Spezialauftragnehmer

Benutzerhandbuch für das Finanzmanagement

Für Spezialauftragnehmer Dieses Benutzerhandbuch bietet spezialisierten Auftragnehmern Informationen zur Verwendung der Project Financials-Tools von Procore, um Ihre Finanzgeschäftsprozesse über den gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts hinweg zu optimieren. Einige der Dinge, die Sie in diesem Handbuch lernen werden, sind:

So richten Sie Ihre Budgetschlüssel-Struktur ein. Lernen Sie die Grundlagen für die Einrichtung einer Unternehmens- und/oder Projektbudgetschlüssel-Struktur mit der Projektstrukturplan-Funktion von Procore kennen. Siehe Budgetschlüssel-Einrichtung. So fügen Sie ein genaues Projektbudget hinzu oder importieren es. Erfahren Sie, wie Sie Ihrem Projekt Budgeteinzelpositionen hinzufügen, Budgetansichten konfigurieren und zuweisen und wie Sie eine Prognoseansicht einrichten, um kritische Projektkosten zu identifizieren und zu verfolgen. Verwenden Sie die vor Ort gesammelten Daten, um die Arbeitskosten Ihres Projekts zu verfolgen und die Produktionsmengen in Ihrem Budget zu protokollieren. Erfahren Sie, wie Sie Budgetanpassungen erstellen, um Mittel von einer Budgetposition zur anderen umzuverteilen.  Siehe Budget-Setup. So erstellen Sie einen oder mehrere Kundenverträge für Ihr Projekt. Richten Sie Ihr Vertragstool ein und erfahren Sie mehr über die Überlegungen, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Ihr Projekt mehrere Finanzierungsquellen oder Bereitstellungsmethoden hat. Verwalten Sie den Rechnungsprozess zwischen GU und Kunden und erstellen Sie ein Protokoll für den Zahlungseingang. Siehe Kundenvertrags-Tool. Wie Sie die Verpflichtungsverträge Ihres Projekts verwalten. Erfahren Sie mehr über die Konfigurationseinstellungen des Sekundärverträge-Tools und wie Sie Sekundärverträge für Ihre Downstream-Mitarbeiter erstellen. Bestimmen Sie Rechnungskontakte, die Rechnungen für diese Sekundärverträge einreichen, und erstellen Sie ein Protokoll über ausgestellte Zahlungen. Siehe Kreditorenverträge. Wie man die Aufsicht und das Management von  Projektänderungen verbessert . Wählen Sie zwischen der Verwaltung von Änderungsaufträgen mit oder ohne das Änderungen-Tool.  Konfigurieren Sie die Einstellungen für die Änderungsauftragsebene für Ihre Verträge. Bringen Sie das Änderungsmanagement ins Feld – erleichtern Sie schnellere Genehmigungen, eine genauere Kommunikation und vermeiden Sie risikobehaftete Verfahren. Siehe Änderungsmanagement-Tools . So verwalten Sie die Fortschrittsabrechnungen für die Subunternehmer Ihres Projekts. Definieren Sie Ihre Abrechnungszeiträume und wählen Sie die gewünschte Methode Ihres Projekts zum Erstellen und Einreichen von Fortschrittsrechnungen. Siehe Fortschrittsabrechnungen. Wie Sie die direkten Kosten Ihres Projekts verwalten. Erfahren Sie, wie Sie Kosten verwalten, die nicht mit Ihren Bestellungen und Verpflichtungen verbunden sind. Siehe Direkte Kosten.

Einrichten des Budgetschlüssels

Der erste Schritt bei der Einrichtung der Project Financials-Tools von Procore in Procore besteht darin, zu überprüfen, ob Ihr Unternehmen und Ihr Projekt mit einer Budgetschlüssel-Struktur eingerichtet sind, die für Ihr spezifisches Unternehmen geeignet ist. Im Projektstrukturplan von Procore sind Budgetschlüssel der Grundbaustein für die Finanzeinzelpositionen Ihres Budgets. Durch die Verwendung von Budgetschlüsseln können Sie ein Budget erstellen, das granular oder so einfach ist, wie Sie es benötigen. 

Wenn Sie ein Spezialauftragnehmer sind, empfiehlt Procore Folgendes:

1. Erstellen Sie den Projektstrukturplan Ihres Unternehmens. Arbeiten Sie mit den Stakeholdern Ihres Unternehmens zusammen, um zu entscheiden, ob Sie den Standard-Projektstrukturplan von Procore verwenden oder ob Sie Ihren Projektstrukturplan für Ihr Unternehmenskonto anpassen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Der Projektstrukturplan Ihres Unternehmens.
2. Erstellen Sie den Projektstrukturplan für Ihr Projekt. Entscheiden Sie, ob Sie den Projektstrukturplan Ihres Unternehmens für Ihre Projekte verwenden oder den Projektstrukturplan auf Projektebene anpassen möchten. Sie können das optionale Segment "Teilprojekt" auf Projektebene einbeziehen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen des Projektstrukturplans für Ihr Projekt.

