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Eine Einreichung verteilen

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Ziel

Eine Einreichung verteilen.

Hintergrund

Benutzer, denen Berechtigungen auf 'Admin'-Ebene für das Einreichungen-Tool zugewiesen wurden, haben die Möglichkeit, überprüfte Einreichungen an den verantwortlichen Auftragnehmer und andere relevante Stakeholder (z.B. Subunternehmer, Superintendent, Projektmanager usw.) zu verteilen. Durch die elektronische Verteilung von Kopien der geprüften Einreichungen an wichtige Teammitglieder (die im Einreichungs-Workflow genehmigend sein können oder nicht), stellen Sie Ihren Projektteams Mitteilungen zur Verfügung, die es ihnen ermöglichen, voranzukommen.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf der Ebene „Administrator“ für das Einreichungen-Tool des Projekts.
  • Voraussetzungen:
    Die Mindestanforderungen für eine zu verteilende Einreichung sind wie folgt:
    • Die Einreichung muss mindestens einen (1) Genehmiger haben, der dem Einreichungs-Workflow hinzugefügt wurde.
    • Die Einreichung muss von mindestens einem (1) Genehmiger beantwortet werden.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sie können keine Einreichungen im Papierkorb verteilen.
    • Nach der Verteilung ändert das System den Status der Vorlage automatisch auf Geschlossen .

Video

 

Die Videoinhalte spiegeln möglicherweise nicht genau den aktuellen Stand des Systems wider und/oder sind nicht mehr aktuell.

Schritte

Eine Einreichung verteilen

  1. Navigieren Sie zum Einreichungen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Posten.
  3. Klicken Sie auf Anzeigenneben der Einreichung, die Sie verteilen möchten.
    Hinweis:
    • Wenn Sie eine lange Liste von Einreichungen haben, können Sie Filter anwenden oder die Liste der Einreichungen durchsuchen. Siehe Suchen und Filtern von Einreichungen. 
    • Je nach Status des Einreichungs-Workflow wird eines dieser Banner angezeigt:
      • Wenn alle erforderlichen Mitglieder des Einreichungs-Workflows ihre Antworten eingereicht haben, erscheint ein grünes Banner „Workflow ist abgeschlossen“.

        submittals-workflow-is-complete.png
         
      • Wenn ein oder mehrere Mitglieder des Einreichungs-Workflows ihre Antwort noch nicht eingereicht haben, erscheint ein blaues Banner „Workflow in Bearbeitung“. 

        submittals-workflow-in-progress-others.png
         
      • Wenn Sie Mitglied des Arbeitsablaufs für die Einreichung sind und Ihre Antwort noch nicht eingereicht haben, erscheint ein gelbes Banner mit der Aufschrift „Workflow in Bearbeitung“.

        submittals-workflow-in-progress-you.png
         
  4. Wenn mindestens ein erforderliches Mitglied des Einreichungs-Workflows seine Antwort übermittelt hat, klicken Sie auf „Schließen und verteilen“.

    submittal-close-and-distribute.png
     
  5. Gehen Sie auf der Seite Schritt 1: Wählen Sie aus, welche Anhänge und Antworten Sie verteilen möchten wie folgt vor:

    step-1-select-responses.png
     
    1. Setzen Sie ein Häkchen in die Kästchen, die den zu verteilenden Anhängen und Antworten entsprechen.
    2. Klicken Sie auf Nächster Schritt .
  6. Gehen Sie auf der Seite Schritt 2: Verteilung vorbereiten wie folgt vor:

    step-2-prepare-distribution-checkboxes.png
    1. Zu . Wählen Sie aus dieser Dropdown-Liste beliebige Empfänger aus.
    2. Status . Stellen Sie den Status sicher (z. B. Geschlossen).
    3. Antwort(en) . Stellen Sie sicher, dass die in Schritt 1 ausgewählten Antworten angezeigt werden.
    4. Anhänge einschließen? . Wenn der Genehmiger seiner Antwort einen Dateianhang beigefügt hat, nimmt das System ihn standardmäßig in die Verteilung auf. Um die Anhänge aus der Verteilung zu entfernen, entfernen Sie das Häkchen aus diesem Kontrollkästchen.
    5. Kommentar einschließen? Wenn der Genehmiger seiner Antwort einen Kommentar beigefügt hat, nimmt das System ihn standardmäßig in die Verteilung auf. Um den Kommentar aus der Verteilung zu entfernen, entfernen Sie das Häkchen aus diesem Kontrollkästchen.
    6. Nachricht. Geben Sie Text ein, der als Textkörper der E-Mail-Nachricht Ihrer Verteilung dienen soll.
    7. Datei(en) anhängen . Klicken Sie auf diesen Link, um Datei(en) an Ihre Verteilung anzuhängen.
      ODER
    8. Datei(en) ziehen und ablegen . Verwenden Sie einen Drag-and-Drop-Vorgang, um beliebige Dateien von Ihrem Computer als Anhang hinzuzufügen.
    9. Klicken Sie auf Nächster Schritt.
  7. Gehen Sie auf der Seite Schritt 3: Vorschau und Verteilung wie folgt vor:

    step-3-preview-and-distribute.png
     
    • Vorheriger Schritt . Wenn Sie die Verteilung bearbeiten möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche, um zum vorherigen Schritt zurückzukehren.
      ODER
    • Verteilen . Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Einreichung zu verteilen.
      Anmerkungen:
      • Das System exportiert eine PDF-Datei der Einreichung und sendet sie per E-Mail an die Person, die auf Verteilen geklickt hat, sowie an alle Empfänger.
      • Die in die E-Mail exportierte PDF-Datei enthält den Namen der Person, die die Einreichung verteilt hat, sowie ihren Unternehmensnamen.
      • Der Status der Einreichung wird auf Geschlossen gesetzt.
      • Das System protokolliert Datum, Aktion und Zeitstempel auf der Registerkarte Änderungsverlauf.
      • Das Banner „Einreichung verteilt“ erscheint (wie unten abgebildet) und zeigt das Datum und die Uhrzeit an, zu der die Einreichung verteilt wurde.

        submittal-distributed.png

Nächster Schritt