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Procore

Workflows Benutzerhandbuch

Erste Schritte

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Dieser Benutzerleitfaden bietet Procore-Benutzern Informationen darüber, wie sie das  Workflows-Tool von Procore verwenden können, um Workflows von Anfang bis Ende zu erstellen und einzusetzen .

Einige der Dinge, die Sie in diesem Handbuch lernen werden, sind:

  • Was sind Workflows? Ein Workflow ist ein Prozess, der einen eindeutigen Genehmigungsweg für ein Element in Ihren Projekten definiert. Mit einem Workflow können Sie beispielsweise Schritte zur "Genehmigung" eines Postens  (z. B. einer Subunternehmerrechnung oder eines Vertrags) in Procore erstellen. Eine  Workflow-Vorlage definiert die verantwortlichen Rollen, Gruppen und Bedingungen für die Weiterleitung eines Elements durch diesen Genehmigungsprozess – und dieser Prozess ist auf die einzigartigen Bedürfnisse und spezifischen Anforderungen der Geschäftsumgebung Ihres Unternehmens zugeschnitten. 
  • Wie man von Legacy- zu Self-Service-Workflows migriert . Self-Service-Workflows ersetzen alte Workflows, die vom Custom Solutions Team von Procore erstellt wurden. Wenn Sie zuvor Legacy-Workflows verwendet haben, muss Ihr Unternehmen jedes Tool mithilfe von Self-Service-Workflows aktualisieren, bevor neue Workflows von Ihrem Unternehmen erstellt werden können.
  • Erstellen und Verwalten von Workflow-Vorlagen. Erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen  Workflow-Vorlagen im Workflows-Tool des Unternehmens erstellen und verwalten können.
  • Zuweisen von Workflows zu Projekten. Nachdem Sie Workflow-Vorlagen im Workflows-Tool erstellt haben, müssen Sie diese Ihren Projekten zuweisen. Dies ermöglicht Ihnen die Flexibilität, Workflows zu erstellen, die für ein einzelnes Projekt oder jedes Projekt verwendet werden können.
  • So konfigurieren Sie Workflows für die Verwendung in Projekten. Der letzte Schritt, bevor ein Workflow für ein Element aktiv wird. Konfigurieren Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Benachrichtigungen für Ihre Workflows.
  • So zeigen Sie einen Workflow an und reagieren darauf. Verwenden Sie Ihre  Workflow-Vorlagen, um den Genehmigungsprozess für Ihr(e) Post(en) zu vereinfachen.

Workflows

Einrichtung & Konfiguration

Der Übergang von der Legacy-Workflow-Engine zur Self-Service-Engine ist erst abgeschlossen, wenn die Aktualisierung über die Seite Einstellungen für Workflows konfigurieren aktiviert wird. Ermöglicht es Benutzern jedoch, ihre eigenen benutzerdefinierten Workflow-Vorlagen einzurichten und zu konfigurieren,  bevor sie ihre Workflow-Version vollständig aktualisieren. Workflow-Vorlagen können erst dann auf Elemente (Verträge und Rechnungen) angewendet werden, wenn die Workflow-Version in den Konfigurationseinstellungen für Workflows aktualisiert wurde.

Sehen Sie sich die Schritte im Abschnitt "Self-Service-Workflows aktivieren" an, wenn Sie zur Aktualisierung bereit sind.

Vorlagen für Schnellstart-Workflows

Was sind Vorlagen für Quick Start-Workflows?

Schnellstart-Workflow-Vorlagen sind vorkonfigurierte Workflow-Vorlagen für die Finanztools von Procore. Diese Vorlagen wurden auf der Grundlage der bewährte Praktiken der Branche entwickelt .

Sie können sie an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen, indem Sie Status, Namen von Schritten und mehr ändern. SieheDateiname Bearbeiten Sie eine Workflow-Vorlage.

Wie erhalte ich Quick Start-Vorlagen im Konto meines Unternehmens?

Quick Start-Workflow-Vorlagen sind automatisch im Workflows-Tool Ihres Unternehmens für alle Kunden in den USA, Australien, Neuseeland, Kanada, Großbritannien und Irland verfügbar.

Sie erscheinen neben allen benutzerdefinierten Workflows, die bereits in Ihrem Konto erstellt wurden, und sind mit  "Kundensupport" gekennzeichnet, um anzuzeigen, dass sie von Procore erstellt wurden.

