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Procore

Freigeben von Dokumentenmanagement-Dateien in einem Korrespondenzposten

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist in ausgewählten Ländern verfügbar. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Ziel

So geben Sie Dokumente frei, indem Sie Dateien aus dem Dokumentenmanagement-Tool an eine Korrespondenzposition anhängen.

Hintergrund

Sie können das Korrespondenz-Tool verwenden, um eine Korrespondenzposition zu erstellen, um Dokumente aus dem Dokumentenmanagement-Tool einfach freizugeben. Angehängte Dateien werden direkt aus dem Dokumentenmanagement-Tool verknüpft, um sicherzustellen, dass der vollständige Verlauf, der Kontext und die Berechtigungen für Dokumente erhalten bleiben. 

 Wichtig

Um das Korrespondenz-Tool im Projekt anzuzeigen und einen Korrespondenzposten zu erstellen, muss ein Korrespondenztyp im Admin-Tool auf Unternehmensebene vorhanden sein. Siehe Erstellen eines neuen Korrespondenztyps. 

Weitere Informationen über das Korrespondenz-Tool finden Sie unter Korrespondenz-Benutzerhandbuch.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder "Admin" für das Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
      UND
    • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder "Admin" für die Korrespondenztyp des Elements ODER Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" für die Korrespondenztyp des Elements mit der  granularen Berechtigung Dateiname=""> 'Artikel erstellen' in der
  • Zusätzliche Informationen:
    • Stellen Sie sicher, dass Benutzer zu den erforderlichen Berechtigungsgruppen im Dokumentenmanagement-Tool hinzugefügt werden, damit sie auf die von Ihnen angehängten Dateien zugreifen können. Siehe Anzeigen und Verwalten von Dokumentberechtigungen.
    • Derzeit bestehen folgende Bedingungen:
      • Benutzer müssen sich bei Procore anmelden, um Anhänge zum Dokumentenmanagement anzuzeigen oder herunterzuladen.
      • Benutzer können nicht alle Anhänge des Dokumentenmanagements in einer einzigen ZIP-Datei herunterladen. Die Anhänge müssen einzeln heruntergeladen werden. 
      • Dokumentenmanagement-Dateien können nicht an benutzerdefinierte Felder oder Benutzerantworten innerhalb einer Korrespondenzposition angehängt werden.

Schritte

 Hinweis

Stellen Sie sicher, dass Benutzer zu den erforderlichen Berechtigungsgruppen im Dokumentenmanagement-Tool hinzugefügt werden, damit sie auf die von Ihnen angehängten Dateien zugreifen können. Siehe Anzeigen und Verwalten von Dokumentberechtigungen.

Erstellen oder Bearbeiten eines Korrespondenzpostens

  1. Navigieren Sie zum Korrespondenz-Tool des Projekts.
  2. Um eine neue Korrespondenzposition zu erstellen, klicken Sie auf das Menü Erstellen und wählen Sie einen verfügbaren Korrespondenztyp aus.
    ODER
    Um Dateien zu einer bestehenden Korrespondenzposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Fügen Sie bei Bedarf Informationen zum Korrespondenzposten hinzu oder bearbeiten Sie sie.
  4. Klicken Sie im Abschnitt Anhänge auf Dateien anhängen.
  5. Klicken Sie auf Dokumentenmanagement.
  6. Suchen Sie die Dateien, die Sie freigeben möchten. Die folgenden Aktionen sind verfügbar: 
    • Verwenden Sie die Suchleiste und die Filtermenüs , um nach Schlüsselwörtern und Dateiattributen zu filtern.
    • Klicken Sie auf den Schalter neben Revisionen anzeigen , um frühere Revisionen anzuzeigen.
    • Klicken Sie auf die Spaltenüberschriften, um die Sortierung der Dateien zu ändern.
    • Klicken Sie auf das Symbol mit der vertikalen Ellipse in einer Spalte icon-ellipsis-vertical.png, um eine Spalte anzuheften, automatisch zu vergrößern oder nach einer Spalte zu sortieren. 
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Datei, die Sie anhängen möchten, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben, um verfügbare Dateien auszuwählen. 
    correspondence-pdm-files.png
  8. Klicken Sie auf Anhängen .
  9. Die angehängten Dokumente werden in der Datentabelle des Dokumentenmanagement-Tools angezeigt.
    pdm-data-table-corro.png

    Sie können die angehängten Dokumente nach Bedarf überprüfen oder bearbeiten: 
    • Klicken Sie auf einen Dateinamen , um ihn im Viewer zu öffnen.
    • Wenn Sie Dateien entfernen müssen:
      • Um eine Datei zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Datei und klicken Sie auf das Symbol Löschen icon-delete-trash6.png .
      • Um mehrere Dateien zu entfernen, markieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Datei und klicken Sie auf das Löschsymbol icon-delete-trash6.png über der Tabelle.
  10. Wenn Sie bereit sind, den Korrespondenzposten zu speichern:
    • Klicken Sie für eine neue Korrespondenzposition auf Erstellen und ausgeben oder Als Entwurf speichern. 
    • Wenn Sie ein vorhandenes Element bearbeitet haben, klicken Sie auf Speichern. 

Versenden von E-Mails mit Dokumentenmanagement-Dateien

Mit dem Korrespondenz-Tool können Sie automatisch oder manuell E-Mails versenden, die sichere Links zu Dokumentenmanagement-Dateien enthalten, die Benutzer anzeigen und herunterladen können. 

Automatische E-Mails

Procore sendet E-Mail-Benachrichtigungen, wenn bestimmte Aktionen für Korrespondenzpositionen im Korrespondenz-Tool des Projekts abgeschlossen sind. Wenn dem Korrespondenzposten Dokumentenmanagementdateien beigefügt sind,  werden Links zu diesen Dateien zusammen mit der Revisionskennung und dem Status jeder Datei zum Zeitpunkt der Zustellung in den E-Mail-Digest aufgenommen.

Manuelle E-Mails

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Dateien manuell aus dem Korrespondenz-Tool zu übertragen: 

  1. Navigieren Sie zum Korrespondenz-Tool des Projekts.
  2. Öffnen Sie den entsprechenden Korrespondenzposten.
  3. Klicken Sie auf das icon-vertical-ellipsis-box-pfcp.png  Symbol Ellipse
  4. Wählen Sie E-Mail aus. 
  5. Füllen Sie das E-Mail-Formular aus und fügen Sie alle Dokumentenmanagementdateien bei, auf die der Benutzer zugreifen soll. 


Informationen darüber, wie Benutzer Anhänge in einem Korrespondenzposten und aus Korrespondenz-E-Mails anzeigen oder herunterladen können, finden Sie unter Anzeigen und Herunterladen von Dokumentenmanagementdateien in einem Korrespondenzposten.