Bewährte Praktiken: Einreichungen

Einführung

Bevor Ihr Team mit der Erstellung von Anträgen beginnt, sollten Sie sicherstellen, dass alle Konfigurationen auf Unternehmensebene vorhanden sind. So lassen sich spätere Probleme und Nacharbeiten vermeiden. Sind Sie bereit?

Benutzerdefinierte Einreichungstypen

Mit dem Einreichungen-Tool von Procore können Sie jede Art von Dokument weiterleiten, das eine Genehmigung workflow für Ihr Projekt erfordern könnte. Mit Einreichungstypen können Sie diese Dokumente organisieren, indem Sie separate Kategorien von Einreichungen erstellen. Siehe Benutzerdefinierte Einreichungstypen erstellen. Ihre Projektteam können die Einreichungen nach ihrer Art filtern und auswerten, um die benötigten Daten leicht zu finden.

Benutzerdefinierte Einreichungsstatus

Procore bietet 3 Standard-Status für Einreichungen: Offen, Abgeschlossen und Entwurf. Sie könnten jedoch weitere Status hinzufügen, um genau zu zeigen, wo sich eine Einreichung in ihrem Einreichungs- und Genehmigungsprozess befindet.

Eine „offene“ Einreichung kann Folgendes sein:

• Eine Einreichung, die angefordert, aber noch nicht erhalten wurde
• Eine Einreichung, die eingegangen ist und geprüft wird (entweder intern oder extern)

Eine „geschlossene“ Einreichung kann Folgendes sein:

• Eine Einreichung, die mit oder ohne Ausnahmen genehmigt wurde
• Eine Einreichung, die abgelehnt oder als „Überarbeiten und neu einreichen“ markiert wurde

Konfigurierbare Fieldsets

Verwenden Sie konfigurierbare Feldsätze, um sicherzustellen, dass Ihr Projektteam nur die Felder sieht und ausfüllt, die für die Prozesse Ihres Unternehmens relevant sind. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.

Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder ermöglichen Ihren Teams, unternehmens- und/oder projektspezifische Daten zu erfassen. Siehe Neue benutzerdefinierte Felder erstellen.

Einführung

Um das Einreichungen-Tool optimal nutzen zu können, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Konfigurationen auf Projektebene haben, bevor Sie Einreichungen erstellen. In diesem Artikel werden die bewährte Praktiken für die bemerkenswertesten Einstellungen erläutert. Bist du so weit?

Anzahl der Einreichungen nach Leistungsbeschreibungsabschnitt

Diese Einstellung ermöglicht die Option, der Einreichungsnummer und der Revision den verknüpften Spezifikationsabschnitt voranzustellen. Wenn z. B. ein Spezifikationsabschnitt #03 30 00 im Feld Spezifikationsabschnitt einer Einreichung angegeben ist, werden die Einreichungsnummer (z. B. #007) und die Revisionsnummer (z. B. #01) als #03 30 00-007.01 formatiert, wenn die Einstellung aktiviert ist. Wenn die Einstellung nicht aktiviert ist, werden die Einreichungsnummer und die Revisionsnummer als #007.01 formatiert.

Außerdem werden die Einreichungen in jedem Spezifikationsabschnitt fortlaufend und unabhängig von den Einreichungen in einem anderen Spezifikationsabschnitt nummeriert, wenn diese Einstellung aktiviert ist. Zum Beispiel:

• Technischer Abschnitt: 03 30 00
  • #03 30 00-001: Betonmischungsdesign
  • #03 30 00-002: Produktdaten
  • #03 30 00-003: Dehnungsfugen-Layout
• Spezifikationsabschnitt: 07 45 00
  • #07 45 00-001: Produktdaten
  • #07 45 00-002: Proben

Dynamische Fälligkeitstermine

Dynamische Fälligkeitstermine sind eine optionale, aber empfohlene Konfiguration, die die Dauer von Workflow-Schritten anstelle von festen Fälligkeitsterminen definiert. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Workflow-Schritt und jede Rolle einen vertraglich festgelegten Zeitrahmen hat, um jeden Einreichungspunkt zu prüfen und darauf zu reagieren. Wenn die Workflow-Schritte abgeschlossen sind, wird das Fälligkeitsdatum des nächsten Schritts automatisch vorwärts (wenn der vorherige Schritt verspätet war) oder rückwärts (wenn der vorherige Schritt verspätet war) angepasst, um immer die definierten Zeiträume einzuhalten. Überfälligkeitsregeln gelten weiterhin, wenn die Workflow-Schritte nicht bis zum Fälligkeitsdatum reagieren. Siehe Was sind dynamische Fälligkeitstermine für Genehmiger?

