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Procore

Änderungsereignisse bearbeiten

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Ziel

So bearbeiten Sie ein vorhandenes Änderungsereignis mit dem Tool Änderungen des Projekts.

Hintergrund

Bei einem Bauprojekt ist ein Änderungsereignis jede Änderung, die den ursprünglichen Umfang eines Bauprojekts beeinflusst.Dabei kann es sich um jedes Ereignis handeln, das sich auf den Umfang der auszuführenden Arbeiten auswirkt, eine Änderung des Projektterminplans verursacht oder zu unerwarteten Kosten führt. So können sich die Mitglieder Ihres Projektteams und die Beteiligten auf eine Kostenänderung vorbereiten, bevor diese zu tatsächlichen Kosten wird. 

Beispiel 1: Erstellen Sie eine Änderung, um einen Änderungsauftrag einzurichten

Eine Änderung kann aus vielen Quellen stammen und ist ein Ereignis, das den Änderungsauftragsprozess einrichtet. Beispiele beinhalten:

  • Aufnahme einer Besitzeranfrage.
  • Berücksichtigung eines Designfehlers.
  • Behebung eines unvorhergesehenen Problems, das durch ein unklares Dokument oder eine Leistungsbeschreibung verursacht wurde.
Beispiel 2: Erstellen Sie eine Änderung, um eine Nachbelastung zu dokumentieren

Eine Änderung kann auch verwendet werden, um einen Projektzustand zu dokumentieren, der zu einer Nachbelastung geführt hat. Der Zweck einer Nachbelastung besteht darin, die unvorhergesehenen Aufwendungen zu decken, die bei der Durchführung von Korrekturmaßnahmen angefallen sind, zu deren Durchführung eine Partei vertraglich verpflichtet war. 

Um sicherzustellen, dass Sie die Bedingungen, die zur Nachbelastung geführt haben, vollständig dokumentiert haben, können Sie eine Änderung anlegen. Häufige Szenarien für die Dokumentation von Nachbelastungen auf diese Weise sind:

  • Reparatur von etwas, das ein Subunternehmer beschädigt hat.
  • Reinigung eines Bereichs, zu dessen Reinigung der Subunternehmer verpflichtet war. 
  • Ersetzen fehlerhafter Materialien, die vom Subunternehmer bereitgestellt wurden. 
  • Neuinstallation einer fehlerhaften Installation, die von einem Subunternehmer durchgeführt wurde. 
  • Anpassung eines vernachlässigten Problems an die Sicherheitsvorschriften. 
  • Bereitstellung unvorhergesehener Miet- und Nutzungskosten für Bauausrüstung.

Mit dem Änderungen-Tool in Procore können Sie eine Änderung erstellen, um einen Grund für eine Änderung in einem Bauprojekt aufzuzeichnen. Sie bereiten auch Projektteammitglieder und Stakeholder auf die potenziellen Kosten im Zusammenhang mit der Änderung vor. Nachdem eine Änderung angelegt wurde, können Sie eine Angebotsanforderung (RFQ) an Ihre Subunternehmer senden. Subunternehmer können dann auf RFQs antworten (oder ein Generalunternehmer kann im Auftrag des Subunternehmers eine Antwort auf eine RFQ eingeben). In der RFQ-Antwort sind alle erforderlichen Unterlagen zu den potenziellen Kosten- und Terminplanauswirkungen der Änderung enthalten. Nachdem die Antworten auf die Angebotsanfragen Ihres Subunternehmers überprüft wurden, verfügt Ihr Projektteam über die Informationen, die es benötigt, um mit der Erstellung eines potenziellen Änderungsauftrags (PÄA) fortzufahren.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe ‚Standard‘ oder höher für das Änderungen-Tool des Projekts.
  • Alternative Möglichkeiten zum Erstellen von Änderungen:

Schritte

Ein Änderungsereignis bearbeiten

  1. Navigieren Sie zum Tool Änderungen des Projekts.
  2. Suchen Sie das zu bearbeitende Ereignis in der Tabelle 'Änderungsereignisse'. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten
  3. Aktualisieren Sie auf der Seite 'Änderungsereignis bearbeiten' die folgenden Angaben nach Bedarf:
    • Nummer. Procore vergibt automatisch neue Nummern für Änderungsereignisse in aufsteigender Reihenfolge.
       Hinweise
      • Das Standardnummerierungsschema ist 001, 002, 003 usw.
      • Sie können das Nummerierungsschema für die Änderungen in Ihrem Projekt jederzeit anpassen, indem Sie ein alphanumerisches Nummerierungsschema anstelle des Standardwertes eingeben. Zum Beispiel CE001, CE1000, CE-1000, usw.
      • Nachdem Sie das Nummerierungsschema angepasst haben, verwendet Procore es, um den nachfolgenden Änderungsereignissen neue Nummern zuzuweisen. 
    • Titel. Geben Sie einen beschreibenden Titel für das Änderungsereignis ein.
    • Status. Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Status für das Änderungsereignis aus.
      Informationen über die Standardstatus von Procore finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Änderungsereignisse in Procore?.Ihr Procore Administrator kann die Optionen in dieser Liste auch anpassen.Siehe Änderungsstatus anpassen
    • Ursprung. Wählen Sie das Procore-Tool und den Posten, von denen Ihr Änderungsereignis ausgeht.  
    • Typ. Wählen Sie Offen, Rückstellung, Rücklage, Änderung auf Antrag des Auftraggebers oder Übertragung, um die Art der Kosten anzugeben, auf die Sie sich vorbereiten. Siehe Festlegen der Standardkonfigurationen für das Änderungsmanagement.
    • Grund für die Änderung. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen Grund für die Änderung aus.Siehe Festlegen der Standardkonfigurationen für das Änderungsmanagement.
    • Beschreibung. Beschreiben Sie das Ereignis, das zu einer Änderung der Kosten führen kann. 
    • Anhänge. Hängen Sie alle relevanten Dateien an das Änderungsereignis an.
    • Primärvertrag (für Margenschätzungen). Wählen Sie einen Primärvertrag aus, um anzugeben, welche Margeneinstellungen des Primärvertrags für die Berechnung der Marge auf die Größenordnungswerte (ROM) verwendet werden sollen. Procore wählt automatisch den Primärvertrag mit der niedrigsten Nummer.
    • Umfang. Wählen Sie eine der verfügbaren Umfangsoptionen aus der Liste aus: Im Umfang, Nicht im Umfang oder TBD. Siehe Was sind die Standard-Optionen für den Umfang von Änderungen in Procore?
    • Erwartete Einnahmen
      Wählen Sie Ja oder Nein. Wenn Sie "Nein" wählen, wird der Einzelposten "Einnahmequelle" auf "Keine Einnahmen erwartet" gesetzt.
    • Einzelposteneinnahmequelle
      Wählen Sie eine der Optionen aus der Liste: Übereinstimmung mit den letzten Kosten, Keine Einnahmen erwartet oder Menge x Stückkosten.
  4. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Wenn Sie jetzt Einzelposten zu Ihrem Änderungsereignis hinzufügen möchten, fahren Sie mit den Schritten unter Hinzufügen von Änderungs-Einzelposten fort.
      ODER
    • Wenn Sie das Änderungsereignis speichern und später Einzelposten hinzufügen möchten, klicken Sie auf Erstellen

Hinzufügen von Änderungs-Einzelposten

 Tipp
Wussten Sie, dass ein Benutzer mit Admin-Einstellungen für das Tool Änderungen die Einstellungen für die „Spaltenanzeige“ des Tool Änderungen ein- und ausschalten kann? Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie die Einstellungen für die Spaltenanzeige zu Beginn des Projekts festlegen.Weitere Informationen finden Sie unter Wie funktionieren die Einstellungen für die Spaltenanzeige des Tools Änderungen?
  1. Navigieren Sie zum  Änderungen-Tool des Projekts.
  2. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Klicken Sie auf die Registerkarte Detail . Suchen Sie dann das zu aktualisierende Änderungsereignis und klicken Sie auf Bearbeiten .
      edit-change-event.png
      ODER
    • Befolgen Sie die Schritte unter Änderungsereignisse erstellen.
  3. Scrollen Sie auf der Seite „Änderungsereignis bearbeiten“ zur Karte „Einzelposition“.
  4. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Um eine (1) neue Einzelposition zum Änderungsereignis hinzuzufügen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen
      ODER
    • Um Einzelpositionen für alle Kreditorenverträge des Projekts mit dem Status „Genehmigt“ hinzuzufügen, klicken Sie auf Zeilen für alle Kreditorenverträge hinzufügen .
       
