Bewährte Praktiken: Einstellung zu Einreichungen auf Unternehmensebene
Hinweis
Auf dieser Seite werden die empfohlenen bewährten Praktiken für die Einrichtung des Einreichungen-Tools des Projekts beschrieben. Anleitungen, Videos und weitere Informationen über das Einreichunge-Tool des Projekts finden Sie hier auf der Landing Page des Tools.Einführung
Bevor Ihr Team mit der Erstellung von Einreichungen beginnt, sollten Sie sicherstellen, dass alle Konfigurationen auf Unternehmensebene vorhanden sind. Dies trägt dazu bei, spätere Probleme und Nacharbeiten zu vermeiden. Sind Sie bereit?
Warum sollte ich das jetzt tun?
Durch die Festlegung dieser Standardwerte wird sichergestellt, dass die Projektteams die richtigen Informationen erfassen, wenn sie mit der Nutzung von Procore beginnen. So können Sie die für Ihre Projekte erfassten Daten standardisieren und verhindern, dass Sie alle zuvor erstellten Vorlagen bearbeiten müssen, um fehlende Informationen zu ändern oder hinzuzufügen. Es gibt zwar eine Massenbearbeitung von Einreichungen, aber sie funktioniert nur innerhalb eines einzelnen Projekts und bestimmter Felder, so dass es mühsam werden kann, wenn Sie Einreichungsdaten für mehrere Projekte ändern müssen.
Benutzerdefinierte Einreichungstypen erstellen
Mit dem Procore-Tool für Einreichungen können Sie jede Art von Dokument weiterleiten, das einen Genehmigungsworkflow für Ihr Projekt erfordern könnte. Mit Hilfe von Einreichungstypen können Sie diese Dokumente organisieren, indem Sie separate Kategorien von Einreichungen erstellen. Diese Typen können gefiltert und in Berichten dargestellt werden, damit Ihre Projektteams genau das finden, wonach sie suchen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie sich durch eine 100-seitige Vorlage kämpfen mussten, um ein bestimmtes Datenblatt zu finden!
Bewährte Praktik
In Procore gibt es bereits mehrere Standardvorlagetypen, aber wir ermutigen Sie, weitere für Ihre Teams zu erstellen. Wir haben diese Liste mit Empfehlungen für Sie zusammengestellt:
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Warum sollte ich das jetzt tun?
Mit benutzerdefinierten Einreichungstypen können Sie Ihre Einreichungsregistrierung effizienter organisieren. Anstatt mehrere Arten von Einreichungen zu kombinieren, wird es als bewährte Praktik angesehen, für jede Art von Einreichung eine separate Vorlage zu erstellen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie die Anforderungen für die Einreichung von Unterlagen für das Projekt erfüllen, und es erleichtert Ihren Baustellenmitarbeitern das schnelle Auffinden bestimmter Informationen zu den eingereichten Unterlagen.
Mit benutzerdefinierten Vorlagetypen können Sie die Kategorien und Benennungskonventionen entsprechend den Präferenzen Ihres Unternehmens festlegen. Da verschiedene Entwicklungsteams möglicherweise unterschiedliche Terminologien verwenden, empfehlen wir, diese frühzeitig festzulegen, damit Sie zum Beispiel nicht mehrere Versionen von „Produktinformationen“ haben.
Weitere Überlegungen
Wenn Sie das Tool zum Generieren von Einreichungen (Submittal Builder) verwenden möchten, um Ihr Einreichungsregister anhand von Baubeschreibungen zu erstellen, beachten Sie bitte, dass Sie bereits eine exakte Übereinstimmung in Ihrem Procore-Konto haben müssen, damit der Einreichungstyp automatisch ausgefüllt wird. Die einzige Ausnahme besteht darin, dass wir die Pluralformatierung berücksichtigen. Wenn Sie zum Beispiel einen benutzerdefinierten Typ namens „Ladenpläne“ haben, erkennt Submittal Builder die Verwendung von „Ladenplan“ dies als denselben Typ. Submittal Builder kategorisiert alle nicht gefundenen Typen als „Sonstige“. Diese können natürlich später manuell geändert werden.
Sie können jederzeit weitere benutzerdefinierte Einreichungstypen hinzufügen, aber wenn Sie sie nach der Ausführung des Submittal Builders hinzufügen, wird Procore diese neuen Typen nicht rückwirkend einfügen. Bei einer Bildschirmaktualisierung wird dieser neue Einreichungstyp jedoch im Dropdown-Menü „Einreichungstyp“ in Submittal Builder als verfügbare Option angezeigt.
