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Procore

Änderungsereignisse bearbeiten

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Ziel

So bearbeiten Sie ein vorhandenes Änderungsereignis mit dem Tool Änderungen des Projekts.

Hintergrund

Bei einem Bauprojekt ist ein Änderungsereignis jede Änderung, die den ursprünglichen Umfang eines Bauprojekts beeinflusst.Dabei kann es sich um jedes Ereignis handeln, das sich auf den Umfang der auszuführenden Arbeiten auswirkt, eine Änderung des Projektterminplans verursacht oder zu unerwarteten Kosten führt. So können sich die Mitglieder Ihres Projektteams und die Beteiligten auf eine Kostenänderung vorbereiten, bevor diese zu tatsächlichen Kosten wird. 

Beispiel 1: Erstellen Sie eine Änderung, um einen Änderungsauftrag einzurichten

Eine Änderung kann aus vielen Quellen stammen und ist ein Ereignis, das den Änderungsauftragsprozess einrichtet. Beispiele beinhalten:

  • Aufnahme einer Besitzeranfrage.
  • Berücksichtigung eines Designfehlers.
  • Behebung eines unvorhergesehenen Problems, das durch ein unklares Dokument oder eine Leistungsbeschreibung verursacht wurde.
Beispiel 2: Erstellen Sie eine Änderung, um eine Nachbelastung zu dokumentieren

Eine Änderung kann auch verwendet werden, um einen Projektzustand zu dokumentieren, der zu einer Nachbelastung geführt hat. Der Zweck einer Nachbelastung besteht darin, die unvorhergesehenen Aufwendungen zu decken, die bei der Durchführung von Korrekturmaßnahmen angefallen sind, zu deren Durchführung eine Partei vertraglich verpflichtet war. 

Um sicherzustellen, dass Sie die Bedingungen, die zur Nachbelastung geführt haben, vollständig dokumentiert haben, können Sie eine Änderung anlegen. Häufige Szenarien für die Dokumentation von Nachbelastungen auf diese Weise sind:

  • Reparatur von etwas, das ein Subunternehmer beschädigt hat.
  • Reinigung eines Bereichs, zu dessen Reinigung der Subunternehmer verpflichtet war. 
  • Ersetzen fehlerhafter Materialien, die vom Subunternehmer bereitgestellt wurden. 
  • Neuinstallation einer fehlerhaften Installation, die von einem Subunternehmer durchgeführt wurde. 
  • Anpassung eines vernachlässigten Problems an die Sicherheitsvorschriften. 
  • Bereitstellung unvorhergesehener Miet- und Nutzungskosten für Bauausrüstung.

Mit dem Änderungen-Tool in Procore können Sie eine Änderung erstellen, um einen Grund für eine Änderung in einem Bauprojekt aufzuzeichnen. Sie bereiten auch Projektteammitglieder und Stakeholder auf die potenziellen Kosten im Zusammenhang mit der Änderung vor. Nachdem eine Änderung angelegt wurde, können Sie eine Angebotsanforderung (RFQ) an Ihre Subunternehmer senden. Subunternehmer können dann auf RFQs antworten (oder ein Generalunternehmer kann im Auftrag des Subunternehmers eine Antwort auf eine RFQ eingeben). In der RFQ-Antwort sind alle erforderlichen Unterlagen zu den potenziellen Kosten- und Terminplanauswirkungen der Änderung enthalten. Nachdem die Antworten auf die Angebotsanfragen Ihres Subunternehmers überprüft wurden, verfügt Ihr Projektteam über die Informationen, die es benötigt, um mit der Erstellung eines potenziellen Änderungsauftrags (PÄA) fortzufahren.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Zum Bearbeiten von Änderungsereignissen, die Sie erstellt haben, benötigen Sie mindestens die Berechtigungsstufe "Standard" für das Tool " Änderungsereignisse" des Projekts.
      ODER
    • Um ein Änderungsereignis zu bearbeiten, Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Tool "Änderungsereignisse" des Projekts.

  • Alternate ways to create change events:

