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Procore

Eine „Einladung zur Rechnung“ an einen Rechnungskontakt senden

Ziel

Eine Einladung zur Rechnungsstellung an einen Rechnungskontakt für den aktuellen Abrechnungszeitraum senden.

Hintergrund

Bevor Sie oder ein Rechnungskontakt eine neue Rechnung des Subunternehmerserstellen können, müssen Sie mit dem Rechnungen-Tool des Projekts einen Abrechnungszeitraum erstellen. Danach können Sie aus diesen Methoden wählen, um die Rechnung zu erstellen:

  • So laden Sie einen Rechnungskontakt ein, eine neue Rechnung für den aktuellen Abrechnungszeitraum zu erstellen
    Wenn Sie diese Methode wählen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um dem Rechnungskontakt eine Einladung zur Rechnungsstellung per E-Mail zu senden. Das Senden einer Einladung zur Rechnungsstellung ist eine Höflichkeitsbenachrichtigung, die den Rechnungskontakt daran erinnert, die neue Rechnung vor dem durch den Abrechnungszeitraum festgelegten Fälligkeitsdatum zu erstellen und einzureichen. Um die Rechnung als Rechnungskontakt zu erstellen, siehe Eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen.
  • So erstellen Sie eine neue Rechnung für den Abrechnungszeitraum im Namen des Rechnungskontakts
    Wenn Sie sich für diese Methode entscheiden, befolgen Sie die Schritte unter Erstellen einer Subunternehmerrechnung im Namen eines Rechnungskontakts.
Beispiel

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für eine „Rechnungseinladung“, die Sie an einen Rechnungskontakt senden können. 

invoicing-invite-to-bill.png

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine „Rechnungseinladung“ an einen Rechnungskontakt zu senden, sind „Admin“-Berechtigungen im Sekundärverträge-Tool des Projekts erforderlich
       Hinweise
      • Die Zugriffsberechtigungen für die Tools „Rechnungsstellung & Teilabrechnungen“ richten sich nach den Berechtigungen, die für die Tools „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ festgelegt wurden. Die Namen der Procore-Tools variieren je nach der in Procore konfigurierten Sprache oder dem Point-of-View-Wörterbuch. Siehe Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?
      • Wenn Sie ein Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt, der bei einem Unternehmen beschäftigt ist, das an einem in Procore verwalteten Projekt arbeitet, wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, vom Procore-Unternehmenskontoinhaber festgelegt. Zu den Berechtigungen, die der Kontoinhaber Ihnen zur Verfügung stellen kann, gehören:
        • Ein Procore-Benutzerkonto
        • Zugriffsberechtigung auf das Tool „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ des Projekts.
        • Mitgliedschaft in der Liste „Privat“ eines bestimmten Vertrags oder einer bestimmten Finanzierung
        • Offizieller Rechnungskontakt für den Vertrag oder die Finanzierung
  • Zusätzliche Informationen:

Voraussetzungen

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts. 
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer.
  3. Suchen Sie in der Liste die Bestellung(en) oder den Unterauftrag/die Unteraufträge, für die Sie eine „Rechnungseinladung“ senden möchten. 
     Hinweise
  4. Markieren Sie die Kontrollkästchen, die den Verträgen der aktuellen Abrechnungsperiode entsprechen. 
  5. Klicken Sie auf Einladungen senden.
    send-invites-button.png
    Nach dem Versenden der Einladungen geschieht Folgendes:
    success-invited-banner.png
    • Ein Erfolgsbanner wird angezeigt, um zu bestätigen, dass die Einladung gesendet wurde.
    • Der Vertrag wird nicht mehr unter „Nicht eingeladen“ sondern nun unter „Eingeladen“ gezählt. 
       Tipp

      Nachdem der Rechnungskontakt den nächsten Schritt abgeschlossen hat, wird der Status der Rechnung wie folgt aktualisiert:

      • Wird die „Rechnungseinladung“ vom Rechnungskontakt akzeptiert, ändert sich der Status in „Akzeptiert“.
      • Wird die „Rechnungseinladung“ vom Rechnungskontakt abgelehnt, ändert sich der Status in „Abgelehnt“.

      Weitere Informationen über Status finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?