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Procore

Aktualisieren Sie das Leistungsverzeichnis eines Primärvertrags

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Ziel

So beschreiben Sie die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie die Einzelpositionen im Leistungsverzeichnis (LV) eines Vertrags aktualisieren können.

Hintergrund

Nachdem Sie einen Vertrag erstellt haben, können Sie zwischen drei (3) Methoden wählen, um die Einzelposition im LV Ihres Vertrags zu aktualisieren: 

  • Hinzufügen von Einzelpositionen zum Leistungsverzeichnis
    Wenn das LV Ihres Vertrags nur einige wenige Einzelpositionen enthält oder wenn Sie manuell neue Einzelpositionen zum LV hinzufügen möchten, verwenden Sie die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“, um jede LV-Einzelposition manuell einzugeben. 
  • LV aus dem Projektbudget erstellen
    Wenn Sie das LV Ihres Vertrags so strukturieren möchten, dass es mit Ihren Budgetpositionen übereinstimmt, bietet Procore Ihnen die Möglichkeit, Ihre LV-Positionen direkt aus dem Procore-Budgettool zu importieren. Bei dieser Methode wird das LV des Vertrags automatisch für Sie erstellt, wobei die Budgetposten Ihres Projekts als Datenquelle dienen. 
  • Importieren des LVs aus einer CSV-Datei
    Wenn Sie es vorziehen, das LV Ihres Vertrags mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel zu erstellen, können Sie eine leere Vorlage herunterladen, die der Tabellenstruktur Ihres Vertrags entspricht, Ihre LV-Positionen in die Tabelle einfügen, die Datei im CSV-Format (Comma Separated Values) speichern und dann Ihre Positionen importieren.Sie können den Importprozess auch nutzen, um alle vorhandenen Positionen im LV Ihres Vertrags zu ersetzen, oder Sie können alle vorhandenen Positionen beibehalten und zusätzliche hinzufügen. 

Wichtige Hinweise

 Wichtig
Anmerkung des Autors: Der Inhalt von "Zu Beachtendes" in (1) Aktualisierung des Leistungsverzeichnisses eines Debitorenvertrags unten muss ebenfalls kopiert und in den Abschnitt "Zu Beachtendes" von (2) Ein Debitorenvertrags-LV aus dem Projektbudget erstellen eingefügt werden. Ein Block zur Wiederverwendung von Inhalten kann wegen des Mindtouch-Rekursionsproblems nicht zu (2) hinzugefügt werden. 

Voraussetzungen

Schritte

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Positionen im LV eines Vertrags hinzuzufügen und zu aktualisieren:

Festlegen der Abrechnungsmethode für einen neuen Primärvertrag

Standardmäßig wird für neue Debitorenverträge die  Abrechnungsmethode "betragsbasiert" verwendet. Benutzer können dies in "Stück-/mengenbasiert" ändern, indem sie auf die Schaltfläche In Stück/Menge ändern klicken. In Procore bestimmt die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung, wie Einzelposten auf Rechnungen behandelt werden. Die betragsbasierte Buchhaltung verwendet Pauschalbeträge für Einzelposten, während die stück-/mengenbezogene Buchhaltung Mengen und Stückpreise zur Berechnung von Summen verwendet. Sobald die Abrechnungsmethode eines Vertrags festgelegt und Einzelpositionen erstellt wurden, kann sie nicht mehr geändert werden

