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Procore

(Beta) Debitorenverträge bearbeiten

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 In Beta
Dieser Inhalt richtet sich an Teilnehmer des Betaprogramms "Project Financials: Modernized Experience for Prime Contracts". 

Ziel

So bearbeiten Sie einen Debitorenvertrag. 

Hintergrund

Sie können einen Vertrag jederzeit bearbeiten. Um Ihre Vertragsfinanzdaten vor versehentlichem Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen zu schützen, können nur Benutzer mit den erforderlichen Benutzerberechtigungen einen Vertrag bearbeiten. Darüber hinaus ist Procore standardmäßig so eingestellt, dass Benutzer das Leistungsverzeichnis (LV) nicht bearbeiten können, wenn sich der Vertrag im Status „Genehmigt“ befindet. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Primärverträge-Tool des Projekts.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Die Standardeinstellung von Procore sieht vor, dass alle Benutzer das LV eines Debitorenvertrags nicht bearbeiten können, wenn sich der Vertrag im Status „Genehmigt“ befindet. So können Sie z. B. kein lV für einen Debitorenvertrag mit dem Status „Genehmigt“ bearbeiten. Das gilt auch, wenn das LV auf dem Nachtrag zum Debitorenvertrag oder der Rechnung an Auftraggeber den Status „Genehmigt“ hat.
    • Obwohl diese Einstellung nur selten aktiviert wird, können Sie einen Vertrag so konfigurieren, dass Benutzer mit den „Erforderlichen Benutzerrechten“ den Vertrag in jedem Status bearbeiten können. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist die Einstellung „Immer bearbeitbares Leistungsverzeichnis aktivieren“?

Schritte

Einen Primärvertrag bearbeiten

  1. Navigieren Sie zum Primärvertrags- Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie den zu aktualisierenden Vertrag in der Liste. 
  3. Klicken Sie auf den Link Nummer, um ihn zu öffnen. 
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vertrag bearbeiten. 
  5. Wählen Sie aus diesen Optionen:

Bearbeiten Sie die Basisinformationen

Aktualisieren Sie die grundlegenden Vertragsinformationen wie folgt:

create-prime-contract-basic.png

 Hinweise
  • Beim Hinzufügen der grundlegenden Vertragsinformationen gibt es keine Pflichtfelder. 
  • Wenn Sie auf die Schaltfläche erklären klicken, ohne die Dateneingabe abzuschließen, speichert Procore den Debitorenvertrag, führt Sie als Ersteller auf und setzt ihn automatisch in den Status Entwurf.
  • Nummer
    Wählen Sie eine der folgenden Optionen, um Ihren Vertrag/Ihre Verträge zu nummerieren:
    • Wenn Sie Ihre Verträge mit einem fortlaufenden Nummerierungssystem nummerieren, können Sie in dieses Feld eine beliebige Kombination aus alphanumerischen Zeichen eingeben. Für nachfolgende Verträge wendet Procore automatisch eine fortlaufende Nummerierung in aufsteigender Reihenfolge an.
      Beispiel

      Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, wie die aufsteigende fortlaufende Nummerierung von Procore funktioniert:

      • Wenn der vorherige Vertrag 1 war, lauten die nächsten Verträge 2, 3 usw.
      • Wenn der vorherige Vertrag PC-0001 war, lauten die nächsten Verträge PC-0002, PC-0003 usw.
      • Wenn der vorherige Vertrag DCA00010-12-G-0001 war, lauten die nächsten Verträge DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003 usw.
    • Wenn Sie Ihre Verträge NICHT mit einer fortlaufenden Nummerierung versehen, können Sie manuell eine eindeutige Nummer für jeden Debitorenvertrag eingeben. Überschreiben Sie dazu den bestehenden Eintrag im Feld Nummer. Doppelte Vertragsnummern sind NICHT zulässig.
  • Vertragsunternehmen
    Wählen Sie den Namen des Unternehmens aus, das die Arbeiten ausführt oder die Materialien für diesen Vertrag liefert. Um als Listenoption zu erscheinen, siehe Eine Firma zum Projektverzeichnis hinzufügen. 
  • Titel
    Geben Sie einen beschreibenden Namen für den Vertrag ein.

