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Procore

Workflows Benutzerhandbuch

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Inhaltsverzeichnis

Erste Schritte

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Dieser Benutzerleitfaden bietet Procore-Benutzern Informationen darüber, wie sie das  Workflows-Tool von Procore verwenden können, um Workflows von Anfang bis Ende zu erstellen und einzusetzen .

Einige der Dinge, die Sie in diesem Handbuch lernen werden, sind:
  • Was sind Workflows? Ein Workflow ist ein Prozess, der einen eindeutigen Genehmigungsweg für ein Element in Ihren Projekten definiert. Mit einem Workflow können Sie beispielsweise Schritte zur "Genehmigung" eines Postens  (z. B. einer Subunternehmerrechnung oder eines Vertrags) in Procore erstellen. Eine  Workflow-Vorlage definiert die verantwortlichen Rollen, Gruppen und Bedingungen für die Weiterleitung eines Elements durch diesen Genehmigungsprozess – und dieser Prozess ist auf die einzigartigen Bedürfnisse und spezifischen Anforderungen der Geschäftsumgebung Ihres Unternehmens zugeschnitten. 
  • Wie man von Legacy- zu Self-Service-Workflows migriert . Self-Service-Workflows ersetzen alte Workflows, die vom Custom Solutions Team von Procore erstellt wurden. Wenn Sie zuvor Legacy-Workflows verwendet haben, muss Ihr Unternehmen jedes Tool mithilfe von Self-Service-Workflows aktualisieren, bevor neue Workflows von Ihrem Unternehmen erstellt werden können.
  • Erstellen und Verwalten von Workflow-Vorlagen. Erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen  Workflow-Vorlagen im Workflows-Tool des Unternehmens erstellen und verwalten können.
  • Zuweisen von Workflows zu Projekten. Nachdem Sie Workflow-Vorlagen im Workflows-Tool erstellt haben, müssen Sie diese Ihren Projekten zuweisen. Dies ermöglicht Ihnen die Flexibilität, Workflows zu erstellen, die für ein einzelnes Projekt oder jedes Projekt verwendet werden können.
  • So konfigurieren Sie Workflows für die Verwendung in Projekten. Der letzte Schritt, bevor ein Workflow für ein Element aktiv wird. Konfigurieren Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Benachrichtigungen für Ihre Workflows.
  • So zeigen Sie einen Workflow an und reagieren darauf. Verwenden Sie Ihre  Workflow-Vorlagen, um den Genehmigungsprozess für Ihr(e) Post(en) zu vereinfachen.

Workflows

Einrichtung & Konfiguration

Der Übergang von der Legacy-Workflow-Engine zur Self-Service-Engine ist erst abgeschlossen, wenn die Aktualisierung über die Seite Einstellungen für Workflows konfigurieren aktiviert wird. Ermöglicht es Benutzern jedoch, ihre eigenen benutzerdefinierten Workflow-Vorlagen einzurichten und zu konfigurieren,  bevor sie ihre Workflow-Version vollständig aktualisieren. Workflow-Vorlagen können erst dann auf Elemente (Verträge und Rechnungen) angewendet werden, wenn die Workflow-Version in den Konfigurationseinstellungen für Workflows aktualisiert wurde.

Sehen Sie sich die Schritte im Abschnitt "Self-Service-Workflows aktivieren" an, wenn Sie zur Aktualisierung bereit sind.

Vorlagen für Schnellstart-Workflows

Was sind Vorlagen für Quick Start-Workflows?

Schnellstart-Workflow-Vorlagen sind vorkonfigurierte Workflow-Vorlagen für die Finanztools von Procore. Diese Vorlagen wurden auf der Grundlage der bewährte Praktiken der Branche entwickelt .

Sie können sie an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen, indem Sie Status, Namen von Schritten und mehr ändern. SieheDateiname Bearbeiten Sie eine Workflow-Vorlage.

Wie erhalte ich Quick Start-Vorlagen im Konto meines Unternehmens?

Quick Start-Workflow-Vorlagen sind automatisch im Workflows-Tool Ihres Unternehmens für alle Kunden in den USA, Australien, Neuseeland, Kanada, Großbritannien und Irland verfügbar.

Sie erscheinen neben allen benutzerdefinierten Workflows, die bereits in Ihrem Konto erstellt wurden, und sind mit  "Kundensupport" gekennzeichnet, um anzuzeigen, dass sie von Procore erstellt wurden.

Was ist, wenn ich keine Schnellstartvorlagen verwenden möchte?

Sie können alle Quick Start-Vorlagen, die Sie nicht verwenden möchten, archivieren, indem Sie auf die Schaltfläche "Archivieren" neben der Vorlage klicken. Siehe Archivieren einer Workflow-Vorlage.

Wirkt sich das Hinzufügen von Schnellstartvorlagen auf meine vorhandenen benutzerdefinierten Workflow-Vorlagen aus?

Nein, es gibt keine Auswirkungen auf vorhandene benutzerdefinierte Vorlagen.

Erstellen einer Workflow-Vorlage

Ziel 

So erstellen Sie eine  workflow Vorlage im Tool Unternehmen  Workflows. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • So zeigen Sie eine  workflow Vorlage an, erstellen oder bearbeiten sie:
      • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Unternehmens  Workflows Tool. 
        ODER
      • Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder "Standard" für das Unternehmens Workflows Tool mit den granulare Berechtigungen "Workflow-Vorlagen anzeigen" und "Workflow-Vorlagen erstellen und bearbeiten" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert. 
  • Kunden, die Procore in englischer Sprache verwenden, können auch aus einer Auswahl von vorausgefüllten Vorlagen für den schnellen Start von Workflows für Finanztools wählen. Diese Vorlagen können unverändert verwendet oder an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Vorlagen für Schnellstart-Workflows sind derzeit außerhalb englischsprachiger Regionen nicht verfügbar.

