Eine „Einladung zur Rechnung“ an einen Rechnungskontakt senden

Ziel

Eine Einladung zur Rechnungsstellung an einen Rechnungskontakt für den aktuellen Abrechnungszeitraum senden.

Hintergrund

Bevor jemand eine Subunternehmerrechnung erstellen kann, muss ein Rechnungsadministrator einen Abrechnungszeitraum erstellen. Ein Administrator kann dann eine Subunternehmerrechnung erstellen und eine "Einladung zur Rechnungsstellung" an einen Rechnungskontakt senden. 

Wichtige Hinweise

• Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • Sie müssen ein Rechnungsadministrator sein.
• Anforderungen:
  • Dem mit der Rechnung verbundenen Kreditorenvertrag muss ein Rechnungskontakt zugeordnet sein. 
  • Das Leistungsverzeichnis für Subunternehmer muss den Status "Genehmigt" haben. 
• Beschränkungen:
  • Sie können keine "Einladung zur Rechnungsstellung" für den offenen Abrechnungszeitraum senden, wenn das Fälligkeitsdatum der Rechnung überschritten ist.
• Zusätzliche Informationen:
  • Alternativ können Sie eine Subunternehmerrechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen. 
  • Eine "Einladung zur Rechnung" ist nicht erforderlich, um eine Rechnung zu erstellen, nur um den Einbehalt freizugeben. Siehe Erstellen einer Subunternehmerrechnung für die Freigabe von Einbehalten.

Voraussetzungen

• Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen, die Sie auswählen möchten:
  • Haben Sie einen Rechnungskontakt. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen.
  • Entspricht einem offenen Abrechnungszeitraum. Siehe Abrechnungszeiträume bearbeiten.

Schritte

1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts. 
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer , um eine Liste der Subunternehmerrechnungen anzuzeigen.

    Tipp

   Möchten Sie den Filter so anpassen, dass nur Rechnungen angezeigt werden, für die keine Einladung zur Rechnung gesendet wurde? Klicken Sie auf Filter hinzufügen, wählen Sie Rechnungsstatus und markieren Sie das Kästchen Nicht eingeladen .
3. Wählen Sie die Rechnungen aus, für die Einladungen versendet werden sollen: 
   • Um einzelne Rechnungen auszuwählen, markieren Sie die Kontrollkästchen in den entsprechenden Zeilen. 
   • Um alle Rechnungen auszuwählen, markieren Sie das Kontrollkästchen oben in der Tabelle.

      Tipps

     Ist die Schaltfläche "Einladungen senden" ausgegraut? Mögliche Gründe für eine inaktive Schaltfläche "Einladungen senden" sind:

     • Ein Kreditorenvertrag hat keinen zugewiesenen Rechnungskontakt. Sie können nur dann eine Einladung senden, wenn ein Rechnungskontakt einem Kreditorenvertrag zugeordnet ist. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen.
     • Ein Leistungsverzeichnis für Subunternehmer (Subunternehmer-Leistungsverzeichnis, SSOV) ist nicht genehmigt. Sie können eine Einladung nur senden, wenn sich das Leistungsverzeichnis des Subunternehmers (Sub-LV) im Status "Genehmigt" befindet. Siehe Aktivieren oder Deaktivieren der Registerkarte "Subunternehmer-Leistungsverzeichnis" im Kreditorenvertrags-Tool und Überprüfen eines Subunternehmer-Leistungsverzeichnisses auf einen Kreditorenvertrag.
     • Das Datum, an dem Sie eine Einladung senden, liegt nach dem Fälligkeitsdatum des Abrechnungszeitraums. Sie können keine "Einladung zur Rechnungsstellung" für den offenen Abrechnungszeitraum senden, wenn das Fälligkeitsdatum der Rechnung überschritten ist. Siehe Abrechnungszeiträume verwalten.
4. Klicken Sie auf Einladungen senden.
   
   Nach dem Versenden der Einladungen geschieht Folgendes:
   
   • Ein Erfolgsbanner wird angezeigt, um zu bestätigen, dass die Einladung gesendet wurde.
   • Der Vertrag wird nicht mehr unter „Nicht eingeladen“ sondern nun unter „Eingeladen“ gezählt. 

Nächster Schritt

• Eine „Einladung zur Rechnung“ als Rechnungskontakt annehmen oder ablehnen

Siehe auch

• Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen
• Erstellen einer Subunternehmerrechnung