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Procore

Workflows Benutzerhandbuch

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Inhaltsverzeichnis

Erste Schritte

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Dieser Benutzerleitfaden bietet Procore-Benutzern Informationen darüber, wie sie das  Workflows-Tool von Procore verwenden können, um Workflows von Anfang bis Ende zu erstellen und einzusetzen .

Einige der Dinge, die Sie in diesem Handbuch lernen werden, sind:
  • Was sind Workflows? Ein Workflow ist ein Prozess, der einen eindeutigen Genehmigungsweg für ein Element in Ihren Projekten definiert. Mit einem Workflow können Sie beispielsweise Schritte zur "Genehmigung" eines Postens  (z. B. einer Subunternehmerrechnung oder eines Vertrags) in Procore erstellen. Eine  Workflow-Vorlage definiert die verantwortlichen Rollen, Gruppen und Bedingungen für die Weiterleitung eines Elements durch diesen Genehmigungsprozess – und dieser Prozess ist auf die einzigartigen Bedürfnisse und spezifischen Anforderungen der Geschäftsumgebung Ihres Unternehmens zugeschnitten. 
  • Wie man von Legacy- zu Self-Service-Workflows migriert . Self-Service-Workflows ersetzen alte Workflows, die vom Custom Solutions Team von Procore erstellt wurden. Wenn Sie zuvor Legacy-Workflows verwendet haben, muss Ihr Unternehmen jedes Tool mithilfe von Self-Service-Workflows aktualisieren, bevor neue Workflows von Ihrem Unternehmen erstellt werden können.
  • Erstellen und Verwalten von Workflow-Vorlagen. Erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen  Workflow-Vorlagen im Workflows-Tool des Unternehmens erstellen und verwalten können.
  • Zuweisen von Workflows zu Projekten. Nachdem Sie Workflow-Vorlagen im Workflows-Tool erstellt haben, müssen Sie diese Ihren Projekten zuweisen. Dies ermöglicht Ihnen die Flexibilität, Workflows zu erstellen, die für ein einzelnes Projekt oder jedes Projekt verwendet werden können.
  • So konfigurieren Sie Workflows für die Verwendung in Projekten. Der letzte Schritt, bevor ein Workflow für ein Element aktiv wird. Konfigurieren Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Benachrichtigungen für Ihre Workflows.
  • So zeigen Sie einen Workflow an und reagieren darauf. Verwenden Sie Ihre  Workflow-Vorlagen, um den Genehmigungsprozess für Ihr(e) Post(en) zu vereinfachen.

Workflows

Welcome to the Company level Workflows tool. With Workflows, users have the ability to create their own approval paths for items in Procore. 

What is a custom workflow?

Example

The image below shows you an example of what a published custom workflow for subcontractor invoices might look like. The workflow steps and conditions may be different in your environment. 

Which Procore tools are supported by the Workflows Tool?

Supported Tools 

 

Einrichtung & Konfiguration

Der Übergang von der Legacy-Workflow-Engine zur Self-Service-Engine ist erst abgeschlossen, wenn die Aktualisierung über die Seite Einstellungen für Workflows konfigurieren aktiviert wird. Ermöglicht es Benutzern jedoch, ihre eigenen benutzerdefinierten Workflow-Vorlagen einzurichten und zu konfigurieren,  bevor sie ihre Workflow-Version vollständig aktualisieren. Workflow-Vorlagen können erst dann auf Elemente (Verträge und Rechnungen) angewendet werden, wenn die Workflow-Version in den Konfigurationseinstellungen für Workflows aktualisiert wurde.

Sehen Sie sich die Schritte im Abschnitt "Self-Service-Workflows aktivieren" an, wenn Sie zur Aktualisierung bereit sind.

Vorlagen für Schnellstart-Workflows

Was sind Vorlagen für Quick Start-Workflows?

Schnellstart-Workflow-Vorlagen sind vorkonfigurierte Workflow-Vorlagen für die Finanztools von Procore. Diese Vorlagen wurden auf der Grundlage der bewährte Praktiken der Branche entwickelt .

Sie können sie an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen, indem Sie Status, Namen von Schritten und mehr ändern. SieheDateiname Bearbeiten Sie eine Workflow-Vorlage.

Wie erhalte ich Quick Start-Vorlagen im Konto meines Unternehmens?

Quick Start-Workflow-Vorlagen sind automatisch im Workflows-Tool Ihres Unternehmens für alle Kunden in den USA, Australien, Neuseeland, Kanada, Großbritannien und Irland verfügbar.

Sie erscheinen neben allen benutzerdefinierten Workflows, die bereits in Ihrem Konto erstellt wurden, und sind mit  "Kundensupport" gekennzeichnet, um anzuzeigen, dass sie von Procore erstellt wurden.

Was ist, wenn ich keine Schnellstartvorlagen verwenden möchte?

Sie können alle Quick Start-Vorlagen, die Sie nicht verwenden möchten, archivieren, indem Sie auf die Schaltfläche "Archivieren" neben der Vorlage klicken. Siehe Archivieren einer Workflow-Vorlage.

Wirkt sich das Hinzufügen von Schnellstartvorlagen auf meine vorhandenen benutzerdefinierten Workflow-Vorlagen aus?

Nein, es gibt keine Auswirkungen auf vorhandene benutzerdefinierte Vorlagen.

Erstellen einer Workflow-Vorlage

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:

    • So zeigen, erstellen oder bearbeiten Sie eine Workflow-Vorlage:

      • Berechtigungen der Stufe 'Administration' für das Workflows-Tool des Unternehmens.
        ODER

      • Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder "Standard" für das Workflows-Tool des Unternehmens mit den granularen Berechtigungen "Workflow-Vorlagen anzeigen" und "Workflow-Vorlagen erstellen und bearbeiten", die in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert sind.

