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Inhaltsverzeichnis

Benutzerhandbuch für das Finanzmanagement

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Für Bauherrn

Dieses Benutzerhandbuch bietet Projektinhabern Informationen zur Verwendung der Project Financials-Tools von Procore zur Optimierung Ihrer Finanzgeschäftsprozesse über den gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts. Sie erfahren, wie Sie jedes Finanzinstrument richtig konfigurieren und gängige Finanzaufgaben gemäß den von Procore empfohlenen Best Practices ausführen.

Einige der Dinge, die Sie in diesem Handbuch lernen werden, umfassen:
  • So richten Sie die Kostencodes Ihres Projekts ein . Sehen Sie sich die Standard-Kostencodestruktur von Procore an und lernen Sie die Grundlagen zum Einrichten von Projektkostenschlüsseln. Siehe Einrichtung von Kostenschlüsseln .
  • So fügen Sie ein genaues Projektbudget hinzu oder importieren es . Erfahren Sie, wie Sie Ihrem Projekt Budgeteinzelposten hinzufügen, Budgetansichten konfigurieren und Ihrem Projekt zuweisen und wie Sie eine Prognoseansicht einrichten, um kritische Projektkosten zu identifizieren und zu verfolgen. Verwenden Sie vor Ort gesammelte Daten, um die Arbeitskosten Ihres Projekts zu verfolgen und Produktionsmengen in Ihrem Budget zu protokollieren. Erfahren Sie, wie Sie Budgetänderungen erstellen, um Mittel von einem Budgetposten zu einem anderen neu zuzuweisen. Siehe Budgeteinrichtung.
  • So erstellen Sie einen (oder mehrere) Primärverträge für Ihr Projekt . Richten Sie Ihr Primärvertragstool ein und erfahren Sie, was Sie beachten sollten, wenn Ihr Projekt mehrere Finanzierungsquellen oder Bereitstellungsmethoden hat. Verwalten Sie den Rechnungsprozess des Bauherrs und erstellen Sie ein Zahlungseingangsprotokoll. Siehe Primärverträge .
  • So verwalten Sie die Bestellungen und Unteraufträge Ihres Projekts . Erfahren Sie mehr über die Konfigurationseinstellungen des Sekundärverträge-Tools und wie Sie Bestellungen und Unteraufträge erstellen. Legen Sie Rechnungskontakte in Ihren Verträgen fest. Siehe Sekundärverträge .
  • Wie man die Aufsicht und das Management von Projektänderungen verbessert. Wählen Sie zwischen der Verwaltung von Änderungsaufträgen mit oder ohne das Tool Änderungen. Konfigurieren Sie die Einstellungen für die Änderungsauftragsebene für Ihre Verträge. Bringen Sie das Änderungsmanagement ins Feld – erleichtern Sie schnellere Genehmigungen, eine genauere Kommunikation und vermeiden Sie risikobehaftete Verfahren. Siehe Änderungsmanagement mit Änderungen und Änderungsmanagement ohne Änderungen.
  • So verwalten Sie den Rechnungsstellungsprozess für die Subunternehmer Ihres Projekts . Definieren Sie Ihre Abrechnungszeiträume und wählen Sie die für Ihr Projekt gewünschte Methode zum Erstellen und Einreichen von Rechnungen des Subunternehmers. Siehe Rechnungen an den Bauherrn und Rechnungen des Subunternehmers .
  • So erstellen und erfassen Sie Zahlungen . Sobald Rechnungen an den Bauherrn und Rechnungen des Subunternehmers genehmigt und abgeschlossen sind, können Sie Zahlungen in Procore erstellen, um die eingegangenen Zahlungen aufzuzeichnen. Siehe Zahlungen .

Kostenschlüssel einrichten

Der erste Schritt beim Einrichten der Projektfinanztools von Procore in einem Procore-Projekt besteht darin, zu überprüfen, ob Ihre Kostenschlüssel von der Person eingerichtet wurden, die Ihr neues Projekt erstellt hat.

