Zu Hauptinhalten wechseln
Procore

Einrichten einer neuen Budgetansicht

Ziel

So richten Sie eine neue Budgetansicht ein, die Sie Projekten in Ihrem Unternehmen hinzufügen können.

Hintergrund

Mit der Budgetansichtsfunktion von Procore im Unternehmensadmin-Tool können Sie benutzerdefinierte Ansichten des Budgets Ihres Bauprojekts erstellen (d.h. ein benutzerdefiniertes visuelles Layout zum Anzeigen Ihrer Budgetdaten). Diese „Ansicht“ kann eine Vielzahl von Datenspalten enthalten (z.B. Ursprünglicher Budgetbetrag, Budgetänderungen, Überarbeitetes Budget, Ausstehende Budgetänderungen und viele mehr). Sie können auch mehrere Ansichten für ein einzelnes Projekt erstellen, wodurch Sie die Flexibilität haben, eine Vielzahl verschiedener Layouts für die Anzeige Ihrer Budgetdaten in Procore zu integrieren. Um eine oder mehrere neue Budgetansichten für Ihr Procore-Projekt einzurichten, verwenden Sie die folgenden Schritte als Richtlinie.

 Tipp
Neben der Zuweisung einer Budgetansicht zum Budgettool des Projekts kann es auch als Datenquelle für benutzerdefinierte Budgetberichte verwendet werden. Beachten Sie, dass beim Erstellen benutzerdefinierter Berichte mit einer Budgetansicht als Quelle allen Benutzern, die den Bericht ausführen und seine Daten anzeigen möchten, die unter Einrichten einer Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte beschriebenen Berechtigungen erteilt werden müssen.

Wichtige Hinweise

Demo

demo-setup-budget-view.gif

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Admin-Tool des Unternehmens.
  2. Klicken Sie unter „Tooleinstellungen“ auf Budget.
  3. Klicken Sie auf Neue Budgetansicht einrichten.
  4. Führen Sie die folgenden Schritte in der empfohlenen Reihenfolge aus:
    1. Einrichten einer Standardbudgetansicht
    2. Benennen Sie eine Budgetansicht
    3. Konfigurieren Sie die Spalten für eine Budgetansicht
    4. Vorschau einer Budgetansicht
    5. Zuweisen einer Budgetansicht zu Projekten

Einrichten einer Standardbudgetansicht

 Hinweis
Procore bietet Neukunden mehrere Standardbudgetansichten mit unterschiedlichen Spalten. Dieses Beispiel zeigt Ihnen, wie Sie die Ansicht „Procore Standard Budget“ einrichten, die allen neuen Procore-Kunden zur Verfügung gestellt wird. Sie können jedoch jede Standardbudgetansicht als Ausgangspunkt für die Anpassung einer Budgetansicht an Ihre spezifischen Unternehmenssanforderungen verwenden.
  1. Markieren Sie im Fenster „Neue Budgetansicht einrichten“ unter „Standardansichten“ eine dieser Optionen:

