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Procore

Starten eines Workflows im Dokumentenmanagement-Tool

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist für Konten in den folgenden Ländern verfügbar: Großbritannien, Irland, Australien und Neuseeland. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Um mehr zu erfahren, wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:

    • "Standard"- oder "Admin"-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool.
      UND

    • Um einen workflow zu starten, benötigen Sie eine der folgenden Berechtigungen:

    • Um eine Workflow neu zu starten, eine andere Workflow Vorlage anzuwenden oder Elemente über eine zusätzliche Workflow zu senden, benötigen Sie die folgenden Berechtigungen der Berechtigung:* 'Administration' für das Dokumentenmanagement-Tool.

  • Wenn bestimmte Arten von Dokumentfehlern auftreten, kann Project Administration diese in der gespeicherten Ansicht "Aktion erforderlich" beheben.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Dokumentenmanagement-Tool des  Projekts.

  2. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

    • Starten Sie einen Workflow für hochgeladene Dokumente

    • Anwenden einer neuen workflow Vorlage auf Dokumente

Starten Sie einen Workflow für hochgeladene Dokumente

  1. Laden Sie erforderlichenfalls Dokumente hoch. Siehe Hochladen von Dokumenten in das Dokumentenmanagement-Tool.

  2. Klicken Sie auf die  Registerkarte Uploads .

  3. Füllen Sie die Pflichtfelder für die Dokumente aus. Siehe Vervollständigen von Informationen für Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool.

  4. Klicken Sie auf das  Dropdown-Menü Zugewiesener Workflow , um einen Workflow für die Dokumente auszuwählen.
    Tipp! Mit der Funktion zur Mehrfachbearbeitung können Sie einen Workflow mehreren Dokumenten zuweisen.

  5. Klicken Sie auf Übernehmen , wenn Sie über das Bedienfeld "Dokumentattribute bearbeiten" ändern.
    Dadurch wird der Workflow auf die Dokumente angewendet, der Workflow wird jedoch nicht gestartet. 

  6. Klicken Sie auf Einreichen.
    Dadurch werden die Dokumente an den ersten Schritt des Workflows weitergeleitet. Die Beauftragten für den aktuellen Schritt erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.
    Hinweis: Die Schaltfläche Senden ist für Dokumente, in denen Pflichtfelder fehlen, nicht verfügbar. Siehe Schritt 3.

Anwenden einer neuen workflow Vorlage auf Dokumente

Starten Sie ein Dokument oder eine Gruppe von Dokumenten zu einem beliebigen Zeitpunkt ihres Lebenszyklus neu, wenden Sie es erneut an oder wenden Sie ein zusätzliches workflow darauf an. Änderungen an der workflow eines Dokuments werden zu einem mit einem Zeitstempel versehenen Teil des workflow-Verlaufs.

  1. Klicken Sie auf die  Registerkarte Dokumente .

  2. Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus, auf die eine neue Workflow-Vorlage angewendet werden soll.
    Hinweis: Wenn Sie ein Dokument mit einem abgeschlossenen Workflow auswählen, können Sie es über eine zusätzliche Workflow Genehmigungsprozess senden.

  3. Klicken Sie auf das Symbol Workflow Icon Workflow Pdm , das oben in der Liste angezeigt wird.

  4. Wählen Sie Neuen Workflow anwenden aus .

  5. Wählen Sie die gewünschte Workflow-Vorlage aus der Liste aus.
    Hinweis: Wenn Sie dieselbe Workflow-Vorlage auswählen, die bereits auf ein Dokument angewendet wurde, wird der Workflow für dieses Dokument neu gestartet.

  6. Behandeln von Workflow-Konflikten: Wenn Sie einen Workflow auf ein Dokument anwenden, das bereits eine frühere Revision in einem aktiven Workflow hat:

    1. Überprüfen Sie das Modal Workflow-Warnung .

    2. Wählen Sie die Lösung des Konflikts,  indem Sie die aktuelle Revision  auswählen und einen Beendigungsgrund für die vorherige Revision angeben.

    3. Wenn Sie den vorhandenen Workflow nicht beenden möchten, klicken Sie auf  Konflikt nicht lösen, um dieses Dokument von der Mehrfach-Aktion auszuschließen.

  7. Klicken Sie auf Übernehmen.

  8. Klicken Sie erneut auf Anwenden , nachdem Sie  bestätigt haben, dass in Bearbeitung befindliche Workflows beendet werden, um die neue Workflow-Vorlage anzuwenden.
    Dadurch werden die Dokumente an den ersten Schritt des neu angewendeten Workflows weitergeleitet. Die Beauftragten für den aktuellen Schritt erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.

  9. Navigieren Sie zurück zur  Registerkarte Dokumente , wenn Sie die Dokumente mit der Änderung sehen möchten.
    Hinweis: Der aktuelle Workflow eines Dokuments wird in der Spalte "Zugewiesener Workflow" aufgeführt. Verwenden Sie die Tabelleneinstellungen Icon Ag Grid Table Filter Menu , um diese Spalte nach Bedarf anzuzeigen.

Siehe auch