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Procore

Auftraggeber

Benutzerhandbuch für das Finanzmanagement

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Für Bauherrn

Dieses Benutzerhandbuch bietet Projektverantwortlichen Informationen darüber, wie sie die Project Financials-Tools in Procore verwenden können, um die finanziellen Geschäftsprozesse über den gesamten Lebenszyklus eines Projekts hinweg zu optimieren. Sie erfahren, wie Sie die einzelnen Tools konfigurieren und allgemeine Aufgaben mithilfe der empfohlenen bewährten Methoden ausführen. 

Einige der Themen in diesem Handbuch sind:

  • So richten Sie Ihren Projektstrukturplan (PSP) ein. Procore bietet einen Standard-PSP, der den Kostenschlüssel, die Kostenart und die optionalen Unterauftragssegmente enthält. Mit PSP können Sie eine Budgetschlüssel-Struktur auf Unternehmens- und/oder Projektebene erstellen, die Sie mit den Project Financials-Tools in Procore verwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter Projektstrukturplan einrichten.
  • So fügen Sie ein genaues Projektbudget hinzu oder importieren es. Erfahren Sie, wie Sie Ihrem Projekt Budgeteinzelpositionen hinzufügen, Budgetansichten konfigurieren und zuweisen und eine Prognoseansicht einrichten, um kritische Projektkosten zu identifizieren und zu verfolgen. Verwenden Sie die vor Ort gesammelten Daten, um die Arbeitskosten Ihres Projekts zu verfolgen und die Produktionsmengen in Ihrem Budget zu protokollieren. Erfahren Sie, wie Sie Budgetanpassungen erstellen, um Mittel von einer Budgetposition zur anderen umzuverteilen.  Siehe Budget-Setup.
  • Wie Sie eine oder mehrere Finanzierung(en) für Ihr Projekt erstellen. Richten Sie Ihr Finanzierungstool ein und erfahren Sie mehr über die Überlegungen, die Sie beachten sollten, wenn Ihr Projekt mehrere Finanzierungsquellen oder Bereitstellungsmethoden hat. Verwalten Sie den Prozess der Debitorenrechnung und erstellen Sie ein Protokoll für den Zahlungseingang. Siehe Finanzierung.
  • Wie Sie die Verpflichtungen Ihres Projekts verwalten. Erfahren Sie mehr über die Konfigurationseinstellungen des Sekundärverträge-Tools und wie Sie Sekundärverträge für Ihre Downstream-Mitarbeiter erstellen. Benennen Sie Rechnungskontakte, die Rechnungen für diese Sekundärverträge einreichen und eine Zahlung im Protokoll der ausgestellten Zahlungen erstellen. Siehe Kreditorenverträge.
  • Wie man die Aufsicht und das Management von Projektänderungen verbessert. Wählen Sie zwischen der Verwaltung von Änderungsaufträgen mit oder ohne das Tool Änderungen. Konfigurieren Sie die Einstellungen für die Änderungsauftragsebene für Ihre Verträge. Bringen Sie das Änderungsmanagement ins Feld – erleichtern Sie schnellere Genehmigungen, eine genauere Kommunikation und vermeiden Sie risikobehaftete Verfahren. Siehe Änderungsmanagement mit Änderungen und Änderungsmanagement ohne Änderungen.
  • So verwalten Sie den Rechnungsstellungsprozess für die Mitarbeiter Ihres Projekts. Definieren Sie Ihre Abrechnungszeiträume und wählen Sie die gewünschte Methode für Ihr Projekt zum Erstellen und Einreichen von Rechnungen für Ihre vor- und nachgelagerten Mitarbeiter. Siehe Rechnungsstellung
  • So erstellen und erfassen Sie Zahlungen. Sobald Ihre vor- und nachgelagerten Rechnungen genehmigt und ausgefüllt sind, können Sie in Procore Zahlungen erstellen, um die Zahlungen aufzuzeichnen. Informationen zu Debitorenzahlungen finden Sie unter Erstellen eines Datensatzes für eine erhaltene Zahlung. Informationen zu Kreditorenzahlungen finden Sie unter Hinzufügen einer neuen Zahlung auf der Registerkarte Geleistete Zahlungen eines Sekundärvertrags.

