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Procore

Eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen

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 Legacy Inhalt

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie in der Legacy-Version von Procore eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen können.Die Informationen auf dieser Seite werden durch aktualisierte Inhalte ersetzt, sobald die neu gestaltete Beta-Version der Subunternehmer-Rechnung allgemein verfügbar ist.Weitere Informationen zu dieser Version und dem Zeitplan finden Sie unter Finanzmanagement: Neue Verwaltungsansicht für Rechnungen von Subunternehmern.

Wichtig! Wenn Sie die Beta-Version der Rechnung für Subunternehmer verwenden, lesen Sie bitte die Anleitung Eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen unter dem Rechnungstool anstelle der unten stehenden Informationen.

Ziel

Einreichen einer neuen Subunternehmerrechnung als Rechnungskontakt, nachdem Sie eine „Einladung zur Rechnung“ angenommen haben. 

Hintergrund

Wenn Sie der Rechnungskontakt für eine Bestellung oder einen Unterauftrag sind, erstellt das Unternehmen, für das Sie Arbeiten ausführen, einen Abrechnungszeitraum, um den „Fälligkeitstermin“ für die Übermittlung Ihrer Rechnung zu definieren. Sobald der Abrechnungszeitraum erstellt wurde, hat der Rechnungsmanager die Möglichkeit, Ihnen eine E-Mail mit dem Betreff „Projektname: Benutzername hat Sie zur Abrechnung eingeladen“ zu senden. Diese Einladung ist eine höfliche Erinnerung, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Rechnung vor dem Fälligkeitstermin erstellen und einreichen. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine neue Subunternehmerrechnung als Reaktion auf eine „Einladung zur Rechnung“ vor dem „Fälligkeitstermin“ des Abrechnungszeitraums zu erstellen, müssen Sie im Sekundärverträge-Tool des Projekts Berechtigungen auf der „Nur Lesen“-Ebene haben und Sie müssen beim Kauf der angegebene „Rechnungskontakt“ auf der Bestellung oder dem Unterauftrag sein.
       Hinweise
      • Durch das Hinzufügen eines Rechnungskontakts zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag wird die Person auch zur Liste „Privat“ hinzugefügt.
      • Wenn Sie der angegebene Rechnungskontakt sind und eine Rechnung nach dem ‚Fälligkeitstermin‘ einreichen möchten, müssen Sie sich an das Unternehmen wenden, für das Sie die Arbeit ausgeführt haben, um die Rechnungserstellung in Ihrem Namen zu beantragen. Siehe Erstellen einer Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts. Rechnungskontakte können nach Ablauf des Fälligkeitstermins keine Rechnungen in Procore einreichen. 
      • Wenn Sie der angegebene Rechnungskontakt sind und die Ihnen zugesandte „Einladung zur Rechnung“ nicht finden können, benötigen Sie die E-Mail-Nachricht NICHT, um eine neue Rechnung zu erstellen. Solange es vor dem „Fälligkeitstermin“ liegt, können Sie sich bei Procore anmelden und zum Sekundärverträge-Tool navigieren, um die neue Rechnung für die Bestellung oder den Unterauftrag zu erstellen.

Voraussetzungen

Schritte

Schritt 1: Geben Sie eine Rechnungsnummer ein

 Hinweise
  • Wenn Sie auf eine „Einladung zur Rechnung“ mit „Ja“ geantwortet haben (siehe Eine „Einladung zur Rechnung“ als Rechnungskontakt annehmen oder ablehnen), überspringen Sie die Schritte 1-3 und beginnen Sie mit Schritt 4 unten.
  • Wenn Sie bereits bei Procore angemeldet sind oder Ihre „Einladung zur Rechnung“ nicht finden können, können Sie eine Rechnung erstellen, indem Sie bei Schritt 1 unten beginnen. 
  1. Rufen Sie das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts auf. 
  2. Suchen Sie unter der Registerkarte Verträge den Vertrag in der Tabelle.Klicken Sie dann auf den Link Nummer, um ihn zu öffnen.  

    commitments-contracts-number-link.png
     
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen. 
    Dadurch wird die Seite „Neue Rechnung erstellen“ geöffnet. 
  4. Geben Sie eine Rechnungsnummer in das Feld Rechnungsnummer ein. 
     Hinweis
    • Die Rechnungsnummer ist KEIN Pflichtfeld, Sie können dieses Feld leer lassen.
    • In der Regel verwenden Procore-Benutzer dieses Freiformfeld, um eine Referenznummer einzugeben, die der Rechnungsnummer des Downstream-Projektmitarbeiters entspricht. Wenn Sie eine "Rechnungsnummer" eingeben, muss sich diese von allen anderen Rechnungen, die für den entsprechenden Kreditorenvertrag erstellt wurden, unterscheiden. Wenn Sie versuchen, eine Duplikatnummer einzugeben, erscheint oben auf der Seite ein ROTES Warnbanner, das Sie daran erinnert, eine eindeutige Nummer einzugeben. 
    • Procore vervollständigt NICHT automatisch die hier eingegebene Rechnungsnummer auf den zugehörigen Debitorenrechnungen. Welche Felder automatisch ausgefüllt werden, finden Sie unter Wie vervollständigt Procore automatisch Beträge auf einer Debitorenrechnung?
  5. Überprüfen Sie die Angaben in den folgenden Feldern. Procore füllt automatisch die folgenden Daten für Sie aus:
     Hinweis
    Die Daten für den Abrechnungszeitraum Ihrer Rechnung werden vom Rechnungsadministrator des Zahlungspflichtigen glossary-of-terms#Invoice_Administratorfestgelegt. Wenn Sie eine Rechnung für einen anderen Abrechnungszeitraum einreichen, können Sie aus einer Liste bestehender Abrechnungszeiträume auswählen. Alle Felder für den Abrechnungszeitraum sind erforderlich.
    • Rechnungsdatum
      Gibt das Fälligkeitstermin für den Abrechnungszeitraum an. 
    • Zeitraumanfang
      Gibt das Startdatum für den Abrechnungszeitraum an. 
    • Zeitraumende
      Gibt das Enddatum für den Abrechnungszeitraum an. 
  6. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 2: Aktualisieren Sie das Leistungsverzeichnis

