Zu Hauptinhalten wechseln
Procore

Workflows Benutzerhandbuch

  1. Zuletzt aktualisiert
  2. Als PDF speichern

Inhaltsverzeichnis

Erste Schritte

icon-60.svg

 

Dieses Benutzerhandbuch bietet Procore-Benutzern Informationen darüber, wie sie das  Workflows-Tool von Procore verwenden können, um Workflows von Anfang bis Ende zu erstellen und anzuwenden  .

Einige der Dinge, die Sie in diesem Handbuch lernen werden, sind:
  • Was sind Workflows? Ein workflow ist ein Prozess, der eine eindeutige Genehmigungsweg für ein Element in Ihren Projekten definiert. Mit einem workflow können Sie beispielsweise Schritte zur "Genehmigung" eines Artikels  (z. B. eines Subunternehmerrechnung oder eines Vertrags) in Procore erstellen. Eine  workflow Vorlage würde die verantwortlichen Rollen, Gruppen und Bedingungen für die Weiterleitung eines Elements durch diese Genehmigungsprozess definieren – und dieser Prozess ist auf die individuellen Bedürfnisse und spezifischen Anforderungen des Geschäftsumfelds Ihres Unternehmens zugeschnitten. 
  • So migrieren Sie von Legacy- zu Self-Service-Workflows. Self-Service-Workflows ersetzen Legacy-Workflows, die vom Procore-Team für kundenspezifische Lösungen entwickelt wurden. Wenn Sie zuvor Legacy-Workflows verwendet haben, muss Ihr Unternehmen jedes Tool mithilfe von Self-Service-Workflows aktualisieren, bevor neue Workflows von Ihrem Unternehmen erstellt werden können.
  • Erstellen und Verwalten von workflow Vorlagen. Erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen  workflow Vorlagen im Unternehmens Workflows Tool erstellen und verwalten können.
  • Zuweisen von Workflows zu Projekten. Nachdem Sie workflow Vorlagen im Workflows Tool erstellt haben, müssen Sie diese Ihren Projekten zuweisen. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, Workflows zu erstellen, die für ein einzelnes Projekt oder jedes Projekt verwendet werden können.
  • So konfigurieren Sie Workflows für die Verwendung in Projekten. Der letzte Schritt, bevor ein workflow für ein Element aktiv ist. Konfigurieren Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Benachrichtigungen für Ihre Workflows.
  • So zeigen Sie eine workflow an und reagieren darauf. Verwenden Sie Ihre  workflow Vorlagen, um die Genehmigungsprozess für Ihre(n) Artikel(n) zu erleichtern.

Was sind Workflows?

Einrichtung & Konfiguration

Der Übergang von der Legacy-workflow-Engine zur Self-Service-Engine ist erst abgeschlossen, wenn das Update über die Seite Einstellungen Workflows konfigurieren aktiviert wird. Ermöglicht  es Benutzern jedoch, ihre eigenen benutzerdefinierten workflow Vorlagen einzurichten und zu konfigurieren, bevor sie ihre workflow Version vollständig aktualisieren. Workflow-Vorlagen können erst dann auf Elemente (Verträge und Rechnungen) angewendet werden, wenn die workflow Version in den Konfigurationseinstellungen Workflows aktualisiert wurde.

Lesen Sie die Schritte im Abschnitt "Self-Service-Workflows aktivieren", wenn Sie für die Aktualisierung bereit sind.

Erstellen von Workflow-Vorlagen

Sie können nun mit der Erstellung workflow Vorlagen für Ihr Unternehmen beginnen. Workflow-Vorlagen können über das Workflows Tool des Unternehmens erstellt und verwaltet werden. Die nachstehenden Anweisungen führen Sie durch die Schritte zum Erstellen eines workflow.

Ziel 

So erstellen Sie eine  workflow Vorlage im Tool Unternehmen  Workflows. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • So zeigen Sie eine  workflow Vorlage an, erstellen oder bearbeiten sie:
      • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Unternehmens  Workflows Tool. 
        ODER
      • Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder "Standard" für das Unternehmens Workflows Tool mit den granulare Berechtigungen "Workflow-Vorlagen anzeigen" und "Workflow-Vorlagen erstellen und bearbeiten" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert. 

