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Procore

Was ist ein Rechnungskontakt?

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Antwort

Ein Rechnungskontakt ist eine Person, die sicherstellt, dass eine Rechnung an einen vorgelagerten Auftragnehmer zur Zahlung übermittelt wird. In Procore ist ein Rechnungskontakt immer ein Mitarbeiter des auf einer Bestellung oder einem Untervertrag angegebenen „Auftragsunternehmen“. Das Auftragsunternehmen ist die Partei, die für die Durchführung von Arbeiten und/oder die Lieferung von Materialien für ein Projekt verantwortlich ist. Für Kunden in den Vereinigten Staaten, die das Progress Billings Tool von Procore nutzen, ist dieser Begriff gleichbedeutend mit Ansprechpartner für Abschlagsrechnungen.

Allgemeine Fragen

Wie füge ich einen Rechnungskontakt zu Procore hinzu? 

Um einen Rechnungskontakt hinzuzufügen, muss der Procore-Administrator Ihres Unternehmens zunächst die folgenden Schritte ausführen:

Als Nächstes kann ein Benutzer mit den erforderlichen Benutzerberechtigungen zum Erstellen eines Kreditorenvertrags das Unternehmen als "Vertragsunternehmen" hinzufügen und den Benutzer auch als "Rechnungskontakt" auswählen. Anweisungen finden Sie unter diesen Links: 

Name des Tools Anweisungen
Verpflichtungen Hinzufügen von Rechnungskontakten zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag (Legacy)
Rechnungsstellung  Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen

Müssen Rechnungskontakte spezielle Zugriffsberechtigungen für Procore erhalten?

Nein. Wenn Procore als Rechnungskontakt für einen Kreditorenvertrag bestimmt ist, fügt Procore den Kontakt automatisch zur Liste "Privat" für diesen Kreditorenvertrag hinzu. Ein Rechnungskontakt kann dann den Kreditorenvertrag und seine Rechnungen in Procore einsehen.

 Hinweis
Auf einer Subunternehmerrechnung erscheint der Name des Kontakts im Abschnitt "Rechnung" der Registerkarte "Erweiterte Einstellungen" im Bereich "Rechnungskontakte".

Was können Rechnungskontakte in Procore hinzufügen oder aktualisieren?

Das hängt von dem Procore-Unternehmenskonto ab, das Sie verwenden, und von den Berechtigungen, die Ihrem Procore-Benutzerkonto zugewiesen wurden. Die meisten Procore-Kunden erlauben es Rechnungskontakten nicht, Daten in Procore hinzuzufügen oder zu aktualisieren. 

Rechnungskontakte können... Um mehr zu erfahren...
Ja oder Nein als Antwort auf eine von einem Rechnungsadministrator gesendete E-Mail mit „Rechnungseinladung“ antworten 
Eine neue Rechnung als Antwort auf eine „Rechnungseinladung“ einreichen 
Ein LV eines Subunternehmers in einem der Procore-Rechnungsmanagement-Tools aktualisieren

Erhalten Rechnungskontakte E-Mails von Procore?

Ja.  Procore sendet E-Mail-Benachrichtigungen an Rechnungskontakte, wenn diese Aktionen stattfinden:

Aktionen Details & Mehr erfahren Nächster Schritt
Wenn ein Kreditorenvertrag mit einem bestimmten Rechnungskontakt erstellt wird. Die E-Mail wird gesendet, wenn der Upstream-Mitarbeiter auf der Registerkarte Allgemein des Sekundärvertrags auf "Erstellen und E-Mail" oder "Speichern und E-Mail" klickt. Siehe Senden einer "Einladung zur Rechnungsstellung" an einen Rechnungskontakt aus dem Rechnungsstellungs-Tool.
Wenn das Leistungsverzeichnis des Subunternehmers auf "Abgelehnt" lautet. Siehe Was ist ein Subunternehmer-Leistungsverzeichnis? Eine E-Mail wird gesendet, wenn der Upstream-Projektmitarbeiter den Status eines Subunternehmer-Leistungsverzeichnisses auf "Überarbeiten und erneut einreichen" ändert. Siehe Überprüfen einer Subunternehmerrechnung als Administrator.
Wenn der Upstream-Projektmitarbeiter die Einstellung Ablaufbenachrichtigung senden für Versicherungen im Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene konfiguriert hat.  Eine E-Mail wird gesendet, wenn die Versicherung innerhalb von zwei (2) Wochen nach ihrem Ablaufdatum ist. Siehe Hinzufügen einer Versicherung zu einem Unternehmensdatensatz im Unternehmensadressbuch.
Wenn der Upstream-Projektmitarbeiter die Einstellung Subunternehmer benachrichtigen, wenn Rechnungen genehmigt werden im Rechnungsstellungs-Tool auf Projektebene konfiguriert hat.  Eine E-Mail wird gesendet, wenn der Upstream-Projektmitarbeiter den Rechnungsstatus in "Genehmigt" ändert. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung und Massenbearbeitung des Status von Subunternehmerrechnungen. -