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Procore

Von Legacy-Workflows zu neuen Workflows: Leitfaden für den Übergang

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Inhaltsverzeichnis

Übersicht

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Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen auf das neue Workflows-Tool auf Unternehmensebene von Procore umzustellen? Lesen Sie diesen Leitfaden, um Ihrem Unternehmen beim Umstieg von den alten Workflows von Procore auf das verbesserte Workflows-Tool zu helfen. 

Dieser Leitfaden:

  • Vergleicht und kontrastiert die wichtigsten Unterschiede zwischen dem neuen und dem alten Workflow.
  • Hebt wichtige Überlegungen hervor, bevor Sie den Wechsel vornehmen.
  • Bietet leicht verständliche Anweisungen für einen reibungslosen Übergangsprozess.
  • Bietet zusätzliche Ressourcen für weitere Informationen und Unterstützung.

 

Schritte des Übergangs

Bevor Sie einen Antrag auf Umstellung auf das neue Workflows-Tool stellen, sollten Sie diese Schritte überprüfen und den Inhalt des Abschnitts Ressourcen lesen, um Links zu finden, die Ihnen helfen, den Übergang in Ihrem Unternehmen zu erleichtern. 

Schritte

Schritt 1: Bereiten Sie sich vor und planen Sie Ihren Übergang

Sind Sie bereit für den Umstieg auf das neue Workflows-Tool? Beginnen Sie hier, um zu verstehen, was sich ändert, bewerten Sie Ihr aktuelles Setup und planen Sie Ihren Übergang. Übergangszeitplan: innerhalb von 72 Geschäftsstunden nach Einreichung des Antrags.

Verstehen Sie die wichtigsten Unterschiede:

  • Überprüfen Sie die Funktionen der alten und neuen Workflows-Tools. Weitere Informationen finden Sie in der Vergleichstabelle .

Berechtigungen im neuen Workflows-Tool:

  • Mit dem Upgrade werden granulare Berechtigungen für eine präzisere Steuerung eingeführt. Tool-Administratoren erhalten automatisch Vollzugriff, einschließlich aller Workflow-Berechtigungen.
    Wenn diese Zugriffsebene für Ihr Setup nicht ideal ist, empfehlen wir Ihnen, Ihre Berechtigungsstrategie vor dem Upgrade sorgfältig zu überprüfen.

Schritt 2: Neue Workflows erstellen, zuweisen und konfigurieren

Beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer neuen Workflows und deren projektübergreifender Zuweisung.

  • Erstellen Sie neue Workflow-Vorlagen (replizieren Sie vorhandene nach Bedarf).

  • Ordnen Sie die neuen Workflows allen relevanten Projekten zu.

  • Konfigurieren Sie Workflows auf Projektebene.

  • Legen Sie jeden Workflow als Standard für das Projekt fest.

  1. Upgrade-Anforderung: Neue Workflows müssen konfiguriert werden
    • Um ein Upgrade durchführen zu können, muss für alle Projekte mit Legacy-Workflows ein neuer Workflow konfiguriert werden – andernfalls bleiben laufende Workflows dauerhaft hängen.  Die Schaltfläche "Aktualisieren" bleibt gesperrt, wenn diese Aktion nicht ausgeführt wird.
  2. So vermeiden Sie Unterbrechungen:
    • Schließen Sie alle Workflow-Konfigurationen vor dem Upgrade ab
      ODER
    • Warten Sie, bis aktive Workflows abgeschlossen sind, bevor Sie mit dem Upgrade beginnen
  3. In-Flight-Legacy-Workflows:
    • Alle Genehmigungen oder Fortschritte aus Legacy-Workflows gehen verloren. Dies ist zwar nicht ideal, aber die übertragenen Elemente werden im neu konfigurierten Workflow automatisch neu gestartet. Wir arbeiten aktiv an einer Funktion, die es ermöglicht, Workflows während des Prozesses fortzusetzen.
 Wichtig
Alle Genehmigungen oder Fortschritte aus Legacy-Workflows gehen verloren.  Wir wissen, dass dies nicht ideal ist – wir arbeiten aktiv an einer Funktion, die es ermöglicht, Workflows während des Prozesses fortzusetzen. 