Was ist, wenn ich keine Schnellstartvorlagen verwenden möchte?

Sie können alle Quick Start-Vorlagen, die Sie nicht verwenden möchten, archivieren, indem Sie auf die Schaltfläche "Archivieren" neben der Vorlage klicken. Siehe Archivieren einer Workflow-Vorlage.

Wirkt sich das Hinzufügen von Schnellstartvorlagen auf meine vorhandenen benutzerdefinierten Workflow-Vorlagen aus?

Nein, es gibt keine Auswirkungen auf vorhandene benutzerdefinierte Vorlagen.

Erstellen von Workflow-Vorlagen

Zuordnen von Workflow-Vorlagen zu Projekten

Sobald Ihre Workflows veröffentlicht sind, besteht der nächste Schritt darin, sie einem Projekt zuzuweisen, damit sie konfiguriert werden können. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie Projekten im Workflows-Tool des Unternehmens Workflow-Vorlagen zuweisen. 

  1. Navigieren Sie zum Tool Unternehmen Workflows
  2. Suchen Sie in der Tabelle 'Workflows' die Version, die Sie veröffentlichen möchten. 
  3. Klicken Sie auf den hyperlink in der Spalte "Zugewiesene Projekte".  

    v2-workflows-assigned-projects-link.png
     
  4. Gehen Sie im Dialogfeld "Projekte zuweisen" wie folgt vor:
    • Um alle aktiven Projekte im Konto Ihres Unternehmens auszuwählen, markieren Sie das Kontrollkästchen Alle auswählen
      v2-workflows-assign-select-all-projects.png
    • Um nach einzelnen Projekten zu suchen, geben Sie den Projektnamen in das Feld Suche ein. Setzen Sie dann eine Markierung in die Kontrollkästchen, die dem/den gewünschten Projekt(en) entspricht. 
      v2-workflows-search-assign-to-project.png
  5. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Zuweisen einer Workflow-Vorlage zu neuen Projekten

Eine workflow Vorlage kann automatisch allen neuen Projekten zugewiesen werden, so dass sie nicht jedes Mal erstellt werden muss, wenn ein neues Projekt erstellt wird. 

  1. Navigieren Sie zum Tool Unternehmen Workflows .
  2. Suchen Sie in der Tabelle 'Workflows' die Version, die Sie allen neuen Projekten zuweisen möchten.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bereich in der Spalte "Neuen Projekten zuweisen".
  4. Klicken Sie auf Zuweisen.
    assign-to-all-projects-workflow.png
  5. Es erscheint ein Häkchen, der anzeigt, dass er allen neuen Projekten zugewiesen wurde.
    Anmerkung: Klicken Sie auf die Häkchen, um die automatische Zuweisung der Vorlage zu neuen Projekten zu beenden.

 

Konfigurieren von Workflow-Vorlagen für Projekte

Sobald Workflow-Vorlagen Projekten zugewiesen sind, müssen sie mit den Einstellungen eines einzelnen Tools konfiguriert werden. Dies ist der Prozess, bei dem Workflow-Schritte bestimmten Benutzern zugewiesen werden und die Anzahl der Tage, die sie zum Beantworten haben, festgelegt wird. Für das Tool, mit dem er verknüpft ist, muss auch ein Standard-Workflow festgelegt werden, bevor er angewendet und zur Genehmigung eines Elements verwendet werden kann.

Ziel

So konfigurieren Sie eine workflow Vorlage für ein Tool. 

Hintergrund

Nachdem eine workflow Vorlage veröffentlicht und einem Projekt zugewiesen wurde, muss sie im Projekt konfiguriert werden, bevor sie verwendet werden kann. Die Konfiguration umfasst die Zuweisung einer Person, die als "Workflow-Manager" fungiert, und die Zuweisung der entsprechenden Verteilergruppe und Beauftragten zu Ihrem workflow. Außerdem muss eine bestimmte Vorlage als "Standard" für das Tool festgelegt werden, bevor es verwendet werden kann.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das zu konfigurierende Projekttool. 

