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Procore

Wie funktionieren die Berechtigungen im Dokumentenmanagement-Tool?

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist für Konten in den folgenden Ländern verfügbar: Großbritannien, Irland, Australien und Neuseeland. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Um mehr zu erfahren, wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Hintergrund

Anstatt Berechtigungen für einen Ordner oder ein Dokument manuell festlegen zu müssen, verwendet das Dokumentenmanagement-Tool eine Kombination aus verschiedenen Berechtigungen und Einstellungen, um den Zugriff auf Dokumente zu optimieren und festzulegen, wer bestimmte Aktionen im Tool ausführen kann. Benutzer können entweder über Standard- oder 'Administration'-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool selbst verfügen, müssen jedoch zu Berechtigungsgruppen hinzugefügt werden, um bestimmte Dokumenttypen anzuzeigen und Dateien hoch- oder zu übermitteln.

 Wichtig
Administratoren auf Unternehmensebene haben nicht automatisch Zugriff auf Elemente im Dokumentenmanagement-Tool. Administratoren müssen der richtigen Berechtigungsgruppe angehören, um auf Dateien im Dokumentenmanagement-Tool zugreifen, diese hochladen und übermitteln zu können.

Antwort

Das Dokumentenmanagement-Tool verwendet zwei Berechtigungsstufen: Allgemeine Procore-Tool-Berechtigungen, um den Zugriff auf das Tool selbst zu gewähren, und flexible Berechtigungsgruppen, um den Zugriff auf einzelne Dokumentrevisionen auf der Grundlage ihrer Attribute zu gewähren.

Berechtigungsgruppen können für verschiedene Benutzer, Rollen oder Unternehmen im Projekt erstellt werden, und Sie können bestimmte Regeln festlegen, um automatisch zu steuern, auf welche Dokumentrevisionen diese Gruppen Zugriff haben und auf welcher Ebene sie Zugriff haben sollen (z. B. Betrachter, Eigentümer oder Administration ). Berechtigungen können auf der Registerkarte "Berechtigungen" der Seite "Einstellungen konfigurieren" und in den Berechtigungs Vorlagen für das Workflows-Tool weiter angepasst werden.

Registerkarte "Pdm-Berechtigungen"

Details

 Hinweis

  • Aktionsbasierte Berechtigungen ("Neue Dateien hochladen" und "Neue Dateien senden") werden innerhalb einer Berechtigungsgruppe vergeben.

  • Für jede Berechtigungsgruppe wird ein Berechtigungstyp ('Administration', 'Eigentümer', Betrachter') ausgewählt, um die Art des Zugriffs zu bestimmen, der der Gruppe gewährt wird. Die Aktionen, die diesen Typen zur Verfügung stehen, sind im Abschnitt "Dokument-Berechtigungen" angegeben. Siehe Anzeigen und Verwalten von DokumentBerechtigungen.

  • Dokumentattribute werden ausgewählt, wenn eine Berechtigungs nur Zugriff auf bestimmte Dokumente haben soll.

Die verschiedenen Arten von Berechtigungen, die verwendet werden, werden im Folgenden erläutert:

  • Allgemeine Tool-Berechtigungen

  • Berechtigungsgruppen

  • Berechtigungen für Dokumente

  • Workflow-Berechtigungen

Allgemeine Tool-Berechtigungen

Da der Zugriff auf Dokumente meist mit Berechtigungen verwaltet wird, denen der Zugriff automatisch auf der Grundlage bestimmter Dokumentattribute zugewiesen wird, gibt es für das Tool keine "Nur Lesen"-Berechtigungen. Die Berechtigung "Keine" kann Benutzern zugewiesen werden, die keinen Zugriff auf Dokumente innerhalb des Dokumentenmanagement-Tools benötigen.

