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Procore

Ein Budget importieren

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Ziel

So importieren Sie das Budget eines Projekts in Procore. 

Hintergrund

Wenn Sie Ihr Budget in einem neuen Procore-Projekt einrichten, haben Sie die Möglichkeit, die Einzelposten manuell hinzuzufügen (siehe Hinzufügen eines Budgeteinzelpostens) oder Ihre Daten mit den folgenden Schritten zu importieren. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Budget-Tool des Projekts.
      ODER
    • „Schreibgeschützt“- oder „Standard“-Berechtigungen für das Budget-Tool des Projekts mit den granularen Berechtigungen „Budget aus Datei importieren“ und „Ursprünglichen Budgetbetrag erstellen und bearbeiten“, die in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert sind
       Hinweise
      • Wenn ein Benutzer mit „Nur Lesen“- oder „Standard“-Berechtigungen nur die granulare Berechtigung „Budget aus Datei importieren“ aktiviert hat, kann er ein Budget nur importieren. Er kann das Budget nicht manuell erstellen oder bearbeiten. 
      • Wenn ein Benutzer mit „Nur Lesen“- oder „Standard“-Berechtigungen nur die granulare Berechtigung „Ursprünglichen Budgetbetrag erstellen und bearbeiten“ aktiviert hat, kann er ein Budget nur manuell erstellen oder bearbeiten. Er kann kein Budget importieren. 
  • Unterstützter Import-Dateityp:
    • XLSX
  • Zusätzliche Informationen:
    • Um neue Einzelposten zu erstellen, muss die Importdatei Daten in den folgenden Spalten enthalten:
      • Kostenschlüssel
      • Kostenart
      • Manuelle Berechnung
    • Um mehrere Einzelposten mit demselben Kostenschlüssel zu importieren, MUSS jedem Posten eine andere Kostenart zugewiesen sein. Zum Beispiel:
      • 02-300 - Erdarbeiten, M, 30.000 $
      • 02-300 - Erdarbeiten, L, 10.500 $
    • Bearbeiten, aktualisieren oder ändern Sie NICHT die Daten im Arbeitsblatt „Datenfelder des Importeurs“ der Importvorlage. Dieses Arbeitsblatt dient nur als Referenz und zeigt die Optionen, die in den Dropdown-Listen auf der Registerkarte „Budgeteinzelposition“ zur Auswahl stehen. Diese Optionen spiegeln die Optionen wider, die in Ihrem Procore-Projekt zum Zeitpunkt des Downloads der Importvorlage zur Auswahl standen. 
  • Beschränkungen:
    • Exportierte Procore-Budgetdateien werden NICHT unterstützt. CSV- und PDF-Exportdateien enthalten zusätzliche Datenspalten und können nicht zum Reimport eines Budgets verwendet werden.
    • Budgetschlüssel
      • Die Importvorlage enthält NICHT die Spalte „Budgetschlüssel“.Stattdessen erstellt Procore automatisch Budgetschlüssel in Ihrem Projekt, wenn Sie die Kombination Kostenschlüssel, Kostenart und Unterauftrag (falls aktiviert) auf Ihren Einzelpositionen in der Importvorlage eingeben. Weitere Informationen über Budgetschlüssel finden Sie unter Was ist ein Budgetschlüssel im PSP von Procores? 
      •  Um Daten in Procore importieren zu können, muss die Datenbank eine Spalte "Beschreibung" in der Importvorlage enthalten. Sie können dieses Feld leer lassen, um die standardmäßige verknüpfte Beschreibung im Projektstrukturplan Ihres Unternehmens zu verwenden, oder Sie können eine Beschreibung eingeben, um eine benutzerdefinierte Beschreibung zu importieren. Weitere Informationen über das Feld Beschreibung finden Sie unter Bearbeiten von Budgetschlüsselbeschreibungen für ein Projekt.
    • Die maximal zulässige Anzahl von Einzelpositionen für einen einzelnen Budgetimport beträgt 500.
 Tipp

Um zu vermeiden, dass die Werte im Budget eines Projekts überschrieben werden, empfiehlt Procore, Ihr Budget einmal zu importieren. Wenn Sie eine neue Version Ihres Budgets importieren möchten, können Sie das tun. Es ist jedoch wichtig, die folgenden Punkte zu beachten:

  • Alle Einzelposten, die zu Ihrem ursprünglichen Import hinzukommen, werden hinzugefügt. 
  • Alle Änderungen an den Werten des Budgetbetrags bestehender Einzelpositionen werden überschrieben.
  • Wenn Sie die Werte des Budgetbetrags beibehalten wollen, stellen Sie sicher, dass die Werte in der aktualisierten Importdatei mit der ursprünglichen Importdatei übereinstimmen, bevor Sie sie in Procore importieren. 