Schritte

Einen Workflow hinzufügen 

  1. Navigieren Sie zum Tool Workflows auf Unternehmensebene . 
  2. Klicken Sie auf Erstellen. 
    Dadurch wird das Dialogfeld "Workflow hinzufügen" geöffnet. 
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  3. Geben Sie einen Namen für den Workflow ein.
  4. Wählen Sie das Tool für den  Workflow aus dem Menü Tool aus.
     Hinweis
    Einige Procore-Tools müssen aktiviert sein, damit sie als Auswahl in dieser Liste erscheinen. Eine Liste der verfügbaren Tools finden Sie unter Welche Procore-Tools unterstützen Workflows?
  5. Klicken Sie auf Erstellen.
    Procore öffnet den Workflow-Builder und erstellt einen "Unbenannten" ersten Schritt für Sie. 

Aktualisieren Sie den ersten Schritt im Workflow 

  1. Wählen Sie zunächst die Art des Schritts (Antwortschritt, Bedingungsschritt)  aus, den Sie zu Beginn des Workflows verwenden möchten. 
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  2. Folgen Sie den Anweisungen für den ausgewählten Schritttyp:

Hinzufügen eines Antwortschritts zu einem Workflow  

  1. Geben Sie im  Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
    • Typ. Wählen Sie Antwortschritt  aus.
    • Artikelstatus. Geben Sie den Elementstatus ein, der diesem workflow Schritt zugeordnet werden soll.
    • Tage bis zum Abschluss. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die "Verantwortliche Gruppe" Zeit hat, um den workflow Schritt abzuschließen. Wählen Sie  dann Kalendertage oder Geschäftstage aus dem Dropdown-Liste. Sobald die festgelegte Anzahl von Tagen verstrichen ist, sendet Procore eine Erinnerungs-E-Mail, bis der Schritt abgeschlossen ist.
    • Wahlfrei: Empfänger von Benachrichtigungen. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der workflow Schritt NICHT innerhalb der unter Tage bis zum Abschluss angegebenen Anzahl von Tagen abgeschlossen wird. Die hier genannten Empfänger erhalten ebenfalls eine E-Mail, wenn der workflow Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören:
      • Workflow-Manager. Ein workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
      • Artikel-Ersteller. Ein Artikelersteller ist ein Procore-Benutzer, der den Artikel in einem Projekt erstellt hat.
      • Verteilergruppe. Nachdem Sie diese workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration der   workflow auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.
      • Alle Projektbenutzer aus dem Unternehmen. Alle Projektbenutzer aus dem Unternehmen des Elementerstellers, die dem Projekt zugewiesen sind, werden automatisch benachrichtigt, wenn Sie das Unternehmen des Elementerstellers aus der Liste der Benachrichtigungsempfänger auswählen . 

Beauftragte hinzufügen

  1. Füllen Sie den Abschnitt "Beauftragte " aus:
    • Art der Entscheidung. Wählen Sie einen der Standardentscheidungstypen für den Schritt aus. Diese Einstellung bestimmt auch, welche Antwortanforderungsoptionen verfügbar sind. 
      • Der Ersthelfer entscheidet. 
      • Mehrere Responder entscheiden.
        • Nur die erforderlichen Responder entscheiden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass die endgültige Entscheidung über den Schritt nur von Antwortenden in Rollen bestimmt wird, in denen ein oder alle Mitglieder antworten müssen.
  2. Klicken Sie auf Beauftragte verwalten.
  3. Sie können Beauftragte basierend auf der Projektrolle oder dem Beauftragtentyp " Benutzerdefinierte Rolle " verwalten. Befolgen Sie je nach Konfigurationsmethode Ihres Beauftragten die entsprechenden Anweisungen:
    • Beauftragte für Projektrollen:
      Es sind keine manuellen Aktualisierungen erforderlich, um einzelne Beauftragte zu verwalten. 
      Die Beauftragten werden automatisch in jeden Workflow-Schritt aufgenommen, basierend auf den zugewiesenen Projektrollen aus dem Projektadressbuch.
      Wichtig: Stellen Sie sicher, dass die Projektadressbuchrollen korrekt zugewiesen und auf dem neuesten Stand sind. Siehe Wie kann man Projektrollen automatisch zu Workflow-Schritten zuweisen? für Einzelheiten.

    1. Erstellen Sie Projektrollen im Admin-Tool auf Unternehmensebene. Erfahren Sie, wie →

    2. Weisen Sie Personen Projektrollen innerhalb des Projektadressbuch-Tools zu. Erfahren Sie, wie →

    3. Konfigurieren Sie eine Workflow-Vorlage auf Unternehmensebene. Wählen Sie bei der Konfiguration der einzelnen Workflow-Schritte die relevante(n) Projektrolle(n) aus, die Sie diesem Schritt zuweisen möchten.

    4. Für jedes Projekt, dem die Vorlage zugewiesen ist, werden die Personen, die mit diesen Projektrollen verknüpft sind, automatisch in jeden Workflow-Schritt entsprechend Ihrer Konfiguration der Workflow-Vorlage auf Unternehmensebene eingefügt.

    5. Stellen Sie sicher, dass alle im Projektadressbuch aufgeführten Mitglieder über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, die für Elemente in den einzelnen Tools erforderlich sind, sowie über die richtigen Workflow-Berechtigungen.

    6. Um die Konfiguration abzuschließen, ist es noch notwendig, den Workflow-Manager für jede Projektvorlage pro Tool manuell zu konfigurieren. Dieser Schritt ist erforderlich, da das Projektadressbuch pro Projekt verwaltet wird und der Workflow-Manager je nach Tool variieren kann.