Hintergrund

Die Standardkostenschlüssel von Procore enthalten eine 16-Division-Kostenschlüsselstruktur, die dem CSI MasterFormat® entspricht icon-external-link.png. Siehe Was sind die Standardkostenschlüssel von Procore? Einige Projektbesitzer haben jedoch möglicherweise Anforderungen, die Sie dazu führen, eine eindeutige Kostenschlüsselstruktur zu erstellen. In diesem Fall können Sie benutzerdefinierte Kosteschlüssel in das Administrations-Tool auf Unternehmensebene importieren. Siehe Kosteschlüssel in Procore importieren.

Budgeteinrichtung

Das Budget-Tool zeigt Details zu allen geschätzten Kosten im Zusammenhang mit einem Projekt an. Der erste Schritt besteht darin, Ihr Budget direkt in Procore zu erstellen (oder Sie können alternativ ein vorhandenes Budget importieren). Bauherrn verwenden das Budget häufig als internes Instrument zur Verwaltung von Projektverträgen und Kosten, die mit verschiedenen Auftragnehmern verbunden sind. Es wird auch verwendet, um die geschätzten Fertigstellungskosten zu verfolgen – um zu zeigen, wo Sie projektübergreifend unter/über Ihrem Budget liegen. Aus Datenschutzgründen werden Budgetinformationen jedoch normalerweise vor externen Mitarbeitern verborgen.

Mit dem Administrations-Tool auf Unternehmensebene können Sie eine Budgetansicht einrichten (siehe Was sind die Standardbudgetansichten von Procore?), die eine benutzerdefinierte Methode zur Konfiguration und Anzeige Ihres Budgets darstellt. Ihre benutzerdefinierte Budgetansicht kann eine Vielzahl von Datenspalten enthalten, z.B. Ursprünglicher Budgetbetrag, Budgetänderungen, Überarbeitetes Budget, Ausstehende Budgetänderungen und mehr.

Weitere Informationen zum Budget-Tool finden Sie auf der Budget-Landingpage .

Prognose zum Abschluss

Die Project Financials-Tools von Procore senden Daten über die zugehörigen Budgetcodes, die den Einzelposten der einzelnen Tools zugewiesen sind, an das Budget-Tool. Infolgedessen können Sie die Procore-Funktion „Prognose bis zum Abschluss“ verwenden, um die geschätzten zusätzlichen Kosten für jeden Einzelposten genau zu prognostizieren.

Weitere Informationen zum Budget-Tool finden Sie auf der Budget-Landingpage .

Budgetänderungen

In der Spalte Budgetänderung können Sie Mittel in Ihrem Budget neu zuordnen, um Geld zwischen Budget-Einzelposten zu übertragen. Wenn Sie beispielsweise Kosteneinsparungen im Zusammenhang mit einem Budgetschlüssel haben, weil dieser unter dem Budget liegt, aber davon ausgehen, dass ein anderer Budgetschlüssel das Budget überschreitet, können Sie Mittel aus dem ersten Budgetschlüssel abrufen und als Eventualfall zu letzterem hinzufügen. Da Budgetänderungen nur im Budgettool angezeigt werden, sehen externe Teammitglieder oder Lieferanten Ihre internen Budgetanpassungen nicht. Es bietet Ihnen jedoch eine bessere Methode für den strategischen Ausgleich von Budgetposten während des gesamten Bauverlaufs, um sicherzustellen, dass Sie das Budget unterschreiten.

Weitere Informationen zum Budget-Tool finden Sie auf der Budget-Landingpage .

