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Procore

Importieren Sie Sekundärvertrags-LV-Einzelposten aus einer CSV-Datei

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Ziel

Die Einzelposten des Leistungsverzeichnisses (LV) für eine Bestellung oder einen Unterauftrag mithilfe einer CSV-Datei (Comma Separated Values) importieren.

Hintergrund

Um das manuelle Hinzufügen von Einzelposten zum LV einer Bestellung oder eines Unterauftrags zu vermeiden, können Sie eine CSV-Datei von Ihrem Projekt herunterladen, Ihre Einzelposten zu dieser Datei hinzufügen und sie dann in Procore importieren. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • Zusätzliche Informationen:
    • Wenn die Einstellung „Immer bearbeitbares Leistungsverzeichnis aktivieren“ auf der Seite „Einstellungen konfigurieren“ des Kreditorenvertrags-Tools ausgeschaltet ist, muss sich die Bestellung oder der Unterauftrag im Status Entwurf befinden.Das ist die Standardeinstellung von Procore. 
    • Wenn die Einstellung „Immer bearbeitbares Leistungsverzeichnis aktivieren“ auf der Seite Einstellungen konfigurieren des Kreditorenvertrags-Tools aktiviert ist, kann der Kreditorenvertrag einen beliebigen Status haben.Allerdings können Sie bei einem Import keine Einzelpositionen ersetzen, die in Rechnung gestellt wurden.Weitere Informationen finden Sie unter Was ist die Einstellung „Immer bearbeitbares Leistungsverzeichnis aktivieren“?

  • Für Unternehmen, die das icon-erp-synced2.png ERP-Integrationstool verwenden: anzeigen/ausblenden

Schritte

Anpassen des Begrenzungszeichens und Download einer leeren Vorlage

  1. Rufen Sie das Tool Sekundärverträge des Projekts auf. 
  2. Klicken Sie unter der Registerkarte Verträge auf den Link Nummer, um den Sekundärvertrag zu öffnen. 
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Leistungsverzeichnis. 
  4. Klicken Sie unten auf der Seite Leistungsverzeichnis auf LV aus CSV importieren. 
  5. Wählen Sie im Fenster Leistungsverzeichnis aus CSV importieren diese Optionen:
    • Klicken Sie auf CSV-Begrenzungszeichen anpassen, um die Optionen anzuzeigen. 
    • Wählen Sie unter CSV-Begrenzungszeichen wählen eine der folgenden Optionen aus:
      customize-delimiter.png
       Tipp
      Was ist ein Begrenzungszeichen? Ein Begrenzungszeichen ist ein Zeichen, das zum Trennen von Werten oder Textstrings verwendet wird.Es markiert sowohl den Anfang als auch das Ende einer Dateneinheit.
      • Komma.Trennt Daten durch ein Komma (,).Das ist die Standardoption von Procore. 
      • Semikolon.Trennt Daten durch ein Semikolon (;). 
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Leere CSV-Vorlage herunterladen .
    Procore lädt eine leere Vorlagendatei mit dem Namen „LV-Vorlage für Unterauftrag“ an den für Ihren Webbrowser angegebenen Download-Ort herunter.  

Einzelpositionen zur leeren Vorlage hinzufügen

  1. Öffnen Sie auf Ihrem Computer die Vorlage, die Sie gerade heruntergeladen haben. 
  2. Führen Sie einen (1) dieser Schritte aus, um Ihrer leeren Vorlage eine oder mehrere Einzelpositionen hinzuzufügen:
     Tipp
    Welche Abrechnungsmethode ist für den Kreditorenvertrag, den Vertrag oder die Finanzierung konfiguriert? Schauen Sie sich die Überschriften in der leeren Vorlage an.Wenn Sie eine Spalte „Betrag“ sehen, ist sie für eine betragsmäßige Abrechnung konfiguriert.Wenn Sie „Einheit“ sehen, ist sie für die einheitenbasierte Abrechnung konfiguriert.Wie Sie die Abrechnungsmethode für einen Kreditorenvertrag, einen Vertrag oder eine Finanzierung festlegen können, erfahren Sie unter Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?

