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Procore

LV eines Subunternehmers zu einem Sekundärvertrag hinzufügen

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Ziel

So fügen Sie ein Leistungsverzeichnis für Subunternehmer (Sub-LV) zu einem Sekundärvertrag hinzu.

Hintergrund

In Procore ist die Registerkarte „Subunternehmer LV“ standardmäßig im Sekundärverträge-Tool aktiviert. Diese Registerkarte bietet Ihren nachgelagerten Auftragnehmern die Möglichkeit, eine detaillierte Aufschlüsselung bestimmter Arbeitsposten eines Sekundärvertrags bereitzustellen. Diese Aufschlüsselung wird von Ihren Auftragnehmern auf einer separaten Registerkarte eingegeben, um sicherzustellen, dass die zugesagten Beträge für jeden Posten auf der allgemeinen Leistungsverzeichnis-Registerkarte des Unterauftrags mit der genehmigten Vereinbarung übereinstimmen.

Beispiel

Nehmen wir an, Sie sind Generalunternehmer und haben einen Untervertrag mit „Unternehmen ABC“. Bevor Ihr Unternehmen die Zahlung für Arbeitsposten dieses Unterauftrags genehmigt, sollte der Subunternehmer eine Aufschlüsselung der einzelnen Kostenschlüssel/Kostenartenkombinationen vorlegen, um deren Kosten detaillierter zu beschreiben.

Um dies zu tun, können Sie Procore eine E-Mail-Benachrichtigung an den angegebenen „Rechnungskontakt“ über den Sekundärvertrag senden lassen. In dieser E-Mail wird das Unternehmen aufgefordert, das Subunternehmer-LV auszufüllen. Nachdem der Subunternehmer seine detaillierte Aufschlüsselung der Einzelposten hinzugefügt hat, um seine Arbeitskosten, Materialien oder sonstigen Kosten im Zusammenhang mit den Arbeitsposten nachzuweisen, kann er den ausgefüllten Dateneintrag zur Überprüfung zurücksenden. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um einen Einzelposten auf der Registerkarte LV des Unterauftragnehmers eines beliebigen Vertrags hinzuzufügen, benötigen Sie die Berechtigung der Admin-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts. 
    • Um einen Einzelposten auf der Registerkarte Subunternehmer-LV eines bestimmten Vertrags hinzuzufügen, benötigen Sie mindestens die Berechtigung 'Nur lesen' und Sie müssen der für den Sekundärvertrag vorgesehene Rechnungskontakt sein.Weitere Informationen finden Sie unter Was ist ein Rechnungskontakt?
    • Um einen Einzelposten auf der Registerkarte Subunternehmer-LV hinzuzufügen, wenn ein Vertrag nicht als "Privat" markiert ist, die Berechtigung "Nur Lesen" oder "Standard" auf dem Sekundärverträge-Tool des Projekts mit der granularen Berechtigung "Bestellvertrag erstellen" und/oder "Arbeitsauftragsvertrag erstellen" auf Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert.
    • Um einen Einzelposition zur Registerkarte Subunternehmer-LV hinzuzufügen, wenn ein Vertrag als "Privat" gekennzeichnet ist, müssen Sie die Berechtigungen der Stufe " Standard" im Sekundärverträge-Tool des Projekts haben und als "Rechnungskontakt" und als Mitglied  in der Dropdown-Liste "Privat" des Mitglieds hinzugefügt werden, wobei das Kontrollkästchen "Benutzern erlauben, LV-Posten zu sehen" in der Bestellung oder im Unterauftrag aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Kreditorenvertrags.
  • Beschränkungen:
  • Zusätzliche Informationen:
    • Um ein Subunternehmer-LV zu aktualisieren, muss es sich im Status „Entwurf“ oder „Überarbeiten und erneut einreichen“ befinden. 
    • Sie müssen dem Subunternehmer-LV Einzelposten hinzufügen, bevor Sie Subunternehmerrechnungen für die Bestellung oder den Unterauftrag erstellen.
  • Für Unternehmen, die die icon-erp-synced2.png ERP-Integrationen-Tool: Einblenden/Ausblenden  

Voraussetzungen

Schritte

Einen Sekundärvertrag erstellen

Which type of commitment contract do you want to create? 

Aktualisieren des Leistungsverzeichnisses

Diese Schritte zeigen Ihnen, wie Sie das allgemeine Leistungsverzeichnis aktualisieren können. 