Erweiterte Prognose

Mit der erweiterten Prognoseansicht von Procore kann Ihr Unternehmen Budgetwerte auf zukünftige Monate verteilen, um Projektteams bei der Bewertung potenzieller Kostenbedingungen zu unterstützen, indem benutzerdefinierte erweiterte Prognoseansichten erstellt und diese Ansichten Projektbudgets zugewiesen werden. Wichtige Dinge zu beachten sind:

  • Der Procore-Administrator Ihres Unternehmens kann benutzerdefinierte Prognosevorlagen erstellen, indem er die standardmäßige „Procore-Standardprognose“-Ansicht des Systems (siehe Informationen zur Procore-Standardprognoseansicht) im Administrations-Tool auf Unternehmensebene verwendet.
  • Die Schritte zum Konfigurieren von Spalten und Zuweisen der Ansicht zu Projekten ähneln den Schritten zum Erstellen von Budgetansichten, sind jedoch speziell auf die Verwendung mit einer neuen Registerkarte „Prognose“ zugeschnitten, die im Budgettool verfügbar ist. Anweisungen finden Sie unter Einrichten einer neuen Prognoseansicht.

Direkte Kosten

Direkte Kosten sind die Kosten, die Ihrem Unternehmen entstehen, die nicht mit Sekundärverträgen verbunden sind (z.B. erstattungsfähige Ausgaben und Gemeinkosten). Die verschiedenen Arten von direkten Kosten, die Benutzer in Procore erstellen können, sind Rechnungen, Spesen und Gehaltsabrechnungen. Rechnungen werden von einem Kreditor empfangen und sind Kosten, die nicht an einen Sekundärvertrag mit diesem Kreditor gebunden sind. Ausgaben werden verwendet, um Kosten nachzuverfolgen, die dem Projekt vom Unternehmen für Dinge wie Computer, Telefone, Reisen usw. zugewiesen werden. Sie können auch die monatlichen Gehaltsabrechnungskosten verfolgen und sie nach Kostenschlüssel klassifizieren, sodass die Gehaltsabrechnungsbeträge jeden Monat im Budget widerspiegeln.

Weitere Informationen zum Direktkosten-Tool finden Sie auf der Landingpage Direktkosten .

Primärvertrags-Tool

Bauherrn mit einer vorgelagerten Budgetgenehmigungspflicht (oder ein interner Generalunternehmer) finden oft einen Nutzen, wenn sie das Primärvertrags-Tool verwenden, um vorgelagerte Verträge und Rechnungen einzurichten. Nachdem Ihr Budget eingerichtet und im Budgettool des Projekts sichtbar ist, können Sie den Primärvertrag Ihres Projekts erstellen. Hier werden alle Ihre Forderungsrechnungen (auch Upstream Billings genannt) und Änderungsaufträge für Primärverträge erstellt und verwaltet. Wenn Budget und Primärvertrag eines Projekts identisch sind oder wenn der Primärvertrag eine Zusammenfassung des Budgets auf Abteilungsebene ist, kann das Budget verwendet werden, um den Primärvertrag zu erstellen. Oft haben das interne Budget und der externe Primärvertrag unterschiedliche Detaillierungsgrade, sodass der Primärvertrag nicht nur eine Zusammenfassung des Budgets auf Abteilungssebene ist.

Sie können das Leistungsverzeichnis (LV) für den Primärvertrag direkt in Procore einrichten oder importieren. Nach Abschluss der Einrichtung muss Ihr Primärvertrag genehmigt werden, bevor Projektbenutzer Änderungsaufträge oder Rechnungen an den Bauherrn erstellen können. Wenn keine Primärverträge gewünscht sind, kann das Primärvertrags-Tool entfernt werden. Siehe Hinzufügen und Entfernen von Projekttools .

Weitere Informationen zum Primärvertrags-Tool finden Sie auf der Startseite für einen Primärvertrag .

Wenn das Primärvertrags-Tool deaktiviert ist, sehen Sie sich die folgenden Links an:

Sekundärverträge-Tool

Sobald der Primärvertrag genehmigt ist (oder wenn Sie das Tool aus Ihrem Projekt entfernen möchten), können Sie Ihre Bestellungen und Unteraufträge einrichten.

