Eine „Einladung zur Rechnung“ an einen Rechnungskontakt senden

Ziel

Eine Einladung zur Rechnungsstellung an einen Rechnungskontakt für den aktuellen Abrechnungszeitraum senden.

Hintergrund

Bevor Sie oder ein Rechnungskontakt eine neue Rechnung des Subunternehmerserstellen können, müssen Sie mit dem Rechnungen-Tool des Projekts einen Abrechnungszeitraum erstellen. Danach können Sie aus diesen Methoden wählen, um die Rechnung zu erstellen:

• So laden Sie einen Rechnungskontakt ein, eine neue Rechnung für den aktuellen Abrechnungszeitraum zu erstellen
  Wenn Sie diese Methode wählen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um dem Rechnungskontakt eine Einladung zur Rechnungsstellung per E-Mail zu senden. Das Senden einer Einladung zur Rechnungsstellung ist eine Höflichkeitsbenachrichtigung, die den Rechnungskontakt daran erinnert, die neue Rechnung vor dem durch den Abrechnungszeitraum festgelegten Fälligkeitsdatum zu erstellen und einzureichen. Um die Rechnung als Rechnungskontakt zu erstellen, siehe Eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen.
• So erstellen Sie eine neue Rechnung für den Abrechnungszeitraum im Namen des Rechnungskontakts
  Wenn Sie sich für diese Methode entscheiden, befolgen Sie die Schritte unter Erstellen einer Subunternehmerrechnung im Namen eines Rechnungskontakts.

Wichtige Hinweise

• Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • Um eine „Rechnungseinladung“ an einen Rechnungskontakt zu senden, sind „Admin“-Berechtigungen im Sekundärverträge-Tool des Projekts erforderlich

     Hinweise

    • Die Zugriffsberechtigungen für die Tools „Rechnungsstellung & Teilabrechnungen“ richten sich nach den Berechtigungen, die für die Tools „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ festgelegt wurden. Die Namen der Procore-Tools variieren je nach der in Procore konfigurierten Sprache oder dem Point-of-View-Wörterbuch. Siehe Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?
    • Wenn Sie ein Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt, der bei einem Unternehmen beschäftigt ist, das an einem in Procore verwalteten Projekt arbeitet, wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, vom Procore-Unternehmenskontoinhaber festgelegt. Zu den Berechtigungen, die der Kontoinhaber Ihnen zur Verfügung stellen kann, gehören:
      • Ein Procore-Benutzerkonto
      • Zugriffsberechtigung auf das Tool „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ des Projekts.
      • Mitgliedschaft in der Liste „Privat“ eines bestimmten Vertrags oder einer bestimmten Finanzierung
      • Offizieller Rechnungskontakt für den Vertrag oder die Finanzierung
• Zusätzliche Informationen:
  • Wenn Sie nicht möchten, dass der Rechnungsvertrag Rechnungen in Procore erstellt, können Sie eine Subunternehmerrechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen.
  • Wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten, um Einbehalt freizugeben. Siehe Erstellen einer Subunternehmerrechnung für die Freigabe von Einbehalt.

Voraussetzungen

• Fügen Sie einen Rechnungskontakt mit einem dieser Procore-Tools hinzu:
  • Kreditorenverträge. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen. 
    ODER
  • Rechnungsstellung. Siehe Hinzufügen von Rechnungskontakten zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag.
• Manuelle Abrechnungszeiträume erstellen oder Automatische Abrechnungszeiträume erstellen

Schritte

1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts. 
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer.
3. Suchen Sie in der Liste die Bestellung(en) oder den Unterauftrag/die Unteraufträge, für die Sie eine „Rechnungseinladung“ senden möchten. 

    Hinweise

   • Um nur die Rechnungen anzuzeigen, für die keine „Rechnungseinladung“ gesendet wurde, klicken Sie auf Filter hinzufügen. Wählen Sie dann „Rechnungsstatus“ und markieren Sie das Kontrollkästchen Nicht eingeladen. 
   • Wenn Sie eine Subunternehmerrechnung zur Freigabe von Einbehalt erstellen, müssen Sie keine Rechnungsaufforderung senden. Siehe Erstellen einer Subunternehmerrechnung für die Freigabe von Einbehalten.
4. Markieren Sie die Kontrollkästchen, die den Verträgen der aktuellen Abrechnungsperiode entsprechen. 
   • Um alle Rechnungen auszuwählen, markieren Sie das Kontrollkästchen oben in der Tabelle.
   • Wenn die Schaltfläche „Einladungen senden“ ausgegraut ist und Sie KEINE Einladungen senden dürfen, wenn eine oder mehrere der ausgewählten Sekundärverträge den folgenden Status aufweisen: 
     • Keine Rechnungskontakte. Sie müssen dem Sekundärvertrag zunächst einen Rechnungskontakt zuordnen. Siehe Hinzufügen von Rechnungskontakten zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag.
     • NICHT zugelassene Leistungsverzeichnisse für Subunternehmer. Das subunternehmer-Leistungsverzeichnis muss sich im Status „Genehmigt“ befinden. Siehe Aktivieren oder Deaktivieren der Registerkarte „Subunternehmer-Leistungsverzeichnis“ im Kreditorenverträge-Tool.
     • Wenn der Prozentsatz der Fertigstellung des Sekundärvertrags 100 % beträgt, können Sie keine Rechnungseinladung senden.

        Hinweis

       Wenn das heutige Datum nach dem „Fälligkeitsdatum“ des Abrechnungszeitraums liegt, dürfen Sie KEINE E-Mail-Einladung senden. 
5. Klicken Sie auf Einladungen senden.
   
   Nach dem Versenden der Einladungen geschieht Folgendes:
   
   • Ein Erfolgsbanner wird angezeigt, um zu bestätigen, dass die Einladung gesendet wurde.
   • Der Vertrag wird nicht mehr unter „Nicht eingeladen“ sondern nun unter „Eingeladen“ gezählt. 

      Tipp

     Nachdem der Rechnungskontakt den nächsten Schritt abgeschlossen hat, wird der Status der Rechnung wie folgt aktualisiert:

     • Wird die „Rechnungseinladung“ vom Rechnungskontakt akzeptiert, ändert sich der Status in „Akzeptiert“.
     • Wird die „Rechnungseinladung“ vom Rechnungskontakt abgelehnt, ändert sich der Status in „Abgelehnt“.

     Weitere Informationen über Status finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?

Nächster Schritt

• Eine „Einladung zur Rechnung“ als Rechnungskontakt annehmen oder ablehnen

Siehe auch

• Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen
• Erstellen einer Subunternehmerrechnung im Namen eines Rechnungskontakts