    • Gewohnheit Rollen-Beauftragte:
      1. Klicken Sie in den Schrittdetails unter dem Abschnitt Beauftragte auf Beauftragte verwalten.
      2. Klicken Sie neben der benutzerdefinierten Rolle auf Mitglieder bearbeiten .
      3. Wählen Sie Benutzer aus den verfügbaren Projektadressbuchmitgliedern aus.
        Hinweis: Jeder benutzerdefinierten Rolle in einem Workflow-Schritt muss mindestens ein Benutzer zugewiesen sein.
      4. (Optional) Wenn der Entscheidungstyp "Mehrere Beantworter entscheiden" lautet, können Sie die Anforderung jedes Mitglieds mithilfe der Dropdown-Liste "Erforderliche Antwort?" festlegen. 
      5. Klicken Sie auf Fertig , um die Aktualisierungen Ihrer Beauftragten zu bestätigen.
      6. Klicken Sie auf Speichern , um Ihre Änderungen abzuschließen.
        Anmerkung: Wenn in Pflichtfeldern Informationen fehlen, wird oben im Workflow-Viewer ein Banner angezeigt. Klicken Sie auf Details anzeigen , um zu sehen, welcher Schritt aktualisiert werden muss.
 Hinweis
Sie können Projektrollen auch in großen Mengen über das Unternehmensadressbuch zuordnen.

Antworten hinzufügen

Sobald die Rollen der Beauftragten für den Schritt festgelegt wurden, besteht der nächste Schritt darin, Antworten hinzuzufügen. Welche Optionen beim Hinzufügen von Antworten zur Verfügung stehen, hängt vom Entscheidungstyp des Schritts ab und davon, ob Beantworter erforderlich sind oder nicht.

Die Schritte zum Hinzufügen von Antworten sind nach Entscheidungstyp getrennt. Befolgen Sie die Schritte für den im Schritt ausgewählten Entscheidungstyp.

  • Ersthelfer entscheidet: Einblenden/Ausblenden      
    • Gehen Sie auf der Karte Antworten der Schritteinstellungen wie folgt vor:
      • Wenn Antwort ist. Wählen Sie eine (1) oder mehrere Antwort(en)  aus dem Dropdown-Menü aus. 
      • Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie den nächsten Schritt in der workflow wenn diese Antwort die endgültige Entscheidung des Schritts ist.
    • Wahlfrei: Klicken Sie auf Antwort hinzufügen , um weitere Antworten zu erstellen, und füllen Sie  die oben genannten Informationen nach Bedarf aus. 
  • Mehrere Responder entscheiden: Einblenden/Ausblenden      
    • Gehen Sie auf der Karte Antworten der Schritteinstellungen wie folgt vor:
    • Wenn Nur erforderliche Beantworter entscheiden, dass IST überprüft:
      • Bei Bedarf entscheiden die Responder. Wählen Sie eine (1) oder mehrere Antwort(en)  aus dem Dropdown-Menü aus. 
      • Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie den nächsten Schritt in der workflow wenn diese Antwort die endgültige Entscheidung des Schritts ist.
    • Wenn nur erforderliche Responder entscheiden , wird NICHT überprüft:
      • Wenn sich alle Responder entscheiden. Wählen Sie eine (1) oder mehrere Antwort(en)  aus dem Dropdown-Menü aus. 
      • Gehen Sie zu Schritt. Wählen Sie den nächsten Schritt in der workflow wenn diese Antwort die endgültige Entscheidung des Schritts ist.
    • Wahlfrei: Klicken Sie auf Antwort hinzufügen , um weitere Antworten zu erstellen, und füllen Sie  die oben genannten Informationen nach Bedarf aus. 

Informationen zum Hinzufügen weiterer Schritttypen finden Sie unter:

Hinzufügen eines Bedingungsschritts zu einem Workflow 

Bedingungsschritte ermöglichen es, einen workflow Pfad unterschiedlich zu routen, je nachdem, ob die Bedingungen des Schritts erfüllt sind. Um einen Bedingungsschritt zu erstellen, befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen. 

  1. Geben Sie im  Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
    • Typ. Wählen Sie Bedingungsschritt aus .
    • Wann. Wählen Sie den ersten Teil der Hypothese in der bedingten Aussage aus. Für jedes Tool gibt es unterschiedliche bedingte Anweisungen. Siehe Bedingte Anweisungen nach Tool. 
      • Größer als. Wenn Ihre Organisation zusätzliche Unterschriften für Beträge benötigt, die größer oder gleich einem bestimmten Betrag sind, sollten Sie diese Option wählen und einen Betrag in das Feld rechts eingeben.
        ODER
      • Weniger als. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn die Hypothese kleiner als eine angegebene Zahl ist.
      • Ist. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn ein bestimmtes Feld für ein benutzerdefiniertes Feld ausgewählt ist.
      • geprüft wird. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn ein benutzerdefiniertes Feld Kontrollkästchen aktiviert ist.
      • Enthält eine der folgenden Optionen. Wenn Sie möchten, dass der Schritt funktioniert, wenn eine oder mehrere Mehrfachauswahloptionen für ein benutzerdefiniertes Feld ausgewählt werden.
    • Dann. Wählen Sie einen Schritt aus dem Dropdown-Liste  aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf die  Schaltfläche Schritt hinzufügen klicken. 
    • Ansonsten. Wählen Sie einen Schritt aus der Dropdown-Liste aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf die  Schaltfläche Schritt hinzufügen klicken. Dies ist der nächste Schritt des Workflows, wenn die Bedingungen für den aktuellen Schritt NICHT erfüllt sind.
  2. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
    • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine nummerierte "Entwurfs"-Version des Workflows zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihres  Workflows arbeiten. 
      ODER
    • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihre workflow einem Projekt zuzuweisen.