Projektstrukturplan-Einrichtung

Der erste Schritt bei der Einrichtung der Procore-Projektfinanzen-Tools in einem Procore-Projekt besteht darin, den Projektstrukturplan Ihres Unternehmens zu erstellen. Sie haben auch die Möglichkeit, einen eindeutigen PSP auf Projektebene zu erstellen.

Hintergrund

Mit dem PSP von Procore können Sie die Budgetschlüssel-Struktur Ihres Unternehmens definieren. Sie haben auch die Möglichkeit, die Budgetschlüssel-Struktur für ein Projekt anzupassen.  Ihre Budgetschlüssel-Struktur kann die folgenden Segmente umfassen: 

  • Standard: Kostenschlüsselsegment. Das Standard-Kostenschlüssel-Segment von Procore ist ein abgestuftes Segment, das sich an der 17-Abteilungs-Kostenschlüsselstruktur des icon-external-link.pngCSI-MasterFormat® orientiert. Siehe Was sind die Standardkostenschlüssel von Procore?  Sie können die Standardkostenschlüssel verwenden oder Ihr Kostenschlüsselsegment anpassen, indem Sie Kostenschlüssel manuell als Segmentelemente hinzufügen. Sie können Ihre Kostenschlüssel auch mit der Procore Imports App importieren. Der Importvorgang ermöglicht das Hinzufügen oder Bearbeiten von Segmentelementen, kann jedoch nicht zum Löschen vorhandener Segmentelemente verwendet werden.
  • Standard: Kostenartensegment. In Procore sind Kostenarten eine Möglichkeit, die Auftragskosten Ihres Projekts zu identifizieren und zu klassifizieren. Sie können auch zur Erstellung von Berichten verwendet werden. Beispiele hierfür sind L=Arbeit, E=Ausrüstung, M=Materialien, C=Verpflichtung, OC=Eigentümerkosten, SVC=Professional Services und O=Sonstiges. Weitere Informationen finden Sie unter Was sind die Standardkostenarten von Procore?
  • Optional: Teilprojektsegment. In Procore ermöglicht ein Teilprojekt die Aufteilung der Auftragskosten innerhalb eines Projekts. Sobald sie zu Procore hinzugefügt (oder über ein integriertes ERP-System importiert) wurden, können Sie Ihre Projektbudgets und -kosten anhand dieser Daten überwachen, um besser feststellen zu können, ob Sie mit Ihrem Projekt Geld verdienen.
  • Optional: Benutzerdefinierte Segmente. Ihr Unternehmen kann benutzerdefinierte Segmente nach Belieben benennen. Sie können auch die Anzahl der alphanumerischen Zeichen definieren, die das Codierungsschema jedes Segments darstellen sollen. Benutzerdefinierte Segmente können auch mit den Standardsegmenten von Procore kombiniert werden, wenn Sie die Budgetschlüssel-Struktur Ihres Unternehmens konfigurieren. 
 Tipp

Müssen wir eine eindeutige Budgetschlüssel-Struktur schaffen? Wenn Sie an alle Arten von Arbeiten denken, die an einem Bauprojekt ausgeführt werden, benötigen Sie Budgetschlüssel, um Ihre Arbeit zu verwalten und zu verfolgen. Mit Budgetschlüsseln kann Ihr Team Berichte über Mengen, Beträge, Budgets und andere Finanzinformationen (z. B. Gewinn) verfolgen, verwalten und erstellen. 

Einige Fragen, die Sie sich bei der Erstellung einer eindeutigen Budgetschlüssel-Struktur stellen sollten:

  • Werden Sie ein Budget aufstellen, um die Arbeit für einen Generalunternehmer zu verfolgen? 
  • Benötigen Sie spezifischere Codes für Spezialarbeiten? Zum Beispiel Mauerwerk und Malerei. 
  • Wollen wir Codes erstellen, die spezifisch für ein Projekt sind? Oder sollen sie für mehrere Projekte wiederverwendbar sein? 
  • Möchten Sie, dass Ihre Codes in einer bestimmten Reihenfolge eingerichtet werden? Zum Beispiel phasenweise oder chronologisch? 
  • Wer in Ihrem Team wird Ihre Codes verwenden? Welche Kosten und/oder Gewinne wollen sie verfolgen?