Bestellungen

In Procore ist eine Bestellung (PO) ein dokumentierter finanzieller Sekundärvertrag, die die Arten, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen beschreibt. Im Rahmen des Beschaffungsprozesses werden Bestellungen von einem „Käufer“ (z.B. einem Projekteigentümer) erstellt und an einen „Verkäufer“ (z.B. einen Generalunternehmer,  Subunternehmer oder Spezialauftragnehmer) zur Deckung der Kosten eines Auftrags ausgegeben. Nach der Annahme durch den „Verkäufer“ stellt eine Bestellung eine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Bestellung .

Weitere Informationen zum Tool für Sekundärverträge finden Sie auf der Landingpage für Sekundärverträge .

Verträge stellen die vertragliche Vereinbarung zwischen dem Eigentümerunternehmen und den Auftragnehmern/Lieferanten dar, die einen Arbeitsumfang ausführen. Verträge werden entweder aus einem erfolgreichen Gebot erstellt oder manuell aus dem Sekundärverträge-Tool erstellt. Wenn Sie eine Vertragsposition mit einer Primärvertragsposition verknüpfen, wird die Verbindung in Primärvertragsberichten wie dem Buyout-Bericht und dem Projektkosten-Budget-Vergleichsbericht angezeigt (Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn keine Änderungen verwendet werden). Wenn Sie den zugehörigen Budgetcode für den zugehörigen Vertrag oder die Bestellung auswählen, wird die Verbindung automatisch in allen Budgetberichten (Budgetdetailbericht, Budgetzusammenfassungsbericht usw.) angezeigt die Bestellung ändern.

Change Management mit Änderungen

Das Tool „Änderungen“ wird für alles in einem Projekt erstellt, das anscheinend zusätzliche Kosten verursachen könnte. Durch das Erstellen einer Änderung können Sie sich auf die Kosten einer Änderung vorbereiten, bevor diese zu tatsächlichen Kosten werden. Nach dem Anlegen einer Änderung können Sie dann eine RFQ (Request for Quote) erstellen, die zur Preisfindung an die entsprechenden Lohnbearbeiter gesendet wird. Wenn RFQs erstellt und von den zugewiesenen Subunternehmern beantwortet werden, können dann Änderungsaufträge basierend auf dem eingereichten Angebot erstellt werden. Sie können Ihren Änderungsauftragsworkflow konfigurieren, indem Sie die Anzahl der Änderungsauftragsstufen festlegen: eine, zwei oder drei Stufen. Mehr Änderungsauftragsebenen sorgen für einen komplexeren Workflow, bieten jedoch mehr Kontrolle.

Weitere Informationen zum Tool Änderungen finden Sie auf der Landingpage Änderungen.

Change Management ohne Änderungen

Nachdem Sie Ihre Sekundärverträge erstellt haben, können Sie Änderungsaufträge erstellen, um zusätzliche Kosten zu berücksichtigen. Während die meisten Besitzer es vorziehen, mit den 2-Tier-Änderungsauftragsstufen zu beginnen, besteht die Möglichkeit, sie so zu konfigurieren, dass eine 1-Tier-, 2-Tier- oder 3-Tier-Einstellung verwendet wird. Mehr Änderungsauftragsebenen sorgen für einen komplexeren Workflow, bieten jedoch mehr Kontrolle.

Primärverträge aktiviert

  • Was sind die verschiedenen Änderungsauftragsstufen?
  • Erstellen Sie einen PÄA, um mögliche Änderungen der Kosten zu skizzieren, die sich auf den Primärvertrag auswirken würden. Sie können einen Dollarbetrag nur auf PÄA-Ebene eingeben. Wenn Sie einen Wertekatalog für einen PÄA ausfüllen, haben Sie die Möglichkeit, einen Kostencode auszuwählen. Idealerweise ist es bereits ein Kostencode im Budget. Innerhalb des Primärvertrags-PÄA-Tools, damit Sie die Budgeterhöhung auf der Registerkarte Budget sehen können.
  • Nachdem Sie ein PÄA erstellt haben, können Sie einen PÄA erstellen, der als Preisanfrage für den Auftragnehmer fungiert, der für den im PÄA beschriebenen Arbeitsumfang verantwortlich ist. Sie können den PÄA mit dem entsprechenden PÄA vergleichen und Ihre Abweichung zwischen den beiden anzeigen.
  • Nachdem Sie PÄAPVs erstellt haben, können Sie sie in Änderungsauftragsanforderungen (ÄAA) überführen. Änderungsauftragsanträge sind in der Regel die zur Genehmigung eingereichten Dokumente und können entweder zum Einreichen einzelner potenzieller Änderungsaufträge (PÄAs) oder zum Gruppieren von PÄAs verwendet werden, um den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess zu rationalisieren.
  • Sobald Sie den PÄA als genehmigt markiert haben, wird die Dollar-Änderung in der Spalte „Gebundene Kosten“ im Budget-Tool angezeigt. Sekundärverträge und potenzielle PÄAs mit dem Status „Ausstehend“ werden im Budget-Tool in der Spalte „Ausstehende Kostenänderungen“ angezeigt.