Bedingte Anweisungen nach Tool

Budget-Änderungen... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition
Betrag der Budgetänderung Die Gesamtsumme aller "An"- und "Von"-Budgetänderungsanpassungswerte Einzelposition.
Betrag der Anpassung Die Summe der Berichtigung Einzelposition positiven Beträgen ODER der absolute Wert der Berichtigung Einzelposition negativen Beträgen. Der größte absolute Wert wird verwendet, um das Ergebnis des Bedingungsschritts zu bestimmen.

Kreditorenverträge... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition Beispiel
Ursprüngliche Vertragssumme Der Gesamt-LV-Betrag des zu genehmigenden Vertrags.

Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.
Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV der "genehmigten"  Kreditorenverträge, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten für das Projekt. Der LV-Betrag des workflow Artikels ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten = Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet.
Gesamtbetrag aller Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zur Änderung von Kreditorenverträgen und Direkte Kosten zum Projekt. Der LV-Betrag des workflow Artikels ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten = Gesamtbetrag aller Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer ausstehender oder genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten eines beliebigen Status einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet 
Betrag über dem Budget für genehmigte Kostenträger

Der für das Projekt festgelegte Spaltengesamtbetrag, der vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten abgezogen wird.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.* 
Betrag über Budget bei allen Kostenträgern

Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts wurde vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Mittelbindungen, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten abgezogen.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget für alle Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.* 
% des Budgets, das genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der durch den kombinierten Gesamtbetrag aus "genehmigten" Mittelbindungen, Änderungsaufträgen für Kreditorenverträgen und Direkte Kosten verwendet wird.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

(Genehmigte Mittelbindungen + Genehmigte ÄAV + Genehmigte Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbetrag des Budgets = % des Budgets, das den genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus belasten. *
% des Budgets, das allen Kostenträgern zugeordnet ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der sich aus dem kombinierten Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Sekundärverträge, Änderungsaufträge für Sekundärverträge und Direkte Kosten zusammensetzt.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

(Genehmigte und ausstehende Mittelbindungen + genehmigte und ausstehende ÄAV + genehmigte und ausstehende Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbudgetbetrag = % des allen Kostenträgern zugewiesenen Budgets

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus beanspruchen.* 
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Die Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen in der Liste "Erforderlich " gekennzeichnet  werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde. Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow basierend auf einem benutzerdefinierten Feld von "Vertragstyp" oder "Gebäude #" weiter. Wenn das "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie die workflow zu John. Wenn das "Gebäude # " 1 ist, leiten Sie die workflow zu Susan.

Beta  Betrag über Budgetschlüsselwert für genehmigte Kostenträger

 Die Differenz zwischen den genehmigten Beträgen (Sekundärverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag, Direkte Kosten) zu den einzelnen Budgetschlüsseln, die im LV des Postens enthalten sind, und dem überarbeiteten budgetierten Betrag des Budgetschlüssels.  Der Workflow wird in Abhängigkeit davon weitergeleitet, ob die Genehmigung des Postens dazu führt, dass die mit dem Posten verbundenen Budgetschlüssel den festgelegten Betrag überschreiten.

Beta  Betrag über Budgetschlüsselwert für alle Kostenträger

 Die Differenz zwischen den genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Beträgen (Sekundärverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag, direkte Kosten) mit den Budgetschlüsseln, die im LV des Elements enthalten sind, und dem überarbeiteten budgetierten Betrag des Budgetschlüssels. Der Workflow wird in Abhängigkeit davon weitergeleitet, ob  die Genehmigung des Postens dazu führt, dass die mit dem Posten verbundenen Budgetschlüssel den festgelegten Betrag überschreiten.

Beta  Genehmigte Kosten Prozentsatz der budgetierten Budgetschlüsselwerte

 Der Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags für den/die Budgetschlüsselbetrag(e), der/die im LV des Workflow-Elements für alle genehmigten Kostenpunkte enthalten ist. Der Workflow wird basierend darauf weitergeleitet, ob die LV-Budgetschlüsselwerte des Workflow-Postens für alle genehmigten Posten über/unter einem definierten Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags der Budgetschlüssel liegen.

Beta  Alle Kosten prozentualer Anteil der budgetierten Budgetschlüsselwerte

 Der Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags für die Budgetschlüsselbeträge, die im LV des Workflow-Elements für alle genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Elemente enthalten sind. Der Workflow wird basierend darauf weitergeleitet, ob die Werte der LV-Budgetschlüssel des Workflow-Postens für alle genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Posten über/unter einem definierten Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags der Budgetschlüssel liegen.

Nachtrag zu Kreditorenverträgen... Anzeigen/Ausblenden   

Zustand Definition Beispiel
Betragen Der Gesamtleistungsverzeichnisbetrag des genehmigten Änderungsauftrags.

Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.
Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV der "genehmigten"  Kreditorenverträge, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten für das Projekt. Der LV-Betrag des workflow Artikels ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten = Gesamtbetrag der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet.
Gesamtbetrag aller Kostenträger

Der Gesamtbetrag des LV aller "genehmigten" und "ausstehenden" Kreditorenverträge, Nachträge zur Änderung von Kreditorenverträgen und Direkte Kosten zum Projekt. Der LV-Betrag des workflow Artikels ist in der Gesamtsumme enthalten.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten = Gesamtbetrag aller Kostenträger

Leiten Sie den Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der Gesamtbetrag anderer ausstehender oder genehmigter Verträge, Änderungsaufträge und direkter Kosten eines beliebigen Status einen bestimmten Betrag über- oder unterschreitet 
Betrag über dem Budget für genehmigte Kostenträger

Der für das Projekt festgelegte Spaltengesamtbetrag, der vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" Kreditorenverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag und direkten Kosten abgezogen wird.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte Kreditorenverträge + Genehmigte ÄAVs + Genehmigte Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget der genehmigten Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.* 
Betrag über Budget bei allen Kostenträgern

