Über Subunternehmerrechnungen
Ziel
So können Sie Procore-Benutzern Informationen über Rechnungen von Subunternehmern in Procore zur Verfügung stellen.
Hintergrund
Das Rechnungsmanagement-Produkt von Procore umfasst das Tool zur Rechnungsstellung auf Projektebene, das zwei Arten von Rechnungen für ein Bauprojekt unterstützt:
- Zu zahlende Rechnungen. In Procore werden Ihre Kreditorenrechnungen Subunternehmerrechnungen genannt. Rechnungen für Unterauftragnehmer werden mit dem Tool „Verpflichtungen“ des Projekts innerhalb der Bestellungen und Unterverträge erstellt. Sie werden von Ihren nachgelagerten Mitarbeitern verwendet oder von Ihnen im Namen Ihrer nachgelagerten Mitarbeiter eingereicht, um eine Vergütung für die Arbeit zu beantragen, die sie an Ihrem Projekt leisten. Siehe Was ist ein Downstream-Projektmitarbeiter?
- Debitorenrechnungen. In Procore werden Ihre Debitorenrechnungen als Rechnung an Auftraggeber bezeichnet. Rechnungen an Auftraggeber werden mit dem Tool „Primärverträge“ im Rahmen des Projekts Primärverträge erstellt. Sie werden von Ihrem Team verwendet, um die Arbeit abzurechnen, die Sie für Ihre(n) Upstream-Projektmitarbeiter leisten. Siehe Was ist ein Upstream-Mitarbeiter?
Die Rechnungsmanagement-Tools von Procore unterstützen die Abschlagsrechnung, so dass Ihr Team schrittweise Rechnungen für die in Ihren Verträgen vereinbarten Meilensteine oder Abrechnungszyklen sammeln, überprüfen und genehmigen kann. Die ersten Schritte des Rechnungsstellungsprozesses sind:
- Erstellen von Bestellungen und Unteraufträgen für Ihr Projekt (siehe Erstellen eines Kreditorenvertrags). Um die Tools zum Rechnungsmanagement von Procore in Ihre Umgebung zu integrieren, müssen Sie einen Rechnungskontakt für Ihre Projektmitarbeiter in einem Kreditorenvertrag festlegen. In diesem Szenario sind Ihre Downstream-Projektmitarbeiter die Auftragnehmer, Subunternehmer und Lieferanten, die Ihnen die Arbeit an Ihrem Projekt in Rechnung stellen.
- Richten Sie in Ihrem Procore-Projekt mit Hilfe des Procore-Rechnungsstellungs-Tools einen Abrechnungszeitraum ein. In dieser Dokumentation bezeichnen wir die Person, die für die Verwaltung des Rechnungsstellungsprozesses verantwortlich ist, als Rechnungsadministrator. Der Rechnungsadministrator erstellt einen Abrechnungszeitraum, um alle Ihre Rechnungen zu organisieren. Die Abrechnungszeiträume können monatlich, wöchentlich oder in für eine benutzerdefinierte Dauer erstellt werden.
- Legen Sie fest, wer die Erlaubnis hat, Rechnungen für Ihr Projekt einzureichen - Ihr Team oder Ihre Mitarbeiter. Sie können Rechnungen im Namen Ihrer Mitarbeiter erstellen, oder Sie haben die Möglichkeit, den Rechnungskontakten Ihrer Mitarbeiter eine Aufforderung zur Rechnungsstellung zu senden, d. h. eine höfliche Erinnerung per E-Mail, eine Rechnung für die bis zum Fälligkeitsdatum geleistete Arbeit einzureichen. Sobald alle Subunternehmerrechnungen eingereicht sind, können Sie auf der Grundlage dieser Rechnungen die Rechnungen an Auftraggeber Ihres Projekts erstellen.