Schritte

Einen Workflow hinzufügen 

  1. Navigieren Sie zum Tool Workflows auf Unternehmensebene . 
  2. Klicken Sie auf die  Schaltfläche Erstellen . 
  3. Gehen Sie im Dialogfeld "Workflow hinzufügen" wie folgt vor:
    • Name *. Geben Sie einen Namen für Ihr neues workflow ein. 
    • Werkzeug *. Wählen Sie das Tool und das Element aus, für das Sie die neue workflowclipboard_e721b0e88fb6135835d3abf368c7514a3.pngerstellen möchten.
      • Rechnung des Subunternehmers
      • Korrespondenz/Benutzerdefinierte Tools
         Hinweis: Wenn Sie Korrespondenz/Benutzerdefinierte Tools auswählen, müssen Sie auch einen Typ auswählen, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.
      • Primärvertrag
      • Unterauftrag
      • Bestellung
      • Budgetanpassungen
      • Rechnung an Bauherr
      • Nachtrag zum Debitorenvertrag - Einstufig
      • Nachtrag zum Debitorenvertrag - Zwei- oder Dreistufig
      • Sekundärvertragsänderungsauftrag - einstufig
      • Nachtrag zum Kreditorenvertrag - Zwei- oder Dreistufig
      • Potenzieller Nachtrag zum Debitorenvertrag (Prime Potential Change Order)
      • Potenzieller Nachtrag zu Sekundärvertrag
      • Dokumenten-Management
      • Zahlungen
  4. Klicken Sie auf Erstellen.
    Procore öffnet automatisch den workflow Builder und erstellt einen "Unbenannten" ersten Schritt für Sie. 

Aktualisieren Sie den ersten Schritt im Workflow 

  1. Wählen Sie zunächst die Art des Schritts (Antwortschritt, Bedingungsschritt)  aus, den Sie zu Beginn des workflow verwenden möchten. 
    workflows-first-step-choice.png
  2. Folgen Sie den Anweisungen für den ausgewählten Schritttyp:

Hinzufügen eines Antwortschritts zu einem Workflow  

  1. Geben Sie im  Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
    • Typ. Wählen Sie Antwortschritt  aus.
    • Artikelstatus. Geben Sie den Elementstatus ein, der diesem workflow Schritt zugeordnet werden soll.
    • Tage bis zum Abschluss. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die "Verantwortliche Gruppe" Zeit hat, um den workflow Schritt abzuschließen. Wählen Sie  dann Kalendertage oder Geschäftstage aus dem Dropdown-Liste. Sobald die festgelegte Anzahl von Tagen verstrichen ist, sendet Procore eine Erinnerungs-E-Mail, bis der Schritt abgeschlossen ist.
    • Wahlfrei: Empfänger von Benachrichtigungen. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der workflow Schritt NICHT innerhalb der unter Tage bis zum Abschluss angegebenen Anzahl von Tagen abgeschlossen wird. Die hier genannten Empfänger erhalten ebenfalls eine E-Mail, wenn der workflow Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören:
      • Workflow-Manager. Ein workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
      • Artikel-Ersteller. Ein Artikelersteller ist ein Procore-Benutzer, der den Artikel in einem Projekt erstellt hat.
      • Verteilergruppe. Nachdem Sie diese workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration der   workflow auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.

Beauftragte hinzufügen

  1. Füllen Sie den Abschnitt "Beauftragte " aus:
    • Art der Entscheidung. Wählen Sie einen der Standardentscheidungstypen für den Schritt aus. Diese Einstellung bestimmt auch, welche Antwortanforderungsoptionen verfügbar sind. 
      • Der Ersthelfer entscheidet. 
      • Mehrere Responder entscheiden.
        • Nur die erforderlichen Responder entscheiden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass die endgültige Entscheidung über den Schritt nur von Antwortenden in Rollen bestimmt wird, in denen ein oder alle Mitglieder antworten müssen.
  2. Klicken Sie auf Beauftragte verwalten.
  3. Führen Sie die folgenden Schritte für den ausgewählten Entscheidungstyp aus:
    Ersthelfer entscheidet Mehrere Responder entscheiden
    • Wählen Sie eine vorhandene Beauftragtenrolle aus oder erstellen Sie eine benutzerdefinierte Vorlagenrolle. Jede Zeile, die der Liste der Beauftragten hinzugefügt wird, steht für einen einzelnen Beantworter auf der workflow. Benutzer werden den Vorlagenrollen in den Toolkonfigurationseinstellungen eines workflow-Elements hinzugefügt  .

      Füllen Sie die folgenden Informationen aus: 
      • Rolle des Beauftragten. 
        • Wählen Sie eine vorhandene Standardrolle aus ODER erstellen Sie eine benutzerdefinierte Vorlagenrolle (siehe Tipp unten): 
          • Standardrolle. Eine Rolle , die mit dem Objekt verknüpft ist, auf das die workflow Vorlage angewendet wird und das bereits in Procore vorhanden ist, z. B. der Artikelersteller oder ein oder mehrere Rechnungskontakte. Diese Optionen für die Rolle des Beauftragten werden von Procore bereitgestellt und können nicht geändert werden.
          • Benutzerdefinierte Vorlagenrolle.  Eine benutzerdefinierte Beauftragtenrolle, die erstellt werden kann, wenn die vorhandenen Rollen die Beschreibung der Benutzer, die dem Schritt zugewiesen werden, nicht genau wiedergeben. Die Verwendung benutzerdefinierter Beauftragtenrollen ermöglicht auch die Verwendung von Entscheidungstypen, um zusätzliche workflow Antwortszenarien zu berücksichtigen .
      • Klicken Sie auf Beauftragten hinzufügen , um eine neue Zeile für eine andere Beauftragtenrolle hinzuzufügen.
      • Klicken Sie auf Speichern.
    • Wählen Sie eine vorhandene Beauftragtenrolle aus oder erstellen Sie eine benutzerdefinierte Vorlagenrolle. Jede Zeile, die der Liste der Beauftragten hinzugefügt wird, steht für einen einzelnen Beantworter auf der workflow. Benutzer werden den Vorlagenrollen in den Toolkonfigurationseinstellungen eines workflow-Elements hinzugefügt  . 