Der Gesamtbudgetbetrag des Projekts wurde vom Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Mittelbindungen, Änderungsaufträge für Kreditorenverträge und Direkte Kosten abgezogen.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

Genehmigte und ausstehende Sekundärverträge + Genehmigte und ausstehende ÄAVs + Genehmigte und ausstehende Direkte Kosten - Gesamtbudgetbetrag = Betrag über dem Budget für alle Kostenträger

Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Betrag über das Budget hinaus belasten werden.* 
% des Budgets, das genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der durch den kombinierten Gesamtbetrag aus "genehmigten" Mittelbindungen, Änderungsaufträgen für Kreditorenverträgen und Direkte Kosten verwendet wird.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

(Genehmigte Mittelbindungen + Genehmigte ÄAV + Genehmigte Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbetrag des Budgets = % des Budgets, das den genehmigten Kostenträgern zugewiesen ist

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere bereits genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus belasten. *
% des Budgets, das allen Kostenträgern zugeordnet ist

Der Prozentsatz des Gesamtbudgetbetrags des Projekts, der sich aus dem kombinierten Gesamtbetrag aller "genehmigten" und "ausstehenden" Sekundärverträge, Änderungsaufträge für Sekundärverträge und Direkte Kosten zusammensetzt.

Formel... Anzeigen/Ausblenden  

(Genehmigte und ausstehende Mittelbindungen + genehmigte und ausstehende ÄAV + genehmigte und ausstehende Direkte Kosten ) ÷ Gesamtbudgetbetrag = % des allen Kostenträgern zugewiesenen Budgets

Leiten Sie die Genehmigungsweg der workflow weiter, wenn der zu genehmigende Vertrag und andere ausstehende oder genehmigte Verträge, Änderungsaufträge und direkte Kosten Ihr Projekt um einen bestimmten Prozentsatz über das Budget hinaus beanspruchen.* 
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet  werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde. Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow basierend auf einem benutzerdefinierten Feld von "Vertragstyp" oder "Gebäude #" weiter. Wenn das "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie die workflow zu John. Wenn das "Gebäude # " 1 ist, leiten Sie die workflow zu Susan.

Beta  Betrag über Budgetschlüsselwert für genehmigte Kostenträger

 Die Differenz zwischen den genehmigten Beträgen (Sekundärverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag, Direkte Kosten) zu den einzelnen Budgetschlüsseln, die im LV des Postens enthalten sind, und dem überarbeiteten budgetierten Betrag des Budgetschlüssels.  Der Workflow wird in Abhängigkeit davon weitergeleitet, ob die Genehmigung des Postens dazu führt, dass die mit dem Posten verbundenen Budgetschlüssel den in der Workflow-Vorlage festgelegten Betrag überschreiten .

Beta  Betrag über Budgetschlüsselwert für alle Kostenträger

 Die Differenz zwischen den  genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Beträgen (Sekundärverträge, Nachträge zum Kreditorenvertrag, direkte Kosten) mit den Budgetschlüsseln, die im LV des Elements enthalten sind, und dem überarbeiteten budgetierten Betrag des Budgetschlüssels. Der Workflow wird in Abhängigkeit davon weitergeleitet, ob die Genehmigung des Postens dazu führt, dass die mit dem Posten verbundenen Budgetschlüssel den festgelegten Betrag überschreiten.

Beta  Genehmigte Kosten Prozentsatz der budgetierten Budgetschlüsselwerte

 Der Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags für den/die Budgetschlüsselbetrag(e), der/die im LV des Workflow-Elements für alle genehmigten Kostenpunkte enthalten ist. Der Workflow wird basierend darauf weitergeleitet, ob die LV-Budgetschlüsselwerte des Workflow-Postens für alle genehmigten Posten über/unter einem definierten Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags der Budgetschlüssel liegen.

Beta  Alle Kosten prozentualer Anteil der budgetierten Budgetschlüsselwerte

 Der Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags für die Budgetschlüsselbeträge, die im LV des Workflow-Elements für alle genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Elemente enthalten sind. Der Workflow wird basierend darauf weitergeleitet, ob die Werte der LV-Budgetschlüssel des Workflow-Postens für alle genehmigten, ausstehenden und überarbeiteten Posten über/unter einem definierten Prozentsatz des überarbeiteten budgetierten Betrags der Budgetschlüssel liegen.

Korrespondenz/benutzerdefinierte Tools... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition
Kosten-Impact-Wert Der Betrag, der in das Feld "Auswirkung auf Kosten" der Korrespondenzposition eingegeben wurde.
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet  werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde.

Rechnungen des Eigentümers... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition
In diesem Zeitraum in Rechnung gestellter Nettobetrag Der vor Steuern in Rechnung gestellte Betrag. 
Bruttobetragsrechnung in diesem Zeitraum Der nach Steuern in Rechnung gestellte Betrag.

Debitorenverträge... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition Beispiel
Ursprüngliche Vertragssumme Der Gesamt-LV-Betrag des zu genehmigenden Vertrags. Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet  werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde. Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow basierend auf einem benutzerdefinierten Feld von "Vertragstyp" oder "Gebäude #" weiter. Wenn das "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie die workflow zu John. Wenn das "Gebäude # " 1 ist, leiten Sie die workflow zu Susan.

Nachträge zum Debitorenvertrag... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition Beispiel
Betragen Der Gesamtleistungsverzeichnisbetrag des genehmigten Änderungsauftrags. Ein workflow muss je nach Umfang des zu genehmigenden Vertrags unterschiedliche Genehmigungswege einschlagen.
Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet  werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.		 Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde. Leiten Sie die Genehmigungsweg des workflow basierend auf einem benutzerdefinierten Feld von "Vertragstyp" oder "Gebäude #" weiter. Wenn das "Gebäude #" 2 ist, leiten Sie die workflow zu John. Wenn das "Gebäude # " 1 ist, leiten Sie die workflow zu Susan.