Berechnungen zum Einreichungszeitplan

Die Berechnung des Einreichungszeitplans ist eine optionale, aber dringend empfohlene Funktion, die relevante Meilensteindaten für eine Einreichungsposition anzeigt. Diese Felder bestehen aus Folgendem:

• Erforderlicher Vor-Ort-Termin: Ein Benutzereingabefeld für das Datum, an dem die Einreichung installiert oder vor Ort verwendet werden soll. 
• Vorlaufzeit: Ein Benutzereingabefeld für die Anzahl der Kalendertage, die die Einreichung für die Bearbeitung, Herstellung und den Versand benötigt. 
• Überprüfungszeit des Designteams: Ein Benutzereingabefeld für die Kalendertage, die externen Teams zur Überprüfung und Genehmigung der Einreichung zugewiesen sind.
• Interne Überprüfungszeit: Ein Benutzereingabefeld für die Kalendertage, die internen Teams zur Überprüfung der Einreichung zugewiesen sind.
• Geplantes Rückkehrdatum: Ein vom System generiertes Feld, in dem das Meilensteindatum angezeigt wird, an dem Sie eine genehmigte Einreichung von Ihren externen Prüfern benötigen, um den Meilenstein "Erforderliches Vor-Ort-Datum" zu erreichen, der auch als "Drop-Dead-Datum" bezeichnet wird.
  • Die Berechnung, die verwendet wird, um dies zu bestimmen, lautet: Erforderliches Vor-Ort-Datum - Vorlaufzeit
• Geplantes Datum für den Abschluss der internen Überprüfung: Ein vom System generiertes Feld, in dem das Meilensteindatum angezeigt wird, an dem Sie eine geprüfte Einreichung von Ihren internen Prüfern benötigen, um den Meilenstein "Erforderliches Vor-Ort-Datum" zu erreichen.
  • Die Berechnung, die verwendet wird, um dies zu bestimmen, lautet: Erforderliches Vor-Ort-Datum - Vorlaufzeit - Überprüfungszeit des Designteams
• Geplantes Einreichungsdatum: Ein vom System generiertes Feld, in dem das Meilensteindatum angezeigt wird, an dem eine Einreichung von Ihrer Einreicherrolle eingereicht werden muss, um den Meilenstein "Erforderliches Vor-Ort-Datum" zu erreichen.
  • Die Berechnung, die verwendet wird, um dies zu bestimmen, lautet: Erforderliches Vor-Ort-Datum - Vorlaufzeit - Überprüfungszeit des Designteams - Interne Überprüfungszeit

Diese Felder unterstützen die Möglichkeit, geplante Fälligkeitstermine für jedes Mitglied des Workflow-Prozesses auf der Grundlage bestimmter erforderlicher Vor-Ort-Termine, Vorlaufzeiten und zugewiesener Überprüfungszeiten zurückzuberechnen. Diese Einstellung erleichtert es, über den Fortschritt einer Einreichung zu berichten, um festzustellen, ob sie auf dem richtigen Weg ist.

Wenn die Option "Berechnungen des Einreichungszeitplans" aktiviert ist:

• Geben Sie zunächst ein Datum in das Feld Erforderliches Vor-Ort-Datum ein. 
• Geben Sie als Nächstes die Tage in das Feld Vorlaufzeit ein. Wenn Sie beispielsweise 10 Tage eingeben, fügt das System automatisch das geplante Rückgabedatum hinzu, indem es die 10-tägige Vorlaufzeit vom erforderlichen Vor-Ort-Datum abzieht.
• Das Gleiche gilt für die Daten, die in das Feld Überprüfungszeit des Designteams eingegeben werden. Wenn Sie z.B. 7 Tage eingeben, subtrahiert das System 7 Tage vom geplanten Rückgabedatum, um den automatischen Eintrag für das geplante Datum des Abschlusses der internen Überprüfung zu berechnen. 
• Geben Sie abschließend die Tage in das Feld Zeit für die interne Überprüfung ein. Wenn Sie beispielsweise 5 Tage eingeben, subtrahiert das System 5 Tage vom Datum der internen Überprüfungszeit, um automatisch das geplante Einreichungsdatum zu berechnen.

Ablehnen Workflows aktivieren

Diese Einstellung wird dringend empfohlen. Wenn diese Option aktiviert ist, leiten die Einreichungsantworten eines  workflow Genehmigers von einem Genehmiger die Zuständigkeit automatisch an den Einreichungs-Manager weiter, um den nächsten Schritt zu bestimmen.

• Der Einreichungs-Manager wird per E-Mail benachrichtigt, dass er aufgrund einer "Ablehnen"- oder "Überarbeiten und erneut einreichen"-Antwort nun der Ball in Court-Benutzer ist. Wenn die Zuständigkeit an den Einreichungs-Manager weitergeleitet wird, kann dieser Folgendes tun:
  • Schließen Sie die Einreichung und erstellen Sie bei Bedarf eine Überarbeitung.
  • Bringen Sie den Ball im Gericht zum vorherigen Schritt im workflow zurück.
  • Setzen Sie die workflow fort.
    • Wenn ein workflow fortgesetzt wird, macht er dort weiter, wo er aufgehört hat. Zum Beispiel:
      • Wenn die Antwort "Ablehnen" oder "Überarbeiten und erneut senden" in einem Schritt ohne andere Genehmiger eingegeben wurde, geht der workflow zum nächsten Schritt über. Wenn es keinen nächsten Schritt gibt, wird der workflow abgeschlossen.
      • Wenn die Antwort "Ablehnen" oder "Überarbeiten und erneut senden" in einem Schritt mit weiteren erforderlichen Genehmigenden eingegeben wurde, die noch nicht geantwortet haben, wird der workflow im selben Schritt fortgesetzt, damit die anderen erforderlichen Genehmiger antworten können.

