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Procore

Verwenden der Funktion „Prognose zum Abschluss“

Ziel

Nutzung der Funktion „Prognose bis Fertigstellung“ im Budget-Tool des Projekts. 

Hintergrund

Um sicherzustellen, dass zukünftige Aktivitäten und Kosten Ihres Projekts genau und konsistent bleiben, ist es wichtig, das Budget Ihres Projekts aktiv zu verwalten und zu überwachen. Wenn diese Aktivität in Ihrer Verantwortung liegt (z.B. wenn Sie ein Projektmanager oder Projektbuchhalter sind), müssen Sie unter Umständen wöchentliche oder monatliche Berichte erstellen, um alle abrechenbaren Kosten Ihres Projekts (mit anderen Worten, was für das Projekt bereits fertiggestellt wurde) und die voraussichtlichen Kosten (mit anderen Worten, was am Projekt noch zu erledigen ist) übersichtlich darzustellen. 

Damit Ihr Projektteam besser verstehen kann, was in einem Projekt noch abgeschlossen werden muss, ist die Spalte „Prognose bis Fertigstellung“ standardmäßig in mehreren Standardansichten des Budgettools enthalten (z.B. Procore-Standardbudget, Leere Budgetansicht, (mehrstufiges) Procore-Standardbudget und Procore ERP Direktkostenbudget). Diese Spalte kann auch zu beliebigen benutzerdefinierten Budgetansichten hinzugefügt werden, die Sie erstellen möchten. Siehe Einrichten einer neuen Budgetansicht

Mit der Spalte ‚Prognose bis Fertigstellung‘ können Sie:

  • Schätzen Sie die „Projektierten Über/Unter“-Kosten für jeden Budgeteinzelposten
    Dadurch wird sichergestellt, dass die Gesamtsumme in der Spalte „Geschätzte Kosten bei Fertigstellung“ korrekt ist und mit Ihrer vorherigen wöchentlichen oder monatlichen Prognose übereinstimmt.
  • Wählen Sie die Berechnungsmethode aus, die pro Einzelposten angewendet werden soll
    • Die Einstellung Automatische Berechnung berechnet die verbleibenden Projektkosten basierend auf der Differenz zwischen dem „Projektierten Budget“ und den „Projektierten Kosten“, um einen Netto-Null-Wert ($0) der „Projektierten Über/Unter-Kosten“ für jeden Budgeteinzelposten beizubehalten.
    • Mit der Einstellung Manueller Eintrag können Sie Artikel und Beträge hinzufügen, um eine realistischere Prognosezahl basierend auf wichtigen Projekteinblicken zu definieren.
    • Mit der Einstellung Überwachte Ressourcen können Sie zeit-/dauerbasierte Posten hinzufügen, die im Laufe des Projekts mit der Zeit automatisch abgezogen werden.
  • Hinzufügen von Prognosenotizen
    Notieren Sie eine hilfreiche Notiz, die die Begründung für den prognostizierten Wert für jeden Budgeteinzelposten dokumentiert. Die Anzahl der Zeichen, die Sie in eine Notiz eingeben können, ist nicht begrenzt.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe ‚Standard‘ oder höher für das Budget-Tool des Projekts.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sie können die Einstellung „Prognose bis Fertigstellung“ auf Einzelpostenbasis auf Automatische Berechnung, Manueller Eintrag oder Überwachte Ressourcen konfigurieren. 
    • Sie können jedem Einzelposten Notizen hinzufügen.
    • Der Notiz-Eintrag bleibt erhalten, wenn Sie zwischen Automatischer Berechnung, Manuellem Eintrag und Überwachten Ressourcen wechseln.
    • Wichtig! Wenn Sie vom manuellen Eintrag zur automatischen Berechnung wechseln, werden alle zuvor hinzugefügten Manuellen Eintragsposten gelöscht.
  • Netto-Null-Berechnungen:
    • Ein Benutzer mit ‚Admin‘-Berechtigungen für das Budget-Tool kann die Spalte ‚Prognose bis Fertigstellung‘ konfigurieren, um eine automatische Netto-Null-Berechnung in den Konfigurationseinstellungen des Budget-Tools zu erhalten.
      Hinweis: Diese Einstellung wird nur auf neue Einzelposten angewendet, die Sie dem Budget hinzufügen. 
    • Ein Blitz icon-lightning-bolt.png Symbol in der Spalte ‚Prognose bis Fertigstellung‘ zeigt die automatische Netto-Null-Berechnung an, die angewendet wird.
    • Ein Fragezeichen ? Symbol bedeutet, dass die Spalte „Prognose bis Fertigstellung“ nicht bearbeitet werden kann. Siehe Hinzufügen eines Teilbudget-Einzelpostens.
  • Für Unternehmen, die das ERP-Integrationstool verwenden:

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Budget- Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Budget.
  3. Suchen Sie den Budgeteinzelposten, den Sie untersuchen möchten. 
  4. Klicken Sie auf den Link in der Spalte Prognose bis Fertigstellung.
    Hinweis: Wie unten dargestellt, befindet sich der Link zum Klicken rechts neben dem Blitz icon-lightning-bolt.png Symbol.
    forecast_budget_4_7_2020.png
  5. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten für die Berechnungsmethode Prognose bis Abschluss:

Automatic Calculation

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Option Automatische Berechnung für einen Budgeteinzelposten zu aktivieren, wobei es sich um die Standardeinstellung für das Budget-Tool des Projekts handelt. Diese Option berechnet die Differenz zwischen den Werten in den Spalten ‚Projektiertes Budget' und ‚Projektierte Kosten'. Diese Differenz wird als Wert in der Spalte ‚Projekt über/unter‘ angezeigt. Im Fenster Prognose bis Fertigstellunggehen Sie wie folgt vor:

  1. Unter Berechnungsmethode wählen Sie die Option Automatische Berechnung.
  2. (Optional) Geben Sie alle relevanten Informationen zur Prognose in das Feld Anmerkungen ein. 
  3. Speichern Sie Ihre Änderungen und kehren Sie zum Budget-Tool zurück, indem Sie auf Fertig klicken.

