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Procore

Erstellen einer GU/Kunden-Rechnung für einen Kundenvertrag

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 Begrenzte Version
flag-us.png  Das Kundenverträge-Tool ist als begrenzte Version für Procore-Kunden in den Vereinigten Staaten verfügbar, die das Procore for Specialty Contractors Point-of-View-Wörterbuch implementiert haben. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Tool-Namen und -Begriffe unterscheiden sich in Procore für Generalunternehmer, Auftraggeber und Fachunternehmer?

Ziel

So erstellen Sie eine GU/Kunden-Rechnung für einen Kundenvertrag. 

Hintergrund

Eine GU/Kunden-Rechnung ist ein Zahlungsantrag, der in der Regel von einem Fachunternehmer an einen Generalunternehmer (GU) oder Kunden eingereicht wird, um eine detaillierte Aufzeichnung des für die geleistete Arbeit fälligen Betrags zu liefern . In Procore ist eine GU/Kunden-Rechnung gleichbedeutend mit einer Debitorenrechnung .

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine Rechnung zu erstellen, benötigen  Sie Admin-Berechtigungen  für das Kundenverträge-Tool des Projekts.
    • So zeigen Sie die Registerkarte "Detail" auf einer Rechnung an:  Berechtigungen der Stufe "Nur Lesen" oder "Standard" für das Kundenverträge-Tool des Projekts mit der granularen Berechtigung "Details zur GU/Kunden-Rechnung anzeigen" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert.
      Hinweis:  Wenn Sie NICHT über "Admin"-Berechtigungen für das Kundenverträge-Tool des  Projekts verfügen und einige oder alle Kundenverträge anzeigen möchten , siehe Kundenverträgeanzeigen .
  • Zusätzliche Informationen:
    • Wenn Sie einen Wert für eine Rechnung eingeben, der größer als der geplante Wert ist, wird die Rechnung rot hervorgehoben.
    • Sie können nur die abgerechneten Beträge auf der letzten Rechnung bearbeiten.
    • Um zu erfahren, wie Beträge von Procore auf GU/Kunden-Rechnungen automatisch vervollständigt werden, siehe Wie füllt Procore automatisch Beträge auf GU/Kunden-Rechnungen aus?

Voraussetzungen

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Kundenverträge-Tool des  Projekts.
  2. Suchen Sie den Kundenvertrag, mit dem Sie arbeiten möchten. Klicken Sie dann auf den Link Nummer . 
  3. Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie dann die  Option Teilabrechnung erstellen aus.
     Hinweis
    Wenn bereits eine Rechnung für den aktuellen Abrechnungszeitraum erstellt wurde, klicken Sie auf die Registerkarte Teilabrechnungen . Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten , um sie zu öffnen. 
  4. Gehen Sie auf der Seite "Neue Rechnung (Zahlungsantrag)" wie folgt vor :
    • Abrechnungszeitraum für den Kreditorenvertrag
      Wählen Sie den aktuellen Abrechnungszeitraum aus der Dropdown-Liste aus. Wenn in dieser Liste kein Abrechnungszeitraum  vorhanden ist,  folgen Sie den Schritten unter Automatische Abrechnungszeiträume im Teilabrechnungen-Tool erstellen oder Manuelle Abrechnungszeiträume im Teilabrechnungen-Tool erstellen.
    • Zahl
      Geben Sie eine eindeutige, alphanumerische Identifikationsnummer für die Rechnung ein. Procore nummeriert Rechnungen automatisch in aufsteigender numerischer Reihenfolge, beginnend mit eins (1). Die in diesem Feld eingegebene Nummer hat KEINEN Einfluss auf das Standard-Rechnungsnummerierungsschema von Procore.  
    • Periodenbeginn
      Wählen Sie ein Startdatum für die Rechnung. Procore füllt in dieses Feld automatisch das Startdatum des aktuellen Abrechnungszeitraums ein. 
    • Periodenende
      Wählen Sie ein Enddatum für die Rechnung. Procore füllt in dieses Feld automatisch das Enddatum des aktuellen Abrechnungszeitraums ein. 
    • Rechnungsdatum
      Wählen Sie das Rechnungsdatum für die Rechnung aus.
    • Status
      Wählen Sie einen Status für die GU/Kunden-Rechnung. Siehe Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?
    • Prozent abgeschlossen
      Zeigt den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit an.
    • Anhänge
      Ein PDF der Rechnung und alle zugehörigen Rechnungs-PDFs aus dem Direktkosten-Tool des Projekts werden in einem einzigen PDF zusammengefasst und hier angehängt.
  5. Klicken Sie auf Erstellen. 
     Hinweis

    Sie werden aufgefordert, zu bestätigen, dass Ihre neue Rechnung mit den folgenden Informationen vorausgefüllt werden soll:

    • Beträge in den Spalten „Abgeschlossene Arbeiten“ und „Derzeit gelagerte Materialien“ von Subunternehmer-Rechnungen im Status „Genehmigt“ und „Genehmigung ausstehend“. 
    • Beträge für "Rechnungen" werden im Tool "Direkte Kosten" des Projekts erstellt, wenn das "Empfangsdatum" dieser direkten Kosten in den Abrechnungszeitraum fällt. 
    • Beträge aus Nachträgen zum Kreditorenvertrag, die Beträge in Nachträgen zum Kundenvertrag enthalten. 
  6. In der Nachricht "Möchten Sie die GU/Kunden-Rechnung vorausfüllen?" haben Sie folgende Möglichkeiten:
    • Ja. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um zu bestätigen, dass die Rechnung mit den Beträgen aus den in der Meldung aufgeführten Feldern vorausgefüllt werden soll. 
    • Nein danke. Klicken Sie hier, wenn Sie die Rechnung manuell ausfüllen möchten
    • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Rechnungserstellung abzubrechen. 
  7. Scrollen Sie auf der Seite nach unten, um eine Vorschau des Rechnungsformulars unter "Zusammenfassungsvorschau" anzuzeigen. Wie der Betrag "Aktuell fälliger Betrag" berechnet wird, erfahren Sie unter Wie berechnet Procore den Betrag der "aktuell fälligen Zahlung" einer Rechnung?

Einzelposten bearbeiten

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Detail. 
     Hinweis
    Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Schreibgeschützt" oder "Standard" für das Kundenverträge-Tool können die Registerkarte "Detail" nur dann anzeigen, wenn die granulare Berechtigung "GU/Kundenrechnungsdetails anzeigen" in ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Geben Sie Daten in diese GELBEN Felder ein:
    • Abgeschlossene Arbeiten (Dieser Zeitraum)
      Wenn Sie die Option bestätigt haben, dass Procore die Beträge der GU/Kunden-Rechnung automatisch vervollständigt (siehe Wie vervollständigt Procore automatisch die Beträge auf einer GU/Kunden-Rechnung?), werden die Werte aus der  Spalte "Abgeschlossene Arbeiten (Dieser Zeitraum)" aus allen zugehörigen Subunternehmerrechnungen und alle Beträge für direkte Kosten in diese Spalte aufgenommen.
    • Zurzeit gelagerte Materialien
      Wenn Sie die Option bestätigt haben, dass Procore die Rechnungsbeträge der GU/Kunden-Rechnung automatisch vervollständigt (siehe Wie vervollständigt Procore automatisch die Beträge auf einer GU/Kunden-Rechnung?), werden die Werte aus der  Spalte "Derzeit gelagerte Materialien" in allen zugehörigen Subunternehmerrechnungen in diese Spalte aufgenommen. 
    • Der Einbehalt für Arbeit wurde in diesem Zeitraum beibehalten
      Geben Sie einen Prozentsatz oder einen Dollarbetrag für die in diesem Zeitraum einbehaltene Arbeit ein. Sie können die Beibehaltung auch für alle Werbebuchungen festlegen, indem Sie einen Wert in die rechte Seitenleiste eingeben und auf Festlegen klicken.
    • Materialeinbehalt in diesem Zeitraum beibehalten
      Geben Sie einen Prozentsatz oder einen Dollarbetrag für die Materialeinbehaltung ein, die in diesem Zeitraum aufbewahrt wird. Sie können die Beibehaltung auch für alle Werbebuchungen festlegen, indem Sie einen Wert in die rechte Seitenleiste eingeben und auf Festlegen klicken.
    • Arbeitsrückbehalt $ im aktuellen Zeitraum freigegeben
      Geben Sie einen Dollarbetrag an Arbeitseinbehalt ein, der in diesem Zeitraum freigegeben wurde.
  4. Wahlfrei: Wenn Sie "genehmigte" Vertragsänderungsaufträge haben, können Sie diese der Rechnung hinzufügen, indem Sie zum Ende der Seite scrollen und auf Zur Rechnung hinzufügen klicken . 
    Die Eingabe und Bearbeitung der Änderungsaufträge erfolgt immer auf der Detailebene der Einzelposition. Sie können eine andere Detailebene auswählen, wie Änderungsaufträge auf der Detailseite der Rechnung angezeigt werden, wenn sie von Procore angezeigt oder exportiert werden. Siehe Bearbeiten der erweiterten Einstellungen in einem Kundenvertrag.
    Die Werte auf einer Rechnung werden niemals in die Nachträge eines Projekts übernommen.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
    Ihre Änderungen werden auf der Registerkarte Allgemein unter dem Abschnitt Vertragszusammenfassung angezeigt.