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Procore

Bestellungen erstellen

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Ziel

Erstellen einer Bestellung im Sekundärverträge-Tool des Projekts.

Hintergrund

In Procore ist eine Bestellung (PO) ein dokumentierter finanzieller Sekundärvertrag, in dem die Arten, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen festgelegt sind. Als Teil des Beschaffungsprozesses werden Bestellungen von einem „Käufer“ (z. B. einem Generalunternehmer) erstellt und an einen „Verkäufer“ (z. B. einen Subunternehmer) ausgegeben, um die Kosten eines Vertrags zu decken. Sobald eine Bestellung vom „Verkäufer“ akzeptiert wurde, stellt sie eine Vereinbarung zwischen den beiden Parteien dar.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine Bestellung zu erstellen und Daten auf der Registerkarte Leistungsverzeichnis (LV) anzuzeigen/einzugeben:
      • Berechtigungen auf der Ebene ‚Administrator‘ für das Sekundärverträge-Tool des Projekts .
        ODER
      • Die Berechtigungen der Stufe "Standard" für das Sekundärverträge-Tool des Projekts und die Einstellung "Benutzern erlauben, LV-Elemente zu sehen" müssen aktiviert sein und Ihr Name muss in der Dropdown-Liste "Person auswählen" ausgewählt sein.

  • Für Unternehmen, die die icon-erp-synced2.png ERP-Integrationstool: Voraussetzungen, Anforderungen, Einschränkungen und Überlegungen können je nach ERP-System gelten, in das Ihr Procore-Konto integriert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Wissenswertes über Ihre ERP-Integration.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Kreditorenvertrags-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Verträge auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie Bestellung aus der Dropdown-Liste. 
     Hinweis
    • Die Schaltfläche Erstellen ist verfügbar, wenn Sie die Registerkarten Verträge und Papierkorb anzeigen. Neue Bestellungen werden immer auf der Registerkarte Verträge hinzugefügt. 
    • Die Schaltfläche Export ist nur auf der Registerkarte Verträge verfügbar.Weitere Informationen finden Sie unter Exportieren einer Kreditorenvertragsliste.
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  3. Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort:

Hinzufügen der Basisinformationen

Aktualisieren Sie die Basisinformationen wie folgt:

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 Hinweise
  • Beim Hinzufügen der Basisinformationen gibt es keine Pflichtfelder. 
  • Wenn Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken, ohne die Dateneingabe abzuschließen, speichert Procore den Vertrag, führt Sie als Ersteller auf und setzt ihn automatisch in den Status Entwurf .
  • Vertragsnummer
    Um Ihr(e) Vertrag(e) zu nummerieren, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Wenn Sie Ihre Verträge mit einem fortlaufenden Nummerierungssystem nummerieren, können Sie in dieses Feld eine beliebige Kombination aus alphanumerischen Zeichen eingeben. Für nachfolgende Verträge wendet Procore automatisch eine fortlaufende Nummerierung in aufsteigender Reihenfolge an.
      Beispiel

      Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, wie die aufsteigende fortlaufende Nummerierung von Procore funktioniert:

      • Wenn der vorherige Vertrag 1 war, lauten die nächsten Verträge 2, 3 usw.
      • Wenn der vorherige Vertrag PC-0001 war, lauten die nächsten Verträge PC-0002, PC-0003 usw.
      • Wenn der vorherige Vertrag DCA00010-12-G-0001 war, lauten die nächsten Verträge DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003 usw.
    • Wenn Sie Ihre Verträge NICHT mit einer fortlaufenden Nummerierung versehen, können Sie manuell eine eindeutige Nummer für jede Bestellung eingeben. Überschreiben Sie dazu den bestehenden Eintrag im Feld Nummer . Doppelte Vertragsnummern sind NICHT zulässig.
       Hinweise
  • Vertragsunternehmen
    Wählen Sie das Unternehmen aus, das für die Ausführung der Bestellung verantwortlich ist (z. B. American Construction Co.).
    Hinweise:
  •  
  • Titel
    Geben Sie einen beschreibenden Namen für den Vertrag ein.
     Hinweise

Aktualisierung der allgemeinen Informationen

Aktualisieren Sie den Vertrag mit allgemeineren Informationen:

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  • Status
    Procore weist Verträgen automatisch den Status „Standard“ zu.Um einen anderen Status auszuwählen, wählen Sie eine der Statusbezeichnungen aus der Dropdown-Liste. Die Optionen umfassen 
     Hinweis
    Um Nachträge und Rechnungen erstellen zu können, muss der Status Ihres Vertrags auf Genehmigt oder Abgeschlossen gesetzt sein.
  • Hingerichtet
    Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Vertrag vollständig ausgeführt wurde. Ein vollständig ausgeführter Vertrag ist eine rechtsgültige Vereinbarung, die von bevollmächtigten Vertretern beider Parteien unterzeichnet wurde.
     Hinweise
    • Viele Procore-Benutzer setzen ein Häkchen in das Feld „Ausgeführt“, wenn sie die Bestellung in den Status „Genehmigt“ oder „Abgeschlossen“ versetzen.
    • Der Zeitpunkt, zu dem Ihr Projektteam ein Häkchen in das Feld „Ausgeführt“ setzt, sollte immer mit dem spezifischen Geschäftsprozess Ihres Projekts abgestimmt sein 
  • Standardeinbehalt
    Geben Sie eine Zahl ein, die den Prozentsatz darstellt, der als Einbehalt von den Einzelpositionen des Leistungsverzeichnisses des Vertrags einbehalten wird. Wenn Sie z. B. zehn (10) Prozent des Wertes des Einzelpositions einbehalten wollen, geben Sie 10 % ein.
     Hinweise
  • Rechnung an
    Geben Sie die geschäftlichen Kontaktinformationen der Partei ein, die für die Bestellung bezahlt.Procore verwendet diese Informationen, um die „Rechnungsadresse“ auf allen Rechnungen, die für diesen Auftrag erstellt werden, automatisch auszufüllen. 
  • Zugewiesen an
    Geben Sie den Namen der Person ein, die der Bestellung zugewiesen ist.
  • Zahlungsbedingungen
    Geben Sie die Zahlungsbedingungen ein. Zum Beispiel: Netto 30, Netto 45 und so weiter.
  • Versand an
    Geben Sie die Kontaktinformationen des Unternehmens für das Versandziel ein.Procore verwendet diese Informationen, um die Lieferadresse auf allen Rechnungen, die für diese Bestellung erstellt werden, automatisch auszufüllen. Beachten Sie, dass sich diese Adresse von der Adresse „Rechnung an“ unterscheiden kann.Sie können zum Beispiel wählen, ob Sie den Auftrag direkt an die Baustelle oder an einen externen Ort liefern lassen wollen.  
  • Versand über
    Geben Sie die Versandart für die Bestellung ein.Zum Beispiel: Luft, International, Seetransport, LKW-Ladung, Zug und so weiter. 
     Hinweis
    Das Feld „Versand über“ ist ein Freitextfeld, in das Sie die entsprechende Versandart, das Transportunternehmen und/oder die Nachverfolgung-Nummer für die Bestellung eingeben können. 
  • Beschreibung
    Geben Sie eine genauere Beschreibung des Debitorenvertrags ein.Sie können die Optionen in der Formatierungssymbolleiste auf Ihren Text anwenden. 

Aktualisieren Sie den Vertragsdatenschutz

Die Verwendung der Datenschutzeinstellung ermöglicht nur Projektadministratoren und ausgewählten Nicht-Administratorbenutzern den Zugriff. Um die Zugriffsberechtigungen des Vertrags zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Privat". Procore schaltet diese Einstellung standardmäßig ein. 
  2. Wählen Sie einen Mitarbeiter des „Vertragsunternehmens“ aus der Dropdown-Liste Rechnungskontakt aus. 

Aktualisierung der Vertragsdaten

Um den Vertrag mit wichtigen Daten zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

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 Hinweise
  • Unterschriebene Bestellung erhalten
    Wählen Sie das Datum aus, an dem die ausgeführte Bestellung eingegangen ist.
  • Vertrag
    Wählen Sie das Vertragsdatum für den Auftrag. 
  • Lieferung
    Wählen Sie das erwartete oder tatsächliche Lieferdatum für den Auftrag.
  • Ausgestellt am
    Wählen Sie das Datum, an dem der Auftrag von Ihrem Unternehmen ausgestellt wurde.

Einstellen der Abrechnungsmethode

Der erste Schritt bei der Aktualisierung eines Leistungsverzeichnisses besteht darin, die Abrechnungsmethode für den Vertrag festzulegen. Die von Ihnen gewählte Methode gilt auch für alle Nachträge und/oder Rechnungen für diesen Vertrag. Die Abrechnungsmethode kann nur geändert werden, BEVOR Sie Einzelpositionen zu einem LV hinzufügen. Procore erlaubt es Ihnen NICHT, die Abrechnungsmethode eines Vertrags zu ändern, nachdem Einzelpositionen hinzugefügt wurden. 

