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Procore

Unteraufträge erstellen

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Ziel

So erstellen Sie einen Unterauftrag in Procore mit dem Sekundärverträge-Tool des Projekts. 

Hintergrund

Unteraufträge können sowohl in der Vorbereitungsphase als auch in der Bauphase eines Projekts vergeben werden und werden in der Regel in Procore von Projektmanagement erstellt und nachverfolgt. Nach der Vergabe eines Primärvertrags erstellt der Projektmanager Bestellungen und Unteraufträge für bestimmte Branchen, um Materialien und Dienstleistungen von Subunternehmern für ein Projekt zu sichern. 

Wichtige Hinweise

Voraussetzungen

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Kreditorenvertrags-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie in der Registerkarte Verträge auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie in der Dropdown-Liste Unterauftrag. 

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  3. Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort:

Hinzufügen der Basisinformationen

Aktualisieren Sie die Basisinformationen wie folgt:

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 Hinweise
  • Beim Hinzufügen der Basisinformationen gibt es keine Pflichtfelder. 
  • Wenn Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken, ohne die Dateneingabe abzuschließen, speichert Procore den Vertrag, führt Sie als Ersteller auf und setzt ihn automatisch in den Status Entwurf .
  • Vertragsnummer
    Um Ihr(e) Vertrag(e) zu nummerieren, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Wenn Sie Ihre Verträge mit einem fortlaufenden Nummerierungssystem nummerieren, können Sie in dieses Feld eine beliebige Kombination aus alphanumerischen Zeichen eingeben. Für nachfolgende Verträge wendet Procore automatisch eine fortlaufende Nummerierung in aufsteigender Reihenfolge an.
      Beispiel

      Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, wie die aufsteigende fortlaufende Nummerierung von Procore funktioniert:

      • Wenn der vorherige Vertrag 1 war, lauten die nächsten Verträge 2, 3 usw.
      • Wenn der vorherige Vertrag PC-0001 war, lauten die nächsten Verträge PC-0002, PC-0003 usw.
      • Wenn der vorherige Vertrag DCA00010-12-G-0001 war, lauten die nächsten Verträge DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003 usw.
    • Wenn Sie Ihre Verträge NICHT mit einer fortlaufenden Nummerierung versehen, können Sie manuell eine eindeutige Nummer für jeden Debitorenvertrag eingeben. Überschreiben Sie dazu den bestehenden Eintrag im Feld Nummer . Doppelte Vertragsnummern sind NICHT zulässig.
  • Vertragsunternehmen
    Wählen Sie den Namen des Unternehmens des Projekteigentümers oder des Projektkunden aus der Dropdown-Liste aus.Dies ist entweder das Unternehmen, das Eigentümer des Bauprojekts ist oder der Kunde, der Ihr Unternehmen mit der Überwachung der Projektarbeiten beauftragt hat.Um als Listenoption zu erscheinen, Unternehmen zum Projektadressbuch hinzufügen. 
  • Titel
    Geben Sie einen beschreibenden Namen für den Vertrag ein.
  • Optional: Unterschreiben mit DocuSign®
    Schieben Sie diesen Schalter nach rechts, um Unterschriften mit der Procore + DocuSign® Integration zu sammeln.Um zu erfahren, wie man die Integration in Procore aktiviert, siehe Aktivieren oder Deaktivieren der DocuSign®-Integration in einem Procore-Projekt. 

