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Procore

Erstellen einer Subunternehmerrechnung für die Freigabe des Einbehalts

Ziel

Zur Erstellung einer Rechnung eines Subunternehmers für die Freigabe von Einbehalt

Hintergrund

Der erste Schritt bei der Freigebe des Einbehalts für ein Projekt besteht darin, eine subcontractor invoice zu erstellen. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Rechnung im Sekundärverträge-Tool zu erstellen: 

Die folgenden Schritte fassen zusammen, wie Sie eine Rechnung für die Freigabe des Einbehalts erstellen und übermitteln.

 Wichtig
Beim Erstellen einer Rechnung zur Freigabe von Einbehalten ist es wichtig, zu gewährleisten, dass sich die Rechnung im Status ‚Entwurf' befindet, bevor Sie die Einbehaltungsbeträge auf der Registerkarte Detail der Rechnung eingeben. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine Rechnung des Subunternehmers vor oder nach dem ‚Fälligkeitstermin‘ des Abrechnungszeitraums zu erstellen, Berechtigungen auf Admin-Ebene im Sekundärverträge-Tool des Projekts. 
      ODER
    • Um einen Subunternehmer zu erstellen, bevor der „Fälligkeitstermin“ des Abrechnungszeitraums abgelaufen ist, müssen Sie die Berechtigungen auf der „Standard“-Ebene im Sekundärverträge-Tool des Projekts und Sie als Mitglied der Dropdown-Liste „Privat“ in der Bestellung oder dem Unterauftrag hinzufügen. Hier wird auch Ihr Benutzername als „Rechnungskontakt“ auf der Bestellung oder dem Unterauftrag aufgeführt. 
      UND
    • Um den Einbehalt auf einer Subunternehmerrechnung freizugeben, Berechtigungen auf der„Standard“-Ebene oder höher im Sekundärverträge-Tool des Projekts.
       Hinweise
      Weitere Informationen zum Festlegen und Freigeben von Einbehalten auf einer Subunternehmerrechnung finden Sie unter Festlegen oder Freigeben von Einbehalten auf einer Subunternehmerrechnung.

Voraussetzungen

Schritte

Schritt 1: Erstellen Sie einen Rechnungsentwurf

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts. 
  2. Suchen Sie unter der Registerkarte Verträge die Bestellung oder den Unterauftrag. Klicken Sie dann auf Anzeige.
  3. Klicken Sie auf Rechnung erstellen
  4. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
    1. Rechnungs-Nr. Geben Sie die Rechnungsnummer für die Rechnung ein.
    2. Abrechnungsbeginn. Zeigt den Beginn des Abrechnungszeitraums an. Abrechnungszeiträume werden vom Vertragspartner in Procore eingerichtet.
    3. Rechnungsende. Zeigt das Ende des Abrechnungszeitraums an. Abrechnungszeiträume werden vom Vertragspartner in Procore eingerichtet.
    4. Rechnungsdatum. Zeigt das Abrechnungsdatum für den Abrechnungszeitraum an. Abrechnungszeiträume werden vom Vertragspartner in Procore eingerichtet.
       Hinweis

      Weitere Informationen zu Abrechnungszeiträumen in Procore finden Sie unter Automatische Abrechnungszeiträume erstellen und Abrechnungszeitraum für Rechnungen bearbeiten.

  5. Klicken Sie auf Als Entwurf speichern.

Schritt 2: Aktualisieren Sie die in diesem Zeitraum freigegebenen Einbehaltungsbeträge

 Wichtig
Denken Sie daran, dass Sie beim Erstellen einer Rechnung zur Freigabe des Einbehalts gewährleisten müssen, dass sich die Rechnung im Status ‚Entwurf‘ befindet, bevor Sie die Einbehaltungsbeträge auf der Registerkarte Details der Rechnung eingeben. Wenn Sie ein Subunternehmer sind, der darum gebeten wurde, eine Rechnung einzureichen, und von der Einladung zu dieser Rechnung navigieren, überprüfen Sie bitte immer, ob sich die Rechnung im Status „Entwurf“ befindet.  
  1. Klicken Sie in der Rechnung des Subunternehmers auf die Registerkarte Detail.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Führen Sie in der Spalte Einbehalt - In diesem Zeitraum freigegeben die folgenden Schritte aus:
    • Einbehalt für Arbeit. Geben Sie den Einbehaltungsbetrag, um dessen Freigabe Sie gebeten werden, im Währungsformat ein.  
    • Einbehalt für Material. Geben Sie den freizugebenden Einbehaltungsbetrag im Währungsformat ein. 
       Tipp
      Beachten Sie, dass die Werte in denSpalten Aktuell einbehalten die vom Vertragspartner einbehaltenen Beträge anzeigen. 
      released-this-period.png
  4. Optional. Wenn der Vertragspartner die Einstellung ‚Von Subunternehmern angeforderte Beträge anzeigen‘ im Sekundärverträge-Tool aktiviert hat, haben Sie die Möglichkeit, Beträge für die für den Abrechnungszeitraum geltend gemachten Arbeiten in der Spalte Subunternehmer beansprucht diesen Zeitraum einzugeben.
     Hinweis
    Die Einstellung „Beträge von Subunternehmern anzeigen“ wurde für Procore-Kunden in Australien und Neuseeland entwickelt. Dies bietet Bauunternehmen die Möglichkeit, Zahlungspläne zu erstellen, um die Rechnungsgenehmigung und die Reklamation der von Auftragnehmern ausgeführten Arbeiten zu erleichtern. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Zahlungsplans.

     
  5. Klicken Sie oben in der Tabelle auf Speichern.

Schritt 3: Unterschreiben Sie die PDF mit den Rechnungsdetails

Wenn der Vertragspartner von Ihnen verlangt, dass Sie die von Ihnen eingereichte Rechnung unterschreiben, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in der Rechnung auf die Registerkarte Detail.

    invoice-detail.png
  2. Klicken Sie auf Exportieren und wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option PDF
  3. Stellen Sie dem Vertragspartner Ihre unterschriebene Subunternehmerrechnung gemäß Ihren Vertragsbedingungen zur Verfügung.  
  4. Optional. Wenn Sie eine Kopie Ihrer unterschriebenen Rechnung als Anhang beifügen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
    • Klicken Sie auf die Registerkarte Zusammenfassung.
    • Klicken Sie auf Bearbeiten
    • Scrollen Sie zum Bereich Anhänge und laden Sie eine Kopie Ihrer unterschriebenen Rechnung hoch. Sie können auch ergänzende Unterlagen zu Ihrer Rechnung beifügen, wie z.B. Pfandbefreiungen.
  5. Klicken Sie auf Speichern, um die Rechnung als ‚Entwurf‘ zu speichern.

Schritt 4: Speichern und senden Sie die Rechnung

 Achtung
  • Bevor Sie Ihre Rechnung einreichen, ist es wichtig, diese auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Informationen dazu finden Sie unter Prüfen von Rechnungen als Subunternehmer.
  • Sobald Sie die Rechnung eingereicht haben, können Sie KEINE Änderungen vornehmen, ohne den Vertragspartner zu kontaktieren, um den Status Ihrer Rechnung auf Überarbeiten und Erneut einreichen zu ändern. 

Wenn Sie bereit sind, Ihre Rechnung einzureichen, klicken Sie auf Zur Überprüfung einreichen. Dadurch ändert sich der Status der Rechnung in In Prüfung.

 

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