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Procore

Importieren von Sekundärvertrags-LV-Einzelposten aus einer CSV-Datei

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Ziel

Die Einzelposten des Leistungsverzeichnisses (LV) für eine Bestellung oder einen Unterauftrag mithilfe einer CSV-Datei (Comma Separated Values) importieren.

Hintergrund

Um das manuelle Hinzufügen von Einzelposten zum LV einer Bestellung oder eines Unterauftrags zu vermeiden, können Sie eine CSV-Datei von Ihrem Projekt herunterladen, Ihre Einzelposten zu dieser Datei hinzufügen und sie dann in Procore importieren. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Admin-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  • Anforderungen:
  • Beschränkungen:
    • Fügen Sie KEINE Datenspalten in der Vorlage hinzu oder verschieben Sie sie nicht. Andernfalls schlägt der Importvorgang fehl. 
    • Der Importvorgang unterstützt nur CSV-Dateien (Comma Separated Values). 
    • Procore importiert KEINE Einzelposten, wenn der Dateneintrag in diesen Feldern fehlt:
      • Name des Kostenschlüssels. Dieser muss genau mit dem Namen des Kostenschlüssels im Administrations-Tool des Projekts übereinstimmen. 
      • Kostenschlüsselnummer. Diese muss genau mit der Kostenschlüsselnummer im Projekt-Administrations-Tool übereinstimmen. 
      • Kategorie des Einzelpostens. 
      • Betrag oder Menge/Beschreibung/Stückpreis. In dieses Feld muss ein Wert eingegeben werden. Ihre Anforderungen an den Dateneintrag hängen von der Abrechnungsmethode ab. Siehe Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag fest?
    • Budgetschlüssel:
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sie können mehrere Einzelposten mit denselben Kostenschlüsseln hinzufügen, auch wenn sie dieselbe Kategorie haben. Im folgenden Beispiel werden zwei separate Einzelposten erstellt.
      • 02-300 - Erdarbeiten, M, 30.000
      • 02-300 - Erdarbeiten, M, 60.500
    • Wenn Sie die Teilprojekt-Funktion aktiviert haben (siehe Aktivieren eines Teilprojekt und  Hinzufügen eines Teilprojekts zu einem Procore-Projekt), können Sie dem Sekundärvertrag ein Teilprojekt hinzufügen.
    • Einzelpostentypen/Kategorien finden Sie, indem Sie auf der Seite Vertragskonfiguration zum Unternehmens-Administrations-Tool navigieren. 
    • Informationen zum manuellen Hinzufügen von Positionen zum LV finden Sie unter Hinzufügen einer Position zu einem Leistungsverzeichnis.

  • For companies using the icon-erp-synced2.png ERP Integrations tool: Show/Hide  

    • In order to send the commitment to the ERP Integrations tool to be accepted for export by an accounting approver:
      • QuickBooks®. The steps below are supported.
      • Sage 100 Contractor®. The steps below are supported.
      • Sage 300 CRE®. The steps below are supported.
      • Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®. The steps below are supported.
      • Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™. The steps below are NOT supported. For details on other options, see Viewpoint Vista Connector: User Guide.
      • Yardi Voyager®. The steps below are supported.
      • Sage Intacct®. The steps below are supported.
      • Acumatica Cloud ERP. The steps below are supported.
      • MRI Platform X®. The steps below are supported.

Voraussetzungen

  • Die Bestellung oder der Sekundärvertrag muss sich im Status Entwurf befinden.

Schritte

Laden Sie die CSV-Vorlage für das Leistungsverzeichnis herunter

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie auf der Registerkarte Verträge nach der Bestellung oder dem Untervertrag. Klicken Sie dann auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Leistungsverzeichnis.
  4. Scrollen Sie zum unteren Ende der Seite zum Abschnitt Leistungsverzeichnis aus CSV importieren.
  5. Optional: Klicken Sie auf einen (1) der Download-Links:
    • Leere Vorlage. Lädt eine leere Datei mit dem Namen csv_import.csv auf Ihren Computer herunter. 
    • Eine Anzeige vorhandener Einzelpositionen. Lädt eine Datei namens csv_import.csv herunter, die die vorhandenen LV-Einzelposten enthält, auf Ihren Computer.
      import-sov-from-csv-download.png
  6. Fahren Sie mit LV-Einzelposten zur CSV-Vorlage hinzufügen fort.