Schritte

  1. Navigieren Sie zu dem Tool, mit dem das workflow konfiguriert wird.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen icons-settings-gear.png konfigurieren.
    Anmerkung: Wählen Sie für das Korrespondenz-Tool die Konfigurationseinstellungen für den spezifischen Korrespondenztyp der workflow Vorlage aus.
  3. Klicken Sie im rechten Bereich auf  "Workflow-Einstellungen".
    Anmerkung: Die Rechnungsstellungs- und Korrespondenz-Tools verfügen nicht über eine spezielle Seite "Workflow-Einstellungen". Scrollen Sie in den Konfigurationseinstellungen des Rechnungsstellungstools zum Ende, um auf die Konfigurationen der Rechnungsstellung workflow zuzugreifen.
  4. Klicken Sie auf die  Schaltfläche Konfigurieren neben dem zu konfigurierenden workflow, um den workflow Viewer zu öffnen.
    Beispiel
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  5. Führen Sie oben im workflow-Viewer die folgenden Schritte aus:
    • Workflow-Manager zuweisen. Wählen Sie den Projektbenutzer, den Sie dieser Rolle zuweisen möchten, im Dropdown-Liste oben auf der Seite aus. 
    • Verteilergruppe zuordnen. Wählen Sie einen Verteilergruppe aus dieser Liste aus. Dies sind die Benutzergruppen, die Benachrichtigungs-E-Mails von Procore erhalten, wenn bestimmte Aktionen in einem workflow
  6. Klicken Sie im workflow-Viewer auf einen "Antwort"-Schritt, um die Details für den Schritt anzuzeigen . 
  7. Geben Sie die Anzahl der Tage  ein, die die  Beauftragten ihre Antworten auf den Schritt einreichen müssen. Geben Sie im Abschnitt "Allgemeine Informationen" der Schrittdetails unter Tage bis zum Abschluss  eine Anzahl von Tagen in das erste Feld ein und wählen Sie dann Kalendertage oder Geschäftstage aus dem Dropdown-Liste aus . Wenn die Beauftragten nicht innerhalb der definierten Anzahl von "Tagen bis zum Abschluss" eine Antwort übermitteln, erhalten sie eine automatische E-Mail-Benachrichtigung als Erinnerung an die Übermittlung ihrer Antwort.
  8. Klicken Sie im  Abschnitt "Beauftragte" der Schrittdetails auf Beauftragte verwalten , um Beauftragte anzuzeigen und Mitglieder von Vorlagenrollen zu bearbeiten, die vom Unternehmens workflow zugewiesen wurden.
  9. Klicken Sie neben Vorlagenrollen auf Mitglieder bearbeiten .
  10. Wählen Sie die hinzuzufügenden Mitglieder aus der Liste der zuweisbaren Benutzer im Projektverzeichnis aus. 
    Anmerkung: Jeder Vorlagenrolle im Schritt muss mindestens ein Mitglied zugewiesen werden.
  11. Wahlfrei: Wenn der Entscheidungstyp des Schritts "Mehrere Beantworter entscheiden" lautet, können Sie die Antwortanforderung jedes Mitglieds über das Dropdown-Menü neben seinem Namen in der Spalte "Für Antwort erforderlich?" ändern.
  12. Klicken Sie auf Fertig , wenn Sie alle Beauftragten zum Schritt hinzugefügt haben.
  13. Wiederholen Sie die Schritte sechs (6) bis elf (11) für jeden weiteren Antwortschritt im workflow.
  14. Klicken Sie auf Speichern
    Anmerkung: Wenn in Pflichtfeldern Informationen fehlen, wird oben im workflow-Viewer ein Banner angezeigt. Klicken Sie auf Details anzeigen , um zu sehen, welcher Schritt aktualisiert werden muss. 

Festlegen eines Standard-Workflows

Ein Standard workflow muss ausgewählt  werden , bevor ein  workflow für ein Element gestartet werden kann.

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte "Standard-Workflow" in der Tabelle "Workflow-Einstellungen".
  2. Klicken Sie in der Zeile des workflow, den Sie als Standard festlegen möchten, auf  Als Standard festlegen
    Anmerkung: Wenn bereits ein Standard workflow festgelegt wurde, wird mit derselben Aktion die Standardbezeichnung des workflow umgekehrt
  3. Sobald ein Standard workflow ausgewählt ist, wird ein Häkchen in der Spalte "Standard-Workflow" workflow  angezeigt.

Starten eines Workflows

Wenn Sie die Self-Service-Workflows-Engine in den Konfigurationseinstellungen des Workflows-Tools aktiviert haben, können Sie Ihre Workflows jetzt für Elemente auf Projektebene verwenden. Nachdem Sie eine Vorlage für ein Projekt erstellt und konfiguriert haben, besteht der nächste Schritt darin, ein Element zu erstellen, das einen Workflow zur Genehmigung benötigt. Workflows für Subunternehmerrechnungen werden automatisch gestartet, aber Workflows für Verträge und andere Posten müssen manuell gestartet werden. Die folgenden Anweisungen zeigen Ihnen, wie Sie einen Workflow starten.