Benutzerdefinierte Einreichungs-Status erstellen
Standardmäßig bietet Procore 3 Standardstatus für Einreichungen: Offen, Geschlossen und Entwurf. Diese Statusangaben sind jedoch oft nicht spezifisch genug, damit jeder genau verstehen kann, an welchem Punkt des Einreichungs- und Genehmigungsprozesses sich eine Vorlage befindet.
Eine offene Einreichung kann eine der folgenden Möglichkeiten beinhalten:
- Eine Einreichung, die angefordert, aber noch nicht erhalten wurde
- Eine Einreichung, die eingegangen ist und geprüft wird (entweder intern oder extern)
Eine geschlossene Einreichung kann eine der folgenden sein:
- Eine Einreichung, die mit oder ohne Ausnahmen genehmigt wurde
- Eine Einreichung, die abgelehnt oder als „Überarbeiten und neu einreichen“ markiert wurde
Bewährte Praktik
Wir empfehlen, über die Procore-Standardstatus für Einreichungen hinauszugehen. Hier finden Sie eine Liste von Empfehlungen:
- Warten auf Einreichung (gilt als offen)
- Ausstehende Überprüfung (gilt als offen)
- Genehmigt/Keine Ausnahmen (gilt als abgeschlossen)
- Genehmigt mit Kommentaren/Ausnahmen (gilt als abgeschlossen)
- Überarbeiten und erneut senden (gilt als geschlossen)
- Abgelehnt (gilt als abgeschlossen)
- Annullierung (gilt als geschlossen)
- Nur für Aufzeichnungszwecke (gilt als abgeschlossen)
Warum sollte ich das jetzt tun?
Mit dem Standardstatus allein würden genehmigte Einreichungen mit allen anderen geschlossenen Einreichungen, einschließlich abgelehnter Einreichungen, aufgeführt werden. Mit benutzerdefinierten Übermittlungsstatus können Sie die Optionen erweitern und Ihren Projektteams Klarheit darüber verschaffen, wo genau die Einreichung steht. Auf diese Weise lassen sich mögliche Verzögerungen erkennen und die Teams können sich vergewissern, dass sie die aktuelle und genehmigte Einreichung betrachten. Ohne benutzerdefinierte „Geschlossen“-Status wie „Genehmigt/Keine Ausnahmen“ oder „Abgelehnt“ wird es für Benutzer, die versuchen, die genehmigte Version der Einreichung zu finden, schwierig, wenn alle Überarbeitungen der Einreichung den Status „Geschlossen“ haben.
Ihre konfigurierbaren Feldsätze definieren
Mit konfigurierbaren Feldern stellt Procore sicher, dass Ihr Projektteam nur Felder sieht, die für den Prozess Ihres Unternehmens relevant sind, und dass alle erforderlichen Felder für Ihre Geschäfts-Standardarbeitsanweisung ausgefüllt werden.
Warum sollte ich das jetzt tun?
Durch die Definition eines Feldsatzes wird ein Großteil des Rauschens vermieden, das entsteht, wenn es mehr Felder gibt, als für Ihren Geschäftsprozess erforderlich sind. Die Vereinfachung der Interaktion mit den Eingabefeldern kann dazu beitragen, dass Ihre Teams das Angebot besser annehmen. Durch die Definition dieser benutzerdefinierten Feldvorgaben wird sichergestellt, dass die Projektteams die richtigen Informationen erfassen, wenn sie mit der Nutzung von Procore beginnen. So können Sie die für Ihre Projekte gesammelten Daten standardisieren und verhindern, dass alle zuvor erstellten Eingaben bearbeitet werden müssen, um die zusätzlichen fehlenden Informationen zu ändern oder hinzuzufügen. Es gibt zwar eine Massenbearbeitung von Einreichungen, aber sie funktioniert nur innerhalb eines einzelnen Projekts und bestimmter Felder, so dass es mühsam werden kann, wenn Sie Einreichungsdaten für mehrere Projekte ändern müssen.
Eigene benutzerdefinierte Felder definieren
Benutzerdefinierte Felder ermöglichen Ihren Teams, unternehmens- und/oder projektspezifische Daten zu erfassen.
Warum sollte ich das jetzt tun?
Ähnlich wie bei Feldsätzen stellt die Definition von benutzerdefinierten Feldern jetzt sicher, dass die Projektteams die für Ihre Geschäftsprozesse wichtigen Daten erfassen. Obwohl benutzerdefinierte Felder später hinzugefügt werden können, unterstützt Procore noch nicht das Hinzufügen von Daten zu diesen Feldern in einem Massenvorgang für bereits erstellte Elemente.
Allgemeine Beispiele
Benutzerdefinierte Felder
- LEED-Einreichung? (unter Verwendung des benutzerdefinierten Feldtyps „Kontrollkästchen“)
- Priorität (unter Verwendung des benutzerdefinierten Mehrfachauswahl-Feldtyps)