Dokumentenmanagement - Benutzerberechtigungen
Dokumenten-Management
Wichtig
Hinweis
- Die Berechtigungsstufe "Schreibgeschützt" existiert für das Dokumentenmanagement-Tool nicht.
- Das Dokumentenmanagement-Tool verwendet zusätzlich zu den regulären Tool-Berechtigungsstufen und -granulare Berechtigungen Berechtigungsgruppen und andere Einstellungen. Weitere Informationen finden Sie unter Wie funktionieren Berechtigungen im Dokumentenmanagement-Tool?
- Benutzer können nur Dokumente anzeigen und Aktionen für Dokumente ausführen, auf die sie über eine Berechtigungsgruppe Zugriff haben.
Aktion | Keine | Nur Lesen | Standard | Admin | Hinweise |
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Hinzufügen von Markups |
Standardmäßig können Benutzer nur Markups hinzufügen, solange sie der "Beauftragte für den aktuellen Schritt" für eine workflow. Hinweis: Die Berechtigung "Markup erstellen" kann für zusätzliche Rollen ("Workflow-Beauftragte" und "Workflow-Manager") aktiviert oder für alle Benutzer deaktiviert werden. Siehe Anzeigen und Verwalten von Workflow-Berechtigungen. |
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Vervollständigen von Informationen für Dokumente |
Benutzer müssen Teil einer Berechtigungsgruppe für das Dokumentenmanagement-Tool sein, in der die Berechtigung "Neue Dateien hochladen" aktiviert ist. | ||||
Einstellungen konfigurieren: Dokumentenmanagement |
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Konfigurieren Sie Ihre Ansicht |
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Erstellen einer Berechtigungsgruppe |
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Erstellen einer gespeicherten Ansicht |
Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Standard" können ihre eigenen gespeicherten Ansichten erstellen, die nur für sie sichtbar sind. Benutzer mit der Berechtigung "Admin" können ihre eigenen Ansichten UND Projektansichten erstellen, die für jeden im Projekt sichtbar sind. |
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Löschen einer Berechtigungsgruppe |
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Eine gespeicherte Ansicht löschen |
Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Standard" können nur ihre eigenen gespeicherten Ansichten löschen. Benutzer mit der Berechtigung "Admin" können ihre eigenen Ansichten UND Projektansichten löschen, die für alle im Projekt sichtbar sind. |
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Dokumente herunterladen |
Benutzer können nur Dokumente herunterladen, auf die sie über eine Berechtigungsgruppe Zugriff haben. | ||||
Duplizieren einer Berechtigungsgruppe |
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Bearbeiten einer Berechtigungsgruppe |
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Eine gespeicherte Ansicht bearbeiten |
Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Standard" können nur ihre eigenen gespeicherten Ansichten bearbeiten. Benutzer mit der Berechtigung "Admin" können ihre eigenen Ansichten UND Projektansichten bearbeiten, die für alle im Projekt sichtbar sind. |
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Bearbeiten von Informationen für Dokumente |
Benutzer müssen Teil einer Berechtigungsgruppe sein, in der die Dokumentberechtigung "Attribute bearbeiten" aktiviert ist. | ||||
Bearbeiten von Revisionen |
Benutzer müssen Teil einer Berechtigungsgruppe sein, in der die Dokumentberechtigung "Attribute bearbeiten" aktiviert ist. | ||||
Bearbeiten des Benennungsstandards |
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Bearbeiten von Upload-Anforderungen |
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Informationen exportieren |
Benutzer können nur Informationen für Dokumente exportieren, auf die sie über eine Berechtigungsgruppe Zugriff haben. | ||||
Optionen für Importfelder |
Benutzer müssen außerdem über die Berechtigung "Admin" für das Admin-Tool auf Unternehmensebene verfügen. | ||||
Verwalten von konfigurierbaren Feldsätzen und Standardfeldern |
Benutzer müssen außerdem über die Berechtigung "Admin" für das Admin-Tool auf Unternehmensebene verfügen. Hinweis: Benutzer mit "Admin"-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool können die Standardfeldoptionen auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" des Tools ein- oder ausblenden. |
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Verwalten von Benutzern in einer Berechtigungsgruppe |
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Überprüfen eines Dokuments in einem Workflow |
Benutzer müssen auch als Beauftragter für eine workflow hinzugefügt werden. | ||||
Dokumente suchen und filtern |
Benutzer können nur Dokumente finden, auf die sie über eine Berechtigungsgruppe Zugriff haben. | ||||
Einrichten einer Dokumenten-Management-Berechtigungsgruppe für einen neuen Benutzer |
Benutzer müssen über "Admin"-Berechtigungen für das Adressbuch-Tool auf Projektebene verfügen. | ||||
Freigeben von Dokumenten in einem Korrespondenzposten |
Benutzer müssen über die Berechtigungen "Standard" oder "Admin" für die Korrespondenztyp. des Elements verfügen OR Berechtigungen der Ebene "Nur Lesen" für das Korrespondenztyp des Elements mit der granularen Berechtigung "Element erstellen" in der Berechtigungsvorlage aktiviert. |
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Starten eines Workflows für Dokumente |
Die Benutzer müssen außerdem über eine der folgenden Berechtigungen verfügen:
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Dokumente einreichen |
Benutzer müssen Teil einer Berechtigungsgruppe für das Dokumentenmanagement-Tool sein, in der die Berechtigung "Neue Dateien senden" aktiviert ist. | ||||
Dokumente hochladen |
Benutzer müssen Teil einer Berechtigungsgruppe für das Dokumentenmanagement-Tool sein, in der die Berechtigung "Neue Dateien hochladen" aktiviert ist. | ||||
Anzeigen und Verwalten von Dokumentberechtigungen |
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Anzeigen von Dokumentenmanagement-Dateien in einem Korrespondenzposten |
Benutzer müssen über Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder höher für die Korrespondenztyp. Hinweis: Abhängig vom Status und den Datenschutzeinstellungen des Korrespondenzpostens müssen den Benutzern möglicherweise auch bestimmte Rollen oder granulare Berechtigungen zugewiesen werden, um den Posten anzeigen zu können. |
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Dokumente anzeigen |
Benutzer können nur Dokumente anzeigen, auf die sie über eine Berechtigungsgruppe Zugriff haben. Hinweis: Benutzer mit "Admin"-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool können alle Dateien anzeigen, die der Registerkarte "Uploads" hinzugefügt wurden. Benutzer mit der Berechtigung "Standard" können nur die Dateien anzeigen, die sie hochgeladen haben. |
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Anzeigen des Änderungsverlaufs für Dokumente |
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Anzeigen von Berechtigungsgruppen |