      Füllen Sie die folgenden Informationen aus: 
      • Rolle des Beauftragten. 
        • Wählen Sie eine vorhandene Standardrolle aus ODER erstellen Sie eine benutzerdefinierte Vorlagenrolle (siehe Tipp unten): 
          • Standardrolle. Eine Rolle , die mit dem Objekt verknüpft ist, auf das die workflow Vorlage angewendet wird und das bereits in Procore vorhanden ist, z. B. der Artikelersteller oder ein oder mehrere Rechnungskontakte. Diese Optionen für die Rolle des Beauftragten werden von Procore bereitgestellt und können nicht geändert werden.
          • Benutzerdefinierte Vorlagenrolle.  Eine benutzerdefinierte Beauftragtenrolle, die erstellt werden kann, wenn die vorhandenen Rollen die Beschreibung der Benutzer, die dem Schritt zugewiesen werden, nicht genau wiedergeben. Die Verwendung benutzerdefinierter Beauftragtenrollen ermöglicht auch die Verwendung von Entscheidungstypen, um zusätzliche workflow Antwortszenarien zu berücksichtigen .
        • Müssen Sie antworten? Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus dem Dropdown-Menü:
          • Keine Mitglieder
          • Mindestens ein Mitglied (Standard)
          • Alle Mitglieder
            Anmerkung: Wenn der ausgewählte Beauftragte der Ersteller des  Elements ist, kann die Rolle des Beauftragten nur ein Mitglied haben. In diesem Fall sind  die einzigen Optionen Erforderlich und Nicht erforderlich.
      • Klicken Sie auf Beauftragten hinzufügen , um eine neue Zeile für eine andere Beauftragtenrolle hinzuzufügen.
      • Klicken Sie auf Speichern.
     Tipp

    workflow-create-template-role.pngWenn Sie auf der Seite "Beauftragte verwalten" eine Beauftragtenrolle auswählen, können Sie auch neue benutzerdefinierte Vorlagenrollen hinzufügen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Vorlagenrolle zu erstellen:

    1. Klicken Sie auf das  Dropdown-Menü Rolle des Beauftragten .
    2. Klicken Sie auf Vorlagenrolle erstellen.
    3. Geben Sie eine Vorlagenrollenbezeichnung ein, um der Rolle einen Namen zu geben.
    4. Klicken Sie auf Rolle speichern. 

     

     

     

     

     

Antworten hinzufügen

Sobald die Rollen der Beauftragten für den Schritt festgelegt wurden, besteht der nächste Schritt darin, Antworten hinzuzufügen. Die Optionen, die beim Hinzufügen von Antworten zur Verfügung stehen, hängen von der Entscheidungsart des Schritts ab und davon, ob Antwortende erforderlich sind oder nicht.

Die folgenden Schritte zum Hinzufügen von Antworten sind nach dem zugehörigen Entscheidungstyp getrennt. Befolgen Sie die Schritte für den im Schritt ausgewählten Entscheidungstyp.

Ersthelfer entscheidet

Geben Sie auf der  Karte Antworten der Schritteinstellungen die folgenden Informationen ein:

  • Wenn Antwort ist. Wählen Sie eine Antwort aus dem Dropdown-Menü aus. 
  • Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie den nächsten Schritt in der workflow wenn diese Antwort die endgültige Entscheidung des Schritts ist.

Wahlfrei: Klicken Sie auf Antwort hinzufügen , um weitere Antworten zu erstellen, und füllen Sie  die oben genannten Informationen nach Bedarf aus. 

Mehrere Responder entscheiden

Geben Sie auf der  Karte Antworten der Schritteinstellungen die folgenden Informationen ein:

Wenn nur erforderliche Responder entscheiden, dass IS aktiviert ist:

  • Bei Bedarf entscheiden die Einsatzkräfte. Wählen Sie eine Antwort aus dem Dropdown-Menü aus. 
  • Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie den nächsten Schritt in der workflow wenn diese Antwort die endgültige Entscheidung des Schritts ist.

Wenn nur erforderliche Responder entscheiden , wird NICHT überprüft:

  • Wenn alle Responder entscheiden. Wählen Sie eine Antwort aus dem Dropdown-Menü aus. 
  • Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie den nächsten Schritt in der workflow wenn diese Antwort die endgültige Entscheidung des Schritts ist.

