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Procore

Schritte des Übergangs

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Bevor Sie einen Antrag auf Umstellung auf das neue Workflows-Tool stellen, sollten Sie diese Schritte überprüfen und den Inhalt des Abschnitts Ressourcen lesen, um Links zu finden, die Ihnen helfen, den Übergang in Ihrem Unternehmen zu erleichtern. 

Schritte

Schritt 1: Bereiten Sie sich vor und planen Sie Ihren Übergang

Sind Sie bereit für den Umstieg auf das neue Workflows-Tool? Beginnen Sie hier, um zu verstehen, was sich ändert, bewerten Sie Ihr aktuelles Setup und planen Sie Ihren Übergang. Übergangszeitplan: innerhalb von 72 Geschäftsstunden nach Einreichung des Antrags.

Verstehen Sie die wichtigsten Unterschiede:

  • Überprüfen Sie die Funktionen der alten und neuen Workflows-Tools. Weitere Informationen finden Sie in der Vergleichstabelle .

Berechtigungen im neuen Workflows-Tool:

  • Mit dem Upgrade werden granulare Berechtigungen für eine präzisere Steuerung eingeführt. Tool-Administratoren erhalten automatisch Vollzugriff, einschließlich aller Workflow-Berechtigungen.
    Wenn diese Zugriffsebene für Ihr Setup nicht ideal ist, empfehlen wir Ihnen, Ihre Berechtigungsstrategie vor dem Upgrade sorgfältig zu überprüfen.

Schritt 2: Neue Workflows erstellen, zuweisen und konfigurieren

Beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer neuen Workflows und deren projektübergreifender Zuweisung.

  • Erstellen Sie neue Workflow-Vorlagen (replizieren Sie vorhandene nach Bedarf).

  • Ordnen Sie die neuen Workflows allen relevanten Projekten zu.

  • Konfigurieren Sie Workflows auf Projektebene.

  • Legen Sie jeden Workflow als Standard für das Projekt fest.

  1. Upgrade-Anforderung: Neue Workflows müssen konfiguriert werden
    • Um ein Upgrade durchführen zu können, muss für alle Projekte mit Legacy-Workflows ein neuer Workflow konfiguriert werden – andernfalls bleiben laufende Workflows dauerhaft hängen.  Die Schaltfläche "Aktualisieren" bleibt gesperrt, wenn diese Aktion nicht ausgeführt wird.
  2. So vermeiden Sie Unterbrechungen:
    • Schließen Sie alle Workflow-Konfigurationen vor dem Upgrade ab
      ODER
    • Warten Sie, bis aktive Workflows abgeschlossen sind, bevor Sie mit dem Upgrade beginnen
  3. In-Flight-Legacy-Workflows:
    • Alle Genehmigungen oder Fortschritte aus Legacy-Workflows gehen verloren. Dies ist zwar nicht ideal, aber die übertragenen Elemente werden im neu konfigurierten Workflow automatisch neu gestartet. Wir arbeiten aktiv an einer Funktion, die es ermöglicht, Workflows während des Prozesses fortzusetzen.
 Wichtig
Alle Genehmigungen oder Fortschritte aus Legacy-Workflows gehen verloren.  Wir wissen, dass dies nicht ideal ist – wir arbeiten aktiv an einer Funktion, die es ermöglicht, Workflows während des Prozesses fortzusetzen. 

Schritt 3: Antrag auf Aktivierung des neuen Workflows-Tools

Bevor Sie das neue Tool verwenden können, ist ein administrativer Schritt erforderlich.

  1. Reichen Sie die Upgrade-Anfrageformular: Geben Sie an, welche Tools Sie aktualisieren möchten, und bestätigen Sie, dass Sie die Dokumentation gelesen haben.
  2. Warten auf Zugriff: Die Schaltfläche "Aktualisieren" im Tool wird ausgegraut, bis Procore den Zugriff freigibt.
  3. Upgrade Workflows: Sobald die Schaltfläche "Aktualisieren" aktiviert ist , gehen Sie zum Workflows Tool → Einstellungen konfigurieren → klicken Sie auf Aktualisieren, um das Upgrade abzuschließen.

Schritt 4: Überprüfen und Validieren des Übergangserfolgs

Nehmen Sie sich nach dem Upgrade Zeit, um zu überprüfen, ob alles wie erwartet funktioniert.

  1. Starten Sie neue Workflows, um zu überprüfen, ob sie ordnungsgemäß funktionieren.
  2. Überprüfen Sie Neu gestartete Legacy-Workflows, um sicherzustellen, dass sie im neuen Tool ordnungsgemäß begonnen haben.

Optional: In Sandbox testen

Verwenden Sie die monatliche Sandbox-Umgebung, um Ihre Upgrade- und Test-Workflows in einem sicheren Raum zu simulieren.  Siehe Was ist die monatliche Sandbox-Umgebung? für weitere Einzelheiten.

Häufig gestellte Fragen

F: Werden Legacy-Workflows während des Upgrades archiviert, wenn sie unberührt bleiben?

A: Nein – eine Archivierung findet nicht statt.  Abgeschlossene Legacy-Workflows bleiben unverändert.  In-Flight-Workflows müssen vor dem Upgrade neue Workflow-Vorlagen angewendet, konfiguriert und als Standard festgelegt werden – sonst bleiben sie hängen und können nicht fortgesetzt werden.

F: Wenn wir neue Workflows anwenden, können Benutzer diese überspringen, indem sie den Elementstatus manuell ändern?

A: Nein – sobald eine neue Workflow-Vorlage auf ein Projekt angewendet wurde, kann der Status nicht mehr manuell geändert werden.  Bei ordnungsgemäßer Einrichtung mit neuen Workflow-Vorlagen, die vor dem Upgrade angewendet, konfiguriert und als Standard festgelegt wurden, werden alle laufenden Workflows einfach neu gestartet.