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Procore

Aktualisieren des Leistungsverzeichnisses eines Subunternehmers als Rechnungskontakt aus dem Rechnungsstellungs-Tool

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 Gestaffelte Freigabe: Neue Admin- und Projektmitarbeiteransichten für Subunternehmerrechnungen
Am 23. März 2022 wurde die neu gestaltete Version der Oberfläche für Subunternehmerrechnungen in allen Procore-Projekten, die die Tools für das Rechnungsmanagement verwenden, AKTIVIERT. Um Ihnen Zeit zu geben, die Design-Änderungen zu testen, bietet Procore seinen Nutzern die Möglichkeit, bis Februar 2023 zwischen dem neuen und dem alten Design zu wechseln. Nach Februar 2023 wird die Möglichkeit, die neue Oberfläche zu verlassen, abgeschafft. Die alte Oberfläche steht dann in Procore nicht mehr zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Finanzmanagement: Neue Admin- und Projektmitarbeiteransichten für Subunternehmerrechnungen.

Ziel

So bearbeiten Sie das Leistungsverzeichnis des Subunternehmers für einen Kreditorenvertrag als Rechnungskontakt über das Rechnungsstellungs-Tool.

Hintergrund

Wenn Sie ein Rechnungskontakt sind, der eingeladen wurde, eine detaillierte Aufschlüsselung Ihres Leistungsverzeichnisses für einen Sekundärvertrag bereitzustellen, erhalten Sie eine E-Mail-Nachricht von Procore mit der Betreffzeile: „[Procore-Benutzername] lädt Sie ein, Ihr Leistungsverzeichnis für diesen Sekundärvertrag aufzuschlüsseln." Ein Leistungsverzeichnis für Subunternehmer (Subunternehmer LV) bietet nachgelagerten Auftragnehmern die Möglichkeit, eine detaillierte Aufschlüsselung bestimmter Einzelposten des allgemeinen Leistungsverzeichnisses des Auftrags vorzunehmen. 

Beispiel

Nehmen wir an, das allgemeine 'Leistungsverzeichnis' eines Unterauftrags enthält einen Einzelposten über 8500,00 $ und die vorgelagerte Vertragspartei hat Sie, den Rechnungskontakt, eingeladen, eine detailliertere Aufschlüsselung vorzulegen, um genauer zu zeigen, wie Sie diese 8500,00 $ zuweisen. Nachstehend finden Sie ein Beispiel für ein ausgefülltes 'Subunternehmer LV'. In diesem Beispiel hat der Rechnungskontakt erfolgreich fünf (5) separate Einzelposten zu 'Subunternehmer LV' hinzugefügt. Sie wissen, dass Sie die 'Subunternehmer LV' erfolgreich aktualisiert haben, wenn die Summe Ihrer neuen Einzelposten 8500,00 $ beträgt und der Wert im Feld 'Verbleibend für Zuweisung' 0,00 $ ist. 

sub-sov-remaining-to-allocate.png

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um als nachgeschalteter Mitarbeiter Einzelposition in einem Leistungsverzeichnis für Unterlieferanten zu aktualisieren, müssen Sie als „Rechnungskontakt“ benannt werden. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen.Sie müssen außerdem über Folgendes verfügen:
      • Berechtigungen auf der Ebene ‚Nur Lesen‘ für das Sekundärverträge-Tool des Projekts und Mitglied der Liste ‚Privat‘ auf der Registerkarte Allgemein des Sekundärvertrags.
        ODER
      • Berechtigungen auf der Standard-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts. 
  • Zusätzliche Informationen:
    • Das Leistungsverzeichnis für Subunternehmer muss sich im Status 'Entwurf' oder 'Überarbeiten und neu einreichen' befinden.
    • Das Leistungsverzeichnis für Subunternehmer muss 'genehmigt' werden, bevor die Benutzer Rechnungen für Subunternehmer für den Sekundärvertrags erstellen können. 
  • Für Unternehmen, die das icon-erp-synced2.png ERP-Integrationstool verwenden: anzeigen/ausblenden

Voraussetzungen

Schritte

  1. Navigieren Sie vom Rechnungsstellungs-Tool zum Subunternehmer-Leistungsverzeichnis
  2. Aktualisieren des Subunternehmer-Leistungsverzeichnisses

Navigieren Sie vom Rechnungsstellungs-Tool zum Subunternehmer-Leistungsverzeichnis

 Tipp

Haben Sie eine E-Mail erhalten, in der Sie aufgefordert wurden, eine Aufschlüsselung Ihrer Leistungsverzeichnis für einen Kreditorenvertrag vorzulegen?  Wenn Sie bei einem Kreditorenvertrag als Rechnungskontakt für das „Auftragsunternehmen“ fungieren, kann das Unternehmen, für das Sie Arbeiten ausführen, Sie auffordern, eine detaillierte Aufschlüsselung des Leistungsverzeichnisses für einen Kreditorenvertrag vorzulegen.Um auf diese E-Mail zu antworten, anstatt die unten stehenden Schritte zu verwenden, siehe Wie reiche ich ein Subunternehmer-Leistungsverzeichnis für einen Procore-Kreditorenvertrag ein?

  1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts. 
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer. 
  3. Suchen Sie in der Tabelle die mit dem Kreditorenvertrag verbundene Rechnung.
  4. Klicken Sie auf den Link Vertrag, um ihn zu öffnen. 

Aktualisieren des Subunternehmer-Leistungsverzeichnisses

Wenn Sie ein Rechnungsadministrator sind (oder ein Rechnungskontakt, der eingeladen wurde, ein Subunternehmer-Leistungsverzeichnis zu aktualisieren), können Sie diese Schritte für den Kreditorenvertrag durchführen.

  1. Klicken Sie im Kreditorenvertrag auf die Registerkarte Subunternehmer-LV.
     Hinweis
    Wenn Sie im Kreditorenvertrag KEINE Registerkarte „Subunternehmer-Leistungsverzeichnis“ sehen, muss ein Benutzer mit Admin-Berechtigungen für das Kreditorenvertrags-Tool diese aktivieren. Siehe LV eines Subunternehmers zu einem Kreditorenvertrag hinzufügen and Aktivieren oder Deaktivieren der Registerkarte „Subunternehmer-LV“ im Kreditorenverträge-Tool.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten. 
  3. Geben Sie auf der Registerkarte „Subunternehmer-LV“ eine detaillierte Einzelpostenaufschlüsselung wie folgt ein:
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    • Klicken Sie auf den Link +Einzelposten hinzufügen.
    • Geben Sie im Feld Beschreibung eine detaillierte Beschreibung der auszuführenden Arbeiten ein. 
    • Geben Sie im Feld Betrag den spezifischen Betrag für diese Arbeit ein. 
    • Fahren Sie mit diesem Schritt fort, bis der noch zuzuweisende Betrag für diesen Budgetschlüssel und diese Beschreibung 0,00 US-Dollar beträgt.
  4. Wenn Sie alle Beträge auf der Registerkarte Subunternehmer-LV zugewiesen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. 
     Hinweise
    • Die Schaltfläche Senden ist abgeblendet und nicht verfügbar, bis die Felder Noch zuzuweisen im Subunternehmer-LV alle 0,00 $ anzeigen.
    • Nachdem Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, ändert Procore den Status des Subunternehmer-LV in Wird überprüft.
    • Sie können Ihre Einreichung NICHT bearbeiten, es sei denn, der Rechnungsadministrator ändert den Status des Subunternehmer-LV auf Überarbeiten und erneut senden.