  • Kunden, die Procore in englischer Sprache verwenden, können auch aus einer Auswahl von vorausgefüllten Workflow-Vorlagen für den schnellen Start von Finanztools wählen. Diese Vorlagen können unverändert verwendet oder bearbeitet werden, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Vorlagen für Schnellstart-Workflows sind derzeit außerhalb englischsprachiger Regionen nicht verfügbar.

Schritte

Hinzufügen eines Workflows

  1. Navigieren Sie zum Tool Workflows auf Unternehmensebene.

  2. Klicken Sie auf Erstellen. Dadurch wird das Dialogfeld "Workflow hinzufügen" geöffnet.
    Ein Dialogfeld zum Hinzufügen eines Workflows mit Baustellen für Name und Toolauswahl sowie Schaltflächen Abbrechen und Erstellen.

  3. Geben Sie einen Namen für den Workflow ein.

  4. Wählen Sie das Tool für den Workflow aus dem Menü Tool aus.

     Hinweis
    Einige Procore-Tools müssen aktiviert sein, damit sie als Auswahl in dieser Liste erscheinen. Eine Liste der verfügbaren Tools finden Sie unter Welche Procore-Tools unterstützen Workflows?

  5. Klicken Sie auf Erstellen. Procore öffnet den Workflow-Builder und erstellt einen "Unbenannten" ersten Schritt für Sie.

Aktualisieren des ersten Schritts im Workflow

  1. Wählen Sie zunächst die Art des Schritts (Antwortschritt, Bedingungsschritt) aus, den Sie zu Beginn des Workflows verwenden möchten.

Workflows: Wahl des ersten Schritts

2. Folgen Sie den Anweisungen für den ausgewählten Schritttyp:

  • Hinzufügen eines Antwortschritts zu einem Workflow

  • Hinzufügen eines Bedingungsschritts zu einem Workflow

  • Hinzufügen eines Aktionsschritts zu einem Workflow

Hinzufügen eines Antwortschritts zu einem Workflow

  1. Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Allgemeine Informationen ein:

    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.

    • Typ. Wählen Sie Antwortschritt aus.

    • Status des Elements. Geben Sie die Element Status ein, die mit diesem Workflow Schritt verknüpft werden soll.

    • Tage bis zur Fertigstellung. Geben Sie die Anzahl der Tage an, die die "zuständige Gruppe" Zeit hat, um den Workflow-Schritt abzuschließen. Wählen Sie dann Kalendertage oder Geschäftstage aus der Dropdown-Liste. Sobald die festgelegte Anzahl von Tagen verstrichen ist, sendet Procore eine Erinnerungs-E-Mail, bis der Schritt abgeschlossen ist.

    • Optional: Empfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der Workflow-Schritt NICHT innerhalb der unter Tage bis Abschluss angegebenen Anzahl von Tagen abgeschlossen wird. Die hier genannten Empfänger erhalten ebenfalls eine E-Mail, wenn der Workflow-Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören:

      • Workflow-Manager. Ein Workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.

      • Ersteller von Elementen. Ein Element Ersteller ist ein Procore-Benutzer, der die Element für ein Projekt erstellt hat.

      • Verteilergruppe. Nachdem Sie diesen Workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration des Workflows auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.

      • Alle Projektbenutzer aus dem Unternehmen. Alle Projektbenutzer aus dem Unternehmen des Element Ersteller, die dem Projekt zugewiesen sind, werden automatisch benachrichtigt, wenn Sie Unternehmen des Erstellers aus der Liste Benachrichtigung Empfänger auswählen.

Beauftragte hinzufügen

  1. Füllen Sie den Abschnitt " Beauftragte" aus:

    • Art der Entscheidung. Wählen Sie einen der Standard-Entscheidungstypen für den Schritt aus. Diese Einstellung bestimmt auch, welche Antwortanforderungsoptionen verfügbar sind.

      • Der Ersthelfer entscheidet.

      • Mehrere Responder entscheiden.

        • Nur die erforderlichen Responder entscheiden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass die endgültige Entscheidung über den Schritt nur von Respondern in Rollen offen bestimmt wird, in denen ein oder alle Mitglieder antworten müssen.

  2. Klicken Sie auf Beauftragte verwalten.

  3. Sie können Beauftragte auf der Grundlage der Projektrolle oder des benutzerdefinierten Rollen-Beauftragtentyps verwalten. Befolgen Sie je nach Konfigurationsmethode Ihres Beauftragten die entsprechenden Anweisungen:

    • Beauftragte für Projektrollen:
      Es sind keine manuellen Aktualisierungen erforderlich, um einzelne Beauftragte zu verwalten.
      Die Beauftragten werden automatisch in jeden Workflow-Schritt eingefügt, basierend auf den zugewiesenen Projektrollen aus dem

    • Adressbuch des Projekts.
      Wichtig: Stellen Sie sicher, dass die Projektadressbuchrollen korrekt zugewiesen und aktuell sind. Siehe Wie kann man Projektrollen automatisch zu Workflow-Schritten zuweisen? für Einzelheiten.

      1. Erstellen Sie Projektrollen im Procore Administrator-Tool des Unternehmens. Erfahren Sie, wie →

      2. Weisen Sie Personen Projektrollen innerhalb des Projekt-Adressbuch-Tools zu. Erfahren Sie, wie →

      3. Konfigurieren Sie eine Workflow-Vorlage auf Unternehmensebene. Wählen Sie bei der Konfiguration der einzelnen Workflow-Schritte die relevante(n) Projektrolle(n) aus, die Sie diesem Schritt zuweisen möchten.

      4. Für jedes Projekt, dem die Vorlage zugewiesen ist, werden die Personen, die mit diesen Projektrollen verknüpft sind, automatisch in jeden Workflow-Schritt entsprechend Ihrer Konfiguration der Workflow-Vorlage auf Unternehmensebene eingefügt.

      5. Stellen Sie sicher, dass alle im Projektadressbuch aufgeführten Mitglieder über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, die für Elemente in den einzelnen Tools erforderlich sind, sowie über die richtigen Workflow-Berechtigungen.

