Bearbeiten von Upload-Anforderungen für das Dokumentenmanagement-Tool
Ziel
So bearbeiten Sie die Upload-Anforderungen für Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool eines Projekts.
Hintergrund
Mit dem Dokumentenmanagement-Tool können Sie Upload-Anforderungen auf der Grundlage von Dokumentattributen festlegen, um sicherzustellen, dass Dokumente dem Projekt auf konsistente Weise und mit den erforderlichen Metadaten hinzugefügt werden. Dokumentattribute werden verwendet , um Berechtigungen für einzelne Revisionen automatisch zu steuern und das Organisieren und Auffinden von Dokumenten zu erleichtern. Die Upload-Anforderungen geben an, ob ein Benennungsstandard erzwungen werden muss und ob doppelte Revisionskennungen zulässig sind. Die Upload-Anforderungen können je nach Dokumenttyp angepasst werden.
Wichtig
Die Felder Name, Typ, Status und Revision sind immer für jedes Dokument erforderlich.Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- Berechtigungen auf "Admin"-Stufe für das Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
- Zusätzliche Informationen:
- Die Dokumentensuche, -organisation und -berechtigungen im Dokumentenmanagement-Tool basieren auf den Attributen, die mit jeder Dokumentrevision verknüpft sind. Daher ist es wichtig, dass Sie die richtigen Informationen für jeden Dokumenttyp benötigen, bevor Dateien hochgeladen werden.
Schritte
- Navigieren Sie zu dem Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
- Klicken Sie auf das Einstellungen konfigurieren
Symbol. - Klicken Sie auf Dokumente, um die Seite mit den Dokumenteinstellungen zu öffnen.
- Klicken Sie auf den
Pfeil Symbol neben Upload-Anforderungen , um den Abschnitt zu erweitern.
Hinweis: Sie können eine Standardregel, dass alle Dokumente die Anforderungen erfüllen müssen, und erstellen bedingte Regeln, die für verschiedene Dokumenttypen erforderlich sind. Dokumente müssen die in der Standardregel festgelegten Anforderungen erfüllen, es sei denn, eine bedingte Regel ist erfüllt. - Siehe die folgenden Schritte für verfügbare Aktionen:
Bearbeiten der Standard-Regel
Alle Dokumente, die in das Projekt hochgeladen werden, müssen die in der Standardregel festgelegten Anforderungen erfüllen, es sei denn, es wird eine bedingte Regel erfüllt.
- Klicken
Sie im Abschnitt "Standardregel" auf das Symbol edit . - Geben Sie die folgenden Informationen ein, um die Standardregel zu bearbeiten:
- Benennungsstandard: Wählen Sie den Benennungsstandard aus, der für die Standardregel verwendet werden soll, oder wählen Sie "Keine", wenn Sie den Benennungsstandard nicht verwenden möchten.
- Erforderliche Dokumentfelder: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Spalte "Erforderlich", um festzulegen, welche Felder erforderlich sind.
Anmerkung: 'Name', 'Status', 'Typ' und 'Revision' sind immer Pflichtfelder. - Revision Einstellung: Wählen Sie aus, ob doppelte Revisionsbezeichner für die Standardregel zugelassen oder eindeutige Revisionsbezeichner erzwungen werden sollen.
Anmerkung: Das Zulassen doppelter Revisionskennungen ermöglicht es Benutzern, eine neue Revision hochzuladen und dann ihre Revisionskennung manuell so zu bearbeiten, dass sie mit der Kennung einer früheren Revision übereinstimmt . Ein häufiger Anwendungsfall hierfür ist, wenn jemand eine geringfügige Änderung vornimmt und den Upload nicht als neue Revision betrachten möchte. Im Gegensatz zum Feld "Revision" ist das Feld "Version" nicht bearbeitbar und kann stattdessen als eindeutige Kennung verwendet werden.
- Klicken Sie auf Speichern.
Erstellen einer neuen bedingten Regel
Bedingte Regeln werden getrennt von der Standardregel erstellt und dienen dazu, unterschiedliche Anforderungen für bestimmte Dokumenttypen festzulegen.
- Klicken Sie im Abschnitt "Anforderungen hochladen" auf Bedingte Regel erstellen.
- Erstellen Sie die bedingte Regel, indem Sie einen Dokumenttyp auswählen, für den unterschiedliche Anforderungen gelten sollen:
- Typ: Wählen Sie einen Dokumenttyp für die bedingte Regel aus.
- Benennungsstandard: Wählen Sie aus, ob der Benennungsstandard erforderlich sein soll.
- Erforderliche Dokumentfelder: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Feld, das erforderlich sein soll.
Anmerkung: 'Name', 'Status', 'Typ' und 'Revision' sind immer Pflichtfelder. - Revisionseinstellung: Wählen Sie aus, ob doppelte Revisionsbezeichner für die bedingte Regel zugelassen oder eindeutige Revisionsbezeichner erzwungen werden sollen.
Anmerkung: Das Zulassen doppelter Revisionskennungen ermöglicht es Benutzern, eine neue Revision hochzuladen und dann ihre Revisionskennung manuell so zu bearbeiten, dass sie mit der Kennung einer früheren Revision übereinstimmt . Ein häufiger Anwendungsfall hierfür ist, wenn jemand eine geringfügige Änderung vornimmt und den Upload nicht als neue Revision betrachten möchte. Im Gegensatz zum Feld "Revision" ist das Feld "Version" nicht bearbeitbar und kann stattdessen als eindeutige Kennung verwendet werden. - Klicken Sie auf Erstellen, um die bedingte Regel zu speichern.
Bearbeiten einer bedingten Regel
- Suchen Sie im Abschnitt "Anforderungen hochladen" die bedingte Regel, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten .
- Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an der Regel vor. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erstellen einer bedingten Regel oben.
- Klicken Sie auf Speichern.
Entfernen einer bedingten Regel
Hinweis: Wenn Sie eine bedingte Regel entfernen, werden die Anforderungen für den Dokumenttyp für Uploads im Projekt nicht mehr durchgesetzt.
- Suchen Sie im Abschnitt "Upload-Anforderungen" die bedingte Regel, die Sie entfernen möchten.
- Klicken Sie auf das Symbol Löschen
. - Klicken Sie auf Einreichen, um die Regel zu entfernen.