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Procore

Verwenden der Funktion „Prognose zum Abschluss“

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Ziel

Nutzung der Funktion „Prognose bis Fertigstellung“ im Budget-Tool des Projekts. 

Hintergrund

Um sicherzustellen, dass zukünftige Aktivitäten und Kosten Ihres Projekts genau und konsistent bleiben, ist es wichtig, das Budget Ihres Projekts aktiv zu verwalten und zu überwachen. Wenn diese Aktivität in Ihrer Verantwortung liegt (z.B. wenn Sie ein Projektmanager oder Projektbuchhalter sind), müssen Sie unter Umständen wöchentliche oder monatliche Berichte erstellen, um alle abrechenbaren Kosten Ihres Projekts (mit anderen Worten, was für das Projekt bereits fertiggestellt wurde) und die voraussichtlichen Kosten (mit anderen Worten, was am Projekt noch zu erledigen ist) übersichtlich darzustellen. 

Damit Ihr Projektteam besser verstehen kann, was in einem Projekt noch abgeschlossen werden muss, ist die Spalte „Prognose bis Fertigstellung“ standardmäßig in mehreren Standardansichten des Budgettools enthalten (z.B. Procore-Standardbudget, Leere Budgetansicht, (mehrstufiges) Procore-Standardbudget und Procore ERP Direktkostenbudget). Diese Spalte kann auch zu beliebigen benutzerdefinierten Budgetansichten hinzugefügt werden, die Sie erstellen möchten. Siehe Eine neue Budgetansicht einrichten. 

Mit der Spalte ‚Prognose bis Fertigstellung‘ können Sie:

  • Schätzen Sie die „Projektierten Über/Unter“-Kosten für jeden Budgeteinzelposten
    Dadurch wird sichergestellt, dass die Gesamtsumme in der Spalte „Geschätzte Kosten bei Fertigstellung“ korrekt ist und mit Ihrer vorherigen wöchentlichen oder monatlichen Prognose übereinstimmt.
  • Wählen Sie die Berechnungsmethode aus, die pro Einzelposten angewendet werden soll
    • Die Einstellung Automatische Berechnung berechnet die verbleibenden Projektkosten basierend auf der Differenz zwischen dem „Projektierten Budget“ und den „Projektierten Kosten“, um einen Netto-Null-Wert ($0) der „Projektierten Über/Unter-Kosten“ für jeden Budgeteinzelposten beizubehalten.
    • Mit der Einstellung Manueller Eintrag können Sie Artikel und Beträge hinzufügen, um eine realistischere Prognosezahl basierend auf wichtigen Projekteinblicken zu definieren.
    • Mit der Einstellung Überwachte Ressourcen können Sie zeit-/dauerbasierte Posten hinzufügen, die im Laufe des Projekts mit der Zeit automatisch abgezogen werden.
  • Hinzufügen von Prognosenotizen
    Notieren Sie eine hilfreiche Notiz, die die Begründung für den prognostizierten Wert für jeden Budgeteinzelposten dokumentiert. Die Anzahl der Zeichen, die Sie in eine Notiz eingeben können, ist nicht begrenzt.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe ‚Standard‘ oder höher für das Budget-Tool des Projekts.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sie können die Einstellung „Prognose bis Fertigstellung“ auf Einzelpostenbasis auf Automatische Berechnung, Manueller Eintrag oder Überwachte Ressourcen konfigurieren. 
    • Sie können jedem Einzelposten Notizen hinzufügen.
    • Der Notiz-Eintrag bleibt erhalten, wenn Sie zwischen Automatischer Berechnung, Manuellem Eintrag und Überwachten Ressourcen wechseln.
    • Wichtig! Wenn Sie vom manuellen Eintrag zur automatischen Berechnung wechseln, werden alle zuvor hinzugefügten Manuellen Eintragsposten gelöscht.
  • Netto-Null-Berechnungen:
    • Ein Benutzer mit ‚Admin‘-Berechtigungen für das Budget-Tool kann die Spalte ‚Prognose bis Fertigstellung‘ konfigurieren, um eine automatische Netto-Null-Berechnung in den Konfigurationseinstellungen des Budget-Tools zu erhalten.
      Hinweis: Diese Einstellung wird nur auf neue Einzelposten angewendet, die Sie dem Budget hinzufügen. 
    • Ein Blitzsymbol icon-lightning-bolt.png in der Spalte Prognose bis Fertigstellung zeigt die automatische Netto-Null-Berechnung an, die angewendet wird.
    • Ein Fragezeichen ?-Symbol bedeutet, dass die Spalte „Prognose bis Fertigstellung“ nicht bearbeitet werden kann.  Siehe Hinzufügen einer Budgeteinzelposition.
  • Für Unternehmen, die das ERP-Integrationstool verwenden:

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Budget- Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Budget.
  3. Suchen Sie den Budgeteinzelposten, den Sie untersuchen möchten.
  4. Klicken Sie in der Spalte Prognose bis zur Fertigstellung auf den Link rechts neben dem Blitzsymbol icon-lightning-bolt.png.

    budget-forecast-to-complete-link.png
     
  5. Wählen Sie die gewünschte Berechnungsmethode:

Automatische Berechnung

Gehen Sie wie folgt vor, um die Option Automatische Berechnung für eine Budgeteinzelposition zu aktivieren. Die automatische Berechnung ist die Standardeinstellung im Budget-Tool des Projekts. Mit dieser Option wird die Differenz zwischen den Werten in den Spalten „Vsl. Budget“ und „Vsl. Kosten“ berechnet. Diese Differenz wird als Wert in der Spalte „Projektiert über/unter“ angezeigt. 

Nachdem Sie auf den Link in der Spalte Prognose bis zur Fertigstellung neben dem Blitzsymbol icon-lightning-bolt.png geklickt haben, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie im Abschnitt Prognose bis zur Fertigstellung, der unterhalb der Tabelle auf der Registerkarte „Budget“ erscheint, die Option Automatische Berechnung.
  2. Optional: Geben Sie in das Feld Hinweise alle relevanten Informationen zur Prognose ein. 

    budget-ftc-new-experience-section.png
     
  3. Klicken Sie auf das Symbol icon-markup-close-x.png oben rechts im Abschnitt Prognose bis zur Fertigstellung, um ihn zu schließen.

Manueller Eintrag

Nachdem Sie auf den Link in der Spalte Prognose bis zur Fertigstellung neben dem Blitzsymbol icon-lightning-bolt.png geklickt haben, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie unter Berechnungsmethode die Option Manueller Eintrag.
  2. Optional: Geben Sie alle relevanten Informationen in das Feld Hinweise ein. 
  3. Optional: Um Einzelpositionen hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Einzelposition hinzufügen.
    1. Geben Sie für jede Einzelposition Folgendes ein:
      • Beschreibung
        Geben Sie eine Beschreibung für die neue Einzelposition ein.
      • Menge
        Geben Sie eine Menge ein. Standardmäßig ist der Eintrag auf „1“ festgelegt.
      • Einheiten
        Wählen Sie eine Maßeinheit aus (siehe Welche Maßeinheiten sind in der Procore-Masterliste enthalten?). Die Standardauswahl ist „Pauschalbetrag“.
      • Stückkosten
        Geben Sie die Stückkosten ein. Geben Sie zum Beispiel 100,00 ein. Der Standardeintrag ist „null“ (0,00).
      • Betrag
        Geben Sie die Gesamtkosten für die Einzelposition ein. Dies ist die Anzahl der Einheiten multipliziert mit den Stückkosten. 
    2. Fügen Sie nach Bedarf Einzelpositionen hinzu.
  4. Klicken Sie je nach der Umgebung, die Sie verwenden, auf Fertig oder das Schließen-Symbol icon-markup-close-x.png, um Ihre Änderungen zu speichern und zum Budget zurückzukehren. 

Pauschaleintrag (Registerkarte "Prognose")