Im Allgemeinen sollten nur Benutzer, die Dokument- und Berechtigung Einstellungen verwalten, alle hochgeladenen Dateien auf der Registerkarte "Uploads" anzeigen und gespeicherte Projektansichten erstellen müssen, 'Administration' Berechtigung dem Dokumentenmanagement-Tool zugewiesen werden. Zusätzliche Berechtigungen, wie z. B. die Möglichkeit, Dateien hoch- und zu übermitteln, werden über Berechtigungsgruppen erteilt (siehe Abschnitt Berechtigungsgruppen unten). Eine Liste der Aktionen, die Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen ausführen können, finden Sie in der Dokumentenmanagement Berechtigungen-Matrix.

2024 08 09 Allgemeine Workflows Tool-Berechtigungen

Berechtigungsgruppen

Berechtigungsgruppen, die von Benutzern der 'Administration'-Ebene auf der Seite Einstellungen konfigurieren des Tools erstellt und verwaltet werden, werden verwendet, um zusätzliche Berechtigungen für Projektteam-Mitglieder zu steuern. Siehe Erstellen einer Berechtigungsgruppe für das Dokumentenmanagement-Tool.

Nachdem Sie Personen oder Gruppen zu einer Berechtigungsgruppe hinzugefügt haben, können Sie die Berechtigungen wie folgt anpassen:

Berechtigungen zum Hochladen und Senden

Berechtigungsgruppen verfügen über zwei aktionsbasierte Berechtigungen, um zu steuern, wer Dokumente in das Projekt hochladen und einreichen kann:

  • Neue Dateien hochladen: Gewährt die Möglichkeit, lokale Dateien hochzuladen oder Dateien direkt aus einem verbundenen Microsoft SharePoint-Konto über die Schaltfläche Von SharePoint verknüpfen nativ zu verknüpfen.
    Hinweis: Die SharePoint-Dateiverknüpfung ist auf interne Mitarbeiter im Projekt-Unternehmensverzeichnis beschränkt. Externe Projektmitarbeiter können keine SharePoint-Websites verknüpfen, auch wenn sie über Uploadberechtigungen verfügen.

  • Neue Dateien einreichen

Berechtigungen zum Hochladen von Übermittlungen

Wenn Sie bestimmten Benutzern erlauben möchten, Dateien hochzuladen und Informationen zu vervollständigen, aber eine andere Person Dateien übermitteln soll, können Sie die Berechtigung "Neue Dateien hochladen" aktivieren und "Neue Dateien senden" deaktivieren.

 Wichtig

  • Um Dateien in das Tool hochladen zu können, muss ein Benutzer zu einer Berechtigungsgruppe für das Dokumentenmanagement hinzugefügt werden, in der die Berechtigung „Neue Dateien hochladen“ aktiviert ist (siehe Abbildung unten). Die Berechtigung der Stufe „Admin“ für das Dokumentenmanagement-Tool allein berechtigt NICHT zum Hochladen von Dateien.

  • Berechtigungsgruppen gelten nicht für Dateien auf der Registerkarte "Uploads". Benutzer mit 'Administration'-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool können alle Dateien anzeigen, die auf die Registerkarte Uploads hochgeladen wurden, während Benutzer mit "Standard"-Berechtigungen nur Dateien anzeigen können, die sie hochgeladen haben.

Berechtigungstypen und Dokumentenzugriff

Wenn Sie eine Berechtigungsgruppe erstellen oder bearbeiten, können Sie auf Berechtigungen erteilen klicken, um die Dokumentberechtigungen für die Gruppe anzupassen.

Sie müssen einen von drei Berechtigung Typen ('Administration', "Eigentümer" oder "Betrachter") für die Gruppe auswählen und dann auswählen, ob diese Berechtigungen für alle Dokumente im Tool oder nur für Dokumente mit bestimmten Attributen (z. B. Typ oder Status) gelten sollen.Bereich "Berechtigungen erteilen"

Hinweis:

  • Die Aktionen, die den drei Dokumenttypen zur Verfügung stehen Berechtigung, werden im Abschnitt "Dokument Berechtigungen" auf der Registerkarte Berechtigungen aufgelistet und verwaltet. Siehe Anzeigen und Verwalten von DokumentBerechtigungen im Dokumentenmanagement-Tool.

