Eine Einreichung erstellen
Ziel
So erstellen Sie eine Einreichung für ein Projekt mit dem Einreichungen-Tool des Projekts.
Hintergrund
In der Baubranche werden schriftliche und/oder physische Informationen von Subunternehmern an den Generalunternehmer und dann an das Planungsteam zur Genehmigung von Bauausrüstung, Materialien usw. übermittelt, bevor diese hergestellt und an das Projekt geliefert werden. Einreichungen können in verschiedenen Formaten präsentiert werden, wie zum Beispiel Fertigungszeichnungen, Einzelblätter zu Geräten und Materialmustern. Einreichungen sind in erster Linie für den Architekten und Ingenieur erforderlich, um zu überprüfen, ob die richtigen Produkte und Mengen in Übereinstimmung mit den Designdokumenten/Vertragsdokumenten im Projekt installiert werden.
Obwohl jedes Unternehmen und jedes Projekt seinen eigenen Prozess haben kann, ist es üblich, dass der Projektmanager oder Ingenieur für die Funktion des Einreichungsmanagers verantwortlich ist. Zuerst erstellt der Einreichungsmanager die Einreichung. Anschließend stellt der Subunternehmer die erforderlichen Unterlagen für die Einreichung zur Verfügung. Wenn die erforderliche Dokumentation vorliegt, wird die Einreichung zur Überprüfung und Genehmigung an die zuständigen Mitglieder des Designteams gesendet.
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- So erstellen Sie eine Einreichung:
- Berechtigungen der Stufe "Nur Lesen" oder "Standard" für das Einreichungen-Tool mit der granularen Berechtigung "Einreichung erstellen" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert.
ODER - Berechtigungen der Stufe „Standard“ für das Einreichungen-Tool des Projekts ohne eine Ihnen zugewiesene Berechtigungsvorlage.
ODER - „Admin“-Berechtigungen für das Einreichungen-Tool des Projekts.
- Ohne die Berechtigung der Stufe "Admin" für das Einreichungen-Tool des Projekts können Sie nur Benutzer mit der Berechtigung der Stufe "Admin" für das Einreichungen-Tool des Projekts zum Einreichungs-Workflow hinzufügen.
- Mit der Berechtigungsstufe "Admin" für das Einreichungen-Tool des Projekts können Sie alle Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Standard" oder höher für das Einreichungen-Tool des Projekts zum Einreichungs-Workflow hinzufügen.
- Berechtigungen der Stufe "Nur Lesen" oder "Standard" für das Einreichungen-Tool mit der granularen Berechtigung "Einreichung erstellen" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert.
- So erstellen Sie eine Einreichung:
- Konfigurationseinstellungen:
- Zu Beginn eines neuen Projekts konfiguriert ein Benutzer mit "Admin"-Rechten für das Einreichungen-Tool normalerweise die folgenden Einstellungen für das Einreichungen-Tool Ihres Projekts:
- Kostencodes. Die Kostencodes werden im Segment "Kostencode" der Work Breakdown Structure von Procore verwaltet.
- Standard-Einreichungs-Manager. Siehe Festlegen des 'Standard-Einreichungs-Managers' für das Einreichungen-Tool
- Verteilung . Siehe Hinzufügen einer Verteilergruppe zum Projektadressbuch .
- Nummerierung . Siehe Wie werden Einreichungen in Procore nummeriert?
- Berechnungen planen . Siehe Informationen zum Einreichungs-Terminplan berechnen (falls aktiviert)
- Planen Sie die Aufgabe. Wenn das Planungstool im Projekt aktiv ist, können Sie die Einreichung mit einer Aufgabe im Projektzeitplan verknüpfen. Siehe Zeitplan.
- Leistungsbeschr.-Abschnitte. Ihr Projekt kann so eingerichtet sein, dass es mit dem Leistungsbeschreibungstool des Projekts oder dem Administrations-Tool des Projekts funktioniert. Siehe Woher kommt die Auswahl in der Dropdown-Liste 'Leistungsbeschr.-Abschnitte' im Einreichungen-Tool?
- Vorlage für Einreichungs-Workflow . Ihr Projekt kann so eingerichtet sein, dass es Vorlagen für Einreichungs-Workflow verwendet. Siehe Vorlagen für Einreichungs-Workflow verwalten .
- Zu Beginn eines neuen Projekts konfiguriert ein Benutzer mit "Admin"-Rechten für das Einreichungen-Tool normalerweise die folgenden Einstellungen für das Einreichungen-Tool Ihres Projekts:
- Zusätzliche Informationen:
- Zu den alternativen Methoden zum Hinzufügen von Einreichungen zu einem Projekt gehören:
- Importieren Ihrer Einreichungen in das Einreichungen-Tool auf Projektebene. Siehe Senden Sie eine Vorlage für den Import abgeschlossener Einreichungen an Procore.
- Generierung eines Einreichungsprotokolls aus dem Tool für Spezifikationen auf Projektebene. Siehe Erstellen eines Einreichungsprotokolls.