    set-up-a-new-budget-view.png
    • Procore-Standardbudget
      Dies ist die Standardansicht für das Budget-Tool in allen Procore-Projekten. Ihre neue Ansicht übernimmt alle diese Spalten und Sie können später Spalten hinzufügen oder entfernen: Sparte, Voraussichtlich unter, Kategorie, Ursprünglicher Budgetbetrag Budgetänderungen, Projekt, Teilprojekt, Genehmigte COs, Direktkosten, Kostenschlüssel, Überarbeitetes Budget, projektiertes Budget, zugesagte Kosten, ausstehende Kostenänderungen, projektierte Kosten, voraussichtliche Fertigstellung, geschätzte Kosten bei Fertigstellung und ausstehende Budgetänderungen .
    • Leere Budgetanzeige
      Diese Anzeige enthält einen minimale Anzahl von Spalten. Ihre neue Anzeige übernimmt diese Spalten und Sie können später Spalten hinzufügen oder entfernen. Diese Anzeige enthält die folgenden Spalten: Abteilung, Kostenschlüssel, Kategorie, ursprünglicher Budgetbetrag, Budgetänderungen, Projekt, Teilprojekt und Prognose zum Abschluss
    • Anzeige der nicht budgetierten Quellen. Diese Anzeige zeigt alle Finanzquellen, die mit einem Kostenschlüssel und einer Kostenart verbunden sind, und ermöglicht es den Benutzern, nicht budgetierte Posten leicht zu finden. 
    • (Mehrstufiges) Procore Standardbudget
      Diese Ansicht unterstützt bis zu fünf (5) Kostencodeebenen (auch bekannt als Stufen, Detailebenen, Codes usw.). Diese hierarchische Struktur bietet seinen Kunden eine erhebliche Menge an Flexibilität Procore zum Definieren Unternehmen und Projektkostenschlüssel-Strukturen. Auf der rechten Seite des Fensters „Neue Budgetansicht erstellen“, beachten Sie, dass jede Konstenschlüssel-Ebene in Procore einen entsprechenden Spaltenname hat.
    • Procore ERP-Direktkostenbudget
      Wenn Ihr Unternehmen das ERP-Integrationstool aktiviert hat, können Sie eine Anzeige einrichten, die diese Spalten enthält: Abteilung, Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt, Kategorie, Ursprünglicher Budgetbetrag, Budgetänderungen, Projekt, Teilprojekt, Genehmigte ÄA, Direkte Kosten, Kostenschlüssel, Überarbeitetes Budget, Projektiertes Budget, Gebundene Kosten, Ausstehende Kostenänderungen, Projektierte Kosten, Prognose zum Abschluss, Geschätzte Kosten bei Abschluss, Projektiert über/unter und Ausstehende Budgetänderungen. Hinweis: Wenn Ihr Unternehmen die Procore + Sage 300 CRE®-Integration oder Integration by Ryvit verwendet und Sie Ihre Projektkostentransaktionen von ERP mit Procore synchronisieren möchten, sollten Sie die unter Spalten für die Synchronisierung von Projektkostentransaktionen zu einer Budgetanzeige für ERP-Integrationen hinzufügen beschriebenen Spalten zu Ihrer Budgetanzeige hinzufügen.
    • Procore Standardbudget (benutzerdefinierte Berichtsansicht)
      In dieser Ansicht können Sie einen Budgetbericht auf Unternehmensebene ausführen, sodass Daten in Budgetberichten wie dem Gesundheits-Dashboard im Portfolio-Tool auf Unternehmensebene ausgefüllt werden können. Außerdem wird das Budget als Tool im Tool "Berichte auf Unternehmensebene" aktiviert. Siehe Einrichten einer Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte.
       Hinweise
      • Nachdem Sie eine neue Budgetansicht erstellt haben, wird sie mit dem Namen und der Beschreibung, die Sie ihr zugewiesen haben, im Bereich Meine Ansichten des Fensters Neue Budgetansicht einrichten angezeigt. Die Ansichten stehen auch als Ausgangspunkt zur Verfügung, wenn Sie neue Budgetansichten erstellen.
      • Beachten Sie, dass beim Erstellen benutzerdefinierter Berichte mit einer Budgetansicht als Quelle allen Benutzern, die den Bericht ausführen und seine Daten anzeigen möchten, die unter Einrichten einer Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte beschriebenen Berechtigungen erteilt werden müssen.
  2. Klicken Sie auf Erstellen.
    Dies öffnet ein [Unbenannte #] Budgetansichtsfenster.
  3. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Benennen Sie eine Budgetansicht

  1. Benennen Sie die Budgetansicht wie folgt:
    • Namen anzeigen. Geben Sie einen Namen für die neue Ansicht ein.
    • Beschreibung anzeigen. Geben Sie eine Beschreibung für die neue Ansicht ein.
       Hinweis
      Sie können die Budgetansicht jetzt einem (1) oder mehreren Projekten zuweisen, indem Sie die Kontrollkästchen in der Dropdown-Liste Zu Projekten zuweisen verwenden. Sie können mit der Zuweisung auch warten, nachdem Sie die Spalten konfiguriert haben. In diesem Tutorial weisen wir es einem Projekt zu, nachdem die Spaltenkonfiguration abgeschlossen ist.
  2. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Konfigurieren Sie die Spalten für eine Budgetansicht

Beim Konfigurieren der Spalten, die in Ihrer Budgetansicht angezeigt werden, stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Diese Optionen werden im Folgenden beschrieben.

Spalten ein- und ausblenden

In Budgetansichten stehen drei Arten von Spalten zur Verfügung: Standardbudget, Berechnet und Quelle.

  1. Klicken Sie im Fenster der neuen Budgetansicht auf Spalten konfigurieren.
    Dadurch wird das Fenster Spalten konfigurieren geöffnet.
  2. Unter Standardbudget, Berechnet und Quelle haben Sie folgende Optionen:

    show-hide-columns.png
    • Um eine Spalte in der Budgetansicht anzuzeigen, setzen Sie ein Häkchen in ein Kästchen, um die Spalte in die Anzeige der Budgetansicht einzuschließen.
    • Um eine Spalte aus der Budgetansicht auszublenden, entfernen Sie das Häkchen aus einem Kästchen, um die Spalte von der Anzeige in der Budgetansicht auszuschließen.
  3. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Um Ihre Änderungen zu speichern und die Konfiguration von Spalten zu beenden, klicken Sie oben rechts im Fenster „Spalten konfigurieren“ auf Schließen (x).
      ODER
    • Um mit der Konfiguration von Spalten fortzufahren, fahren Sie mit den folgenden Abschnitten fort.