Wahlfrei: Klicken Sie auf Antwort hinzufügen , um weitere Antworten zu erstellen, und füllen Sie  die oben genannten Informationen nach Bedarf aus. 
 

Anweisungen zum Hinzufügen weiterer Schritttypen finden Sie unter:

Hinzufügen eines Bedingungsschritts zu einem Workflow 

Bedingungsschritte ermöglichen es, einen workflow Pfad unterschiedlich zu routen, je nachdem, ob die Bedingungen des Schritts erfüllt sind. Um einen Bedingungsschritt zu erstellen, befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen. 

  1. Geben Sie im  Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
    • Typ. Wählen Sie Bedingungsschritt aus .
    • Wann. Wählen Sie den ersten Teil der Hypothese in der bedingten Aussage aus. Für jedes Tool gibt es unterschiedliche bedingte Anweisungen. Siehe Bedingte Anweisungen nach Tool. 
      • Größer als. Wenn Ihre Organisation zusätzliche Unterschriften für Beträge benötigt, die größer oder gleich einem bestimmten Betrag sind, sollten Sie diese Option wählen und einen Betrag in das Feld rechts eingeben.
        ODER
      • Weniger als. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn die Hypothese kleiner als eine angegebene Zahl ist.
      • Ist. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn ein bestimmtes Feld für ein benutzerdefiniertes Feld ausgewählt ist.
      • geprüft wird. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn ein benutzerdefiniertes Feld Kontrollkästchen aktiviert ist.
      • Enthält eine der folgenden Optionen. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn eine oder mehrere Mehrfachauswahloptionen für ein benutzerdefiniertes Feld ausgewählt werden.
    • Dann. Wählen Sie einen Schritt aus dem Dropdown-Liste  aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf die  Schaltfläche Schritt hinzufügen klicken. 
    • Ansonsten. Wählen Sie einen Schritt aus dem Dropdown-Liste aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf die  Schaltfläche Schritt hinzufügen klicken. Dies ist der nächste Schritt in der workflow wenn die Bedingungen des aktuellen Schritts NICHT erfüllt sind.
  2. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
    • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihrer  workflow arbeiten. 
      ODER
    • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihre workflow einem Projekt zuzuweisen.

Bedingte Anweisungen nach Tool

Budget-Änderungen... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition
Betrag der Budgetänderung Die Gesamtsumme aller "An"- und "Von"-Budgetänderungsanpassungswerte Einzelposition.
Betrag der Anpassung Die Summe der Berichtigung Einzelposition positiven Beträgen ODER der absolute Wert der Berichtigung Einzelposition negativen Beträgen. Der größte absolute Wert wird verwendet, um das Ergebnis des Bedingungsschritts zu bestimmen.

Kreditorenverträge... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition Beispiel
Ursprüngliche Vertragssumme Der Gesamt-LV-Betrag des zu genehmigenden Vertrags.

Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.
Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV der "genehmigten"  Kreditorenverträge, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten für das Projekt. Der LV-Betrag des workflow Artikels ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten = Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet.
Gesamtbetrag aller Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zur Änderung von Kreditorenverträgen und Direkte Kosten zum Projekt. Der LV-Betrag des workflow Artikels ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten = Gesamtbetrag aller Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer ausstehender oder genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten eines beliebigen Status einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet 
Betrag über dem Budget für genehmigte Kostenträger

Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts wurde vom Gesamtbetrag aller "genehmigten"  Mittelbindungen,  Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und  Direkte Kosten abgezogen.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.* 
Betrag über Budget bei allen Kostenträgern

Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts wurde vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Mittelbindungen, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten abgezogen.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget für alle Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.* 
% des Budgets, das genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der durch den kombinierten Gesamtbetrag aus "genehmigten" Mittelbindungen, Änderungsaufträgen für Kreditorenverträgen und Direkte Kosten verwendet wird.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

(Genehmigte Mittelbindungen + Genehmigte ÄAV + Genehmigte Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbetrag des Budgets = % des Budgets, das den genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus belasten. *
% des Budgets, das allen Kostenträgern zugeordnet ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der sich aus dem kombinierten Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Sekundärverträge, Änderungsaufträge für Sekundärverträge und Direkte Kosten zusammensetzt.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

(Genehmigte und ausstehende Mittelbindungen + genehmigte und ausstehende ÄAV + genehmigte und ausstehende Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbudgetbetrag = % des allen Kostenträgern zugewiesenen Budgets

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus beanspruchen.* 
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Die Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen in der Liste "Erforderlich " gekennzeichnet  werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde. Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow basierend auf einem benutzerdefinierten Feld von "Vertragstyp" oder "Gebäude #" weiter. Wenn das "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie die workflow zu John. Wenn das "Gebäude # " 1 ist, leiten Sie die workflow zu Susan.