Bearbeiten Sie die allgemeinen Informationen

Aktualisieren Sie den Vertrag mit mehr allgemeinen Informationen:

create-prime-contract-general-information.png

  • Status
    Procore weist Verträgen automatisch den Status „Standard“ zu.Um einen anderen Status auszuwählen, wählen Sie eine der Statusbezeichnungen aus der Dropdown-Liste. Folgende Optionen sind möglich: Entwurf, Ausgeschrieben, Zur Unterzeichnung, Genehmigt, Vollständig, oder Beendet.
     Hinweis
    Um Nachträge zum Debitorenvertrag und Rechnungen an Auftraggeber zu erstellen, muss der Status Ihres Debitorenvertrags auf Genehmigt oder Abgeschlossen gesetzt sein.
  • Ausgeführt
    Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Vertrag vollständig ausgeführt wurde.Ein vollständig ausgeführter Vertrag ist eine rechtsgültige Vereinbarung, die von bevollmächtigten Vertretern beider Parteien unterzeichnet wurde.
  • Standardeinbehalt
    Geben Sie eine Zahl ein, die den Prozentsatz darstellt, der als Einbehalt von den Einzelpositionen des Leistungsverzeichnisses des Vertrags einbehalten wird.Wenn Sie z. B. zehn (10) Prozent des Wertes des Einzelpositions einbehalten wollen, geben Sie 10 % ein.
  • Auftragnehmer
    Wählen Sie in dieser Dropdown-Liste den „Auftragnehmer“ aus. Das ist das Unternehmen, das Ihr Team mit der Durchführung der Arbeiten beauftragt hat. Um als Listenoption zu erscheinen, Unternehmen zum Projektadressbuch hinzufügen. 
  • Architekt/Ingenieur
    Wählen Sie den leitenden Architekten oder Ingenieur für das Projekt aus dieser Dropdown-Liste aus. Um als Option in dieser Liste zu erscheinen, muss das Unternehmen einen Eintrag im Projektadressbuch haben. 
  • Beschreibung
    Geben Sie eine genauere Beschreibung des Debitorenvertrags ein. Sie können die Optionen in der Formatierungssymbolleiste auf Ihren Text anwenden. 

Bearbeiten Sie die Zugriffsberechtigungen

Standardmäßig sind Debitorenverträge für alle Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Schreibgeschützt“ oder höher im Debitorenvertrags-Tool des Projekts sichtbar. Um die Zugriffsrechte zu ändern, gehen Sie auf der Karte „Vertragszugang“ wie folgt vor:

  1. Optional: Schieben Sie den Kippschalter für Schränken Sie die Sichtbarkeit dieses Vertrags nur auf Projekt-Admins und ausgewählte Benutzer ohne Administratorrechte ein nach links oder rechts, um die Einschränkung aus- oder einzuschalten.Bei Procore ist diese Einstellung standardmäßig aktiviert. 
     Hinweise
    • Der Kippschalter ist BLAU, wenn die Einschränkungen eingeschaltet sind.
    • Der Kippschalter ist GRAU, wenn die Einschränkungen ausgeschaltet sind.
  2. Optional: Um Benutzern mit der Berechtigungsstufe „Schreibgeschützt“ oder „Standard“ im Projekttool Debitorenvertrags Zugriff auf den Vertrag zu gewähren, wählen Sie den Namen der Person aus der Dropdown-Liste Zugriff für Nicht-Administrationsbenutzer. Um als Option in dieser Liste zu erscheinen, muss ein Benutzer ein Profil im Projektadressbuch haben.

    create-prime-contract-contract-access.png
     
  3. Optional: Um den Benutzern in der Liste „Zugriff für Nicht-Admin-Benutzer“ den Zugriff auf die Werteliste zu ermöglichen, markieren Sie das Kontrollkästchen Erlauben Sie diesen Nicht-Admin-Benutzern die Ansicht der LV-Elemente. 