  1. Scrollen Sie zum Abschnitt Vollständiges Leistungsverzeichnis.
    Das Format der Dateneingabe hängt von der Abrechnungsmethode ab, die der Rechnungsführer für den Sekundärvertrag festgelegt hat. Siehe Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?
  2. Wählen Sie unten die Methode aus, die dem entspricht, was Sie auf dem Bildschirm sehen:
    • Betragsbasierte Buchhaltungsmethode
      1. Wählen Sie eine dieser Eingabemöglichkeiten:
        • Prozentsatz (%). Geben Sie den Prozentsatz der geleisteten Arbeit für die Abrechnung dieser Rechnung ein. Ein Eintrag hier aktualisiert automatisch den Wert in der Spalte "Aus diesem Zeitraum" für Sie. 
          ODER
        • Aus diesem Zeitraum. Geben Sie den Dollarbetrag der für den Abrechnungszeitraum dieser Rechnung geleisteten Arbeit ein.
          UND
      2. Geben Sie einen Dollarbetrag in das Feld Derzeit gelagerte Materialien ein. Dieser Wert bleibt in dieser Spalte auf zukünftigen Rechnungen erhalten. Auf einer zukünftigen Rechnung können Sie die Spalte "Aus diesem Zeitraum" aktualisieren, um alle neuen Arbeiten zu berücksichtigen, die für den Abrechnungszeitraum dieser Rechnung abgeschlossen wurden.  
      3. Aktualisieren Sie jetzt Ihre genehmigten Änderungsaufträge für Sekundärverträge und fügen Sie Ihrer Rechnung Anhänge hinzu.
    • Einheitliche/quantitätsbezogene Abrechnungsmethode
      1. Wählen Sie eine dieser Eingabemöglichkeiten:
        • Geben Sie den Prozentsatz der Fertigstellung in das Feld % ein. Procore aktualisiert automatisch die Spalten „Menge“ und „Wert“. 
          ODER
        • Geben Sie einen Betrag in das Feld Menge ein. Procore aktualisiert automatisch die Spalten „%“ und „Wert“. 
      2. Optional. Wenn Sie einen Einbehalt freigeben müssen, geben Sie den Dollarbetrag des Einbehalts, dessen Freigabe Sie für diese Rechnung beantragen, in das Feld Freigegeben in diesem Zeitraum ein. 
  3. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 3: Genehmigte Änderungsaufträge für Sekundärvertrag aktualisieren

  1. Scrollen Sie zum Abschnitt Genehmigte Änderungsaufträge für Sekundärverträge.
  2. Geben Sie den Dollarbetrag oder den Prozentsatz für jede Einzelposition an. 
    Hier erscheinen nur Änderungsaufträge mit dem Status Genehmigt.Siehe Genehmigen oder Ablehnen von Nachträgen zum Kreditorenvertrag.
  3. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 4: Fügen Sie Anhänge hinzu

Wenn Sie Dateien als Anhang zur Rechnung hinzufügen möchten, können Sie diese jetzt hinzufügen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen Pfandsrechtsverzicht oder eine unterschriebene PDF-Kopie der Rechnung hinzufügen. 

  1. Scrollen Sie zum Abschnitt Anhänge.
  2. Klicken Sie auf Dateien anhängen.
  3. Laden Sie alle Dateianhänge hoch, die Sie Ihrer Rechnung beifügen müssen.
     Tipp
    Müssen Sie eine unterschriebene PDF-Kopie der Rechnung vorlegen?Wenn ja, befolgen Sie diese Schritte unter Exportieren einer Subunternehmer-Rechnung.Nachdem Sie die PDF-Datei unterschrieben haben, können Sie sie wie oben beschrieben an Ihre Rechnung anhängen.
  4. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 5: Rechnung speichern oder einreichen

Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zur Überprüfung einzureichen, können Sie dies jetzt tun. Wenn Sie die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt nachreichen möchten, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu speichern. Wählen Sie eine (1) dieser Optionen:

  • Wenn Sie NICHT bereit sind, die Rechnung einzureichen, klicken Sie auf Speichern. Dadurch wird der Status der Rechnung auf Entwurf gesetzt.
    ODER
  • Wenn Sie bereit sind, Ihre Rechnung zur Prüfung an den Zahlungspflichtigen zu übermitteln, klicken Sie auf Senden. Dadurch wird der Status der Rechnung automatisch auf Wird geprüft gesetzt. Solange ein Rechnungsadministrator den Status nicht in Überprüfen & Neu einreichen ändert, können Sie die Rechnung nach dem Einreichen NICHT mehr bearbeiten. 
 Hinweis
Weitere Informationen finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?