Aktualisierung der allgemeinen Informationen

Aktualisieren Sie den Vertrag mit allgemeineren Informationen:

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  • Status
    Procore weist Verträgen automatisch den Status „Standard“ zu.Um einen anderen Status auszuwählen, wählen Sie eine der Statusbezeichnungen aus der Dropdown-Liste. Die Optionen umfassen 
     Hinweis
    Um Nachträge und Rechnungen erstellen zu können, muss der Status Ihres Vertrags auf Genehmigt oder Abgeschlossen gesetzt sein.
  • Hingerichtet
    Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Vertrag vollständig ausgeführt wurde.Ein vollständig ausgeführter Vertrag ist eine rechtsgültige Vereinbarung, die von bevollmächtigten Vertretern beider Parteien unterzeichnet wurde.
  • Standardeinbehalt
    Geben Sie eine Zahl ein, die den Prozentsatz darstellt, der als Einbehalt von den Einzelpositionen des Leistungsverzeichnisses des Vertrags einbehalten wird. Wenn Sie z. B. zehn (10) Prozent des Wertes des Einzelpositions einbehalten wollen, geben Sie 10 % ein.
  • Beschreibung
    Geben Sie eine genauere Beschreibung des Debitorenvertrags ein.Sie können die Optionen in der Formatierungssymbolleiste auf Ihren Text anwenden. 

Aktualisierung des Vertragszugriffs

Die Verwendung der Datenschutzeinstellung ermöglicht nur Projektadministratoren und ausgewählten Nicht-Administratorbenutzern den Zugriff. Um die Zugriffsberechtigungen des Vertrags zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Privat". Procore schaltet diese Einstellung standardmäßig ein. 
  2. Wählen Sie einen Mitarbeiter des "Vertragsunternehmens" aus dem Rechnungskontakt aus Dropdown-Liste. 

Aktualisierung der Vertragsdaten

Um den Vertrag mit wichtigen Daten zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

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 Hinweis
Der Procore-Administrator Ihres Unternehmens verwaltet die Daten, die im Abschnitt „Vertragsdaten“ erscheinen, mithilfe der konfigurierbaren Feldsatzfunktion. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Felder im Kreditorenvertrags-Tool können als erforderlich, optional oder ausgeblendet konfiguriert werden?
  • Startdatum
    Wählen Sie das offizielle Startdatum des Bauprojekts.
  • Voraussichtliche Fertigstellung
    Wählen Sie das veranschlagte Fertigstellungsdatum des Bauprojekts glossary-of-terms#Estimated_Completion_Date aus der Kalendersteuerung aus.
  • Tatsächliche Fertigstellung
    Wählen Sie das tatsächliche Fertigstellungsdatum des Bauprojekts glossary-of-terms#Actual_Completion_Date aus.
  • Empfangsdatum des unterzeichneten Vertrags
    Wählen Sie das Datum aus der Kalendersteuerung aus.Das Empfangsdatum des unterzeichneten Vertrags stellt das Datum dar, an dem der ausgeführte Vertrag eingegangen ist.

Hinzufügen des Auftragsumfangs

Die Vertragseinschlüsse und -ausschlüsse variieren von Projekt zu Projekt.Es geht jedoch darum, genau zu definieren, was im Preis und im Auftragsumfang des Vertrags enthalten ist und was nicht.Um die Karte „Vertragseinschlüsse und -ausschlüsse“ zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

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  • Einschlüsse
    Fügen Sie in diesem Feld die Einschlüsse des Vertrags hinzu. Sie können die Optionen in der Formatierungssymbolleiste auf Ihren Text anwenden. 
  • Ausschlüsse
    Fügen Sie in diesem Feld die Ausschlüsse des Vertrags hinzu. Sie können die Optionen in der Formatierungssymbolleiste auf Ihren Text anwenden. 

Einstellen der Abrechnungsmethode

Der erste Schritt bei der Aktualisierung eines Leistungsverzeichnisses besteht darin, die Abrechnungsmethode für den Vertrag festzulegen. Die von Ihnen gewählte Methode gilt auch für alle Nachträge und/oder Rechnungen für diesen Vertrag. Die Abrechnungsmethode kann nur geändert werden, BEVOR Sie Einzelpositionen zu einem LV hinzufügen. Procore erlaubt es Ihnen NICHT, die Abrechnungsmethode eines Vertrags zu ändern, nachdem Einzelpositionen hinzugefügt wurden. 

