Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen

Ziel

So können Sie in einem Procore-Projekt einen Rechnungskontakt zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzuzufügen.

Hintergrund

Beim Erstellen einer Bestellung oder eines Unterauftrags können Sie mithilfe der folgenden Schritte einen oder mehrere Rechnungskontakt(e) hinzufügen.

Wichtige Hinweise

• Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • „Admin“-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.

     Hinweise

    • Die Zugriffsberechtigungen für die Tools „Rechnungsstellung & Teilabrechnungen“ richten sich nach den Berechtigungen, die für die Tools „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ festgelegt wurden. Die Namen der Procore-Tools variieren je nach der in Procore konfigurierten Sprache oder dem Point-of-View-Wörterbuch. Siehe Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?
    • Wenn Sie ein Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt, der bei einem Unternehmen beschäftigt ist, das an einem in Procore verwalteten Projekt arbeitet, wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, vom Procore-Unternehmenskontoinhaber festgelegt. Zu den Berechtigungen, die der Kontoinhaber Ihnen zur Verfügung stellen kann, gehören:
      • Ein Procore-Benutzerkonto
      • Zugriffsberechtigung auf das Tool „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ des Projekts.
      • Mitgliedschaft in der Liste „Privat“ eines bestimmten Vertrags oder einer bestimmten Finanzierung
      • Offizieller Rechnungskontakt für den Vertrag oder die Finanzierung
• Zusätzliche Informationen:
  • Der Procore-Administrator Ihres Unternehmens hat auch die Möglichkeit, Standard-Rechnungskontakte im Unternehmensadressbuch einzurichten. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Unternehmens zum Unternehmensadressbuch.

Voraussetzungen

• Fügen Sie das Benutzerkonto des Rechnungskontakts zum Projektadressbuch hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektadressbuch.

   Hinweise

  • Stellen Sie beim Hinzufügen oder Aktualisieren  des Benutzerkontos des Rechnungskontakts im Unternehmensadressbuch Folgendes sicher:
    • Das Benutzerkonto im Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene ist auf Aktiv eingestellt.
    • Die für das Benutzerkonto eingegebene E-Mail-Adresse ist gültig.
    • Die Einstellung „Diese Benutzernachrichten senden“ im Benutzerkonto muss AKTIVIERT werden, indem Sie die Option Via E-Mail aus der Dropdown-Liste auswählen.  
  • Beim Hinzufügen oder Aktualisieren der „Kontaktinformationen“ auf der Registerkarte „Allgemein“ des Unternehmensdatensatzes im Unternehmensadressbuch muss der Benutzer auf der Registerkarte „Benutzer“ aufgeführt sein, damit er in der Dropdown-Liste „Rechnungskontakte“ des Unternehmensadressbuch-Tools als Auswahl erscheint.
  • Die Benutzer, die Sie im Unternehmensadressbuch als „Rechnungskontakte“ festlegen, sind dann in der Dropdown-Liste „Rechnungskontakte“ einer Bestellung oder eines Unterauftrags verfügbar.
• Aktivieren Sie die Einstellung „Subunternehmer benachrichtigen, wenn Rechnungen genehmigt werden“ im Kreditorenverträge-Tool.Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen konfigurieren: Kreditorenverträge.
• Führen Sie die Schritte unter Bestellung erstellen oder Unterauftrag erstellen aus.

Schritte

1. Navigieren Sie zum Rechnungsstellungs-Tool des Projekts.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer.
3. Suchen Sie in der Liste die Rechnung, mit der Sie arbeiten möchten.Klicken Sie dann auf den Link Vertrag, um den Kreditorenvertragskontakt zu öffnen. 
   
4. Klicken Sie auf Bearbeiten.
5. Gehen Sie unter „Allgemeine Informationen“ wie folgt vor:
   
   • Vergewissern Sie sich, dass das richtige Unternehmen in der Dropdown-Liste Auftragsunternehmen ausgewählt ist. 
   • Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus der Dropdown-Liste Rechnungskontakte aus. Die hier ausgewählten Benutzer werden automatisch der Dropdown-Liste "Privat" hinzugefügt.

      Hinweise

     Damit Sie einen Rechnungskontakt aus der Liste „Rechnungskontakte“ auswählen können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

     • Im Kreditorenvertrag muss ein „Auftragsunternehmen“ festgelegt werden.Dadurch wird die Liste mit allen Unternehmen im Unternehmensadressbuch gefüllt. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Unternehmensadressbuch.Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Unternehmensadressbuch.
     • Um in der Liste „Rechnungskontakte“ angezeigt zu werden, muss der Benutzer ein Mitarbeiter des ausgewählten „Auftragsunternehmens“ sein.Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektadressbuch.
6. Klicken Sie auf Speichern.

    Tipps

   Wann sendet Procore E-Mail-Benachrichtigungen an Rechnungskontakte? Ein Rechnungskontakt erhält eine E-Mail-Benachrichtigung von Procore, wenn:

   • Der Status einer Rechnung auf Überarbeiten und erneut einreichen aktualisiert wird.
   • Der Status des Leistungsverzeichnisses des Nachunternehmers auf einer nachgelagerten Rechnung auf Überarbeiten erneut einreichen aktualisiert wird.
   • Ein Benutzer mit Berechtigungen auf der Admin-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts führt Folgendes aus:
     • Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen & E-Mail oder Speichern & E-Mail auf der Registerkarte Allgemein einer Bestellung oder eines Unterauftrags. 
     • Sendet eine 'Einladung zur Rechnungsstellung' an den Rechnungskontakt. 
       Hinweis: Procore sendet KEINE E-Mail-Benachrichtigungen an Rechnungskontakte, wenn:
       • Ein Rechnungsadministrator im Namen eines Rechnungskontakts ein Nachunternehmer-Leistungsverzeichnis für eine nachgelagerte Rechnung erstellt oder aktualisiert.
       • Ein Rechnungsadministrator ändert den Status eines Subunternehmer-Leistungsverzeichnisses auf einer nachgelagerten Rechnung Genehmigt, Entwurf, oder In Prüfung.

   Wann sendet Procore E-Mail-Benachrichtigungen an die Mitglieder der Verteilerliste einer Rechnung? Mitglieder, die zur Verteilerliste einer Rechnung hinzugefügt wurden, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über eine nachgelagerte Rechnung, wenn:

   • Ein Rechnungskontakt legt ein Leistungsverzeichnis für den Subunternehmer vor.
   • Ein Rechnungskontakt bearbeitet ein Leistungsverzeichnis für einen Subunternehmer und reicht es erneut ein. 
   • Ein Rechnungsadministrator ändert den Status des Leistungsverzeichnisses des Subunternehmers von einem beliebigen Status auf 'Wird überprüft.'

Nächste Schritte

• Automatische Abrechnungszeiträume erstellen oder Manuelle Abrechnungszeiträume erstellen

Siehe auch 

• Eine „Einladung zur Rechnung“ an einen Rechnungskontakt senden
• Eine „Einladung zur Rechnung“ als Rechnungskontakt annehmen oder ablehnen
• Eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen