Workflow-Zuweisungen: Leitfaden zur Fehlerbehebung
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Inhaltsverzeichnis
Übersicht
Procore Workflow-Zuweisungen stellen sicher, dass die richtigen Personen an jedem Prozessschritt beteiligt sind. Unterbrechungen können aus verschiedenen Gründen auftreten, z. B . die Konfiguration von Workflow-Vorlagen , das Blockieren von Workflows oder das Versenden von überfälligen Benachrichtigungen.
Verstehen und Lösen von Herausforderungen bei der Workflow-Zuweisung
In der folgenden Tabelle sind allgemeine Herausforderungen bei der Fehlerbehebung aufgeführt .
| Szenario | Verursachen | Effekt | Lösung |
|---|---|---|---|
| Ungültige oder nicht berechtigte Abtretungsempfänger | Ein Beauftragter oder ein Mitglied einer Beauftragtengruppe wurde aus dem Adressbuch-Tool entfernt oder aufgrund einer Berechtigungsänderung konnte er nicht mehr einem Workflow-Schritt zugewiesen werden. | Die Einstellungen für den Beauftragten in der Workflow-Vorlage sind ungültig; neue Workflows können nicht gestartet werden. | Entfernen Sie den ungültigen Beauftragten aus der Voreinstellung und konfigurieren Sie dann die Vorlage neu. |
| Blockierte Workflows | Das System ist zum nächsten Schritt übergegangen, aber es wurde niemand zugewiesen, weil Berechtigungen entfernt wurden, der Zugriff auf das Verzeichnis verloren ging oder eine dynamische Rolle keine Mitglieder hatte. | Der Workflow wird aufgrund des Fehlers "Zuweisung erforderlich" gestoppt, wodurch der Workflow-Manager sofort alarmiert wird und ein weiterer Fortschritt verhindert wird. | Weisen Sie den Schritt neu zu, entfernen Sie die Zuweisungsanforderung oder klicken Sie auf "Weiter", um es erneut zu versuchen. |
| Überfällige Benachrichtigungen | Der Beauftragte für diesen Schritt verlor den Zugriff auf das Adressbuch-Tool, während der Workflow aktiv war. | Der Workflow stockt und ist überfällig, wodurch der Workflow-Manager benachrichtigt wird. | Weisen Sie die Rolle neu zu oder entfernen Sie die Rollenanforderung. |
Nicht berechtigte oder ungültige Beauftragte
Szenario
Ein Workflow-Beauftragter kann keinem Workflow-Schritt zugewiesen werden, wenn sein Benutzerdatensatz im Adressbuch-Tool inaktiv ist, sein Tool-Zugriff entfernt wurde oder sich seine Berechtigungsstufe ändert. Dies betrifft Mitglieder von Beauftragtengruppen in Workflows, die noch nicht begonnen haben.
Beispiel
Wenn einem Workflow-Schritt drei (3) Personen zugewiesen sind und Person A den Zugriff auf das Adressbuch-Tool oder die Berechtigungen verliert, wird der Beauftragte der Workflow-Vorlage (d. h. Person A) ungültig oder kann nicht zugewiesen werden. Ein Workflow-Manager muss die Einstellungen der Beauftragten aktualisieren. Weitere Informationen zu diesen Rollen finden Sie unter Welche verschiedenen Rollen sind mit dem Workflows-Tool verknüpft?Auswirkung
Laufende Workflows sind nicht sofort betroffen. Abhängig von der Einrichtung und dem Zeitpunkt des Zugriffs oder von Berechtigungsänderungen kann das System den Zugriff blockieren oder überfällige Benachrichtigungen senden. Workflows mit "First Responder Decides" können wie gewohnt fortgesetzt werden. Sie müssen jedoch die falsche Einstellung des Beauftragten korrigieren, bevor Sie neue Workflows starten.
Auflösung
Um diese Herausforderung zu lösen, kann ein Workflow-Manager:
- Mehrfachbearbeitung von Beauftragten: Gehen Sie zu den Einstellungen für Workflow-Beauftragte und verwenden Sie die Massenbearbeitungsfunktion, um den falschen Beauftragten zu entfernen und einen neuen Beauftragten hinzuzufügen. Dadurch wird der Beauftragte über laufende Workflows informiert, die den Workflow-Schritt noch nicht erreicht haben.