- Zu den alternativen Methoden zum Hinzufügen von Einreichungen zu einem Projekt gehören:
Video
Schritte
- Navigieren Sie zum Einreichungen-Tool des Projekts.
- Klicken Sie auf + Erstellen > Einreichung.
- Erstellen Sie wie folgt eine neue Einreichung:
Allgemeine Informationen hinzufügen
Hinweis
Benutzer mit einer Standardberechtigung für das Einreichungen-Tool können bei der Erstellung einer neuen Einreichung nur die folgenden Felder anzeigen:
Titel, Spezifischer Abschnitt, Nummer & Revision, Art der Einreichung, Verantwortlicher Auftragnehmer, Erhalten von, Endgültiges Fälligkeitsdatum, Ort, Verknüpfte Zeichnungen, Verteilerliste, Zuständigkeit, Privat, Beschreibung, Anlagen
- Vervollständigen Sie die Dateneingabe auf der Registerkarte Allgemein wie folgt:
- Hinweise: Wenn das „Endgültige Fälligkeitsdatum“ eintritt, sendet das System eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, um die Benutzer darüber zu informieren, dass die Einreichung überfällig ist. Wenn Ihr System für die sequenzielle Genehmigung konfiguriert ist, geht die Benachrichtigung im Genehmigungsworkflow an den Einreichungs-Manager und den zuständigen Personal. Wenn Ihr System für die parallele Genehmigung konfiguriert ist, geht die Benachrichtigung an den Einreichungs-Manager und die Mitglieder des Genehmigungsworkflows).
Informationen zum Einreichungs-Terminplan berechnen (falls aktiviert)
Berechnungen zum Einreichungszeitplan ist eine optionale Funktion, die Sie aktivieren können. Siehe Berechnungen zum Einreichungszeitplan aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, analysiert das Einreichungen-Tool Ihre Einträge in den Feldern „Erforderlicher Vor-Ort-Termin“, „Vorlaufzeit“, „Designteam-Überprüfungszeit“ und „Interne Überprüfungszeit“, um Vorschläge für das „Fälligkeitsdatum“ des Einreichers und Genehmigers im Einreichungs-Workflow zu liefern. Es füllt auch automatisch die Felder „Geplantes Rückgabedatum“, „Geplantes internes Überprüfungsdatum“ und „Geplantes Absenden bis zum Datum“ aus.
Aktualisieren Sie die Lieferinformationen
- Voraussichtliches Lieferdatum
Sehen Sie sich das Datum an, das unter Voraussichtliches Lieferdatum angezeigt wird. Dies ist das Datum zwischen der 'Vorlaufzeit' und dem Zeitpunkt, an dem die Einreichung verteilt wurde, und wird bei der Erstellung der Einreichung nicht ausgefüllt. Dieses Datum wird von Procore berechnet, sobald die Einreichung verteilt wurde. Siehe Verteilen einer Einreichung. - Aufgabe planen
Wenn Sie das Terminplan-Tool für das Projekt aktiviert und einen Asta Powerproject, Dateiname="">Microsoft Project oder Oracle Primavera-Terminplan in Procore integriert haben, Terminplan-Dropdown-Liste wenn Sie über ein Benutzerkonto verfügen, dem im Terminplan-Tool die Berechtigung "Schreibgeschützt" oder höher erteilt wurde. Dies dient nur als Referenz. - Bestätigtes Lieferdatum
Wählen Sie das Datum aus, an dem der Subunternehmer oder Lieferant die Ankunft der Fracht bestätigt hat, indem Sie den Kalender Bestätigtes Lieferdatum verwenden. - Tatsächliches Lieferdatum
Wählen Sie das Datum, an dem das Material auf der Baustelle eingetroffen ist, mithilfe des Kalenders Tatsächlicher Liefertermin. Normalerweise wird dieser Wert vom Bauleiter aktualisiert.
Anwenden einer Vorlage für einen Einreichungs-Workflow
Ein Benutzer mit der Berechtigung „Administrator“ für das Einreichungen-Tool Ihres Projekts kann eine (1) oder mehrere Vorlage-Workflow-Vorlagen erstellen, die Sie dann bei der ersten Erstellung für eine neue Einreichung verwenden können. Dies spart Zeit bei der Dateneingabe, da Sie nicht jedes Mal einen neuen Einreichungs-Workflow hinzufügen müssen, wenn Sie eine Einreichung erstellen.
- Gehen Sie unter Einreichungs-Workflow wie folgt vor:
- Wählen Sie eine Vorlage aus . Wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus der Dropdown-Liste aus.
Anmerkungen:- Diese Dropdown-Liste ist nur für Benutzer mit der Berechtigung "Administrator" für das Einreichungen-Tool sichtbar und verfügbar.
- Diese Aktion wendet die Person(en), die in der Vorlage für den Einreichungs-Workflow genannt sind, auf Ihre Einreichung an.
- Um zu erfahren, wie Einreichungs-Workflow-Vorlagen erstellt werden, siehe Verwalten von Einreichungs-Workflow-Vorlagen.
- Wählen Sie eine Vorlage aus . Wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus der Dropdown-Liste aus.