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie auf der Registerkarte Verträge die Bestellung oder den Unterauftrag. 
  3. Klicken Sie auf den Link Nummer des Vertrags, um ihn zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf Vertrag bearbeiten. 
     Wichtig

    Um das Leistungsverzeichnis zu aktualisieren, muss ein Benutzer als Rechnungskontakt bestimmt werden. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen

  5. Scrollen Sie zum Abschnitt Leistungsverzeichnis . 
     Hinweis
    Wenn das Banner „Einzelposition dieses Vertrags können nicht hinzugefügt oder geändert werden“ erscheint, klicken Sie auf Details anzeigen, um eine Erklärung zu erhalten. 
  6. Wenn Sie berechtigt sind, dem Leistungsverzeichnis Einzelpositionen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeile hinzufügen .
  7. Fügen Sie die Einzelposition wie folgt hinzu:

    Leistungsverzeichnis

    In dieser Tabelle sind die Spalten des Einzelpositionsbeitrag aufgeführt. 

    Spaltenname Gehen Sie wie folgt vor... Wichtige Informationen Um mehr zu erfahren...
    Änderungsereigniseinzelposition Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine Änderungsereigniseinzelposition aus, die mit dem Vertrag verknüpft werden soll. Diese Spalte erscheint nur, wenn das Tool Änderungen für das Projekt aktiv ist. Fügen Sie das Tool Änderungen zum Projekt hinzu, wie unter Projekttools hinzufügen und entfernen beschrieben.
    Primäre Einzelposition Wählen Sie eine Einzelposition aus dem Leistungsverzeichnis des Debitorenvertrags aus der Dropdown-Liste aus.  Diese Spalte erscheint immer. Wenn Sie eine Einzelposition in das Leistungsverzeichnis des Vertrags aufnehmen möchten, der NICHT im Debitorenvertrag enthalten ist, wählen Sie die Option „Nicht budgetiert“.  Aktualisieren Sie das Leistungsverzeichnis eines Primärvertrags
    Budgetschlüssel Wählen Sie einen Budgetschlüssel aus der Dropdown-Liste oder klicken Sie auf Budgetschlüssel erstellen. Die Budgetschlüssel werden im Projektstrukturplan von Procore erstellt. Siehe Was ist ein Budgetschlüssel in Procores PSP?

    Erstellen von Budgetschlüsseln in den Procore Projekt-Finanzwerte-Tools
    Beschreibung Geben Sie eine Beschreibung für den neuen Einzelpositionen ein, den Sie dem Leistungsverzeichnis des Kreditorenvertrags hinzufügen. N/A N/A
    Steuerschlüssel Wählen Sie einen Steuerschlüssel, der der Einzelposition zugeordnet werden soll. Diese Spalte ist nur verfügbar, wenn die Funktion Steuerschlüssel in Procore aktiviert ist. Wie kann ich Steuercodes für ein Projekt verwenden?
    Betragen Geben Sie die mit dem Arbeitsumfang der Einzelposition verbundenen Kosten ein.  Dies ist ein Währungswert.  N/A
    Abgerechnet bis Datum Diese Spalte wird automatisch aktualisiert.  Nachdem Sie eine (1) oder mehrere Rechnungen für diese Einzelposition erstellt haben, wird der Wert in dieser Spalte aktualisiert und zeigt den bisher in Rechnung gestellten Betrag an.  Über Subunternehmerrechnungen
    Verbleibender Betrag Diese Spalte wird automatisch aktualisiert. Nachdem Sie eine (1) oder mehrere Rechnungen für diese Einzelposition erstellt haben, aktualisiert Procore den Wert in dieser Spalte, um den noch zu fakturierenden Betrag anzuzeigen. Über Subunternehmerrechnungen

     
  8. Wiederholen Sie die obigen Schritte für alle Einzelpositionen, die Sie dem Leistungsverzeichnis des Vertrags hinzufügen möchten.
  9. Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Werbebuchungen fertig sind, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wenn Sie einen neuen Vertrag erstellen möchten, klicken Sie auf Erstellen.  
      ODER
    • Wenn Sie einen bestehenden Vertrag bearbeiten, klicken Sie auf Speichern.
  10. Optional: Wenn Sie das Subunternehmer-Leistungsverzeichnis (Sub-LV) aktiviert haben und eine Warnung an den Rechnungskontakt senden möchten, um das Sub-LV zu aktualisieren, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. 

Senden Sie eine Subunternehmer-Leistungsverzeichnis-Benachrichtigung

Wenn die Registerkarte "Subunternehmer-LV " im Projekt aktiviert ist (siehe Aktivieren oder Deaktivieren der Registerkarte "Subunternehmer-LV" im Kreditorenvertrags-Tool), können Sie eine Benachrichtigung an die Rechnungskontakt Ihrer Downstream-Projektmitarbeiter senden,Was ist ein Rechnungskontakt? um sie darauf hinzuweisen, dass sie ihre erforderlichen detaillierten Einzelposition Aufschlüsselung im Leistungsverzeichnis des Subunternehmers des Vertrags. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist ein Subunternehmer-Leistungsverzeichnis?