Während Sie sich auf den Implementierungsprozess vorbereiten, empfiehlt Procore, dass Sie Ihre Projekt- und Kostentabellen immer mit Ihrem Procore-Projektmanager (dem Ansprechpartner für professionelle Dienstleistungen und Implementierung Ihres Unternehmens bei Procore) überprüfen. Sie können Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Budgetschlüssel-Struktur für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Viele Unternehmen gestalten ihre Budgetschlüssel-Struktur so, dass sie mit dem CSI-MasterFormat übereinstimmt. Andere Unternehmen entscheiden sich für die Implementierung einer Budgetschlüssel-Struktur, die für ihre Branche, Organisation oder Projektumgebung einzigartig ist. Unabhängig von der Struktur können Sie einen Antrag stellen, dass ein Procore-Vertreter Segmentelemente für Sie importiert, oder Sie können den Importprozess beschleunigen und Ihre eigenen Importe mit der Procore Imports App durchführen.

Weitere Informationen zum PSP finden Sie auf der Landingpage Projektstrukturplan. Wir empfehlen Ihnen, Informationen zum Projektstrukturplan zu lesen und die Schritte unter Erstellen des Standard-Projektstrukturplans Ihres Unternehmens und Erstellen des Projektstrukturplans Ihres Projekts mit Ihrem Team zu überprüfen.  

Budgeteinrichtung

Das Budget-Tool zeigt Details zu allen geschätzten Kosten für ein Projekt an. Der erste Schritt besteht darin, Ihr Budget direkt in Procore zu erstellen (oder Sie können alternativ ein bestehendes Budget importieren). Auftraggeber verwenden das Budget in der Regel als internes Instrument zur Verwaltung von Projektverträgen und Kosten im Zusammenhang mit verschiedenen Auftragnehmern. Es wird auch verwendet, um die geschätzten Kosten der Fertigstellung zu verfolgen, um zu zeigen, wo Sie projektübergreifend unter/über Ihrem Budget liegen. Aus Datenschutzgründen werden Budgetinformationen jedoch in der Regel für externe Mitarbeiter verborgen.

Mit dem Admin-Tool auf Unternehmensebene können Sie eine Budgetansicht einrichten (siehe Was sind die Standard-Budgetansichten von Procore?), mit der Sie Ihr Budget individuell konfigurieren und anzeigen können. Ihre benutzerdefinierte Budgetansicht kann eine Vielzahl von Datenspalten enthalten, z. B. "Ursprünglicher Budgetbetrag", "Budgetänderungen", " Überarbeitetes Budget"," Ausstehende Budgetänderungen" und mehr.

Weitere Informationen zum Budget-Tool finden Sie auf der Budget-Landingpage.

Prognose zum Abschluss

Die Project Financials-Tools von Procore senden Daten über die zugehörigen Budgetcodes, die den Einzelposten der einzelnen Tools zugewiesen sind, an das Budget-Tool. Infolgedessen können Sie die Procore-Funktion „Prognose bis zum Abschluss“ verwenden, um die geschätzten zusätzlichen Kosten für jeden Einzelposten genau zu prognostizieren.

Weitere Informationen zum Budget-Tool finden Sie auf der Budget-Landingpage.

Budgetanpassungen

In der Spalte "Budgetanpassungen" können Sie Mittel in Ihrem Budget neu zuweisen, um Geld zwischen Budgeteinzelpositionen zu übertragen. Wenn Sie z. B. Kosteneinsparungen in Bezug auf einen Budgetschlüssel erzielen, weil er unter das Budget gefallen ist, aber erwarten, dass ein anderer Budgetschlüssel über dem Budget liegt, können Sie Mittel aus dem ersteren Budgetschlüssel abrufen und als Rücklage zu letzterem hinzufügen. Da Budgetänderungen nur im Budget-Tool angezeigt werden, können externe Teammitglieder oder Lieferanten Ihre internen Budgetanpassungen nicht sehen. Es bietet Ihnen jedoch eine bessere Methode, um Budgeteinzelpositionen während des gesamten Bauverlaufs strategisch auszugleichen, um sicherzustellen, dass Sie unter dem Budget bleiben.

