Eine Einreichung erstellen

​Allgemeine Informationen hinzufügen

1. Vervollständigen Sie die Dateneingabe auf der Registerkarte Allgemein wie folgt:

• Title. The descriptive name that best summarizes the information in the submittal. 

• Spec Section. Denotes the corresponding section from the project's specifications book. See Where do the selections in the 'Specification Sections' drop-down list in the Submittals tool come from?

• Number & Revision. The submittal number and its revision number. See How are submittals numbered in Procore?

• Submittal Package. The submittal package that contains the submittal. In Procore, adding submittals to a package is optional. The decision to add submittals to a submittal package is based on your project's requirements, which is determined by your company's or project's management team. For instructions, see Create a Submittal Package.

• Status. The current status of the submittal. Only a user with 'Admin' level permission to the Submittals tool can change a submittal's status. See What are the default submittal statuses in Procore? and What is a 'Draft' Submittal?

       Notizen:
       Wenn eine Einreichung offen ist und keinen  Workflowhat, liegt die Zuständigkeit beim Einreichungs-Manager und der Posten sollte in seinem Tool "Meine offenen Posten" angezeigt werden.
       Wenn eine Einreichung offen ist und einen Workflow hat, hat der Beauftragte des aktuellen Workflow-Schritts die Zuständigkeit. Sobald der Workflow abgeschlossen ist, kehrt BIC zum Einreichungs-Manager           zurück.
       Wenn eine Einreichung geschlossen wird, ist die Zuständigkeit geklärt.

• Responsible Contractor. The company name of the contractor/subcontractor that is responsible for completing the work specified on the submittal. 

• Received From. The contact for the responsible contractor who provided the submittal information to the project team. 

• Submit By. Select the date by which a contractor/subcontractor must submit all relevant documentation (i.e., documents, drawings, manuals, plans, and so on) for the submittal to the project's design team for review.

• Issue Date. The date the contractor/subcontractor submitted the submittal items (i.e., documents, plans, and so on) to your project team for the review process. 

• Received Date. The date that the submittal information was received from the contractor/subcontractor responsible for the performing work associated with the submittal.

• Final Due Date. The due date by which all approvers on the submittal workflow must submit a response.

  Notizen:
  Wenn das "endgültige Fälligkeitsdatum" erreicht ist, sendet das System eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, um die Benutzer darüber zu informieren, dass die Einreichung überfällig ist. Wenn Ihr System für die Verwendung der sequentiellen Genehmigung konfiguriert ist, geht die Benachrichtigung an den Einreichungsmanager und die zuständige Person im Genehmigungs-Workflow. Wenn Ihr System für die Verwendung der parallelen Genehmigung konfiguriert ist, geht die Benachrichtigung an den Einreichungs-Manager und die Mitglieder des Genehmigungs-Workflows ).

• Lead Time. The expected number of calendar days that will be required for the material/services for the submittal to arrive.

• Required On-Site Date. The date by which materials related to the work detailed on the submittal must be delivered and available at the construction site.

• Cost Code. The cost code for the submittal. Cost codes are managed in the 'Cost Code' segment in Procore's Work Breakdown Structure.

• Submittal Manager. The name of the submittal manager. This is the person who is responsible for overseeing the submittal throughout its lifecycle in Procore. Each submittal can have a different submittal manager or your project team can configure a 'Default Submittal Manager' for all of your submittals. See What is the 'Submittal Manager' role?

• Type. The information type associated with the submittal. The default type selections in Procore include: Document, Pay Request, Payroll, Plans, Prints, Product Information, Product Manual, Sample, Shop Drawing, Specification, and Other. See Create Custom Submittal Types.

• Private. Indicates privacy settings for the submittal. When a submittal is marked 'Private', it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the Submittals tool, users in the Submittal Workflow, and members of the submittal's Distribution List. Users with the 'View Private Submittals Associated to Users within Same Company' granular permission enabled on their permissions template can also view a submittal marked 'Private' if another user in their company is associated with the submittal. See Mark a Submittal as Private.

• Location. The location at the job site for the submittal. This can be an existing location from the Location list or a tiered location. See Add Tiered Locations to a Project. 

• Linked Drawings. Renderings stored in the project's Drawings tool that are linked to the submittal. See Link Related Items on a Drawing.

• Description. Informative details, notes, and/or actions that describe the submittal. 

• Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

  • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
    OR
  • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

• Distribution List. The people who will receive email notifications from Procore as the submittal progresses through the submittal workflow. If your project team has created any distribution lists in the Project Directory, you can select those lists here. See Add a Distribution Group to the Procore Directory). 

Zurück zu den Schritten

Informationen zum Einreichungs-Terminplan berechnen (falls aktiviert)

Berechnungen zum Einreichungszeitplan ist eine optionale Funktion, die Sie aktivieren können. Siehe Berechnungen zum Einreichungszeitplan aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, analysiert das Einreichungen-Tool Ihre Einträge in den Feldern „Erforderlicher Vor-Ort-Termin“, „Vorlaufzeit“, „Designteam-Überprüfungszeit“ und „Interne Überprüfungszeit“, um Vorschläge für das „Fälligkeitsdatum“ des Einreichers und Genehmigers im Einreichungs-Workflow zu liefern. Es füllt auch automatisch die Felder „Geplantes Rückgabedatum“, „Geplantes internes Überprüfungsdatum“ und „Geplantes Absenden bis zum Datum“ aus.

Zurück zu den Schritten

Aktualisieren Sie die Lieferinformationen

• Voraussichtliches Lieferdatum
  Sehen Sie sich das Datum an, das unter Voraussichtliches Lieferdatum angezeigt wird. Dies ist das Datum zwischen der 'Vorlaufzeit' und dem Zeitpunkt, an dem die Einreichung verteilt wurde, und wird bei der Erstellung der Einreichung nicht ausgefüllt. Dieses Datum wird von Procore berechnet, sobald die Einreichung verteilt wurde. Siehe Verteilen einer Einreichung.
• Aufgabe planen
  Wenn Sie das Terminplan-Tool für das Projekt aktiviert und einen Asta Powerproject, Dateiname="">Microsoft Project oder Oracle Primavera-Terminplan in Procore integriert haben, Terminplan-Dropdown-Liste wenn Sie über ein Benutzerkonto verfügen, dem im Terminplan-Tool die Berechtigung "Schreibgeschützt" oder höher erteilt wurde. Dies dient nur als Referenz.
• Bestätigtes Lieferdatum
  Wählen Sie das Datum aus, an dem der Subunternehmer oder Lieferant die Ankunft der Fracht bestätigt hat, indem Sie den Kalender Bestätigtes Lieferdatum verwenden.
• Tatsächliches Lieferdatum
  Wählen Sie das Datum, an dem das Material auf der Baustelle eingetroffen ist, mithilfe des Kalenders Tatsächlicher Liefertermin. Normalerweise wird dieser Wert vom Bauleiter aktualisiert.

Zurück zu den Schritten

Anwenden einer Vorlage für einen Einreichungs-Workflow

Ein Benutzer mit der Berechtigung „Administrator“ für das Einreichungen-Tool Ihres Projekts kann eine (1) oder mehrere Vorlage-Workflow-Vorlagen erstellen, die Sie dann bei der ersten Erstellung für eine neue Einreichung verwenden können. Dies spart Zeit bei der Dateneingabe, da Sie nicht jedes Mal einen neuen Einreichungs-Workflow hinzufügen müssen, wenn Sie eine Einreichung erstellen.

1. Gehen Sie unter Einreichungs-Workflow wie folgt vor :
   
   
    
   1. Wählen Sie eine Vorlage aus . Wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus der Dropdown-Liste aus.
      Anmerkungen:
      • Diese Dropdown-Liste ist nur für Benutzer mit der Berechtigung "Administrator" für das Einreichungen-Tool sichtbar und verfügbar.
      • Diese Aktion wendet die Person(en), die in der Vorlage für den Einreichungs-Workflow genannt sind, auf Ihre Einreichung an.
      • Um zu erfahren, wie Einreichungs-Workflow-Vorlagen erstellt werden, siehe Verwalten von Einreichungs-Workflow-Vorlagen.
2. Fahren Sie fort, indem Sie die Felder Name, Rolle und Tage bis zur Einreichung/Antwort nach Bedarf für die Einreichung ändern. Ihre Änderungen wirken sich nur auf den Workflow der Einreichung aus, Ihre Änderungen wirken sich NICHT auf die Vorlage für den Einreichungs-Workflow aus.
3. (Optional) Fahren Sie mit den Schritten unter Hinzufügen von Benutzern zum Einreichungs-Workflow fort.

