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Procore

Eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen

 Hinweis

Am Freitag, den 18. Dezember 2020, beginnt Procore mit der ersten Phase einer schrittweisen Einführung der neuen Mitarbeiteranzeige für das Fakturierungstool auf Projektebene. An diesem Datum wird diese Funktion für eine begrenzte Anzahl von Procore-Kundenkonten freigegeben. In den folgenden Wochen wird die Funktion dann für weitere Procore-Kunden ausgerollt, bis der Rollout-Prozess abgeschlossen ist. Weitere Informationen finden Sie unter Finanzmanagement: (In Kürze verfügbar!) Neue Mitarbeiteranzeige für das Fakturierungstool.

Wenn Sie ein Rechnungskontakt sind, der Anweisungen für die Early-Access-Version benötigt, lesen Sie bitte Neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen und Wie fakturiere ich gespeicherte Materialien in einer Subunternehmerrechnung? anstelle der Anweisungen auf dieser Seite.

Wichtig! Wenn Sie ein Procore-Kunde sind, der einen benutzerdefinierten Workflow erworben hat (siehe Benutzerdefinierte Procore-Lösungen), erhält Ihr Unternehmenskonto dieses Update NICHT. Dies liegt daran, dass das Rechnungs-Tool Ihres Projekts einen benutzerdefinierten Genehmigungsweg für die Verarbeitung Ihrer Subunternehmerrechnungen erfordert. Bei Fragen zur Rechnungsstellung und Ihrem benutzerdefinierten Workflow wenden Sie sich bitte an den Procore-Ansprechpartner Ihres Unternehmens.  

Ziel

Einreichen einer neuen Subunternehmerrechnung als Rechnungskontakt, nachdem Sie eine „Einladung zur Rechnung“ angenommen haben. 

Hintergrund

Wenn Sie der Rechnungskontakt für eine Bestellung oder einen Unterauftrag sind, erstellt das Unternehmen, für das Sie Arbeiten ausführen, einen Abrechnungszeitraum, um den „Fälligkeitstermin“ für die Übermittlung Ihrer Rechnung zu definieren. Sobald der Abrechnungszeitraum erstellt wurde, hat der Rechnungsmanager die Möglichkeit, Ihnen eine E-Mail mit dem Betreff „Projektname: Benutzername hat Sie zur Abrechnung eingeladen“ zu senden. Diese Einladung ist eine höfliche Erinnerung, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Rechnung vor dem Fälligkeitstermin erstellen und einreichen. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine neue Subunternehmerrechnung als Reaktion auf eine „Einladung zur Rechnung“ vor dem „Fälligkeitstermin“ des Abrechnungszeitraums zu erstellen, müssen Sie im Sekundärverträge-Tool des Projekts Berechtigungen auf der „Nur Lesen“-Ebene haben und Sie müssen beim Kauf der angegebene „Rechnungskontakt“ auf der Bestellung oder dem Unterauftrag sein.
       Hinweise
      • Durch das Hinzufügen eines Rechnungskontakts zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag wird die Person auch zur Liste „Privat“ hinzugefügt.
      • Wenn Sie der angegebene Rechnungskontakt sind und eine Rechnung nach dem ‚Fälligkeitstermin‘ einreichen möchten, müssen Sie sich an das Unternehmen wenden, für das Sie die Arbeit ausgeführt haben, um die Rechnungserstellung in Ihrem Namen zu beantragen. Siehe Erstellen einer Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts. Rechnungskontakte können nach Ablauf des Fälligkeitstermins keine Rechnungen in Procore einreichen. 
      • Wenn Sie der angegebene Rechnungskontakt sind und die Ihnen zugesandte „Einladung zur Rechnung“ nicht finden können, benötigen Sie die E-Mail-Nachricht NICHT, um eine neue Rechnung zu erstellen. Solange es vor dem „Fälligkeitstermin“ liegt, können Sie sich bei Procore anmelden und zum Sekundärverträge-Tool navigieren, um die neue Rechnung für die Bestellung oder den Unterauftrag zu erstellen.

Voraussetzungen

Schritte

Schritt 1: Geben Sie eine Rechnungsnummer ein

  1. Auf der Seite „Neue Rechnung erstellen“ in Procore werden die folgenden Felder automatisch für Sie ausgefüllt:
     Hinweis
    Wenn die Informationen auf dieser Seite nicht korrekt sind, wenden Sie sich an den Rechnungsadministrator, um eine Lösung zu finden. 
    • Rechnungsbeginn. Gibt den Beginn des Abrechnungszeitraums an. 
    • Rechnungsende. Gibt das Enddatum für den Abrechnungszeitraum an. 
    • Rechnungsdatum. Gibt das Fälligkeitsdatum für den Abrechnungszeitraum an. 
  2. Geben Sie eine Nummer in das Feld Rechnungsnummer ein. Normalerweise geben Sie eine Referenznummer ein, die der Rechnungsnummer Ihres Unternehmens entspricht. Wenn Sie sich NICHT sicher sind, was Sie hier eingeben sollen, wenden Sie sich an den Rechnungsadministrator, um eine Lösung zu finden. 
  3. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. 