      6. Um die Konfiguration abzuschließen, ist es noch notwendig, den Workflow-Manager für jede Projektvorlage pro Tool manuell zu konfigurieren. Dieser Schritt ist erforderlich, da das Projektadressbuch pro Projekt verwaltet wird und der Workflow-Manager je nach Tool variieren kann.

    • Beauftragte für benutzerdefinierte Rollen:

      1. Klicken Sie in den Schrittdetails unter dem Abschnitt Beauftragte auf Beauftragte verwalten.

      2. Klicken Sie neben der benutzerdefinierten Rolle auf Mitglieder bearbeiten.

      3. Wählen Sie Benutzer aus den verfügbaren Projektadressbuchmitgliedern aus. Hinweis: Jeder benutzerdefinierten Rolle in einem Workflow-Schritt muss mindestens ein Benutzer zugewiesen sein.

      4. (Optional) Wenn der Entscheidungstyp "Mehrere Beantworter entscheiden" lautet, können Sie die Anforderung jedes Mitglieds mithilfe der Dropdown-Liste "Erforderliche Antwort?" festlegen.

      5. Klicken Sie auf Fertig, um die Aktualisierungen Ihrer Beauftragten zu bestätigen.

      6. Klicken Sie auf Speichern , um Ihre Änderungen abzuschließen. Hinweis: Wenn in Pflichtfeldern Informationen fehlen, wird oben auf der Workflow Viewer ein Banner angezeigt. Klicken Sie auf Details anzeigen , um zu sehen, welcher Schritt aktualisiert werden muss.

         Tipp
        Sie können Projektrollen auch mehrfach- über das AdressbuchUnternehmen zuweisen.

Antworten hinzufügen

Sobald die Rollen der Beauftragten für den Schritt festgelegt wurden, besteht der nächste Schritt darin, Antworten hinzuzufügen. Welche Optionen beim Hinzufügen von Antworten zur Verfügung stehen, hängt vom Entscheidungstyp des Schritts ab und davon, ob Beantworter erforderlich sind oder nicht.

Die Schritte zum Hinzufügen von Antworten sind nach Entscheidungstyp getrennt. Befolgen Sie die Schritte für den im Schritt ausgewählten Entscheidungstyp.

  •  

    Ersthelfer entscheidet: Einblenden/Ausblenden

    • Gehen Sie auf der Karte Antworten der Schritteinstellungen wie folgt vor:

    • Wenn Antwort ist. Wählen Sie eine (1) oder mehrere Antworten aus dem Dropdown-Menü aus.

    • Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie den nächsten Schritt im Workflow aus, wenn diese Antwort die endgültige Entscheidung des Schritts ist.

    • Optional: Klicken Sie auf Antwort hinzufügen , um weitere Antworten zu erstellen, und füllen Sie die oben genannten Informationen nach Bedarf aus.

  •  

    Mehrere Responder entscheiden: Einblenden/Ausblenden

    • Gehen Sie auf der Karte Antworten der Schritteinstellungen wie folgt vor:

    • Wenn Nur erforderliche Beantworter entscheiden, dass IST überprüft:

    • Bei Bedarf entscheiden die Responder. Wählen Sie eine (1) oder mehrere Antworten aus dem Dropdown-Menü aus.

    • Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie den nächsten Schritt im Workflow aus, wenn diese Antwort die endgültige Entscheidung des Schritts ist.

    • Wenn Nur erforderliche Beantworter entscheiden ist NICHT aktiviert:

    • Wenn sich alle Responder entscheiden. Wählen Sie eine (1) oder mehrere Antworten aus dem Dropdown-Menü aus.

    • Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie den nächsten Schritt im Workflow aus, wenn diese Antwort die endgültige Entscheidung des Schritts ist.

    • Optional: Klicken Sie auf Antwort hinzufügen , um weitere Antworten zu erstellen, und füllen Sie die oben genannten Informationen nach Bedarf aus.

Hinzufügen eines Bedingungsschritts zu einem Workflow

Mit Bedingungsschritten kann ein Workflow-Pfad unterschiedlich geroutet werden, je nachdem, ob die Bedingungen des Schritts erfüllt sind. Um einen Bedingungsschritt zu erstellen, folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.

  1. Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Allgemeine Informationen ein:

    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.

    • Typ. Wählen Sie Bedingungsschritt.

    • Wann. Wählen Sie den ersten Teil der Hypothese in der bedingten Aussage aus. Für jedes Tool gibt es unterschiedliche bedingte Anweisungen. Siehe Bedingte Anweisungen nach Tool.

      • Größer als. Wenn Ihre Organisation zusätzliche Unterschriften für Beträge benötigt, die größer oder gleich einem bestimmten Betrag sind, sollten Sie diese Option wählen und einen Betrag in die Baustelle auf der rechten Seite eingeben.

      • Kleiner als. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn die Hypothese kleiner als eine angegebene Zahl ist.

      • Ist. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn eine bestimmte Baustelle für eine benutzerdefinierte Baustelle ausgewählt ist.

      • aktiviert ist. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn eine benutzerdefinierte Baustelle aktiviert ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen.

      • Enthält eine der folgenden Optionen. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn eine oder mehrere Mehrfachauswahloptionen für eine benutzerdefinierte Baustelle ausgewählt werden.

    • Dann. Wählen Sie einen Schritt aus der Dropdown-Liste aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen klicken.

    • Ansonsten. Wählen Sie einen Schritt aus der Dropdown-Liste aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen klicken. Dies ist der nächste Schritt des Workflows, wenn die Bedingungen für den aktuellen Schritt NICHT erfüllt sind.

  2. Wählen Sie aus diesen Optionen:

    • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.

    • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine nummerierte "Entwurfs"-Version des Workflows zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihres Workflows arbeiten.

    • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version des Workflows zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihren Workflow einem Projekt zuzuweisen.