 

Ziel

Nach der Erstellung eines neuen Sekundärvertrags, eines Hauptvertrags oder einer Budgetänderung für ein Projekt besteht der nächste Schritt darin, die workflow zu starten, damit die Beauftragten reagieren können.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:

Schritte

  1. Navigieren Sie zu dem Tool und dem Element, das die workflow enthält.
  2. Klicken Sie auf Workflow starten in der oberen rechten Ecke des Elements.
    start-workflow-button.png

Auf einen Workflow reagieren

 

Ziel 

So antworten Sie auf eine workflow  zu einem Projektebene Element. 

Hintergrund

Nachdem ein workflow  für ein Projektelement gestartet wurde, können bestimmte Benutzer auf den ihnen zugewiesenen Schritt reagieren.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • So antworten Sie auf eine workflow zu einem Kreditorenvertrag  oder einem Nachtrag zur Änderung von Kreditorenverträgen:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard"  oder höher für das Kreditorenvertrags- oder Debitorenverträge-Tool des Projekts.
      • Muss über die Berechtigung zum Anzeigen des Elements verfügen, das die workflow enthält. Wenn das Element als "Privat" gekennzeichnet ist, muss der Responder über Berechtigungen auf Administratorebene verfügen oder in den Datenschutzeinstellungen des Elements zur Liste "Zugriff für Nicht-Administratorbenutzer" hinzugefügt werden. 
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts des Vertrags sein.
    • Um auf einen workflow mit einem Debitorenvertrag  zu antworten oder Nachtrag zum Debitorenvertrag:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard"  oder höher für das Kreditorenvertrags- oder Debitorenverträge-Tool des Projekts.
      • Muss über die Berechtigung zum Anzeigen des Elements verfügen, das die workflow enthält. Wenn das Element als "Privat" gekennzeichnet ist, muss der Responder über Berechtigungen auf Administratorebene verfügen oder in den Datenschutzeinstellungen des Elements zur Liste "Zugriff für Nicht-Administratorbenutzer" hinzugefügt werden. 
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts des Vertrags sein.
    • So antworten Sie auf eine workflow auf einer Subunternehmerrechnung:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts der Rechnung sein.
      • Der Rechnung muss eine offene Abrechnungszeitraum zugeordnet sein.
      • Muss über die Berechtigung zum Anzeigen des Elements verfügen, das die workflow enthält. Wenn das Element als "Privat" gekennzeichnet ist, muss der Responder über Berechtigungen auf Administratorebene verfügen oder in den Datenschutzeinstellungen des Elements zur Liste "Zugriff für Nicht-Administratorbenutzer" hinzugefügt werden. 
    • So antworten Sie auf eine workflow in einem Budgetänderung:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard"  oder höher für das Budget-Tool des Projekts.
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts auf dem Budgetänderung sein.
    • So antworten Sie auf eine workflow zu einem Korrespondenzposten:
      • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für den Korrespondenztyp des Projekts.
      • Muss der Beauftragte des aktuellen workflow Schritts des Korrespondenzpostens sein.

Schritte 

  1. Navigieren Sie zu dem Projektelement, das die workflow enthält. 
  2. Überprüfen Sie im rechten Bereich des Elements den Schritt "Aktuell" in der workflow. 
    Hinweis: Klicken Sie auf "Workflow anzeigen", wenn die Seitenleiste ausgeblendet ist.
  3. Wählen Sie Ihre Antwort für die workflow unten im rechten Bereich aus. 
    Anmerkung: Sie haben im nächsten Schritt noch die Möglichkeit, Ihre Antwort zu stornieren.
  4. Wahlfrei: Laden Sie Dateien hoch oder hängen Sie sie an die workflow an. 
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Wahlfrei: Geben Sie einen Grund für Ihre Antwort ein.
    Anmerkung: Möglicherweise ist ein Grund für Ihre Antwort erforderlich, der auf der Konfiguration der workflow Vorlage basiert.
  6. Klicken Sie auf Senden , um Ihre Antwort abzuschließen, oder  auf Zurück , um Ihre Antwort zu ändern.