  • Wenn ein Benutzer zu mehr als einer Berechtigungsgruppe hinzugefügt wird, werden die Berechtigungen der höchsten Stufe berücksichtigt. Wenn beispielsweise ein Benutzer in einer Berechtigungsgruppe ist, die die Möglichkeit hat, "Neue Dateien hochzuladen", aber ohne Berechtigung zum Hochladen zu einer anderen Gruppe hinzugefügt wird, kann er trotzdem Dateien in das Tool hochladen.

  • Berechtigungen können in den Abschnitten "Dokument-Berechtigungen" und "Workflow-Berechtigungen" auf der Registerkarte "Berechtigungen" weiter gesteuert werden, wie unten erläutert.

Weitere Informationen zum Erstellen und Zuweisen von Berechtigungsgruppen finden Sie unter Erstellen einer Berechtigungsgruppe für das Dokumentenmanagement-Tool und weitere Tutorials zu Berechtigungsgruppen auf der Seite Tutorials.

Berechtigungen für Dokumente

Im Abschnitt "Dokument-Berechtigungen" auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" des Dokumentenmanagement-Tools können Sie die Aktionen anpassen, die Personen und Gruppen für Dokumente durchführen können, auf die sie Zugriff haben (die sich nicht in einem Workflow befinden). Siehe Anzeigen und Verwalten von DokumentBerechtigungen im Dokumentenmanagement-Tool.

Die Dokumente, die diese Berechtigungsstufen anzeigen oder verwalten können, werden beim Erstellen oder Bearbeiten einer Berechtigungsgruppe festgelegt.

Berechtigungen für DM-Dokumente

Workflow-Berechtigungen

 Wichtig
Workflow-Berechtigungen sind nur relevant, wenn Ihre Organisation das Workflows-Tool in Procore verwendet.

Zusätzlich zum Hinzufügen zu einer Berechtigungsgruppe können Aktionen, die sich auf Workflows innerhalb des Dokumentenmanagement-Tools beziehen, Berechtigungen für die folgenden Bereiche in Procore erfordern:

Granulare Workflow-Berechtigungen (Projektberechtigungsvorlage)

In der folgenden Tabelle sind die granularen Berechtigungen aufgeführt, die Benutzern in einer Vorlage für Projektberechtigungen erteilt werden können.

Name der granularen Berechtigung

Beschreibung der granularen Berechtigung

Workflow-Vorlagen anzeigen

Gewährt Benutzern das Recht, die Vorlage eines Dokuments mit einem benutzerdefiniert Workflow anzuzeigen.

Vollständigen Workflow-Verlauf anzeigen

Gewährt Benutzern die Berechtigung, den gesamten Verlauf eines benutzerdefiniert Workflow anzuzeigen.

Nur Historie „vorheriger Schritt“ anzeigen

Gewährt Benutzern das Recht, den vorherigen Schritt eines Dokumenten-Workflows anzuzeigen, wenn sie Teilnehmer des Workflows sind.

Kann Workflow-Manager sein

Gewährt Benutzern das Recht, als Workflow-Manager für Dokumente im Projekt zu agieren.

Kann Workflows starten

Gewährt Benutzern das Recht, benutzerdefinierte Workflows für Dokumente im Projekt zu starten.

Konfigurieren von Workflow-Vorlagen

Gewährt Benutzern das Recht, benutzerdefiniert Workflow Vorlagen für Dokumente im Projekt zu konfigurieren.

Workflow-Berechtigungen (Seite Einstellungen konfigurieren des Dokumentenmanagement-Tools)

 Wichtig
Die Registerkarte 'Workflows' auf der Seite Einstellungen konfigurieren ist nur sichtbar, wenn Ihre Organisation das Workflows-Tool in Procore verwendet.

DM-Workflow-Berechtigungen

Siehe auch