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Procore

Erstellen einer neuen Subunternehmerrechnung als Rechnungskontakt

 Für Procore-Kunden in den Vereinigten Staaten

flag-us.png  Wenn Ihr Unternehmen das Point-of-View-Wörterbuch "Owners English" oder "Specialty Contractors English" anwendet, werden Sie in der Benutzeroberfläche unterschiedliche Toolnamen und Begriffsänderungen sehen. Erfahren Sie, wie Sie die Wörterbuchoptionen anwenden. 

  • So lernen Sie die Unterschiede kennen: Anzeigen/Ausblenden      
    • Diese Tabelle zeigt die Unterschiede bei den Tool-Namen (fett) und Begriffen in den Point-of-View-Wörterbüchern für Projektfinanzen. Diese Wörterbücher sind nur in US-Englisch verfügbar. Das Standardwörterbuch ist für Generalunternehmer konzipiert, was bedeutet, dass Sie mit Ihrem Procore-Administrator in Ihrem Unternehmen und Ihrem Procore-Ansprechpartner zusammenarbeiten müssen, um auf die anderen Wörterbuchoptionen zugreifen zu können. 

      Generalunternehmer

      Englisch (Vereinigte Staaten) - Standard

      Besitzer

      Englisch (Owner Terminology V2)

      Fachunternehmer

      Englisch (Spezialauftragnehmerterminologie)

      Rechnungsstellung Rechnungsstellung Fortschritts-Abrechnungen
      Owner Finanzierung Owner
      Bauherr/Kunde Bauherr/Kunde GU/Kunde
      Änderungsauftrag für Primärvertrag Änderungsauftrag zur Finanzierung Änderungsauftrag zum Kundenvertrag
      Hauptverträge Finanzierung Kundenverträge
      Einnahmen Finanzierung Einnahmen
      Unterauftrag Vertrag Unterauftrag
      Subunternehmer Auftragnehmer Subunternehmer
      Subunternehmer-Leistungsverzeichnis (Sub-LV) Leistungsverzeichnis für Auftragnehmer (CSOV) Subunternehmer-Leistungsverzeichnis (Sub-LV)

Ziel

So erstellen Sie eine neue Subunternehmerrechnung als Rechnungskontakt für einen Sekundärvertrag mit dem Sekundärverträge-Tool. 

Hintergrund

Rechnungskontakt erhalten Sie möglicherweise ein 'Invite to bill", um Sie daran zu erinnern, eine Rechnung einzureichen. Die Betreffzeile der E-Mail-Nachricht lautet "Projektname: Benutzername hat Sie zur Rechnung eingeladen." Wenn Ihre "Einladung zur Rechnung" verloren geht oder fehlt (oder wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Rechnungsadministrator eine gesendet hat), können Rechnungskontakte jederzeit eine neue Rechnung für einen Kreditorenvertrag erstellen.

 Wichtig
  • Bestätigen Sie als Rechnungskontakt immer die entsprechenden Schritte mit der Partei, die Ihre Dienstleistungen in Anspruch genommen hat, bevor Sie Ihre Rechnung in Procore einreichen
  • Rechnungsadministratoren entscheiden sich NICHT immer dafür, Rechnungskontakte zu den Sekundärverträgen eines Projekts hinzuzufügen. Einige Rechnungsadministratoren ziehen es vor, digitale oder Papierrechnungen (außerhalb von Procore) zu sammeln. Nach dem Einzug erstellen sie Rechnungen in Procore im Namen des Kontakts. Siehe Erstellen einer Subunternehmerrechnung im Namen eines Rechnungskontakts.

Wichtige Hinweise

Schritte

Schritt 1: Erstellen Sie eine neue Rechnung in Procore

  1. Rufen Sie das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts auf. 
  2. Suchen Sie unter der Registerkarte Verträge den Vertrag in der Tabelle. Klicken Sie dann auf den Link Nummer , um ihn zu öffnen.  

    commitments-contracts-number-link.png
     
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen
    Dadurch wird die Seite „Neue Rechnung erstellen“ geöffnet. 

