Einstellungen konfigurieren: Einreichungen-Tool

Konfigurieren Sie die Einstellungen des Einreichungen-Tools

1. Klicken Sie auf der Seite Einreichungseinstellungen konfigurieren auf Einreichungseinstellungen.
2. Konfigurieren Sie unter Einreichungseinstellungen diese Einstellungen:
   
   
   • Standard-Einreichungs-Manager
     Wählen Sie aus dieser Dropdown-Liste die Person aus, die Sie als Einreichungs-Manager für neue Einreichungen festlegen möchten.
   • Standardverteilung
     Wählen Sie alle Kontakte aus, die in die E-Mail-Benachrichtigungsverteilung des Tools für neue Einreichungen aufgenommen werden sollen.
   • Liste des Leistungsbeschr.-Abschnitt für die Einreichung nach Nummer sortieren
     Wählen Sie 'Aufsteigend' oder 'Absteigend' aus der Liste. Die Standardeinstellung ist absteigend (z. B. 999 zu 1).

   • Legen Sie die Sortierreihenfolge für Einreichungspaketelemente fest
     Wählen Sie 'Aufsteigend' oder 'Absteigend' aus der Liste. Die Voreinstellung ist aufsteigend (z. B. von a bis z).

   • Label für benutzerdefinierte Felder

     • Um ein kurzes Textfeld hinzuzufügen, geben Sie die gewünschte Feldbeschriftung in das Feld Beschriftung für benutzerdefiniertes Feld 1 (kurz) ein. Geben Sie beispielsweise ein: Sekundärvertragsnummer
     • Um ein langes Textfeld hinzuzufügen, geben Sie die gewünschte Feldbeschriftung in das Feld Beschriftung für benutzerdefiniertes Feld 2 (lang) ein. Geben Sie beispielsweise ein: Notizen
       Das Kurztextfeld wird für die Kurzdateneingabe verwendet. Das Langtextfeld ermöglicht Benutzern die Eingabe langer Textzeichenfolgen (z.B. Nachrichten) und bietet Benutzern außerdem grundlegende Formatierungswerkzeuge.
       Hinweis: Benutzerdefiniertes Feld 1 hat eine Zeichenbeschränkung von 255 Zeichen.
   • Fälligkeitstermine für dynamische Genehmiger
     Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen, um Procore die Möglichkeit zu geben, das Fälligkeitstermin des Genehmigers anzupassen. Um die Funktion AUS zu lassen, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert. Weitere Informationen zu dieser Einstellung finden Sie unter Was sind dynamische Fälligkeitsdaten für Genehmiger?
   • Neue Einreichungen werden fällig in
     Geben Sie eine Anzahl von Tagen in das Textfeld ein. Die Standardeinstellung in Procore ist 14 Tage.
     Hinweis: Das Fälligkeitsdatum gibt an, welche Tage für das Projekt als "Arbeitstage" festgelegt werden. Siehe Projektarbeitstage einstellen.

   • Standardmäßig private Einreichungen
     Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Einreichungen standardmäßig als privat einzustufen. In Procore schränkt die Kennzeichnung von Einreichungen als privat die Zielgruppe auf Benutzer ein, die über "Admin"-Rechte für das Einreichungen-Tool verfügen, sowie auf Mitglieder der Verteilerliste der Einreichung und auf Prüfer, die dem Einreichungs-Workflow zugewiesen sind. Standardmäßig ist dieses Kontrollkästchen in Procore deaktiviert, was bedeutet, dass neue Einreichungen für Benutzer mit der Berechtigung "Nur lesen" oder höher im Einreichungen-Tool sichtbar sind.
     Hinweis: Benutzer mit der granularen Berechtigung "View Private Submittals Associated to Users within Same Company" (Private Einreichungen anzeigen, die mit Benutzern innerhalb desselben Unternehmens verknüpft sind) in ihrer Berechtigungsvorlage können eine als "Privat" gekennzeichnete Einreichung anzeigen, wenn ein anderer Benutzer in ihrem Unternehmen der Ersteller der Einreichung ist oder als EInreichungs-Manager, Einreicher, Genehmigender oder Mitglied einer Verteilerliste benannt ist.

   • Genehmigern erlauben, Prüfer zu ihrem Schritt im Workflow hinzuzufügen
     Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert und ermöglicht es Genehmigern, andere Prüfer zur Einreichung hinzuzufügen. Prüfer sind mit Genehmigern identisch, außer dass sie keine anderen Prüfer hinzufügen können.

   • Antworten der Genehmiger sind standardmäßig erforderlich
     Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, damit die Antworten der Genehmiger auf Einreichungen standardmäßig erforderlich sind. Standardmäßig ist dieses Kontrollkästchen in Procore markiert, was bedeutet, dass bei der Genehmigung der Einreichung Antworten von ausgewählten Genehmigern erforderlich sind.