Budgeteinrichtung

Das Budget-Tool von Procore hilft Ihrem Projektteam, das Budget Ihres Projekts effizient zu verwalten. Es wurde entwickelt, um Ihrem Team zu helfen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen, Ausgaben im Vergleich zu Ihrem Budget in Echtzeit zu verfolgen, historische Momentaufnahmen zu analysieren, detaillierte Prognosen einzugeben und einen tieferen Einblick in den Finanzstatus Ihres Projekts zu bieten.  Mit Hilfe von Budgetschlüsseln können Sie ein Budget erstellen, das so granular oder so einfach ist, wie Sie es benötigen.

• Fügen Sie die Budgetdaten Ihres Projekts hinzu. Wenn Sie mit einem Projekt beginnen, besteht der erste Schritt darin, ein Budget in einem neuen Procore-Projekt einzurichten. Sie können zwischen zwei Methoden wählen: (1) Hinzufügen einer Budgeteinzelposition direkt zum Budget-Tool oder (2) Herunterladen und Ausfüllen einer Budgetvorlage und Ausführen der Schritte zum Importieren eines Budgets. 
• Konfigurieren Sie die Budgetansichten Ihres Projekts. Nachdem Sie die Budgetdaten Ihres Projekts hinzugefügt haben, möchte Ihr Procore-Administrator vielleicht unsere dynamischen und anpassbaren Budgetansichten erkunden. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten einer neuen Budgetansicht. Sie können eine oder mehrere Budgetansichten zusammen mit einer Vielzahl von Datenspalten einrichten, z. B. "Ursprünglicher Budgetbetrag", " Budgetänderungen", " Überarbeitetes Budget"," Ausstehende Budgetänderungen" und mehr. Mit der Funktion "Prognose bis zur Fertigstellung" können Sie das Budget Ihres Projekts auch aktiv verwalten und überwachen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Funktion "Prognose zum Abschluss". 
• Nutzen Sie die vor Ort gesammelten Daten, um Arbeitskosten und Produktionsmengen zu verfolgen. Für Kunden, die Procores Workforce Management- und Bauarbeiten-Produktivitäts-Tools erworben haben, kann Ihr Budget so eingestellt werden, dass automatisch eine Budgetansicht für die  Echtzeit-Lohnkostenkalkulation hinzugefügt wird, und die Procore-Budgetansicht für Arbeitsproduktivitätskosten eingerichtet werden.
• Umverteilung von Mitteln von einer Einzelposition zu einer anderen mithilfe von Budgetanpassungen. Verwenden Sie die Funktion "Budgetänderungen", um Geld zwischen Budgetschlüsseln zu übertragen. Wenn Sie z. B. Kosteneinsparungen in Bezug auf einen Budgetschlüssel erzielen, weil er unter das Budget gefallen ist, aber erwarten, dass ein anderer Budgetschlüssel über dem Budget liegt, können Sie Mittel aus dem ersten Budgetschlüssel neu zuweisen und sie dem letzteren Budgetschlüssel als Rücklage hinzufügen. Budgetänderungen werden nur im Budget-Tool angezeigt, sodass Ihre Lieferanten Ihre internen Anpassungen nicht sehen. Weitere Informationen finden Sie unter Budgetänderungen erstellen

Was Sie sonst noch mit dem Budget-Tool tun können, erfahren Sie unter Budget.

Kundenvertrags-Tool

Nachdem Sie das Budget-Tool eingerichtet haben, können Sie mit der Erstellung eines oder mehrerer Kundenverträge für Ihr Projekt beginnen. Mit dem Kundenvertrags-Tool kann Ihr Team Papierstapel und teure Druckerkosten durch einen zentralen Ort für das digitale Vertragsmanagement ersetzen. 

• Richten Sie Ihren Kundenvertrag ein.  Während die meisten Procore-Kunden einen einzigen Kundenvertrag für ein einzelnes Bauprojekt erstellen, haben Projektteams die Möglichkeit, mehrere Kundenverträge im Kundenvertrags-Tool zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Kundenkontakte erstellen. Ähnlich wie beim Budget können Sie auch bei der Einrichtung Ihres Kundenvertrags zwischen zwei Methoden wählen: (1) Sie können das Leistungsverzeichnis (LV) eines Kundenvertrags manuell aktualisieren oder (2) Sie können ein Kundenvertrags-LV aus einer CSV-Datei importieren. Wenn Sie mit der Ersteinrichtung fertig sind, genehmigen Sie sie einfach. Siehe Genehmigen Sie einen Kundenvertrag.