Subunternehmer-Rechnungen... Anzeigen/Ausblenden  

Zustand Definition

Gesamtbetrag

Der auf der Rechnung in Rechnung gestellte Bruttobetrag zuzüglich Einbehalt. 

Eingelagerte Materialmenge

Der Betrag, der für die auf der Rechnung gelagerten Materialien in Rechnung gestellt wird.

Nettobetrag

Der auf der Rechnung in Rechnung gestellte Nettobetrag zuzüglich Einbehalt.

Ursprünglicher Wert des Bindungsverhältnisses

Der ursprüngliche Betrag des Kreditorenvertrags vor Änderungen, Anpassungen oder Ergänzungen.

Einbehalt freigegebener Betrag

Der Betrag des Einbehalts, der auf der Rechnung freigegeben wird.

Freigegebene Einbehalte insgesamt

Der prozentuale Betrag des Einbehalts, der bis dato freigegeben wurde. 

Gesamt abgeschlossen und bis heute gespeichert

Der prozentuale Anteil der abgeschlossenen Arbeiten und der bisher gelagerten Materialien.  

Benutzerdefinierte Felder (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einzelauswahl und Mehrfachauswahl müssen im Feldsatz als erforderlich gekennzeichnet  werden. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.

Verschieben Sie die workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes, wie es im workflow Template Builder eingerichtet wurde.

Benutzerdefinierte Felder aus übergeordnetem Sekundärvertrag (Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen)
Hinweis: Felder für Einfachauswahl und Mehrfachauswahl müssen in beiden Feldsätzen für Bestellungen und Unteraufträge als erforderlich gekennzeichnet sein. Siehe Neue konfigurierbare Feldsätze erstellen.

Verschieben Sie den Workflow basierend auf dem Wert des benutzerdefinierten Feldes auf den übergeordneten Sekundärvertrag, wie er im Workflow-Vorlagengenerator eingerichtet wurde.

* Bedingte Anweisungen, die mit dem Projektbudget verknüpft sind, basieren auf dem Gesamtbetrag der Budgetspalte, die in der Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte im Admin-Tool auf Unternehmensebene ausgewählt wurde. Siehe Einrichten einer Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte.

 

Anweisungen zum Hinzufügen weiterer Schritttypen finden Sie unter:

Hinzufügen eines Endschritts  (erfolgreich)  zu einem Workflow 

Ein Abschlussschritt definiert das Ende einer workflow. Ein Abschlussschritt zeigt an, dass die  workflow abgeschlossen ist. 

  1. Klicken Sie auf das Symbol, das icon-blue-plus-pfcp.png an einen vorhandenen Schritt im workflow Builder angehängt ist, und wählen Sie Endschritt  (erfolgreich).  
  2. Geben Sie im  Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
    • Artikelstatus. Wählen Sie den entsprechenden Status aus, der auf einen erfolgreichen Abschluss hinweist. Die Statusoptionen variieren je nach Tool.
    • Wahlfrei: Empfänger von Benachrichtigungen. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der workflow Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören: 
      • Workflow-Manager. Ein workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
      • Artikel-Ersteller. Ein Artikelersteller ist ein Procore-Benutzer, der den Artikel in einem Projekt erstellt hat.
      • Verteilergruppe. Nachdem Sie diese workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration der   workflow auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.
  1. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.
    • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch an der Erstellung Ihrer workflow arbeiten. 
      ODER
    • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie bereit sind, Ihre workflow einem Projekt zuzuweisen.

Anweisungen zum Hinzufügen weiterer Schritttypen finden Sie unter:

Hinzufügen eines Endschritts  (erfolglos)  zu einem Workflow 

  1. Klicken Sie auf das Symbol, das icon-blue-plus-pfcp.png an einen vorhandenen Schritt im workflow Builder angehängt ist, und wählen Sie Schritt  beenden (Erfolglos).
  2. Geben Sie im  Abschnitt Allgemeine Informationen die folgenden Informationen ein:
    • Name des Schritts. Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
    • Artikelstatus. Wählen Sie den entsprechenden Status aus, der auf einen nicht erfolgreichen Abschluss hinweist. Die Statusoptionen variieren je nach Tool.
    • Wahlfrei: Empfänger von Benachrichtigungen. Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die eine automatische Benachrichtigung erhalten sollen, wenn der workflow Schritt abgeschlossen ist. Zu den Standardgruppen gehören: 
      • Workflow-Manager. Ein workflow-Manager ist ein Procore-Benutzer, der für ein Projekt benannt werden muss.
      • Artikel-Ersteller. Ein Artikelersteller ist ein Procore-Benutzer, der den Artikel in einem Projekt erstellt hat.
      • Verteilergruppe. Nachdem Sie diese workflow veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen haben, können Sie bei der Konfiguration der  workflow auf Projektebene verschiedene Gruppenmitglieder definieren.

 

Anweisungen zum Hinzufügen weiterer Schritttypen finden Sie unter:

Speichern einer Workflow-Vorlage

Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung, um die workflow Vorlage zu speichern:

  • Als Entwurf speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen nummerierten "Entwurf" der workflow zu speichern. Wenn Sie auf Als Entwurf speichern klicken , wird der workflow Builder nicht geschlossen, sodass Sie Ihre Arbeit unterwegs speichern können. Entwürfe workflow Vorlagen können nicht für Projekte verwendet werden.
    ODER
  • Speichern und veröffentlichen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neu veröffentlichte Version der workflow zu erstellen. Veröffentlichte Workflows können für Projekte verwendet werden.
    ODER
  • Abbrechen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu verwerfen.