  5. Vervollständigen Sie die Dateneingabe der Einzelpositionen wie folgt:
     
    • Budgetschlüssel
      Wählen Sie einen bestehenden Budgetschlüssel aus der Liste aus. Siehe Was ist ein Budgetschlüssel?
       Hinweis

      Wenn die Einstellung "Budgetschlüssel synchronisieren" aktiviert ist, wird der Budgetschlüssel aller mit dem Änderungsereignis-Einzelposten verbundenen Posten ebenfalls aktualisiert. Siehe Einstellungen konfigurieren: Änderungsereignisse

    • Beschreibung
      Geben Sie eine Beschreibung für den Einzelposten ein. 

    • Lieferant
      Wählen Sie den Firmennamen des Lieferanten aus dem Dropdown-Menü.Siehe Hinzufügen eines Unternehmens zum Projektadressbuch.
    • Vertrag
      Wählen Sie die betroffene Bestellung oder den betroffenen Unterauftrag aus dem Dropdown-Menü aus.Siehe Bestellung erstellen oder Unterauftrag erstellen.
    • Menge
      Geben Sie in diesem Feld einen numerischen Wert ein, um die Stückzahl anzugeben, die der von Ihnen festgelegten Maßeinheit entspricht.
    • Maßeinheit
      Wählen Sie eine Maßeinheit aus der Dropdown-Liste.Informationen über die Standardauswahl in dieser Liste finden Sie unter Welche Maßeinheiten sind in der Procore-Masterliste enthalten? und Hinzufügen einer Maßeinheit zur Maßeinheiten-Masterliste.
    • Stückkosten
      Geben Sie in diesem Feld die monetären Kosten ein, um die Kosten pro Maßeinheit anzugeben.
    • Kosten ROM
      Geben Sie eine numerische Schätzung des groben Richtwerts (ROM) der Kosten ein.Dieser Eintrag hat KEINE finanziellen Auswirkungen auf Werte in anderen Procore-Tools.Sie können das ROM zum Budget hinzufügen, indem Sie die Schritte unter Spalten Kosten-Größenordnung, Anfrage und Nicht gebundene Kostenquelle zu einer Budgetansicht hinzufügen ausführen.
       Hinweise
      • Wenn Sie die Erweiterungen für die einheitenbasierte Finanzbuchhaltung verwenden, werden in dieser Spalte Änderungen der Maßeinheit sowohl bezüglich der Umsatzgrößenordnung als auch der Kostengrößenordnung erfasst.
      • Wenn Sie diese Schritte befolgen, um den Größenordnungs-Wert im Budget auszuweisen, und der Änderungs-Einzelposten am Ende keine Kosten verursacht, müssen Sie den Größenordnungs-Wert auf Null setzen, um ihn aus dem Budget zu entfernen.
  6. Klicken Sie auf Aktualisieren
 Hinweis

Wenn der Budgetschlüssel nicht im Originalbudget des Projekts enthalten war, erscheint eine Bestätigungsnachricht, in der Sie bestätigen müssen, dass Procore diese Einzelposition dem Budget hinzufügen soll.Procore fügt die neue(n) Einzelposition(en) dem Projektbudget hinzu und ein Fragezeichen icon-help.png erscheint neben jeder Budgeteinzelposition.Weitere Informationen finden Sie unter Was ist eine Budgeteinzelposition? und Hinzufügen einer anteiligen Budgeteinzelposition.