   Tipp

  Hat Ihr Bauprojekt mehrere Finanzierungsquellen oder Anforderungen an die Abschlagsrechnung?  Erfahren Sie, warum sich einige Fachunternehmer dafür entscheiden, für ihr Procore-Projekt mehrere Kundenverträge zu erstellen. Dies ist hilfreich, wenn Sie den Arbeitsumfang eines Projekts in mehrere Phasen oder Phasen unterteilen müssen, dies jedoch einige Überlegungen mit sich bringt.  Weitere Informationen finden Sie unter Gibt es Systemeinschränkungen, wenn Projekte Verträge mit mehreren Kunden haben? 

  Eine andere Möglichkeit, diese Art von Anforderungen zu verwalten, besteht darin, die Funktion für Teilporjekte zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt, einem Basisprojekt und einem Teilprojekt?

• Erstellen und Verwalten von Rechnungen an Auftraggeber. Nachdem Ihr Kundenvertrag festgelegt ist und Sie das Kreditorenvertrags-Tool wie unten beschrieben eingerichtet haben, können Sie auch Ihre Eigentümerrechnungen erstellen und verwalten. Eine Eigentümerrechnung ist eine detaillierte Aufzeichnung einer Finanztransaktion zwischen Ihrem Kunden und Ihnen. In der Regel wird die detaillierte Aufschlüsselung vom Generalunternehmer vorgegeben, und dann übermitteln Sie ihm Ihre Rechnungsdaten, damit er seine Rechnung bei Fälligkeit an den Projektträger senden kann. Siehe Erstellen einer Rechnung an Auftraggeber.
• Erstellen Sie ein Protokoll über Zahlungseingänge.  Nachdem Sie Ihre Zahlung erhalten haben, können Sie auch ein Protokoll erstellen, um die erhaltenen Zahlungen zu verfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Zahlungseingangs.

Was Sie sonst noch mit dem Kundenvertrags-Tool tun können, erfahren Sie unter Kundenverträge.

Sekundärverträge-Tool

Nachdem Ihr(e) Vertrag(e) genehmigt und im Kundenverträge-Tool abgeschlossen wurde(n), können Sie mit der Einrichtung der Verpflichtungen für Ihr Projekt beginnen. In der Regel erstellen Sie Sekundärverträge, wenn Ihr Unternehmen Arbeiten an Subunternehmer vergibt. 

In Procore können Sie zwei Arten von „Sekundärverträgen“ erstellen: Unteraufträge und Bestellungen.

• Richten Sie Ihre Vertragskonfiguration, Termine, Verteilerlisten und Einstellungen ein. Der Procore-Administrator Ihres Unternehmens kann mit Ihnen zusammenarbeiten, um die Standardvertragskonfiguration für Ihr Projekt zu definieren. Dies ist ein wichtiger Schritt, bevor Sie mit der Erstellung von Sekundärverträgen für ein Projekt beginnen. Sie können die Anzahl der Änderungsauftragsstufen für Ihre Sekundärverträge auswählen. Sie können auch eine Vielzahl von Daten aktivieren, die standardmäßig in Ihren Verträgen verwendet werden sollen. Zu den Einstellungen gehören auch die Standardeinstellungen für Verteilerlisten, Ihre Standardabrechnungsmethoden, das Festlegen eines Einbehaltsprozentsatzes (falls zutreffend) und die Entscheidung, standardmäßig finanzielle Aufschläge oder Zahlungen zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen konfigurieren: Verbindlichkeiten. 
• Erstellen Sie die Bestellungen für Ihr Projekt. In Procore ist eine Bestellung eine dokumentierte finanzielle Verpflichtung, in der die Art, Menge und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen aufgeführt sind. Im Rahmen des Beschaffungsprozesses werden Bestellungen von einem "Käufer" (z. B. einem Fachunternehmer) erstellt und an einen "Verkäufer" (z. B. einen Lieferanten) ausgegeben, um die Kosten eines Vertrags zu decken. Sobald eine Bestellung vom "Verkäufer" angenommen wurde, stellt sie eine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar. Siehe Eine Bestellung erstellen. 