Einreichungs-E-Mails

Diese Einstellungen legen fest, welche Einreichungsrollen bei E-Mail-Benachrichtigungen, die sich aus einer bestimmten Einreichungsaktion ergeben, kopiert werden. Diese Benachrichtigungen können nach Bedarf konfiguriert werden, um die Anzahl der gesendeten Benachrichtigungen zu ändern. Siehe Wer erhält eine E-Mail, wenn eine Einreichung erstellt oder aktualisiert wird?

Definieren der Rollen von Einreichern, Genehmigenden und Prüfern

Diese Rollen identifizieren die spezifischen Aktionen, die der Beauftragte für einen Einreichungsposten benötigt. Zu den Rollen und ihren spezifischen Aktionen gehören:

• Submitter: Als optionaler, aber empfohlener erster Schritt im Workflow ist die Rolle des Einreichers für die Einreichung der angeforderten Unterlagen verantwortlich. Der Rolle "Einreicher" können mehrere Benutzer hinzugefügt werden, aber es kann nur einen Einreicherschritt in einem Workflow geben. 
• Genehmiger: Diese Benutzer sind für die Beantwortung des Einreichungselements verantwortlich. Die Antwortoptionen können in den Konfigurationen des Einreichungen-Tools des Projekts konfiguriert werden. Siehe Benutzerdefinierte Einreichungsantworten verwalten.
• Rezensent: Diese Rolle wird häufig verwendet, um der Rolle des Genehmigers die Flexibilität zu geben, ein Element zur Überprüfung an einen anderen Benutzer zu senden, der zuvor nicht demselben Workflowschritt hinzugefügt wurde. Ein Genehmiger kann dies nur tun, wenn sich das Element in seinem Zuständigkeitsbereich befindet. Sobald das Element an sie weitergeleitet wurde, kann der Prüfer ähnliche Antwortaktionen wie ein Genehmiger durchführen. Der Ball im Spielfeld kehrt zum Genehmiger zurück, um seine endgültige Antwort zu erhalten. Siehe Weiterleiten einer Einreichung zur Überprüfung.

Unter Einreichungen - Workflow-Diagramme sehen Sie, wie diese Rollen im Lebenszyklus einer Einreichung zusammenarbeiten.

Antworten auf die Einreichung

Mit diesen Einstellungen können Sie die Antworten anpassen, die von Prüfern und Genehmigenden verwendet werden können. Sie können beispielsweise "Geprüft" anstelle von "Genehmigt" als bevorzugte Antwort für Ihr Projekt hinzufügen. Einreichungsadministratoren können bis zu 12 benutzerdefinierte Antworten für jede Standardantwort erstellen, mit Ausnahme von "Ausstehend" und "Eingereicht", die jeweils eine benutzerdefinierte Antwort zulassen. Benutzerdefinierte Antworten können nicht gelöscht werden, wenn sie für eine Einreichung verwendet werden. Sie können bearbeitet werden, aber beachten Sie, dass die bearbeitete Antwort die vorherige Antwort an allen Stellen ersetzt, an denen die vorherige Antwort verwendet wurde. Siehe Benutzerdefinierte Einreichungsantworten verwalten.

Workflow-Vorlagen

Im Laufe eines Projekts verwenden die Teams immer wieder denselben Workflow für mehrere Einreichungen. Teams müssen in der Lage sein, diese Workflows als Vorlagen zu definieren und bei Bedarf anzuwenden, anstatt denselben Workflow für mehrere Einreichungen manuell neu erstellen zu müssen. Wenn ein Projektingenieur den gleichen Workflow für 10 verschiedene Elemente erstellt, ist das eine Menge zusätzlicher Zeitaufwand für die Durchführung einer sich wiederholenden Aktion. Mit dieser Funktion können Vorlagen erstellt und bei Bedarf wiederverwendet werden. 

Nächste Schritte

Nachdem die Einreichungskonfigurationen für Ihr Projekt festgelegt sind, können Sie mit der Erstellung von Einreichungen beginnen. Die schnellsten Methoden zum Erstellen eines Einreichungsregisters sind die Verwendung des Procore Submittal Builder oder der Einreichungsimporte. Weitere Informationen und Empfehlungen für die Verwendung dieser Methoden finden Sie unter Bewährte Praktiken: Einreichungen-Builder und Bewährte Praktiken: Einreichungsimporte .

Einführung

Einreichungsimporte sind die effizienteste Methode, um in großen Mengen ein Einreichungsregister mit detaillierten Daten für die Einreichungen und Pakete Ihres Projekts zu erstellen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die Best Practices, die Ihnen helfen, die Effizienz bei der Verwendung von Einreichungsimporten zu maximieren. Bist du so weit?