Schritt 3: Antrag auf Aktivierung des neuen Workflows-Tools

Bevor Sie das neue Tool verwenden können, ist ein administrativer Schritt erforderlich.

  1. Reichen Sie die Upgrade-Anfrageformular: Geben Sie an, welche Tools Sie aktualisieren möchten, und bestätigen Sie, dass Sie die Dokumentation gelesen haben.
  2. Warten auf Zugriff: Die Schaltfläche "Aktualisieren" im Tool wird ausgegraut, bis Procore den Zugriff freigibt.
  3. Upgrade Workflows: Sobald die Schaltfläche "Aktualisieren" aktiviert ist , gehen Sie zum Workflows Tool → Einstellungen konfigurieren → klicken Sie auf Aktualisieren, um das Upgrade abzuschließen.

Schritt 4: Überprüfen und Validieren des Übergangserfolgs

Nehmen Sie sich nach dem Upgrade Zeit, um zu überprüfen, ob alles wie erwartet funktioniert.

  1. Starten Sie neue Workflows, um zu überprüfen, ob sie ordnungsgemäß funktionieren.
  2. Überprüfen Sie Neu gestartete Legacy-Workflows, um sicherzustellen, dass sie im neuen Tool ordnungsgemäß begonnen haben.

Optional: In Sandbox testen

Verwenden Sie die monatliche Sandbox-Umgebung, um Ihre Upgrade- und Test-Workflows in einem sicheren Raum zu simulieren.  Siehe Was ist die monatliche Sandbox-Umgebung? für weitere Einzelheiten.

Häufig gestellte Fragen

F: Werden Legacy-Workflows während des Upgrades archiviert, wenn sie unberührt bleiben?

A: Nein – eine Archivierung findet nicht statt.  Abgeschlossene Legacy-Workflows bleiben unverändert.  In-Flight-Workflows müssen vor dem Upgrade neue Workflow-Vorlagen angewendet, konfiguriert und als Standard festgelegt werden – sonst bleiben sie hängen und können nicht fortgesetzt werden.

F: Wenn wir neue Workflows anwenden, können Benutzer diese überspringen, indem sie den Elementstatus manuell ändern?

A: Nein – sobald eine neue Workflow-Vorlage auf ein Projekt angewendet wurde, kann der Status nicht mehr manuell geändert werden.  Bei ordnungsgemäßer Einrichtung mit neuen Workflow-Vorlagen, die vor dem Upgrade angewendet, konfiguriert und als Standard festgelegt wurden, werden alle laufenden Workflows einfach neu gestartet.

Ressourcen

Auf der Suche nach noch mehr Details? Entdecken Sie diese zusätzlichen Ressourcen, einschließlich Dokumentation und Informationen zu den Entwicklungsumgebungen von Procore, um Ihr Verständnis von Self-Service-Workflows zu vertiefen. 

Schulungsressourcen

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die an Workflows teilnehmen, die Support-Dokumentation lesen.

Vergleich

Hier ist ein Blick auf die Unterschiede zwischen den Workflows-Tools von Procore, der Benutzeraktionen zusammenfasst und Procore-Tools auflistet, die beide Erfahrungen unterstützen. 

Hauptunterschiede

Diese Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zwischen dem neuen Workflows-Tool und der alten Version in Procore zusammen.