Diese Pauschalbuchungsmethode sollte verwendet werden, wenn Sie eine einzelne Zahl eingeben möchten, um die verbleibenden Kosten bei Fertigstellung für einen bestimmten Budgetschlüssel im Budget eines Projekts zu prognostizieren. Auf der Registerkarte "Budget" füllt Procore den Betrag "Pauschaleintrag" mit dem Betrag "Prognose bis zur Fertigstellung" auf. Wenn Sie einen anderen Betrag eingeben möchten, müssen Sie den Betrag auf der Registerkarte "Prognose" bearbeiten. Wie Sie eine Prognoseansicht einrichten, erfahren Sie unter Einrichten einer neuen Prognoseansicht.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Prognose.
  2. Klicken Sie auf den Link in der Spalte Prognose bis zur Fertigstellung neben dem Blitzsymbol icon-lightning-bolt.png und gehen Sie wie folgt vor.
  3. Wählen Sie unter Berechnungsmethode die Option Pauschalbuchung .
  4. Geben Sie einen Pauschale Betrag in das Textfeld ein. 
     Wichtig
    Da Ihr Pauschale Eintrag den Betrag "Prognose bis zur Fertigstellung" im Budget außer Kraft setzt, ist es wichtig, die Auswirkungen zu verstehen, die die Verwendung dieser Berechnung auf Ihre Gesamtbudgetprognose haben kann. 
  5. Optional: Geben Sie alle relevanten Informationen in das Feld Hinweise ein.
  6. Klicken Sie je nach verwendeter Umgebung auf das Symbol Fertig oder Schließen icon-markup-close-x.png, um Ihre Änderungen zu speichern und zum Budget zurückzukehren. 

Überwachte Ressourcen

Die Spalte „Überwachte Ressourcen“ prognostiziert Ihre voraussichtlichen Kosten auf der Grundlage der Ressourcensätze und der Zeit und führt dann die Ressourcen ein, indem sie eine Zeit und ein Datum anwendet und die Stückkosten und den Auslastungsgrad für die Ressourcen innerhalb eines Budgetschlüssels hinzufügt. Procore verringert automatisch den Betrag für die „Prognose bis zur Fertigstellung“, während die Zeit vergeht. 

Nachdem Sie auf den Link in der Spalte Prognose bis zur Fertigstellung neben dem Blitzsymbol icon-lightning-bolt.png geklickt haben, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie unter Berechnungsmethode die Option Überwachte Ressourcen.
  2. Optional: Geben Sie alle relevanten Informationen in das Feld Hinweise ein. 
  3. Optional: Um einen weiteren Eintrag hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Einzelposition hinzufügen.
    1. Geben Sie für jede Einzelposition Folgendes ein:
      • Beschreibung
        Geben Sie eine Beschreibung für die neue Einzelposition der Ressource ein.
        Beispiel
        Beispiele hierfür sind:
        • Projektmanager Stufe 1, Stufe 2
        • Vermietung von Büroanhängern
        • Provisorische Toilettenanlagen
        • Vermietung von temporären Lagercontainern
      • Startdatum
        Wählen Sie ein Startdatum für die Einzelposition der Ressource aus.
      • Enddatum
        Wählen Sie ein Enddatum für den Ressourceneinzelposten aus.
      • Verbleibende Einheiten
        Wählen Sie Wochen oder Monate aus. „Wochen“ ist die Standardauswahl. Procore verwendet das heutige Datum, um automatisch den Wert „Verbleibende Einheiten“ zu berechnen, und zieht den Restbetrag am Ende jeder Woche oder jedes Monats ab. 
      • Stückkosten
        Geben Sie die Stückkosten ein. Die Standardeinstellung ist „null“ (0,00). Geben Sie zum Beispiel 100,00 ein.
        • Nutzung
          Geben Sie den Prozentsatz der Ressource ein, der innerhalb der angegebenen Dauer der Einzelposition in Anspruch genommen wird.
           Hinweis

          Ihre Eingabe in der vorherigen Spalte bestimmt, wie der Wert in jeder Spalte aufgefüllt wird.

          Hinweis: Procore erlaubt es Ihnen nicht, die Kosten anteilig zu berechnen. Zum Beispiel entsprechen 8 Tage 2 Wochen, nicht 1,14 Wochen. 
           
          Spaltenname Berechnung
          Berechnete Stückkosten Nutzungsrate * Stückkosten
          Prognose zum Abschluss Berechnete Stückkosten * Verbleibende Einheiten
          Geplant Berechnete Stückkosten * Gesamteinheiten
          Dieser Wert gilt für das von Ihnen angegebene Anfangs- und Enddatum. 
    2. Fügen Sie nach Bedarf Einzelpositionen hinzu. 
  4. Klicken Sie je nach verwendeter Umgebung auf das Symbol Fertig oder Schließen icon-markup-close-x.png, um Ihre Änderungen zu speichern und zum Budget zurückzukehren.