Hinzufügen von Benutzern zum Einreichungs-Workflow

1. Führen Sie unter Einreichungs-Workflow für jede gewünschte Werbebuchung in der Einreichung die folgenden Schritte aus:
   • Namen. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens eines Projektbenutzers in das Suchfeld . Wählen Sie dann den entsprechenden Benutzer aus der Liste aus.
     • Wenn Sie eine Antwort vom Benutzer anfordern möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen neben seinem Namen.
       ODER
     • Wenn Sie KEINE Antwort vom Benutzer verlangen möchten, entfernen Sie die Markierung aus dem Kontrollkästchen.
       Hinweis: Wenn Sie mehr als einen Benutzer zu einer parallelen Genehmigungsworkflow-Gruppe hinzufügen, wechselt die Zuständigkeit für Ball vor Gericht zur nächsten Workflow-Gruppe, nachdem alle in der Gruppe als erforderlich markierten Personen eine Antwort auf die Einreichung abgegeben haben.
   • Rolle. Wählen Sie Genehmiger oder Einreicher aus der Liste. Siehe Was ist der Unterschied zwischen einem Einreicher und einem Genehmiger in Einreichungen?
     Anmerkungen:
     • Um als Genehmiger benannt zu werden, muss die Person im Adressbuch-Tool auf Projektebene vorhanden sein (siehe Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektverzeichnis) und außerdem über Berechtigungen der Stufe "Admin" oder "Standard" für das Einreichungen-Tool verfügen (siehe Festlegen von Benutzerberechtigungen für das Einreichungen-Tool).
     • Wenn Sie ein Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Standard“ für das Einreichungen-Tool sind, können Sie dem Workflow nur Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Administrator“ hinzufügen.
     • Wenn Sie vorhaben, der Einreichung einen Einreicher hinzuzufügen, empfehlen wir Ihnen, einen als ersten Genehmiger im sequenziellen Genehmigungsworkflow der Einreichung zu bestimmen. Dies gibt dem Einreichungs-Manager die Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Einreichung von Ihrem internen Stakeholder gründlich überprüft wird, bevor sie im nächsten Schritt des Einreichungs-Workflows an die Benutzer gesendet wird.
     • Wenn Sie ein Nutzer mit Berechtigungen auf Administratorebene für das Einreichungen-Tool sind, können Sie Nutzer mit Berechtigungen auf Administrator- oder Standardebene zum Workflow hinzufügen.
       Hinweis: Wenn der Einreichungs-Workflow die sequenzielle Genehmigung verwenden soll, fügen Sie jeder Position im Workflow nur einen Benutzer hinzu. Wenn Sie möchten, dass ein Schritt im Einreichungs-Workflow die parallele Genehmigung verwendet, fügen Sie einer Werbebuchung zwei oder mehr Nutzer hinzu.
   • Fälligkeitsdatum.Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, an dem die Antwort auf die Einreichung fällig sein soll.
     Hinweis: Das Feld "Fälligkeitsdatum" wird automatisch auf der Grundlage der Standardanzahl von Tagen ausgefüllt, die auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" des Einreichungen-Tools angegeben ist.Siehe Einstellungen konfigurieren: Einreichungen-Tool.Beim Fälligkeitsdatum wird auch berücksichtigt, welche Tage als "Arbeitstage" für das Projekt festgelegt sind.Siehe Projektarbeitstage festlegen.
2. Klicken Sie auf Schritt hinzufügen.
3. Wiederholen Sie diese Schritte, um dem Workflow einen weiteren Benutzer hinzuzufügen.
4. Wenn Sie die Reihenfolge der Workflow-Schritte ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:
   1. Greife den Einzelposition am vertikalen Griff (⋮⋮).
   2. Verschieben Sie die Einzelposition per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge. 
      
      

Aktualisieren und senden Sie die Einreichung zur Überprüfung

Wenn Sie mit den obigen Schritten fertig sind, wählen Sie eine dieser Optionen:

• Um Ihre Änderungen zu speichern, ohne eine E-Mail an Mitglieder des Einreichungs-Workflows, Verteilerlistenmitglieder und Einreichungs-Manager zu senden, klicken Sie auf Erstellen.
  ODER
• Um Ihre Änderungen zu speichern und eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden, um die Mitglieder des Einreichungs-Workflows und die Mitglieder der Verteilerliste zu benachrichtigen, klicken Sie auf E-Mails erstellen und senden .