Bedingte Anweisungen nach Tool

 

Budget Änderungen... Einblenden/Ausblenden

Zustand

Definition

Betrag der Budgetänderung

Die Gesamtsumme aller "An"- und "Von"-Budgetänderungsanpassungswerte Einzelposition.

Betrag der Anpassung

Die Summe der positiven Beträge der Einzelposition ODER der absolute Wert der negativen Beträge der Einzelposition. Der größte absolute Wert wird verwendet, um das Ergebnis des Bedingungsschritts zu bestimmen.

 

Kreditorenverträge... Einblenden/Ausblenden

Zustand

Definition

Beispiel

Ursprüngliche Vertragssumme

Der Gesamt-LV-Betrag des zu genehmigenden Vertrags.

Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.

Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

 

Der Gesamtbetrag des LV der "genehmigten" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und der direkten Kosten für das Projekt. Der LV Betrag der Workflow Element ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Einblenden/Ausblenden

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten = Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet.

Gesamtbetrag aller Kostenträger

 

Der Gesamt-LV-Betrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten für das Projekt. Der LV Betrag der Workflow Element ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Einblenden/Ausblenden

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten = Gesamtbetrag aller Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer ausstehender oder genehmigter Verträge, Nachträge und direkter Kosten eines beliebigen Status über oder unter einem bestimmten Betrag liegt

Betrag über dem Budget für genehmigte Kostenträger

Der für das Projekt festgelegte Spaltengesamtbetrag, der vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten abgezogen wird.

Formel... Einblenden/Ausblenden

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Nachträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.*

Betrag über Budget bei allen Kostenträgern

Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts wurde vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Mittelbindungen, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten abgezogen.

Formel... Einblenden/Ausblenden

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget für alle Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Nachträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.*

% des Budgets, das genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der durch den kombinierten Gesamtbetrag aus "genehmigten" Mittelbindungen, Änderungsaufträgen für Kreditorenverträgen und Direkte Kosten verwendet wird.

Formel... Einblenden/Ausblenden

(Genehmigte Mittelbindungen + Genehmigte ÄAV + Genehmigte Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbetrag des Budgets = % des Budgets, das den genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus belasten. *

% des Budgets, das allen Kostenträgern zugeordnet ist

Der prozentuale Anteil des gesamten Budgets des Projekts, der durch den kombinierten Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten verwendet wird.

Formel... Einblenden/Ausblenden

(Genehmigte und ausstehende Mittelbindungen + genehmigte und ausstehende ÄAV + genehmigte und ausstehende Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbudgetbetrag = % des allen Kostenträgern zugewiesenen Budgets

Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Nachträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget bringen.*

Benutzerdefinierte Baustellen (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Baustellen mit Einfachauswahl und Mehrfachauswahl müssen erforderlich in der gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.

Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde.

Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows basierend auf einer benutzerdefinierten Baustelle "Vertragsart" oder "Gebäude #" weiter. Wenn "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie den Workflow an John weiter. Wenn "Gebäude #" 1 ist, leiten Sie den Workflow an Susan weiter.

Beta-Betrag über Budget-Schlüsselwert für genehmigte Kostenträger

Die Differenz zwischen den genehmigten Beträgen ( Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag, direkte Kosten ) mit den einzelnen Budget-Schlüsseln, die im LV des Elements enthalten sind, und dem überarbeiteten budgetierten Betrag des Budget-Schlüssels.

Der Workflow wird in Abhängigkeit davon weitergeleitet, ob die Genehmigung des Postens dazu führt, dass die mit dem Posten verbundenen Budgetschlüssel den festgelegten Betrag überschreiten.

Beta-Betrag über Budget-Schlüsselwert für alle Kostenträger

Die Differenz zwischen den genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Beträgen ( Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag, direkte Kosten ) mit den im LV des Elements enthaltenen Budgetschlüsseln und dem überarbeiteten budgetierten Betrag des Budget-Schlüssels.

Der Workflow wird in Abhängigkeit davon weitergeleitet, ob die Genehmigung des Postens dazu führt, dass die mit dem Posten verbundenen Budgetschlüssel den festgelegten Betrag überschreiten.

Beta Genehmigte Kosten Prozentsatz der budgetierten Budget-Schlüsselwerte

Der Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags für den/die Budget Betrag(e), der/die in der LV des Workflow Element für alle genehmigten Kostenpunkte enthalten ist.

Der Workflow wird basierend darauf weitergeleitet, ob die LV-Budgetschlüsselwerte des Workflow-Postens für alle genehmigten Posten über/unter einem definierten Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags der Budgetschlüssel liegen.

Beta Alle Kosten Prozentsatz der budgetierten Budget-Schlüsselwerte

Der Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags für den/die Budget Code-Betrag(e), der in der LV der Workflow Element für alle genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Elemente enthalten ist.

Der Workflow wird basierend darauf weitergeleitet, ob die Werte der LV-Budgetschlüssel des Workflow-Postens für alle genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Posten über/unter einem definierten Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags der Budgetschlüssel liegen.

 

Nachträge zum Kreditorenvertrag... Einblenden/Ausblenden

Zustand

Definition

Beispiel

Betragen

Der Gesamtleistungsverzeichnisbetrag des genehmigten Änderungsauftrags.

Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.

Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV der "genehmigten" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und der direkten Kosten für das Projekt. Der LV Betrag der Workflow Element ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Einblenden/Ausblenden

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten = Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet.

Gesamtbetrag aller Kostenträger

Der Gesamt-LV-Betrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten für das Projekt. Der LV Betrag der Workflow Element ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Einblenden/Ausblenden

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten = Gesamtbetrag aller Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer ausstehender oder genehmigter Verträge, Nachträge und direkter Kosten eines beliebigen Status über oder unter einem bestimmten Betrag liegt

Betrag über dem Budget für genehmigte Kostenträger

Der für das Projekt festgelegte Spaltengesamtbetrag, der vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten abgezogen wird.