prime-contract-default-accounting-method.png

Hinzufügen von Einzelposten zum LV

  1. Navigate to the project's Prime Contracts tool.
  2. Locate the contract to update and click its Number link. 
  3. Click the Schedule of Values tab.
  4. Click Add Line.
  5. Complete the data entry as follows:
    1. Budget Code
      Select a budget code or click Create Budget Code. See What is a budget code in Procore's WBS? 
    2. Description
      Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
    3. Qty
      Enter the number of units.
    4. UOM
      Select a Unit of Measure (UOM) from the drop-down list. To learn about the default selections in this list, see Which units of measure are included in Procore's master list? and Add a Unit of Measure to the Unit of Measure Master List.
    5. Unit Cost
      Enter the cost per unit in this box. You'll notice that the value in this column contains four (4) decimal points (for example, $0.0000) to allow you to enter the specific value required to calculate accurate pricing. 
      Example
      If you are buying 50,000 units for $1,006,625.00, you would enter a unit price of $20.1325. 
    6. Amount
      The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
  6. Repeat the above steps for all line items.
     Tip
    Want to arrange the line items on your schedule of values into groups? Click the Add Group menu and select the desired grouping options. The default options include Cost Code, Cost Type, Sub Job (if enabled), as well as any custom segments that have been added for your company or project. See What are Segments and Segment Items. 
  7. Choose one of these options:
    • Click Save
      OR
    • Click Save & Email.  

Erstellen des LVs aus dem Projektbudget

 Hinweis

Wenn Sie, wie unten beschrieben, ein LV für den Vertrag aus dem Projektbudget erstellen, stellen Sie sicher, dass das LV für Ihren Vertrag leer ist. Sie können die folgenden Schritte nur ausführen, wenn das LV keine (0) Einzelpositionen enthält. Sie müssen auch Folgendes tun:

  1. Navigate to the project's Prime Contracts tool. 
  2. Locate the contract to update. Then click its Number link.
  3. Click the Schedule of Values tab.
  4. ​Below the 'Schedule of Values' table, click Import. Then choose SOV from Budget from the drop-down menu.

    import-sov-from-budget.png
     
  5. In the 'Import Schedule of Values from Budget?' window, click Import. 
    • If the SOV is blank, the following message appears. 

      import-sov-blank.png
    • If the SOV has existing line items, all existing line items will be replaced with the line items in the budget.
      import-sov-from-budget-window.png

      Procore replaces any existing line items on the Schedule of Values with the line items current in the project's budget. This can take several minutes. Once the import is complete, a GREEN banner appears to indicate the action was successful and the line items appear in the 'Schedule of Values' table. 

Importieren des LVs aus einer CSV-Datei

  • Download a CSV Template
  • Add Line Items to a CSV Template
  • Import the Completed CSV Template to Procore

Download a CSV Template

  1. Navigate to the Prime Contracts tool. 
  2. In the table, click a Number link to open the contract.
  3. Under the General tab, click Schedule of Values.
  4. In the Schedule of Values card, click Edit. 
    This places the SOV into edit mode
  5. Below the table, click Import and choose SOV from CSV.
    This opens the Import Schedule of Values from CSV window. 

    prime-import-sov-from-csv.png
     
  6. Expand Customize CSV Delimiter.
  7. Choose a delimiter for the template file: Comma or Semicolon.
    The system's default option is Comma. 
  8. Click Download CSV Template and choose: Blank Template or Template with Existing Line Items. 
    The downloads the selected template to your web browser's configured location. 

Add Line Items to a CSV Template

  1. Open the downloaded template in a spreadsheet editor.
  2. Enter the line item data using the appropriate accounting method for the prime contract. See How do I set the accounting method for a contract or funding?

Import the Completed CSV Template to Procore

  1. Navigate to the Prime Contracts tool. 
  2. In the table, click a Number link to open the contract.
  3. Under the General tab, click Schedule of Values.
  4. In the Schedule of Values card, click Edit. 
    This places the SOV into edit mode.
  5. Below the table, click Import and choose SOV from CSV.
    This opens the Import Schedule of Values from CSV window. 

    prime-import-sov-from-csv.png
  6. Upload the file as follows:
    • Click Upload File and select the completed template to upload.
      OR
    • Drag-and-drop the completed template to the CSV File area.
  7. Depending on the state of your prime contract, choose the appropriate option:
    • To add more line items to the prime contract, select Add Additional Line Items, then click Import. 
    • To replace all existing line items on the prime contract with the template, select Replace Existing Line Items, then click Import.

Procore imports the template and displays a success banner. If you see an error message, click Show Error to learn why the import failed. 

 

If you would like to learn more about Procore's prime contract software and how it can help your business, please visit our construction contract management software product page icon-external-link.png.