Bewährte Praktiken: Einstellung zu Einreichungen auf Unternehmensebene
Hinweis
Auf dieser Seite werden die empfohlenen bewährten Praktiken für die Einrichtung des Einreichungen-Tools des Projekts beschrieben. Klicken Sie auf hier, um Tutorials, Videos und weitere Informationen über das Einreichungen-Tool des Projekts anzuzeigen.Einführung
Bevor Ihr Team mit der Erstellung von Anträgen beginnt, sollten Sie sicherstellen, dass alle Konfigurationen auf Unternehmensebene vorhanden sind. So lassen sich spätere Probleme und Nacharbeiten vermeiden. Sind Sie bereit?
Warum sollte ich das jetzt tun?
Sie sollten diese Konfigurationen jetzt festlegen, um die von Ihren Projektteams eingegebenen Daten von Anfang an zu standardisieren. Dies erspart es Ihnen, bestehende Einreichungen zu bearbeiten, um fehlende Informationen nachträglich zu ändern oder zu ergänzen. Obwohl Sie Einreichungen in großen Mengen bearbeiten können, können Sie nur bestimmte Felder in einem einzelnen Projekt in großen Mengen bearbeiten.
Benutzerdefinierte Einreichungstypen
Mit dem Einreichungen-Tool von Procore können Sie jede Art von Dokument weiterleiten, das eine Genehmigung workflow für Ihr Projekt erfordern könnte. Mit Einreichungstypen können Sie diese Dokumente organisieren, indem Sie separate Kategorien von Einreichungen erstellen. Siehe Benutzerdefinierte Einreichungstypen erstellen. Ihre Projektteam können die Einreichungen nach ihrer Art filtern und auswerten, um die benötigten Daten leicht zu finden.
Bewährte Praktik
Wir empfehlen Ihnen, zusätzliche Typen für Ihre Projektteams zu erstellen. Hier sind einige beliebte Typen, die wir empfehlen:
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Warum sollte ich das jetzt tun?
Mit benutzerdefinierten Einreichungstypen können Sie Ihre Einreichungen effizienter organisieren. Sie sollten benutzerdefinierte Einreichungstypen zu Beginn Ihres Projekts erstellen, damit Ihr Projektteam sie verwenden kann, sobald es mit der Erstellung von Einreichungen beginnt. Es empfiehlt sich, je nach Bedarf für jeden Typ separate Einreichungen zu erstellen, anstatt Einreichungen unter einem Typ zusammenzufassen, der nicht für alle Posten gilt. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie die Anforderungen für die Einreichung des Projekts erfüllen, und Ihren Projektteams das schnelle Auffinden spezifischer Einreichungsinformationen erleichtern.
Mit benutzerdefinierten Einreichungstypen können Sie die Kategorien und Benennungskonventionen entsprechend den Präferenzen Ihres Unternehmens festlegen. Da verschiedene Entwicklungsteams möglicherweise unterschiedliche Terminologien verwenden, empfehlen wir, diese frühzeitig festzulegen, damit Sie nicht mehrere Versionen von „Produktinformation“ haben.
Zusätzliche Überlegungen: Einreichungen-Builder
Wenn Sie planen, den Einreichungen-Builder zu verwenden, um Ihr Einreichungsregister aus Spezifikationen zu erstellen, wird der Einreichungstyp nur dann automatisch ausgefüllt, wenn es eine exakte Übereinstimmung für den Typ in Ihrem Procore-Konto gibt. Plurale werden als exakte Übereinstimmung betrachtet. Zum Beispiel passt „Werkstattplan“ zu „Werkstattpläne“. Wenn keine exakte Übereinstimmung gefunden wird, wählt der Einreichungen-Builder „Andere“ als Einreichungstyp aus. Wenn Sie benutzerdefinierte Einreichungstypen nach der Verwendung des Einreichungen-Builders hinzufügen, müssen Sie alle vorhandenen Einreichungen manuell mit den neuen Typen aktualisieren, falls erforderlich.
Siehe Bewährte Praktiken: Einreichungen-Builder für weitere Überlegungen und Empfehlungen.