Manueller Eintrag

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Einzelposten für die Spalte „Prognose bis Fertigstellung“ manuell zu erstellen. Im Prognose bis Fertigstellung-Fenster, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie unter Berechnungsmethode die Option Manueller Eintrag.
  2. (Optional) Geben Sie alle relevanten Informationen zur Prognose in das Feld Anmerkungen ein. 
  3. Um zusätzliche Einträge hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuen Einzelposten hinzufügen.
  4. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
    forecast_manualentry_4-7-2020.png
    • Beschreibung. Geben Sie eine beschreibende Zusammenfassung Ihres neuen Einzelpostens ein.
    • Menge. Geben Sie eine Zahl ein. Standardmäßig ist dies auf 1 eingestellt.
    • Einheiten. Wählen Sie eine Maßeinheit aus. Dies ist eine Dropdown-Liste, die von der Maßeinheits-Masterliste auf Unternehmensebene im Unternehmens-Administrations-Tool ausgefüllt wird. Sie können also hier eine Notiz dazu hinzufügen und/oder einen Link zu diesem Support-Artikel hinzufügen. Der Standardwert ist „lst“ (Pauschale).
    • Stückkosten. Fügen Sie die Kosten pro Einheit hinzu (geben Sie beispielsweise 100 ein). Die Standardeinstellung ist Null (0,00).
    • Betrag. Die Gesamtkosten des Einzelpostens. (Einheiten * Einheitskosten).
  5. Fügen Sie nach Bedarf zusätzliche Einzelposten hinzu.
  6. Speichern Sie Ihre Änderungen und kehren Sie zum Budget-Tool zurück, indem Sie auf Fertig klicken.

Überwachte Ressourcen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Einzelposten mit Ihren überwachten Werten zu prognostizieren. 

Mit Überwachte Ressourcen können Sie projektierte Kosten basierend auf Ressourcensätzen und Zeit prognostizieren, indem Sie Ressourcen einführen, eine Zeit und ein Datum anwenden und einen Stückkosten- und Nutzungssatz für Ressourcen innerhalb eines Kostenschlüssels hinzufügen. Procore zieht im Laufe der Zeit automatisch den Betrag für die ‚Prognose bis Fertigstellung‘ ab.Im Fenster Prognose bis Fertigstellung gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie unter Berechnungsmethode die Option Überwachte Ressourcen.
  2. (Optional) Geben Sie alle relevanten Informationen zur Prognose in das Feld Anmerkungen ein. 
  3. Um zusätzliche Einträge hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuen Einzelposten hinzufügen.
  4. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
    forecast_monitoredresources_4-7-2020.png
    • Beschreibung. Geben Sie eine Beschreibung für den neuen Ressourcen-Einzelposten ein. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele:
      • Projektmanager Stufe 1, Stufe 2
      • Vermietung von Büroanhängern
      • Provisorische Toilettenanlagen
      • Vermietung von temporären Lagercontainern
    • Startdatum. Wählen Sie ein Startdatum für den Ressourceneinzelposten aus.
    • Enddatum. Wählen Sie ein Enddatum für den Ressourceneinzelposten aus.
    • Verbleibende Einheiten. Wählen Sie unter Verbleibende Einheiten die Option Wochen (Standardauswahl) oder Monate aus. Procore verwendet das heutige Datum, um automatisch die verbleibenden Einheiten zu berechnen und den verbleibenden Betrag am Ende jeder Einheit (Woche oder Monat) abzubuchen. 
    • Stückkosten. Fügen Sie die Kosten pro Einheit hinzu (geben Sie beispielsweise 100 ein). Die Standardeinstellung ist Null (0,00).
      • Nutzung. Geben Sie den Prozentsatz der Ressource ein, der innerhalb der angegebenen Dauer des Einzelpostens verwendet wird.
        Die Spalten Berechnete Stückkosten, Prognose bis Fertigstellung und Geplant werden basierend auf Ihren Eingaben in den vorherigen Spalten ausgefüllt.
        • Berechnete Stückkosten = Nutzungsrate * Stückkosten
        • Prognose bis Fertigstellung = Berechnete Stückkosten * Verbleibende Einheiten
        • Geplant = Berechnete Stückkosten * Gesamteinheiten (basierend auf der gesamten Laufzeit, berechnet vom Startdatum bis zum Enddatum).
          Hinweis: Sie können die Kosten nicht anteilig berechnen (z.B. 8 Tage = 2 Wochen, nicht 1,14 Wochen).
  5. Fügen Sie bei Bedarf weitere Einzelposten hinzu.
  6. Speichern Sie Ihre Änderungen und kehren Sie zum Budget-Tool zurück, indem Sie auf Fertig klicken.

 

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