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Procore

Einen Sekundärvertrag mit DocuSign® ausfüllen

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  2. Als PDF speichern

Ziel

So schließen Sie den Prozess der elektronischen Unterschrift für einen Kreditorenvertrag unter Verwendung der Procore + DocuSign®-Integration ab.

Hintergrund

Nachdem Sie eine Bestellung oder einen Unterauftrag erstellt haben, können Procore-Benutzer mit einem DocuSign®-Konto einen DocuSign®-Umschlag für den Sekundärvertrag vorbereiten und ihn an den entsprechenden Empfänger senden, um eine Unterschrift anzufordern.

Wenn Sie der Empfänger einer Unterschriftanfrage sind, benötigen Sie kein DocuSign®-Konto. Wenn Sie jedoch ein DocuSign®-Konto haben und die E-Mail-Adresse mit der von Ihnen in Procore verwendeten übereinstimmt, wird eine Kopie aller von Ihnen unterzeichneten Dokumente in Ihrem DocuSign®-Konto gespeichert. Nachdem alle erforderlichen Unterschriften in DocuSign® gesammelt wurden, ändert Procore den Status des Sekundärvertrags auf „Genehmigt“.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool des Projekts
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sobald Sie sich bei Ihrem DocuSign®-Konto von Procore angemeldet haben, müssen Sie sich NICHT erneut anmelden, bis das Login-Token abläuft. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer erscheint in Procore das Banner „Erneute Authentifizierung erforderlich“. Weitere Informationen finden Sie unter Was bedeuten die verschiedenen DocuSign®-Banner in Procore?

Voraussetzungen

Schritte

Kreditorenvertrag in Procore öffnen

  1. Rufen Sie das Tool Sekundärverträge des Projekts auf. 
  2. Suchen Sie auf der Registerkarte Verträge den Kreditorenvertrag, mit dem Sie arbeiten möchten. 
  3. Klicken Sie auf den Link Nummer, um ihn zu öffnen. 
  4. Klicken Sie auf der Karte Allgemeine Informationen des Kreditorenvertrags auf Vertrag bearbeiten. 
  5. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Mit DocuSign unterschreiben markiert ist. 
    subcontract-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Vervollständigen Sie Ihren Dateneintrag nach Bedarf. Siehe Erstellen einer Bestellung und Erstellen eines Unterauftrags.
     Hinweis
    Um dem Leistungsverzeichnis (LV) Einzelposten hinzuzufügen, klicken Sie auf Erstellen und LV eingeben. 
  7. Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben haben, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Wenn es sich um einen bestehenden Kreditorenvertrag handelt, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden mit DocuSign am oberen Rand der Seite. 

      commitment-existing-send-with-docusign.png
    • Wenn es sich um einen neuen Kreditorenvertrag handelt, den Sie gerade erstellt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf Erstellen und Senden mit DocuSign . 
      new-commitment-create-and-send-with-docusign.png

      Procore startet die DocuSign® Webanwendung.Wenn Sie NICHT bei Ihrem DocuSign®-Konto angemeldet sind, müssen Sie die Schritte unter Anmeldung bei DocuSign® ausführen.Wenn Sie bereits eingeloggt sind, fahren Sie fort mit Bereiten Sie den DocuSign® Umschlag vor. 

Anmelden bei DocuSign®

Den DocuSign®-Umschlag vorbereiten

Sobald Sie bei DocuSign® angemeldet sind, erscheint die Seite „Dokument hochladen und Umschlagempfänger hinzufügen“. Führen Sie diese Schritte aus:

Dokumente zum Umschlag hinzufügen

Die folgenden Procore-Informationen werden automatisch in den Umschlag von DocuSign® eingefügt:

  • Eine PDF-Kopie der Kreditorenvertragserklärung wird automatisch dem Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ hinzugefügt. 
  • Die erforderlichen Unterschriftsfelder für jede „Rolle“ im Vertrag.Zum Beispiel der Generalunternehmer oder Subunternehmer , die Parteien des Kreditorenvertrags sind. Dazu gehören der „Name“ und die „E-Mail-Adresse“ von jedem Benutzer.Weitere Informationen finden Sie unter Empfänger zum Umschlag hinzufügen unten.
  1. Optional: Wenn Sie dem Umschlag weitere Dokumente hinzufügen möchten, wählen Sie eine der verfügbaren Optionen unter dem Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“:

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     Hinweis
    Die verfügbaren Optionen im Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ werden von DocuSign ® entwickelt und gewartet. Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
    1. Hochladen
    2. Verwenden Sie eine Vorlage
    3. Aus der Cloud beziehen

Empfänger zum Umschlag hinzufügen

  1. Behalten Sie unter „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ die Standard-Unterschriftsfelder bei. 
     Hinweis

    Wie unten dargestellt, werden die folgenden Procore-Informationen, sofern vorhanden, automatisch in DocuSign® eingefügt:

    • Wenn die Daten in der Procore-Anwendung vorhanden sind, zeigen die Unterschriftsfelder die "Rolle" des Empfängers im Vertragsprozess an. In der folgenden Abbildung sind die Rollen Generalunternehmer oder Subunternehmer.Wenn Ihr Unternehmen eines der Procore-Sprachwörterbücher oder Point-of-View-Wörterbücher in Ihrer Umgebung implementiert hat, können die Rollen unterschiedlich sein. Weitere Informationen zu den Sprachen und Wörterbüchern von Procore finden Sie unter Welche Sprachen sind in Procore verfügbar? und Welche Toolnamen und -begriffe unterscheiden sich in Procore für Generalunternehmer, Eigentümer und Fachunternehmer?
    • Jedes Unterschriftsfeld zeigt auch den Namen und die E-Mail-Adresse für den Procore-Benutzer an. 
    • Die anderen Optionen im Abschnitt „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet.Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
    docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Allen Empfängern eine Nachricht hinzufügen

  1. Gehen Sie im Abschnitt „Nachricht an alle Empfänger“ wie folgt vor:
    • E-Mail-Betreff
      Geben Sie eine Betreffzeile für die ausgehende E-Mail-Nachricht ein. 
    • E-Mail-Nachricht
      Geben Sie den Text der ausgehenden E-Mail-Nachricht ein. 
  2. Klicken Sie auf Weiter. 

Vorschau der Unterschriftsfelder und Umschlag senden

Der nächste Schritt ist die Vorschau der Unterschriftsfelder in der PDF-Datei.Die Unterschriftsfelder entsprechen den Rollen in Procore.Zum Beispiel der Generalunternehmer und der Subunternehmer , die Parteien des Kreditorenvertrags sind. Diese Felder werden automatisch dem DocuSign®-Umschlag durch die Procore + DocuSign®-Integration hinzugefügt. 

  1. Scrollen Sie zum unteren Ende der PDF-Datei, um die Unterschriftsfelder anzuzeigen.Ein Beispiel ist unten abgebildet. 

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Behalten Sie die bestehenden Unterschriftsfelder bei. Diese Felder werden von Procore automatisch ausgefüllt und wenn Sie sie in ihrer Standardposition belassen, wird sichergestellt, dass der Unterschriften-Workflow für die Procore-Anwendung wie erwartet funktioniert. 
  3. Optional: Fügen Sie dem Formular nach Belieben „Standardfelder“ hinzu.
     Hinweis
    Die Optionen im Bereich „Standardfelder“ werden von DocuSign ® entwickelt und gewartet. Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
  4. Wenn Sie bereit sind, die angegebenen Unterschriften zu sammeln, klicken Sie auf Senden. 
    DocuSign® sendet den Umschlag an die angegebenen Empfänger.Die Empfänger können dann mit dem nächsten Schritt fortfahren.Sobald alle Unterschriften gesammelt und dem Dokument beigefügt sind, ändert Procore den Status des Kreditorenvertrags auf „Genehmigt“.Sie haben auch die Möglichkeit, den Status des Kreditorenvertrags manuell zu aktualisieren. 

     

Siehe auch