Nachtrag zu Kreditorenverträgen... Anzeigen/Ausblenden   

Zustand Definition Beispiel
Betragen Der Gesamtleistungsverzeichnisbetrag des genehmigten Änderungsauftrags.

Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.
Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV der "genehmigten"  Kreditorenverträge, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten für das Projekt. Der LV-Betrag des workflow Artikels ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten = Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet.
Gesamtbetrag aller Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zur Änderung von Kreditorenverträgen und Direkte Kosten zum Projekt. Der LV-Betrag des workflow Artikels ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten = Gesamtbetrag aller Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer ausstehender oder genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten eines beliebigen Status einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet 
Betrag über dem Budget für genehmigte Kostenträger

Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts wurde vom Gesamtbetrag aller "genehmigten"  Mittelbindungen,  Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und  Direkte Kosten abgezogen.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.* 
Betrag über Budget bei allen Kostenträgern

Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts wurde vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Mittelbindungen, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten abgezogen.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget für alle Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.* 
% des Budgets, das genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der durch den kombinierten Gesamtbetrag aus "genehmigten" Mittelbindungen, Änderungsaufträgen für Kreditorenverträgen und Direkte Kosten verwendet wird.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

(Genehmigte Mittelbindungen + Genehmigte ÄAV + Genehmigte Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbetrag des Budgets = % des Budgets, das den genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus belasten. *
% des Budgets, das allen Kostenträgern zugeordnet ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der sich aus dem kombinierten Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Sekundärverträge, Änderungsaufträge für Sekundärverträge und Direkte Kosten zusammensetzt.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

(Genehmigte und ausstehende Mittelbindungen + genehmigte und ausstehende ÄAV + genehmigte und ausstehende Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbudgetbetrag = % des allen Kostenträgern zugewiesenen Budgets

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus beanspruchen.* 
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet  werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde. Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow basierend auf einem benutzerdefinierten Feld von "Vertragstyp" oder "Gebäude #" weiter. Wenn das "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie die workflow zu John. Wenn das "Gebäude # " 1 ist, leiten Sie die workflow zu Susan.

Korrespondenz/benutzerdefinierte Tools... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition
Kosten-Impact-Wert Der Betrag, der in das Feld "Auswirkung auf Kosten" der Korrespondenzposition eingegeben wurde.
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet  werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde.

Rechnungen des Eigentümers... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition
In diesem Zeitraum in Rechnung gestellter Nettobetrag Der vor Steuern in Rechnung gestellte Betrag. 
Bruttobetragsrechnung in diesem Zeitraum Der nach Steuern in Rechnung gestellte Betrag.

Debitorenverträge... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition Beispiel
Ursprüngliche Vertragssumme Der Gesamt-LV-Betrag des zu genehmigenden Vertrags. Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet  werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde. Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow basierend auf einem benutzerdefinierten Feld von "Vertragstyp" oder "Gebäude #" weiter. Wenn das "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie die workflow zu John. Wenn das "Gebäude # " 1 ist, leiten Sie die workflow zu Susan.

Nachträge zum Debitorenvertrag... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition Beispiel
Betragen Der Gesamtleistungsverzeichnisbetrag des genehmigten Änderungsauftrags. Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet  werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde. Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow basierend auf einem benutzerdefinierten Feld von "Vertragstyp" oder "Gebäude #" weiter. Wenn das "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie die workflow zu John. Wenn das "Gebäude # " 1 ist, leiten Sie die workflow zu Susan.

Subunternehmer-Rechnungen... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition
Nettobetrag Der Betrag, der auf der Rechnung mit Einbehalt in Rechnung gestellt wird.
Ursprünglicher Wert des Bindungsverhältnisses Die ursprüngliche Kreditorenbindung für den LV-Betrag, die mit der Rechnung verbunden ist.
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet  werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde.

*Bedingte Abrechnungen, die mit dem Budget des Projekts verknüpft sind, basieren auf dem Gesamtbetrag der Budgetspalte, die in der Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte im Unternehmensebene-Admin-Tool ausgewählt wurde. Siehe Einrichten einer Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte.

 

Anweisungen zum Hinzufügen weiterer Schritttypen finden Sie unter:

Hinzufügen eines Endschritts  (erfolgreich)  zu einem Workflow 

Ein Abschlussschritt definiert das Ende einer workflow. Ein Abschlussschritt zeigt an, dass die  workflow abgeschlossen ist. 

  1. Klicken Sie auf das Symbol, das icon-blue-plus-pfcp.png an einen vorhandenen Schritt im workflow Builder angehängt ist, und wählen Sie Endschritt  (erfolgreich).  
  2. Geben Sie im  Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
    • Artikelstatus. Wählen Sie den entsprechenden Status aus, der auf einen erfolgreichen Abschluss hinweist. Die Statusoptionen variieren je nach Tool.
    • Wahlfrei: Empfänger von Benachrichtigungen. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der workflow Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören: 
      • Workflow-Manager. Ein workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
      • Artikel-Ersteller. Ein Artikelersteller ist ein Procore-Benutzer, der den Artikel in einem Projekt erstellt hat.
      • Verteilergruppe. Nachdem Sie diese workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration der   workflow auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.