Formel... Einblenden/Ausblenden

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Nachträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.*

Betrag über Budget bei allen Kostenträgern

Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts wurde vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Mittelbindungen, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten abgezogen.

Formel... Einblenden/Ausblenden

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget für alle Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Nachträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.*

% des Budgets, das genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der durch den kombinierten Gesamtbetrag aus "genehmigten" Mittelbindungen, Änderungsaufträgen für Kreditorenverträgen und Direkte Kosten verwendet wird.

Formel... Einblenden/Ausblenden

(Genehmigte Mittelbindungen + Genehmigte ÄAV + Genehmigte Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbetrag des Budgets = % des Budgets, das den genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus belasten. *

% des Budgets, das allen Kostenträgern zugeordnet ist

Der prozentuale Anteil des gesamten Budgets des Projekts, der durch den kombinierten Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten verwendet wird.

Formel... Einblenden/Ausblenden

(Genehmigte und ausstehende Mittelbindungen + genehmigte und ausstehende ÄAV + genehmigte und ausstehende Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbudgetbetrag = % des allen Kostenträgern zugewiesenen Budgets

Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Nachträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget bringen.*

Benutzerdefinierte Baustellen (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Einfachauswahl- und Mehrfachauswahlbaustellen müssen im Baustellensatz als erforderlich gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.

Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde.

Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows basierend auf einer benutzerdefinierten Baustelle "Vertragsart" oder "Gebäude #" weiter. Wenn "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie den Workflow an John weiter. Wenn "Gebäude #" 1 ist, leiten Sie den Workflow an Susan weiter.

Beta-Betrag über Budget-Schlüsselwert für genehmigte Kostenträger

Die Differenz zwischen den genehmigten Beträgen ( Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag, direkte Kosten ) mit den einzelnen Budget-Schlüsseln, die im LV des Elements enthalten sind, und dem überarbeiteten budgetierten Betrag des Budget-Schlüssels.

Der Workflow wird in Abhängigkeit davon weitergeleitet, ob die Genehmigung des Elements dazu führt, dass die mit dem Element verbundenen Budgetschlüssel den in der Workflow-Vorlage festgelegten Betrag überschreiten.

Beta-Betrag über Budget-Schlüsselwert für alle Kostenträger

Die Differenz zwischen den genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Beträgen ( Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag, direkte Kosten ) mit den im LV des Elements enthaltenen Budgetschlüsseln und dem überarbeiteten budgetierten Betrag des Budget-Schlüssels.

Der Workflow wird in Abhängigkeit davon weitergeleitet, ob die Genehmigung des Postens dazu führt, dass die mit dem Posten verbundenen Budgetschlüssel den festgelegten Betrag überschreiten.

Beta Genehmigte Kosten Prozentsatz der budgetierten Budget-Schlüsselwerte

Der Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags für den/die Budget Betrag(e), der/die in der LV des Workflow Element für alle genehmigten Kostenpunkte enthalten ist.

Der Workflow wird basierend darauf weitergeleitet, ob die LV-Budgetschlüsselwerte des Workflow-Postens für alle genehmigten Posten über/unter einem definierten Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags der Budgetschlüssel liegen.

Beta Alle Kosten Prozentsatz der budgetierten Budget-Schlüsselwerte

Der Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags für den/die Budget Code-Betrag(e), der in der LV der Workflow Element für alle genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Elemente enthalten ist.

Der Workflow wird basierend darauf weitergeleitet, ob die Werte der LV-Budgetschlüssel des Workflow-Postens für alle genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Posten über/unter einem definierten Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags der Budgetschlüssel liegen.

 

Korrespondenz/Benutzerdefinierte Tools... Einblenden/Ausblenden

Zustand

Definition

Kosten-Impact-Wert

Der Betrag, der in das Feld "Auswirkung auf Kosten" der Korrespondenzposition eingegeben wurde.

Benutzerdefinierte Baustellen (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Einfachauswahl- und Mehrfachauswahlbaustellen müssen im Baustellensatz als erforderlich gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.

Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde.

 

Rechnungen an Auftraggeber... Einblenden/Ausblenden

Zustand

Definition

In diesem Zeitraum in Rechnung gestellter Nettobetrag

Der in Rechnung gestellte Betrag vor Steuern.

Bruttobetragsrechnung in diesem Zeitraum

Der nach Steuern in Rechnung gestellte Betrag.

 

Debitorenverträge... Einblenden/Ausblenden

Zustand

Definition

Beispiel

Ursprüngliche Vertragssumme

Der Gesamt-LV-Betrag des zu genehmigenden Vertrags.

Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.

Benutzerdefinierte Baustellen (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Einfachauswahl- und Mehrfachauswahlbaustellen müssen im Baustellensatz als erforderlich gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.

Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde.

Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows basierend auf einer benutzerdefinierten Baustelle "Vertragsart" oder "Gebäude #" weiter. Wenn "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie den Workflow an John weiter. Wenn "Gebäude #" 1 ist, leiten Sie den Workflow an Susan weiter.

 

Nachträge zum Debitorenvertrag... Einblenden/Ausblenden

Zustand

Definition

Beispiel

Betragen

Der Gesamtleistungsverzeichnisbetrag des genehmigten Änderungsauftrags.

Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.

Benutzerdefinierte Baustellen (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Einfachauswahl- und Mehrfachauswahlbaustellen müssen im Baustellensatz als erforderlich gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.

Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde.

Leiten Sie den Genehmigungsweg des Workflows basierend auf einer benutzerdefinierten Baustelle "Vertragsart" oder "Gebäude #" weiter. Wenn "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie den Workflow an John weiter. Wenn "Gebäude #" 1 ist, leiten Sie den Workflow an Susan weiter.

 

Subunternehmer-Rechnungen... Einblenden/Ausblenden

Zustand

Definition

Gesamtbetrag

Der Bruttobetrag, der auf der vollständigen Rechnung mit Einbehalt in Rechnung gestellt wird.

