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Procore

Starten eines Workflows im Dokumentenmanagement-Tool

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist in ausgewählten Ländern verfügbar. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Ziel

So starten, neu starten oder wenden Sie eine andere workflow für ein oder mehrere Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool eines Projekts an.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • "Standard"- oder "Admin"-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool.
      UND
    • Um einen workflow zu starten, benötigen Sie eine der folgenden Berechtigungen:
    • Um einen workflow neu zu starten, eine andere workflow Vorlage anzuwenden oder Elemente über eine zusätzliche workflow zu senden, benötigen Sie die folgende Berechtigung:
      • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Dokumentenmanagement-Tool.

Schritte

  1. Navigieren Sie zu dem Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
  2. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Starten Sie eine workflow für hochgeladene Dokumente

  1. Laden Sie bei Bedarf Dokumente hoch. Siehe Hochladen von Dokumenten in das Dokumentenmanagement-Tool.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Uploads .
  3. Füllen Sie die Pflichtfelder für die Dokumente aus. Siehe Vervollständigen von Informationen für Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool.
  4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zugewiesener Workflow, um eine workflow für die Dokumente auszuwählen. 
    Tipp! Mit der Massenbearbeitungsfunktion können Sie mehreren Dokumenten einen workflow zuweisen. 
  5. Klicken Sie auf Übernehmen , wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, und klicken Sie im Bedienfeld "Dokumentattribute bearbeiten". 
    Dadurch wird die workflow auf das/die Dokument(e) angewendet, die workflow jedoch nicht gestartet. 
    2024-07-10_subpar Start workflow for uploaded docs.png
  6. Klicken Sie auf Senden.
    Dadurch werden die Dokumente an den ersten Schritt der workflow weitergeleitet. Die aktuellen Schritt-Beauftragten erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.
    Hinweis: Die Schaltfläche Senden ist für Dokumente, bei denen erforderliche Felder fehlen, nicht verfügbar. Siehe Schritt 3. 
    Submit button Uploads Tab_2024-04-23_16-05-03.png

Anwenden einer neuen workflow Vorlage auf Dokumente

Starten Sie ein Dokument oder eine Gruppe von Dokumenten zu einem beliebigen Zeitpunkt ihres Lebenszyklus neu, wenden Sie es erneut an oder wenden Sie ein zusätzliches workflow darauf an. Änderungen an der workflow eines Dokuments werden zu einem mit einem Zeitstempel versehenen Teil des workflow-Verlaufs.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente .
  2. Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus, auf die eine neue workflow Vorlage angewendet werden soll.
    Hinweis:  Wenn Sie ein Dokument mit einem ausgefüllten workflow auswählen, können Sie es über einen zusätzlichen workflow Genehmigungsprozess senden.
  3. Klicken Sie auf das  Symbol workflow icon-workflow-pdm.png , das oben in der Liste angezeigt wird. 
  4. Wählen Sie Neuen Workflow anwenden aus. 
  5. Wählen Sie die gewünschte workflow Vorlage aus der Liste aus. 
    Hinweis: Wenn Sie dieselbe workflow Vorlage auswählen, die bereits auf ein Dokument angewendet wurde, wird die workflow für dieses Dokument neu gestartet. 
  6. Klicken Sie auf Übernehmen.
  7. Klicken Sie erneut auf Übernehmen, nachdem Sie bestätigt haben, dass laufende Workflows beendet werden, um die neue workflow Vorlage anzuwenden. 
    Dadurch werden die Dokumente an den ersten Schritt der neu angewendeten workflow gesendet. Die aktuellen Schritt-Beauftragten erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.
  8. Navigieren Sie zurück zur Registerkarte Dokumente , wenn Sie die Dokumente mit der vorgenommenen Änderung sehen möchten. 
    Hinweis:  Die aktuelle workflow eines Dokuments wird in der Spalte "Zugewiesener Workflow" aufgeführt. Verwenden Sie die Tabelleneinstellungen icon-ag-grid-table-filter-menu.png , um diese Spalte nach Bedarf anzuzeigen.