Wenn Sie Hilfe beim Import benötigen, senden Sie eine E-Mail an: support@procore.com

Schritte

Herunterladen der Importvorlage für Budgets

  1. Rufen Sie das Budget-Tool des Projekts auf.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Budget freigeben. Siehe Ein Budget freigeben und Ein Budget mit Budgetänderungen freigeben.
  3. Klicken Sie unter Budget importieren auf Excel-Vorlage herunterladen.
    budget-download-excel-template.png
     Hinweise
    • Das System lädt eine Kopie der Datei budget.xlsx an den in Ihrem Webbrowser festgelegten Speicherort herunter. 
    • Geben Sie Ihre Budgetdaten immer in die Excel-Vorlage ein, die Sie von Ihrem Procore-Projekt heruntergeladen haben. 
    • Die Spalten in der Budget-Importvorlage stimmen NICHT mit den Spalten in der Budget-Exportdatei überein, die mit den Menüoptionen Exportieren > CSV oder Exportieren > PDF erstellt wurde. Es ist wichtig zu beachten, dass die Dateien aus dem Exportmenü nicht in das Budget-Tool importiert werden können.
  4. Bevor Sie mit dem Import fortfahren, sollten Sie diesen wichtigen Warnhinweis beachten:
     Achtung

    Für den Import muss die Budget-Importvorlage verwendet werden, die Sie heruntergeladen haben. Außerdem sind das Spaltenlayout und die Überschriften in der Vorlage erforderlich:

    • Benennen Sie KEINE Spaltenüberschriften in der Vorlage um.
    • Folgende Aktionen sollten Sie NICHT ausführen: Datenspalten hinzufügen und entfernen und ändern der Reihenfolge der Datenspalten in der Vorlage.
    • Wenn Sie eine Maßeinheit benötigen, die NICHT in der ME-Dropdown-Liste der Vorlage enthalten ist, wenden Sie sich an den Procore-Administrator Ihres Unternehmens, der über die entsprechenden Berechtigungen zum Hinzufügen von Maßeinheiten zur ME-Masterliste verfügt. Siehe Aktualisieren einer Maßeinheit in der Maßeinheiten-Masterliste.
    • Wenn Sie vorhaben, Budgeteinzelposten mit Kostenschlüsseln zu importieren:
      • Jeder in die Budget-Importvorlage eingefügte Einzelposten muss einen Kostenschlüssel enthalten.
      • Die Kostenschlüssel in der Budget-Importvorlage müssen genau mit den Kostenschlüsseln im Projektstrukturplan Ihres Unternehmens oder Projekts übereinstimmen.
      • Kostenschlüssel müssen mit mindestens einer (1) Kostenart verknüpft sein. Siehe Unternehmenskostenarten hinzufügen und Standardkostenartenzu Kosten Codes. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie beim Hinzufügen von Einzelpositionen Budgetschlüssel erstellen können. Siehe Was ist ein Budgetschlüssel im PSP von Procore? 
      • Sie können einen (1) Budgeteinzelposten pro Kostenschlüssel/Kostenart-Kombination importieren. Der Zweck eines Budgeteinzelpostens besteht darin, den gesamten geplanten Betrag für jeden Budgetschlüssel in einem einzigen Posten auszuweisen. Doppelte Kostenschlüssel/Kostenarten-Kombinationen sind nicht zulässig.  
    • Es ist nicht notwendig, nicht benötigte Einzelposten zu löschen, bei denen die Felder Kostenart und Budgetbetrag leer sind; wenn Sie diese Zeilen in der Vorlage belassen, wird Procore weder Daten importieren, noch Posten in Ihrem Budget für diese Zeilen erstellen.