 

Anweisungen zum Hinzufügen weiterer Schritttypen finden Sie unter:

  1. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
    • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihrer workflow arbeiten. 
      ODER
    • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihre workflow einem Projekt zuzuweisen.

Hinzufügen eines Endschritts  (erfolglos)  zu einem Workflow 

  1. Klicken Sie auf das Symbol, das icon-blue-plus-pfcp.png an einen vorhandenen Schritt im workflow Builder angehängt ist, und wählen Sie Schritt  beenden (Erfolglos).
  2. Geben Sie im  Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
    • Artikelstatus. Wählen Sie den entsprechenden Status aus, der auf einen nicht erfolgreichen Abschluss hinweist. Die Statusoptionen variieren je nach Tool.
    • Wahlfrei: Empfänger von Benachrichtigungen. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der workflow Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören: 
      • Workflow-Manager. Ein workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
      • Artikel-Ersteller. Ein Artikelersteller ist ein Procore-Benutzer, der den Artikel in einem Projekt erstellt hat.
      • Verteilergruppe. Nachdem Sie diese workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration der  workflow auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.

 

Anweisungen zum Hinzufügen weiterer Schritttypen finden Sie unter:

Speichern einer Workflow-Vorlage

Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung, um die workflow Vorlage zu speichern:

  • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wenn Sie auf Als Entwurf speichern klicken , wird der workflow Builder nicht geschlossen, sodass Sie Ihre Arbeit unterwegs speichern können. Entwürfe workflow Vorlagen können nicht für Projekte verwendet werden.
    ODER
  • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Veröffentlichte Workflows können für Projekte verwendet werden.
    ODER
  • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.

 

Zuordnen von Workflow-Vorlagen zu Projekten

Sobald Ihre Workflows veröffentlicht sind , besteht der nächste Schritt darin, sie einem Projekt zuzuweisen, damit sie konfiguriert werden können. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie workflow Vorlagen Projekten im Unternehmens Workflows Tool zuordnen können. 

  1. Navigieren Sie zum Tool Unternehmen Workflows. 
  2. Suchen Sie in der Tabelle 'Workflows' die Version, die Sie veröffentlichen möchten. 
  3. Klicken Sie auf den hyperlink in der Spalte "Zugewiesene Projekte".  

    v2-workflows-assigned-projects-link.png
     
  4. Gehen Sie im Dialogfeld "Projekte zuweisen" wie folgt vor:
    • Um alle aktiven Projekte im Konto Ihres Unternehmens auszuwählen, markieren Sie das Kontrollkästchen Alle auswählen . 
      v2-workflows-assign-select-all-projects.png
    • Um nach einzelnen Projekten zu suchen, geben Sie den Projektnamen in das Feld Suche ein. Setzen Sie dann eine Markierung in die Kontrollkästchen, die dem/den gewünschten Projekt(en) entspricht. 
      v2-workflows-search-assign-to-project.png
  5. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Zuweisen einer Workflow-Vorlage zu neuen Projekten

Eine workflow Vorlage kann automatisch allen neuen Projekten zugewiesen werden, so dass sie nicht jedes Mal erstellt werden muss, wenn ein neues Projekt erstellt wird. 

  1. Navigieren Sie zum Tool Unternehmen Workflows .
  2. Suchen Sie in der Tabelle 'Workflows' die Version, die Sie allen neuen Projekten zuweisen möchten.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bereich in der Spalte "Neuen Projekten zuweisen".
  4. Klicken Sie auf Zuweisen.
    assign-to-all-projects-workflow.png
  5. Es erscheint ein Häkchen, der anzeigt, dass er allen neuen Projekten zugewiesen wurde.
    Anmerkung: Klicken Sie auf die Häkchen, um die automatische Zuweisung der Vorlage zu neuen Projekten zu beenden.

 

Konfigurieren von Workflow-Vorlagen für ein Projekt

Sobald workflow Vorlagen Projekten zugewiesen sind, müssen sie mit den Einstellungen eines einzelnen Tools konfiguriert werden. Dies ist der Prozess, bei dem workflow Schritte bestimmten Benutzern zugewiesen werden und die Anzahl der Tage, die sie antworten müssen, festgelegt wird. Außerdem muss ein Standard workflow für das Tool festgelegt werden, mit dem es verknüpft ist, bevor es angewendet und zur Genehmigung eines Elements verwendet werden kann.

Ziel

So konfigurieren Sie eine workflow Vorlage für ein Tool. 