Eingelagerte Materialmenge

Der Betrag, der für gelagerte Materialien auf der vollständigen Rechnung in Rechnung gestellt wird.

Nettobetrag

Der Nettobetrag, der auf der vollständigen Rechnung mit Einbehalt in Rechnung gestellt wird.

Ursprünglicher Wert des Bindungsverhältnisses

Der ursprüngliche Betrag des Kreditorenvertrags vor Änderungen, Anpassungen oder Ergänzungen.

Einbehalt freigegebener Betrag

Der Betrag des Einbehalts, der auf der vollständigen Rechnung freigegeben wird.

Freigegebene Einbehalte insgesamt

Der Prozentsatz des Einbehalts, der auf der vollständigen Rechnung freigegeben wird.

Gesamt abgeschlossen und bis heute gespeichert

Der prozentuale Anteil der abgeschlossenen Arbeiten und der bisher gelagerten Materialien auf der vollständigen Rechnung.

Benutzerdefinierte Baustellen (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Einfachauswahl- und Mehrfachauswahlbaustellen müssen im Baustellensatz als erforderlich gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.

Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde.

Benutzerdefinierte Baustellen aus übergeordnetem Kreditorenvertrag (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen) Hinweis: Felder mit Einfach- und Mehrfachauswahl müssen als erforderlich in beiden Feldsätzen für Bestellungen und Unteraufträge gekennzeichnet werden. Siehe  Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.

Verschieben Sie den Workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes auf den übergeordneten Sekundärvertrag, wie er im Workflow-Vorlagengenerator eingerichtet wurde.

* Bedingte Anweisungen, die mit dem Budget des Projekts verknüpft sind, basieren auf dem Gesamtbetrag der Budget Spalte, die in der benutzerdefinierten Berichts- Budget Ansicht im Unternehmensebene Administration-Tool ausgewählt wurde. Siehe Einrichten einer Budget-Ansicht für benutzerdefinierte Berichte.

Hinzufügen eines Aktionsschritts zu einem Workflow

Aktionsschritte beschreiben die verschiedenen Aktionen, die Sie als nächsten Schritt in einem Workflow ausführen können. Derzeit sind die unterstützten Aktionsschritte Workflow beenden, Webhook senden und Externe ERP-Daten synchronisieren.

Workflow beenden

Eine Aktion "Workflow beenden" definiert das Ende eines Workflows und dass der Workflow abgeschlossen ist.

  1. Klicken Sie auf das Symbol, das Icon Blau Plus Pfcp an einen vorhandenen Schritt im Workflow-Builder angehängt ist. Wählen Sie Aktion > Workflow beenden aus.

  2. Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Allgemeine Informationen ein:

    1. Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.

    2. End-Typ. Wählen Sie Erfolg ODER Fehler.

    3. Status des Elements. Wählen Sie den entsprechenden Status aus. Die Statusoptionen variieren je nach Tool.

    4. Optional: Empfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der Workflow-Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören:

      • Workflow-Manager. Ein Workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.

      • Ersteller von Elementen. Ein Element Ersteller ist ein Procore-Benutzer, der die Element für ein Projekt erstellt hat.

      • Verteilergruppe. Nachdem Sie diesen Workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration des Workflows auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.

  3. Wählen Sie aus diesen Optionen:

    • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.

    • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine nummerierte Entwurfsversion des Workflows zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihres Workflows arbeiten.

    • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version des Workflows zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihren Workflow einem Projekt zuzuweisen.

Webhook senden

Eine Webhook-Aktion senden sendet Workflow Daten an ein externes System, wenn die Workflow eine bestimmte Phase erreicht. Diese Aktion funktioniert mit allen Workflow-Typen.

  1. Navigieren Sie im Abschnitt Antwort des Workflow-Builders zum Schritt Gehe zu.

  2. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) Neuen Schritt erstellen und wählen Sie Aktion > Webhook senden. 

  3. Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Allgemeine Informationen ein: 

    • Name des Schritts: Geben Sie einen Namen für den Schritt ein. 

    • Typ: Standard ist dies auf "Aktionsschritt" festgelegt. 

    • Optional: Benachrichtigungsempfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der Workflow-Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören: Workflow-Manager, Elementersteller und Verteilergruppe. 

  4. Optional: Geben Sie im Abschnitt "Webhook senden - Details" benutzerdefinierte Daten ein.

    Hinweis: Diese Daten werden zusammen mit den standardmäßigen Workflow-Informationen in die Webhook-Nutzlast aufgenommen. Beispiel: JSON-Daten, einfache Nachrichten und Referenznummern.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Gehe zu Schritt den nächsten relevanten Schritt aus, oder wählen Sie Workflow beenden aus. 

  6. Klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen. Die Aktion "Webhook senden" wurde dem Workflow erfolgreich hinzugefügt.

Erstellen Sie einen neuen Webhook:

Sobald Sie die Aktion zu Ihrem Workflow hinzugefügt haben, richten Sie einen Webhook im Projekt ein, um die Daten von Procore zu empfangen:

  1. Wählen Sie Ihr Projekt aus und navigieren Sie zum Administration-Tool des Projekts. 

  2. Klicken Sie im linken Bereich unter Projekteinstellungen auf Webhooks. Dadurch wird das Fenster Projekt-Webhooks geöffnet.

  3. Klicken Sie auf + Hook erstellen in der oberen rechten Ecke. Dadurch wird das Fenster Neuer Hook geöffnet.  

  4. Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Endpunktkonfiguration ein: 

    • Endpunkt-URL: Geben Sie die URL ein, um die Anforderungsnutzlast zu empfangen, wenn ein Ereignis eintritt. 

    • Autorisierungs-Header: Geben Sie das Token ein, das in den Header einer POST-Anfrage von Procore eingefügt werden soll.

    • Format der Nutzlast: Wählen Sie die REST-API-Payload-Version aus, die Sie erhalten möchten. Hinweis: Sobald der Hook erstellt ist, kann die Payload-Version nicht mehr geändert werden. 