Bearbeiten Sie die Daten

Um den Debitorenvertrag mit wichtigen Daten zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

prime-contract-contract-dates.png

 Hinweis
Der Procore-Administrator Ihres Unternehmens verwaltet die Daten, die im Abschnitt „Vertragsdaten“ erscheinen, mithilfe der konfigurierbaren Feldsatzfunktion.Weitere Informationen finden Sie unter Welche Felder im Debitorenvertrags-Tool können als erforderlich, optional oder ausgeblendet konfiguriert werden?
  • Startdatum
    Wählen Sie das offizielle Startdatum des Bauprojekts.
  • Veranschlagtes Abschlussdatum
    Wählen Sie das veranschlagte Abschlussdatum des Bauprojekts aus der Kalendersteuerung aus. 
  • Termin der weitgehenden Fertigstellung
    Wählen Sie den Termin der weitgehenden Fertigstellung des Bauprojekts glossary-of-terms#Substantial_Completion aus der Kalendersteuerung aus. 
     Tipp
    Wenn das Feld „Datum der weitgehenden Fertigstellung“ in Ihrem Projekt verfügbar ist, denken Sie daran, dass Procore das „Datum der weitgehenden Fertigstellung“ automatisch aktualisiert, damit es mit dem „Revidierten Datum der weitgehenden Fertigstellung“ von jedem Änderungsvertrag für einen Primärvertrag (ÄAPV) übereinstimmt, wenn jeder Änderungsauftrag den Status „Genehmigt“ hat.
  • Tatsächliches Abschlussdatum
    Wählen Sie das tatsächliche Abschlussdatum des Bauprojekts.
  • Vertragsdatum
    Wählen Sie das Vertragsdatum aus der Kalendersteuerung aus. 
  • Empfangsdatum des unterzeichneten Vertrages
    Wählen Sie das Datum aus dem Kalender aus.Das Empfangsdatum des unterzeichneten Vertrags stellt das Datum dar, an dem der ausgeführte Vertrag eingegangen ist.
  • Ausführungsdatum
    Wählen Sie das Datum aus der Kalendersteuerung aus. Das Ausführungsdatum stellt das Datum dar, an dem die Vereinbarung von den bevollmächtigten Vertretern aller Vertragsparteien unterzeichnet wurde. 
  • Ausgestellt am
    Wählen Sie das Datum aus der Kalendersteuerung aus. Die Website , die unter abrufbar ist, stellt das Datum dar, an dem die vertragliche Vereinbarung für beide Parteien ausgestellt wurde.
  • Rückgabedatum
    Wählen Sie das Datum aus der Kalendersteuerung aus. Das Rückgabedatum ist das Datum, an dem der Vertrag zurückgegeben wurde.
  • Datum der Absichtserklärung
    Wählen Sie das Datum der Absichtserklärung (LOI, Letter of Intent) aus der Kalendersteuerung aus. 
  • Datum des Genehmigungsschreibens
    Wählen Sie das Datum des Genehmigungsschreibens (LOA) aus der Kalendersteuerung aus.
  • Vertragsbeendigungsdatum
    Wählen Sie das Datum aus dem Kalendersteuerelement aus. Ein Vertragsbeendigungsdatum ist ein Datum, das im Hochpunkt angegeben ist, an dem alle Parteien alle vertraglichen Sekundärverträge und Bedingungen erfüllt haben.
  • Lieferdatum
    Wählen Sie das Datum aus der Kalendersteuerung aus. 

Bearbeiten Sie die Einschlüsse und Ausschlüsse

Die Vertragseinschlüsse und -ausschlüsse variieren von Projekt zu Projekt.Es geht jedoch darum, genau zu definieren, was im Preis und im Auftragsumfang des Vertrags enthalten ist und was nicht.Um die Karte „Einschlüsse und Ausschlüsse“ des Vertrags zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Einschlüsse
    Fügen Sie in diesem Feld die Einschlüsse des Vertrags hinzu. Sie können die Optionen in der Formatierungssymbolleiste auf Ihren Text anwenden. 
  • Ausschlüsse
    Fügen Sie in diesem Feld die Ausschlüsse des Vertrags hinzu. Sie können die Optionen in der Formatierungssymbolleiste auf Ihren Text anwenden. 