Weitere Informationen zum Budget-Tool finden Sie auf der Budget-Landingpage.

Erweiterte Prognose

Mit der erweiterten Prognoseansicht von Procore kann Ihr Unternehmen Budgetwerte auf zukünftige Monate verteilen, um Projektteams bei der Bewertung potenzieller Kostenbedingungen zu unterstützen, indem benutzerdefinierte erweiterte Prognoseansichten erstellt und diese Ansichten Projektbudgets zugewiesen werden. Wichtige Dinge zu beachten sind:

  • Der Procore-Administrator Ihres Unternehmens kann benutzerdefinierte Prognosevorlagen erstellen, indem er die standardmäßige "Procore-Standardprognose"-Ansicht des Systems (siehe Über die Procore-Standardprognoseansicht) im Admin-Tool auf Unternehmensebene verwendet.
  • Die Schritte zum Konfigurieren von Spalten und zum Zuweisen der Ansicht zu Projekten ähneln den Schritten zum Erstellen von Budgetansichten, sind jedoch speziell auf die Verwendung mit einer neuen Registerkarte "Prognose" zugeschnitten, die im Budget-Tool verfügbar ist. Anweisungen hierzu finden Sie unter Einrichten einer neuen Prognoseansicht.

Direkte Kosten

Direkte Kosten sind die Kosten, die Ihrem Unternehmen entstehen und die nicht mit Verpflichtungen verbunden sind (z. B. erstattungsfähige Ausgaben und Gemeinkosten). Die verschiedenen Arten von direkten Kosten, die Benutzer in Procore erstellen können, sind Rechnungen, Ausgaben und Gehaltsabrechnungen. Rechnungen werden von einem Lieferanten erhalten und sind Kosten, die nicht an eine Verpflichtung gegenüber diesem Lieferanten gebunden sind. Ausgaben werden verwendet, um Kosten zu verfolgen, die vom Unternehmen dem Projekt zugewiesen werden, z. B. für Computer, Telefone, Reisen usw. Sie können auch die monatlichen Lohnkosten verfolgen und nach Budgetschlüssel klassifizieren, so dass sich die Lohn- und Gehaltsabrechnungen jeden Monat im Budget widerspiegeln.

Weitere Informationen zum Direktkosten-Tool finden Sie auf der Landingpage Direktkosten.

Finanzierungs-Tool

Auftraggeber mit einer vorgelagerten Budgetgenehmigungspflicht (oder ein interner Generalunternehmer) finden oft einen Mehrwert, wenn sie das Finanzierungs-Tool nutzen, um vorgelagerte Verträge und Rechnungen einzurichten. Nachdem Ihr Budget eingerichtet und im Budget-Tool des Projekts sichtbar ist, können Sie die Finanzierung Ihres Projekts erstellen. Hier werden alle Ihre Debitorenrechnungen (auch Upstream-Abrechnungen genannt) und Änderungsaufträge zur Finanzierung erstellt und verwaltet.

Wenn das Budget und die Finanzierung eines Projekts identisch sind oder wenn es sich bei der Finanzierung um eine Zusammenfassung des Budgets auf Abteilungsebene handelt, kann das Budget zur Erstellung der Finanzierung verwendet werden. Oft haben das interne Budget und die externe Finanzierung unterschiedliche Detaillierungsgrade, so dass die Finanzierung nicht nur eine Zusammenfassung des Budgets auf Abteilungsebene ist.

Sie können das Leistungsverzeichnis für die Finanzierung direkt in Procore einrichten oder importieren. Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, muss Ihre Finanzierung genehmigt werden, bevor Projektbenutzer Änderungsaufträge oder Rechnungen an Auftraggeber erstellen können. Wenn Sie die Finanzierung in Procore nicht verwalten möchten, können Sie das Finanzierungstool entfernen. Siehe Projekttools hinzufügen und entfernen.

Weitere Informationen zum Finanzierungstool finden Sie unter Finanzierungstool.