Verwenden der Importvorlage

Laden Sie zunächst die Vorlage für den Import von Einreichungen direkt aus der Procore Imports-App oder von unserer Support-Seite hier herunter: Laden Sie die Vorlage für den Import von Einreichungen herunter.

Nächste Schritte

Nachdem Ihr Einreichungsregister aus dem Import erstellt wurde, empfehlen wir Ihnen, die Funktion "Einreichungspakete" von Procore zu verwenden, um einen Workflow für mehrere Einreichungspositionen zu initiieren. Siehe Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Erstellung und Überprüfung.

Alternativ kann die Massenaktionsfunktion von Procore über die Listenansicht einen Workflow zu mehreren Einreichungselementen hinzufügen. Siehe Bewährte Praktiken: Projektkonfigurationen für die Einreichung.

Einführung

Der Einreichungen-Builder von Procore ist wahrscheinlich eine der schnellsten Methoden, um ein Einreichungsregister zu erstellen, wenn Ihr Projekt über ein veröffentlichtes Lastenheft verfügt. Der Einreichungen-Builder kann Einreichungen basierend auf bestimmten Formatierungen in einer Baubeschreibung finden und ein grundlegendes Einreichungsregister erstellen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Best Practices, die Ihnen helfen, die Effizienz bei der Verwendung des Einreichungen-Builders zu maximieren. Bist du so weit?

Warum sollte ich den Einreichungen-Builder verwenden?

Die Erstellung eines Einreichungsregisters zu Beginn eines Projekts hilft zu verhindern, dass wichtige Einreichungen vergessen werden. Was manuell Wochen dauern würde, kann mit dem Einreichungen-Builder in wesentlich kürzerer Zeit und mit weniger Aufwand erledigt werden.

Ideale Spezifikationsformatierung für den Einreichungen-Builder

Der Einreichungen-Builder sucht nach bestimmten Komponenten, wenn er eine Baubeschreibung verarbeitet. Wenn diese Komponenten fehlen, werden nur wenige oder gar keine Einreichungs-Positionen erkannt. Bitte lesen Sie die nachstehenden Informationen und überprüfen Sie Ihre Baubeschreibung, um sicherzustellen, dass diese Regeln befolgt werden:

1. Die OCR-Technologie hängt stark von der Qualität des PDF-Dokuments ab. Aus diesem Grund empfehlen wir, wann immer möglich, vektorbasierte PDF-Dateien zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist der Unterschied zwischen Raster- und Vektorinhalten in PDFs?.
2. Der Einreichungen-Builder sucht nur innerhalb von Abschnittsüberschriften, die das englische Wort „submittals“ enthalten, nach Einreichungsinformationen.
3. In den Unterabschnitten „Einreichungen“ müssen die Posten eingerückt werden, damit sie korrekt als einzelne Einreichungsposten erfasst werden können.
4. Der Einreichungen-Builder sucht im Namen jedes Postens nach exakten Übereinstimmungen mit den Einreichungstypen Ihres Unternehmens (Standard oder benutzerdefiniert) vor einem Doppelpunkt (:). Wird keine exakte Übereinstimmung festgestellt, so wird der Einreichungstyp standardmäßig als „Andere“ ausgewählt.

Erstellung von Einreichungs-Positionen aus dem Einreichungen-Builder

Bevor Sie Einreichungen im Prüfprozess des Einreichungen-Builders bestätigen, sollten Sie wissen, wie Sie die Einreichungen Ihres Projekts in Procore organisieren möchten. Zum besseren Verständnis der Organisation von Einreichungen in Procore siehe Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einführung.

Der Einreichungen-Builder erstellt Einreichungs-Positionen mit den folgenden vom Benutzer bestätigten Feldern:

• Titel
  • Hinweis: Da der Titel in der Regel Text enthält, der sich auf den Einreichungstyp bezieht, überprüfen Sie, ob das Feld „Einreichungstyp“ korrekt ist, bevor Sie den Titel konfigurieren und anwenden. Die Anwendung des konfigurierten Titels aktualisiert automatisch alle vorhandenen Titel bei zu bestätigenden Einreichungen. Wenn Sie den „Typ“ einer Einreichung manuell ändern, nachdem Sie die Titel konfiguriert haben, wird der „Titel“ der Einreichung nicht automatisch aktualisiert.
• Typ
• Beschreibung
• Einreichungs-Manager

Der Einreichungen-Builder erstellt Einreichungs-Positionen mit den folgenden, vom System vorausgefüllten Feldern:

• Leistungsbeschr.-Abschnitt Nr. & Beschreibung
• Status (Alle erstellten Einreichungen haben den Entwurfsstatus.)
• Einreichungenummer
  • Hinweis:
    • Wenn für das Projekt die Einstellung "Number Submittals by Spec Section" aktiviert ist, werden die Submittals innerhalb ihrer Spec Section entsprechend nummeriert. Zum Beispiel: 
      • 06 25 09 - 001
      • 06 25 09 - 002
      • 06 25 09 - 003
    • Wenn für das Projekt die Einstellung „Zahl der Einreichungen je Leistungsbeschreibungsabschnitt“ deaktiviert ist, wird die gesamte Liste der geprüften Einreichungen unabhängig von der Leistungsbeschreibungszahl fortlaufend nummeriert.