Zuordnen von Workflow-Vorlagen zu Projekten

Sobald Ihre Workflows veröffentlicht sind, besteht der nächste Schritt darin, sie einem Projekt zuzuweisen, damit sie konfiguriert werden können. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie Projekten im Workflows-Tool des Unternehmens Workflow-Vorlagen zuweisen. 

  1. Navigieren Sie zum Tool Unternehmen Workflows. 
  2. Suchen Sie in der Tabelle 'Workflows' die Version, die Sie veröffentlichen möchten. 
  3. Klicken Sie auf den hyperlink in der Spalte "Zugewiesene Projekte".  

    v2-workflows-assigned-projects-link.png
     
  4. Gehen Sie im Dialogfeld "Projekte zuweisen" wie folgt vor:
    • Um alle aktiven Projekte im Konto Ihres Unternehmens auszuwählen, markieren Sie das Kontrollkästchen Alle auswählen . 
      v2-workflows-assign-select-all-projects.png
    • Um nach einzelnen Projekten zu suchen, geben Sie den Projektnamen in das Feld Suche ein. Setzen Sie dann eine Markierung in die Kontrollkästchen, die dem/den gewünschten Projekt(en) entspricht. 
      v2-workflows-search-assign-to-project.png
  5. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Zuweisen einer Workflow-Vorlage zu neuen Projekten

Eine workflow Vorlage kann automatisch allen neuen Projekten zugewiesen werden, so dass sie nicht jedes Mal erstellt werden muss, wenn ein neues Projekt erstellt wird. 

  1. Navigieren Sie zum Tool Unternehmen Workflows .
  2. Suchen Sie in der Tabelle 'Workflows' die Version, die Sie allen neuen Projekten zuweisen möchten.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bereich in der Spalte "Neuen Projekten zuweisen".
  4. Klicken Sie auf Zuweisen.
    assign-to-all-projects-workflow.png
  5. Es erscheint ein Häkchen, der anzeigt, dass er allen neuen Projekten zugewiesen wurde.
    Anmerkung: Klicken Sie auf die Häkchen, um die automatische Zuweisung der Vorlage zu neuen Projekten zu beenden.

 

Konfigurieren von Workflow-Vorlagen für Projekte

Sobald Workflow-Vorlagen Projekten zugewiesen sind, müssen sie mit den Einstellungen eines einzelnen Tools konfiguriert werden. Dies ist der Prozess, bei dem Workflow-Schritte bestimmten Benutzern zugewiesen werden und die Anzahl der Tage, die sie zum Beantworten haben, festgelegt wird. Für das Tool, mit dem er verknüpft ist, muss auch ein Standard-Workflow festgelegt werden, bevor er angewendet und zur Genehmigung eines Elements verwendet werden kann.

Ziel

So konfigurieren Sie eine workflow Vorlage für ein Tool. 

Hintergrund

Nachdem eine workflow Vorlage veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen wurde, muss sie im Projekt konfiguriert werden, bevor sie verwendet werden kann. Die Konfiguration umfasst die Zuweisung einer Person, die als "Workflow-Manager" fungiert, und die Zuweisung der entsprechenden Verteilergruppe und Beauftragten zu Ihrem workflow. Außerdem muss eine bestimmte Vorlage als "Standard" für das Tool festgelegt werden, bevor es verwendet werden kann.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das zu konfigurierende Projekttool. 

Schritte

  1. (Optional) Sie können Workflow-Vorlagen auf Projektebene aktivieren, um Projektteams die Autonomie zu geben , Workflows direkt in ihrer Projektumgebung zu erstellen und anzupassen, ohne sich auf Berechtigungen auf Unternehmensebene verlassen zu müssen.
  2. Navigieren Sie zu dem Tool, mit dem das workflow konfiguriert wird.
  3. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen icons-settings-gear.png konfigurieren.
    Anmerkung: Wählen Sie für das Korrespondenz-Tool die Konfigurationseinstellungen für den spezifischen Korrespondenztyp der workflow Vorlage aus.
  4. (Optional) Sie können eine Workflow-Vorlage auf Projektebene klonen, um eine neue Workflow-Vorlage zu erstellen, die mit einer bestehenden Vorlage identisch oder ihr sehr ähnlich ist. 
     Hinweis
    Workflow-Vorlagen auf Projektebene müssen aktiviert sein, um die Klonfunktion nutzen zu können.
  5. Klicken Sie im rechten Bereich auf  "Workflow-Einstellungen".
    Anmerkung: Die Rechnungsstellungs- und Korrespondenz-Tools verfügen nicht über eine spezielle Seite "Workflow-Einstellungen". Scrollen Sie in den Konfigurationseinstellungen des Rechnungsstellungstools zum Ende, um auf die Konfigurationen der Rechnungsstellung workflow zuzugreifen.
  6. Klicken Sie auf die  Schaltfläche Konfigurieren neben dem zu konfigurierenden workflow, um den workflow Viewer zu öffnen.
    Beispiel
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  7. Weisen Sie oben im Workflow-Viewer einen Workflow-Manager zu, indem Sie einen Projektbenutzer aus der  Dropdown-Liste auswählen.
  8. Klicken Sie auf Speichern. 
    Anmerkung: Wenn in Pflichtfeldern Informationen fehlen, wird oben im workflow-Viewer ein Banner angezeigt. Klicken Sie auf Details anzeigen , um zu sehen, welcher Schritt aktualisiert werden muss. 

Optionale Schritte. Führen Sie den Vorgang gemäß den Workflow-Anforderungen aus.

