stufen-Konfiguration
    1. Potenziellen Änderungsauftrag für einen Sekundärvertrag erstellen (PÄASV)
    2. Änderungsauftragsanforderung (ÄAA) erstellen
    3. Änderungsauftrag für einen Sekundärvertrag (ÄASV) erstellen 

Wichtige Hinweise

Schritte

Erstellen eines ÄASV

Wenn Sie eine Bestellung oder einen Unterauftrag erstellt haben und die Bedingungen dieses Posten ändern müssen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen ÄASV zu erstellen. Wenn Sie die DocuSign©-Integration aktiviert haben, befolgen Sie die Schritte unter Änderungsauftrag für einen Sekundärvertrag erstellen (ÄASV) mit DocuSign©.

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. BetaSuchen Sie auf der Registerkarte Verträge nach der Bestellung oder dem Unterauftrag. Klicken Sie dann auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Sekundärvertrags-ÄA erstellen.
    Hinweis:
    • Wenn das Änderungen-Tool für Ihr Projekt aktiviert ist, ist die Schaltfläche Sekundärvertrags-ÄA erstellen nicht verfügbar. Klicken Sie stattdessen auf Änderung erstellen.
    • Führen Sie als Nächstes die Schritte unter Änderung erstellen aus.
    • Führen Sie dann die Schritte unter Erstellen eines ÄASV aus einer Änderung aus.

      create-commitment-change-event.png
  4. Gehen Sie auf der Registerkarte Allgemein wie folgt vor:
    • Nummer. Procore weist ÄASV Nummern in fortlaufender Reihenfolge zu (z.B. 001, 002, 0033 usw.). Sie können das Nummerierungsschema bei Bedarf ändern (z.B. ÄASV-01, ÄASV-02, ÄASV-03 usw.). Wenn Sie diese Nummer manuell ändern, weist Procore automatisch die nächste Nummer in fortlaufender Reihenfolge zu, wobei die von Ihnen definierte Nummer verwendet wird. 
    • Revision. In diesem Feld wird die Revisionsnummer des ÄASV angezeigt. Wenn ein ÄASV zum ersten Mal erstellt wird, ist seine Revisionsnummer Null. Ein ÄASV kann aufgrund des Feedbacks eines Prüfers/Genehmigers mehrere Revisionen haben. 
    • Erstellungsdatum. Dieses Feld wird automatisch mit dem Datum ausgefüllt, an dem Sie den Änderungsauftrag für einen Sekundärvertragen erstellen. Das Datum kann nicht geändert werden.
    • Erstellt von. Dieses Feld wird automatisch mit dem Namen des Benutzers ausgefüllt, der das ÄASV erstellt. 
    • Vertragsunternehmen. Dieses Feld wird automatisch mit dem Namen des Unterauftragnehmers oder Lieferanten ausgefüllt, der im Unterauftrag aufgeführt ist.
      Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn der ÄASV für einen Unterauftrag ist.
    • Vertrag. Dieses Feld wird automatisch mit dem Namen des Vertrags ausgefüllt, für den der ÄASV erstellt wird.
      Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn der ÄASV für einen Unterauftragnehmer zuständig ist.
    • Titel:  Geben Sie einen Namen für den ÄASV ein. Die maximale Zeichenbeschränkung für dieses Feld in Procore beträgt 255 Zeichen. 
       Wichtig
      Wenn Sie ein integriertes ERP-System verwenden, ist die maximale Zeichenbegrenzung für das Titel-Feld bei einem Sekundärvertrag für jedes System unterschiedlich. Eine Liste der einzelnen Systeme und ihrer Beschränkungen finden Sie unter Was ist die maximale Zeichenlänge für den Titel eines Sekundärvertrags?
    • Status. Wählen Sie den aktuellen Status des ÄASV:
      Hinweis: Die folgenden Statusangaben gelten für die Procore-Standardbudgetansicht. Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter Einrichten einer neuen Budgetansicht. Status können in Ihrer Umgebung unterschiedlich verwendet werden.
      • Genehmigt. Der ÄASV wurde genehmigt. Die Kosten werden als ‚genehmigte‘ Änderungen im Budget ausgewiesen.
      • Entwurf. Der ÄASV muss noch geändert werden, bevor er zur Überprüfung eingereicht werden kann. Die Kosten werden NICHT im Budget berücksichtigt.
      • Ausstehende - In Prüfung. Der ÄASV wird derzeit von einem Genehmiger überprüft. Die Kosten werden als „ausstehende“ Änderungen im Budget berücksichtigt.
      • Ausstehend - Überarbeitet. Der ÄASV wurde seit seiner ursprünglichen Einreichung geändert. Die Kosten werden als „ausstehende“ Änderungen im Budget berücksichtigt.
      • Ausstehend - Preise. Der ÄASV ist ausstehend und wird derzeit bewertet. Die Kosten werden als ‚ausstehende' Änderungen im Budget widergespiegelt.
      • Ausstehend - Keine Preise.Der ÄASV ist schwebend und wird nicht aktiv bewertet. Die Kosten werden als „ausstehende“ Änderungen im Budget berücksichtigt.
      • Ausstehend - Fortgesetzt. Der ÄASV steht noch aus und die Arbeiten werden abgeschlossen. Die Kosten werden als „ausstehende“ Änderungen im Budget berücksichtigt.
      • Ausstehend – Wird nicht fortgesetzt. Der ÄASV ist ausstehend und die Arbeiten finden derzeit nicht statt. Die Kosten werden als ‚ausstehende' Änderungen im Budget widergespiegelt.
      • Abgelehnt. Der ÄASV wurde abgelehnt. Die Kosten werden NICHT im Budget berücksichtigt.
      • Gebührenfrei. Der ÄASV wird kostenlos durchgeführt. Die Kosten werden NICHT im Budget berücksichtigt.
    • Privat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den ÄASV nur für Benutzer mit Berechtigungen auf der Admin-Ebene auf der Registerkarte Sekundärverträge sichtbar zu machen. 
    • Änderungsgrund. Wählen Sie einen dieser Gründe für den potenziellen ÄASV: Kundenanfrage, Entwurfsentwicklung, Rückstellung, bestehender Zustand oder Nachbelastung. Informationen zum Konfigurieren von Änderungsgründen finden Sie unter Festlegen von Standardkonfigurationen für das Änderungsmanagement.
    • Buchhaltungsmethode. Dieses Feld übernimmt die im Vertrag angegebene Buchhaltungsmethode.
    • Fälligkeitstermin. Wählen Sie einen Fälligkeitstermin aus, bis zu dem der ÄASV genehmigt werden muss. 
    • Rechnungsdatum. Wählen Sie das Datum aus, an dem der ÄASV in Rechnung gestellt wurde.
    • Benannter Prüfer. Wählen Sie einen benannten Prüfer aus, um den ÄASV zu genehmigen. Siehe Prüfen und Beantworten von Änderungsaufträgen (Änderungsauftrag zu einem Sekundärvertrag, ÄASV).
    • Anfrage erhalten von. Wählen Sie einen Benutzer aus dem Projektadressbuch aus, in dessen Namen Sie den ÄASV einreichen. 
    • Beschreibung. Geben Sie eine detaillierte Beschreibung des ÄASV ein.
      Hinweis: Wenn Sie den ÄASV in ein integriertes ERP-System eines Drittanbieters exportieren, können Sie in Procore eine unbegrenzte Anzahl von Zeichen eingeben. Alle Einträge, die eintausend (1000) Zeichen überschreiten, werden jedoch abgeschnitten, wenn sie nach Sage 300 CRE und Integration by Ryvit exportiert werden. 
    • Auswirkungen auf den Terminplan. Falls bekannt, können Sie eine Schätzung der Anzahl zusätzlicher Tage angeben, die dem aktuellen Projektterminplan möglicherweise hinzugefügt würden, wenn der ÄASV genehmigt würde.
    • Standort. Verwenden Sie das Dropdown-Menü Standort, um einen Standort auszuwählen, auf den sich [Posten] auswirkt. Wählen Sie entweder aus den vordefinierten Standorten oder fügen Sie einen mehrstufigen Standort hinzu. Siehe Hinzufügen eines mehrstufigen Standorts zu einem Posten. Dieser Standort kann so allgemein sein wie der Standort auf der ersten Ebene oder so spezifisch wie der Standort, auf dem der Auftragnehmer auf der zweiten Ebene arbeiten wird.
    • Referenz. Verweisen Sie auf andere Tools, Materialien oder Dokumente, die sich auf den Änderungsauftrag beziehen.
    • Ausgeführt. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der ÄASV bereits ausgeführt wurde.
    • Feldwechsel. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Änderungsauftrag eine Feldänderung erfordert.
    • Vollständig bezahlt. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Kosten bereits im Budget enthalten sind.
    • Anhänge. Wählen Sie alle relevanten Dokumente aus und fügen Sie sie hinzu.
  5. Klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen und E-Mailen, um den ÄASV an alle im Änderungsauftrag aufgeführten Prüfer zu senden.