- Fahren Sie fort, indem Sie die Felder Name, Rolle und Tage bis zur Einreichung/Antwort nach Bedarf für die Einreichung ändern. Ihre Änderungen wirken sich nur auf den Workflow der Einreichung aus, Ihre Änderungen wirken sich NICHT auf die Vorlage für den Einreichungs-Workflow aus.
- (Optional) Fahren Sie mit den Schritten unter Hinzufügen von Benutzern zum Einreichungs-Workflow fort.
Hinzufügen von Benutzern zum Einreichungs-Workflow
- Führen Sie unter Einreichungs-Workflow für jede gewünschte Werbebuchung in der Einreichung die folgenden Schritte aus:
- Namen. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens eines Projektbenutzers in das Suchfeld . Wählen Sie dann den entsprechenden Benutzer aus der Liste aus.
- Wenn Sie eine Antwort vom Benutzer anfordern möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen neben seinem Namen.
ODER - Wenn Sie KEINE Antwort vom Benutzer verlangen möchten, entfernen Sie die Markierung aus dem Kontrollkästchen.
Hinweis: Wenn Sie mehr als einen Benutzer zu einer parallelen Genehmigungsworkflow-Gruppe hinzufügen, wechselt die Zuständigkeit für Ball vor Gericht zur nächsten Workflow-Gruppe, nachdem alle in der Gruppe als erforderlich markierten Personen eine Antwort auf die Einreichung abgegeben haben.
- Wenn Sie eine Antwort vom Benutzer anfordern möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen neben seinem Namen.
- Rolle. Wählen Sie Genehmiger oder Einreicher aus der Liste. Siehe Was ist der Unterschied zwischen einem Einreicher und einem Genehmiger in Einreichungen?
Anmerkungen:- Um als Genehmiger benannt zu werden, muss die Person im Adressbuch-Tool auf Projektebene vorhanden sein (siehe Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektverzeichnis) und außerdem über Berechtigungen der Stufe "Admin" oder "Standard" für das Einreichungen-Tool verfügen (siehe Festlegen von Benutzerberechtigungen für das Einreichungen-Tool).
- Wenn Sie ein Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Standard“ für das Einreichungen-Tool sind, können Sie dem Workflow nur Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Administrator“ hinzufügen.
- Wenn Sie vorhaben, der Einreichung einen Einreicher hinzuzufügen, empfehlen wir Ihnen, einen als ersten Genehmiger im sequenziellen Genehmigungsworkflow der Einreichung zu bestimmen. Dies gibt dem Einreichungs-Manager die Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Einreichung von Ihrem internen Stakeholder gründlich überprüft wird, bevor sie im nächsten Schritt des Einreichungs-Workflows an die Benutzer gesendet wird.
- Wenn Sie ein Nutzer mit Berechtigungen auf Administratorebene für das Einreichungen-Tool sind, können Sie Nutzer mit Berechtigungen auf Administrator- oder Standardebene zum Workflow hinzufügen.
Hinweis: Wenn der Einreichungs-Workflow die sequenzielle Genehmigung verwenden soll, fügen Sie jeder Position im Workflow nur einen Benutzer hinzu. Wenn Sie möchten, dass ein Schritt im Einreichungs-Workflow die parallele Genehmigung verwendet, fügen Sie einer Werbebuchung zwei oder mehr Nutzer hinzu.
- Fälligkeitstermin. Wählen Sie im Kalender ein Datum aus, an dem die Antwort auf die Einreichung fällig ist.
Hinweis: Das Feld „Fälligkeitstermin“ wird basierend auf der Standardanzahl von Tagen automatisch ausgefüllt, die auf der Seite „Einstellungen konfigurieren“ des Einreichungen-Tools angegeben ist. Siehe Einstellungen konfigurieren: Einreichungen-Tool. Der Fälligkeitstermin berücksichtigt auch, welche Tage für das Projekt als „Arbeitstage“ festgelegt sind. Siehe Projektarbeitstage festlegen.
- Namen. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens eines Projektbenutzers in das Suchfeld . Wählen Sie dann den entsprechenden Benutzer aus der Liste aus.
- Klicken Sie auf Schritt hinzufügen.
- Wiederholen Sie diese Schritte, um dem Workflow einen weiteren Benutzer hinzuzufügen.
- Wenn Sie die Reihenfolge der Workflow-Schritte ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Greifen Sie die Werbebuchung am vertikaler Griff (⋮⋮) .
- Verschieben Sie die Einzelposition per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge.
Aktualisieren und senden Sie die Einreichung zur Überprüfung
Wenn Sie mit den obigen Schritten fertig sind, wählen Sie eine dieser Optionen:
- Um Ihre Änderungen zu speichern, ohne eine E-Mail an Mitglieder des Einreichungs-Workflows, Verteilerlistenmitglieder und Einreichungs-Manager zu senden, klicken Sie auf Erstellen.
ODER - Um Ihre Änderungen zu speichern und eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden, um die Mitglieder des Einreichungs-Workflows und die Mitglieder der Verteilerliste zu benachrichtigen, klicken Sie auf E-Mails erstellen und senden .