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Procore

Vervollständigen von Informationen für Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist in ausgewählten Ländern verfügbar. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Ziel

So wenden Sie Metadatenattribute auf Dokumente an, indem Sie Felder für hochgeladene Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool eines Projekts ausfüllen.

Hintergrund

Nach dem Hochladen der Dokumente in das Dokumentenmanagement-Tool müssen alle fehlenden Attribute ausgefüllt werden, bevor sie übermittelt und auf der Registerkarte "Alle Dokumente" angezeigt werden können. Zusätzliche Felder können je nach den Einstellungen des Projekts und des Unternehmens erforderlich sein.

Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie unter Was sind die verschiedenen Felder im Dokumentenmanagement-Tool?

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder "Admin" für das Dokumentenmanagement-Tool mit  aktivierter 'Neue Dateien hochladen' in der Berechtigungsgruppe. 
      Hinweis:
      • Wenn Sie über "Admin"-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool verfügen, können Sie alle Dateien anzeigen, die der Registerkarte "Uploads" hinzugefügt wurden. Andernfalls können Sie nur die Dateien anzeigen, die Sie hochgeladen haben. 
      • Um Dokumente einreichen zu können, muss  die 'Neue Dateien einreichen' in der Berechtigungsgruppe aktiviert sein. Siehe Submit von Dokumenten im Dokumentenmanagement-Tool.

Schritte

  1. Navigieren Sie zu dem Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
  2. Sie können Informationen für Dokumente auf folgende Weise vervollständigen:
 Hinweis

Aus der Tabelle

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Uploads.
    dm-table-view-uploads.png
  2. Füllen Sie die erforderlichen Attribute aus, indem Sie in die Felder klicken, um Informationen einzugeben. Scrollen Sie bei Bedarf nach rechts, um weitere Spalten für Dateneintrag aufzurufen.
     Hinweis
    Sie können mit dem Mauszeiger über die Meldung "Fehlende Attribute" in der Spalte "Bereit zur Einreichung" fahren, um zu sehen, welche Felder noch ausgefüllt werden müssen, bevor ein Dokument eingereicht werden kann. 
    Tipp!  Sie können Tastenkombinationen verwenden, um sich schnell durch die Tabelle zu bewegen:
    • Verwenden Sie die Pfeiltasten links, rechts, oben und unten, um zu verschiedenen Feldern zu wechseln.
    • Wenn ein Feld ausgewählt ist, verwenden Sie die TAB-TASTE, um sich nach rechts zu bewegen, und UMSCHALT+TAB, um sich nach links zu bewegen.
    • Drücken Sie die EINGABETASTE oder RETURN, um das Feld auszuwählen, damit Sie Informationen eingeben oder auswählen können.
    • Verwenden Sie die Pfeiltasten, um Optionen aus Dropdown-Menüs auszuwählen, und drücken Sie zur Bestätigung erneut die EINGABETASTE oder RETURN.
  3. Wenn Sie über die Berechtigung "Neue Dateien senden" verfügen und bereit sind, die Dokumente einzureichen, klicken Sie auf Einreichen. Siehe Einreichen von Dokumenten im Dokumentenmanagement-Tool.
    Hinweis: Wenn ein Dokument einen Genehmigungsworkflow hat, wird ein Workflow gestartet und das Dokument wird auf die Registerkarte "Wird überprüft" verschoben.

Massenbearbeitung von Informationen für Dokumente

  1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Dateien, die Sie in großen Mengen bearbeiten möchten.
    Tipp!
    • Wenn Sie alle Dateien auf einmal auswählen möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen oben in der Tabelle.
    • Wenn Sie einen Bereich von Zeilen auf einmal auswählen möchten, halten Sie die UMSCHALTTASTE auf Ihrer Tastatur gedrückt und markieren Sie die erforderlichen Kontrollkästchen. 
  2. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten  icon-edit2.png .
    bulk-edit.png
    Dadurch wird das Seitenfenster Dokumentattribute bearbeiten geöffnet.
  3. Klicken Sie in ein Feld, um Informationen einzugeben. Siehe Was sind die verschiedenen Felder im Dokumentenmanagement-Tool?
  4. Nachdem Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Übernehmen.
  5. Wenn Sie über die Berechtigung "Neue Dateien senden" verfügen und bereit sind, die Dokumente einzureichen, klicken Sie auf Einreichen.
    Dadurch werden die ausgewählten Dateien von der Registerkarte "Uploads" verschoben.

Über den Dokumenten-Viewer

 Tipp

Wenn Sie erst kürzlich Dokumente hochgeladen haben und das Fenster "Uploads" noch geöffnet ist, können Sie den Mauszeiger über das grüne icon-green-checkmark.png Häkchen -Symbol für ein Dokument bewegen und auf Überprüfen klicken, um es im Viewer zu öffnen. 

  1. Klicken Sie im Viewer auf das Dokument, das Sie öffnen möchten.
    Das Dokument wird geladen, und der Seitenbereich "Informationen" wird geöffnet. Sie können auch auf das Info-Symbol icon-info3.png klicken, um das Bedienfeld zu öffnen. 
  2. Klicken Sie in ein Feld, um Informationen einzugeben. Siehe Was sind die verschiedenen Felder im Dokumentenmanagement-Tool?
    Ihre Auswahl wird gespeichert, wenn Sie außerhalb des Felds klicken.
  3. Fahren Sie mit dem Ausfüllen von Informationen für Felder nach Bedarf fort.
  4. Wenn Sie über die Berechtigung "Neue Dateien senden" verfügen und bereit sind, die Dokumente einzureichen, klicken Sie auf Einreichen. Andernfalls klicken Sie auf Weiter. 
    Der Viewer lädt automatisch das nächste Dokument. Sie können die Pfeile oder das Dropdown-Menü am oberen Rand des Viewers verwenden, um ein anderes Dokument zu öffnen. 
  5. Wenn Sie den Viewer schließen und zu allen Dokumenten zurückkehren möchten, klicken Sie auf Schließen.