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Procore

Was ist ein Rechnungskontakt?

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 Für Procore-Kunden in den Vereinigten Staaten

flag-us.png  Wenn Ihr Unternehmen das Point-of-View-Wörterbuch "Owners English" oder "Specialty Contractors English" anwendet, werden Sie in der Benutzeroberfläche unterschiedliche Toolnamen und Begriffsänderungen sehen. Erfahren Sie, wie Sie die Wörterbuchoptionen anwenden. 

  • So lernen Sie die Unterschiede kennen: Anzeigen/Ausblenden      

    • Diese Tabelle zeigt die Unterschiede bei den Toolnamen (fett) und Begriffen in den Point-of-View-Wörterbüchern für Projekt-Finanzwerte. Diese Wörterbücher sind nur in US-Englisch verfügbar. Das Standardwörterbuch ist für Generalunternehmer gedacht, was bedeutet, dass Sie mit Ihrem Procore-Administrator in Ihrem Unternehmen und Ihrem Procore-Ansprechpartner zusammenarbeiten müssen, um auf die anderen Wörterbuchoptionen zugreifen zu können. 

      Generalunternehmer

      Englisch (Vereinigte Staaten) - Standard

      Besitzer

      Englisch (Owner Terminology V2)

      Fachunternehmer

      Englisch (Spezialauftragnehmerterminologie)
      Rechnungsstellung Rechnungsstellung Fortschritts-Abrechnungen
      Owner Finanzierung Owner
      Bauherr/Kunde Bauherr/Kunde GU/Kunde
      Änderungsauftrag für Primärvertrag Änderungsauftrag zur Finanzierung Änderungsauftrag zum Kundenvertrag
      Hauptverträge Finanzierung Kundenverträge
      Einnahmen Finanzierung Einnahmen
      Unterauftrag Vertrag Unterauftrag
      Subunternehmer Auftragnehmer Subunternehmer
      Subunternehmer-Leistungsverzeichnis (Sub-LV) Leistungsverzeichnis für Auftragnehmer (CSOV) Subunternehmer-Leistungsverzeichnis (Sub-LV)

Antwort

Ein Rechnungskontakt ist eine Person, die sicherstellt, dass eine Rechnung an einen vorgelagerten Auftragnehmer zur Zahlung übermittelt wird. In Procore ist ein Rechnungskontakt immer ein Mitarbeiter des auf einer Bestellung oder einem Untervertrag angegebenen „Auftragsunternehmen“. Das Auftragsunternehmen ist die Partei, die für die Durchführung von Arbeiten und/oder die Lieferung von Materialien für ein Projekt verantwortlich ist. Für Kunden in den Vereinigten Staaten, die das Progress Billings Tool von Procore nutzen, ist dieser Begriff gleichbedeutend mit Ansprechpartner für Abschlagsrechnungen.

Welche Berechtigungen benötigen Rechnungskontakte, um Rechnungen für Subunternehmer in Procore zu erstellen und einzureichen? 

In dieser Tabelle sind die Berechtigungen aufgeführt, die Rechnungskontakte benötigen , um Subunternehmerrechnungen in Procore zu erstellen. 

  Berechtigungsstufe für Sekundärverträge
Aktion Keine Nur Lesen Standard Admin
Eine „Einladung zur Rechnung“ als Rechnungskontakt annehmen oder ablehnen :Minus: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :Minus:
Senden Sie eine neue Rechnung als "Rechnungskontakt"  :Minus: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :Minus:
Erstellen einer neuen Subunternehmerrechnung als Rechnungskontakt :Minus: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :Minus:

1 Einige Procore-Kunden entscheiden sich dafür, Rechnungskontakte mit der Berechtigungsstufe "Standard" für das Kreditorenvertrags-Tool bereitzustellen. Es ist wichtig zu beachten, dass es von Procore NICHT empfohlen wird, externen Mitarbeitern höhere Berechtigungen als "Nur Lesen" zu gewähren .

Müssen Rechnungskontakte spezielle Zugriffsberechtigungen für Procore erhalten?

Nein. Wenn Procore als Rechnungskontakt für einen Kreditorenvertrag bestimmt ist, fügt Procore den Kontakt automatisch zur Liste "Privat" für diesen Kreditorenvertrag hinzu. Ein Rechnungskontakt kann dann den Kreditorenvertrag und seine Rechnungen in Procore einsehen.

 Hinweis
Auf einer Subunternehmerrechnung erscheint der Name des Kontakts im Abschnitt "Rechnung" der Registerkarte "Erweiterte Einstellungen" im Bereich "Rechnungskontakte".

Wie füge ich Rechnungskontakte zu Procore hinzu?