Schritt 2: Aktualisieren Sie das Leistungsverzeichnis

  1. Scrollen Sie zum Abschnitt Vollständiges Leistungsverzeichnis.
    Das Dateneingabeformat hängt von der eingestellten Abrechnungsmethode ab. Siehe Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Sekundär- oder Primärvertrag fest?
  2. Wählen Sie unten die Methode aus, die dem entspricht, was Sie auf dem Bildschirm sehen:
    • Betragsbasierte Abrechnungsmethode
      1. Wählen Sie eine dieser Eingabemöglichkeiten:
        • Prozentsatz (%). Geben Sie den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit ein. Dadurch wird der Wert in der Spalte „Aus diesem Zeitraum“ automatisch aktualisiert.
          ODER
        • Aus diesem Zeitraum.  Geben Sie den für den Abrechnungszeitraum abgeschlossenen Betrag in US-Dollar ein.
          UND
      2. Geben Sie einen Dollarbetrag in das Feld Derzeit gespeicherte Materialien ein. Dieser Wert verbleibt in dieser Spalte auf zukünftigen Rechnungen, die Sie dann in der Spalte „Aus diesem Zeitraum“ aktualisieren können, um neue abgeschlossene Arbeiten anzuzeigen.  
      3. Optional. Wenn Sie einen Einbehalt freigeben müssen, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
        • Zur Freigabe des vollen Einbehalts für alle Posten:
          • Aktualisieren Sie jetzt Ihre genehmigten Änderungsaufträge für Sekundärverträge und fügen Sie Ihrer Rechnung Anhänge hinzu.
          • Klicken Sie auf Als Entwurf speichern.
          • Geben Sie unter „Einbehalt für alle Posten freigeben“ in das Feld Abgeschlossene Arbeit 100% ein.
          • Klicken Sie auf Freigabe.
          • Klicken Sie auf Zur Überprüfung einreichen (oberhalb der Tabelle neben der Schaltfläche Bearbeiten).
            ODER
        • Zur Freigabe eines anderen Einbehalt-Prozentsatzes
          • Aktualisieren Sie jetzt Ihre genehmigten Änderungsaufträge für Sekundärverträge und fügen Sie Ihrer Rechnung Anhänge hinzu.
          • Klicken Sie auf Als Entwurf speichern.
          • Klicken Sie auf Bearbeiten.
          • Geben Sie unter „Einbehalt für alle Posten freigeben“ in das Feld Abgeschlossene Arbeit den Prozentsatz ein.
          • Klicken Sie auf Speichern.
          • Klicken Sie auf Zur Überprüfung einreichen (oberhalb der Tabelle neben der Schaltfläche Bearbeiten).
    • Einheits-/Mengenbasierte Buchhaltungsmethode
      1. Wählen Sie eine dieser Eingabemöglichkeiten:
        • Geben Sie den Prozentsatz der Fertigstellung in das Feld % ein. Procore aktualisiert automatisch die Spalten „Menge“ und „Wert“. 
          ODER
        • Geben Sie einen Betrag in das Feld Menge ein. Procore aktualisiert automatisch die Spalten „%“ und „Wert“. 
      2. Optional. Wenn Sie den Einbehalt freigeben müssen, geben Sie den Dollarbetrag des Einbehalts, dessen Freigabe Sie beantragen, in das Feld In diesem Zeitraum freigegeben ein. 
  3. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 3: Genehmigte Änderungsaufträge für Sekundärvertrag aktualisieren

  1. Scrollen Sie zum Abschnitt Genehmigte Änderungsaufträge für Sekundärverträge.
  2. Geben Sie den Dollarbetrag oder den abgeschlossenen Prozentsatz für jeden Einzelposten ein. 
    Hier erscheinen nur Änderungsaufträge im Status Genehmigt. Siehe Änderungsaufträge für Sekundärverträge (ÄASV) genehmigen oder ablehnen.
  3. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 4: Fügen Sie Anhänge hinzu

Wenn Sie Dateien als Anhang zur Rechnung hinzufügen möchten, können Sie diese jetzt hinzufügen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen Pfandsrechtsverzicht oder eine unterschriebene PDF-Kopie der Rechnung hinzufügen. 

  1. Scrollen Sie zum Abschnitt Anhänge.
  2. Klicken Sie auf Dateien anhängen.
  3. Laden Sie alle erforderlichen Dateien von Ihrem Computer hoch.
     Tipp
    Müssen Sie eine unterschriebene PDF-Kopie der Rechnung vorlegen?  Wenn ja, befolgen Sie diese Schritte unter Exportieren einer Subunternehmerrechnung. Nachdem Sie das PDF unterschrieben haben, können Sie es wie oben beschrieben an Ihre Rechnung anhängen.
  4. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 5: Rechnung speichern oder einreichen

Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zur Überprüfung einzureichen, können Sie dies jetzt tun. Wenn Sie die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt nachreichen möchten, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu speichern. Wählen Sie eine (1) dieser Optionen:

  • Wenn Sie NICHT bereit sind, die Rechnung einzureichen, klicken Sie auf Speichern. Dadurch wird der Status der Rechnung auf Entwurf gesetzt.
    ODER
  • Wenn Sie die Rechnung an den Auftragnehmer übermitteln möchten, klicken Sie auf Zur Überprüfung einreichen. Dadurch wird der Status der Rechnung automatisch auf Wird überprüft gesetzt. Sofern der Auftragnehmer den Status nicht in Überarbeiten & Wiedervorlage ändert, können Sie die Rechnung nach der Übermittlung NICHT mehr bearbeiten. 
 Hinweis
Weitere Informationen finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?

 

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