  • Verteilergruppe zuordnen. Wählen Sie eine Verteilergruppe aus dieser Liste aus. Dies sind die Benutzergruppen, die Benachrichtigungs-E-Mails von Procore erhalten, wenn bestimmte Aktionen in einem Workflow auftreten.
  • Tage bis zur Fertigstellung. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die Beauftragten Zeit haben, um ihre Antworten auf den Schritt einzureichen. Geben Sie im Abschnitt "Allgemeine Informationen" der Schrittdetails unter Tage bis zur Fertigstellung  eine Anzahl von Tagen in das erste Feld ein und wählen Sie  dann Kalendertage oder Geschäftstage aus der Dropdown-Liste.  
    Anmerkung: Wenn die Beauftragten nicht innerhalb des definierten Zeitrahmens eine Antwort übermitteln,  erhalten sie automatische E-Mail-Erinnerungen.

Festlegen eines Standard-Workflows

Ein Standard workflow muss ausgewählt  werden , bevor ein  workflow für ein Element gestartet werden kann.

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte "Standard-Workflow" in der Tabelle "Workflow-Einstellungen".
  2. Klicken Sie in der Zeile des workflow, den Sie als Standard festlegen möchten, auf  Als Standard festlegen. 
    Anmerkung: Wenn bereits ein Standard workflow festgelegt wurde, wird mit derselben Aktion die Standardbezeichnung des workflow umgekehrt. 
  3. Sobald ein Standard workflow ausgewählt ist, wird ein Häkchen in der Spalte "Standard-Workflow" workflow  angezeigt.

Starten eines Workflows

Wenn Sie die Self-Service-Workflows-Engine in den Konfigurationseinstellungen des Workflows-Tools aktiviert haben, können Sie Ihre Workflows jetzt für Elemente auf Projektebene verwenden. Nachdem Sie eine Vorlage für ein Projekt erstellt und konfiguriert haben, besteht der nächste Schritt darin, ein Element zu erstellen, das einen Workflow zur Genehmigung benötigt. Workflows für Subunternehmerrechnungen werden automatisch gestartet, aber Workflows für Verträge und andere Posten müssen manuell gestartet werden. Die folgenden Anweisungen zeigen Ihnen, wie Sie einen Workflow starten.

 

Ziel

Nach der Erstellung eines neuen Sekundärvertrags, eines Hauptvertrags oder einer Budgetänderung für ein Projekt besteht der nächste Schritt darin, die workflow zu starten, damit die Beauftragten reagieren können.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:

Schritte

  1. Navigieren Sie zu dem Tool und dem Element, das die workflow enthält.
  2. Klicken Sie auf Workflow starten in der oberen rechten Ecke des Elements.
    start-workflow-button.png

Auf einen Workflow reagieren

 

Ziel 

So antworten Sie auf eine workflow  zu einem Projektebene Element. 

Hintergrund

Nachdem ein workflow  für ein Projektelement gestartet wurde, können bestimmte Benutzer auf den ihnen zugewiesenen Schritt reagieren.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • So antworten Sie auf eine workflow zu einem Kreditorenvertrag  oder einem Nachtrag zur Änderung von Kreditorenverträgen:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard"  oder höher für das Kreditorenvertrags- oder Debitorenverträge-Tool des Projekts.
      • Muss über die Berechtigung zum Anzeigen des Elements verfügen, das die workflow enthält. Wenn das Element als "Privat" gekennzeichnet ist, muss der Responder über Berechtigungen auf Administratorebene verfügen oder in den Datenschutzeinstellungen des Elements zur Liste "Zugriff für Nicht-Administratorbenutzer" hinzugefügt werden. 
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts des Vertrags sein.
    • Um auf einen workflow mit einem Debitorenvertrag  zu antworten oder Nachtrag zum Debitorenvertrag:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard"  oder höher für das Kreditorenvertrags- oder Debitorenverträge-Tool des Projekts.
      • Muss über die Berechtigung zum Anzeigen des Elements verfügen, das die workflow enthält. Wenn das Element als "Privat" gekennzeichnet ist, muss der Responder über Berechtigungen auf Administratorebene verfügen oder in den Datenschutzeinstellungen des Elements zur Liste "Zugriff für Nicht-Administratorbenutzer" hinzugefügt werden. 
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts des Vertrags sein.
    • So antworten Sie auf eine workflow auf einer Subunternehmerrechnung:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts der Rechnung sein.
      • Der Rechnung muss eine offene Abrechnungszeitraum zugeordnet sein.
      • Muss über die Berechtigung zum Anzeigen des Elements verfügen, das die workflow enthält. Wenn das Element als "Privat" gekennzeichnet ist, muss der Responder über Berechtigungen auf Administratorebene verfügen oder in den Datenschutzeinstellungen des Elements zur Liste "Zugriff für Nicht-Administratorbenutzer" hinzugefügt werden. 
    • So antworten Sie auf eine workflow in einem Budgetänderung:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard"  oder höher für das Budget-Tool des Projekts.
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts auf dem Budgetänderung sein.
    • So antworten Sie auf eine workflow zu einem Korrespondenzposten:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für den Korrespondenztyp des Projekts.
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts des Korrespondenzpostens sein.

Schritte 

  1. Navigieren Sie zu dem Projektelement, das die workflow enthält. 
  2. Überprüfen Sie im rechten Bereich des Elements den Schritt "Aktuell" in der workflow. 
    Hinweis: Klicken Sie auf "Workflow anzeigen", wenn die Seitenleiste ausgeblendet ist.
  3. Wählen Sie Ihre Antwort für die workflow unten im rechten Bereich aus. 
    Anmerkung: Sie haben im nächsten Schritt noch die Möglichkeit, Ihre Antwort zu stornieren.
  4. Wahlfrei: Laden Sie Dateien hoch oder hängen Sie sie an die workflow an. 
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Wahlfrei: Geben Sie einen Grund für Ihre Antwort ein.
    Anmerkung: Möglicherweise ist ein Grund für Ihre Antwort erforderlich, der auf der Konfiguration der workflow Vorlage basiert.
  6. Klicken Sie auf Senden , um Ihre Antwort abzuschließen, oder  auf Zurück , um Ihre Antwort zu ändern.