Feature-Kategorie Neues Workflows-Tool Veraltetes Workflows-Tool
Kreation & Verwaltung Unternehmen erstellen und verwalten ihre Workflow-Vorlagen im Workflows-Tool

Autorisierte Benutzer erstellen und bearbeiten ihre Workflows		 Procore Custom Solutions erstellt und verwaltet Workflows für Ihr Unternehmen

Workflows können nicht von Procore-Benutzern erstellt oder bearbeitet werden
Workflow-Schritte Anzeigen des detaillierten Workflow-Verlaufs für ein Element

Benutzerdefinierte Antworten verfügbar

Bedingungsschritte für Workflows

Rückkehr zu einem beliebigen vorherigen Workflow

Mehrere Beauftragte zu einem Workflow oder Workflow-Schritt hinzufügen

Manueller Neustart eines Workflows		 Eingeschränkte Entscheidungstypen für mehrere Responder

Nur mit Unterstützung von Procore zu den vorherigen Schritten zurückkehren
Kompatibilität Kompatibel mit modernisierten Kreditorenverträgen, Debitorenverträgen und Rechnungsstellungs-Tools Nicht kompatibel mit modernisierten Kreditorenverträgen, Debitorenverträgen und Rechnungsstellungs-Tools
Support & Zugang Der Procore-Kundensupport kann den Status des Workflows außer Kraft setzen.

Admin-Benutzer können im Namen der Beauftragten handeln

Erweiterter API-Zugriff		 Der Procore-Kundensupport kann den Status des Workflows nicht außer Kraft setzen

Admin-Benutzer können nicht im Namen von Beauftragten handeln 
Einschränkungen Nur ein (1) Standard-Workflow pro Tool für jedes Procore-Projekt Nur ein (1) Standard-Workflow pro Tool für jedes Procore-Projekt

Tool-Unterstützung

Das  Workflows-Tool von Procore arbeitet mit diesen Procore-Tools zusammen.

Tools auf Unternehmensebene

Benutzer können Workflows für diese Tools auf Unternehmensebene erstellen und verwalten . Anweisungen finden Sie unter Erstellen einer Workflow-Vorlage.

Unternehmenstool Workflow-Element(e) Hinweise
Zahlungen Zahlung  

Tools auf Projektebene

Benutzer können Workflow-Vorlagen für diese Procore-Tools im Workflows-Tool auf Unternehmensebene erstellen und verwalten. Wie das geht, erfahren Sie unter Erstellen einer Workflow-Vorlage.

 Hinweis
Benutzer können auch benutzerdefinierte Workflow-Vorlagen für Elemente in einem Tool auf Projektebene erstellen und verwalten . Procore speichert diese Vorlagen auf Projektebene, wodurch sie sich von Ihren Workflow-Vorlagen auf Unternehmensebene unterscheiden. Informationen zum Aktivieren dieser Funktion finden Sie unter Aktivieren von Workflow-Vorlagen auf Projektebene.
Projekt-Tool Workflow-Element(e) Hinweise
Budget Budgetanpassungen  

Sekundärverträge 

 Unterauftrag  
Bestellung  
Sekundärvertragsänderungsauftrag - einstufig  
Nachtrag zum Kreditorenvertrag - zwei- oder dreistufig Mehrstufige Workflows werden in 360 Reporting nicht unterstützt . 
Potenzieller Nachtrag zu Sekundärvertrag  
Korrespondenz/benutzerdefinierte Tools

 		 Typ der Korrespondenz/benutzerdefinierten Tools Bei diesem Tool müssen Benutzer beim Hinzufügen einer Workflow-Vorlage einen bestimmten Korrespondenz-/benutzerdefinierten Tool-Typ aus einer Dropdown-Liste auswählen. 
Dokumenten-Management Dokument Dieses Dokumentenmanagement-Tool ist nur in ausgewählten Regionen verfügbar und als Auswahl im Tool-Menü des Workflow Builders sichtbar , wenn es im Procore-Konto Ihres Unternehmens aktiviert ist. 
Rechnungsstellung Rechnung des Subunternehmers  
Debitorenverträge 

Rechnung an Bauherr

  
Primärvertrag  

Nachtrag zum Debitorenvertrag - Einstufig

  
Nachtrag zum Debitorenvertrag - Zwei- oder dreistufig Mehrstufige Workflows werden in 360 Reporting nicht unterstützt . 
Potenzieller Nachtrag zum Primärvertrag (Prime Contract Potential Change Order)