Hinzufügen von LV-Einzelposten zur CSV-Vorlage

  1. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei csv_import.csv. 
  2. Bestimmen Sie, welche Bilanzierungsmethode für die Bestellung oder den Unterauftrag verwendet wird. Siehe Wie lege ich die Bilanzierungsmethode für einen Vertrag fest?
  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um Einzelposten zur CSV-Datei hinzuzufügen:

Betragsbasierte Buchhaltungsmethode

Wenn für einen Vertrag die betragsbasierte Bilanzierungsmethode verwendet wird (siehe Wie lege ich die Bilanzierungsmethode für einen Vertrag fest?), geben Sie in der Datei csv_import.csv die Einzelposten wie folgt ein:

  • Teilprojektschlüssel
    Wenn Teilprojekte in Ihrem Projekt aktiviert sind, geben Sie den Teilprojektschlüssel ein. Diese Spalte erscheint nur, wenn Teilprojekte aktiviert sind. 
     Hinweise
  • Budgeteinzelposten
    Die Budgeteinzelpostennummer aus dem Primärvertrags-LV. Dieses Ausfüllen ist nicht erforderlich, da Procore alle Kombinationen aus Kostenschlüssel/Kategorie automatisch zusammenführt und im Budget-Tool platziert.
  • Name des Kostenschlüssels
    Der detaillierte Name der Kostenschlüssel-Nummer im folgenden Format: „Abteilung-Schlüssel - Titel“, zum Beispiel 01-100 - Zusammenfassung.
  • Kostenschlüssel-Nummer
    . Die Kostenschlüssel-Nummer in folgendem Format: „Abteilung-Schlüssel“ (zum Beispiel 02-200).
  • Beschreibung
    Optional: Eine ausführlichere Beschreibung des Einzelpostens.
  • Einzelpostentyp
    Geben Sie die entsprechende Abkürzung für die Kostenart für den Kostenschlüssel ein.
     Hinweise
    • Wenn Ihr Unternehmen die Standardkostenarten und -abkürzungen von Procore verwendet, finden Sie unter Was sind die Standardkostenarten von Procore? eine Liste mit Abkürzungen.
    • Wenn Sie KEINE gültige Abkürzung eingeben, klassifiziert das System den Eintrag automatisch unter „Sonstige“. Wenn der Procore-Administrator Ihres Unternehmens eine Liste benutzerdefinierter Kostenarten erstellt hat (siehe Festlegen von Standardkostenarten), geben Sie hier eine dieser Abkürzungen ein. 
    • Wenn Ihr Projekt NICHT mit einem integrierten ERP-System synchronisiert wird, ist dieser Eintrag optional. 
    • Wenn Ihr Projekt mit einem integrierten ERP-System synchronisiert wird, das das Kostenart-Konzept unterstützt, ist dieser Eintrag erforderlich. Siehe Welche integrierten ERP-Systeme unterstützen das Kostenart-Konzept?
  • Betrag
    Geben Sie einen numerischen Wert oder den Betrag des Sekundärvertrags ein. (Die Verwendung von Kommas und/oder des Dollarsymbols ($) ist nicht erforderlich.) Beispielsweise ist ‚15000' die korrekte Syntax. Wenn kein Dollarbetrag eingegeben werden muss, geben Sie unbedingt 0,00 ein (der Import akzeptiert keine leeren Zellen).  
    Hinweis: Leerzeilen zählen im Importprozess weiterhin als Zeilen. Löschen Sie sie daher vor dem Importieren am Ende der CSV-Datei. 

Einheits-/Mengenbasierte Buchhaltungsmethode

Wenn für einen Vertrag die einheiten-/mengenbasierte Bilanzierungsmethode verwendet wird (siehe Wie lege ich die Bilanzierungsmethode für einen Vertrag fest?), geben Sie in der Datei csv_import.csv die Einzelposten wie folgt ein:

  • Teilprojektschlüssel
    Wenn Teilprojekte in Ihrem Projekt aktiviert sind, geben Sie den Teilprojektschlüssel ein. Diese Spalte erscheint nur, wenn Teilprojekte aktiviert sind. 
     Hinweise
  • Zwischensumme überschreiben
    Um die automatische Berechnung der Zwischensumme zu überschreiben, geben Sie hier einen Wert ein. Wenn Sie hier einen Wert eingeben, lassen Sie die Felder für die automatische Berechnung („Menge“, „Beschreibung der Maßeinheit“ und „Stückpreis“) immer leer. Füllen Sie NICHT beide Felder aus.
    ODER
  • Automatische Berechnung
    Um die automatische Berechnungsfunktion von Procore zu nutzen, geben Sie einen Wert in diese Felder ein. Füllen Sie die Felder NICHT aus, wenn Sie einen Wert in das Feld „Zwischensumme überschreiben“ eingegeben haben.
     Hinweis
    • Menge
      Geben Sie einen numerischen Wert ein, der die Menge der Einheit angibt.
    • Beschreibung der Maßeinheit
      Geben Sie eine Beschreibung der Einheit ein.
    • Stückpreis
      Geben Sie den Preis pro Stück ein.
    • Einzelposten-Art
      Geben Sie eine gültige Kostenarten-Abkürzung für den Kostenschlüssel ein. Siehe Was sind die Standardkostenarten von Procore? und Standardkostenarten einstellen. Wenn Ihr Kostenarteneintrag NICHT genau mit einer Kostenart im Procore-Konto Ihres Unternehmens übereinstimmt, stuft Procore den Eintrag automatisch als „Sonstige“ Kostenart ein. 
  • Optional: Beschreibung
    Geben Sie eine detaillierte Beschreibung des Einzelposten ein.
  • Kostenschlüssel-Nummer
    Geben Sie eine Kostenschlüssel-Nummer im folgenden Format ein: „Abteilung-Schlüssel“, zum Beispiel 01-100.
  • Name des Kostenschlüssels
    Geben Sie einen detaillierten Namen der Kostenschlüssel-Nummer im folgenden Format ein: „Abteilung-Schlüssel - Titel“, zum Beispiel 01-100 - Zusammenfassung.
  • Budgeteinzelposten
    Geben Sie einen Budgeteinzelposten aus dem LV des Primärvertrags ein. Es ist nicht notwendig, dies auszufüllen, da Procore alle Kostenschlüssel/Kategorie-Kombinationen automatisch miteinander verknüpft und in das Budget-Tool einfügt.

Aktualisieren Sie die ausgefüllte CSV-Vorlage auf Procore

  1. Scrollen Sie bis zum Ende der Seite.
  2. Wählen Sie eine (1) dieser Optionsschaltflächen:
     Hinweis
    Ein Sternchen (*) kennzeichnet die Standardeinstellung von Procore. 
    • Vorhandene Einzelposten löschen und CSV als neue Posten hinzufügen. Löscht alle vorhandenen Einzelposten im LV und fügt die Einzelposten aus der CSV-Datei als neue Einzelposten hinzu. 
    • * Vorhandene Einzelposten beibehalten und CSV als neue Posten hinzufügen. Behält alle vorhandenen Einzelposten im LV bei und fügt neue Einzelposten aus der CSV-Datei als neue Einzelposten hinzu.
      purchase-order-import-sov.png
  3. Wählen Sie die CSV-Datei, die Sie aktualisiert haben.
  4. Klicken Sie auf Importieren.
     Hinweis
  5. Warten Sie einige Sekunden. Klicken Sie auf die Registerkarte Leistungsverzeichnis, um ihren Inhalt zu aktualisieren.
  6. Überprüfen Sie den Import und vergewissern Sie sich, dass alle Posten Ihres Sekundärvertrags ordnungsgemäß importiert wurden.
  7. Wenn Sie weitere Änderungen am LV vornehmen müssen, klicken Sie auf Bearbeiten.
    • Fügen Sie zusätzliche Einzelposten manuell hinzu. 
    • Löschen Sie Einzelposten.
    • Aktualisieren Sie die Kostenschlüsselnummer.
    • Bearbeiten Sie die Beschreibung, den Typ oder den Betrag eines Einzelpostens.
  8. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Klicken Sie auf Speichern. Dadurch werden Ihre Aktualisierungen gespeichert. 
      ODER
    • Klicken Sie auf Speichern und per E-Mail versenden. Dadurch werden Ihre Aktualisierungen gespeichert und eine Kopie des Sekundärvertrags an die von Ihnen bestimmten E-Mail-Empfänger gesendet. 

 

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