 Tipp
Was ist der Unterschied zwischen einem betragsbasisierten Vertrag und einem einheits-/mengenbasierten Vertrag?Einzelheiten finden Sie unter Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?
  • Um die Abrechnungsmethode auf Einheit/Menge zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern zu Einheit/Menge . 
  • Um die Abrechnungsmethode wieder auf Betragsbasis zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Auf betragsbezogen ändern. 

Aktualisieren des Leistungsverzeichnisses

Es gibt zwei (2) Methoden zur Aktualisierung des LV des Unterauftrags:

Hinzufügen von Einzelpositionen zum Leistungsverzeichnis

Standardmäßig können Sie jederzeit Positionen in das LV des Unterauftrags eingeben, solange er sich NICHT im Status 'Genehmigt' befindet.

 Hinweis
Wenn Ihr Projektteam die Konfigurationseinstellung 'Immer bearbeitbare Leistungsverzeichnisse aktivieren' in diesem Tool eingeschaltet hat, können Benutzer mit der erforderlichen Benutzerberechtigung für Unteraufträge bearbeiten dem Leistungsverzeichnis Einzelposten hinzufügen, wenn sich ein Vertrag in einem beliebigen Status befindet.Spezifische Informationen zu dieser Einstellung finden Sie unter Was ist die Einstellung Immer bearbeitbare Leistungsverzeichnisse aktivieren'?

So fügen Sie dem Leistungsverzeichnis manuell Einzelpositionen hinzu:

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  1. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Wenn das LV leer ist, klicken Sie auf Zeile hinzufügen unter „Sie haben noch keine Einzelpositionen“. 
      ODER
    • Wenn Sie bereits Einzelpositionen haben, klicken Sie auf Zeile hinzufügen. 
      Procore erstellt neue Einzelpositionen, die mit der Nummer „1“ beginnen. Nachfolgende Zeilen werden in numerischer Reihenfolge erstellt. 
  2. Benennen Sie einen Budgetschlüssel für die neuen Einzelposition. Sie haben folgende Möglichkeiten:
    • Um der Einzelposition einen vorhandenen Budgetschlüssel zuzuweisen, geben Sie einen Schlüssel in das Feld Suche ein und wählen den passenden Schlüssel aus der Liste aus. 
      ODER
    • Um einen neuen Budgetschlüssel für die Einzelposition zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Budgetschlüssel erstellen. Wählen Sie dann aus der Dropdown-Liste die entsprechenden Segmente aus, die den Zahlungsanforderungen des Budgetschlüssel-Musters Ihres Projekts entsprechen. Klicken Sie dann auf Erstellen.
  3. Wählen Sie je nach der von Ihnen verwendeten Abrechnungsmethode die entsprechenden Schritte zum Hinzufügen einer Einzelposition:
    • Für einen betragsbasierten Vertrag:
      Ein betragsbasiertes LV erfordert diese Dateneingabe:
      • Budgetschlüssel
        Wählen Sie einen Budgetschlüssel oder klicken Sie auf Budgetschlüssel erstellen .Siehe Was ist ein Budgetschlüssel im PSP von Procore? 
      • Beschreibung
        Geben Sie eine Beschreibung für die Einzelposition ein.Geben Sie zum Beispiel ein: Monatliche Servicegebühr
      • Betrag
        Geben Sie den Gesamtbetrag für den Einzelposition ein.
      • Abgerechnet
        Wenn Sie später Rechnungen erstellen, wird in dieser Spalte automatisch der Betrag angezeigt, der bereits bis dato abgerechnet wurde. 
      • Verbleibender Betrag
        Später, wenn Sie Rechnungen erstellen, wird in dieser Spalte automatisch der Betrag angezeigt, der bisher NICHT abgerechnet wurde.
    • Für einen stück- oder mengenbezogenen Vertrag:
      Ein stück- oder mengenbezogenes LV erfordert diese Dateneingabe: 
      • Budgetschlüssel
        Wählen Sie einen Budgetschlüssel oder klicken Sie auf Budgetschlüssel erstellen .Siehe Was ist ein Budgetschlüssel im PSP von Procore? 
      • Beschreibung
        Geben Sie eine Beschreibung für die Einzelposition ein.Geben Sie zum Beispiel ein: Monatliche Servicegebühr
      • Menge
        Geben Sie die Anzahl der Einheiten ein.
      • Maßeinheit
        Wählen Sie die Maßeinheit aus der Liste.Siehe Welche Maßeinheiten sind in der Procore-Masterliste enthalten? und Hinzufügen einer Maßeinheit zur Maßeinheiten-Masterliste.
      • Stückkosten
        Geben Sie in diesem Feld die Stückkosten ein.Sie werden feststellen, dass der Wert in dieser Spalte vier (4) Dezimalstellen enthält (z. B. 0,0000 $), damit Sie den spezifischen Wert eingeben können, der für eine genaue Preisberechnung erforderlich ist. 
        Beispiel
        Wenn Sie 50.000 Einheiten für 1.006.625,00 $ kaufen, würden Sie einen Stückpreis von 20,1325 $ eingeben.
      • Betrag
        Das System berechnet automatisch die Zwischensumme für Sie, bezogen auf die Mengen-, Mengeneinheiten- und Stückkosten-Einträge. 
      • Abgerechnet
        Wenn Sie später Rechnungen erstellen, wird in dieser Spalte automatisch der Betrag angezeigt, der bereits bis dato abgerechnet wurde. 
      • Verbleibender Betrag
        Später, wenn Sie Rechnungen erstellen, wird in dieser Spalte automatisch der Betrag angezeigt, der bisher NICHT abgerechnet wurde.
  4. Optional: Wiederholen Sie die obigen Schritte, um so viele Einzelpositionen wie nötig hinzuzufügen. 
  5. Klicken Sie auf Speichern. 
    Procore speichert die Einzelpositionen im LV des Vertrags. 
Importieren von Einzelpositionen in das Leistungsverzeichnis aus einer CSV-Datei
  1. Klicken Sie in der Karte „Leistungsverzeichnis“ auf die Schaltfläche LV aus CSV importieren . 