Benutzerdefinierte Einreichungsstatus
Procore bietet 3 Standard-Status für Einreichungen: Offen, Abgeschlossen und Entwurf. Sie könnten jedoch weitere Status hinzufügen, um genau zu zeigen, wo sich eine Einreichung in ihrem Einreichungs- und Genehmigungsprozess befindet.
Eine „offene“ Einreichung kann Folgendes sein:
- Eine Einreichung, die angefordert, aber noch nicht erhalten wurde
- Eine Einreichung, die eingegangen ist und geprüft wird (entweder intern oder extern)
Eine „geschlossene“ Einreichung kann Folgendes sein:
- Eine Einreichung, die mit oder ohne Ausnahmen genehmigt wurde
- Eine Einreichung, die abgelehnt oder als „Überarbeiten und neu einreichen“ markiert wurde
Bewährte Praktik
Wir empfehlen, benutzerdefinierte Einreichungsstatus hinzuzufügen, die zu den Prozessen in Ihrem Unternehmen passen. Siehe Benutzerdefinierte Einreichungs-Protokollstatus erstellen. Hier sind einige allgemeine Empfehlungen:
- In Erwartung der Einreichung (gilt als „offen“)
- Anhängige Überprüfung (gilt als „offen“)
- Genehmigt / Keine Ausnahmen (gilt als „abgeschlossen“)
- Genehmigt mit Kommentaren / Ausnahmen (gilt als „abgeschlossen“)
- Überarbeitung und erneute Einreichung (gilt als „abgeschlossen“)
- Abgelehnt (gilt als „abgeschlossen“)
- Ungültig (gilt als „abgeschlossen“)
- Nur für die Akten (gilt als „abgeschlossen“)
Warum sollte ich das jetzt tun?
Sie sollten zu Beginn eines Projekts benutzerdefinierte Einreichungsstatus hinzufügen, damit die Optionen für die Projektteams sofort zur Verfügung stehen. Anhand klarer Statusangaben können Teams erkennen, ob eine Einreichung Gefahr läuft, sich zu verzögern, und feststellen, ob es sich um die aktuellste und genehmigte Version handelt. Ohne benutzerdefinierte Status wie „Genehmigt / Keine Ausnahmen“ oder „Abgelehnt“ könnte es für Benutzer schwierig sein, die endgültige Version einer Einreichung zu finden, wenn alle Einreichungen den Status „Abgeschlossen“ haben.
Konfigurierbare Fieldsets
Verwenden Sie konfigurierbare Feldsätze, um sicherzustellen, dass Ihr Projektteam nur die Felder sieht und ausfüllt, die für die Prozesse Ihres Unternehmens relevant sind. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.
Warum sollte ich das jetzt tun?
Sie sollten den Feldsatz für die Einreichungen Ihres Projekts zu Beginn des Projekts definieren, um den Einreichungsprozess zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Ihre Teams von Anfang an die richtigen Informationen in Procore eingeben, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen. Dies erhöht die Akzeptanz von Procore und verringert die Notwendigkeit, Einreichungen später manuell zu bearbeiten. Obwohl Sie mehr als eine Einreichung gleichzeitig bearbeiten können, können Sie nur bestimmte Felder in einem einzelnen Projekt massenweise bearbeiten.
Benutzerdefinierte Felder
Benutzerdefinierte Felder ermöglichen Ihren Teams, unternehmens- und/oder projektspezifische Daten zu erfassen. Siehe Neue benutzerdefinierte Felder erstellen.
Warum sollte ich das jetzt tun?
Ähnlich wie bei Feldsätzen hilft die Definition benutzerdefinierter Felder zu Beginn eines Projekts sicherzustellen, dass die Projektteams die für Ihre Geschäftsprozesse wichtigen Daten erfassen. Obwohl benutzerdefinierte Felder zu jedem Zeitpunkt während eines Projekts hinzugefügt werden können, unterstützt Procore nicht das Hinzufügen von Daten zu benutzerdefinierten Feldern in großen Mengen für bestehende Einreichungen.
Allgemeine Beispiele
Benutzerdefinierte Felder
- LEED-Einreichung? (unter Verwendung des benutzerdefinierten Feldtyps „Kontrollkästchen“)
- Priorität (unter Verwendung des benutzerdefinierten Mehrfachauswahl-Feldtyps)