  5. Scrollen Sie zum Abschnitt Wählen Sie die zu sendenden Ereignisse aus . 

  6. Wählen Sie unter Tools > Core > Workflowsdie Option Workflowinstanz.Benutzerdefiniert aus. 

  7. Nachdem Sie die erforderlichen Baustellen ausgefüllt haben, klicken Sie auf + Hook erstellen.

  8. Der Hook wird auf der Seite Projekt-Webhooks mit der Hook-ID, dem Status, der abonnierten und der Endpunkt-URL angezeigt. Ein Bearbeitungssymbol ist ebenfalls verfügbar. 

Hinweis: Wenn der Workflow den konfigurierten Schritt erreicht, wird der Webhook automatisch an die Endpunkt-URL für die ausgewählte Aktion gesendet.

Externe ERP-Daten synchronisieren

Die Aktion "Externe ERP-Daten synchronisieren" synchronisiert Workflow Element Daten mit einem ERP-Integration, wenn die Workflow eine bestimmte Phase erreicht. Auf diese Weise kann Ihr Buchhaltungssystem Datensätze identifizieren, die automatisch aus Procore abgerufen werden können. Diese Aktion erfordert keine Konfiguration und wird für die folgenden Workflow-Typen unterstützt: direkte Kosten des Unternehmens, Rechnungen, Zahlungsanwendungen, Debitorenverträge, Verträge über Bestellungen, Verträge über Arbeitsaufträge, Budgetänderungen, Nachträge zu Debitorenverträgen (alle Typen) und Nachträge zu Kreditorenverträgen (alle Typen).

  1. Navigieren Sie im Abschnitt Antwort des Workflow-Builders zum Schritt Gehe zu.

  2. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) Neuen Schritt erstellen und wählen Sie Aktion > Synchronisierung externer ERP-Daten aus. 

  3. Geben Sie die folgenden Informationen in den Abschnitt Allgemeine Informationen ein: 

    • Name des Schritts: Geben Sie einen Namen für den Schritt ein. 

    • Typ: Standard ist dies auf "Aktionsschritt" festgelegt. 

    • Optional: Benachrichtigungsempfänger. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der Workflow-Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören: Workflow-Manager, Elementersteller und Verteilergruppe.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Gehe zu Schritt den nächsten relevanten Schritt aus, oder wählen Sie Workflow beenden aus. 

  5. Klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen. Die Aktion Externe ERP-Daten synchronisieren wurde dem Workflow erfolgreich hinzugefügt.

Speichern einer Workflow-Vorlage

Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung, um die workflow Vorlage zu speichern:

  • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine nummerierte Entwurfsversion des Workflows zu speichern. Wenn Sie auf Als Entwurf speichern klicken, wird der Workflow Builder nicht geschlossen, sodass Sie Ihre Arbeit speichern können. Entwürfe von Workflow-Vorlagen können nicht für Projekte verwendet werden.

  • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version des Workflows zu erstellen. Veröffentlichte Workflows können für Projekte verwendet werden.

  • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.

Siehe auch

Zuordnen von Workflow-Vorlagen zu Projekten

Sobald Ihre Workflows veröffentlicht sind, besteht der nächste Schritt darin, sie einem Projekt zuzuweisen, damit sie konfiguriert werden können. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie Projekten im Workflows-Tool des Unternehmens Workflow-Vorlagen zuweisen. 

  1. Navigate to the Company Workflows tool. 
  2. In the 'Workflows' table, locate the version that you want to publish. 
  3. Click the hyperlink in the 'Assigned Projects' column.  

    v2-workflows-assigned-projects-link.png
     
  4. In the 'Assign Projects' dialog box, do the following:
    • To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box. 
      v2-workflows-assign-select-all-projects.png
    • To search for individual projects, start typing the project name in the Search box. Then place a mark in the checkbox(es) that corresponds to the desired project(s). 
      v2-workflows-search-assign-to-project.png
  5. Click Update. 

Assign a Workflow Template to New Projects

A workflow template can be assigned automatically to all new projects so it won't need to be done each time a new project is created. 

  1. Navigate to the Company Workflows tool.
  2. In the 'Workflows' table, locate the version that you want to assign to all new projects.
  3. Hover over the space in the 'Assign to New Projects' column.
  4. Click Assign.
    assign-to-all-projects-workflow.png
  5. A checkmark will appear showing that it has been assigned to all new projects.
    Note: Click the checkmark to stop assigning the template to new projects automatically.

 

Konfigurieren von Workflow-Vorlagen für Projekte

Sobald Workflow-Vorlagen Projekten zugewiesen sind, müssen sie mit den Einstellungen eines einzelnen Tools konfiguriert werden. Dies ist der Prozess, bei dem Workflow-Schritte bestimmten Benutzern zugewiesen werden und die Anzahl der Tage, die sie zum Beantworten haben, festgelegt wird. Für das Tool, mit dem er verknüpft ist, muss auch ein Standard-Workflow festgelegt werden, bevor er angewendet und zur Genehmigung eines Elements verwendet werden kann.

Ziel

So konfigurieren Sie eine workflow Vorlage für ein Tool. 

Hintergrund

Nachdem eine workflow Vorlage veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen wurde, muss sie im Projekt konfiguriert werden, bevor sie verwendet werden kann. Die Konfiguration umfasst die Zuweisung einer Person, die als "Workflow-Manager" fungiert, und die Zuweisung der entsprechenden Verteilergruppe und Beauftragten zu Ihrem workflow. Außerdem muss eine bestimmte Vorlage als "Standard" für das Tool festgelegt werden, bevor es verwendet werden kann.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das zu konfigurierende Projekttool. 