Um einen Rechnungskontakt hinzuzufügen, muss ein autorisierter Benutzer für das Unternehmen, das den Kreditorenvertrag im Procore-Projekt verwaltet, Folgendes tun:

  1. Fügen Sie das Subunternehmen zum Unternehmensverzeichnis hinzu. Das Subunternehmen entspricht dem "Vertragsunternehmen" auf einer Verpflichtung. Siehe Hinzufügen eines Unternehmens zum Unternehmensverzeichnis. Der Benutzer, der der Rechnungskontakt sein wird, muss dem Unternehmen hinzugefügt werden. Siehe Benutzer zum Unternehmen hinzufügen.
     Hinweise 
  2. Erteilen Sie dem Benutzerkonto des Rechnungskontakts die Berechtigung "Schreibgeschützt" für das Kreditorenvertrags-Tool auf Projektebene. Procore empfiehlt, die Berechtigungen für Rechnungskontakte mit einer Vorlage für Projektberechtigungen zu verwalten. Siehe Vorlagen für Projektberechtigungen verwalten.
  3. Fügen Sie dem Kreditorenvertrag das "Vertragsunternehmen" und den "Rechnungskontakt" hinzu. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen. 
  4. Optional. Konfigurieren Sie optionale E-Mail-Benachrichtigungen für den Rechnungskontakt: 

Sie sind sich über den Status Ihres Rechnungskontakts nicht sicher oder verpassen eine "Einladung zur Rechnung"?

Wann sendet Procore eine 'Invite to Bill'?

Wenn ein Rechnungsadministrator für das Procore-Unternehmenskonto einen neuen Abrechnungszeitraum erstellt, hat dieser Benutzer die Möglichkeit, eine automatische Abrechnungseinladung an jeden zu senden, der entweder (1) in der Liste "Privat" für die Rechnung genannt wird oder (2) Mitglied der Standardliste "Rechnungskontakt" des Verpflichtungstools ist. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen.

Benötigt ein Rechnungskontakt eine "Einladung zur Rechnungsstellung", um eine Rechnung zu erstellen?

Nein. Ein Rechnungskontakt hat mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen. 

Es gibt zwei Möglichkeiten, auf eine "Rechnungseinladung" als Rechnungskontakt zu antworten: (1) über die E-Mail "Zur Rechnung einladen" oder (2) über das Kreditorenvertrags-Tool auf Projektebene des Upstream-Mitarbeiters. Verwenden Sie die zweite Option, wenn Sie wissen, dass Sie über die Berechtigung für Rechnungskontakte verfügen, aber die "Einladung zur Rechnung" fehlt oder verloren geht.

Wenn Sie auf eine Einladung antworten, können Sie diese wie folgt annehmen oder ablehnen:

  • So antworten Sie auf eine E-Mail mit der Einladung zur Rechnungsstellung: Einblenden/Ausblenden      
      1. Öffnen Sie Ihren E-Mail-Posteingang. 
      2. Suchen Sie nach der E-Mail-Nachricht mit der Betreffzeile „Projektname: Benutzername hat Sie zur Rechnungsstellung eingeladen.“ 
      3. Öffnen Sie die "Einladung zur Rechnung". 

        invite-to-bill.png
         
      4. Überprüfen Sie die Rechnungsdetails:
        • Engagement. Zeigt die Nummer und den Namen des Kreditorenvertrags an. 
        • Rechnungstyp. Zeigt den Rechnungstyp an. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung. 
        • Abrechnungszeitraum. Die Zeitspanne für die Open Abrechnungszeitraum. 
        • Eingeladen von. Der Vor- und Nachname des Absenders. In der Regel ist dies der Rechnungsadministrator. 
        • Fälligkeitsdatum. Das Datum, an dem Ihre Rechnung fällig ist. Rechnungskontakte können nach diesem Datum keine Rechnung mehr im Procore-Projekt erstellen oder einreichen.  
      5. Klicken Sie auf eine dieser Schaltflächen, um auf die Nachricht Möchten Sie diesen Zeitraum in Rechnung stellen? prompt:
        • Ja. Nehmen Sie die Einladung an und reichen Sie eine Rechnung ein. Dadurch wird der Rechnungsstatus auf Akzeptiert geändert. Fahren Sie mit den Schritten unter Neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen fort.
        • Nein. Lehnen Sie die Einladung ab, wenn Sie keine Rechnung für den offenen Abrechnungszeitraum einreichen möchten. Dadurch ändert sich der Rechnungsstatus in Abgelehnt.  
  • So antworten Sie auf eine "Einladung zur Rechnungsstellung" im Kreditorenvertrags-Tool: Einblenden/Ausblenden      
    1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts. 
    2. Suchen Sie den Sekundärvertrag, zu dem Sie als Rechnungskontakt hinzugefügt wurden. 
    3. Geben Sie unter Möchten Sie diesen Zeitraum in Rechnung stellen? Ihre Absicht an, eine Rechnung einzureichen, indem Sie auf die Schaltfläche Ja klicken. 
      do-you-want-to-bill-this-period.png
    4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Antwort veröffentlichen. 
 Tipp

Sie können Ihre "Einladung zur Rechnung" nicht finden oder sind sich nicht sicher, ob eine gesendet wurde?  Ein Rechnungskontakt verfügt immer über ausreichende Berechtigungen, um eine neue Rechnung für einen offenen Abrechnungszeitraum im Procore-Projekt der Upstream-Projektmitarbeiter zu erstellen. Siehe Erstellen Sie eine neue Rechnung als Rechnungskontakt.