   • E-Mail-Erinnerungen für überfällige Einreichungen aktivieren
     Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um automatisch eine Überfälligkeitsbenachrichtigung per E-Mail an den Ball In Court-Benutzer zu senden, wenn das "Fälligkeitsdatum des Genehmigers" dieser Person für die Einreichung verstrichen ist. E-Mail-Erinnerungen werden nicht mehr versendet, sobald eine Einreichung 45 Tage überfällig ist. Dieses Kontrollkästchen ist in Procore standardmäßig aktiviert. 

   • QR-Codes für Einreichungen und benutzerdefinierte PDF-Vorlagen aktivieren
     Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit QR-Codes für Einreichungen generiert werden können. Siehe Generieren eines QR-Codes für eine Einreichung.

   • Berechnungen zum Einreichungszeitplan aktivieren
     Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert. Wenn diese Option aktiviert ist, enthält die Seite Neue Einreichung den Bereich Informationen zum Terminplan der Einreichung, der die Dateneingabe des Endbenutzers in das Feld „Erforderliches Datum vor Ort“ aufnimmt und automatisch das „Geplante Rückgabedatum“, das „Geplante Abschlussdatum der internen Überprüfung“ berechnet und 'Geplante Einreichung bis Datum'.

     • Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Endbenutzer die Funktion wie unter Einrichten der Berechnungen zum Einreichungszeitplan beschrieben einrichten.

     • Um zu erfahren, wie diese Funktion im Einreichungen-Tool funktioniert, siehe Berechnen von Übergabeterminplaninformationen (falls aktiviert).

   • Benutzern das Herunterladen von E-Mail-Anhängen ohne Anmeldung in Procore erlauben
     Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Benutzern das Herunterladen eines E-Mail-Anhangs (der in den allgemeinen Informationen der Einreichung oder in einem Workflow-Schritt hinzugefügt wurde) aus dem Text einer E-Mail zu gestatten, ohne sich in Procore anzumelden. Diese Download-Links verfallen 14 Kalendertage nach dem Tag, an dem die E-Mail gesendet wurde. Standardmäßig ist dieses Kontrollkästchen deaktiviert.

     Hinweis: 

     • Bei Anhängen von Einreichungen und Anhängen, die bei der Verteilung und Weiterleitung einer Einreichung in das Feld „Anhänge“ hochgeladen werden, ist keine Benutzeranmeldung zum Download des Anhangs erforderlich, auch wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist.
     • Bei Anhängen, die bei der Weiterleitung einer Einreichung in das Feld „Anhänge“ hochgeladen werden, ist keine Benutzeranmeldung zum Download der Anhänge erforderlich, auch wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist.
     • Für Anhänge, auf die Sie durch Klicken auf PDF anzeigen in der E-Mail zugreifen, müssen sich die Benutzer anmelden, um den Anhang herunterzuladen, auch wenn diese Kontrollkästchen markiert ist.
   • Anzahl der Einreichungen nach Leistungsbeschreibungsabschnitt
     Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Einreichungsnummern automatisch mit der Nummer des Spezifikationsabschnitts angehängt. Wenn der Spezifikationsabschnitt beispielsweise 03-3000-Beton ist, wird die erste Einreichung mit diesem Spezifikationsabschnitt mit 03-3000-1 nummeriert.

   • Ablehnen Workflows aktivieren
     Wenn diese Option aktiviert ist, leiten die Einreichungsantworten " Ablehnen" oder "Überarbeiten und erneut einreichen" eines workflow Genehmigers automatisch die Zuständigkeit an den Einreichungs-Manager weiter, um den nächsten Schritt zu bestimmen.

     • Der Einreichungs-Manager wird per E-Mail benachrichtigt, dass er aufgrund einer "Ablehnen"- oder "Überarbeiten und erneut einreichen"-Antwort nun der Ball in Court-Benutzer ist. Wenn die Zuständigkeit an den Einreichungs-Manager weitergeleitet wird, kann dieser Folgendes tun:
       • Schließen Sie die Einreichung und erstellen Sie bei Bedarf eine Überarbeitung.
       • Bringen Sie den Ball im Gericht zum vorherigen Schritt im workflow zurück.
       • Setzen Sie die workflow fort.
         • Wenn ein workflow fortgesetzt wird, macht er dort weiter, wo er aufgehört hat. Zum Beispiel:
           • Wenn die Antwort "Ablehnen" oder "Überarbeiten und erneut senden" in einem Schritt ohne andere Genehmiger eingegeben wurde, geht der workflow zum nächsten Schritt über. Wenn es keinen nächsten Schritt gibt, wird der workflow abgeschlossen.
           • Wenn die Antwort "Ablehnen" oder "Überarbeiten und erneut senden" in einem Schritt mit weiteren erforderlichen Genehmigenden eingegeben wurde, die noch nicht geantwortet haben, wird der workflow im selben Schritt fortgesetzt, damit die anderen erforderlichen Genehmiger antworten können.