Hintergrund

Nachdem eine workflow Vorlage veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen wurde, muss sie im Projekt konfiguriert werden, bevor sie verwendet werden kann. Die Konfiguration umfasst die Zuweisung einer Person, die als "Workflow-Manager" fungiert, und die Zuweisung der entsprechenden Verteilergruppe und Beauftragten zu Ihrem workflow. Außerdem muss eine bestimmte Vorlage als "Standard" für das Tool festgelegt werden, bevor es verwendet werden kann.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Admin-Ebene für das Adressbuch-Tool des Unternehmens. 
      ODER
    • Benutzer mit der granularen Berechtigung "Workflow-Vorlagen konfigurieren" für das jeweilige Tool auf ihrer Berechtigungsvorlage.
      UND
      Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Tool, für das das workflow konfiguriert wird.

Schritte

  1. Navigieren Sie zu dem Tool, mit dem das workflow konfiguriert wird.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen icons-settings-gear.png konfigurieren.
    Anmerkung: Wählen Sie für das Korrespondenz-Tool die Konfigurationseinstellungen für den spezifischen Korrespondenztyp der workflow Vorlage aus.
  3. Klicken Sie im rechten Bereich auf  "Workflow-Einstellungen".
    Anmerkung: Die Rechnungsstellungs- und Korrespondenz-Tools verfügen nicht über eine spezielle Seite "Workflow-Einstellungen". Scrollen Sie in den Konfigurationseinstellungen des Rechnungsstellungstools zum Ende, um auf die Konfigurationen der Rechnungsstellung workflow zuzugreifen.
  4. Klicken Sie auf die  Schaltfläche Konfigurieren neben dem zu konfigurierenden workflow, um den workflow Viewer zu öffnen.
    Beispiel
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  5. Führen Sie oben im workflow-Viewer die folgenden Schritte aus:
    • Workflow-Manager zuweisen. Wählen Sie den Projektbenutzer, den Sie dieser Rolle zuweisen möchten, im Dropdown-Liste oben auf der Seite aus. 
    • Verteilergruppe zuordnen. Wählen Sie einen Verteilergruppe aus dieser Liste aus. Dies sind die Benutzergruppen, die Benachrichtigungs-E-Mails von Procore erhalten, wenn bestimmte Aktionen in einem workflow
  6. Klicken Sie im workflow-Viewer auf einen "Antwort"-Schritt, um die Details für den Schritt anzuzeigen . 
  7. Geben Sie die Anzahl der Tage  ein, die die  Beauftragten ihre Antworten auf den Schritt einreichen müssen. Geben Sie im Abschnitt "Allgemeine Informationen" der Schrittdetails unter Tage bis zum Abschluss  eine Anzahl von Tagen in das erste Feld ein und wählen Sie dann Kalendertage oder Geschäftstage aus dem Dropdown-Liste aus . Wenn die Beauftragten nicht innerhalb der definierten Anzahl von "Tagen bis zum Abschluss" eine Antwort übermitteln, erhalten sie eine automatische E-Mail-Benachrichtigung als Erinnerung an die Übermittlung ihrer Antwort.
  8. Klicken Sie im  Abschnitt "Beauftragte" der Schrittdetails auf Beauftragte verwalten , um Beauftragte anzuzeigen und Mitglieder von Vorlagenrollen zu bearbeiten, die vom Unternehmens workflow zugewiesen wurden.
  9. Klicken Sie neben Vorlagenrollen auf Mitglieder bearbeiten .
  10. Wählen Sie die hinzuzufügenden Mitglieder aus der Liste der zuweisbaren Benutzer im Projektverzeichnis aus. 
    Anmerkung: Jeder Vorlagenrolle im Schritt muss mindestens ein Mitglied zugewiesen werden.
  11. Wahlfrei: Wenn der Entscheidungstyp des Schritts "Mehrere Beantworter entscheiden" lautet, können Sie die Antwortanforderung jedes Mitglieds über das Dropdown-Menü neben seinem Namen in der Spalte "Für Antwort erforderlich?" ändern.
  12. Klicken Sie auf Fertig , wenn Sie alle Beauftragten zum Schritt hinzugefügt haben.
  13. Wiederholen Sie die Schritte sechs (6) bis elf (11) für jeden weiteren Antwortschritt im workflow.
  14. Klicken Sie auf Speichern. 
    Anmerkung: Wenn in Pflichtfeldern Informationen fehlen, wird oben im workflow-Viewer ein Banner angezeigt. Klicken Sie auf Details anzeigen , um zu sehen, welcher Schritt aktualisiert werden muss. 

Festlegen eines Standard-Workflows

Ein Standard workflow muss ausgewählt  werden , bevor ein  workflow für ein Element gestartet werden kann.

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte "Standard-Workflow" in der Tabelle "Workflow-Einstellungen".
  2. Klicken Sie in der Zeile des workflow, den Sie als Standard festlegen möchten, auf  Als Standard festlegen. 
    Anmerkung: Wenn bereits ein Standard workflow festgelegt wurde, wird mit derselben Aktion die Standardbezeichnung des workflow umgekehrt. 
  3. Sobald ein Standard workflow ausgewählt ist, wird ein Häkchen in der Spalte "Standard-Workflow" workflow  angezeigt.