Fügen Sie dem ÄASV ein Leistungsverzeichnis (LV) hinzu

Wenn mit dem ÄASV Kosten verbunden sind, fügen Sie Einzelposten zum ÄASV-Leistungsverzeichnis (LV) hinzu. add-commitment-schedule-of-values.png

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Leistungsverzeichnis
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen
    • Einzelposten des Primärvertrags. Wählen Sie einen Einzelposten aus der Dropdown-Liste aus. Wenn kein passender Einzelposten vorhanden ist, wählen Sie Nicht geplant aus. 
    • Änderungs-Einzelposten. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste einen Einzelposten für die Änderungszeile aus. 
    • Unteraufträge. Wenn die Funktion für Unteraufträge in Ihrem Projekt aktiviert ist, wählen Sie einen aus der Liste aus. 
    • Budgetschlüssel. Wählen Sie einen Budgetschlüssel aus der Dropdown-Liste aus. Siehe Was ist ein Budgetcode?
    • Beschreibung. Geben Sie eine Beschreibung für den neuen ÄASV ein. 
    • Kostenbetrag. Geben Sie einen Betrag in das Feld ein. 
    • Steuerschlüssel. Wenn Sie in diesem Projekt Steuerschlüssel verwenden, wählen Sie einen Steuerschlüssel aus, der für den Einzelposten verwendet werden soll. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Steuerschlüssel-Funktion aktiviert ist. Siehe Wie kann ich Steuerschlüssel für ein Projekt verwenden?
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen
  5. Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Einzelposten. 
  6. Klicken Sie auf Speichern.
 Hinweis

Für Unternehmen, die das ERP-Integrationstool aktiviert haben

Nachdem der ÄASV im Sekundärverträge-Tool in den Status ‚Genehmigt‘ versetzt wurde, senden Projektmanager den ÄASV normalerweise an das ERP-Integrationstool, wo er von einem Buchhaltungsprüfer für den Export in das integrierte ERP-System (e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®) genehmigt wird. Anweisungen finden Sie unter Senden eines ÄASV an ERP-Integrationen zur Genehmigung durch Buchhaltung.