      Wichtig

     • Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird ein neues Verhalten für alle neuen Einreichungen workflow Antworten innerhalb eines Projekts eingeführt, einschließlich neuer Antworten auf derzeit laufende Workflows. 
     • Bevor Sie diese Projekteinstellung aktivieren, ist es wichtig, vorhandene Workflows und Vorlagen zu bewerten, um festzustellen, ob Änderungen erforderlich sind. 
     • Workflows, die mit zusätzlichen Schritten des Einreichungs-Managers erstellt wurden, um die Antworten "Abgelehnt" und "Überarbeiten und erneut senden" zu überprüfen, sind bei aktivierter Funktion wahrscheinlich nicht mehr erforderlich und können aus der workflow- oder workflow Vorlage entfernt werden. 
     • Diese Funktion gilt auch für alle benutzerdefinierten Antworten, die den Antworttypen "Ablehnen" oder "Überarbeiten und erneut senden" zugeordnet sind.
     • Wenn der Einreichungs-Manager beschließt, den Ball in Court auf einen vorherigen workflow Schritt zurückzusetzen, wird diese Aktion im Änderungsverlauf aufgezeichnet, ist aber in den Meldetools nicht meldepflichtig.  Wenn Sie zu dem alten Verhalten zurückkehren möchten, das den Ball in Court immer nach vorne verschiebt, deaktivieren Sie die Einstellung "Ablehnen Workflows aktivieren" und speichern Sie Ihre Auswahl. 
     • Entweder der designierte Einreichungs-Manager oder ein Benutzer mit Admin-Berechtigungen für das Einreichungen-Tool kann eine workflow fortsetzen.

      

3. Wählen Sie unter Einreichungs-E-Mails eine der folgenden Optionen aus, um die E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen für Einreichungselemente zu konfigurieren:
   Hinweis: 
   • Diese E-Mail-Einstellungen gelten nicht beim Senden und erneuten Senden vonEinreichungen in Einreichungspaketen. Siehe E-Mails für Einreichungspakete.
   • Weitere Informationen zu den Aktionen, die eine automatische E-Mail-Benachrichtigung auslösen, finden Sie unter Wann sendet das Einreichungen-Tool E-Mail-Benachrichtigungen an Procore-Benutzer? 
   • E-Mails mit „Aktion erforderlich“ können nicht deaktiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Warum kann ich die vom Einreichungen-Tool gesendeten „Aktion erforderlich“-E-Mails nicht deaktivieren?
4. Entfernen Sie ein Häkchen aus dem gewünschten Kontrollkästchen, um zu verhindern, dass das System eine automatische E-Mail-Benachrichtigung an die Benutzer sendet, die in jeder Rolle für jedes Ereignis festgelegt sind.
5. Setzen Sie ein Häkchen in das entsprechende Kontrollkästchen, um dem System die Berechtigung zu erteilen, eine automatische E-Mail-Benachrichtigung an den Benutzer mit der entsprechenden Rolle für jedes Ereignis zu senden.
6. Klicken Sie auf Auf Standard zurücksetzen, um die Standardeinstellungen des Systems für Einreichungs-E-Mails wiederherzustellen.
   
   
    
7. Wenn Sie mit der Aktualisierung der Einstellungen auf der Seite Einreichungseinstellungen fertig sind, klicken Sie auf Aktualisieren.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Einreichungsantworten

Workflow-Benutzer ersetzen

Sie können einen Benutzer in Einreichungs-Workflows in großen Mengen für alle Einreichungen ersetzen, für die er eine "ausstehende" Antwort hat. Wenn Sie workflow Benutzer ersetzen:

• Nur Workflows, bei denen sich die Antwort des aktuellen Benutzers im Status Ausstehend befindet, werden durch den neuen Benutzer ersetzt.
• Wenn ein aktueller Benutzer bereits in einem workflow geantwortet hat, wird er NICHT durch den neuen workflow Benutzer ersetzt.
• Der neue workflow-Benutzer erhält nur neue workflow-E-Mails. Sie erhalten keine workflow E-Mails, die zuvor an den aktuellen Benutzer gesendet wurden.

Benutzerberechtigungen für das Einreichungen-Tool festlegen

Wenn Sie eine kleine Anzahl von Benutzern haben, denen keine Berechtigungsvorlagen zugewiesen sind, können Sie die Benutzerberechtigungen für das Einreichungen-Tool des Projekts mit den folgenden Schritten verwalten. Wenn Sie eine große Anzahl von Benutzern haben, empfehlen wir Ihnen, die Benutzerberechtigungen für die Procore-Projekttools mithilfe von Berechtigungsvorlagen zu verwalten. Siehe Vorlagen für die Verwaltung von Projektberechtigungen.

1. Rufen Sie das Einreichungen-Tool des Projekts auf.
2. Klicken Sie auf das Einstellungen konfigurieren-Symbol.
3. Klicken Sie auf Berechtigungstabelle. 
4. Legen Sie die Berechtigung jedes Benutzers für die Registerkarte Einreichungen gemäß Ihren Präferenzen fest.
   •  Zugriff
   •  Kein Zugang
     Hinweis: Eine vollständige Liste der verfügbaren Aufgaben nach Berechtigungsstufe finden Sie unter Berechtigungen.
5. Klicken Sie auf Zurück, wenn Sie die Aktualisierung der Benutzerberechtigungen abgeschlossen haben.