Überprüfen eines Dokuments in einem Workflow im Dokumentenmanagement-Tool

Wenn Sie mit der Überprüfung eines Dokuments im Rahmen eines Workflows beauftragt wurden, können Sie das Dokument anzeigen, auf Optionen wie Markups zugreifen und Ihre Antwort eingeben. Siehe Reagieren auf einen benutzerdefinierten Workflow. Weitere Informationen zu Workflows im Dokumentenmanagement-Tool finden Sie unter Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool.

• Erforderliche Benutzerberechtigungen:

  • Du brauchst beides:

    • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder "Admin" für das Dokumentenmanagement-Tool.

    • Als Beauftragter für einen Schritt im Workflow hinzugefügt. Siehe Wie funktionieren die Berechtigungen im Dokumentenmanagement-Tool?

• Zusätzliche Informationen:

  • Alle Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen eines Dokuments können dieses Dokument anzeigen, unabhängig davon, ob es mit einem Workflow verknüpft ist oder nicht. Das Workflow-Panel wird jedoch nur den Personen angezeigt, die einem Schritt im Workflow zugewiesen wurden.

1. Navigieren Sie zum Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.

2. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich auf der Registerkarte Dokumente befinden.

3. Klicken Sie auf die gespeicherte Ansicht mit dem Namen Mir zugewiesen, die sich in der Sammlung "Wird überprüft" befindet.
   Hinweis: Sie können auf diese Dokumente auch über andere gespeicherte Ansichten zugreifen, z. B. über "Alle Dokumente" am unteren Rand.

4. Klicken Sie auf das Dokument, das Sie prüfen möchten.

5. Klicken Sie im Viewer auf das Symbol Workflow .
   Dies öffnet ein Workflow-Panel.

6. Optional: Wenn Sie Markups hinzufügen möchten, verwenden Sie die Tools in der Markup-Symbolleiste. Siehe Hinzufügen von Markups im Dokumentenmanagement-Tool.

7. Optional: Wenn Sie über die granulare Berechtigung "Kann Workflow-Manager sein" verfügen, können Sie auf das Symbol mit der vertikalen Ellipse klicken, um auf die folgenden Aktionen zuzugreifen:

   • Beauftragte verwalten: Wenn Sie in diesem Schritt des Workflows weitere Personen zur Überprüfung des Dokuments benötigen, können Sie weitere Beauftragte einladen. Vervollständigen Sie die Informationen, um weitere Beauftragte einzuladen.

   • Workflow neu starten: Wenn der Workflow neu gestartet werden muss, können Sie ihn auf den Anfang zurücksetzen. Klicken Sie zur Bestätigung auf Neustart .
     Hinweis: In diesem Fall müssen alle zuvor ausgeführten Schritte wiederholt werden, und frühere Kommentare und Anhänge werden entfernt. Alle Beauftragten, die nach der Erstellung des Elements zu Workflow-Schritten hinzugefügt wurden, werden ebenfalls entfernt. Der neue Workflow verwendet die neueste Vorlage und Konfiguration.

   • Wenn Sie eine andere Workflow-Vorlage anwenden müssen, siehe Starten eines Workflows im Dokumentenmanagement-Tool.

   • Workflow-Vorlage anzeigen: Klicken Sie hier, um ein Diagramm der Workflow-Vorlage anzuzeigen. Details werden in der Seitenleiste angezeigt.

8. Nachdem Sie das Dokument geprüft haben und bereit sind, Ihre Antwort hinzuzufügen, klicken Sie auf Antworten.
   Hinweis: Wenn Sie dieselbe Antwort für mehrere Dokumente übermitteln möchten, lesen Sie den Abschnitt Massenantworten.

9. Geben Sie Ihre Antwort ein:

   • Antwort: Wählen Sie eine Antwort aus dem Dropdown-Menü.

   • Anhänge: Wenn Sie Ihrer Antwort Anhänge hinzufügen möchten:

     • Klicken Sie auf Dateien hochladen oder Aus Projekt anhängen. Sie können Dateien auch per Drag & Drop von Ihrem Computer in den Bereich ziehen.

     • Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus und klicken Sie auf Anhängen.

   • Grund für die Antwort: Falls erforderlich, geben Sie Kommentare ein, um Ihre Antwort zu erläutern.

10. Wenn Sie bereit sind, Ihre Antwort zu übermitteln, klicken Sie auf Einreichen.

     Tipp

    Nachdem Sie Ihre Antwort übermittelt haben, erscheint Ihr Name nicht mehr in der Spalte "Ausstehender Beauftragter" in der Listenansicht des Dokumentenmanagements. Dadurch wird bestätigt, dass Ihre Aktion für den aktuellen Workflow-Schritt abgeschlossen ist