Was können Rechnungskontakte in Procore hinzufügen oder aktualisieren?

Sie können Aufgaben in Procore nur ausführen, wenn Sie als Rechnungskontakt für einen Kreditorenvertrag im Procore-Projekt des Upstream-Projektmitarbeiters hinzugefügt werden. Was Sie tun können und wie Sie es tun, hängt von den Optionen ab, die der Upstream-Mitarbeiter verwendet. 

Rechnungskontakte können... Um mehr zu erfahren...
Akzeptieren oder Ablehnen einer "Einladung zur Rechnungsstellung" in der E-Mail, die von einem Rechnungsadministrator gesendet wurde. Siehe Senden einer Einladung zur Rechnungsstellung an einen Rechnungskontakt.  Eine „Einladung zur Rechnung“ als Rechnungskontakt annehmen oder ablehnen
Antworten Sie auf eine "Einladung zur Rechnungsstellung", die von einem Rechnungsadministrator gesendet wurde. Siehe Senden einer Einladung zur Rechnungsstellung an einen Rechnungskontakt.  Eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen
Erstellen Sie eine Rechnung im Kreditorenvertrags-Tool ohne eine Einladung zur Rechnungsstellung durch einen Rechnungsadministrator. Sie müssen dem Rechnungsempfänger Kontaktberechtigungen erteilen.  Erstellen einer neuen Rechnung als Rechnungskontakt
Aktualisieren Sie ein Subunternehmer-Leistungsverzeichnis. Diese Funktion muss für das Projekt aktiviert sein. Siehe Aktivieren oder Deaktivieren der Registerkarte Subunternehmer-Leistungsverzeichnis im Kreditorenvertrags-Tool.  Aktualisieren eines Subunternehmer-Leistungsverzeichnisses als Rechnungskontakt
Überarbeiten Sie alle Rechnungseinzelpositionen, die von einem Rechnungsadministrator abgelehnt wurden, und reichen Sie sie erneut ein. Überarbeiten und erneutes Einreichen einer Subunternehmerrechnung als Rechnungskontakt

Erhalten Rechnungskontakte E-Mails von Procore?

Ja.  Procore sendet E-Mail-Benachrichtigungen an Rechnungskontakte, wenn diese Aktionen stattfinden:

Aktionen Details & Mehr erfahren Nächster Schritt
Wenn ein Kreditorenvertrag mit einem bestimmten Rechnungskontakt erstellt wird. Die E-Mail wird gesendet, wenn der Upstream-Mitarbeiter auf der Registerkarte Allgemein des Sekundärvertrags auf "Erstellen und E-Mail" oder "Speichern und E-Mail" klickt. Siehe Senden einer "Einladung zur Rechnungsstellung" an einen Rechnungskontakt aus dem Rechnungsstellungs-Tool.
Wenn ein Rechnungsadministrator die Option "Subunternehmer an die Rechnungsstellung erinnern" festlegt.   Wenn ein Rechnungskontakt eine "Einladung zur Rechnungsstellung" annimmt, wird im angegebenen Intervall eine Erinnerung gesendet, bis der Rechnungsentwurf eingereicht wird. Mahnungen werden nicht mehr versendet, sobald der Status der Rechnung auf "Wird überprüft" geändert wird. 
Wenn das Leistungsverzeichnis des Subunternehmers auf "Abgelehnt" lautet. Siehe Was ist ein Subunternehmer-Leistungsverzeichnis? Eine E-Mail wird gesendet, wenn der Upstream-Projektmitarbeiter den Status eines Subunternehmer-Leistungsverzeichnisses auf "Überarbeiten und erneut einreichen" ändert. Siehe Überprüfen Sie eine Subunternehmerrechnung als Rechnungsadministrator.
Wenn der Upstream-Projektmitarbeiter die Einstellung Ablaufbenachrichtigung senden für Versicherungen im Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene konfiguriert hat.  Eine E-Mail wird gesendet, wenn die Versicherung innerhalb von zwei (2) Wochen nach ihrem Ablaufdatum ist. Siehe Hinzufügen einer Versicherung zu einem Unternehmensdatensatz im Unternehmensadressbuch.
Wenn der Upstream-Projektmitarbeiter die Einstellung Subunternehmer benachrichtigen, wenn Rechnungen genehmigt werden im Rechnungsstellungs-Tool auf Projektebene konfiguriert hat.  Eine E-Mail wird gesendet, wenn der Upstream-Projektmitarbeiter den Rechnungsstatus auf "Genehmigt" ändert. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung und Massenbearbeitung des Status von Subunternehmerrechnungen. -