Nächste Schritte

Nachdem Ihr Einreichungsregister mit den oben genannten Feldern erstellt wurde, gibt es noch viele weitere Felder, die für zusätzlichen Kontext aktualisiert werden sollten. Um diese verbleibenden Informationen zu Ihren Einreichungen hinzuzufügen, empfehlen wir die Verwendung von Procores Funktion für Massenaktionen zur Bearbeitung mehrerer Einreichungs-Positionen innerhalb von Paketen. Siehe Massenbearbeitung von Einreichungen in einem Paket. Die Funktion für Massenaktionen in Procore kann auch verwendet werden, um mehrere Einreichungs-Positionen außerhalb von Paketen zu bearbeiten. Siehe Massenaktionen verwenden > Bearbeiten im Einreichungen-Tool.

Siehe auch

Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Erstellung und Überprüfung

Einführung

Wenn Sie sich schon vor der Erstellung und Versendung der Einreichungen darüber im Klaren sind, wie Sie diese im Rahmen Ihres Projekts organisieren wollen, werden Sie später viel weniger Probleme haben. Überlegen Sie nicht nur, was für Ihre Designteams am besten geeignet ist, sondern berücksichtigen Sie auch Ihre Außendienstteams. Oft werden die Außendienstteams in dieser Phase nicht ausreichend berücksichtigt, was dazu führen kann, dass sie später Schwierigkeiten haben, genehmigte Dokumente zu finden. Außerdem ist es sehr viel schwieriger, die Organisationspläne für die Einreichung zu ändern, nachdem bereits einige Einreichungen zur Genehmigung eingereicht wurden, da die Nummerierung der Einreichungen zwischen Ihnen und Ihren Designteams möglicherweise nicht übereinstimmt.

Probleme bei der Verpackung und Genehmigung von Dokumenten

Als Einreichung gilt in der Regel jedes Dokument, das der Auftragnehmer dem Designteam vorlegt, um eine Genehmigung für die Verwendung in einem Projekt zu erhalten (Ausrüstung, Materialien usw.). In der Regel stellen sich die meisten Baufachleute ein Einreichungspaket als eine einzige PDF-Datei vor, die ein Deckblatt und alle Einreichungs-Positionen enthält. Wenn ein solches Paket an das Designteam geschickt wird, kann es Kommentare zu den einzelnen Posten abgeben, gibt aber in der Regel eine einzige Antwort wie „Genehmigt“ oder „Überprüfen und erneut einreichen“ für das gesamte Paket.  Wenn sich die Genehmigungen auf ein ganzes Paket beziehen, kann dies je nach dem Verfahren Ihres Unternehmens zur Überarbeitung der Einreichung zu Schwierigkeiten führen.

Einreichungspakete in Procore

In Procore haben die einzelnen Posten eines Einreichungspakets ihre eigenen Workflows und Genehmigungen und nicht das Paket als Ganzes. Innerhalb von Procore sind die einzelnen Posten eher mit den oben beschriebenen Paketen vergleichbar und die Einreichungspakete ähneln eher einer flexiblen Gruppierung verwandter Posten.

Der Hauptunterschied bei der Verwendung von Einreichungspaketen in Procore besteht darin, wie erneute Einreichungen verwaltet werden. In Procore werden bei der erneuten Einreichung eines Pakets nur die abgelehnten Posten erneut eingereicht, aber alle Posten verbleiben in demselben Paket, so dass die Suche in mehreren Dokumentenversionen entfällt. Procore zeigt die aktuellsten Versionen von Einreichungs-Positionen innerhalb von Paketen an.

Wenn dies zu ungewohnt ist, können Überarbeitungen auch in ein anderes Paket verschoben werden (als Paketüberarbeitung), wenn das Designteam sie von früheren Einreichungen getrennt halten möchte (Beispiel unten). Beachten Sie jedoch, dass wir diese Option nicht empfehlen, da sie für Außendienstmitarbeiter, die mehrere Pakete durchsuchen müssten, um Genehmigungen für Posten zu finden, ineffizient sein kann. 

Procores einzigartiges Konzept für Einreichungspakete geht auf viele der Schwierigkeiten ein, die Projektteams, insbesondere Außendienstmitarbeiter, beim Dokumentenmanagement haben.