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  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV-Vorlage herunterladen und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Leere Vorlage. Klicken Sie auf diese Option, um eine leere Vorlage herunterzuladen. 
      ODER
    • Vorlage mit bestehenden Einzelpositionen.  Klicken Sie auf diese Option, um eine Vorlage herunterzuladen, die alle vorhandenen Einzelpositionsdaten aus dem Budget Ihres Projekts enthält. 
       Hinweis
      • Procore lädt eine CSV-Vorlagendatei in den Datei-Download-Speicherort Ihres Webbrowsers herunter.
      • Der Name der Datei lautet: Offen
  3. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie auf Ihren Computer heruntergeladen haben. 
  4. Geben Sie die Daten, die Sie hochladen möchten, direkt in die Vorlage ein. 
     Wichtig
    Die Spaltenüberschriften in der Vorlagendatei dürfen NICHT geändert oder neu angeordnet werden. 
  5. Nachdem Sie Ihre Einzelpositionsdaten eingegeben haben, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Dateiaktualisierungen im Dateiformat „Kommagetrennte Werte“ speichern. 
  6. Navigieren Sie zurück zu Procore. Wählen Sie dann im Abschnitt „CSV-Datei“ eine der folgenden Optionen:
    • Klicken Sie auf Datei hochladen. 
      ODER
    • Verschieben Sie die soeben aktualisierte Vorlage per Drag-and-Drop in den Bereich „CSV-Datei“. 
  7. Wählen Sie eine dieser Optionen:
    • Zusätzliche Einzelpositionen hinzufügen.Wählen Sie diese Option, wenn Sie neue Einzelpositionen anhand der Daten in Ihrer Vorlage erstellen möchten.
      ODER
    • Vorhandene Einzelposten ersetzen.Wählen Sie diese Option, wenn Sie alle vorhandenen Einzelposten aus dem Unterauftrag löschen und durch Daten in Ihrer Vorlage ersetzen möchten. 
       Hinweis