Schritt 2: Geben Sie eine Rechnungsnummer ein

  1. Gehen Sie auf der Seite „Neue Rechnung für“ unter „Allgemeine Informationen“ wie folgt vor:
    • Geben Sie die Rechnungsnummer des Downstream-Projektmitarbeiters in das Feld Rechnungsnummer ein.
       Hinweis

      Wichtige Dinge, die Sie über das Feld Rechnung # beachten sollten:

      • Eine Rechnung # ist NICHT erforderlich, um eine Rechnung zu speichern. Sie können dieses Feld leer lassen.
      • Eine Rechnung # ist ein Freiform-Eingabefeld, in das Rechnungskontakte eine Referenznummer eingeben können, die ihrem eigenen Rechnungsnummerierungssystem entspricht.
      • Ein Duplikat der Rechnung # auf einem Kreditorenvertrag ist NICHT zulässig. Bei einem Kreditorenvertrag muss jede Rechnung eine eindeutige Rechnung # haben. 
      • Eine Rechnung # wird NICHT automatisch auf Rechnungen von Eigentümern ausgefüllt. Siehe Wie vervollständigt Procore automatisch Beträge auf einer Debitorenrechnung?
    • Überprüfen Sie die Angaben in den folgenden Feldern. Procore füllt automatisch die folgenden Daten für Sie aus.
       Hinweis

      Die Abrechnungszeitraum Daten auf einer Rechnung werden durch die Rechnungsadministrator festgelegt. Diese Felder sind Pflichtfelder.

      • Rechnungsdatum
        Gibt das Fälligkeitsdatum für den Abrechnungszeitraum an. 
      • Zeitraumanfang
        Gibt das Startdatum für den Abrechnungszeitraum an. 
      • Zeitraumende
        Gibt das Enddatum für den Abrechnungszeitraum an. 
  2. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 3: Aktualisieren Sie das Leistungsverzeichnis

  1. Klicken Sie im Abschnitt „Leistungsverzeichnis“ auf einen (1) oder beide BLAUEN Pfeile neben „Kreditorenvertragseinzelposition“ oder „Änderungsaufträge“. Dadurch wird die ausgewählte Zeile in der Tabelle erweitert.
     Hinweise
    • Der Abschnitt „Änderungsaufträge“ ist nur dann sichtbar und verfügbar, wenn der Procore Administrator des Unternehmens die zwei- (2) oder dreistufige (3) Nachtragskonfiguration für den Vertrag aktiviert hat. Siehe Konfigurieren der Anzahl der Ebenen für Nachträge zum Kreditorenvertrag.
    • Nachdem Sie eine Zeile im Abschnitt „Änderungsaufträge“ erweitert haben, klicken Sie auf die Zeile(n) für den Nachtrag zum Kreditorenvertrag und die potenziellen Nachträge, um sie zu erweitern, bis Sie die Dateneintrags-Einzelpositionen erreichen. 
  2. Stellen Sie fest, welche Buchhaltungsmethode für den Vertrag festgelegt wurde. Damit legen Sie fest, welches Erfassungsformular Sie für die Aktualisierung des Leistungsverzeichnisses verwenden:

Betragsbasierte Abrechnungsmethode

Verwenden Sie diese Methode, um Pauschalbeträge für die Rechnungsposten des Leistungsverzeichnisses (LV) in Rechnung zu stellen. Procore berechnet und passt die anderen Einträge der Einzelposten automatisch für Sie an. Wenn Sie den Einbehalt freigeben möchten, geben Sie einen entsprechenden Dollarbetrag ein. Abhängig von Ihrem jeweiligen Sekundärvertrag haben Sie gegebenenfalls auch die Möglichkeit, gelagerte Materialien in Rechnung zu stellen (siehe Abbildung unten). Ausführliche Informationen zu den zusätzlichen Spalten, die bei der Rechnungsstellung für gelagerte Materialien angezeigt werden, finden Sie unter Wie stelle ich gelagerte Materialien in einer Rechnung des Subunternehmers in Rechnung?

Klicken Sie hier, um weitere Informationen zur betragsbasierten Abrechnungsmethode zu erhalten. 

Die betragsbasierte Abrechnungsmethode erfordert die Dateneingabe von Pauschalbeträgen für jede Einzelposition im Leistungsverzeichnis. Beachten Sie, dass Procore Ihre Einträge verwendet, um Werte in anderen Spalten automatisch zu berechnen und zu aktualisieren. 