Betragsbasierte Buchhaltungsmethode

Wenn für einen Vertrag die betragsbasierte Abrechnungsmethode verwendet wird (siehe Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?), geben Sie in der heruntergeladenen Vorlagendatei Einzelposten wie folgt ein:

  • Teilprojektschlüssel
    Wenn Teilprojekte in Ihrem Projekt aktiviert sind, geben Sie den Teilprojektschlüssel ein. Diese Spalte erscheint nur, wenn Teilprojekte aktiviert sind. 
     Hinweise
  • Budgeteinzelposten
    Die Budgeteinzelpostennummer aus dem Primärvertrags-LV. Dieses Ausfüllen ist nicht erforderlich, da Procore alle Kombinationen aus Kostenschlüssel/Kategorie automatisch zusammenführt und im Budget-Tool platziert.
  • Name des Kostenschlüssels
    Der detaillierte Name der Kostenschlüssel-Nummer im folgenden Format: „Abteilung-Schlüssel - Titel“, zum Beispiel 01-100 - Zusammenfassung.
  • Kostenschlüssel-Nummer
    . Die Kostenschlüssel-Nummer in folgendem Format: „Abteilung-Schlüssel“ (zum Beispiel 02-200).
  • Beschreibung
    Optional: Eine ausführlichere Beschreibung des Einzelpostens.
  • Einzelpostentyp
    Geben Sie die entsprechende Abkürzung für die Kostenart für den Kostenschlüssel ein.
     Hinweise
    • Wenn Ihr Unternehmen die Standardkostenarten und -abkürzungen von Procore verwendet, finden Sie unter Was sind die Standardkostenarten von Procore? eine Liste mit Abkürzungen.
    • Wenn Sie KEINE gültige Abkürzung eingeben, ordnet das System den Eintrag automatisch unter "Sonstige" ein.  Wenn der Procore-Administrator Ihres Unternehmens eine Liste mit benutzerdefinierten Kostenarten erstellt hat, geben Sie hier eine dieser Abkürzungen ein. Siehe Firmenkostenarten hinzufügen.
    • Wenn Ihr Projekt NICHT mit einem integrierten ERP-System synchronisiert wird, ist dieser Eintrag optional. 
    • Wenn Ihr Projekt mit einem integrierten ERP-System synchronisiert wird, das das Kostenart-Konzept unterstützt, ist dieser Eintrag erforderlich. Siehe Welche integrierten ERP-Systeme unterstützen das Kostenart-Konzept?
  • Betrag
    Geben Sie einen numerischen Wert oder den Betrag des Sekundärvertrags ein.Geben Sie KEINE Kommas oder das Dollarzeichen ($) ein.Zum Beispiel ist '15000' die korrekte Syntax.Wenn kein Dollarbetrag eingegeben werden muss, geben Sie unbedingt 0,00 ein.Der Import akzeptiert KEINE leeren Zellen. 
    Hinweis: Leerzeilen zählen beim Importvorgang immer noch als Zeilen, daher sollten Sie sie vor dem Import aus der CSV-Datei löschen.

Einheits-/Mengenbasierte Buchhaltungsmethode

Wenn ein Vertrag die einheits-/mengenbezogene Abrechnungsmethode verwendet (siehe Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?), geben Sie in der heruntergeladenen Vorlagendatei Einzelposten wie folgt ein:

  • Teilprojektschlüssel
    Wenn Teilprojekte in Ihrem Projekt aktiviert sind, geben Sie den Teilprojektschlüssel ein. Diese Spalte erscheint nur, wenn Teilprojekte aktiviert sind. 
     Hinweise
  • Zwischensumme überschreiben
    Um die automatische Berechnung der Zwischensumme zu überschreiben, geben Sie hier einen Wert ein. Wenn Sie hier einen Wert eingeben, lassen Sie die Felder für die automatische Berechnung („Menge“, „Beschreibung der Maßeinheit“ und „Stückpreis“) immer leer. Füllen Sie NICHT beide Felder aus.
    ODER
  • Automatische Berechnung
    Um die automatische Berechnungsfunktion von Procore zu nutzen, geben Sie einen Wert in diese Felder ein. Füllen Sie die Felder NICHT aus, wenn Sie einen Wert in das Feld „Zwischensumme überschreiben“ eingegeben haben.
     Hinweis
    • Menge
      Geben Sie einen numerischen Wert ein, der die Menge der Einheit angibt.
    • Beschreibung der Maßeinheit
      Geben Sie eine Beschreibung der Einheit ein.
    • Maßeinheit
      Geben Sie eine Maßeinheit-Abkürzung für die Position ein.Siehe Welche Maßeinheiten sind in der Procore-Masterliste enthalten?
    • Stückpreis
      Geben Sie den Preis pro Stück ein.
    • Kostenart
      Geben Sie eine gültige Kostenartenabkürzung für den Kostenschlüssel ein. Siehe Was sind die Standardkostenarten von Procore? und Firmenkostenarten hinzufügen. Wenn Ihr Kostenarteneintrag NICHT genau mit einer Kostenart im Procore-Konto Ihres Unternehmens übereinstimmt, stuft Procore den Eintrag automatisch als "Sonstige" Kostenart ein. 
  • Optional: Beschreibung
    Geben Sie eine detaillierte Beschreibung des Einzelposten ein.
  • Kostenschlüssel-Nummer
    Geben Sie eine Kostenschlüssel-Nummer im folgenden Format ein: „Abteilung-Schlüssel“, zum Beispiel 01-100.
  • Name des Kostenschlüssels
    Geben Sie einen detaillierten Namen der Kostenschlüssel-Nummer im folgenden Format ein: „Abteilung-Schlüssel - Titel“, zum Beispiel 01-100 - Zusammenfassung.
  • Budgeteinzelposten
    Geben Sie einen Budgeteinzelposten aus dem LV des Primärvertrags ein. Es ist nicht notwendig, dies auszufüllen, da Procore alle Kostenschlüssel/Kategorie-Kombinationen automatisch miteinander verknüpft und in das Budget-Tool einfügt.
  1. Speichern Sie Ihre Dateneingabe in der ausgefüllten Vorlage.

Importieren Sie die fertige CSV-Vorlage in Procore

  1. Kehren Sie zum Fenster Leistungsverzeichnis aus CSV importieren zurück. 
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hochladen . 
    import-sov-from-csv-window.png
  3. Navigieren Sie zu der fertigen Vorlage auf Ihrem Computer und laden Sie sie hoch. 
  4. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Wenn das Leistungsverzeichnis des Kreditorenvertrags keine (0) Einzelposition enthält, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Import. 
      ODER
    • Wenn das Leistungsverzeichnis des Kreditorenvertrags bereits Einzelpositionen enthält, wählen Sie eine (1) dieser Optionen:
      • Zusätzliche Einzelposition hinzufügen.Mit dieser Option werden die Einzelpositionen der Vorlage zu den vorhandenen Einzelpositionen des Leistungsverzeichnisses hinzugefügt.Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Import.
        ODER
      • Vorhandene Einzelpositionen ersetzen.Mit dieser Option werden alle vorhandenen Einzelposition aus dem Leistungsverzeichnis entfernt und durch die Einzelpositionen der Vorlage ersetzt. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Import .Hinweis: Wenn die Einstellung „Immer bearbeitbare Leistungsverzeichnisse aktivieren“ im Kreditorenvertrags-Tool des Projekts eingeschaltet ist, wird diese Option ausgegraut und steht nicht mehr zur Verfügung, sobald eine Rechnung erstellt und Einzelpositionen in Rechnung gestellt werden.Weitere Informationen finden Sie unter Was bedeutet die Einstellung „Immer bearbeitbare Leistungsverzeichnisse aktivieren“? 
 Tipps
  • Wie kann ich feststellen, ob der Import erfolgreich war?Ein GRÜNES Erfolgsbanner erscheint, wenn der Importvorgang erfolgreich war. 
  • Wie erhalte ich Details zu einem Dateifehler? Bei einem Dateifehler erscheint ein ROTES Fehlerbanner.Klicken Sie auf die unten abgebildete Schaltfläche Fehler anzeigen, um genauere Informationen über den zu behebenden Fehler zu erhalten. 
    show-errors-button.png