Erstellen Sie eine berechnete Spalte

Mit einer berechneten Spalte können Sie zwei (2) oder mehr Spalten verwenden und ein Wertformat auswählen (z.B. Währung, Zahl oder Prozent). Außerdem können Sie einfache Ausdrücke schreiben, um Operationen mit zwei oder mehr Werten aus den verfügbaren Datenspalten auszuführen. Die Operationen, die Sie ausführen können, sind Addieren (+), Subtrahieren (-), Multiplizieren (*) oder Dividieren (/).

  1. Wählen Sie eine dieser Optionen:
    • Klicken Sie auf + Berechnete Spalte erstellen.
      ODER
    • Klicken Sie oben rechts auf Erstellen und wählen Sie Berechnet
  2. Gehen Sie unter Spaltenname wie folgt vor:
    • Spaltenname. Geben Sie einen Namen für Ihre neue berechnete Spalte ein.
    • Formatieren. Wählen Sie ein Format für das Ergebnis Ihrer neuen berechneten Spalte aus. Ihre Auswahl umfasst:
      • Währung. Formatiert den Wert der neuen Spalte so, dass zwei Dezimalstellen von Zahlen in einer Spalte angezeigt werden. Zum Beispiel: 2.400.999,00 $
      • Nummer. Formatiert den Wert der neuen Spalte als ganze Zahl. Zum Beispiel: 2.400.000
      • Prozent. Formatiert den Wert der neuen Spalte als Prozentsatz. Zum Beispiel: 240.000.000,00%
  3. Wählen Sie in der ersten Liste Spalte auswählen eine der verfügbaren Spalten aus.
  4. Wählen Sie in der Vorgangsliste den Operator aus, den Sie anwenden möchten:
     Hinweis
    Berechnungen folgen immer der mathematischen Reihenfolge der Operationen, dh zu multiplizieren und zu dividieren, bevor addiert oder subtrahiert wird.
    • Hinzufügen (+)
    • Subtrahieren (-)
    • Multiplizieren (*)
    • Teilen (/)
  5. Wählen Sie die zweite Spalte in der Berechnung aus der nächsten Liste Spalte auswählen aus.
  6. Fügen Sie weitere Operatoren und Spalten hinzu, bis Ihre Berechnung abgeschlossen ist.
  7. Klicken Sie auf Erstellen, um die neue berechnete Spalte zu speichern.
     Hinweis
    • Die neue Berechnung wird links unten in der Liste Berechnet angezeigt.
    • Die neue Spalte wird hervorgehoben und in ihrem Feld erscheint ein Häkchen, sodass sie standardmäßig in Ihrer Ansicht angezeigt wird. Sie können es nach Bedarf ein- und ausschalten.
    • Die neue Spalte wird ganz rechts in der Ansicht im Budgettool des Projekts angezeigt.

Erstellen Sie eine Quellspalte

Eine Quellenspalte zieht seine Werte direkt von einer Datenspalte in einem von Procore Projekt Werkzeugen. Sie haben auch eine Vielzahl von Quellenoptionen. Die meisten Quellenoptionen bieten Ihnen auch die Möglichkeit, erweiterte Einstellungen zum Filtern und Verfeinern der Daten in Ihrer Budgetansicht auszuwählen.