   Tipp

  In Procore werden Bestellungen und Unteraufträge ausschließlich verwendet, um vorab festgelegte Kosten abzurechnen, die im Budget Ihres Projekts erfasst werden. Es ist wichtig zu beachten, dass Bestellungen nicht als laufende Registerkarte verwendet werden können. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Rechnung erstellt, um Ihre Bestellungen bei der Lieferung von Artikeln zu bezahlen, möchten Sie anstelle einer Bestellung direkte Kosten erstellen. Siehe Direktkosten-Tool .

• Erstellen Sie die Unteraufträge für Ihr Projekt. Ein Unterauftrag ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen dem auftraggebenden Unternehmen und den Subunternehmern, die den Arbeitsumfang ausführen. In Procore gibt es zwei Möglichkeiten, einen Unterauftrag zu erstellen: (1) Sie können einen Zuschlag erteilen und es in einen Unterauftrag umwandeln, oder Sie können (2) direkt einen Unterauftrag im Kreditorenvertrags-Tool erstellen. 
• Erstellen Sie Subunternehmerrechnungen und verwalten Sie Rechnungskontakte. Mit dem Tool für Kreditorenverträge oder Teilabrechnungen können Sie auch eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen oder den Rechnungskontakten Ihres Subunternehmers die entsprechenden Berechtigungen für den Zugriff auf ihre Bestellungen und Unteraufträge erteilen. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung hinzufügen oder Subcontract Benutzer mit der Berechtigung "Admin" für das Kreditorenvertrags-Tool können diese Berechtigungen auch verwenden, um Rechnungen mit dem Teilabrechnungs-Tool zu verwalten. 
• Erstellen Sie ein Protokoll über ausgestellte Zahlungen.  Nachdem Sie mit der Ausgabe von Zahlungen für Ihr Projekt begonnen haben, können Sie ein Protokoll erstellen, um die von Ihnen geleisteten Zahlungen zu verfolgen. Ihr Budget und Ihre Budgetberichte werden automatisch aktualisiert, um Ihre Einträge widerzuspiegeln. Siehe Geleistete Zahlungen hinzufügen. 

Was Sie sonst noch mit dem Sekundärverträge-Tool tun können, erfahren Sie unter Sekundärverträge.

Änderungsmanagement-Tools

Als Nächstes lernen Sie die Änderungsmanagement-Tools von Procore kennen. Sie können in Procore zwei Arten von Änderungsaufträgen erstellen. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Tools einzurichten: (1) Änderungsaufträge mit Änderungen oder (2) Änderungsaufträge ohne Änderungen.

Tool für Fortschrittsabrechnungen

Das Fortschrittsabrechnungs-Tool von Procore verwendet die Benutzerberechtigung, die im Tool für Kreditorenverträge und Kundenverträge erteilt wurde. Wenn Ihr Projekt voranschreitet und die Verträge erstellt und genehmigt wurden, können Subunternehmer Ihnen die abgeschlossene Arbeit über Subunternehmerrechnungen in Rechnung stellen. Sie können auch Eigentümerrechnungen erstellen, die dann per E-Mail an den Eigentümer oder die Partei gesendet werden können, die für die Zahlungsgenehmigung verantwortlich ist.

• Abrechnungszeiträume verwalten. Wenn Sie Arbeit an Unterauftragnehmer vergeben, definiert der Abrechnungszeitraum den Abrechnungszyklus, der für die Abschlagsrechnung verwendet wird, die auf die Subunternehmer Ihres Projekts angewendet wird. Neben der Häufigkeit des Abrechnungszeitraums (z. B. monatlich oder wöchentlich) werden auch das Startdatum des Abrechnungszeitraums, das Fälligkeitsdatum der Rechnung und das Enddatum des Abrechnungszeitraums festgelegt. Wie Sie einen Abrechnungszeitraum mit dem Teilabrechnungstool erstellen können, erfahren Sie unter Manuelle Abrechnungszeiträume erstellen und Automatische Abrechnungszeiträume erstellen.

• Erstellen und Verwalten von Fortschrittsabrechnungen. Mit dem Tool Teilabrechnung können Sie die Benutzerberechtigungen auf Ihr Projektteam beschränken und eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen oder den Rechnungskontakten Ihres Subunternehmers die entsprechenden Berechtigungen für den Zugriff auf ihre Bestellungen und Unteraufträge erteilen. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen. Wenn Sie dann bereit sind, dass Ihre Subunternehmer Ihnen ihre Arbeit in Rechnung stellen, können Sie eine "Einladung zur Rechnungsstellung" an einen Rechnungskontakt senden, und Ihre Subunternehmer können dann eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen. Sie können diese Abrechnungen dann überprüfen und genehmigen.

Was Sie sonst noch mit dem Rechnungsstellungs-Tool tun können, erfahren Sie unter Teilabrechnungen.

Direktkosten-Tool