Wenn das Finanzierungs-Tool deaktiviert ist, sehen Sie sich die folgenden Links an:

Sekundärverträge-Tool

Sobald die Finanzierung genehmigt ist (oder wenn Sie sich dafür entschieden haben, das Finanzierungstool aus Ihrem Projekt zu entfernen, weil Sie keine vorgelagerte Budgetgenehmigungsanforderung haben), können Sie Ihre Verträge einrichten. In Procore gibt es zwei Arten von Verträgen: Bestellungen und Unteraufträge.

 Tipp
Bezeichnet Ihr Unternehmen Ihre Bestellungen und Unteraufträge als "Verträge"? Für englischsprachige Zielgruppen kann Procore so konfiguriert werden, dass ein englisches Wörterbuch verwendet wird, das die Sichtweise (POV) für Procore von einem "Generalunternehmer" in einen "Auftraggeber" ändert. Wenn Sie Procore implementieren, empfehlen wir Ihnen, mit Ihrem Procore-Ansprechpartner zu sprechen, um zu erfahren, ob die Einrichtung dieses Wörterbuchs für Ihr Team geeignet ist. Das Eigentümerwörterbuch von Procore kann nur aktiviert werden, wenn es vom Procore-Administrator Ihres Unternehmens angefordert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Toolnamen und -begriffe unterscheiden sich in Procore für Generalunternehmer, Auftraggeber und Fachunternehmer?

Bestellungen

In Procore ist eine Bestellung (PO) ein dokumentierter finanzieller Sekundärvertrag, die die Arten, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen beschreibt. Im Rahmen des Beschaffungsprozesses werden Bestellungen von einem „Käufer“ (z.B. einem Projekteigentümer) erstellt und an einen „Verkäufer“ (z.B. einen Generalunternehmer,  Subunternehmer oder Spezialauftragnehmer) zur Deckung der Kosten eines Auftrags ausgegeben. Nach der Annahme durch den „Verkäufer“ stellt eine Bestellung eine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar.

Weitere Informationen finden Sie unter Bestellung erstellen.

Weitere Informationen zum Kreditorenvertrags-Tool finden Sie auf der Landing Page für Kreditorenverträge.

Verträge stellen die vertragliche Vereinbarung zwischen der Eigentümergesellschaft und den nachgelagerten Mitarbeitern (d. h. Auftragnehmern, Verkäufern, Lieferanten) dar, die einen Arbeitsumfang ausführen. Verträge werden entweder aus einem erfolgreichen Angebot oder im Kreditorenvertrags-Tool auf Projektebene erstellt. Wenn Sie eine Vertragseinzelposition mit einer Finanzierungseinzelposition verknüpfen, wird die Verbindung in den Finanzierungsberichten (d. h. im Buyout-Bericht und im Bericht über den Vergleich von Auftragskosten zu Budget) berücksichtigt. 

 Hinweis
Der Bericht zum Vergleich von Auftragskosten zu Budgets ist nur verfügbar, wenn das Tool "Änderungsereignisse" in einem Procore-Projekt deaktiviert ist. 

Wenn Sie den entsprechenden Budgetschlüssel für den Vertrag auswählen, dem er zugeordnet ist, wird die Verbindung automatisch in allen Budgetberichten (d. h. Budgetdetailbericht, Budgetzusammenfassungsbericht usw.) widergespiegelt. Die Einzelposten des Kreditorenvertrags erscheinen im Budget genau wie die Nachträge zum Kreditorenvertrag.

Change Management mit Änderungen

Das Tool "Änderungsereignisse" von Procore wurde für jedes Arbeitsprojekt entwickelt, das potenziell zusätzliche Kosten verursachen kann. Mit diesem Tool erstellen Sie ein Änderungsereignis, das Ihrem Team hilft, die potenziellen Kosten einer Änderung besser zu verstehen, bevor sie zu tatsächlichen Kosten werden. Nachdem Sie ein Änderungsereignis erstellt haben, können Sie mit dem Tool eine Angebotsanfrage (RFQ) erstellen, die zur Preisfindung an die entsprechenden nachgelagerten Projektmitarbeiter gesendet wird.