  1. Wählen Sie eine dieser Optionen:
    • Klicken Sie auf + Berechnete Spalte erstellen.
      ODER
    • Klicken Sie oben rechts auf Erstellen und wählen Sie Quelle.
  2. Gehen Sie unter Spaltenname wie folgt vor:
    1. Spaltenname. Geben Sie einen Namen für Ihre neue Quellspalte ein.
    2. Spalte Quelle. Wählen Sie die Quellspalte aus, die Sie verwenden möchten. Ihre Auswahl umfasst:
      • Prime. Diese Option bezieht ihre Daten aus dem Primärvertragstool. Sie haben diese Möglichkeiten:
        • Primärvertrag. Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, um den Primärvertragsbetrag in die Budgetansicht aufzunehmen.
        • Aufträge ändern. Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, um Änderungsaufträge für Primärverträge (AAHVs) in die Budgetansicht aufzunehmen. Sie können auch ein Häkchen in die folgenden Felder setzen, um diese Filter anzuwenden:
      • Primär-Stückmenge. Diese Option bezieht ihre Daten aus der Stückmenge in Änderungsanforderungen. Sie haben diese Möglichkeiten:
        • Änderungsaufträge für Primärvertrag (ÄAPV) Stückzahl . Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, um die Stückzahl von ÄAPV in die Budgetansicht aufzunehmen. Sie können auch in den folgenden Feldern ein Häkchen setzen, um diese Filter anzuwenden:
          • Status. Um die Daten in der Spalte so zu filtern, dass nur ÄÄHVs enthalten sind, die den ausgewählten Status(en) entsprechen, setzen Sie ein Häkchen in einem oder mehreren Kästchen. Informationen zu den einzelnen Status finden Sie unter Erstellen eines Änderungsanforderungen für Primärverträge (ÄÄHVs).
          • Umfang . Um die Spaltendaten nach Umfang des ÄÄHV zu filtern, setzen Sie ein Häkchen in einem oder mehreren Kästchen. Sie haben diese Möglichkeiten:
            • Noch nicht festgelegt . Dieser Wert wird auf ÄAPV mit dem Änderungen-Tool gesetzt.
            • Im Umfang. Dieser Wert wird mit dem Änderungen-Tool von ÄAPV festgelegt.
            • Außerhalb des Geltungsbereichs. Dieser Wert wird auf ÄAPVs mit dem Änderungen-Tool gesetzt.
            • Kein Umfang zugeordnet . Setzen Sie ein Häkchen in dieses Feld, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:
              • Das Änderungen-Tool ist für Ihr(e) Projekt(e) deaktiviert.
                ODER
              • Das Änderungen-Tool ist für Ihr(e) Projekt(e) aktiviert, aber die Änderungsauftrags-Werbebuchungen Ihres Projekts sind NICHT mit einem Änderungs-Einzelposten verknüpft.
        • Potenzielle Änderungsaufträge Stückmenge . Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, um die Stückmenge von ÄAPV in die Budgetansicht aufzunehmen. Sie können auch in den folgenden Feldern ein Häkchen setzen, um diese Filter anzuwenden:
           Hinweis
          In Procore werden potenzielle Änderungsaufträge nur verwendet, wenn das Primärvertrags-Tool für die Verwendung einer 2- oder 3-stufigen Änderungsauftragsstruktur konfiguriert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Was sind die verschiedenen Änderungsauftragsstufen? und Konfigurieren Sie die Anzahl der Änderungsauftragsstufen für den Primärvertrag .
      • Sekundärvertrag
        • Änderungsaufträge zeigen standardmäßig den Wert der niedrigsten Stufe an.
        • Der Filter 'Kein Spielraum assoziiert' sollte verwendet werden für:
          • Projekte, die das Änderungen-Tool mit einem Änderungsauftrags-Einzelposten verwenden, dem kein Änderungs-Einzelposten zugeordnet ist.
            ODER
          • Projekte, bei denen das Änderungen-Tool deaktiviert ist.
        • Die 'Umfang'-Optionen für Änderungsaufträge stammen aus dem Änderungen-Tool.
        • Setzen Sie ein Häkchen in die Felder Subcontracts, Bestellungsverträge oder Änderungsanträge, um die Daten der Spalte aus dem Tool „Sekundärverträge“ des Projekts abzurufen. Wählen Sie dann die gewünschten Filter aus.
          Anmerkungen:
      • Direkte Kosten
        Setzen Sie ein Häkchen in das Feld Direktkosten, um die Daten der Spalte aus dem Werkzeug Direktkosten des Projekts abzurufen.
        Anmerkungen:
      • Rechnung an Bauherr
        Setzen Sie ein Häkchen in das Feld Rechnung an Bauherr, um die Daten der Spalte aus der neuesten Rechnung des Bauherrn eines Primärvertrags abzurufen. Sie können eine „Netto“-Quelle auswählen, die die Werte aus „Insgesamt abgeschlossen und gespeichert bis heute - Aktuell einbehaltene Retainage“ und die Werte für die „Brutto“-Quelle sind, die die Werte für „Insgesamt abgeschlossen und gespeichert bis heute“ sind.
      • ERP-Projektkosten
        Markieren Sie die Ankreuzfelder ERP-Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt oder ERP-Obligo in Rechnung gestellt.
        Anmerkungen :
        • Wenn Ihr Unternehmen das ERP-Integrationstool aktiviert hat, können Sie diese Optionen auf Ihre Budgetansicht anwenden.
        • Wenn die Ansicht einem Projekt zugewiesen ist, das nicht ERP-integriert ist, sind diese Spalten beim Anzeigen der Budgetansicht im Budgettool leer.
      • Rechnungen von Subunternehmern
        Setzen Sie ein Häkchen in die Ankreuzfelder Subunternehmerrechnungen. Sie können eine 'Netto'-Quelle auswählen, die die Werte von 'Insgesamt abgeschlossen und gespeichert bis heute - Aktuell einbehaltene Retainage' und die Werte für die 'Brutto'-Quelle sind, die die Werte für 'Insgesamt abgeschlossen und gespeichert bis heute ' sind.
  3. Klicken Sie auf Erstellen, um die neue Quellspalte zu speichern.

