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Procore

Eine „Einladung zur Rechnung“ an einen Rechnungskontakt senden

Ziel

Eine Einladung zur Rechnungsstellung an einen Rechnungskontakt für den aktuellen Abrechnungszeitraum senden.

Hintergrund

Bevor Sie oder ein Rechnungskontakt eine neue Rechnung des Subunternehmerserstellen können, müssen Sie mit dem Rechnungen-Tool des Projekts einen Abrechnungszeitraum erstellen. Danach können Sie aus diesen Methoden wählen, um die Rechnung zu erstellen:

  • Der Rechnungskontakt erstellt eine neue Rechnung für den Abrechnungszeitraum
    Wenn Sie sich für diese Methode entscheiden, verwenden Sie die folgenden Schritte, um dem Rechnungskontakt eine „Rechnungseinladung“ per E-Mail zu senden. Das Senden einer „Rechnungseinladung“ ist eine Höflichkeitsbenachrichtigung, die den Rechnungskontakt daran erinnert, die neue Rechnung vor dem im Abrechnungszeitraum angegebenen „Fälligkeitsdatum“ zu erstellen und einzureichen. 
  • Eine neue Rechnung für den Abrechnungszeitraum im Namen des Rechnungskontakts erstellen
    Wenn Sie sich für diese Methode entscheiden, befolgen Sie die Schritte unter Erstellen einer Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts.
Beispiel

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für eine „Rechnungseinladung“, die Sie an einen Rechnungskontakt senden können. 

invoicing-invite-to-bill.png

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine „Rechnungseinladung“ an einen Rechnungskontakt zu senden, sind „Admin“-Berechtigungen im Sekundärverträge-Tool des Projekts erforderlich
       Hinweise
      • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
      • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
        • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
        • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
        • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
      • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.
  • Zusätzliche Informationen:

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Tool Rechnungsstellung des Projekts. 
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subcontractor.
  3. Suchen Sie in der Liste die Bestellung(en) oder den Unterauftrag/die Unteraufträge, für die Sie eine „Rechnungseinladung“ senden möchten. 
     Hinweise
  4. Markieren Sie die Kontrollkästchen, die den Verträgen der aktuellen Abrechnungsperiode entsprechen. 
  5. Klicken Sie auf Einladungen senden.
    send-invites-button.png
    Nach dem Senden der Einladungen geschieht Folgendes:
    success-invited-banner.png
    • Ein Erfolgsbanner wird angezeigt, um zu bestätigen, dass die Einladung gesendet wurde.
    • Der Vertrag wird nicht mehr unter „Nicht eingeladen“ sondern nun unter „Eingeladen“ gezählt. 
       Tipp

      Nachdem der Rechnungskontakt den nächsten Schritt abgeschlossen hat, wird der Status der Rechnung wie folgt aktualisiert:

      • Wird die „Rechnungseinladung“ vom Rechnungskontakt akzeptiert, ändert sich der Status in „Akzeptiert“.
      • Wird die „Rechnungseinladung“ vom Rechnungskontakt abgelehnt, ändert sich der Status in „Abgelehnt“.

      Weitere Informationen über Status finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?

 

 Hinweise
  • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
  • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
    • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
    • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
  • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.
 Hinweise
  • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
  • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
    • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
    • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
  • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.