Starten eines Workflows für ein Projekt

Wenn Sie die Self-Service-Workflows-Engine in den Konfigurationseinstellungen des Workflows Tools aktiviert haben, können Sie jetzt Ihre Workflows für Elemente auf Projektebene verwenden. Nachdem Sie eine Vorlage für ein Projekt erstellt und konfiguriert haben, besteht der nächste Schritt darin, ein Element zu erstellen, das eine workflow zur Genehmigung benötigt. Workflows auf Subunternehmerrechnungen werden automatisch gestartet, aber Workflows auf Verträgen und anderen Posten müssen manuell gestartet werden. Die folgenden Anweisungen zeigen Ihnen, wie Sie eine workflow starten.

 

Ziel

Nach der Erstellung eines neuen Sekundärvertrags, eines Hauptvertrags oder einer Budgetänderung für ein Projekt besteht der nächste Schritt darin, die workflow zu starten, damit die Beauftragten reagieren können.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:

Schritte

  1. Navigieren Sie zu dem Tool und dem Element, das die workflow enthält.
  2. Klicken Sie auf Workflow starten in der oberen rechten Ecke des Elements.
    start-workflow-button.png

Reagieren auf einen Workflow in einem Projekt

 

Ziel 

So antworten Sie auf eine workflow  zu einem Projektebene Element. 

Hintergrund

Nachdem ein workflow  für ein Projektelement gestartet wurde, können bestimmte Benutzer auf den ihnen zugewiesenen Schritt reagieren.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • So antworten Sie auf eine workflow zu einem Kreditorenvertrag  oder einem Nachtrag zur Änderung von Kreditorenverträgen:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard"  oder höher für das Kreditorenvertrags- oder Debitorenverträge-Tool des Projekts.
      • Muss über die Berechtigung zum Anzeigen des Elements verfügen, das die workflow enthält. Wenn das Element als "Privat" gekennzeichnet ist, muss der Responder über Berechtigungen auf Administratorebene verfügen oder in den Datenschutzeinstellungen des Elements zur Liste "Zugriff für Nicht-Administratorbenutzer" hinzugefügt werden. 
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts des Vertrags sein.
    • Um auf einen workflow mit einem Debitorenvertrag  zu antworten oder Nachtrag zum Debitorenvertrag:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard"  oder höher für das Kreditorenvertrags- oder Debitorenverträge-Tool des Projekts.
      • Muss über die Berechtigung zum Anzeigen des Elements verfügen, das die workflow enthält. Wenn das Element als "Privat" gekennzeichnet ist, muss der Responder über Berechtigungen auf Administratorebene verfügen oder in den Datenschutzeinstellungen des Elements zur Liste "Zugriff für Nicht-Administratorbenutzer" hinzugefügt werden. 
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts des Vertrags sein.
    • So antworten Sie auf eine workflow auf einer Subunternehmerrechnung:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts der Rechnung sein.
      • Der Rechnung muss eine offene Abrechnungszeitraum zugeordnet sein.
      • Muss über die Berechtigung zum Anzeigen des Elements verfügen, das die workflow enthält. Wenn das Element als "Privat" gekennzeichnet ist, muss der Responder über Berechtigungen auf Administratorebene verfügen oder in den Datenschutzeinstellungen des Elements zur Liste "Zugriff für Nicht-Administratorbenutzer" hinzugefügt werden. 
    • So antworten Sie auf eine workflow in einem Budgetänderung:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard"  oder höher für das Budget-Tool des Projekts.
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts auf dem Budgetänderung sein.
    • So antworten Sie auf eine workflow zu einem Korrespondenzposten:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für den Korrespondenztyp des Projekts.
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts des Korrespondenzpostens sein.

Schritte 

  1. Navigieren Sie zu dem Projektelement, das die workflow enthält. 
  2. Überprüfen Sie im rechten Bereich des Elements den Schritt "Aktuell" in der workflow. 
    Hinweis: Klicken Sie auf "Workflow anzeigen", wenn die Seitenleiste ausgeblendet ist.
  3. Wählen Sie Ihre Antwort für die workflow unten im rechten Bereich aus. 
    Anmerkung: Sie haben im nächsten Schritt noch die Möglichkeit, Ihre Antwort zu stornieren.
  4. Wahlfrei: Laden Sie Dateien hoch oder hängen Sie sie an die workflow an. 
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Wahlfrei: Geben Sie einen Grund für Ihre Antwort ein.
    Anmerkung: Möglicherweise ist ein Grund für Ihre Antwort erforderlich, der auf der Konfiguration der workflow Vorlage basiert.
  6. Klicken Sie auf Senden , um Ihre Antwort abzuschließen, oder  auf Zurück , um Ihre Antwort zu ändern.