Workflow
Schritte
- Ihre Subunternehmer-Rechnungen in Procore erstellen
- Optional: Ihre Subunternehmer-Rechnungen in ein integriertes ERP-System exportieren
Ihre Subunternehmer-Rechnungen in Procore erstellen
Die Schritte im Workflow für Subunternehmer-Rechnungen sind für die Verwendung durch den/die Rechnungsadministrator(en) Ihres Teams vorgesehen. Sie haben auch die Möglichkeit, entweder alle Subunternehmer-Rechnungen Ihres Projekts im Namen Ihrer Rechnungskontakte zu erstellen oder Ihre Rechnungskontakte einzuladen, ihre eigenen Rechnungen einzureichen:
- Fügen Sie mindestens einen (1) Rechnungskontakt zur Bestellung oder zum Unterauftrag hinzu, indem Sie eines (1) dieser Tools verwenden:
- Kreditorenverträge.Anweisungen finden Sie unter Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen
- Rechnungsstellung. Anweisungen finden Sie unter Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen.
- Erstellen Sie einen Abrechnungszeitraum mit dem Rechnungsstellungs-Tool:
- Legen Sie fest, wer Rechnungen für die Kreditorenverträge Ihres Procore-Projekts erstellen darf. Ihr Team hat folgende Möglichkeiten:
- Eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen
Wählen Sie diese Option, wenn Sie Ihren Prprojektmitarbeitern KEINE Zugriffsberechtigung geben wollen, um Rechnungen direkt in Ihr Procore-Projekt einzureichen. Bei dieser Option müssen Sie die Rechnungsinformationen im Namen Ihrer Projektmitarbeiter eingeben. Anweisungen finden Sie unter Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen. - Senden Sie eine Rechnungseinladung an einen Rechnungskontakt
Wählen Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Ihre Projektmitarbeiter ihre eigenen Rechnungen direkt in Ihrem Procore-Projekt einreichen. Mit dieser Option kann der designierte Rechnungskontakt eines Kreditorenvertrags auf das Formular „Neue Rechnung erstellen“ zugreifen, und zwar über eine E-Mail-Einladung, die an die Procore-E-Mail-Adresse dieses Benutzers gesendet wird. Anweisungen finden Sie unter Senden einer Einladung zur Rechnung an einen Rechnungskontakt.- Wenn Sie eine Einladung zur Rechnungsstellung erhalten, können Sie die Einladung in der E-Mail annehmen oder ablehnen. Siehe Akzeptieren oder Ablehnen einer Einladung zur Rechnungsstellung als Rechnungskontakt.
- Wenn Sie die Einladung annehmen, werden Sie zu Procore weitergeleitet, wo Sie die Schritte unter Einreichen einer neuen Rechnung als Rechnungskontakt ausführen können.
- Wenn Sie die Einladung ablehnen, werden Sie zu diesem Zeitpunkt keine Rechnung für den Abrechnungszeitraum erstellen. Wie Sie eine Rechnung ablehnen können, erfahren Sie unter Akzeptieren oder Ablehnen einer Einladung zur Rechnungsstellung als Rechnungskontakt.
- Wenn Sie eine Einladung zur Rechnungsstellung erhalten, können Sie die Einladung in der E-Mail annehmen oder ablehnen. Siehe Akzeptieren oder Ablehnen einer Einladung zur Rechnungsstellung als Rechnungskontakt.
- Eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen
- Nachdem die Rechnungen erstellt wurden, muss ein Projektbenutzer mit der Berechtigungsstufe „Admin“ die Rechnungen überprüfen. Anweisungen finden Sie unter Prüfen einer Subunternehmerrechnung als Admin.
- Wenn Sie ein „Rechnungskontakt“ sind, der auch „Standard“-Berechtigungen für das Kreditorenverträge-Tool eines Projekts erhalten hat, können Sie den Status der Einzelpositionen auf Ihrer Rechnung überprüfen, alle Kommentare der Person sehen, die Ihre Rechnungseinreichung überprüft hat, und die Beträge dieser Einzelpositionen bei Bedarf anpassen, um Ihre Rechnung erneut zur Überprüfung einzureichen. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Rechnung als Rechnungskontakt überarbeiten und erneut einreichen.
Optional: Ihre Subunternehmer-Rechnungen in ein integriertes ERP-System exportieren
Wenn Ihr Unternehmen eine der ERP-Integrationen von Procore verwendet und Sie die Rechnungen von Subunternehmern aus Ihrem Procore-Projekt mit einem integrierten ERP-System synchronisieren möchten, müssen Sie zunächst feststellen, ob der Export von Subunternehmer-Rechnungen unterstützt wird. In der folgenden Liste sind die ERP-Integrationen aufgeführt, die den Export von Subunternehmer-Rechnungen unterstützen.