Primärverträge nicht aktiviert

  • Sie können einen Dollarbetrag nur auf PÄA-Ebene eingeben. Wenn Sie einen Leistungsverzeichnis für einen PÄA ausfüllen, haben Sie die Möglichkeit, einen Kostenschlüssel auszuwählen.
    • Änderungsauftragsanforderung (ÄAA) erstellen
    • Änderungsaufträge mit dem Status „Ausstehend“ werden im Budget-Tool in der Spalte „Ausstehende Budgetänderungen“ angezeigt. Genehmigte ÄAPVs können Eigentümerrechnungen hinzugefügt werden. Sobald Sie das ÄAPV als genehmigt markiert haben, wird die Änderung des gesamten Dollarbetrags in der Spalte „Genehmigte COs“ im Budget-Tool angezeigt.
  • Nachdem Sie ein PÄA erstellt haben, können Sie einen PÄA erstellen, der als Preisanfrage für den Auftragnehmer fungiert, der für den im PÄA beschriebenen Arbeitsumfang verantwortlich ist. Sie können den PÄA mit dem entsprechenden PÄA vergleichen und Ihre Abweichung zwischen den beiden anzeigen.
  • Sobald Sie den PÄA als genehmigt markiert haben, wird die Dollar-Änderung in der Spalte „Gebundene Kosten“ im Budget-Tool angezeigt. Sekundärverträge und potenzielle PÄAs mit dem Status „Ausstehend“ werden im Budget-Tool in der Spalte „Ausstehende Kostenänderungen“ angezeigt.

Weitere Informationen zum Tool Änderungsaufträge finden Sie auf der Landingpage Änderungsaufträge .

Rechnungen an den Bauherrn und Rechnungen des Subunternehmers

Während das Projekt fortschreitet und die Verträge erstellt und genehmigt wurden, können Subunternehmer Ihnen die abgeschlossenen Arbeiten in Rechnung stellen, indem sie Rechnungen des Subunternehmers einreichen. Sie können auch Rechnungen an Bauherrn erstellen, die dann per E-Mail an den Bauherrn oder die Zahlungsaufforderung gesendet werden.

Weitere Informationen finden Sie auf der Landingpage Sekundärverträge und der Landingpage Primärvertrag .

Zahlungen

Sobald Rechnungen an den Bauherrn und Rechnungen an den Bauherrn genehmigt und abgeschlossen sind, können Sie Zahlungen in Procore erstellen, um die eingegangenen Zahlungen aufzuzeichnen.

  • Verfolgen Sie Rechnungen an den Bauherrn, die auf der Seite des Primärvertrags erstellt wurden:
  • Verfolgen Sie Ziehungsanfragen, die auf der Seite „Sekundärverträge“ gestellt wurden. Wenn Sie den Tab „Zahlung ausgestellt“ regelmäßig aktualisieren, wird die Spalte „Zahlung bis Datum“ in Ihren Budgetberichten automatisch aktualisiert, um diese Änderungen widerzuspiegeln.

Weitere Informationen finden Sie auf der Landingpage Sekundärverträge und der Landingpage Primärvertrag .