 Tipps
  • Was ist der Unterschied zwischen einem betragsbasierten Vertrag und einem einheits-/mengenbasierten Vertrag?Einzelheiten finden Sie unter Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?
  • Wird der Abrechnungsmethode des Vertrags automatisch auf die Änderungsereignisse eines Vertrags angewendet? Nein. Wenn Sie möchten, dass Ihr Team Einheits-/Mengenbeträge für Änderungsereignisse eingibt, müssen Sie das Kontrollkästchen "Spalten Maßeinheit, Umsatzmenge, Umsatzstückkosten, Richtwert-Stückmenge und Richtwert-Stückkosten anzeigen " auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" des Änderungsereignisse-Tools aktivieren . Siehe Einstellungen konfigurieren: Änderungsereignisse.
  • Wird der Abrechnungsmethode des Vertrags automatisch auf die Änderungsaufträge und Rechnungen eines Vertrags angewendet ? Ja. Wenn Sie sich für einen betragsbasierten Vertrag entscheiden, generiert Procore betragsbasierte Änderungsaufträge und Rechnungen. In ähnlicher Weise erzeugt ein stück- oder mengenbasierter Vertrag stück- und mengenbasierte Änderungsaufträge und Rechnungen.
  • Spiegelt die PDF-Exportdatei eines Vertrags die Abrechnungsmethode des Vertrags wider ? Ja. Wenn Sie sich für einen betragsbasierten Vertrag entscheiden, ist die PDF-Exportdatei betragsbasiert. In ähnlicher Weise generiert eine stück-/ mengenbasierte PDF-Exportdatei. Wenn Sie einen betragsbasierten Vertrag haben und Einheiten-/Mengeninformationen in die PDF-Exportdatei aufnehmen möchten, muss der Procore-Administrator Ihres Unternehmens Dienstleistungen von Custom Solutions anfordern.
  • Um die Abrechnungsmethode auf Einheit/Menge zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern zu Einheit/Menge. 
  • Um die Abrechnungsmethode wieder auf Betragsbasis zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Auf betragsbezogen ändern. 

Aktualisieren des Leistungsverzeichnisses

Es gibt zwei (2) Methoden zur Aktualisierung des LV der Bestellung:

Hinzufügen von Einzelpositionen zum Leistungsverzeichnis

Standardmäßig können Sie jederzeit Einzelpositionen in das LV der Bestellung eingeben, solange es sich NICHT im Status „Genehmigt“ befindet.

 Hinweis
Wenn Ihr Projektteam die Konfigurationseinstellung „Immer bearbeitbares Leistungsverzeichnis aktivieren“ in diesem Tool eingeschaltet hat, können Benutzer mit der erforderlichen Benutzerberechtigung für Bestellungen bearbeiten dem Leistungsverzeichnis Einzelpositionen hinzufügen, wenn sich eine Bestellung in einem beliebigen Status befindet.Spezifische Informationen zu dieser Einstellung finden Sie unter Was ist die Einstellung „Immer bearbeitbares Leistungsverzeichnis aktivieren“?

So fügen Sie dem Leistungsverzeichnis manuell Einzelpositionen hinzu:

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  1. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Wenn das LV leer ist, klicken Sie auf Zeile hinzufügen unter „Sie haben noch keine Einzelpositionen“. 
      ODER
    • Wenn Sie bereits Einzelpositionen haben, klicken Sie auf Zeile hinzufügen. 
      Procore erstellt neue Einzelpositionen, die mit der Nummer „1“ beginnen.Nachfolgende Zeilen werden in numerischer Reihenfolge erstellt. 
  2. Benennen Sie einen Budgetschlüssel für die neuen Einzelposition. Sie haben folgende Möglichkeiten:
    • Um der Einzelposition einen vorhandenen Budgetschlüssel zuzuweisen, geben Sie einen Schlüssel in das Feld Suche ein und wählen den passenden Schlüssel aus der Liste aus. 
      ODER
    • Um einen neuen Budgetschlüssel für die Einzelposition zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Budgetschlüssel erstellen. Wählen Sie dann aus der Dropdown-Liste die entsprechenden Segmente aus, die den Zahlungsanforderungen des Budgetschlüssel-Musters Ihres Projekts entsprechen. Klicken Sie dann auf Erstellen.
  3. Wählen Sie je nach der von Ihnen verwendeten Abrechnungsmethode die entsprechenden Schritte zum Hinzufügen einer Einzelposition:
    • Für einen betragsbasierten Vertrag:
      Ein betragsbasiertes LV erfordert diese Dateneingabe:
      • #
        Procore gibt automatisch eine Einzelpositionsnummer in fortlaufender Reihenfolge ein. 
      • Änderungsereigniseinzelposition
        Wenn Sie Änderungsereignisse aktiviert haben, können Sie eine Änderungsereigniseinzelposition auswählen, wenn der Kreditorenvertrag mit einem Änderungsereignis verknüpft werden muss.
      • Budgetschlüssel
        Wählen Sie einen Budgetschlüssel aus der Liste oder klicken Sie auf Budgetschlüssel erstellen , um einen neuen zu erstellen. Siehe Was ist ein Budgetschlüssel im PSP von Procore? 
      • Beschreibung
        Geben Sie eine Beschreibung für die Einzelposition ein. Geben Sie zum Beispiel ein: Monatliche Servicegebühr
      • Betrag
        Geben Sie den Betrag der Kosten an.
      • Abgerechnet bis zum aktuellen Datum
        Das System berechnet automatisch den bis zum aktuellen Datum abgerechneten Betrag des Kreditorenvertrags.  
      • Verbleibender Betrag
        Geben Sie den Betrag ein, der bis zum aktuellen Datum NICHT in Rechnung gestellt wurde. 
      • Steuerschlüssel
        Geben Sie einen Steuerschlüssel ein, der für diese Einzelposition verwendet werden soll. Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie die Funktion Steuerschlüssel aktiviert haben.Siehe Wie kann ich Steuerschlüssel für ein Projekt verwenden?
    • Für einen stück- oder mengenbezogenen Vertrag:
      Ein stück- oder mengenbezogenes LV erfordert diese Dateneingabe: 
      • #
        Procore gibt automatisch eine Einzelpositionsnummer in fortlaufender Reihenfolge ein. 
      • Änderungsereigniseinzelposition
        Wenn Sie Änderungsereignisse aktiviert haben, können Sie eine Änderungsereigniseinzelposition auswählen, wenn der Kreditorenvertrag mit einem Änderungsereignis verknüpft werden muss.
      • Budgetschlüssel
        Wählen Sie einen Budgetschlüssel aus der Liste aus oder klicken Sie auf Budgetschlüssel erstellen um einen neuen zu erstellen. Siehe Was ist ein Budgetschlüssel im PSP von Procore? 
      • Beschreibung
        Geben Sie eine Beschreibung für die Einzelposition ein. Geben Sie zum Beispiel ein: Monatliche Servicegebühr
      • Menge
        Geben Sie die Anzahl der Einheiten ein.
      • Maßeinheit
        Geben Sie die Maßeinheit ein.
         Hinweis
      • Stückkosten
        Geben Sie die Stückkosten in das vorgesehene Feld ein.
      • Betrag
        Das System berechnet automatisch die Zwischensumme für Sie, bezogen auf die Eingaben für Menge, Maßeinheit und die Stückkosten . 
      • Abgerechnet bis Datum
        Das System berechnet automatisch den bis zum aktuellen Datum abgerechneten Betrag des Kreditorenvertrags. 
      • Verbleibender Betrag
        Geben Sie den Betrag ein, der bis zum aktuellen Datum NICHT in Rechnung gestellt wurde. 
      • Steuerschlüssel
        Geben Sie einen Steuerschlüssel ein, der für diese Einzelposition verwendet werden soll. Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie die Funktion Steuerschlüssel aktiviert haben.Siehe Wie kann ich Steuerschlüssel für ein Projekt verwenden?
  4. Optional: Wiederholen Sie die obigen Schritte, um so viele Einzelpositionen wie nötig hinzuzufügen. 
  5. Klicken Sie auf Speichern. 
    Procore speichert die Einzelpositionen im LV des Vertrags. 
Importieren von Einzelpositionen in das Leistungsverzeichnis aus einer CSV-Datei
  1. Klicken Sie in der Karte „Leistungsverzeichnis“ auf die Schaltfläche LV aus CSV importieren . 