Nachdem Ausschreibungen erstellt wurden und Ihre Auftragnehmer mit einem Angebot geantwortet haben, kann Ihr Team auch Änderungsaufträge erstellen, die auf dem abgegebenen Angebot basieren. Sie können Ihren Änderungsauftrags-Workflow konfigurieren, indem Sie die Anzahl der Änderungsauftragsstufen festlegen: eine, zwei oder drei Ebenen. Mehr Änderungsauftragsstufen sorgen für einen komplexeren Arbeitsablauf, bieten aber ein höheres Maß an Kontrolle. Siehe Was sind die verschiedenen Einstellungen für die Änderungsauftragsstufe in Projektfinanzen?

Beispiel

Das folgende Beispielbild zeigt Ihnen, wie ein Unternehmen seinen Change-Management-Prozess mit dem Tool "Änderungsereignisse" verwalten kann. Beachten Sie, dass dieses Bild Ihnen nur die Optionen zeigt, die Sie beim Aktivieren der Tools für Änderungsereignisse haben.  Wenn Sie es vorziehen, einfach nur Änderungsaufträge zu erstellen, müssen Sie das Änderungsereignis-Tool nicht aktivieren. 

Weitere Informationen

Um mehr über das Tool Änderungen zu erfahren, lesen Sie bitte:

Weitere Informationen zum Tool Änderungsereignisse finden Sie auf der Landingpage Änderungsereignisse.

Change Management ohne Änderungen

Nachdem Sie Ihre Sekundärverträge erstellt haben, können Sie Änderungsaufträge erstellen, um zusätzliche Kosten zu berücksichtigen. Während die meisten Besitzer es vorziehen, mit den 2-Tier-Änderungsauftragsstufen zu beginnen, besteht die Möglichkeit, sie so zu konfigurieren, dass eine 1-Tier-, 2-Tier- oder 3-Tier-Einstellung verwendet wird. Mehr Änderungsauftragsebenen sorgen für einen komplexeren Workflow, bieten jedoch mehr Kontrolle.

Finanzierungs-Tool aktiviert

  • Was sind die verschiedenen Einstellungen für die Nachtragsstufen in Projekt-Finanzwerte?
  • Erstellen Sie einen potenziellen Änderungsauftrag, um mögliche Änderungen der Kosten zu skizzieren, die sich auf die Finanzierung auswirken würden. Sie können einen Dollarbetrag nur auf der Ebene des potenziellen Änderungsauftrags eingeben. Wenn Sie ein Leistungsverzeichnis für einen potenziellen Änderungsauftrag ausfüllen, haben Sie die Möglichkeit, einen Budgetschlüssel auszuwählen. Im Idealfall handelt es sich um einen Budgetschlüssel, der bereits im Budget enthalten ist, sodass Sie die Budgeterhöhung auf der Registerkarte "Budget" sehen können. Siehe Erstellen eines potenziellen Änderungsauftrags für eine Finanzierung.
  • Nachdem Sie einen potenziellen Änderungsauftrag erstellt haben, können Sie einen Änderungsauftrag für einen Sekundärvertrag erstellen, der als Preisanfrage an den Auftragnehmer dient, der für den im PÄA beschriebenen Arbeitsumfang verantwortlich ist. Sie können den Nachtrag zum Kreditorenvertrag mit dem entsprechenden potenziellen Nachtrag vergleichen und Ihre Abweichung zwischen den beiden anzeigen. Siehe Erstellen eines Nachtrags zum Kreditorenvertrag aus einem Nachtrag zur Finanzierung.
  • Nachdem Sie potenzielle Änderungsaufträge zur Finanzierung erstellt haben, können Sie diese in einen Änderungsauftragsantrag umwandeln. Änderungsauftragsanforderungen sind in der Regel die Dokumente, die zur Genehmigung eingereicht werden und entweder für die Einreichung einzelner potenzieller Änderungsaufträge oder für die Gruppierung potenzieller Änderungsaufträge verwendet werden können, um den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess zu rationalisieren.
  • Sobald Sie die Änderungsaufträge für Sekundärverträge als genehmigt markiert haben, wird die Dollaränderung in der Spalte "Gebundene Kosten" im Budget-Tool angezeigt. Kreditorenverträge und potenzielle Nachträge zur Änderung von Kreditorenverträgen mit dem Status "Ausstehend" werden in der Spalte "Ausstehende Kostenänderungen" im Budget-Tool angezeigt.