Aktualisieren des Arbeitsblatts „Budgeteinzelposten“

  1. Öffnen Sie auf Ihrem Computer die heruntergeladene Datei budget.xlsx in Microsoft Excel.
  2. Klicken Sie auf das Arbeitsblatt Budgeteinzelposten.
  3. Aktualisieren Sie die Daten der Haushaltsposten in jeder Zeile wie folgt:

    blank-budget-import-template-with-sub-job.png
     Hinweise
    • Ein Sternchen (*) unten kennzeichnet ein Pflichtfeld.
    • In einigen Spalten der Importvorlage müssen Sie einen Wert für Ihre Positionen aus einer Dropdown-Liste auswählen. 
  4. Aktualisieren Sie die einheitenbezogenen Angaben in der Vorlage wie folgt:
     Hinweis
    Weitere Informationen zur Dateneingabe für einheitenbasierte Einzelposten finden Sie unter . Wie füge ich einheitenbasierte Einzelpostendetails in die Budgetimportvorlage ein?
    • Manuelle Berechnung*. Wählen Sie True oder False aus der Dropdown-Liste:
      choose-manual-calculation.png
      • Wählen Sie True, wenn Sie manuell einen Wert in die Spalte "Budgetbetrag" eingeben möchten. Mit dieser Option wird die automatische Berechnungsoption des Systems für den Einzelposten im Budgettool des Projekts außer Kraft gesetzt.
      • Wählen Sie Falsch, wenn Sie möchten, dass Procore den Wert in der Spalte "Budgetbetrag" automatisch auf der Grundlage Ihrer Stückzahl , Stückliste und Stückkosten Einträge berechnet. Sie lassen die Spalte "Budgetbetrag" in der Importvorlage leer. Nach dem Import berechnet Procore diesen Wert automatisch für Sie auf dem Einzelposten im Budgettool des Projekts. 
    • Stückzahl. Geben Sie in diesem Feld einen numerischen Wert ein, um die Stückzahl anzugeben, die der von Ihnen festgelegten Maßeinheit entspricht.
    • Maßeinheit (ME). Wählen Sie die richtige Maßeinheit für jeden Einzelposten aus der Dropdown-Liste in der Vorlage aus. Diese Auswahl stimmt mit der ME-Masterliste Ihres Unternehmens überein. Damit eine Einheit in der Dropdown-Liste verfügbar ist, muss Ihr Procore-Administrator die ME-Masterliste aktualisieren, bevor Sie eine Kopie der Vorlage herunterladen. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Maßeinheiten (ME) sind in der Procore-Masterliste enthalten? und Aktualisieren einer Maßeinheit in der Maßeinheiten-Masterliste.
    • Stückkosten. Geben Sie in diesem Feld die monetären Kosten ein, um die Kosten pro Maßeinheit anzugeben.
    • Haushalt Betrag . Wenn Sie in der Spalte "Manuelle Berechnung" die Option "Wahr" gewählt haben, geben Sie den Gesamtbetrag für die neue Position ein. Geben Sie in diesem Feld keine Kommas und/oder Währungssymbole ein. Wenn Sie in der Spalte "Manuelle Berechnung" die Option "Falsch" wählen, lassen Sie die Spalte mit dem Budgetbetrag leer. 
      Beispiel

      Wenn Sie in der Spalte "Manuelle Berechnung" die Option "Falsch" wählen und Daten in die Spalten Stückzahl, Mengeneinheit und Stückkosten eingeben, können Sie die Spalte "Budgetbetrag" leer lassen. Procore berechnet diesen Wert automatisch für Sie, nachdem Ihre Daten in das Budgettool des Projekts importiert wurden. 