Schritte

Ein Änderungsereignis bearbeiten

  1. Navigieren Sie zum Tool Änderungen des Projekts.
  2. Suchen Sie das zu bearbeitende Ereignis in der Tabelle 'Änderungsereignisse' und klicken Sie auf den Hyperlink CE-Nummer - Titel , um das Änderungsereignis zu öffnen. 
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Aktualisieren Sie auf der Seite 'Änderungsereignis bearbeiten' die folgenden Angaben nach Bedarf:
    • Nummer. Procore vergibt automatisch neue Nummern für Änderungsereignisse in aufsteigender Reihenfolge.
       Hinweise
      • Das Standardnummerierungsschema ist 001, 002, 003 usw.
      • Sie können das Nummerierungsschema für die Änderungen in Ihrem Projekt jederzeit anpassen, indem Sie ein alphanumerisches Nummerierungsschema anstelle des Standardwertes eingeben. Zum Beispiel CE001, CE1000, CE-1000, usw.
      • Nachdem Sie das Nummerierungsschema angepasst haben, verwendet Procore es, um den nachfolgenden Änderungsereignissen neue Nummern zuzuweisen. 
    • Titel. Geben Sie einen beschreibenden Titel für das Änderungsereignis ein.
    • Status. Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Status für das Änderungsereignis aus.
      Informationen über die Standardstatus von Procore finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Änderungsereignisse in Procore?.Ihr Procore Administrator kann die Optionen in dieser Liste auch anpassen.Siehe Änderungsstatus anpassen. 
    • Ursprung. Wählen Sie das Procore-Tool und den Posten, von denen Ihr Änderungsereignis ausgeht.  
    • Typ. Wählen Sie Offen, Rückstellung, Rücklage, Änderung auf Antrag des Auftraggebers oder Übertragung, um die Art der Kosten anzugeben, auf die Sie sich vorbereiten. Siehe Festlegen der Standardkonfigurationen für das Änderungsmanagement.
    • Grund für die Änderung. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen Grund für die Änderung aus.Siehe Festlegen der Standardkonfigurationen für das Änderungsmanagement.
    • Beschreibung. Beschreiben Sie das Ereignis, das zu einer Änderung der Kosten führen kann. 
    • Anhänge. Hängen Sie alle relevanten Dateien an das Änderungsereignis an.
    • Primärvertrag für Margenschätzungen. Wählen Sie einen Primärvertrag aus, um anzugeben, welche Margeneinstellungen des Primärvertrags für die Berechnung der Marge auf die Größenordnungswerte (ROM) verwendet werden sollen. Procore wählt automatisch den Primärvertrag mit der niedrigsten Nummer.
    • Umfang. Wählen Sie eine der verfügbaren Umfangsoptionen aus der Liste aus: Im Umfang, Nicht im Umfang oder TBD. Siehe Was sind die Standard-Optionen für den Umfang von Änderungen in Procore?
    • Erwartung von Einnahmen. Wählen Sie Ja oder Nein. Wenn Sie "Nein" wählen, wird der Einzelposten "Einnahmequelle" auf "Keine Einnahmen erwartet" gesetzt.
    • Einzelposten Einnahmequelle. Wählen Sie eine der Optionen aus der Liste aus: Umsatz mit aktuellen Kosten abgleichen, Manuell eingebenoder Menge x Stückkosten.
  5. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Wenn Sie jetzt Einzelposten zu Ihrem Änderungsereignis hinzufügen möchten, fahren Sie mit den Schritten unter Hinzufügen von Änderungsereignis-Einzelposten fort.
      ODER
    • Wenn Sie das Änderungsereignis speichern und später Einzelposten hinzufügen möchten, klicken Sie auf Speichern. 

Hinzufügen von Änderungs-Einzelposten

 Tipp
Wussten Sie, dass ein Benutzer mit Admin-Einstellungen für das Tool Änderungen die Einstellungen für die „Spaltenanzeige“ des Tool Änderungen ein- und ausschalten kann? Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie die Einstellungen für die Spaltenanzeige zu Beginn des Projekts festlegen.Weitere Informationen finden Sie unter Wie funktionieren die Einstellungen für die Spaltenanzeige des Tools Änderungen?
  1. Navigieren Sie zum  Änderungen-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie das zu bearbeitende Ereignis in der Tabelle 'Änderungsereignisse' und klicken Sie auf den Hyperlink CE-Nummer - Titel , um das Änderungsereignis zu öffnen. 
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Scrollen Sie auf der Seite "Änderungsereignis bearbeiten" zum Abschnitt "Einzelposition".
  5. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Zeile hinzufügen. Wählen Sie diese Option, um eine (1)  neue Einzelposition zum Änderungsereignis hinzuzufügen.
      ODER
    • Fügen Sie Zeilen für alle Sekundärverträge hinzu. Wählen Sie diese Option, um massenweise Einzelposten aus allen Sekundärverträgen des Projekts mit dem Status "Genehmigt" hinzuzufügen.
  6. Vervollständigen Sie den Dateneintrag für den Einzelposten wie folgt:
    • Budgetschlüssel. Wählen Sie einen vorhandenen Budgetschlüssel aus der Liste aus. Siehe Was ist ein Budgetschlüssel?
       Hinweis
      Wenn die Einstellung "Budgetschlüssel synchronisieren" aktiviert ist, wird der Budgetschlüssel aller mit dem Änderungsereignis-Einzelposten verbundenen Posten ebenfalls aktualisiert. Siehe Einstellungen konfigurieren: Änderungsereignisse. 
    • Beschreibung. Geben Sie eine Beschreibung für die Einzelposition ein. 
    • Verkäufer. Wählen Sie den Firmennamen des Lieferanten aus dem Dropdown-Menü aus. Siehe Hinzufügen eines Unternehmens zum Projektadressbuch.
    • Vertrag. Wählen Sie die betroffene Bestellung oder den betroffenen Unterauftrag aus dem Dropdown-Menü aus. Siehe Bestellung erstellen oder Unterauftrag erstellen.
    • Qty. Geben Sie in dieses Feld einen numerischen Wert ein, um die Anzahl der Einheiten anzugeben , die der von Ihnen angegebenen Maßeinheit entsprechen.
    • Maßeinheit. Wählen Sie eine Maßeinheit aus der Dropdown-Liste. Informationen über die Standardauswahlen in dieser Liste finden Sie unter Welche Maßeinheiten sind in der Procore-Masterliste enthalten? und Hinzufügen einer Maßeinheit zur Maßeinheiten-Masterliste.
    • Kosten pro Einheit. Geben Sie in diesem Feld die monetären Kosten ein, um die Kosten pro Maßeinheit anzugeben.
    • Kosten ROM. Geben Sie eine numerische Schätzung des groben Richtwerts (ROM) der Kosten ein. Dieser Eintrag hat KEINE finanziellen Auswirkungen auf Werte in anderen Procore-Tools. Sie können den ROM zum Budget hinzufügen, indem Sie die Schritte unter Spalten "Kosten ROM", "Preisanfrage" und "Nicht KV-zugehörende Kosten" zu einer Budgetansicht hinzufügen ausführen.
       Hinweis
      • Wenn Sie die Erweiterungen für die einheitenbasierte Finanzbuchhaltung verwenden, werden in dieser Spalte Änderungen der Maßeinheit sowohl bezüglich der Umsatzgrößenordnung als auch der Kostengrößenordnung erfasst.
      • Wenn Sie diese Schritte befolgen, um den Richtwert im Budget auszuweisen, und die Einzelposition des Änderungsereignisses am Ende keine Kosten verursacht, müssen Sie den Richtwert auf Null setzen, um ihn aus dem Budget zu entfernen.
  7. Klicken Sie auf Aktualisieren. 
 Hinweis