- Manuelle Bearbeitung und Neustart: Gehen Sie zu den Einstellungen für workflow Beauftragten, entfernen Sie den/die ungültige(n) Beauftragten, und starten Sie dann alle betroffenen aktiven Workflows manuell neu.
Blockierte Workflows
Szenario
Ein Workflow wird gestoppt, wenn ein Schritt ohne verfügbare oder berechtigte Empfänger beginnt. Dies ist der Fall, wenn:
- Ein Administrator entfernt das Benutzerprofil des/der Workflow-Beauftragten aus dem Adressbuch-Tool oder ändert den Zugriff oder die Berechtigungen des Beauftragten , bevor der Workflow den betroffenen Schritt erreicht.
- Der Workflow-Schritt ist einer Rolle (z. B. einem Rechnungskontakt) in Procore zugewiesen, aber das Feld "Rechnungskontakt" ist im Vertrag leer.
Beispiel
Bei der Verwendung eines Workflows zur Genehmigung einer Rechnung muss die Rolle "Rechnungskontakt" einem berechtigten Benutzer im Vertrag der Rechnung zugewiesen werden. Wenn diese Rolle niemandem zugewiesen ist, wenn der Rechnungs-Workflow diesen Schritt erreicht, wird der Workflow beendet.Auswirkung
- Der Workflow wird sofort gestoppt.
- Die Fehlermeldung " Zuweisung erforderlich " wird zusammen mit der Schaltfläche "Weiter " angezeigt.
- Die Workflow-Vorlage ist vorübergehend nicht verfügbar , bis das Problem, das die blockierte Instanz verursacht, behoben ist.
Auflösung
Um diese Herausforderung zu lösen, kann ein Workflow-Manager:
- Beauftragten neu zuweisen: Verwenden Sie den Seitenbereich der jeweiligen Workflow-Instanz oder bearbeiten Sie ihn mit der Massenzuweisungsfunktion, um eine gültige Person dem erforderlichen Schritt neu zuzuweisen.
- Schrittanforderung entfernen: Wenn der Schritt nicht mehr erforderlich ist, kann der Workflow-Manager die Anforderung für den betroffenen Schritt entfernen.
- Zuweisung wiederholen: Wenn jemand kürzlich den Zugriff auf das Adressbuch-Tool oder die Berechtigungen eines Beauftragten geändert hat, klicken Sie auf Weiter , um verfügbare Beauftragte für diesen Schritt zu finden.
Überfällige Benachrichtigungen
Szenario
Ein Workflow-Schritt ist überfällig, wenn der Beauftragte den Fälligkeitstermin verpasst oder sein Zugriff auf das Adressbuch-Tool entfernt wurde, während der Workflow-Schritt aktiv war. Dadurch wird der Workflow sofort gestoppt, und das System sendet eine Benachrichtigung über Überfälligkeit.
Beispiel
Da Person A, ein erforderlicher Genehmiger, während des Genehmigungsschritts aus dem Adressbuch-Tool entfernt wurde, bleibt der Workflow hängen und ist überfällig.
Auswirkung
- Der Workflow bleibt hängen, bis das Zuweisungsproblem behoben ist
- Überfällige Benachrichtigungen alarmieren den Workflow-Manager, der dann Maßnahmen ergreift.
Tipp
Wie sieht es mit zukünftigen Workflows aus? Wenn ein Beauftragter nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügt oder den Zugriff auf das Adressbuch-Tool verliert, während ein Workflow ausgeführt wird, wird der Beauftragte der Workflow-Vorlage ungültig oder kann nicht zugewiesen werden. Wenn dies nach dem Start eines Workflows geschieht, sind nur die laufenden Workflows betroffen.
Auflösung
Um diese Herausforderung zu lösen, kann ein Workflow-Manager:
- Beauftragten neu zuweisen: Verwenden Sie im spezifischen Workflow die Seitenleiste oder das Massenbearbeitungstool, um den Schritt einer anderen Person zuzuweisen, die über den richtigen Zugriff verfügt.
- Rollenanforderung entfernen: Wenn die Eingabe des Beauftragten nicht mehr benötigt wird, kann der Workflow-Manager die Anforderung für diese Rolle entfernen.
- Nicht erforderliche Responder: Wenn der Beauftragte ein erforderlicher Responder für den Schritt ist (z. B. wenn der Schritt mit "First Responder Decides" konfiguriert wurde), läuft der Workflow ohne Unterbrechung weiter und es wird keine Benachrichtigung über überfällige Meldungen gesendet.