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  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV-Vorlage herunterladen und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Leere Vorlage. Klicken Sie auf diese Option, um eine leere Vorlage herunterzuladen. 
      ODER
    • Vorlage mit bestehenden Einzelpositionen. Klicken Sie auf diese Option, um eine Vorlage herunterzuladen, die alle vorhandenen Einzelpositionsdaten aus dem Budget Ihres Projekts enthält. 
       Hinweis
      • Procore lädt eine CSV-Vorlagendatei in den Datei-Download-Speicherort Ihres Webbrowsers herunter.
      • Der Name der Datei lautet: Offen
  3. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie auf Ihren Computer heruntergeladen haben. 
  4. Geben Sie die Daten, die Sie hochladen möchten, direkt in die Vorlage ein. 
     Wichtig
    Die Spaltenüberschriften in der Vorlagendatei dürfen NICHT geändert oder neu angeordnet werden. 
  5. Nachdem Sie Ihre Einzelpositionsdaten eingegeben haben, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Dateiaktualisierungen im Dateiformat „Kommagetrennte Werte“ speichern. 
  6. Navigieren Sie zurück zu Procore. Wählen Sie dann im Abschnitt „CSV-Datei“ eine der folgenden Optionen:
    • Klicken Sie auf Datei hochladen. 
      ODER
    • Verschieben Sie die soeben aktualisierte Vorlage per Drag-and-Drop in den Bereich „CSV-Datei“. 
  7. Wählen Sie eine dieser Optionen:
    • Zusätzliche Einzelpositionen hinzufügen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie neue Einzelpositionen anhand der Daten in Ihrer Vorlage erstellen möchten.
      ODER
    • Vorhandene Einzelposition ersetzen.Wählen Sie diese Option, wenn Sie bestehende Einzelposition aus dem Debitorenvertrag löschen und durch die Daten in Ihrer Vorlage ersetzen möchten. 
       Hinweis
      Wenn die Konfigurationseinstellung „Immer bearbeitbares Leistungsverzeichnis aktivieren“ im Kreditorenvertrags-Tool des Projekts aktiviert ist, ist die Option „Vorhandene Einzelpositionen ersetzen“ ausgegraut und kann nicht mehr verwendet werden, sobald eine Rechnung erstellt und Einzelpositionen in Rechnung gestellt wurden.Weitere Informationen finden Sie unter Was ist die Einstellung „Immer bearbeitbares Leistungsverzeichnis aktivieren“?
  8. Klicken Sie auf Importieren. 

Dateien anhängen 

So fügen Sie dem Vertrag Dateianhänge hinzu:

  1. Klicken Sie auf der Karte „Anhänge“ auf Bearbeiten.
  2. Klicken Sie auf Dateien anhängen. 
  3. Markieren Sie im Dialogfeld „Dateien anhängen“ den Speicherort, an dem die hochzuladenden Dateien gespeichert sind. Die Optionen umfassen:
    • Mein Computer.Klicken Sie auf Dateien hochladen, um den Finder Ihres Computers zu öffnen.Wählen Sie die hochzuladenden Dateien aus und klicken Sie auf Öffnen. 
    • Fotos.Wenn das Fotos-Tool auf dem Projekt aktiv ist, wählen Sie den Speicherort aus der Liste Album auswählen und suchen Sie dann nach der Datei bzw. den Dateien, die Sie hochladen möchten. 
    • Pläne.Wenn das Plantool auf dem Projekt aktiv ist, wählen Sie den Bereich aus der Liste Bereich auswählen und suchen Sie dann nach der/den Datei(en), die Sie hochladen möchten. 
    • Formulare.Wenn das Formulare-Tool für das Projekt aktiv ist, wählen Sie die Vorlage aus der Liste Vorlage auswählen und suchen Sie dann nach der/den hochzuladenden Datei(en). 
    • Dokumente.Wenn das Dokumente-Tool im Projekt aktiv ist, navigieren Sie zu dem Ordner, in dem die hochzuladende(n) Datei(en) gespeichert ist/sind, und markieren Sie sie. 
  4. Klicken Sie auf Anhängen. 


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    Eine Fortschrittsanzeige zeigt Ihnen den Status des Uploads an. 
  5. Klicken Sie im Dialogfeld Dateien anhängen auf das Symbol Schließen (X).

Speichern des Vertrags

Um den Vertrag zu speichern, klicken Sie auf eine (1) dieser Schaltflächen:

  • Erstellen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den neuen Vertrag zu speichern und zur Registerkarte "Allgemein" im Ansichtsmodus zurückzukehren. 
    ODER
  • Komplett mit DocuSign®. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Procore + DocuSign-Integration® zu starten und den Umschlag für die Unterschrift vorzubereiten. Weitere Informationen finden Sie unter DocuSign®.
    ODER
  • Abbrechen.