RFQs aus einer Änderung erstellen

Ziel

Eine Angebotsanforderung (RFQ) aus einer Änderung erstellen, um ein Angebot von einem Projektmitarbeiter einzuholen. 

Hintergrund

Nachdem Sie eine Änderung für ein Projekt erstellt haben, können Sie eine RFQ für diese Änderung erstellen. In Procore ist eine RFQ eine Aufforderung an einen Projektmitarbeiter, ein Preisangebot für die Waren, Dienstleistungen und Aufgaben abzugeben, die mit den Anforderungen der Änderung verbunden sind. Nach der Erstellung einer RFQ für eine Änderung, wie in den folgenden Schritten beschrieben, hat Ihr Team zwei Möglichkeiten:

• Sie können Ihre Projektmitarbeiter einladen, ihre eigenen Antworten und Angebote in Ihr Procore-Projekt einzugeben. Führen Sie dazu die Schritte unter Eine RFQ einem Projektmitarbeiter zuweisen und senden aus. Als Nächstes geben Sie Ihrem Projektmitarbeiter Anweisungen, damit dieser Als Projektmitarbeiter ein Angebot abgeben kann.
  ODER
• Wenn Sie NICHT wollen, dass Ihre Projektmitarbeiter ihre eigenen Antworten und Angebote eingeben, können Sie den Einreichungsprozess außerhalb von Procore verwalten. Dann können Sie die Antwort und das Angebot im Namen Ihres Projektmitarbeiters eingeben. Anweisungen dazu finden Sie unter Im Namen eines Projektmitarbeiters auf eine RFQ antworten.

Wichtige Hinweise

• Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  So erstellen oder bearbeiten Sie eine Anfrage aus einem Änderungsereignis:
  • Berechtigungen auf der Admin-Ebene für das Änderungen-Tool des Projekts.
    UND
  • „Admin“-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
• Anforderungen:

  • Damit der Name eines Projektmitarbeiters als Auswahl in der Dropdown-Liste Beauftragter in einer RFQ erscheint:

    • Muss das Unternehmen des Projektmitarbeiters einen Unternehmenseintrag im Projektadressbuch haben. Siehe Hinzufügen eines Unternehmens zum Projektadressbuch.
    • Muss der Projektmitarbeiter über ein aktives Procore-Benutzerkonto im Projektadressbuch verfügen. Siehe Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektadressbuch.
    • Muss das Benutzerkonto des Projektmitarbeiters über „Standard“-Berechtigungen für das Tool „Sekundärverträge“ des Projekts verfügen. Siehe Vorlagen für Projektberechtigungen verwalten.
    • Muss der Projektmitarbeiter in dem Sekundärvertrag als Mitarbeiter des „Auftragsunternehmens“ und als Mitglied der Dropdown-Liste „Privat“ in dem Sekundärvertrag aufgeführt sein. Siehe Eine Bestellung erstellen oder Einen Unterauftrag erstellen.

Voraussetzungen

• Fügen Sie das Tool Änderungen zum Menü Projekttools hinzu.Siehe Projekttools hinzufügen und entfernen.
• Führen Sie die Schritte unter Sekundärvertrag erstellen aus, um die RFQs-Funktion im Änderungen-Tool zu aktivieren. 
• Führen Sie die Schritte unter Änderung erstellen aus.

Schritte

1. Navigieren Sie zum Tool Änderungen des Projekts.
2. Markieren Sie auf der Registerkarte Detail das Kontrollkästchen, das der gewünschten Änderung entspricht. 
3. Wählen Sie Mehrfachaktionen > Anfragen senden.
   
4. Überprüfen Sie die Informationen, die automatisch von Procore ausgefüllt werden:
   • Titel. Procore füllt dieses Feld automatisch mit der Nummer der Änderung und der Beschreibung aus. Sie können den Titel nach Belieben ändern. 
   • Fälligkeitstermin. Procore setzt den Fälligkeitstermin automatisch auf sieben (7) Arbeitstage in der Zukunft. Sie können das Datum nach Belieben ändern.

      Hinweis

     • Wie Sie die Standardeinstellung für den Fälligkeitstermin ändern können, erfahren Sie unter Einstellungen konfigurieren: Sekundärverträge und Projektarbeitstage festlegen.
   • Details anfordern. Procore trägt standardmäßig die Nummer der Änderung, den Titel und die Beschreibung ein. Sie können diese ersetzen oder eine neue Nachricht eingeben, die an die in der Tabelle „Sekundärvertragsauswahl“ genannten „Empfänger“ gesendet wird.
5. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Verteilung. Wählen Sie alle Benutzer aus, die Procore benachrichtigen soll, wenn eine Antwort auf eine RFQ von einem in der Tabelle „Sekundärvertragsauswahl“ genannten „Empfänger“ eingereicht wird. Sie können eine Verteilergruppe und alle Procore-Benutzer auswählen, die zum Adressbuch-Tool des Projekts hinzugefügt wurden. 

      Hinweise

     • Die Verteilerliste ist für die Benachrichtigung der Mitglieder des internen Projektteams Ihres Unternehmens gedacht. Sie ist nicht für die Benachrichtigung Ihrer externen Subunternehmer, Lieferanten usw. gedacht. 
     • Um eine Verteilergruppe einzurichten, siehe Einstellungen konfigurieren: Sekundärverträge. 
     • Der Ersteller der RFQ erhält automatisch Benachrichtigungen von Procore. 
   • Anhänge. Hängen Sie alle verwandten Posten an die RFQ von Procore oder von Ihrem Computer an.
6. Im Abschnitt Sekundärvertragsauswahl werden einige Informationen automatisch für Sie ausgefüllt. Bestätigen Sie diese Informationen:
   • RFQ-Umfangsbeschreibung. Bestätigen Sie, dass die von Procore automatisch eingegebene Beschreibung des RFQ-Umfangs Ihren Wünschen entspricht. Sie können diesen Eintrag bei Bedarf aktualisieren. 
   • Auftragsunternehmen. Bestätigen Sie, dass der richtige Unternehmensname in der Dropdown-Liste angezeigt wird. Der Unternehmensname ist das „Auftragsunternehmen“, das mit dem Änderungs-Einzelposten verbunden ist. Das „Auftragsunternehmen“ bestimmt auch die Empfänger, die Sie in der Liste „Empfänger“ auswählen können. 
   • Vertragsnummer. Bestätigen Sie, dass die richtige Vertragsnummer ausgewählt ist. 
   • Empfänger. Bestätigen Sie den in der Dropdown-Liste genannten Empfänger. Dieser Benutzer ist der „Beauftragte“ der RFQ.

      Hinweis

     Wenn in der Liste keine bestimmten „Empfänger“ vorhanden sind, erlaubt Procore Ihnen, die RFQ-Details zu speichern. Die RFQ kann jedoch nicht per E-Mail versendet werden, wenn kein gültiger „Empfänger“ vorhanden ist. Wie Sie einem Projektmitarbeiter eine RFQ zuweisen können, erfahren Sie unter Eine RFQ einem Projektmitarbeiter zuweisen und senden.
7. Klicken Sie aufRFQs erstellen.
   Hinweis: An jeden Projektmitarbeiter wird eine individuelle E-Mail mit der Bitte um ein Preisangebot gesendet.

Nächste Schritte

• Als Projektmitarbeiter ein Angebot abgeben
  ODER
• Im Namen eines Projektmitarbeiters auf eine RFQ antworten

Siehe auch

• Zuweisung einer RFQ
• Eine Änderung erstellen
• Einstellungen konfigurieren: Sekundärverträge