• Da empfohlen wird, die Posten einzeln aufzulisten, ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine kritische Einreichung übersehen wird, deutlich geringer.
• Durch die Organisation der einzelnen Posten können bestimmte Einreichungen jederzeit beschleunigt werden, bleiben aber mit dem zugehörigen Paket verbunden.
• Einzelne Punkte können beliebig oft überarbeitet werden, aber es wird immer nur die aktuellste Version angezeigt. Dies verringert das Risiko, dass Projektteams auf eine frühere Version verweisen.
• Wenn die Posten einzeln aufgelistet sind, müssen die Außendienstmitarbeiter weniger Zeit mit dem Durchsuchen einzelner Pakete und großer PDF-Dateien mit mehreren Posten verbringen.

Nächste in dieser Serie

Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einreichungsauflistung

Siehe auch

• Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Erstellung und Überprüfung
• Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Verteilung und Überprüfung
• Bewährte Praktiken: Einstellung zu Einreichungen auf Unternehmensebene

Einführung

Sobald Sie festgelegt haben, wie Sie Ihre Einreichungspakete organisieren wollen, müssen Sie im nächsten Schritt entscheiden, wie Sie die Einreichungs-Positionen innerhalb jedes Pakets aufschlüsseln wollen (in der Regel als Einreichungsregister bezeichnet). Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, ein Einreichungsregister einzurichten, aber es gibt sicherlich Vor- und Nachteile für jede Option.

Ein Einreichungsregister beginnt traditionell mit der Spezifikation, also fangen wir dort an. Hier ist ein typischer Unterabschnitt aus dem Lastenheft für die Einreichung von Beleuchtungskörpern:

Wir empfehlen Ihnen, mit dem Aufbau Ihres Einreichungsregisters zu beginnen, indem Sie für jeden der in der Spezifikation als Anforderungen bezeichneten Punkte einen Einzelposten erstellen. In unserem obigen beispielhaften Leistungsbeschreibungsabschnitt sind dies folgende Punkte: Produktdaten, Werkstattzeichnungen, Qualifikationsdaten, Produktzertifikate, Qualitätskontrollberichte vor Ort, O&Ms und Garantie.

Auflistungsoptionen

Nächste in dieser Serie

Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Erstellung und Überprüfung

Siehe auch

• Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einführung
• Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Verteilung und Überprüfung
• Bewährte Praktiken: Einstellung zu Einreichungen auf Unternehmensebene

Einführung

In diesem Artikel finden Sie die empfohlene Abfolge von Ereignissen, um die Nutzung von Einreichungspaketen zu maximieren.

Schritt 1: Einreichungspakete und Posten erstellen

Schritt 2: (Optional) Verwalten der Nummerierung von Einreichungs-Positionen in einem Paket

Wir empfehlen Ihnen, die Nummer 0 als vorläufigen Platzhalter für die Nummern Ihrer Einreichungen zu verwenden, wenn Sie diese erstellen, da es schwierig sein kann, die Reihenfolge des Eingangs und des Versands zu bestimmen. Wenn Sie die Einreichungs-Positionen erhalten, aber bevor Sie sie zur Prüfung abschicken, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ auf dem Paket. In diesem Bearbeitungsmodus können Sie die Einreichungsnummern inline bearbeiten. Sobald die Einreichungsnummern festgelegt sind, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort, um das Paket massenweise zu bearbeiten und die Posten zur Überprüfung zu senden. 

Schritt 3: Massenbearbeitung von Einreichungs-Positionen in einem Paket

Wenn ein Einreichungsregister zu einem frühen Zeitpunkt erstellt wird (z. B. vor der Übernahme), sind die bekannten Details in den Einreichungs-Positionen im Allgemeinen begrenzt. Über die Schaltfläche „Massenbearbeitung“ innerhalb eines Einreichungspakets können Sie die fehlenden Daten schnell zu mehreren Einreichungs-Positionen innerhalb eines Pakets hinzufügen, sobald die Informationen bekannt werden. Von diesem Bildschirm aus können Sie auch einen Workflow anwenden. Ohne die Verwendung von Paketen wären dies zwei separate Schritte für jede Gruppe von Einreichungen, wenn Sie das Gleiche über die Massenbearbeitungsoption in der Listenansicht tun würden.

Schritt 4: Initiieren von Workflows und Übersichts-E-Mail-Benachrichtigungen

Nachdem die Workflows zu den Posten im Einreichungspaket hinzugefügt wurden, können Sie nun die E-Mails „Aktion erforderlich“ an die erste Person im Workflow senden. Im Gegensatz zur Einzelerstellung von Einreichungen, bei der mehrere Benachrichtigungs-E-Mails verschickt werden, sobald Sie auf „E-Mail erstellen und versenden“ klicken, wird bei Paketen ein anderer Ansatz verfolgt, der dazu führt, dass eine einzige E-Mail an jeden Benutzer gesendet wird.

Nachdem ein Workflow zu mindestens einer Einreichung in einem Paket hinzugefügt wurde, erscheint ein neues Warnbanner auf der Paketansichtsseite. Mit diesem Banner kann ein Admin-Benutzer eine einzelne E-Mail „Aktion erforderlich“ an die erste Person im Workflow senden. Ein großer Vorteil der Paketfunktion ist, dass weniger Einreichungs-E-Mails verschickt werden müssen.