      manual-calculation-false.png

  5. Speichern Sie Ihre Änderungen. Wählen Sie zum Speichern Ihrer Daten immer das Dateiformat Excel Workbook (.xlsx). 

    Optional: Aktualisieren der Prognosekurven für die Registerkarte Prognose

    1. Um erweiterte Prognosekurven auf der Registerkarte Prognose in Ihrem Budget anzuwenden, geben Sie Folgendes ein:
       Hinweis
      • Startdatum. Geben Sie ein Startdatum für den Beginn der Prognosekurve ein, die Sie anwenden möchten. 
      • Enddatum. Geben Sie ein Enddatum für den Beginn der Prognosekurve ein, die Sie anwenden möchten.
      • Kurve. Geben Sie den Namen der Prognosekurve ein, den sie auf der Registerkarte Prognose des Budget Tools des Projektes anwenden wollen. Um mehr über Kurvenoptionen zu lernen, lesen Sie bitte Über die Procore-Standardprognoseansicht.
    2. Speichern Sie Ihre Änderungen. Wählen Sie zum Speichern Ihrer Daten immer das Dateiformat Excel Workbook (.xlsx). 

    Optional: Aktualisieren des Arbeitsblatts „Geplante Produktionsmengen“

    1. Öffnen Sie auf Ihrem Computer die heruntergeladene Datei budget.xlsx in Microsoft Excel.
    2. Klicken Sie auf das Arbeitsblatt Geplante Produktionsmengen.
    3. Geben Sie die Daten zu den Produktionsmengen-Einzelposten Ihres Budgets in jeder Zeile wie folgt ein:
       Hinweis
      Weitere Informationen über Produktionsmengen finden Sie unter Was sind „Produktionsmengen“?
      • Kostenschlüssel. Geben Sie die Kostenschlüssel-Nummer in folgendem Format ein: „Abteilungs-Schlüssel“ (zum Beispiel 02-200).
      • Beschreibung. Geben Sie die Beschreibung des Kostenschlüssels ein. Zum Beispiel: Vorbereitung der Baustelle, Abriss der Baustelle usw. 
      • Produktionsmenge. Geben Sie in diesem Feld einen numerischen Wert ein, um die geplante Produktionsmenge anzugeben, die der von Ihnen angegebenen Maßeinheit entspricht.
      • Maßeinheit. Wählen Sie die richtige Maßeinheit für jeden Einzelposten aus der Dropdown-Liste in der Vorlage aus. Diese Auswahl stimmt mit der ME-Masterliste Ihres Unternehmens überein. Damit eine Einheit in der Dropdown-Liste verfügbar ist, muss Ihr Procore-Administrator die ME-Masterliste aktualisieren, bevor Sie eine Kopie der Vorlage herunterladen. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Maßeinheiten sind in der Procore-Masterliste enthalten? und Aktualisieren einer Maßeinheit in der Maßeinheiten-Masterliste.
    4. Speichern Sie Ihre Änderungen. Wählen Sie zum Speichern Ihrer Daten immer das Dateiformat Excel Workbook (.xlsx). 

    Importieren der Daten aus der Budgetvorlage

    1. Gehen Sie zurück zum Budget-Tool Ihres Projekts.
    2. Klicken Sie unter Budget importieren auf Datei auswählen.
      Hinweis: Der Bereich „Budget importieren“ erscheint nur, wenn das Budget freigegeben ist. Siehe Budget freigeben.
    3. Wählen Sie in dem nun erscheinenden Fenster Ihre Datei aus. Klicken Sie dann auf Öffnen. 
    4. Wenn der Dateiname neben der Schaltfläche "Datei auswählen" erscheint, klicken Sie auf Import.

      import-budget-excel-2.png
       
    5. Überprüfen Sie die importierten Daten im Budget-Tool des Projekts, um sicherzustellen, dass die Daten der Einzelposten wie erwartet importiert wurden.
    6. Optional: Wenn Sie Ihre Budgeteinzelposten bearbeiten möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
    7. Wenn Sie mit Ihrem Budget zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Budget sperren.
       Hinweise
      • Wenn Sie das Budget sperren, können die Benutzer die Beträge des „ursprünglichen Budgets“ nicht mehr ändern.  
      • Wenn die Registerkarte Budget aktiv ist, sieht die Registerkarte Berichte anders aus:
        • Das Projekt verfügt nicht mehr über den Prognosebericht des Budgets oder den zusammenfassenden Budgetbericht
        • Das Projekt enthält den Bericht über die Budgetänderungen und den Budget-Detailbericht