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Erstellen und Verwalten von benutzerdefinierten Workflow-Antworten

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Ziel

So erstellen Sie benutzerdefinierte Antworten, die bei der Erstellung von workflow Vorlagen verwendet werden sollen. 

Hintergrund

Die Standardantworttypen im Workflows Tool sind: Genehmigen, Zurückgeben und Ablehnen. Beim Erstellen von Workflow-Vorlagen müssen  Sie möglicherweise die Formulierung einer Antwort so definieren, dass die Bedeutung der Antwort genauer beschrieben wird. 

Beispielsweise müssen Sie möglicherweise eine Antwort zu einer Vorlage hinzufügen, die einen workflow vorwärts verschiebt, ohne die Antwort  mit "Genehmigen" zu kennzeichnen. In diesem Fall würden Sie eine "Genehmigen"-Antwort erstellen und ihr eine andere benutzerdefinierte Bezeichnung als "Genehmigen" geben. 

Es gibt keinen funktionalen Unterschied zwischen den einzelnen Antworttypen "Genehmigen", "Zurückgeben" und "Ablehnen". Typen sind jedoch nützlich für die Organisation von benutzerdefinierten Antworten und zum Auffinden verfügbarer Antworten beim Bearbeiten eines Schritts in einer workflow Vorlage. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    •  Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Unternehmens  Workflows Tool.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sie können bis zu dreißig (30) aktive benutzerdefinierte Antworten haben.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Tool Unternehmen Workflows. 
  2. Klicken Sie auf Einstellungen icon-settings-gear-android.png  konfigurieren.

Neue Antwort hinzufügen

  1. Klicken Sie im Abschnitt "Antworten" auf Antwort hinzufügen.
  2. Wählen Sie einen der folgenden Typen:
    • Billigen
    • Rückgabe
    • Ablehnen
      workflows-add-response-button.png
  3. In der Antworttabelle für den ausgewählten Typ wird eine neue Zeile angezeigt.
  4. Geben Sie eine Bezeichnung für die neue Antwort ein.
    Hinweis: Antwortbeschriftungen sind erforderlich und müssen eindeutig sein. Antwortbeschriftungen sind auf maximal 250 Zeichen begrenzt.
    workflows-enter-response-label.png
  5. Wahlfrei: Das Kästchen in der Spalte "Aktiv" wird automatisch aktiviert, um die neue Antwort zu aktivieren. Nur aktive Antworten können zu workflow Vorlagen hinzugefügt werden. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie die benutzerdefinierte Antwort nicht verwenden möchten.
  6. Optional: "Grund erforderlich" ist standardmäßig deaktiviert . Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte "Grund erforderlich", um workflow Antwortenden aufzufordern, einen Grund für ihre Antwort anzugeben, wenn diese benutzerdefinierte Antwort auf einem aktiven workflow verwendet wird.
  7. Klicken Sie auf das grüne Häkchen, um die neue benutzerdefinierte Antwort zu speichern, oder auf das rote "X", um die Antwort zu löschen.

Bearbeiten einer benutzerdefinierten Antwort

  1. Suchen Sie im Abschnitt "Antworten" die Antwort, die Sie bearbeiten möchten.
  2.  Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol icon-edit-android.svg neben der Antwort.
    Anmerkung: Verwendete Antworten können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
  3. Bearbeiten Sie die folgenden Felder der Antwort:
    • Antwort-Etikett. Dies ist der Name der Antwort, die beim Erstellen workflow Vorlagen verwendet wird.
    • Aktiv. Beim Erstellen von workflow Vorlagen kann eine aktive Antwort verwendet werden.
      Anmerkung: Wenn Sie nicht möchten, dass eine Antwort in neuen workflow Vorlagen angezeigt wird, deaktivieren Sie Aktiv. Dies wirkt sich nicht auf workflow Vorlagen und Elemente aus, die die Antwort bereits verwenden.
    • Vernunft erfordern. Wenn ein Grund für die Antwort erforderlich ist, wird ein workflow-Mitglied, das diese Antwort wählt, gebeten, eine schriftliche Begründung anzugeben, bevor es einreichen kann.
  4. Klicken Sie auf das grüne Häkchen, um die neue benutzerdefinierte Antwort zu speichern, oder auf das rote "X", um die Antwort zu löschen.

Löschen einer benutzerdefinierten Antwort

  1. Suchen Sie im Abschnitt "Antworten" die Antwort, die Sie löschen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Löschsymbol icon-delete-trash6.png neben der Antwort.
  3. Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen .
    Anmerkung: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.