  1. Überprüfen Sie jede Einzelposition im Leistungsverzeichnis: 
    • Artikelnummer. Zeigt die Positionsnummer an. 
    • Haushaltsschlüssel. Zeigt den Budgetschlüssel an, der der Einzelposition zugeordnet ist.
    • Beschreibung der Arbeit. Zeigt die Beschreibung für die Einzelposition an. 
    • Geplanter Wert. Zeigt den geplanten Wert für die Einzelposition im Kreditorenvertrag an. Dies ist der Vertragswert der Einzelposition. 
    • Abgeschlossene Arbeiten aus der vorherigen Anwendung (%). Wenn für diesen Sekundärvertrag frühere Rechnungen erstellt wurden, wird in dieser Zelle ein prozentualer Wert angezeigt, der die in früheren Abrechnungszeiträumen geleistete Arbeit darstellt. 
  2. Geben Sie Ihre Rechnung für die im aktuellen Abrechnungszeitraum abgeschlossenen Arbeiten ein: 
    • In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten. Geben Sie einen Betrag für den aktuellen Abrechnungszeitraum ein.
      Beispiel
      Wenn Sie die Hälfte der Arbeit für die Einzelposition abgeschlossen haben, geben Sie den Betrag in die Spalte In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten ein. Geben Sie zum Beispiel 250,00 $ ein. Procore berechnet und aktualisiert diese Spalten automatisch für die Einzelposition:
      • Bisher insgesamt abgeschlossen und gespeichert ($). Wenn die Einzelposition einen geplanten Wert von 500,00 $ hat, Procore fügt 250,00 $ hinzu, was 50% entspricht. Dies entspricht dem Betrag der Gesamtarbeit für die Einzelposition auf dieser Rechnung zuzüglich etwaiger Beträge aus vergangenen Abrechnungszeiträumen. 
      • Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert (%). Wenn die Einzelposition einen geplanten Wert von 500,00 $ hat, Procore ändert den Spaltenwert auf 50%, was Ihrer Eingabe von 250,00 $ entspricht. Dies entspricht dem Betrag der Gesamtarbeit für die Einzelposition auf dieser Rechnung zuzüglich etwaiger Beträge aus vergangenen Abrechnungszeiträumen. 
  3. Wenn Sie in diesem Abrechnungszeitraum Materialien erhalten haben und diese auf der Baustelle (oder in einem Lager) lagern, haben Sie die folgende Möglichkeit:
    • Bedingt: Neue gelagerte Materialien. Geben Sie die Menge aller neuen Materialien ein, die für den aktuellen Abrechnungszeitraum eingelagert werden. Ihr Eintrag sollte alle Kosten ausschließen, die in der Spalte "In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten" eingetragen sind. 
       Hinweis
      Wenn der Rechnungsadministrator die Einstellung "Separate Abrechnung für gelagerte Materialien aktivieren" für den Vertrag aktiviert hat, geben Sie einen Dollarbetrag für Materialien für diesen Abrechnungszeitraum ein. Ihr Eintrag berechnet automatisch die Werte in diesen Spalten: "Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert ($)" und "Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert (%)".
    • Bisher gelagerte Materialien. Handelt es sich um die erste Rechnung, beträgt dieser Wert 0,00 US-Dollar.
       Hinweis
      Wenn frühere Rechnungen vorhanden sind, zeigt dieser Wert die kumulierten Beträge an, die unter "Eingelagerte neue Materialien" auf diesen Rechnungen eingegeben wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Wie fakturiere ich gelagerte Materialien in einer Subunternehmerrechnung? Ein Rechnungskontakt kann diese Einstellung nicht ändern.
    • Zurzeit gelagerte Materialien. Zeigt die Menge der Materialien an, die während des aktuellen Abrechnungszeitraums gelagert werden. 
    • Bisher insgesamt abgeschlossen und gespeichert ($). Zeigt den Betrag der abgeschlossenen Arbeiten und der auf der Baustelle gelagerten Materialien für die aktuelle Rechnung und die Rechnung(en) für vergangene Abrechnungsperioden an.  
  4. Wenn Sie eine Rechnung einreichen, in der Sie die Freigabe eines Einbehaltsbetrags beantragen: 
    • Freigegebener Gesamteinbehalt. Geben Sie den Betrag des Einbehalts ein, dessen Freigabe Sie für diesen Abrechnungszeitraum beantragen.
       Hinweis
      Beachten Sie, dass Sie die Freigabe des Betrags beantragen können, aber nicht berechtigt sind, den Einbehaltssatz zu ändern. 
    • Gesamteinbehalt.Zeigt den kumulierten Betrag der Einbehalte, die für die Position freigegeben wurden. 
  5. Fahren Sie mit den obigen Schritten für jede Einzelposition fort. 