Bearbeiten Sie die Abrechnungsmethode

Bearbeiten des Leistungsverzeichnisses

Bei der Bearbeitung eines Leistungsverzeichnisses haben Sie diese Möglichkeiten:

Bearbeiten einer Einzelpositionen

Sie können eine vorhandene Position mit der Inline-Bearbeitungsfunktion bearbeiten. Klicken Sie einfach auf eine der Datenzellen und ersetzen Sie den vorhandenen Inhalt. 

Hinzufügen und Löschen von Einzelpositionen
  1. Zum Vertrag navigieren.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Leistungsverzeichnis.
  3. Klicken Sie auf die vertikale Ellipse (⋮). Wählen Sie dann eine der folgenden Optionen:
    • Darüber einfügen.Wählen Sie diese Option, um eine Einzelposition oberhalb der aktuellen Position hinzuzufügen. Hinzugefügte Positionen werden auf der Registerkarte „Änderungsverlauf“ des Vertrags aufgezeichnet.
    • Darunter einfügen.Wählen Sie diese Option, um eine Position unterhalb der aktuellen Position hinzuzufügen. Hinzugefügte Positionen werden auf der Registerkarte „Änderungsverlauf“ des Vertrags aufgezeichnet.
    • Löschen.Wählen Sie diese Option, um die aktuelle Einzelposition zu löschen. Gelöschte Einzelpositionen werden auf der Registerkarte „Änderungsverlauf“ des Vertrags erfasst. 
  4. Klicken Sie auf Speichern.
Einzelpositionen neu anordnen

Um eine Einzelposition an den Anfang der Liste zu verschieben, klicken Sie auf die Zelle, die Sie verschieben möchten. Geben Sie dann „1“ in die Liste ein. Dadurch wird die ausgewählte Zeile an den Anfang der Liste gesetzt und alle vorhandenen Einzelpositionen werden in aufsteigender Reihenfolge angeordnet. 

Anhänge bearbeiten

Sie können Anhänge zu einem Debitorenvertrag hinzufügen oder löschen. Sie können Anhänge hinzufügen und löschen, wenn sich der Vertrag in einem beliebigen Status befindet. 

Anhänge hinzufügen

So fügen Sie Dateianhänge zu einem Debitorenvertrag hinzu:

  1. Klicken Sie auf der Karte „Anhänge“ auf Bearbeiten.
  2. Klicken Sie auf Dateien anhängen. 
  3. Markieren Sie im Dialogfeld „Dateien anhängen“ den Speicherort, an dem die hochzuladenden Dateien gespeichert sind. Die Optionen umfassen:
    • Mein Computer.Klicken Sie auf Dateien hochladen, um den Finder Ihres Computers zu öffnen.Wählen Sie die hochzuladenden Dateien aus und klicken Sie auf Öffnen. 
    • Fotos. Wenn das Fotos-Tool auf dem Projekt aktiv ist, wählen Sie den Speicherort aus der Liste Album auswählen und suchen Sie dann nach der Datei bzw. den Dateien, die Sie hochladen möchten. 
    • Pläne. Wenn das Pläne-Tool auf dem Projekt aktiv ist, wählen Sie den Bereich aus der Liste Bereich auswählen und suchen Sie dann nach der/den Datei(en), die Sie hochladen möchten. 
    • Formulare. Wenn das Formulare-Tool für das Projekt aktiv ist, wählen Sie die Vorlage aus der Liste Vorlage auswählen und suchen Sie dann nach der/den hochzuladenden Datei(en). 
    • Dokumente. Wenn das Dokumente-Tool im Projekt aktiv ist, navigieren Sie zu dem Ordner, in dem die hochzuladende(n) Datei(en) gespeichert ist/sind, und markieren Sie sie. 
  4. Klicken Sie auf Anhängen. 

    create-prime-contract-attach-files.png

    Eine Fortschrittsanzeige zeigt Ihnen den Status des Uploads an. 
  5. Klicken Sie im Dialogfeld Dateien anhängen auf das Symbol Schließen (X).
Anhänge löschen

So löschen Sie einen Anhang:

  1. Klicken Sie auf der Karte „Anhänge“ auf Bearbeiten.
  2. Klicken Sie auf das (x) in der Datei, die Sie löschen möchten. 
    prime-contract-delete-attachment.png
  3. Klicken Sie auf Speichern auf der Karte „Anhänge“.