Einzelposten importieren

Laden Sie die CSV-Vorlage für das Leistungsverzeichnis herunter

  1. Ein neues Änderungsereignis erstellen oder ein bestehendes Änderungsereignis bearbeiten.

  2. Klicken Sie auf Importieren von Einzelpositionen aus CSV am unteren Rand der Karte „Einzelpositionen“.
  3. Klicken Sie auf Leere CSV-Vorla herunterladen.

 Nachdem Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, fahren Sie mit Einzelpositionen zur CSV-Vorlage hinzufügen fort. 

Einzelpositionen zur CSV-Vorlage hinzufügen

  1. Öffnen Sie die CSV-Vorlage, die Sie heruntergeladen haben. 
    Hinweis: Die Felder Unterauftrag, Kostenschlüssel und Kostenart werden mit den derzeit für Ihr Projekt verwendeten Budgetschlüssel-Segmenten vorausgefüllt.
  2. Füllen Sie die folgenden Felder auf der Importvorlage für jede Zeile aus, die Sie importieren möchten:
    Hinweis: Es werden nur Zeilen importiert, deren Werte in mindestens eine der folgenden Spalten eingegeben wurden.Es gibt keine erforderlichen Felder.

    Beschreibung. Geben Sie eine Beschreibung für die Einzelposten ein.
    Lieferant.Geben Sie den Firmennamen so ein, wie er im Verzeichnis des Projekts erscheint.
    Vertrag. Geben Sie die Vertragsnummer und den Titel ein.
    HINWEIS: Das erforderliche Format für dieses Feld ist „#'Vertragsnummer': 'Vertragstitel“'.Ein Vertrag mit der Nummer 'SC--001' und dem Titel 'Testvertrag' wird beispielsweise eingegeben als „#SC--001: Testvertrag“
    Menge. Geben Sie die Stückzahl für den/die Einzelposten ein.
    Maßeinheit. Geben Sie die Maßeinheit für den/die Einzelposten ein (Groß-/Kleinschreibung muss beachtet werden).
    Stückkosten. Geben Sie den Stückkostenwert ein.

Nachdem Sie die obigen Schritte durchgeführt haben, fahren Sie fort mit Fertige CSV-Vorlage in Procore importieren.

Importieren Sie die fertige CSV-Vorlage in Procore

  1. Klicken Sie auf Einzelpositionen aus CSV importieren.
  2. Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie Ihre ausgefüllte Vorlage aus oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Feld „Drag & Drop“.
    Hinweis: Wenn die Vorlage Fehler enthält, wird ein Banner angezeigt, das den Import verhindert.Um die Fehler zu überprüfen, klicken Sie auf Fehler anzeigen und nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen an der Vorlage vor.
  3. Klicken Sie auf Importieren
    Hinweis: Wenn Sie auf „Importieren“ klicken, wird der Erstellungsprozess für das Änderungsereignis abgeschlossen.Die Umsatzrichtwert-Einstellung für die Änderungsereigniseinzelpositionen wird auf Grundlage des Umfangs angewendet, der vor dem Import für das Änderungsereignis gewählt wurde. 

 

Materialmengen aktualisieren

Die Produktionsmengen beziehen sich auf Verträge und das Budget durch eine Kombination aus Unterauftrag und Kostenschlüssel. Benutzer können diese Felder bei der Bearbeitung von Einzelposten von Änderungsereignissen auf der Seite zur Bearbeitung von Änderungsereignissen bearbeiten. Wenn die Produktionsmengen jedoch mit einem potenziellen Änderungsauftrag des Hauptauftrags oder einer Budgetänderung verknüpft sind, wird die Produktionsmenge gesperrt, bis die Verknüpfung mit den Änderungsobjekten aufgehoben wird.

  1. Navigieren Sie zum Tool Änderungen des Projekts. 
  2. Suchen Sie ein bestehendes Änderungsereignis auf der Registerkarte Einzelposten und öffnen Sie es.
    OR
    Erstellen Sie ein neues Änderungsereignis.Siehe Änderungsereignisse erstellen
  3. Scrollen Sie zur Karte Produktionsmengen .
  4. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen.
  5. Vervollständigen Sie den Dateneintrag für den Einzelposten wie folgt:
  6. Klicken Sie auf Speichern