Bearbeiten einer Spalte

  1. Klicken Sie im Fenster Spalten konfigurieren auf die Spalte Standardbudget, Berechnet oder Quelle, die Sie bearbeiten möchten.
  2. Wenn die Spaltendetails angezeigt werden, klicken Sie auf Bearbeiten .
  3. Je nach Spaltentyp können Sie die Details nach Bedarf aktualisieren:
    • Standardbudgetspalten . Sie können den Spaltennamen ändern.
    • Berechnete Spalten . Sie können den Spaltennamen, das Format und die Berechnungen ändern.
    • Quellspalten. Sie können den Spaltennamen, die Spaltenquelle und andere erweiterte Optionen je nach Verfügbarkeit für die Auswahl ändern.
       Tipp
      Sie können Spalten auch im Vorschaumodus bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Schritt. 
  4. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Um die vorhandene Spalte zu aktualisieren, klicken Sie auf Aktualisieren.
      ODER
    • Um die vorhandene Spalte beizubehalten und Ihre Änderungen als neue Spalte zu speichern, klicken Sie auf Als neu speichern .

Eine Spalte löschen

Sie können alle Spalten löschen, die Sie dauerhaft aus einer Budgetansicht entfernen möchten. Wenn Sie jedoch einfach nicht möchten, dass eine Spalte angezeigt wird, wird empfohlen, die Spalte auszublenden, wie unter Spalten ein- und ausblenden beschrieben.

  1. Markieren Sie im Fenster Spalten konfigurieren die Spalte Standardbudget, Berechnet oder Quelle, die Sie entfernen möchten.
     Hinweis
    Eine Spalte kann nicht gelöscht werden, wenn sie in der Berechnung einer anderen Spalte verwendet wird. Eine Warnmeldung wird angezeigt, um Sie über alle Bedingungen zu informieren, die Sie am Löschen einer Spalte hindern würden.
  2. Klicken Sie auf Löschen.
  3. Klicken Sie in der angezeigten Bestätigungsmeldung auf Spalte löschen.

Vervollständigen Sie die Säulenkonfiguration

Das Fenster Spaltenkonfiguration speichert automatisch die Ein-/Ausblenden-Einstellung und alle Anordnungen, die Sie für die Spalten Standardbudget, Berechnet und Quelle festgelegt haben. Wenn Sie das Spaltenkonfigurationsfenster schließen möchten, klicken Sie einfach auf das Schließen-Symbol (x) in der oberen rechten Ecke.

Vorschau einer Budgetansicht

Nach dem Schließen des Fensters Spalten konfigurieren kehrt das System zum Fenster der neuen Budgetansicht zurück. Unter Spaltenkonfiguration können Sie eine Vorstellung davon, wie Ihr Budget Blick in Procore aussehen wird ein Projekt aus der Vorschau mit Projekt Dropdown-Liste auswählen.

Zuweisen einer Budgetansicht zu Projekten

Nachdem Sie eine Vorschau Ihrer Budgetansicht angezeigt und festgestellt haben, dass sie Ihren Unternehmenssanforderungen entspricht, können Sie ihr ein oder mehrere Procore-Projekte zuweisen.

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Zu Projekten zuweisen.

    assign-to-projects.png
  1. Setzen Sie ein Häkchen in das Kästchen neben einer oder mehreren der folgenden Optionen:
    1. Alle Projekte ausgewählt . Dadurch wird die neue Budgetansicht all Ihren Procore-Projekten zugewiesen.
    2. Alle Projekte mit ERP-Direktkosten. Dadurch wird die neue Budgetsicht Projekten zugewiesen, die die ERP-Direktkosten-Budgetsicht verwenden.
    3. Alle Projekte mit direkten Kosten von Procore. Dadurch wird die neue Budgetansicht Projekten zugewiesen, die das Direktkosten-Tool auf Projektebene verwenden.
    4. [Einzelprojekte]. Dadurch wird die neue Budgetansicht nur den ausgewählten Projekten zugewiesen.
  2. Klicken Sie auf Fertig.