Einheitenbasierte Abrechnungsmethode

Verwenden Sie diese Methode bei der Rechnungsstellung für Materialien, die Sie in großen Mengen bestellt haben. Bei dieser Methode geben Sie entweder einen Prozentwert in der Spalte „Gesamtfortschritt“ oder einen Geldwert in der Spalte „Arbeitsfortschritt“ ein. Procore berechnet und korrigiert automatisch die anderen Einträge in der Einzelposition für Sie. Wenn Sie einen Einbehalt freigeben möchten, können Sie in der Spalte „Einbehalt freigegeben“ einen Geldbetrag eingeben. 

Klicken Sie hier, um weitere Informationen über die einheitenbasierte Abrechnungsmethode zu erhalten.  

Bei der einheitenbasierten Abrechnungsmethode müssen Sie für jeden Einzelposten im LV eine Menge und einen Einheitspreis eingeben. Bei dieser Methode berechnet Procore automatisch die Gesamtsummen der Einzelposten für Sie.

 Hinweis
Ein Sternchen (*) in der Liste unten weist darauf hin, dass Sie den Wert des LV-Einzelpostens auf Ihrer Rechnung bearbeiten können.
  • Menge
    Zeigt die Gesamtzahl der Einheiten für den Einzelposten an.
  • Stückpreis
    Zeigt den angefallenen Aufwand für jede Einheit für den Einzelposten an.
  • Wert
    Zeigt den gesamten Dollarbetrag des Einzelpostens an. Dies ist die Summe der Werte aus Stückpreis + Menge.
  • Vorherige Menge
    Zeigt die Gesamtzahl der in früheren Abrechnungszeiträumen in Rechnung gestellten Einheiten an.
  • Vorheriger Wert
    Zeigt den gesamten in früheren Abrechnungszeiträumen in Rechnung gestellten Dollarbetrag an.
  • Gesamtfortschritt in % .*
    Geben Sie einen Prozentsatz ein, der Ihren Gesamtfortschritt widerspiegelt. Ihre Eingabe muss den kumulierten Fortschritt aller vorherigen Abrechnungszeiträume und den aktuellen Abrechnungszeitraum widerspiegeln.
  • Neue Menge.*
    Geben Sie eine neue Menge ein, um die in diesem Zeitraum in Rechnung gestellte Menge auf der neuen Rechnung widerzuspiegeln.
  • Neuer Wert.*
    Geben Sie einen neuen Wert ein, der den Wert des in diesem Zeitraum in Rechnung gestellten Einzelpostens auf der neuen Rechnung widerspiegelt.
  • Einbehalt freigegeben.*
    Geben Sie einen Einbehalt in US-Dollar ein, der in diesem Abrechnungszeitraum freigegeben werden soll.
  • Gesamteinbehalt
    Zeigt den gesamten Dollarbetrag an, der für den Einzelposten freigegeben werden soll.

 

Schritt 4: Fügen Sie Anhänge hinzu

Wenn Sie Dateien als Anhang zur Rechnung hinzufügen möchten, können Sie diese jetzt hinzufügen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen Pfandsrechtsverzicht oder eine unterschriebene PDF-Kopie der Rechnung hinzufügen. 

  1. Scrollen Sie zum Abschnitt Anhänge.
  2. Klicken Sie auf Dateien anhängen oder verschieben Sie die Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Computer oder Netzwerk in den GRAUEN Bereich der Seite. 
    attachments-attach-files.png
  3. Laden Sie alle erforderlichen Dateien von Ihrem Computer hoch.
     Hinweise
    • Mitarbeiter und Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Standard“ für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts können die Option Dateien anhängen verwenden, nachdem eine Rechnung genehmigt wurde.
  4. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 5: Als Entwurf speichern oder zur Überprüfung senden

Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zur Prüfung einzureichen, können Sie dies jetzt tun. Wenn Sie die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt einreichen möchten, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu speichern. Wählen Sie eine (1) der folgenden Optionen:
save-as-draft-or-send-buttons.png

  • Wenn Sie die Rechnung NICHT senden möchten, klicken Sie auf Als Entwurf speichern. Dadurch wird der Status der Rechnung auf Entwurf gesetzt.
     Tipp
    Wenn Sie eine Kopie Ihrer Rechnung per E-Mail an andere senden möchten, bevor Sie sie zur Überprüfung einreichen, empfiehlt Procore, die Schritte unter Exportieren einer Rechnung des Subunternehmers durchzuführen. Anschließend können Sie Ihre Rechnung über das E-Mail-System Ihres Unternehmens als Anhang zu einer Nachricht hinzufügen.
    OR
  • Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu senden, klicken Sie auf Senden. Dadurch wird der Status der Rechnung automatisch auf In Prüfung gesetzt.
     Wichtig