Wir haben empfohlen, dass Sie E-Mails für alle Einreichungs-Positionen innerhalb eines Pakets gleichzeitig versenden. Sie können jederzeit neue Posten zu einem Paket hinzufügen, aber wenn Sie auf „Jetzt senden“ in dem Pakethinweisbanner klicken, werden auch alle zuvor gesendeten E-Mails erneut gesendet, was zu Verwirrung bei Ihren Einreichern/Genehmigern führen kann.

Schritt 5: Rolle des Einreichers - Paketprüfung und Antwort

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Jetzt senden“ klicken, werden dem Empfänger in der E-Mail „Aktion erforderlich“ alle Einreichungen angezeigt, die jetzt beantwortet werden müssen (in diesem Beispiel 4 Posten). Sie können auf den Link „In Procore prüfen“ klicken, um direkt zu der Seite in Procore zu gelangen, auf der sie die angeforderte Antwort und die Dokumente einreichen können.

Auf der Beispielprüfseite unten sehen Sie, dass bei allen vier Posten der Türdienstleister als "Zuständige Person" aufgeführt ist. In dieser Ansicht können die Nutzer alle ihre Posten auf einer einzigen Seite sehen und darauf reagieren. Dies ist ein weiterer großer Vorteil der Verwendung von Paketen. Wenn Sie für jeden Posten auf „Überprüfen“ klicken, wird das Fälligkeitsdatum angezeigt und die Felder für die Eingabe von Antworten, Kommentaren und Anhängen werden eingeblendet.

Da die Workflows bei den einzelnen Einreichungs-Positionen vorhanden sind, müssen die Fälligkeitsdaten nicht für alle Einreichungen eines Pakets gleich sein. Im obigen Beispiel haben wir eine Einreichungs-Position für eine Abschlussgarantie aufgenommen, die erst in einigen Monaten fällig ist. Wenn der Türdienstleister nicht bereit ist, diesen Posten jetzt einzureichen, kann er die anderen drei Posten einreichen, ohne durch diesen einen Abschlussposten aufgehalten zu werden. Der Türdienstleister bleibt als „zuständige Person“ für die Garantie bis zur Einreichung davon aufgeführt. Der Türdienstleister wird auch per E-Mail benachrichtigt, wenn er seine Unterlagen nicht bis zum Fälligkeitsdatum eingereicht hat. Dies ist eine gute Möglichkeit, den Überblick über die abzuschließenden Arbeiten zu behalten. Wenn die Designteams Ihres Projekts es vorziehen, „vollständige“ Pakete zu erhalten, können Sie jeden Abschlussposten einfach in ein separates Paket verschieben. 

Schritt 6: Rolle des Genehmigers - Paketprüfung und Antwort

Das Verfahren des Genehmigers ähnelt dem oben beschriebenen Verfahren des Einreichers. Der Genehmigende erhält eine einzige E-Mail „Aktion erforderlich“ mit den drei Posten in diesem Paket, die er überprüfen muss. Wenn Sie dem Link „In Procore überprüfen“ in der E-Mail folgen, ist der Überprüfungsbildschirm fast identisch mit dem der Einreicherrolle. Die einzigen Unterschiede sind die Auswahlmöglichkeiten unter dem Dropdown-Menü „Antwort“ und dem Abschnitt „Vorherige Antwort“.

Da die Workflows für die einzelnen Einreichungs-Positionen existieren, können sie jeweils an einen anderen Benutzer weitergeleitet oder separat genehmigt werden. Unabhängig davon, wie die Einreichungs-Positionen verlaufen, bleibt jeder Nutzer als „zuständige Person“ aufgeführt, bis er seine Antwort einreicht.

Nächste in dieser Serie

Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Verteilung und Überprüfung

Siehe auch

• Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einführung
• Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einreichungsauflistung

Einführung

In diesem Artikel über das letzte Einreichungspaket geht es um das Abschließen einer Einreichung, die Rückgabe an den Ersteller, das Erstellen von Revisionen und andere hilfreiche Informationen.

Verteilung von Paketen

Sobald die Einreichungs-Workflows abgeschlossen sind, sendet der Einreichungs-Manager in der Regel einzelne Posten an den verantwortlichen Auftragnehmer/Einreicher zurück. Da jede Einreichung ihren eigenen Workflow und ihre eigenen Genehmigungen hat, werden alle Einreichungs-Positionen über separate E-Mails verteilt, wie in Verteilen einer Einreichung.

Paketprüfung

Wie bei der Verteilung gibt es auch hier keine Revisionen auf Paketebene, da die Einreichungs-Positionen einzeln über separate Workflows genehmigt werden. Unter Bezugnahme auf Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einführung wird vermieden, dass Sie zwischen den beiden unter dem „Industrie"-Paket genannten Optionen wählen müssen. Es werden nur die Punkte bearbeitet, die erneut eingereicht werden müssen, was die Gesamtdauer der Genehmigungsverfahren verkürzt. Revisionen für Posten in einem Paket können auf verschiedene Weise verwaltet werden, aber hier sind die beiden häufigsten:

Fazit

Wir hoffen, dass diese Artikel den Zweck und die Vorteile von Procores Einreichungspaketfunktionalität verdeutlicht haben. Wir sind uns zwar bewusst, dass diese Funktionalität nicht für jedes Projekt oder Team die beste Lösung ist, doch sollten Sie diese abschließenden Überlegungen berücksichtigen, wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie die Einreichungen für Ihr nächstes Projekt organisieren wollen.