Wenn der Budgetschlüssel nicht im ursprünglichen Budget des Projekts enthalten war, erscheint eine Bestätigungsnachricht,  in der Sie bestätigen müssen, dass Procore diese Einzelposition dem Budget hinzufügen soll. Procore fügt die neue(n) Einzelposition(en) dem Projektbudget hinzu und ein Fragezeichen icon-help.png erscheint neben jeder Budgeteinzelposition. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist eine Budgeteinzelposition? und Hinzufügen einer anteiligen Budgeteinzelposition.

Einzelposten importieren

Download the Schedule of Values CSV Template

  1. Create a new change event or edit an existing change event.

  2. Click Import Line Items from CSV at the bottom of the 'Line Items' card.
  3. Click Download Blank CSV Template.

 After completing the steps above, continue with Add Line Items to the CSV Template. 

Add Line Items to the CSV Template

  1. Open the CSV template that you downloaded. 
    Note: The Sub Job, Cost Code, and Cost Type fields will be pre-populated with the budget code segments that are currently in use on your project. These fields are required.
  2. Complete the following fields on the import template for each line you want to import:
    Note: Only lines with amounts entered into at least one of the following columns will be imported. 
    • Description.  Enter a description for the line item(s).
    • Vendor. Enter the name of the company associated with the line item as it is entered in the project's Directory.
    • Contract.  Enter the contract number and title.
      Note: The required format for this field is "#'Contract Number': 'Contract Title'". For example, a contract with a number of 'SC--001' and a title of 'Test Contract' is entered as "#SC--001: Test Contract".
    • Revenue Quantity. Enter the unit quantity for the Revenue line item(s).
    • Revenue Unit Cost. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Revenue ROM. Enter the Revenue ROM amount for the line item(s).
    • Quantity. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Unit of Measure. Enter the unit of measure (UOM) for the line item(s) (Case Sensitive).
    • Unit Cost. Enter the unit cost value for the line item(s).

After completing the steps above, continue with Import the Completed CSV Template to Procore.

Import the Completed CSV Template to Procore

  1. Click Import Line Items from CSV.
  2. Click Upload File and select your completed template or drag and drop the file into the 'Drag & Drop' box.
    Note: If there are any errors in the template a banner will appear preventing you from importing. To review the errors, click Show Errors and make the necessary corrections to the template.
  3. Click Import. 
    Note: Clicking 'Import' will complete the creation process for the change event. The change event line items' revenue ROM setting will be applied based on the scope that is chosen for the change event before importing. 

Materialmengen aktualisieren

Production Quantities relate to contracts and the budget through a combination of sub job and cost code. Users may edit these fields when editing change events line items in the change events edit page. However, if the Production Quantities are associated with a Prime potential change order or Budget Change, the Production Quantity will be locked unless unlinked from the change objects.

  1. Navigate to the project's Change Events tool. 
  2. Locate and open an existing change event in the Line Items tab.
    OR
    Create a new change event. See Create Change Events. 
  3. Scroll to the Production Quantities card.
  4. Click Add Line.
  5. Complete the line item data entry as follows:
  6. Click Save. 

 

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.