      Wenn die Konfigurationseinstellung 'Immer bearbeitbare Leistungsverzeichnisse aktivieren' im Sekundärvertrag-Tool des Projekts aktiviert ist, ist die Option 'Vorhandene Einzelposten ersetzen' ausgegraut und kann nicht mehr verwendet werden, sobald eine Rechnung erstellt und Einzelposten in Rechnung gestellt wurden.Weitere Informationen finden Sie unter Was ist die Einstellung 'Immer bearbeitbare Leistungsverzeichnisse aktivieren'?

  8. Klicken Sie auf Importieren. 

Dateien anhängen 

So fügen Sie dem Vertrag Dateianhänge hinzu:

  1. Klicken Sie auf der Karte „Anhänge“ auf Bearbeiten.
  2. Klicken Sie auf Dateien anhängen. 
  3. Markieren Sie im Dialogfeld „Dateien anhängen“ den Speicherort, an dem die hochzuladenden Dateien gespeichert sind. Die Optionen umfassen:
    • Mein Computer.Klicken Sie auf Dateien hochladen, um den Finder Ihres Computers zu öffnen.Wählen Sie die hochzuladenden Dateien aus und klicken Sie auf Öffnen. 
    • Fotos.Wenn das Fotos-Tool auf dem Projekt aktiv ist, wählen Sie den Speicherort aus der Liste Album auswählen und suchen Sie dann nach der Datei bzw. den Dateien, die Sie hochladen möchten. 
    • Pläne.Wenn das Plantool auf dem Projekt aktiv ist, wählen Sie den Bereich aus der Liste Bereich auswählen und suchen Sie dann nach der/den Datei(en), die Sie hochladen möchten. 
    • Formulare.Wenn das Formulare-Tool für das Projekt aktiv ist, wählen Sie die Vorlage aus der Liste Vorlage auswählen und suchen Sie dann nach der/den hochzuladenden Datei(en). 
    • Dokumente.Wenn das Dokumente-Tool im Projekt aktiv ist, navigieren Sie zu dem Ordner, in dem die hochzuladende(n) Datei(en) gespeichert ist/sind, und markieren Sie sie. 
  4. Klicken Sie auf Anhängen. 

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    Eine Fortschrittsanzeige zeigt Ihnen den Status des Uploads an. 
  5. Klicken Sie im Dialogfeld Dateien anhängen auf das Symbol Schließen (X).

Speichern des Vertrags

 Hinweis
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Wenn der Vertrag # des von Ihnen erstellten Engagements bereits für ein Projekt in Ihrem Unternehmen verwendet wurde, erscheint ein Bestätigungsfenster, in dem Sie gefragt werden, wie Sie vorgehen möchten. Wenn Sie diese Meldung ignorieren möchten, klicken Sie auf Speichern und der Vertrag wird erstellt. Wenn Sie diese Nachricht bei der Erstellung zukünftiger Verbindlichkeiten nicht erhalten möchten, können Sie das Kontrollkästchen neben dem Text "Nicht als wieder" aktivieren. 

Um den Vertrag zu speichern, klicken Sie auf eine (1) dieser Schaltflächen:

  • Erstellen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den neuen Vertrag zu speichern und zur Registerkarte "Allgemein" im Ansichtsmodus zurückzukehren. 
    ODER
  • Komplett mit DocuSign®. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Procore + DocuSign-Integration® zu starten und den Umschlag für die Unterschrift vorzubereiten. Weitere Informationen finden Sie unter DocuSign®.
    ODER
  • Abbrechen.