Schritte

  1. (Optional) Sie können Workflow-Vorlagen auf Projektebene aktivieren, um Projektteams die Autonomie zu geben , Workflows direkt in ihrer Projektumgebung zu erstellen und anzupassen, ohne sich auf Berechtigungen auf Unternehmensebene verlassen zu müssen.
  2. Navigieren Sie zu dem Tool, mit dem das workflow konfiguriert wird.
  3. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen icons-settings-gear.png konfigurieren.
    Hinweis: Wählen Sie für das Korrespondenz-Tool die Konfigurationseinstellungen für den spezifischen Korrespondenztyp der Workflow-Vorlage aus.
  4. (Optional) Sie können eine Workflow-Vorlage auf Projektebene klonen, um eine neue Workflow-Vorlage zu erstellen, die mit einer bestehenden Vorlage identisch oder ihr sehr ähnlich ist. 
     Hinweis
    Workflow-Vorlagen auf Projektebene müssen aktiviert sein, um die Klonfunktion nutzen zu können.
  5. Klicken Sie im rechten Bereich auf  "Workflow-Einstellungen".
    Anmerkung: Die Rechnungsstellungs- und Korrespondenz-Tools verfügen nicht über eine spezielle Seite "Workflow-Einstellungen". Scrollen Sie in den Konfigurationseinstellungen des Rechnungsstellungstools zum Ende, um auf die Konfigurationen der Rechnungsstellung workflow zuzugreifen.
  6. Klicken Sie auf die  Schaltfläche Konfigurieren neben dem zu konfigurierenden workflow, um den workflow Viewer zu öffnen.
    Beispiel
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  7. Weisen Sie oben im Workflow-Viewer einen Workflow-Manager zu, indem Sie einen Projektbenutzer aus der  Dropdown-Liste auswählen.
  8. Klicken Sie auf Speichern. 
    Anmerkung: Wenn in Pflichtfeldern Informationen fehlen, wird oben im workflow-Viewer ein Banner angezeigt. Klicken Sie auf Details anzeigen , um zu sehen, welcher Schritt aktualisiert werden muss. 

Optionale Schritte. Führen Sie den Vorgang gemäß den Workflow-Anforderungen aus.

  • Verteilergruppe zuordnen. Wählen Sie eine Verteilergruppe aus dieser Liste aus. Dies sind die Benutzergruppen, die Benachrichtigungs-E-Mails von Procore erhalten, wenn bestimmte Aktionen in einem Workflow auftreten.
  • Tage bis zur Fertigstellung. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die Beauftragten Zeit haben, um ihre Antworten auf den Schritt einzureichen. Geben Sie im Abschnitt "Allgemeine Informationen" der Schrittdetails unter Tage bis zur Fertigstellung  eine Anzahl von Tagen in das erste Feld ein und wählen Sie  dann Kalendertage oder Geschäftstage aus der Dropdown-Liste.  
    Anmerkung: Wenn die Beauftragten nicht innerhalb des definierten Zeitrahmens eine Antwort übermitteln,  erhalten sie automatische E-Mail-Erinnerungen.

Festlegen eines Standard-Workflows

Ein Standard workflow muss ausgewählt  werden , bevor ein  workflow für ein Element gestartet werden kann.

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte "Standard-Workflow" in der Tabelle "Workflow-Einstellungen".
  2. Klicken Sie in der Zeile des workflow, den Sie als Standard festlegen möchten, auf  Als Standard festlegen. 
    Anmerkung: Wenn bereits ein Standard workflow festgelegt wurde, wird mit derselben Aktion die Standardbezeichnung des workflow umgekehrt. 
  3. Sobald ein Standard workflow ausgewählt ist, wird ein Häkchen in der Spalte "Standard-Workflow" workflow  angezeigt.

Starten eines Workflows

Wenn Sie die Self-Service-Workflows-Engine in den Konfigurationseinstellungen des Workflows-Tools aktiviert haben, können Sie Ihre Workflows jetzt für Elemente auf Projektebene verwenden. Nachdem Sie eine Vorlage für ein Projekt erstellt und konfiguriert haben, besteht der nächste Schritt darin, ein Element zu erstellen, das einen Workflow zur Genehmigung benötigt. Workflows für Subunternehmerrechnungen werden automatisch gestartet, aber Workflows für Verträge und andere Posten müssen manuell gestartet werden. Die folgenden Anweisungen zeigen Ihnen, wie Sie einen Workflow starten.

 

Objective

After creating a new Commitment, Prime Contract or Budget Change on a project, the next step will be to start the workflow so assignees can respond.

Things to Consider

Steps

  1. Navigate to the tool and item containing the workflow.
  2. Click Start Workflow at the top right corner of the item.
    start-workflow-button.png

See Also

 

Auf einen Workflow reagieren

 

Objective 

To respond to a workflow on a project level item. 

Background

After a workflow has been started on a project item, designated users can respond to their assigned step.

Things to Consider

  • Required User Permissions:
    • To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
      • Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings. 
      • Must be the assignee of the contract's current workflow step.
    • To respond to a workflow on a prime contract, or prime contract change order:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
      • Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings. 
      • Must be the assignee of the contract's current workflow step.
    • To respond to a workflow on a subcontractor invoice:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments tool.
      • Must be the assignee of the invoice's current workflow step.
      • The invoice must be associated with an open billing period.
      • Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings. 
    • To respond to a workflow on a budget change:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Budget tool.
      • Must be the assignee of the current workflow step on the budget change.
    • To respond to a workflow on a correspondence item:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Correspondence type.
      • Must be the assignee of the correspondence item's current workflow step.

Steps 

  1. Navigate to the Project item containing the workflow. 
  2. In the right pane of the item, review the 'Current' step in the workflow. 
    Note: Click 'Show Workflow' if the side panel is collapsed.
  3. Select your response for the workflow at the bottom of the right pane. 
    Note: You will still have an opportunity to cancel your response in the next step.
  4. Optional: Upload or attach files to the workflow. 
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Optional: Enter a reason for your response.
    Note: A reason for your response may be required based on the configuration of the workflow template.
  6. Click Submit to finalize your response or Back to return to change your response.

See Also