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Procore

Erstellen einer gespeicherten Ansicht im Dokumentenmanagement-Tool

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regional availability
The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the United States. For more information, please reach out to your Procore point of contact.

Ziel

So erstellen Sie gespeicherte Ansichten im Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.

Hintergrund​

A saved view is a saved set of search filters for quick access to documents in the Document Management tool. Saved views visually organize your documents while also meeting the needs of a particular context, such as the saved view 'Published Electrical Drawings' for electricians who only want to see the latest approved versions of a specific document type. Unlike traditional folders, saved views don't require users to specify an upload location; they automatically absorb past, present, and future revisions of the same document. 

Admins can create saved views for everyone on the project, and individual users can create saved views that are only visible to them. Each saved view is kept inside a collection, which is a parent category with its own set of filters determined by project Admins. 

Da gespeicherte Ansichten innerhalb von Sammlungen erstellt werden, wirken sich die Filter einer Sammlung darauf aus, welche Filter für jede gespeicherte Ansicht darin ausgewählt werden können. Wenn Sie beispielsweise eine gespeicherte Ansicht "Elektrisch" innerhalb der Sammlung "In Prüfung" erstellen, filtert die Sammlung bereits alle Dokumente mit Ausnahme derjenigen mit dem Status "IR-In Überprüfung " heraus, sodass die gespeicherte Ansicht nur den Filter E-Electrical aus dem Dropdown-Menü der Disziplin hinzufügen muss. Ein Benutzer kann den DR-Draft-Status  nicht hinzufügen, da die Sammlung "In Prüfung" diese ausschließt.  Mit anderen Worten, Auflistungen und gespeicherte Ansichten haben eine übergeordnete und untergeordnete Beziehung. Gespeicherte Ansichten (untergeordnete Ansichten) übernehmen die Filter ihrer Sammlung (übergeordnete Ansichten).

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Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine persönliche gespeicherte Ansicht zu erstellen, die nur Sie sehen können, benötigen Sie mindestens die Berechtigung "Standard" für das Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
    • So erstellen Sie eine gespeicherte Ansicht für alle Projektbeteiligten: Berechtigung der Stufe "Admin" für das Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Alle gespeicherten Ansichten müssen sich in einer Sammlung befinden. 
    • Die Schaltfläche "Erstellen" wird erst angezeigt, wenn Sie mindestens einen neuen Filter auf die Liste der Dokumente angewendet haben.
    • Eine persönliche gespeicherte Ansicht (mit "Ich" als Zugriffsebene) kann nur von der Person gesehen werden, die sie erstellt hat. 
    • Gespeicherte Projektansichten (Zugriffsebene "Jeder im Projekt") können später nicht mehr in eine persönliche Ansicht geändert werden. Wenn Sie jedoch über die Berechtigung "Administrator" für das Tool verfügen, können Sie eine persönlich gespeicherte Ansicht später in eine Projektansicht ändern. Siehe Bearbeiten einer gespeicherten Ansicht im Dokumentenmanagement-Tool.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Dokumente befinden.
  3. Klicken Sie im Bereich "Gespeicherte Ansichten" auf eine gespeicherte Ansicht, die unter einem fett gedruckten Sammlungsnamen aufgeführt ist. Klicken Sie zum Beispiel auf "Alle veröffentlichten Dokumente" in der Sammlung mit dem Namen "Veröffentlicht". 
    Anmerkung: Wenn die Bedienfelder "Gespeicherte Ansichten" ausgeblendet sind, klicken Sie oben in der Tabelle auf das Symbol "Gespeicherte Ansichten icon-show-saved-views.pnganzeigen". 
    Trinkgeld:  Um zu entscheiden, welche gespeicherte Ansicht der Sammlung als Ausgangspunkt gewählt werden soll, sollten Sie die verwendeten Filter berücksichtigen. In diesem Sammlungsartikel erfährst du, wie du die Filter einer Sammlung über das Info-Symbol anzeigen icon-info3.png kannst. 
  4. Verwenden Sie das Menü Filter, um mindestens eine Änderung an den Filtern in der aktuell gespeicherten Ansicht vorzunehmen. Beachten Sie diese Tipps: 
    • Wenn Sie nur die neueste Revision jedes Dokuments wünschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neueste Revision . Andernfalls wählen Sie Alle Revisionen.
      • Die "Letzte Revision" ist kontextabhängig. Benutzerberechtigungen, die Filter der Sammlung und die Reihenfolge der Revisionen wirken sich auf intelligente Weise darauf aus, welche Revision in der gespeicherten Ansicht angezeigt wird. 
    • Wenn Sie einen Filter hinzufügen möchten , der Dokumente enthält, die die Sammlung selbst bereits herausgefiltert hat, müssen Sie eine geeignetere Sammlung für Ihre gewünschte gespeicherte Ansicht finden. 
      • Finden Sie heraus, was die Filter einer Sammlung sind, indem Sie auf das Info-Symbol icon-info3.png klicken .
  5. Wahlfrei: Konfigurieren Sie die Spalten in Ihrer neuen gespeicherten Ansicht, indem Sie die Schritte unter Konfigurieren Ihrer Ansicht im Dokumentenmanagement-Tool ausführen. Sie können Einstellungen speichern , z. B. welche Spalten sichtbar sind, in welcher Reihenfolge sie angezeigt werden und ob sie links oder rechts angeheftet sind. 
  6. Wenn Sie bereit sind, die gespeicherte Ansicht zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen.
    Anmerkung: Wenn die Schaltfläche Erstellen inaktiv ist, befinden sich Ihre Filter außerhalb der Parameter der Sammlung, oder Sie haben noch keine Filter ausgewählt, die sich von der gespeicherten Ansicht unterscheiden, in der Sie sich befinden. 
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  7. Füllen Sie die folgenden Informationen aus:
    Felder mit einem Sternchen (*) müssen ausgefüllt werden. 
    • Name*: Geben Sie einen Namen für die gespeicherte Ansicht ein. Dieser Name wird in der Liste "Gespeicherte Ansichten" angezeigt.
    • Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für die gespeicherte Ansicht ein.
    • Zugriff anzeigen: Wählen Sie eine Zugriffsoption für die gespeicherte Ansicht aus.
      Hinweis: Nur Benutzer mit "Admin"-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool können Ansichten für alle Projektbeteiligten erstellen. 
      • Um eine persönliche gespeicherte Ansicht zu erstellen, die nur Sie sehen können, wählen Sie Ich.
      • Um eine gespeicherte Ansicht zu erstellen, die jeder im Projekt sehen kann, wählen Sie Jeder im Projekt aus.
  8. Klicken Sie auf Erstellen. 
    Die neue gespeicherte Ansicht wird dem Bedienfeld "Gespeicherte Ansichten" hinzugefügt. Klicken Sie jederzeit auf den Namen der gespeicherten Ansicht, um die gefilterte Liste der Dokumente anzuzeigen.