Benennungsstandard für das Dokumentverwaltungs-Tool bearbeiten
Ziel
So bearbeiten Sie den Benennungsstandard für Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool.
Hintergrund
Ein Benennungsstandard im Dokumentenmanagement-Tool wird verwendet, um sicherzustellen, dass Dokumente projektübergreifend einheitlich erstellt, benannt und abgerufen werden. Ausgehend vom Benennungsstandard erstellt Procore einen eindeutigen Dokumentencontainer, der zum "Namen" jedes Dokuments wird. Dadurch wird sichergestellt, dass die Überarbeitungen desselben Dokuments zusammenbleiben, wodurch das Risiko der Duplizierung von Dateien verringert wird und alle Beteiligten mit den neuesten Informationen arbeiten können.
Wenn die von Ihnen hochgeladenen Dokumente bereits nach dem Benennungsstandard benannt sind, kann Procore beim Hochladen von Dokumenten automatisch Metadaten einfügen, um den Prozess zu beschleunigen. Siehe Was kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen?
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- Berechtigungen auf "Admin"-Stufe für das Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
- Zusätzliche Informationen:
- Wenn Sie den Benennungsstandard verwenden möchten, um die Dateneingabe zu automatisieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Dokumentfelder in Procore eingerichtet haben. Informationen zum Einrichten dieser Felder finden Sie unter Verwalten von konfigurierbaren Feldsätzen und Standardfeldern für das Dokumentenmanagement-Tool und Dokumentenmanagement - Setup-Handbuch.
- Wenn Sie möchten, dass Revisionen desselben Dokuments in einem einzigen Dokumentencontainer nachverfolgt werden, sollte Ihr Benennungsstandard KEINE revisionsspezifischen Felder enthalten, wie z. B. Status, Revisionscode, Autor oder Daten jeglicher Art.
Schritte
- Navigieren Sie zu dem Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
- Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen
konfigurieren. - Klicken Sie auf Dokumente , um die Seite mit den Dokumenteinstellungen zu öffnen.
- Klicken Sie auf das Pfeilsymbol
neben Benennungsstandards, um den Abschnitt zu erweitern. - Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten
. - Bearbeiten Sie die Felder im Benennungsstandard nach Bedarf:
Anmerkung: Stellen Sie sicher, dass Sie das Feld Typ einschließen, wenn Ihr Unternehmen die automatische Dateneingabe aus dem Benennungsstandard des Projekts verwendet.
- Um Felder neu anzuordnen, klicken Sie auf ein oder mehrere Felder und ziehen Sie sie an eine neue Position.
- Um ein Feld zu löschen, klicken Sie auf x auf einem Feld.
- So fügen Sie ein Feld hinzu:
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol .
- Markieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Feld, das Sie hinzufügen möchten.
Anmerkung: Sie können die folgenden benutzerdefinierten Feldtypen zum Benennungsstandard hinzufügen: Unternehmen, Standort, Nummer, Klartext (kurz) und Einzelauswahl (Dropdown) mit Codes. - Klicken Sie auf Senden.
- Wenn Sie bereit sind, Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Speichern.