1. Einreichungspakete können als reines Organisationsinstrument genutzt werden, ohne dass Workflow-Benachrichtigungen aus den Paketen heraus versendet werden. Betrachten Sie es einfach als eine weitere Möglichkeit, Einreichungs-Positionen anzuzeigen und zu gruppieren.
2. Wenn Sie noch unsicher sind, wie Sie Einreichungspakete verwenden können, ermutigen wir Sie, sie anhand von umfassenden Auflistungen auszuprobieren. Diese Option entspricht vielleicht eher der Art und Weise, wie Sie bisher Posten verarbeitet haben. Wenn Sie sich entscheiden, dass es nichts für Sie ist, müssen Sie nicht eine Menge von Einreichungs-Positionen verwalten.
3. Auch wenn die Verwendung von Einreichungspaketen derzeit vielleicht nicht die richtige Wahl für Ihr Projekt ist, wird sich die Funktionalität im Laufe der Zeit weiterentwickeln und vielleicht später oder bei einem anderen Projekt besser für Sie funktionieren. Um über neue Versionen informiert zu bleiben, empfehlen wir Ihnen, sich für unser New Release Webinar zu registrieren.

Siehe auch

• Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einführung
• Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Einreichungsauflistung
• Bewährte Praktiken: Einreichungspakete - Erstellung und Überprüfung

Einführung

Der Workflow-Abschnitt aktiviert die Benachrichtigungs- und Ball-in-Court-Tracking-Komponenten des Einreichungen-Tools. Workflows bieten den Vorteil eines automatisierten Workflow-Fortschritts und von Benachrichtigungen über Aktionen/Überfälligkeiten. In diesem Artikel werden bewährte Methoden für die Bearbeitung von Einreichungs-Workflows erläutert. Bist du so weit?

Massenaktionen > Anwenden des Workflows

Mit dieser Funktion können Admin-Benutzer mehrere Einreichungselemente gleichzeitig auswählen und einen neuen Workflow oder eine vorgefertigte Workflow-Vorlage anwenden. Um einen Workflow in großen Mengen anwenden zu können, müssen sich alle Einreichungselemente im Entwurfsstatus befinden UND es muss noch kein Workflow angewendet werden. Im Folgenden werden die beiden Optionen für das Hinzufügen von Workflows zu Einreichungen beschrieben.

Massenersetzung eines Benutzers

Menschen wechseln regelmäßig in Projekte ein und aus, daher muss es eine Möglichkeit geben, einen workflow Benutzer einfach durch einen anderen Benutzer zu ersetzen. Wenn Sie einen Genehmiger, Einreicher oder Prüfer bei einer großen Anzahl von Einreichungen ersetzen müssen , kann ein Benutzer mit "Admin"-Berechtigungen für das Einreichungen-Tool des Projekts dies in den Konfigurationseinstellungen des Einreichungstools tun. Siehe Einstellungen konfigurieren: Einreichungen-Tool.

Ablehnen des Workflows und Zurücksetzen des Zuständigkeitsbereichs auf einen vorherigen Schritt

In vielen Szenarien kann es vorkommen, dass ein Administrator bei einer Einreichung auf einen früheren Workflow-Schritt zurücksetzen muss. Einige Beispielszenarien sind:

• Ein Workflow-Benutzer vergisst, einen Anhang hochzuladen, oder lädt den falschen Anhang zu seiner Antwort hoch
• Ein Workflow-Benutzer hat die falsche Antwort gegeben
• Die Einreichung wurde an falsche Genehmiger weitergeleitet

Ein Einreichungs-Manager kann jederzeit zu einem vorherigen Schritt zurückkehren. Für eine automatisiertere Erfahrung, die auf bestimmten Antworten basiert, empfehlen wir, die Einstellung "Workflow ablehnen"  zu aktivieren. Siehe Einstellungen konfigurieren: Ablehnen Workflowsaktivieren.

Überarbeitung der Einreichung

Die Funktion "Revision erstellen" erstellt eine Kopie der Details des Originalelements (unter einer Revisionsnummer), wobei alle zuvor im Workflow eingegebenen Daten ausgeschlossen sind. Die Workflow-Schritte werden kopiert, aber die Bestellung wird von Schritt eins neu gestartet, sodass Sie eine neue Einreichung über die Rolle "Einreicher" anfordern können. Diese Funktion stellt sicher, dass alle historischen Daten innerhalb des ursprünglichen Einreichungselements beibehalten werden, während gleichzeitig neue Daten zur Revision hinzugefügt werden können.