 Hinweis
Um die Subunternehmer-Leistungsverzeichnis-Benachrichtigung zu senden, muss sich der Kreditorenvertrag im Status Entwurf oder Überarbeitung und Erneut einreichen befinden. Die Schaltfläche „Sub-LV-Benachrichtigung senden“ ist NICHT verfügbar, wenn sich der Vertrag in einem anderen Status befindet. 
  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer-LV. 
  2. Wahlfrei: Klicken Sie auf SSOV bearbeiten , nehmen Sie  alle erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern. 
  3. Klicken Sie auf die  Schaltfläche Sub-LV-Benachrichtigung senden .

    send-ssov-notification-button.png
     Hinweise
    • Wenn die  Schaltfläche "Sub-LV-Benachrichtigung senden" ausgegraut und nicht verfügbar ist, müssen Sie der Verpflichtung zur Aktivierung der Schaltfläche ein "Vertragsunternehmen" und mindestens einen (1) "Rechnungskontakt"  hinzufügen. Siehe Bearbeiten eines Sekundärvertrags.
    • Wenn die Option Sub-LV-Benachrichtigung senden? angezeigt wird, müssen Sie mindestens einen (1) Rechnungskontakt zum Sekundärvertrag hinzufügen, bevor Procore eine Benachrichtigung sendet. Wählen Sie den Kontakt aus der Dropdown-Liste Rechnungskontakte aus und klicken Sie auf Hinzufügen und senden. 

      send-ssov-notification-invoice-contacts.png
       
    • Wenn der Rechnungskontakt , den Sie hinzufügen möchten, nicht im Dropdown-Liste "Rechnungskontakt"  angezeigt wird, überprüfen Sie den Unternehmensdatensatz im Projektverzeichnis auf das "Vertragsunternehmen" des Sekundärvertrags. Möglicherweise müssen Sie dem Projektverzeichnis für dieses Unternehmen ein Benutzerkonto hinzufügen. 

Ein GRÜNES Banner erscheint, wenn Procore eine E-Mail-Nachricht an die Person sendet, die auf dem Kreditorenvertrag als "Rechnungskontakt" angegeben ist. Die E-Mail weist den Rechnungskontakt darauf hin, dass er  das Subunternehmer-Leistungsverzeichnis mit einer detaillierten Aufschlüsselung für jede  Einzelposition  des allgemeinen Leistungsverzeichnisses des Vertrags aktualisieren muss. 

LV des Subunternehmers aktualisieren

Open the Subcontractor Schedule of Values from the Commitments Tool

 Tip

Did you receive an email inviting you to provide a breakdown of your schedule of values on a commitment? If you are an invoice contact for the 'Contract Company' on a commitment contract, the company that you are performing work for may invite you to provide a detailed breakdown of the schedule of values on a commitment contract. To respond to that email instead of using the steps below, see How do I submit a Subcontractor Schedule of Values for a Procore commitment?

  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Click the Contracts tab.
  3. Locate the purchase order or subcontract to work with and click the Number link.
  4. Click the Subcontractor SOV tab.
  5. Continue with the next step.

Update the Subcontractor Schedule of Values

If you are an invoice administrator (or an invoice contact who has been invited to update a Subcontractor SOV), you can perform these steps on the commitment contract.

  1. In the commitment, click the Subcontractor SOV tab.
     Note
    If you do NOT see a 'Subcontractor SOV' tab on the commitment contract, a user with 'Admin' level permissions on the Commitments tool must enable it. See Add a Subcontractor SOV to a Commitment and Enable or Disable the Subcontractor SOV Tab on the Commitments Tool.
  2. Click Edit. 
  3. Enter a detailed line-item breakdown in the Subcontractor SOV tab as follows:
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    • Click the +Add Line Item link.
    • In the Description box add a detailed description of the work to complete. 
    • In the Amount box, add the specific amount for that work. 
    • Continue this step until the 'Remaining to Allocate' amount for that budget code and description reads $0.00.
  4. When you have allocated all of the amounts in the Subcontractor SOV tab, click the Submit button. 
     Notes
    • The Submit button is dimmed and unavailable until the Remaining to Allocate fields in the Subcontractor SOV all read $0.00.
    • After you click the button, Procore changes the status of the Subcontractor SOV to Under Review. 
    • You will NOT be able to edit your submission unless the invoice administrator changes the status of the Subcontractor SOV to Revise & Resubmit. 

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.