Finanzierungs-Tool deaktiviert

  •  Sie können einen Dollarbetrag nur auf der Ebene des potenziellen Änderungsauftrags eingeben. Wenn Sie ein Leistungsverzeichnis für einen potenziellen Änderungsauftrag ausfüllen, haben Sie die Möglichkeit, einen Kostenschlüssel auszuwählen.
    • Erstellen Sie einen Änderungsauftragsantrag für einen Sekundärvertrag.
    • Änderungsaufträge mit einem Status wie "Ausstehend" werden in der Spalte "Ausstehende Budgetänderungen" im Budget-Tool angezeigt. Genehmigte Änderungsaufträge können den Rechnungen des Auftraggebers hinzugefügt werden. Sobald Sie den Änderungsauftrag als genehmigt markiert haben, wird die Änderung des gesamten Dollarbetrags in der Spalte "Genehmigte COs" im Budget-Tool angezeigt.
  • Nachdem Sie einen potenziellen Änderungsauftrag erstellt haben, können Sie einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag erstellen, der als Preisanforderung an den Auftragnehmer dient, der für den im potenziellen Änderungsauftrag beschriebenen Arbeitsumfang verantwortlich ist. Sie können den Nachtrag zum Kreditorenvertrag mit dem entsprechenden potenziellen Nachtrag vergleichen und Ihre Abweichung zwischen den beiden anzeigen.
  • Sobald Sie den Auftrag zur Änderung des Kreditorenvertrags als genehmigt markiert haben, wird die Dollaränderung in der Spalte "Gebundene Kosten" im Budget-Tool angezeigt. Kreditorenverträge und potenzielle ÄAVs mit dem Status "Ausstehend" werden in der Spalte "Ausstehende Kostenänderungen" im Budget-Tool angezeigt.

Weitere Informationen zum Änderungsauftrags-Tool finden Sie auf der Landingpage Änderungsaufträge.

Finanzierungsrechnungen und Subunternehmer-/Auftragnehmerrechnungen

Wenn das Projekt voranschreitet und seine Verträge erstellt und genehmigt wurden, können Sie damit beginnen, Mitarbeiter einzuladen, Ihnen eine Rechnung zu stellen. Es gibt zwei (2) Arten von Rechnungen in Procore: 

  • Finanzierungsrechnungen. Wenn Sie ein Projekteigentümer sind, der eine Finanzierung von einer Bank erhält und Ziehungsanträge erstellen muss, können Sie die Prefill-Funktionen in Procore verwenden, um eine Eigentümerrechnung zu erstellen. Mit der Pre-Fill-Funktion, die auf Eigentümerrechnungen verfügbar ist, können Sie mit Procore eine Eigentümerrechnung erstellen, die automatisch alle in Rechnung gestellten Beträge aus den genehmigten Subunternehmerrechnungen Ihres Projekts, den relevanten direkten Kosten und den genehmigten Änderungsaufträgen für Sekundärverträge einbezieht. Procore kann diese Daten auch in einer PDF-Datei zusammenstellen, wenn Sie Ihre Zahlungsaufforderung oder Ihren Zahlungsantrag erstellen müssen.
  • Subunternehmer-/Auftragnehmerrechnungen. Wenn Sie Kreditorenverträge im Kreditorenvertrags-Tool von Procore verwalten (z. B. Ihre Auftragnehmer, Subunternehmer und andere Fachunternehmer), können Sie auch Kreditorenrechnungen erstellen. Diese Rechnungen werden von Ihren Downstream-Mitarbeitern verwendet, um Ihnen die Arbeit in Rechnung zu stellen, die sie im Laufe des Projekts leisten. 

Um mehr über die Rechnungsstellung in Procore zu erfahren:

Weitere Informationen finden Sie auf der Landingpage für Kreditorenverträge und auf der Landingpage für die Finanzierung.

Zahlungen

Sobald Rechnungen an den Bauherrn und Rechnungen an den Bauherrn genehmigt und abgeschlossen sind, können Sie Zahlungen in Procore erstellen, um die eingegangenen Zahlungen aufzuzeichnen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Landingpage für Kreditorenverträge und auf der Landingpage für Debitorenverträge.